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Dokumenten Management ist in aller Munde, doch was ist dabei zu

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MANAGEMENT IT-Serie – Teil 7: Document Management System
Der Datenflut
Herr werden
Dokumenten Management ist in aller Munde, doch was ist dabei zu beachten?
D
as papierlose Büro ist gleichermaßen
Wunsch und Vision, denn mittlerweile
geht jeder davon aus, dass Papier nicht
vollständig aus unseren Büros verschwinden
wird. Aber auch dort, wo man Papier sinnvoll
ersetzen kann, besteht in vielen Unternehmen
Nachholbedarf, denn den meisten Verantwortlichen ist das Einsparpotenzial von DMS
noch gar nicht bewusst bzw. bekannt.
Ganz klar vorweg gesagt: Eine Ersparnis
durch die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) im Unternehmen
entsteht nur dann, wenn die Investition in ein
DMS auch gut überlegt ist. IT-Entscheider
sollten gemeinsam mit unabhängigen Beratern und Anbietern von DMS-Lösungen
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Südwestfalen Manager 07-08/11
zunächst die Unternehmensprozesse genau
analysieren, um ein durchdachtes Konzept
erstellen zu können. Für die Gespräche mit
IT-Beratern ist ein Basiswissen von Vorteil,
deshalb haben wir im Folgenden die wichtigsten Details zum Thema DMS für Sie zusammengestellt.
Aufgaben und Vorteile
eines DMS
1. Verwaltung digitaler Dokumente
Sowohl digital erzeugte Dateien als auch Dokumente die ursprünglich in Papierform vorlagen und nachträglich digitalisiert wurden.
IT & Software
SERIE
Teil 1: Einführung – Januar
Teil 2: Buchhaltungssoftware – Februar
Teil 3: Personalwirtschaft – März
Teil 4: Logistik & Supply-Chain
Management – April
Teil 5: Customer Relationship Management – Mai
Teil 6: Business Intelligence – Juni
Teil 7: Document Management
System – Juli/August
Teil 8: Sicherheit – September
Teil 9: Cloud Computing – Oktober
Teil 10:Outsourcing, ja oder nein? – November
IT-Serie – Teil 7: Document Management System MANAGEMENT
2. Vermeidung von Medienbrüchen
Durch die Vermeidung von Medienbrüchen
können erhebliche Effizienzsteigerungen erreicht werden. Wenn durch das Dokumenten
Management System ein Belegfluss erreicht
wird, der vollständig digital und standardisiert abläuft, müssen ausgedruckte Rechnungen nicht beim Empfänger wieder manuell
erfasst werden. Diese können – gemeinsame
Standards vorausgesetzt – elektronisch übermittelt und weiterverarbeitet werden. Aber
auch wenn ein DMS nur für interne Zwecke
verwendet wird können sich erhebliche Einsparungen ergeben.
3. Durchsuchbarkeit von Informationen
Sogenannte „Knowledge Worker“ verbringen
gemäß verschiedenen Studien 25 bis 40 Prozent ihrer Arbeitszeit damit relevante Informationen zu suchen. Nicht durchsuchbare
Informationen, die in Papierform vorliegen
verursachen naturgemäß einen weitaus höheren Suchaufwand als digitale Dokumente. Wer
schon einmal umfangreiche handschriftliche
Notizen nach bestimmten Themen dursuchen
musste wird genau verstehen, wie drastisch
sich dieses Problem bei umfangreichen Aktenablagen auswirkt.
4. Beschleunigung der Prozesse
Prozesse lassen sich, bei entsprechender Anbindung der Mitarbeiter an das System insbesondere dadurch beschleunigen, dass Vorgänge von jedem Ort bearbeitet werden können.
Müssen beispielsweise Rechnungen von einem
Vorgesetzten genehmigt werden, so warten
diese bei Abwesenheit nicht als Papierstapel
auf dem Schreibtisch, sondern können
jederzeit genehmigt werden.
