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Handbuch OP – führende Sachkonten
Vorbereitet für
Kunden und Partner
Projekt
OPplus
Vorbereitet von
gbedv
manual_opp_sachkonten
.docx
gbedv
Dokumentation
Handbuch OP – führende Sachkonten
Inhalt
Allgemein ................................................................................................................................................. 3
Struktur dieses Handbuchs.................................................................................................................. 3
Erläuterung der in diesem Handbuch verwendeten Symbole ............................................................ 3
Navigationsbereich OPplus ..................................................................................................................... 4
Modul OPplus Lizenzinformation ............................................................................................................ 5
Einrichtungskonfiguration ................................................................................................................... 6
Modul OPplus OP – führende Sachkonten .............................................................................................. 9
Offene Sachposten Einrichtung ........................................................................................................... 9
Sachkontokarte ................................................................................................................................. 11
Offene Posten bilden (aktivieren) ................................................................................................. 11
Offene Posten bilden (deaktivieren) ............................................................................................. 13
Ausgleichskonto Habenkonto | Ausgleichssaldo Sollkonto .......................................................... 13
Dimension für Systembuchung ..................................................................................................... 14
Saldo .............................................................................................................................................. 14
Posten inkl. Restbetrag.................................................................................................................. 14
Offene Sachposten ............................................................................................................................ 17
Sachkonto - Offene Posten ................................................................................................................ 19
Einsatz des Moduls OP-führende Sachkonten und des Moduls Erw. Postenanzeige und Druck...... 19
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Dokumentation
Handbuch OP – führende Sachkonten
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Allgemein
Struktur dieses Handbuchs
Dieses Handbuch beinhaltet eine Beschreibung der Funktionalitäten der zertifizierten
Branchenlösung OPplus, bezogen auf die folgenden Module:

OPplus OP – führende Sachkonten
Die Funktionalitäten dieses Moduls befinden sich in der Gruppe „Sachkonten – Offene Posten“ des
Navigationsbereiches OPplus.
Das Handbuch beinhaltet die Beschreibung der einzelnen Felder sowie eine Prozessbeschreibung
beim Einsatz von OPplus. Für weitergehende Informationen zu den Feldern drücken Sie F1, um die
Onlinehilfe aufzurufen.
Bei der Durchsicht des Handbuches ist zu beachten, dass bestimmte Module auch einzeln erworben
werden können und somit Erläuterungen, Menüpunkte und Abbildungen modulübergreifender
Funktionalitäten nicht zwingend jedem Anwender zur Verfügung stehen.
Die folgenden Module der zertifizierten Branchenlösung OPplus sind in separaten Handbüchern
beschrieben: das Modul Zahlungsverkehr, das Modul OP-geführte Sachkonten, das Modul Erw.
Postenanzeige und Druck, das Modul Erw. Analyse (Bilanz und Organschaft).
Erläuterung der in diesem Handbuch verwendeten Symbole
Information – Mit diesem Symbol werden Passagen gekennzeichnet,
welche zusätzlichen wichtigen Informationen enthalten, die bei der
Anwendung zu beachten sind.
Erinnerung – Erinnert an bereits genannte wichtige Informationen
oder Prozesse, die beim Einsatz von OPplus zu optimierten Ergebnissen
verhelfen.
Tipp – Mit diesem Symbol sind Passagen gekennzeichnet, welche dem
Anwender helfen sollen, die Funktionalität in der Praxis korrekt
einzusetzen.
Warnung – Mit diesem Symbol werden Informationen versehen, die
unbedingt zu beachten sind, um Fehler bei der Anwendung zu
vermeiden.
