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17. März 2015 - Kanton Basel

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Share Point-Kontoauszug
Alles auf einen Blick
An wen wendet sich der SharePoint-Kontoauszug?
An alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Universität aus Wissenschaft und Verwaltung
mit Kostenstellen- und/oder Projektbudgetverantwortung ohne direkten Zugang zum
Hochschulrechnungswesen (SAP) oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den
nachgelagerten Bereichen (Assistenzbereiche, Geschäftszimmer), die eine Sichtberechtigung
auf Finanzdaten erhalten sollen.
Anmeldung
Für die Anmeldung benötigen Sie Ihre UHH-Benutzerkennung (= STiNE-Anmeldung). Ihre Kennung
administrieren Sie bei Bedarf über die Seite der Benutzerverwaltung des Regionalen Rechenzentrums. Öffnen
Sie nun die Webseite zum SharePoint Kontoauszug:
https://sharepoint.uni-hamburg.de/anwendungen/sap-berichtswesen/
Geben Sie in das sich öffnende Dialogfenster als Benutzername Ihre UHH-Benutzerkennung mit
vorangestelltem UNI-HAMBURG\ und Ihr Passwort ein.
Der Schrägstrich wird unter Windows durch die Tastenkombination „Alt Gr“ und „ß“ und unter OS X durch
„Shift“, „Alt“ und „7“ erzeugt.
Einmalige Authentifizierung
Lediglich bei der erstmaligen Anmeldung müssen Sie sich bei den Kontierungselementen einmalig
authentifizieren. Bitte nutzen Sie hierzu ebenfalls die o.a. Anmeldedaten (UHH-Benutzerkennung, usw.) und
nicht Ihr Windows-Passwort. Bei jeder weiteren Anmeldung ist dieser Schritt nicht mehr notwendig.
Kurzdokumentation
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Share Point-Kontoauszug
Alles auf einen Blick
Was finden Sie auf dem SharePoint-Kontoauszug?
Der SharePoint Kontoauszug liefert tagesaktuell (d.h. einen Tag, nachdem die Buchung in SAP
erfolgt ist) und in übersichtlicher Form Informationen zu Planwerten („Budget“), Aufwendungen
(„Ist“) und Obligos aus Bestellungen und Reisekostenvorschüssen, basierend auf den
Finanzbuchungen des Hochschulrechnungswesens. Zudem können Sie sich über „Meine
Bestellungen“ einen schnellen Überblick über alle offenen und bereits abgeschlossenen
Bestellvorgänge verschaffen.
Über „Meine Kontierungsobjekte“ erhalten Sie einen Überblick über die
Kontierungsobjekte (Kostenstellen und PSP-Elemente) Ihres Verantwortungsbereiches oder über die Kontierungsobjekte, für die Sie eine Sichtberechtigung erhalten haben. Die Zuordnung der Kontierungsobjekte zu einer
Person wird primär über die im Kontierungsstammsatz hinterlegte UHHBenutzerkennung gesteuert. Abgeschlossene Kontierungselemente werden
nicht angezeigt. Aufwendungen/Ausgaben/Obligos werden mit negativem,
Erträge/Einnahmen mit positivem Vorzeichen dargestellt.
Die zentrale Frage „Wieviel Geld steht mir noch zur Verfügung?“ wird über die
„Abweichung“ beantwortet.
Sie haben zudem die Möglichkeit alle Buchungsdaten in Form einer Momentaufnahme in eine Excel-Datei zu
exportieren und lokal zur weiteren Bearbeitung zu speichern.
Kurzdokumentation
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Share Point-Kontoauszug
Alles auf einen Blick
Auf Festlegung und Wunsch der beteiligten Fakultäten aus der Projektphase werden nur bestimmte
Kostenarten in bestimmten Kategorien (Kostenstellen, Drittmittel und sonstige PSP-Elemente) angezeigt.
Damit soll erreicht werden, dass der/dem Berichtsempfänger/in genau das angeboten wird, was diese/r
mutmaßlich zur Steuerung seines Arbeitsbereichs an Informationen benötigt. Folgende Übersicht in Bezug
aus Fakultätssicht soll den grundsätzlichen Aufbau verdeutlichen:
Sofern Personalkosten angezeigt werden, sind ausschließlich bei Drittmittelprojekten die jeweiligen
Personalnummern der gebuchten Mitarbeiter/-innen ersichtlich. Bei allen anderen Kontierungsobjekten
erfolgt die Darstellung aus Datenschutzgründen ohne Personenbezug.
Delegation von Sichtrechten
Über den Button
einer Liste (
können Sie als Kostenstellen- oder Projektbudgetverantwortlicher aus
) Ihrer Kontierungselemente eine Sichtberechtigung an eine beliebige Person delegieren.
Kurzdokumentation
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Share Point-Kontoauszug
Alles auf einen Blick
Über denselben Pfad können Sie die Sichtberechtigungen durch das Löschen des jeweiligen Elements auch
jederzeit widerrufen. Bitte achten Sie darauf, dass Sie für jede Person jeweils ein neues Delegationsobjekt
anlegen müssen. Wenn Sie beispielweise eine Sichtberechtigung für eine Kostenstelle an zwei Mitarbeiter
delegieren möchten, müssen Sie zweimal den Delegationsvorgang ausführen. Nach ca. 5-10 Minuten ist die
Sichtberechtigung aktiv.
Ansprechpartner und Feedback
Kostenstellen und sonstige PSP-Elemente:
Ansprechpartner/innen in der Fakultätsverwaltung vor Ort
Drittmittel PSP-Elemente:
Der/die zuständige Drittmittelsachbearbeiter/in
Gerne können Sie unter dem Punkt Feedback Rückmeldungen zur weiteren Optimierung des SharePoint
Kontoauszugs übermitteln. Aktuelle Anfragen zu inhaltlichen Themen (Buchungen, Budgets, Bestellungen,
usw.) adressieren Sie bitte direkt an Ihre Ansprechpartner vor Ort.
Kurzdokumentation
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