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HB CPUWIN Was kann das CPUWIN

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CPUWIN V. 3.1. Handwerk
Inhaltsverzeichnis:
1. Einführung ......................................................................................................... 4
2. Ausschreibungen und Angebote .................................................................... 5
2.1. Kalkulationsmethoden .................................................................................. 5
2.2. Bearbeitung von Angeboten und Ausschreibungen..................................... 7
3. Rechnungslegung im CPUWIN...................................................................... 10
3.1. Rechnungstypen im CPUWIN.................................................................... 10
3.2. Abrechnungsmethoden im CPUWIN – Projektstamm ............................... 12
3.3. Weitere Abrechnungsvarianten mit dem Grundpaket ................................ 14
3.4. Weitere Abrechnungsoptionen in CPUWIN Zusatzpaketen....................... 17
3.5. Weitere Funktionen in CPU- fremden Zusatzpaketen ............................... 18
Viel Spaß bei der Arbeit...................................................................................... 18
3
1. Einführung
Das CPUWIN ist ein spezialisiertes Handwerker- und Baupaket, welches die
Anforderungen kleiner, mittlerer und größerer Unternehmen abdeckt. Der
modulare Aufbau, die Anbindung fremder Zusatzpakete und die MSOfficeintegration macht das CPUWIN so flexibel und einzigartig.
Dabei steht das CPUWIN als zentrale Lösung im Mittelpunkt des Unternehmens
und löst wichtige allgemeine Büroaufgaben, beginnend bei der Termin- und
Aufgabenplanung, über die Adress- und Kundenverwaltung bis zu Einzelbriefen,
Serienbriefen (z.B.: Weihnachtspost) oder der Dokumentenablage.
Ein weiterer Schwerpunkt im CPUWIN ist die Kalkulation. Wir sind angetreten, die
tägliche Arbeit der Kalkulatoren zu vereinfachen. So können Sie Angebote und
Ausschreibungen schnell bearbeiten, sicher kalkulieren, bei Bedarf auch nach
dem STLB- Bau, oder nach eigenen Kalkulationsansätzen. GAEB ist für uns kein
Fremdwort. Wir unterstützen GAEB 90, GAEB 2000 und ab der CPUWIN Version
4.0 auch GAEB XML.
Ein weiterer Schwerpunkt im CPUWIN ist die Baustellenüberwachung und
Nachkalkulation (auch Projektüberwachung genannt). Beginnt das Bauvorhaben,
so leistet die CPUWIN Projektüberwachung ganze Arbeit. Im Projekt haben Sie
alles im Blick, interne oder externe Dokumente, geleistete Stunden, Kosten,
Auftrags- oder Abrechnungssummen. Mehrere Systeme zur schnellen
Datenerfassung für Zeit, Aufmaß- und Massenermittlung und Kostenbuchungen
stehen zur Verfügung. Die Abrechnung des Bauvorhabens kann nach mehreren
Abrechnungsmethoden realisiert werden. Ob kumulierte Rechnungslegung nach
VOB, oder Abrechnung mit Einzelabschlägen und Schlussrechnung, mit dem
CPUWIN kein Problem. In der Projektüberwachung sind alle wichtigen
Auswertungen pro Projekt, Abschnitt oder Kostenstelle, pro Kostenart und
gewünschten Zeitraum möglich. Der Abrechnungsstand ist jederzeit sichtbar. Bei
Bedarf ergänzen verschiedene Zusatzmodule, wie die „Automatisierte
Gleitzeitberechnung“, die „Unfertigen Leistungen (UVP)“, mehrere Varianten der
automatischen Rechnungsgenerierung, die „Erweiterte Kostenstellenrechnung“,
der „Leistungslohn“, Schnittstellen zu DATEV oder anderen FiBu- und
Lohnprogrammen, u.v.a.m. die Leistungsfähigkeit des CPUWIN.