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manual_opp_sachkonten
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Dokumentation
Handbuch OP – führende Sachkonten
Navigationsbereich OPplus
Sobald die OPplus-Objekte auf der Datenbank eingespielt sind, steht Ihnen OPplus standardmäßig
unterhalb des Bereichs Finanzmanagement als neuer Navigationsbereich zur Verfügung:
Im Navigationsbereich OPplus werden bei Einsatz aller Module folgende Gruppen angezeigt – wobei
die Gruppe Historie modulunabhängig gelistet wird:
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Dokumentation
Handbuch OP – führende Sachkonten
Modul OPplus Lizenzinformation
Dieses Kapitel beschreibt den Nutzen des Moduls OPplus Lizenzinformation, zu finden im
Navigationsbereich der Gruppe Allgemein. Dieses Modul ist immer integriert und Voraussetzung;
unabhängig zu den verwendeten OPplus Module.
Über die Form OPplus Lizenzinformation können Sie ersehen, welche Module in der Kundenlizenz
enthalten und eingerichtet sind.
Sie können OPplus in einer Datenbank implementieren, ohne in jedem Mandant alle Module zu
aktivieren.
Für die Lizensierung ist es erforderlich, dass das entsprechende Modul lizensiert ist. Eingerichtet gilt
das Modul, wenn die Einrichtung des Moduls gestartet wurde.
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Dokumentation
Handbuch OP – führende Sachkonten
Wenn das Modul Verbände lizensiert ist, so ist auch automatisch der Haken bei „Eingerichtet“
gesetzt, da es keine Verbandseinrichtung gibt. Hier wird nicht geprüft, ob Verbände / Verbünde
angelegt worden sind.
Über diese Form können Sie nun auch die Benutzerrollen für alle lizensierten Module einrichten.
Einrichtungskonfiguration
Über die Einrichtungskonfiguration ist es möglich, OPplus Einrichtungstabellen aus einer Datenbank
in eine andere oder von Mandant A in Mandant B zu transportieren. Der Aufruf dazu befindet sich in
der OPplus Lizenzinformation.
Der Bericht ist in 2 Teile unterteilt.
Im oberen Bereich gibt es 3 Optionen:
Option
Beschreibung
Richtung
Dateiname
Hier wählen Sie aus, ob die Daten importiert oder exportiert werden sollen.
Dieses Feld muss den Dateinamen der Datei, die eingelesen bzw. erstellt werden soll,
enthalten.
In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit zwischen 3 Optionen zu wählen:
Mandant
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Dokumentation
Handbuch OP – führende Sachkonten
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Mandant

Alle
o
o

Export
Ist diese Option gewählt, so werden alle Mandanten in der Datenbank
durchlaufen und die Daten entsprechend in die Datei exportiert.
Import
Ist diese Option gewählt, so werden die in der Textdatei vorhandenen
Daten in alle Mandanten der Datenbank importiert. Sind in die Datei
mehrere Mandanten exportiert worden, so werden die Daten des
ersten Mandanten der Datei importiert.
Aktuell
o
Export
Ist diese Option gewählt, so werden die Daten des aktuellen
Mandanten in die Textdatei exportiert.
o Import
Ist diese Option gewählt, so werden die Daten der Textdatei in den
aktuell ausgewählten Mandanten importiert.

Mandantenbezogen
o Export
Diese Option steht für den Export nicht zur Verfügung.
o Import
Diese Option ist sinnvoll, wenn vorher alle Mandantendaten exportiert worden sind,
jedoch nicht alle Mandanten in der zu importierenden Datenbank vorhanden sind. Es wird
dann geprüft, ob der entsprechende Mandant in der aktuellen Datenbank vorhanden ist.
Wenn dies der Fall ist, so findet ein Import statt. Ist dies nicht der Fall, so wird dieser
übersprungen.
Im unteren Bereich befindet sich die Auswahl der Export-/Importdaten entsprechend der Module:
Hierbei wird schon beim Öffnen des Berichtes geprüft, welche Module in der Lizenz bereits
freigeschaltet sind. Der Lizenz entsprechend werden dann die einzelnen Haken bereits voreingestellt
gesetzt. Dies kann durch den Anwender übersteuert werden.
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manual_opp_sachkonten
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Dokumentation
Handbuch OP – führende Sachkonten
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Bei der Option „Import“ werden alle Module automatisch gesetzt, die in der Lizenz freigeschaltet
worden sind. Bei der Option „Export“ werden alle Module automatisch gesetzt, die in der Lizenz
freigeschaltet worden sind und zusätzlich (mindestens) einen Datensatz in der entsprechenden
Tabelle enthalten.
