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Kai aus der Kiste 2 - Was den Anlagenbuchhalter begeistert - hallobtf!

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Inventar – alles klar?
Den Anlagenbuchhalter
begeistern
Matthias Breitenfelder
hallobtf! gmbh
Köln, 11. November 2010
 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 1
Software & Technik
Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?
Klasse!
toll!
Dreierlei:
1. die Fachämter begeistern
2. den Anlagenbuchhalter begeistern
3. die Rechnungsprüfung begeistern
 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 2
großartig!
Software & Technik
Den Anlagenbuchhalter begeistern (1)
Anlagen-Nachweis
Früher hatten wir jeden Kleinkram
im Anlagenbuch
Anlagenbu
chhalter
Kämmerei
 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 3
Das war 'ne Menge Arbeit …
... und hat überhaupt nichts genützt
... weil die Fachbereiche nie was
gemeldet haben
… die hatten nämlich alle
klammheimlich ihre eigene
Bestandsführung
... im Excel
Software & Technik
Den Anlagenbuchhalter begeistern (2)
Jetzt haben alle Kai
und zwar in der gesamten Verwaltung
Anlagenbu
Kai
Änderungs
Report
 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 4
chhalter
Kämmerei
Wir gehen mehr und mehr zu einem
schlankeren Anlagenbuch über
• Gruppenwerte, Festwerte,
keine GWG's mehr
• die Fachbereiche führen ihr
komplettes mobiles Vermögen in Kai
• was ich fürs Anlagenbuch wissen
muss, das hole ich mir selbst aus Kai
• Kai ist mein "Nebenbuch zum
Anlagenbuch"
• Und den Neubeschaffungsprozess
haben wir ebenfalls verschlankt
Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (6)
Ein fairer Deal
Der Fachbereich
Bestandsverzeichnis
•
Inventarisierungslösung
•
Kai
nutzt Kai für die eigene Disposition
und
gleichzeitig als "Meldesystem" zur
Anlagenbuchhaltung
Der Anlagenbuchhalter
•
•
Fachbereich
 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 5
übernimmt aus Kai die
Zugangs- und Änderungsmeldungen und
nutzt Kai als Einzelnachweis
zum Anlagenbuch
Software & Technik
Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?
Klasse!
toll!
Also dann:
An die Arbeit !
 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 6
großartig!
Software & Technik
Erste Erkenntnis
Kai hat eine
Dialog-Schnittstelle
zum Anlagenbuch
Kai kann „live“ ins
Anlagenbuch
hineinschauen
 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 7
Software & Technik
Zweite Erkenntnis
Wichtig:
Kai verwaltet eine
Zuordnung
zwischen Inventargut
und Anlagegut
•
•
•
1:1
N:1
1:0
 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 8
Software & Technik
Dritte Erkenntnis
Neu beschaffte
Inventargüter
können einem
(Sammel-) Anlagegut
zugeordnet werden.
 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 9
Software & Technik
Vierte Erkenntnis
Aus den Daten des
Inventarguts kann der
Anlagenbuchhalter
„per Knopfdruck“
eine Anlage anlegen.
 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 10
Software & Technik
Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?
Klasse!
toll!
Dreierlei:
1. die Fachämter begeistern
2. den Anlagenbuchhalter begeistern
3. die Rechnungsprüfung begeistern
 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 11
Software & Technik
Die Rechnungsprüfung begeistern (1)
Erfüllt die Software die Anforderungen …
… allgemeiner Art (betreffend Informationsdarstellung,
Programminteraktion, Zugriffsschutz, Dokumentation …)
… eines lückenlosen Veränderungsnachweises
(Inventar-Historie)
… der Grundsätze Ordnungsgemäßer Inventur
und ermöglicht sie der Verwaltung, ihre
Inventur so zu planen, zu strukturieren
und zu dokumentieren, dass die GOI
eingehalten werden?
… eines in allen Phasen dokumentierten und
nachvollziehbaren Inventurablaufs?
Ist die Software zertifiziert?
 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 12
Software & Technik
Die Rechnungsprüfung begeistern (2)
 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 13
Software & Technik
Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?
Klasse!
toll!
Dreierlei:
1. die Fachämter begeistern
2. den Anlagenbuchhalter begeistern
3. die Rechnungsprüfung begeistern
 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 14
großartig!
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Kategorie
Seele and Geist
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