Die OP- Verwaltung unterstützt Sie beim Mahnwesen und Zahlungsverkehr.
Jederzeit haben Sie die aktuelle Übersicht über Außenstände und anstehende
Zahlungen. Als wichtige Auswertungen erhalten Sie OP- Listen,
Rechnungseingangsbuch, Kassenbuch, Mahnungen, Zahlungsübersichten,
natürlich auch projektbezogen.
Wir unterstützen „Mobile Computing“. Ob Zeiterfassung mittels Handy,
Aufmaßerfassung mit PDA, oder einfach nur die Arbeit am externen Notebook
oder an einem externen Rechner übers Internet.
Das CPUWIN unterstützt Sie natürlich auch bei Bestellungen, Wareneingang,
Wartung
und
Service,
wiederkehrenden
Rechnungen,
Inventur,
Mehrlagerverwaltung, Stundensatzermittlung, u.v.a.m..
Die CPUWIN- Datenreplikation bietet hervorragende Möglichkeiten für den
Betrieb in mehreren Filialen oder für den Außendienst. Mit dem
„Workflowmanager“ (Assistent) und „Script“ lassen sich automatisierte Prozesse
4
gestalten, und mit dem „universellen Unternehmensreporting“ sind viele neue
Auswertungen aus den CPUWIN- Daten möglich.
Insgesamt also eine runde Sache. Vereinbaren Sie gleich einen Termin zur
Vorführung, mit CPU oder dem CPUWIN- Fachhändler ihrer Wahl.
Wichtiger Hinweis:
Diese Inhaltsübersicht zeigt hauptsächlich die Funktionen zur Bearbeitung von
Ausschreibungen und Angeboten und deren Abrechnung inklusive
Rechnungslegung.
Weitere Funktionen zu Kostenrechnung, Nachkalkulation, OP- Verwaltung, …
werden in den entsprechenden Handbüchern beschrieben.
2. Ausschreibungen und Angebote
Bei der Bearbeitung von Angeboten und Ausschreibungen geht es vorrangig um
Effektivität, denn nur wenige Angebote erhalten den Zuschlag. Die Kalkulation
muss sicher und präzise sein, um Verluste bei der Realisierung zu vermeiden.
Das CPUWIN bietet viele Funktionen, welche Sie bei dieser Arbeit unterstützen.
Die folgende Übersicht zeigt was möglich ist.
2.1. Kalkulationsmethoden
Arbeitsgang Erläuterung
Zusatzpaket
Zuschlagskalkulation
Der Verkaufspreis ergibt sich aus Einkaufspreis +
Zuschlag für Gemeinkosten + Zuschlag Wagnis
und Gewinn. Die Zuschläge können pro Kostenart
separat vergeben werden. Die Zuschlagskalkulation ist auf Positionen, Titelsummen und
Endsummen möglich.
Nein
Deckungsbeitragsrechnung
Der Deckungsbeitrag ist der Teil, welcher zur
Nein
Deckung der Gemeinkosten benötigt wird. Bei der
Deckungsbeitragsrechnung werden vom
Gesamtverkaufspreis die Einkaufskosten der
Kostenarten abgezogen. Das Ergebnis ist der Teil,
welcher zur Deckung der Gemeinkosten bleibt. Die
Deckungsbeitragsrechnung ist auf Positionen,
Titelsummen und Endsummen möglich.
Marktpreiskalkulation
Die Marktpreiskalkulation kehrt das Prinzip der
Kalkulation um, hat sich aber in der Praxis
teilweise durchgesetzt. Der Marktpreis (= der
Preis, welchen der Kunde bezahlen möchte) dient
als Kalkulationsbasis. Von diesem werden alle
Kosten außer Lohn abgezogen. Der verbleibende
Teil dient der Deckung der Lohnkosten.