Wichtige Hinweise:


die aktuelle Kundenlizenz muss im Server aktiv sein
durch den Import werden KEINE Nummernserien erzeugt / bearbeitet
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Dokumentation
Handbuch OP – führende Sachkonten
Modul OPplus OP – führende Sachkonten
Dieses Kapitel beschreibt die Einrichtung und Anwendung des Moduls OP-führende Sachkonten
(Gruppe Sachkonten – Offene Posten)
Mit diesem Modul haben Sie die Möglichkeit, analog zu Debitoren -und Kreditoren auch bei
Sachkonten offene Posten zu bilden.
Insbesondere bei Bestandskosten wie z.B. „Geldtransit“, „Durchlaufende Posten“ oder
„Verbindlichkeiten als Sozialversicherungsbeiträgen“ kann diese Funktionalität von Vorteil sein.
Offene Sachposten Einrichtung
Register Allgemein
Hier kann ausgewählt werden, ob aus den bereits vorhandenen Posten nachträglich offene Posten
gebildet werden sollen, wenn Sie ein Sachkonto auf OP-geführt setzen.
Leer
Wenn Sie die Option Leer wählen, werden bei der Aktivierung der OP-Führung nur neue
Posten auf dem Sachkonto als offen gekennzeichnet. Voraussetzung für die Aktivierung der
OP-Führung auf dem Sachkonto ist, dass der Saldo des Sachkontos auf 0,00 ist.
Alle Posten
Wenn Sie die Option Alle Posten wählen, werden bei der Aktivierung der OP-Führung die
vorhandenen Posten auf dem Sachkonto nur dann als offen gekennzeichnet, wenn der Saldo
des Sachkontos ungleich 0,00 ist.
Berichts-Hyperlink farbig
Möchte man im Bericht „Sachkonto – Offene Posten“ den Link auf das jeweilige Sachkonto
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Dokumentation
Handbuch OP – führende Sachkonten
in der Farbe „blau“ angezeigt bekommen, so muss hier der Harken entsprechend gesetzt
werden. Wenn die Farbe nicht genutzt wird, ist es dennoch möglich über einen Klick auf die
Kontonummer direkt in die Sachkontokarte zu verzweigen.
Gegenkonto Postenausgleich
Hier wird das Konto eingetragen, auf dem die 0-Buchung vorgenommen wird.
Währungsausgleich
Hier haben Sie die Auswahlmöglichkeit zwischen „Kein“ und „Alle“. Wenn hier „Alle“
verwendet wird, so müssen alle Posten innerhalb des Ausgleichs in der gleichen Währung
sein.
OP-Konto gegen OP-Konto nicht Erlaubt
Wenn Sie hier den Haken setzen, so darf der Anwender im Ausgleich keine 2 OP-führenden
Sachkonten verwenden, da ansonsten folgender Fehler auftritt.
Register Herkunftscode
Auf diesem Register werden die Herkunftscodes für folgende Aktionen eingestellt:


Sachposten ausgleichen (vorbelegt mit SPAUSGL)
Nicht gebuchter Sachposten Ausgleich (Vorbelegt mit NIGEBVSPAG)
Wir empfehlen, die Vorbelegungen nicht zu ändern.
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Dokumentation
Handbuch OP – führende Sachkonten
Sachkontokarte
Mit dem Modul OP-führende Sachkonten wird die Sachkontokarte um das Register OPplus ergänzt:
Offene Posten bilden (aktivieren)
Wenn Sie auf der Sachkontokarte die Option Offene Posten bilden aktivieren, erhalten Sie immer
eine Sicherheitsabfrage - wie bei folgendem Beispiel mit dem Sachkonto 1360 Geldtransit:
Wenn Sie diese Frage mit Ja beantworten, wird die Einstellung des Feldes Offene Posten bilden in der
Offenen Sachposten Einrichtung und der aktuelle Saldo des zugehörigen Sachkontos geprüft.
