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VRPRAXIS
Compliance für den VR
REGELKONFORMITÄT Die Regulierungsdichte und auch -tiefe nimmt ständig zu. Damit steigen auch die Anforderungen an die Compliance. Wurde Compliance bisher
oft nur im Zusammenhang mit international tätigen Grossfirmen, Korruptionsstrafrecht, Wettbewerbsrecht, Produktehaftpflicht u.ä. genannt, so wird das Thema
zunehmend auch für kleinere und mittlere und nur national tätige Unternehmen
wichtig.
TEXT S T E F A N I E M E I E R - G U B S E R
C
ompliance steht allgemein für
die Einhaltung der für ein Unternehmen relevanten Vorschriften.
Darunter sind nicht nur Gesetze
und Verordnungen, sondern auch Standards, Verhaltensregeln und Richtlinien, die
ein Unternehmen übernimmt oder sich selber setzt, zu verstehen. Compliance soll zum
einen Regelverstösse, Haftungsrisiken und
Sanktionen verhindern und zum anderen
dazu dienen, dass rechtliche Verpflichtungen eingehalten werden sowie Reputationsund Wettbewerbsvorteile bringen.
VERANTWORTUNG BEIM VR
Die Verantwortung für die Compliance liegt
beim Verwaltungsrat. Das Gesetz weist ihm
unübertragbar und unentziehbar die Oberaufsicht «über die mit der Geschäftsführung
betrauten Personen, namentlich im Hinblick
auf die Befolgung der Gesetze, Statuten,
Reglemente und Weisungen» zu (Art. 716a
OR). In der Ausgestaltung der Compliance ist
der Verwaltungsrat grundsätzlich frei. Dabei
ist er gefordert, den fürs jeweilige Unternehmen praktikablen und sinnvollen Mittelweg
zwischen zuviel und zuwenig zu finden.
Gemäss Swiss Code of Best Practice for
Corporate Governance ordnet der Verwaltungsrat die Compliance «nach den Besonderheiten des Unternehmens und erlässt
geeignete Verhaltensrichtlinien». Er gibt sich
«mindestens einmal jährlich darüber Rechenschaft, ob die für ihn und das Unternehmen anwendbaren Compliance-Grundsätze
hinreichend bekannt sind und ihnen dauernd nachgelebt wird» (Ziff. 21 Swiss Code).
Der Verwaltungsrat muss sodann dafür
sorgen, dass die für die Sicherstellung der
Compliance nötigen Strukturen und Prozesse geschaffen werden, und dass genügend
finanzielle und personelle Ressourcen zur
Foto: BilderBox.com
Verfügung stehen. Und schliesslich muss er
die Einhaltung der Compliance-Grundsätze
kontrollieren.
COMPLIANCE-BEREICHE
Grundsätzlich muss jeder Verwaltungsrat
aufgrund einer Risikoanalyse die Compliance-Bereiche spezifisch für sein Unternehmen festlegen. Allgemein kritische Bereiche
sind etwa die Einhaltung des Aktienrechts
selber (inkl. Statuten), Kartell- und Wettbewerbsrecht, Gesundheitsschutz- und
Arbeitssicherheit, Umweltschutz, Datenschutz, Produktionsvorschriften und Produktehaftpflicht, Steuern und Abgaben (inkl.
Sozialversicherungen), Datenschutz, Standesregeln, Bestechung oder Embargos.
IMPLEMENTIERUNG UND UMSETZUNG
Am Anfang steht die Analyse der nach den
Besonderheiten des Unternehmens Compliance-Risiken und das Festlegen der entsprechenden Bereiche. Dazu muss sich der
VR das notwendige Fachwissen intern oder
extern beschaffen. Anschliessend legt der
Verwaltungsrat die Grundzüge der Compliance fest und stellt sicher, dass die nötigen
Strukturen und Ressourcen vorhanden sind.
Der Verwaltungsrat bezeichnet die für die
operative Umsetzung der Compliance verantwortliche Person. Wichtig ist, dass diese
Person die für die Compliance-Funktion notwendige Unabhängigkeit hat und wenn nötig
direkt dem Verwaltungsrat rapportieren respektive direkt von diesem Aufträge erhalten
kann.
Die Compliance-Regeln und Prozesse
sollten in der nötigen Klarheit schriftlich
festgehalten und sichergestellt werden, dass
sie im Unternehmen bekannt sind. Dabei
sind kurze und prägnante Regelungen, die
von jedem verstanden und gelebt werden,
hilfreicher und sinnvoller als umfangreiche
zusätzliche Regelwerke.
ÜBERPRÜFUNG, KONTROLLE, MASSNAHMEN,
SANKTIONEN
Compliance macht nur dann Sinn und erfüllt
ihren Zweck nur, wenn ihre Grundsätze vom
Verwaltungsrat regelmässig überprüft und
wenn nötig angepasst werden und ihre Einhaltung kontrolliert und mit Massnahmen
und allenfalls Sanktionen begleitet wird.
Dazu können Compliance Management Systeme oder Zertifizierungen, aber auch die
einfache Definition der Prozesse und deren
Bewirtschaftung dienen.
DIE AUTORIN
Stefanie Meier-Gubser
ist Geschäftsführerin des
Schweizerischen Instituts für Verwaltungsräte
und Geschäftsleitungs­
mitglieder (sivg).
Nr. 11 2014 | UnternehmerZeitung
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