Nein,
ab V. 3.2
5
Arbeitsgang Erläuterung
Zusatzpaket
Endsummen- Der sich aus den Einzelpositionen ergebende
kalkulation
Preis kann auf der Endsumme geändert werden,
und auf die Einzelpositionen rückwärts verteilt
werden. Dabei können Sie wählen, ob Sie die
Veränderung in den Einzelpositionen auf Lohn
oder Material legen wollen, oder einfach als
Festpreis.
Nein
Kalkuliere
wie
Diese Funktion ermöglicht das Kalkulieren von
Nein
Positionen wie im Stamm hinterlegt. Besonders
interessant ist diese Funktion bei der Bearbeitung
von Ausschreibungen. Die in der Ausschreibung
beschriebene Leistung ist in ihrem Standardleistungskatalog vorkalkuliert, aber anders
beschrieben. Nun können Sie die Kalkulation aus
dem Stamm in die anders beschriebene Position in
der Ausschreibung kopieren, ohne das sich die
Beschreibung verändert.
Ampelfunktion
Die Ampel zeigt Ihnen auf jeder Position das Nein
Ergebnis der Kalkulation.
ROT:
Kalkulation unter EK
GELB:
Kalkulation nicht kostendeckend
aber über EK
GRÜN: Kalkulation mit Gewinn, oder
Kosten deckend
Kalkulation
Sie wollen auf Basis des STLB-Bau schnell und
mit StLB-Bau sicher kalkulieren. Hinterlegt mit detailliertem
/ DBD
Kalkulationswissen für die Ermittlung der
Einzelkosten der Teilleistung (Baustoffe,
Bauhilfsstoffe, Lohnkosten, Gerätekosten und
sonstige Kosten) erzielen Sie eine fachgerechte
Kalkulation. Durch neuartige ABC-Analysen haben
Sie die wesentlichen Punkte Ihres Angebots
jederzeit im Überblick und gewinnen Zeit, um sich
auf die objektindividuellen Umstände, die kein
Programm vorhersehen kann, zu konzentrieren.
Natürlich mit automatischer Ausgabe der EFBBlätter für EFB- Preise 1a, 1b, 1c, 1d und 2 und
Offenlegung der Kalkulation.
6
Ja, x:bau
2.2. Bearbeitung von Angeboten und Ausschreibungen
Die Angebotsbearbeitung beinhaltet alle wichtigen Funktionen zum Erfassen,
Ändern und Kalkulieren von Angeboten. Hier sollen einige Besonderheiten
beschrieben werden.
Arbeitsgang Erläuterung
Zusatzpaket
Angebotswiedervorlage
Im CPUWIN kann jedes Angebot auf
Nein
Wiedervorlage gelegt werden. Im täglichen StartCheck wird dann an alle fälligen Angebote erinnert.
Angebotsnachfrage
Im Start- Check kann zusätzlich zu der obigen
Einzelwiedervorlage die Angebotsnachfrage nach
Kriterien aktiviert werden. Sie wollen z.B. alle
Angebote ab 10.000,- € netto, welche max. 2
Monate alt sind sehen.
Alternativund Bedarfspositionen
Im CPUWIN kann jede Position mit einem
einfachen Klick auf „Alternativ“ oder „Bedarf“
umgestellt werden.
Das Teilen
von
Angeboten
Sollen mehrere Bereiche / Kalkulatoren an einem
großen Angebot arbeiten, so können Sie dieses
problemlos am besten titel- oder gruppenweise
zerteilen, und später wieder zusammenfügen.
Nein
EFB- Blatt
EFB- Blätter direkt aus dem CPUWIN heraus,
ohne Anbindung des x:bau- Modules
Ja
Schnelländerung
In der Angebotserfassung gibt es
Schnelländerungstabellen. Mit diesen kann man
sehr schnell die Arbeitszeit, Einkaufs- und
Verkaufspreis pro Position erfassen oder ändern.
Die Preise für gleiche Artikel im Beleg kann man
schnell ändern. (Ändere den Preis für den Artikel
115411= 15-er CU- Rohr 1m Stange im Beleg und
in allen Stücklisten des Beleges).