Abhängig von diesen beiden Werten können unterschiedliche Ergebnisse erzielt werden - bitte
entnehmen Sie diese den folgenden vier Szenarien:
Szenario 1
Voraussetzung:
Offene Sachposten Einrichtung → Offene Posten bilden = Leer
Sachkonto Saldo ist gleich 0,00
Ergebnis:
Die Überprüfung ergibt, dass die Option Offene Posten bilden für das Sachkonto aktiviert
werden kann. Nur neue Posten auf dem Sachkonto werden als offen gekennzeichnet.
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Dokumentation
Handbuch OP – führende Sachkonten
Szenario 2
Voraussetzung:
Offene Sachposten Einrichtung → Offene Posten bilden = Leer
Sachkonto Saldo ungleich 0,00
Ergebnis:
Die Überprüfung ergibt, dass die Option Offene Posten bilden für das Sachkonto nicht
aktiviert werden kann da noch ein Saldo vorhanden ist. Sie erhalten folgende
Hinweismeldung:
Wenn Sie die Offene Sachposten Einrichtung nicht ändern wollen, müssen Sie
folgendermaßen vorgehen, um das Sachkonto auf OP-geführt zu setzen:
1. Den vorhandenen Saldo dieses Sachkontos (A) auf ein anderes Sachkonto (B) buchen
2. dann die Option Offene Posten bilden auf dem Sachkonto A aktivieren
3. den Saldo vom Sachkonto B auf Sachkonto A zurückbuchen.
Wenn Sie die Offene Sachposten Einrichtung ändern, lesen Sie bitte Szenario 4 durch.
Szenario 3
Voraussetzung:
Offene Sachposten Einrichtung → Offene Posten bilden = Alle Posten
Sachkonto Saldo ist gleich 0,00
Ergebnis:
Die Überprüfung ergibt, dass die Option Offene Posten bilden für das Sachkonto aktiviert
werden kann. Da der Saldo gleich 0,00 ist werden nur neue Posten auf dem Sachkonto als
offen gekennzeichnet.
Szenario 4
Voraussetzung:
Offene Sachposten Einrichtung → Offene Posten bilden = Alle Posten
Sachkonto Saldo ungleich 0,00
Ergebnis:
Die Überprüfung ergibt, dass die Option Offene Posten bilden für das Sachkonto aktiviert
werden kann – allerdings würden aufgrund des vorhandenen Saldos alle vorhandenen Posten
als offen gekennzeichnet werden. Sie erhalten folgende Abfrage:
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Dokumentation
Handbuch OP – führende Sachkonten
Wenn Sie diese Frage mit Ja beantworten, werden alle Posten als offen gekennzeichnet.
Handelt es sich beim OP-führenden Sachkonto um ein Sachkonto, das indirekt über ein
Bankkonto gebucht wird, so wird beim Buchen des Bankkontos das zugeordnete Banksachkonto bzw.
Banktransitsachkonto für den OP-Ausgleich angesprochen.
Offene Posten bilden (deaktivieren)
Wenn auf der Sachkontokarte die Option „Offene Posten bilden“ aktiv ist, und Sie wollen diese
deaktivieren, erhalten Sie immer eine Sicherheitsabfrage - wie bei folgendem Beispiel beim
Sachkonto „1005 Kasse“:
Wenn Sie diese Frage mit „Ja“ beantworten, wird geprüft, ob in allen Posten der Restbetrag gleich
0,00 ist. Die Option wird nur deaktiviert, wenn dies auch der Fall ist.
 Restbetrag ist gleich 0,00 in allen Posten → Option wird deaktiviert
 Restbetrag ist ungleich 0,00 in mindestens einem Posten → Sie erhalten folgende
Fehlermeldung:
Ausgleichskonto Habenkonto | Ausgleichssaldo Sollkonto
Diese Felder werden verwendet, wenn man im Erw. Ausgleich auf einem OP-geführten Sachkonto
einen Ausgleichssaldo hat und den Ausgleich trotzdem verlassen will. Ist hier kein Konto eingetragen,
wird in der zweiten Zeile, wie bisher, die Sachkontonummer der Ursprungsbuchblattzeile
eingetragen.
