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1 Grundsätzliche Überlegungen 2 Was macht ActAccess - Melville

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Inhaltsverzeichnis
1
2
3
4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
5
Grundsätzliche Überlegungen.........................................................................................1
Was macht ActAccess ? ...................................................................................................1
Hinweise zur Installation ...................................................................................................2
Aufbau der Muster.mdb .....................................................................................................4
Die Tabelle ACT_Vorgaben.................................................................................................6
Die Tabelle ACT_Kontakt ....................................................................................................7
Die Tabelle ACT_Access .....................................................................................................8
Die Abfrage ACT_aktuelle_Vorgaben..............................................................................10
Die Abfrage ACT_Aktueller_Kontakt................................................................................11
Hinweise zur weiteren Nutzung.....................................................................................12
1 Grundsätzliche Überlegungen
Folgende Überlegungen standen bei der Entwicklung von ActAccess im Vordergrund:
•
Es soll die Möglichkeit gegeben sein, eine ACT!-Datenbank mit einer AccessDatenbank zu verknüpfen.
•
Auf diese Weise soll es möglich sein, zu jedem ACT!-Kontakt eine beliebige Anzahl
von Unterdatensätzen in Access anzulegen (Angebote, Aufträge etc.)
•
Die in Access eingetragenen Zusatzinformationen zum ACT!-Kontakt sollen per
Knopdruck aus ACT! heraus abrufbar sein.
2 Was macht ActAccess ?
ActAccess verknüpft eine festgelegte ACT!-Datenbank mit einer feststehenden AccessDatenbank. Beim Ausführen von ActAccess.exe wird ein frei festgelegter Schlüsselwert
des aktuellen ACT!-Kontaktes in eine Access-Tabelle eingetragen und Access gestartet.
Neu angelegte Access-Datensätze werden gemeinsam mit dem übergebenen ACT!Schlüsselwert abgespeichert.
So existiert ein gemeinsamer Schlüsselwert in beiden Programmen, welcher die
Zuordnung von ACT!-Kontakt zu Access-Datensätzen eindeutig feststellt.
Je nach Aufbau der Access-Datenbank lassen sich so per Access-Abfrage erzeugte
Detail-Informationen zum ACT!-Kontakt aus Access heraus aufrufen und anzeigen.
Stand: 04.08.2004
Seite 1
Copyright  Melville-Schellmann GbR
3 Hinweise zur Installation
Nach erfolgter Installation von ActAccess verfahren Sie bitte in nachstehender
Reihenfolge:
•
Starten Sie ActAccess über das Startmenü. (<START> <PROGRAMME> <MELVILLE SCHELLMANN> < ACTACCESS >)
•
Wählen Sie die Registerkarte Provider und wählen den Microsoft Jet 4.0 OLE DB
Provider aus. Klicken Sie dann auf Weiter.
Stand: 04.08.2004
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•
In der Registerkarte Verbindung geben Sie den Pfad zu Ihrer Access-Datenbank
an. Wählen Sie aus dem Installationsverzeichnis von ActAccess die Datei
Muster.mdb aus. Klicken Sie anschließend auf Ok.
•
Durch Aufruf von ActAccess bei gedrückter <Strg> Taste kommen Sie in die
Konfiguration:
Stand: 04.08.2004
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Hier können Sie:
1 Die Datenbankverbindung ändern
2 Festlegen, ob die Access-Datenbank bei Aufruf von ActAccess immer, nie oder nur
auf Abfrage geöffnet werden soll.
3 Es kann hier der Name des Anwendungsfensters (z.B. " RegDoDa") angegeben
werden. Wenn solch ein Fenster beim Aufruf von ActAccess existiert wird dieses
Fenster nach der Kontaktaktualisierung aktiviert und die MDB nicht erneut geöffnet.
4 Es kann hier ein alternativer Aufrufbefehl für das Öffnen der MDB angegeben
werden, z.B.:C:\Programme\AccessRuntime97\msaccess.exe /runtime "%1" /wrkgrp
"C:\winnt\system32\system.mdw" (z.B. dann wichtig, wenn Sie mehrere AccessVersionen parallel auf Ihrem PC laufen haben).
5 Es wird keine Feld - und Tabellen-Struktur in der MDB kontrolliert (schnellere
Ausführung).