Löschen
rückgängig
machen
Haben Sie aus Versehen eine oder mehrere
Positionen gelöscht, so können Sie diese mit
STRG+F3 wieder herstellen.
Nein
Automatisch
Zwischenspeichern
Das Programm speichert automatisch Ihre Arbeit,
allerdings in einen temporären Sicherungspfad.
Mit diesem kleinen Trick ermöglichen wir Ihnen die
Rückkehr zu dem Bearbeitungsstand vor dem
letzten Öffnen des Angebotes im CPUWIN.
Nein
Nein
Ab V. 3.2
Nein
7
Arbeitsgang Erläuterung
Zusatzpaket
Mehrere
Monitore
Falls Ihr PC mehrere Monitore ansteuern kann,
können Sie diese im CPUWIN benutzen. So
können Sie z.B. alle Angebote auf dem 1. Monitor,
und alle Rechnungen auf dem 2. Monitor anzeigen
und bearbeiten.
Nein
Bearbeiten
von
mehreren
Angeboten
Sie können problemlos mehrere Angebote öffnen
und bearbeiten. Bei Bedarf können Sie diese auf
einem Bildschirm untereinander anordnen, oder
auf mehreren nebeneinander.
Nein
Kopieren
aus anderen
Belegen
Sie können aus beliebigen anderen Belegen, auch
aus anderen Mandanten und sogar aus schon
verbuchten Rechnungen einzelne oder mehrere
Positionen kopieren.
Nein
Individuelle
KomplexLeistung
Vorgefertigte Komplexleistungen können in einem
Zug ins Angebot gerufen werden.
Makros
Positionsmakros erleichtern Ihnen die Arbeit. Ein
einmal angelegter Makro kann mittels Klick im
Angebot aufgerufen werden.
ZP „Jumbo,
Makro,
Gruppenkalkulation“
Druckvarianten
Sie können alle Positionen mit Einzelpreis
ausdrucken, oder nur pro Jumbo die erste Position
mit Gesamtpreis aller Positionen des Jumbos und
bei Bedarf mit allen folgenden Texten.
ZP „Jumbo,
Makro,
Gruppenkalkulation“
dto.Funktion
Wiederholen sich Texte, so können Sie die
Beschreibung dieser für die Folgepositionen
ausblenden.
Ab V. 4.0
Preisanfrage
Bestellliste
Zeitvorgabeliste
Aus dem Angebot heraus können Materiallisten,
Bestellisten pro Lieferant (auch eine Liste des
gesamten Materials an einen frei wählbaren
anderen Lieferant), Zeitvorgabelisten und
Kalkulationsauswertungen gedruckt werden.
Nein
CADCPUWIN bietet mehrere Schnittstellen zu CADSchnittstellen Systemen an (Ziemer- CAD, Primus- CAD, …)
ZP „CADSS“
Datanorm
Materialdaten vom Großhändler über Datanorm
Nein
DDN- direkt
Materialdaten vom Großhändler über Datanorm
direkt aus dem Internet.
Nein,
Ab V. 3.2
8
Arbeitsgang Erläuterung
Zusatzpaket
UGS
Datenübernahme aus Bildkatalogen. Dazu
gehören z.B. die Programme Digis, Megabild u.a..
Nein
UGL
Im CPUWIN ist auch der Preisabgleich zwischen
Ausführenden und Großhändlern mit der UGLSchnittstelle möglich.
ZP „UGL“
Bürgerle
Sie können Minuten in den Materialstamm
einlesen.
ZP
„Bürgerle“
ZVEH
Kalku- Hilfe in Leistungsstamm einlesen.
Unterstützt wird die Version GAEB.