5. Zusätzliche Vorteile eines DMS
Auch die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen an Aufbewahrung von Akten und
Dokumenten des Geschäftsverkehrs können
durch den Einsatz von Dokumenten Management Systemen gewährleistet werden. Gemäß
den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
müssen für elektronische Rechnungen Datenträger verwendet werden, die keine nachträgliche Veränderung der Daten zulassen, damit
die elektronische Archivierung einer steuerlichen Betriebsprüfung standhalten kann.
Kosten, die sich mit Hilfe eines DMS sofort
einsparen lassen, sind Transaktionskosten für
die Erstellung der Papierrechnung und Portokosten für den Transport der Ausgangsrechnungen. Obwohl dies banal scheinen mag,
können hier die Ersparnisse bedeutsam sein.
Auch vor dem Hintergrund der aktuellen gesetzlichen Regelungen wird dieses Thema erneut Fahrt aufnehmen. So müssen aufgrund
des Steuervereinfachungsgesetzes 2011, das
am 2. Februar 2011 verabschiedet wurde,
elektronische Rechnungen keine elektronische Signatur mehr enthalten, um steuerlich
anerkannt zu werde. Dies stellt die Umsetzung einer EU-Richtlinie dar, die am 13. Juli
2010 beschlossen wurde.
Funktion von DMS Systemen
Es gibt einige Funktionalitäten, die alle
Dokumenten Management Systeme gemeinsam haben: Im Mittelpunkt steht ein digitales
Archiv, in dem selten genutzte Informationen
und Dokumente langfristig aufbewahrt werden. Das kann beispielsweise durch das sogenannte COLD-Verfahren (Computer Output
on Laserdisk) geschehen, die Ausgabeformate,
wie Druckströme, archivieren können. Besonders im Zusammenhang mit Langzeitarchivierung kommen gesetzliche Regelungen, wie z.
B. die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Datenänderungen zum Tragen,
die durch den Funktionsumfang der Software
abgedeckt sein sollten.
Ähnlich wie in Papierarchiven, werden
Informationen mit Hilfe von sogenannten
Meta-Tags katalogisiert, indiziert und kategorisiert. Meta-Tags sind Meta-Daten, also
Informationen über Daten. Sie sind in der
Programmiersprache HTML erstellte Anweisungen und damit Bestandteil einer Webseite.
Jedoch sind sie für Besucher grundsätzlich
unsichtbar, nur über den Quelltext einsehbar
und stehen dort innerhalb des Head Tags. Falls
dabei die relevanten Schlüsselwörter nicht angegeben wurden, kann man die gewünschten
Informationsobjekte nur wiederfinden, wenn
das System über eine Volltextsuche verfügt.
Die Volltextsuche hat den Nachteil, dass mit
Sicherheit viele unwichtige Ergebnisse angezeigt werden und Mitarbeiter lange mit der
Suche nach dem Richtigen beschäftigt sind.
Hierbei sollte also darauf Wert gelegt werden,
dass ein sinnvolles Schlagwort zur Speicherung genutzt wird.
Da auch digitale Archive nach und nach
immer voller werden, müssen Funktionen
vorhanden sein, um selten genutzte Informationen auf externe Speichermedien auszulagern. Dabei gilt die doppelte Aufbewahrung, einerseits als strukturierte Datei und
andererseits als sogenanntes Faksimile, als
am sichersten.
Südwestfalen Manager 07-08/11
77
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MANAGEMENT IT-Serie – Teil 7: Document Management System
SWM-Quickie
v
10 Fragen an...
Um die Prozesse im Unternehmen bei
der Bearbeitung von Dokumenten, Aufgaben,
Aufträgen usw. zu unterstützten, können
diese den passenden Instanzen über einen
Workflow in der zeitlichen Abfolge zugänglich gemacht werden. Solche Workflows
ermöglichen zum Beispiel auch den gleichzeitig, unternehmensweiten Dokumentenzugang. Check-in und Check-out Funktionen
verhindern Konflikte bei der gleichzeitigen
Bearbeitung.