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Dokumentation
Handbuch OP – führende Sachkonten
Dimension für Systembuchung
In diesem Feld kann der Anwender aus folgenden Optionen auswählen:
Wenn eine Systembuchung stattfindet (z.B. Wechselkursregulierung), dann kann im entsprechenden
Konto eingestellt werden, welche Dimensionen herangezogen werden.
„Fibu Buch.-Blattzeile (immer) ist dabei das Standard-Verhalten von NAV.
Wird „Sachkonto (immer)“ ausgewählt, so werden die Vorgabedimensionen des Sachkontos
herangezogen.
„Sachkonto (wenn Buch.-Blattzeile leer)“ bedeutet, dass die Dimensionen aus dem Sachkonto
gezogen werden, wenn in der Buch.-Blattzeile für diese Dimension nicht schon ein Wert besteht.
Saldo
Es wurde auf dem Reiter OPplus ein eigenes Feld für "Saldo" geschaffen, dass sich unabhängig vom
Standard in jeder Version gleich verhält und die Maske "Sachposten Restbeträge" öffnet.
Posten inkl. Restbetrag
Mit dem Modul OP-führende Sachkonten wird die Schaltfläche Konto auf der Sachkontokarte um den
Menüpunkt „Posten inkl. Restbetrag“ ergänzt.
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Handbuch OP – führende Sachkonten
Über den Menüpunkt „Posten inkl. Restbetrag“ gelangen Sie in die Tabelle „Sachposten
Restbeträge“, welche im Vergleich zu der Tabelle „Sachposten“ fünf weitere Spalten enthält:
Offen
Dieses Feld zeigt an, ob der im Posten enthaltene Betrag vollständig bezahlt wurde oder noch
ein Restbetrag zum Ausgleich aussteht. Ein Häkchen in diesem Feld bedeutet, dass der
Posten noch nicht vollständig ausgeglichen wurde.
Restbetrag
In diesem Feld ist der Restbetrag angegeben, der ausgeglichen werden muss, bevor der
Posten selbst vollständig ausgeglichen ist. Der Restbetrag wird automatisch beim Buchen des
Postens berechnet und wird bei jedem späteren Ausgleich aktualisiert.
Analog zu Debitoren/Kreditorenposten ist das Feld Restbetrag ein Flowfield auf die neu
angelegten detaillierten Sachposten:
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Handbuch OP – führende Sachkonten
Geschlossen von lfd. Nr., Geschlossen am, Geschlossen mit Betrag
In diesen Feldern wird angezeigt, mit welchem Posten und Betrag der vollständige Ausgleich
dieses Postens erfolgte (bei dem dieser Posten geschlossen wurde).
Ausgleichen
In den „Sachposten Restbeträgen“ stehend, stehen Ihnen über die Schaltfläche „Aktion -> Funktion ->
Buchungen ausgleichen“ in einer der Ausgleichsmaske des Navision-Standards nachempfundenen
Page ebenfalls eine Ausgleichsfunktionen zur Verfügung.
Der Ausgleich der offenen Sachposten funktioniert analog zum OP-Ausgleich auf den
Personenkonten. Zusätzlich können Sie hierüber die detaillierten Sachposten aufrufen.
Wenn Sie das OPplus-Modul Basis einsetzen, beachten Sie bitte folgendes: Ist die
Ausgleichsmethode der Fibu Buch.-Blattvorlage auf „Erweitert“ gesetzt, geschieht der OP-Ausgleich
in den Masken „Komfortausgleich“ und „Erweiterter Ausgleich“, ansonsten in einer den
Ausgleichsmasken des Navision-Standards nachempfundenen Page.
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Handbuch OP – führende Sachkonten
Ausgleich von offenen Posten innerhalb einer Buchung auf einem OP-geführten Sachkonto
und einem Debitoren bzw. Kreditoren
Wenn Sie in einer Buchung einen Ausgleich auf einen Sachposten sowie zusätzlich auf einem
Debitoren- oder Kreditorenposten vornehmen wollen, so müssen Sie dies in der Fibu Buch.-Blattzeile
mehrzeilig erfassen.