ZP „ZVEH“
GAEB für
Handwerker
Mit dem ZP „GAEB Handwerk“ können DA81, 82,
83 eingelesen und DA81, 82, 84, 85 ausgegeben
werden. Unterstützt wird das Format GAEB 90 und
GAEB2000, ab CPUWIN 4.0 auch GAEB XML
ZP „GAEB
HW“
GAEB für
Planer + GU
Mit dem ZP „GAEB Planer“ können auch DA83
ausgegeben und DA84 eingelesen werden.
ZP „GAEB
Planer“
GAEB R+F
Für Richter + Frenzel gibt es eine spezialisierte
ZP „GAEB
GAEB 2000 Schnittstelle zu Preisanfrage, Preisinfo R+F“
und Bestellung.
Preisanfrage
in Excel
Natürlich können Sie auch eine Preisanfrage in
Excel (ZP) ausgeben und zum Händler mailen.
Preisvergleich
im Excel
Zum Zwecke des Preisvergleiches erstellt Ihnen
das CPUWIN automatisch ein Excelblatt mit allen
oder ausgewählten Positionen des Beleges.
Export /
Import
von Belegen
Sie können einen Teil des Angebotes nach Excel
übergeben und zu Partnern / SUBs, ... senden. Die
Preisantwort können Sie ins CPUWIN importieren.
Die Excel- Schnittstelle bietet sehr viele
Möglichkeiten, und wird ständig weiterentwickelt.
Steuersätze
Im CPUWIN sind mehrere Mehrwertsteuersätze
möglich.
Nein
Zu- und
Abschläge
auf
Positionen
Im CPUWIN können Sie Zu- und / oder Abschläge
auf Positionen und Bereiche von Positionen (z.B.
5% Zuschlag auf Pos. 1.1-1.7 und Pos.2.5)
machen.
Grundsätzlich sind auch mehrere Zu- und / oder
Abschläge möglich.
Nein
ZP „Excel“
9
Arbeitsgang Erläuterung
Zusatzpaket
Zu- und
Abschläge
auf Summen
Im CPUWIN können Sie Zu- und / oder Abschläge
auf Titel- oder Endsummen vergeben.
Grundsätzlich sind auch mehrere Zu- und / oder
Abschläge möglich.
Nein
Material und
Lohn
getrennt
Zum Nachweis können Sie Material- und Lohn im
Beleg getrennt ausweisen.
Nein
Titelzusammenstellung
Brutto
oder
Netto
Im CPUWIN können Sie zusätzlich zum Beleg,
(z.B. Angebot oder Rechnung) eine Titelzusammenstellung drucken. Diese druckt bei Bedarf die
Titel- und Gruppensummen inkl. Mehrwertsteuer
(gut für private Auftraggeber, z.B. Häuslebauer)
oder ohne Mehrwertsteuer (gut für gewerbliche
Auftraggeber).
Nein
Bilder im
Beleg
Auf Belegpositionen und Aufmasspositionen
können Sie je Position max. 3 Bilder zuordnen und
ausdrucken. Wollen Sie die Bilder nachbearbeiten,
so benutzen Sie einfach den Dokumentenexport
(z.B. nach MS Word).
ZP „Bilder +
Dokumenten
export“
Die oben aufgezeigten Arbeitsgänge und Funktionen sind für die Bearbeitung von
Angeboten und Ausschreibungen besonders interessant. Natürlich können Sie
alle oben aufgezeigten Arbeitsgänge und Funktionen auch in der
Auftragsbearbeitung oder Rechnungslegung benutzen.
3. Rechnungslegung im CPUWIN
Das CPUWIN als modernes Handwerker- und Baupaket verfügt über mehrere
Rechnungstypen, Abrechnungsmethoden, -varianten und -optionen.
3.1. Rechnungstypen im CPUWIN
Die folgende Übersicht zeigt die möglichen Rechnungstypen im CPUWIN.
Rechnungstypen im CPUWIN:
Rechnungstyp
Erläuterung
Zusatzpaket
Rechnung
Einzelrechnungen
Nein
Servicerechnung
Einzelrechnung für Serviceleistungen,
nach eigener Definition.