Scannen von Dokumenten
Dirk H. Jedan
Dirk H. Jedan ist seit August 2005 Hauptgeschäftsführer der Kreishandwerkerschaft
Märkischer Kreis mit Sitz in Iserlohn. Der
52-Jährige kommt gebürtig aus Dortmund,
lebt mittlerweile aber in Herdecke, ist verheiratet und hat zwei Kinder im Alter von
21 und 24 Jahren. Nach seiner Ausbildung
zum Verwaltungsfachangestellten studierte Dirk H. Jedan nebenberuflich Betriebswirtschaft. Er war bei der Südwestfälischen
Industrie- und Handelskammer zu Hagen
(SIHK) tätig, bevor er Geschäftsführer der
Wirtschaftsförderungsgesellschaft der
Stadt Iserlohn wurde und dann zur Kreishandwerkerschaft wechselte.
Autoritärer oder demokratischer Führungsstil?
Demokratischer
Fanblock oder Business-Loge?
Fanblock
Aktie oder Sparbuch?
Sparbuch
BMW oder Mercedes?
Mercedes
Schnürschuh oder Slipper?
Schnürschuh
Alpen oder Balearen?
Balearen
Bratwurst oder Kaviar?
Bratwurst
Traumschiff oder Tatort?
Sportschau
Stadtwald oder Fitness-Studio?
Stadtwald
Heidi Klum oder Naomi Campbell?
Hannelore Elsner
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Südwestfalen Manager 07-08/11
Damit auch Papierdokumente in virtuellen Workflows verarbeitet werden können und
am Ende digitalisiert im Langzeitarchiv abgelegt werden können, sollten die Dokumentenscanner unterstützt werden. Dabei sollte
eine ausgereifte OCR (Optical Character Recognition) genutzt werden und das individuell
passende, digitale Bildformat gewählt werden.
Nicht zuletzt sollte der organisatorische Ablauf der Digitalisierung effizient gestaltet wer-
den, um den gesetzlichen Nachweispflichten
gerecht zu werden. Das heißt, dass trotz elektronischer Ablage gegebenenfalls auch Original-Papierdokumente vorhanden sein sollten.
Damit in einem DMS Medienbrüche
vermieden werden und der Datenaustausch
mit einem ERPS (Enterprise Resource Planning System) funktioniert, wie beispielsweise SAP R/3, sollten Schnittstellen enthalten
sein, welche einen reibungslosen Datenaustausch sicherstellen. Je mehr Schnittstellen
ein DMS verfügt, desto weniger Komplikationen ergeben sich im Alltag und desto höher
ist die Akzeptanz.
Besonders wichtig ist die automatisierte
Ablage von Dokumenten, die im ERPS (Enterprise Resource Planning System) generiert
wurden, damit sie auch von Mitarbeitern ohne
ERP-Zugriff genutzt werden können. Im umgekehrten Falle müssen andere Anwendungen,
wie Grafik- oder Office-Programme und auch
Dateien, direkt aus dem DMS geöffnet werden
können, um einen zeitsparenden Zugriff auch
aus der gewohnten Anwendungsumgebung zu
Scannen von Dokumenten: einfache Bedienung im Fokus
Ziad Ferjani,
Service & Support /
Betriebsleiter praedata
Bürosysteme GmbH.
EXPERTENTIPP
Die professionelle Verwaltung von Dokumenten ist eine
zentrale Anforderung vieler Unternehmen, da Sie die
Grundlage für betriebliche Abläufe bildet.
Arbeitsprozesse werden komplexer, permanente Verfügbarkeit wird gefordert und eine umfassende Klassifikations- und Recherchemöglichkeit oder eine Mandanten-Verwaltung kommen je nach Anforderung hinzu.