Geben Sie die Buchung einzeilig ein (also Konto und Gegenkonto gefüllt), wird nur auf dem
Debitoren- bzw. Kreditorenposten der Ausgleich bei der Buchung vorgenommen.
Dies bedingt sich durch die Programmlogik das innerhalb einer einzeiligen Buchung der Ausgleich
eines Debitoren bzw. Kreditorenpostens Vorrang hat.
Den Ausgleich auf dem OP-geführten Sachkonto müssen Sie in diesem Fall nachträglich durchführen.
Detaillierte Sachposten
In den „Sachposten Restbeträgen“ stehend, können Sie über die Schaltfläche „Aktion -> Funktion“
oder mit dem Tastenkürzel STRG + F5 die zugehörigen detaillierten Sachposten ansehen.
Offene Sachposten
Im OPplus Menü befindet sich der neue Aufruf für „Offene Sachposten“.
Die sich öffnende Maske zeigt im oberen Bereich die Konten an, die über die OPplus Einstellung
„Offene Posten bilden“ = ja geschlüsselt sind.
Im unteren Bereich der Ansicht befinden sich die entsprechenden Posten des Kontos.
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Handbuch OP – führende Sachkonten
Sie haben nun die Möglichkeit, direkt in dieser Maske Ausgleiche auf die einzelnen Posten
vorzunehmen. Die Funktion ist unter „Ausgleich“ -> „Ausgleichs-ID setzen“ zu finden.
Beim Ausgleich wird das Feld „Ausgleichs ID“, sowie auch das Feld Ausgleichsbetrag entsprechend
gefüllt.
Dieser Ausgleich kann dann über die Funktion „Ausgleich“ -> „Ausgleich buchen“ gebucht werden.
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Handbuch OP – führende Sachkonten
Sachkonto - Offene Posten
Über das Menü Sachkonten → Offene Posten → Sachkonto Offene Posten können Sie die offenen
Sachposten drucken und/oder in Excel ausgeben:
Register Optionen
Über dieses Register besteht die Möglichkeit den Bericht parallel zum Druck nach Excel auszugeben.
Register Sachkonto
Auf diesem Register können Sie filtern, welche Sachkonten berücksichtigt werden sollen. Zusätzlich
müssen Sie einen Datumsfilter eintragen.
Wird dieser Bericht z.B. mit einem bis Datumsfilter aufgerufen, wird die Offene-Posten-Liste
stichtagsbezogen gedruckt (z.B. Datumsfilter ..31.12.2008 => alle offenen Sachposten per
31.12.2008).
Register Sachposten
Auf diesem Register können Sie filtern, welche Sachposten berücksichtigt werden sollen.
Wollen Sie den Bericht zwar nach Excel ausgeben, aber nicht drucken, müssen Sie ihn
mindestens über die Vorschau aufrufen.
Einsatz des Moduls OP-führende Sachkonten und des Moduls Erw.
Postenanzeige und Druck
Wenn Sie das Modul OP-führende Sachkonten und das Modul Erw. Postenanzeige und Druck
einsetzen, steht Ihnen das Feld Postenbemerkung auch in der Tabelle Sachposten Restbeträge zur
Verfügung. Einzelheiten hierzu entnehmen Sie bitte dem Kapitel Postenbemerkungen aus dem
Handbuch „Postenanzeige und Druck“
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Dokumentation
Handbuch OP – führende Sachkonten
gbedv
Weitere Informationen zu OPplus finden Sie unter
http://www.opplus.de
und
http://www.gbedv.de
gbedv GmbH & Co. KG
Loger Straße 22b
27711 Osterholz-Scharmbeck
Telefon: 04791 / 96 525 0
Telefax: 04791 / 96 525 20
E-Mail: info@opplus.de
Internet: http://www.gbedv.de
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Stand: 01.11.2014
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