4 Aufbau der Muster.mdb
Ihre Access-Datenbank Muster.mdb enthält bereits die drei Tabellen:
Stand: 04.08.2004
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• ACT_Access
• ACT_Kontakt
• ACT_Vorgaben
sowie die zwei Abfragen
• ACT_Aktuelle_Vorgaben
• ACT_Aktueller_Kontakt
Stand: 04.08.2004
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4.1
Die Tabelle ACT_Vorgaben
In diese Tabelle werden beim Aufruf von ActAccess.exe die „Unique -ID“ des aktuellen
ACT!-Kontaktes, der aktuelle ACT!-Benutzer, der Name Ihrer ACT!-Datenbank, sowie der
Pfad zu Ihrer ACT!-Datenbank eingetragen.
Stand: 04.08.2004
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4.2
Die Tabelle ACT_Kontakt
Diese Tabelle nimmt die Feldwerte Ihres aktuellen ACT!-Kontaktes auf, die Sie später in
Abfragen, Formularen oder Berichten weiterverwenden können.
Standardmäßig sind bereits die wichtigsten ACT!-Felder in dem Tabellen-Entwurf
enthalten.
Weitere ACT!-Feldinformationen lassen sich nachträglich einfügen.
Stand: 04.08.2004
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4.3
Die Tabelle ACT_Access
Diese Tabelle steuert die Zuordnung der übertragenen ACT!-Felder in die AccessTabellen.
Sollen also zusätzliche Felder übertragen werden, so ist sowohl die Struktur der Tabelle
ACT_Kontakt, als auch die Struktur der Tabelle ACT_Access zu erweitern.
Stand: 04.08.2004
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Stand: 04.08.2004
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4.4
Die Abfrage ACT_aktuelle_Vorgaben
Auch in ACT!-Mehrbenutzer-Umgebungen soll ActAccess den aktuellen Kontakt eines
ganz bestimmten ACT!-Benutzers abfragen. Dafür ist es nötig, diesen ACT!-Benutzer und
den aktuell von diesem Benutzer bearbeiteten ACT!-Kontakt zu identifizieren.
Genau dies tut diese Abfrage und verwendet dabei das ebenfalls vorhandene ACT_Modul.
Die Abfrage darf daher nicht gelöscht werden.
Stand: 04.08.2004
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4.5
Die Abfrage ACT_Aktueller_Kontakt
Diese Abfrage ist die für den Anwender entscheidende Informationsquelle.
Sie ermittelt zum aktuellen ACT!-Benutzer, den aktuell bearbeiteten ACT!-Kontakt und
fragt die Feld-Informationen dieses ACT!-Kontaktes ab.
Stand: 04.08.2004
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5 Hinweise zur weiteren Nutzung
•
ActAccess baut auf dem Datenbankgerüst auf, welches Sie in der mitgelieferten
Muster.mdb vorfinden. Verwenden Sie deshalb diese mitgelieferte Datenbank zum
Aufbau einer eigenen Anwendung oder sorgen Sie dafür, dass in bereits
vorhandenen Konstrukten die von ActAccess benötigten Tabellen, Abfragen und
Module enthalten sind.
•
Für die Datensatzherkunft von ACT!-Informationen, welche Sie in Ihre eigen
erstellten Vorgänge einbeziehen wollen, nutzen Sie die Abfrage
ACT_Aktueller_Kontakt.
•
Beziehen Sie in Ihre eigenen Access-Vorgänge die Unique-ID des ACT!-Kontaktes
mit ein und speichern sie mit ab. Die Unique -ID Ihres ACT!-Kontaktes verknüpft
dann den jeweiligen ACT!-Kontakt mit den Zusatzinformationen, die Sie im Access
zu dem Kontakt erfasst haben.
•
Binden Sie die Programmdatei ActAccess.exe in Ihre ACT!-Symbolleiste ein, um
die Anwendung direkt aus ACT! heraus starten zu können. Gehen Sie dabei vor,
wie folgt:
•
EXTRAS -> KONTAKTFENSTER ANPASSEN
•
Register: BENUTZERDEFINIERTE BEFEHLE -> NEU -> DURCHSUCHEN ->
ActAccess.exe auswählen -> Öffnen
•
Register: SYMBOLLEISTEN
•
Kategorie: BENUTZERDEFINIERTER BEFEHL ActAccess-Symbol mit
gedrückter linker Maustaste in die ACT!-Symbolleiste ziehen.
Stand: 04.08.2004
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