Nein
10
Rechnungstyp
Erläuterung
Zusatzpaket
Pro Forma Rechnung
Rechnung, welche keine FiBuBuchungen auslöst und keinen Umsatz
generiert. Hat eigenen Nummernkreis!
Ja,
ZP „4 interne
freie Belege“
Musterrechnung
Rechnung, welche ausschließlich als
Kopiervorlage dient. Löst keine FiBuBuchungen aus und generiert keinen
Umsatz.
Nein
Teilrechnung
Rechnung, welche Teilleistungen
abrechnet. Es kann mehrere
Teilrechnungen in einem Projekt geben.
Nein
Teilrechnungen können automatisch aus Ja, ZP „Erw.
Aufmaß“
Teilaufmaßen generiert werden.
Abschlagsrechnung
Rechnung, welche einen Geldbetrag als
Abschlag abrechnet. Es kann mehrere
Abschlagsrechnungen in einem Projekt
geben.
Nein
Schlussrechnung
Letzte Komplettabrechnung einer
Baustelle, eines Projektes, welche
schon gestellte Teil- oder
Abschlagsrechnungen berücksichtigt.
Nein
Gutschrift
Beleg, welcher Geld gutschreibt
Nein
Stornorechnung
Beleg, welcher eine gelegte Rechnung
oder einen Teil davon storniert.
Nein
Wartungsrechnung
Rechnung für Wartungsleistungen
Nein
Rechnung für Wartungsleistungen,
kann im ZP „Wartung und Service“
automatisch vom CPUWIN generiert
werden.
ZP
„Große
Wartung
und
Service“
Rechnung für Reparaturleistungen
Nein
Rechnung für Reparaturleistungen,
kann im ZP „Wartung und Service“
automatisch vom CPUWIN generiert
werden.
ZP
„Große
Wartung
und
Service“
Reparaturrechnung
11
Rechnungstyp
Erläuterung
Zusatzpaket
Regierechnung
Rechnung für Regiearbeiten
Nein
Rechnungen für Regiearbeiten können
aus den Kostenbuchungen NK
automatisch generiert werden.
ZP
„Generierung
Regie- RG“
Einzelrechnung, welche zyklisch
automatisch generiert wird.
ZP „Wiederkehrende
Rechnung“
Wiederkehrende
Einzelrechnung
Die Projektverwaltung spielt im CPUWIN bei der Abrechnung eine zentrale
Rolle. Im Projekt (auch Bauvorhaben) werden alle wichtigen Informationen zum
Abrechnungsstand konzentriert. So sieht man im Projekt den Auftragswert, die
aufgelaufenen Kosten, Massenermittlungen oder Aufmaße und natürlich auch die
schon gelegten Rechnungen.
Um die automatisierten Abrechnungsmöglichkeiten im CPUWIN zu nutzen muss
ein Projekt angelegt sein, und alle Vorgänge müssen diesem Projekt zugeordnet
sein.
Wichtig für die Art der Abrechnung ist die Abrechnungsmethode, diese wird im
Projekt eingestellt, d.h. pro Projekt / Bauvorhaben gibt es nur eine
Abrechnungsmethode. Diese sollte vor der ersten Rechnungslegung festgelegt
und im Projekt eingestellt sein.
3.2. Abrechnungsmethoden im CPUWIN – Projektstamm
Abrechnungsmethode
Erläuterung
Manuelle Abrechnung
Keine automatische Abrechnung. Sie sind frei in der
Wahl der Abrechnung, d.h. es geht alles, aber Sie
müssen es auch selber tun.