Das Scannen von Dokumenten ist ein Vorgang, der maßgeblich daran beteiligt ist, wie erfolgreich eine DMS
Lösung später im Unternehmen angenommen wird.
Zentrale Systeme, mit denen Dokumente digitalisiert
werden, müssen dem Workflow entsprechend geplant
werden. Um unnötige Wartezeiten auszuschließen steht
eine einfache Bedienung im Fokus.
Die technischen Parameter sind abhängig vom zukünftigen Scanvolumen und dem funktionellen Einsatz der
meist multifunktionalen Systeme.
Beispiele hierfür sind:
die Geschwindigkeit pro Seite
die Qualität des Scans
das Scanformat
u.v.m
In diesem Zusammenhang haben sich häufig MFPs
(Multifunctional Printer) bewährt. Neben der Druck- und
Kopierfunktion, die diese Systeme on-top mitliefern, ist
die Scanfunktion individuell anpassbar. Es ist möglich,
Applikationen wie z.B. NSI AutoStore mit einem MFP zu
verbinden und die Eingabemaske zur Verschlagwortung
oder Vorsortierung bereits am Display bereitzustellen.
Das digitalisierte Dokument wird durch die eingegebenen
Informationen ergänzt und durch die Applikation vollautomatisch verarbeitet. Das Ergebnis ist ein qualitativ verbessertes PDF-A konformes Dokument, das vollständig per OCR
erfasst und anhand von Kennwörtern im Text des Dokumentes automatisch kategorisiert und abgelegt wird.
Mein Tipp: Die Konzeption von professionellen und
zukunftsorientierten DMS Lösungen setzt eine hohe Beratungskompetenz voraus. Sprechen Sie mit erfahrenen
Fachleuten und starten Sie ggf. zunächst mit einer Archivierungslösung in einem definierten Verwaltungsbereich
Ihres Unternehmens. Auf dieser Basis können dann entsprechende Workflows hinterlegt werden. Eine weitere
Alternative ist NSI-Autostore um Dokumente professionell
zu digitalisieren und sie später mit jeder anderen DMS
Lösung zu nutzen. Denken Sie immer daran, dass die Einführung von DMS-Lösungen ein komplexes und oft langwieriges Thema ist. Lassen Sie sich ausgiebig beraten und
auch alternative Lösungen präsentieren.
IT-Serie – Teil 7: Document Management System MANAGEMENT
Was bei der Einführung eines
DMS beachtet werden muss
Welche Schnittstellen werden genutzt?
In welchen Formaten und mit welchen Über-
tragungswegen werden die Belege übermittelt
und wie sollen diese weiterverwendet werden?
In welcher Form liegen die Dokumente vor die im
DMS verarbeitet werden sollen?
Wie flexibel ist das System, um für zukünftige An forderungen des Unternehmens gerüstet zu sein?
Wie soll mit dem DMS gearbeitet werden?
Wie soll die notwendige IT Infrastruktur aussehen
(z.B. Anbindung mobiler Geräte)?
TIPP
Entsprechend der Anforderungen in den verschiedenen Bereichen sind folgende auch die Auswahlkriterien unterschiedlich, wie z.B.:
Zugriffshäufigkeit auf Dokumente
Häufigkeit der Änderung der Dokumente
Wichtigkeit des Rechtemanagements und Daten sicherung
Anzahl der Dokumente
Fachwissen der Nutzer
ermöglichen. Jedes DMS verfügt auch über ein
Rechtemanagement. Für bestimmte Daten ist
der einfachste Weg nur zwischen: Schreib-,
Lese- und keine Rechte zu unterscheiden. Wer
Schreibrechte hat, erhält implizit auch automatisch Leserechte. Wenn keine Rechte für
eine Datei vorhanden sind, wird die Datei für
den Nutzer ausgeblendet.
Benutzergruppen und Hierarchien, die
sich an der Aufbauorganisation orientieren,
liefern einen Überblick über die einzelnen
Organisationseinheiten und geben wichtige
Anhaltspunkte für die Berechtigungsstruktur eines Unternehmens. Wenn das DMS die
gesamte Organisationsstruktur erfasst, können: Gruppen, Abteilungen, Betriebsteile und
Personen automatisch Berechtigungen erteilt
werden, die auf deren Tätigkeit basieren.
Man sollte allerdings immer im Hinterkopf behalten, dass komplexere Rechte häufigere Anpassungen bei den Gruppen erfordern.
Vererbungs- und Veröffentlichungsstrategien
stellen im Bereich Rechtemanagement Automatisierungsmöglichkeiten dar.
Anwendungsbeispiele
In nahezu allen Branchen und Institutionen macht Dokumenten Management Sinn.
Dafür muss ein DMS ausgewählt werden, das
zum Anwendungsfall passt und sehr unterschiedliche Anforderungen erfüllt. In Bibliotheken ist zum Beispiel die Zugriffshäufigkeit
auf Dokumente hoch und sie werden im Nachhinein nicht verändert. In Krankenhäusern ist
die Zugriffshäufigkeit vielleicht eher gering,
wobei die Anforderungen an Rechtemanagement und Datensicherheit wesentlich höher.
Einen Unterschied macht auch die Anzahl der Dokumente, die verwaltet werden
sollen. In großen Wirtschaftsunternehmen
ist diese sehr hoch. Dementsprechend sind,
aufgrund der Suchanfragen und schnellen Verfügbarkeit, die Anforderungen an
die Leistungsfähigkeit der Server auch sehr
hoch. Außerdem hängt die Wahl der DMSArt auch davon ab, ob nur Profis oder Nutzer
mit wenig Erfahrung damit arbeiten, da bei
breiteren Nutzergruppen das DMS selbsterklärender gestaltet sein muss.
Dokumenten Management wird immer
weniger als isolierte Lösung betrachtet. In
Bezug auf Effizienz und Kosten, entfaltet es
seine vollständigen Potenziale am besten im
Verbund mit anderen notwendigen Komponenten. Das könnten beispielsweise Collaboration Tools, In- und Output Management,
Workflow, COLD (Computer Output on
Laserdisk) oder auch Record Management
(Aktenführung) und Langzeitarchivierung
sein, da so die Daten im gesamten Lebenszyklus nahtlos bearbeitet werden können.
Durch die Zusammenführung von Funktionalitäten des Web Content Management
(WCM) und Portalen bildete sich um die
Jahrtausendwende das Enterprise Content
Management (ECM), in dem DMS-Komponenten häufig integriert sind. Der Begriff
Document Related Technologies (DRT) ist
ein allgemeiner Begriff, der viele dokumentenbezogene Techniken zusammenfasst. Der
Informationslebenszyklus bezeichnet eher
die ursprünglichen Kernfunktionen von Dokumenten Management, die insbesondere
auf die Verschiebung von Dokumenten auf
einen, dessen Wert entsprechend, passenden Datenspeicher abzielen.
Fazit: Bei größeren Vorhaben sollte man
sich bei der Auswahl, Einführung und Betreuung von unabhängigen Experten beraten lassen,
denn das Rationalisierungspotenzial von DMSProjekten ist enorm, wenn die Systemauswahl,
organisatorischen Voraussetzungen, der Zuschnitt auf das Unternehmen und die Organisation optimal erfolgen. Für die Akzeptanz bei
den Mitarbeitern ist eine effiziente Handhabung
genauso wichtig, wie ein reibungsloser Datenaustausch. Anbieter für DMS sind zum Beispiel:
DocuWare, Easy Archiv/DMS, DMS Factory und
viele weitere. Quelle und weitere Information auf
www.jdk.de. Tamara Olschewski | to@suedwestfalen-manager.de
Südwestfalen Manager 07-08/11
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DMS/Archivlösung
E-Mail Management (nach GDPdU)
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