Fortlaufende
Teilrechnungen
NICHT kumuliert
Die Abrechnung erfolgt mit Teil- und Schlussrechnung, jedoch nicht kumuliert, d.h. jede
Teilrechnung rechnet den entsprechenden
Bauabschnitt einzeln ab, ohne dass in den
Teilrechnungen die Leistungen der vorherigen
Abrechnungen kumuliert werden. In dieser
Abrechnungsart gibt es eine besonders effektive
Generierungsmöglichkeit für die Teilrechnungen aus
den Teilaufmaßen (Massenermittlung).
Nur in der Schlussrechnung werden alle Mengen- und
Massen kumuliert dargestellt, und alle Teilrechnungen
oder Teilzahlungen abgesetzt.
12
Abrechnungsmethode
Erläuterung
Fortlaufende
Teilrechnungen
kumuliert
Die Abrechnung erfolgt mit Teil- und Schlussrechnung, auch in den Teilrechnungen kumuliert, d.h.
jede Teilrechnung rechnet die gesamte erbrachte
Leistung mit Massen und Mengen ab, und ab der 2.
Teilrechnung werden Mengen- und Massen aus den
vorherigen Abrechnungen abgezogen. In der
Schlussrechnung werden alle Mengen- und Massen
kumuliert dargestellt, und die Teilrechnungen oder
Teilzahlungen abgesetzt.
kumulierte
Rechnungslegung nach
VOB
Fortlaufende
Abschlagsrechnungen
NICHT kumuliert
Die Abrechnung erfolgt mit Abschlags- und Schlussrechnung, jedoch nicht kumuliert, d.h. jede
Abschlagsrechnung rechnet den entsprechenden
Bauabschnitt als Geldwert einzeln ab.
Nur in der Schlussrechnung wird die Gesamtleistung
komplett dargestellt und die Abschlagsrechnungen
oder Abschlagszahlungen abgesetzt.
Fortlaufende
Abschlagsrechnungen
kumuliert
Die Abrechnung erfolgt mit Abschlags- und Schlussrechnung, auch in den Abschlagsrechnungen
kumuliert, d.h. jede Abschlagsrechnung rechnet die
gesamte erbrachte Leistung ab, und ab der 2.
Abschlagsrechnung werden die vorherigen
Abrechnungen abgezogen. In der Schlussrechnung
werden alle Mengen- und Massen kumuliert
dargestellt, und die Abschlagsrechnungen oder
Abschlagszahlungen abgesetzt.
Abrechnungsmodi fortlaufende Teil- bzw. Abschlags-Rechnung:
Bei den Abrechnungsmodi „fortlaufende Teil- bzw. Abschlags- Rechnung“ werden
die Teil- bzw. Abschlagsrechnungen je Projekt automatisch hochgezählt (Hiermit
ist nicht die Rechnungsnummer gemeint, sondern der Zähler für die 1., 2., 3. Teiloder Abschlagsrechnung).
Abrechnungsmodi kumuliert:
Bei kumulierten Rechnungen werden immer die gesamtem Mengen oder
Geldwerte abzgl. der schon gelegten Teil- bzw. Abschlagsrechnungen
abgerechnet, und dies nicht nur in der Schlussrechnung, sondern ab der 2. Teilbzw. Abschlagsrechnung.
Die Abrechnungsvielfalt, welche meist vom Auftraggeber vorgegeben wird kennt
noch viele weitere Varianten und Optionen. Hier eine Übersicht der
Abrechnungsmöglichkeiten im CPUWIN.
13
3.3. Weitere Abrechnungsvarianten mit dem Grundpaket
Abrechnungsvariante Erläuterung
oder -option
Bruttoabzüge
Nach dem Ausweis der Mehrwertsteuer und
Bruttosumme werden Rechnungen oder Zahlungen
abgezogen. Dabei wird dieser Bruttobetrag
umsatzsteuertechnisch richtig verwaltet.
Bruttozuschläge
Nach dem Ausweis der Mehrwertsteuer und
Bruttosumme werden Zuschläge erfasst. Dabei wird
dieser Bruttobetrag umsatzsteuertechnisch richtig
verwaltet.
Nettoabzüge
Nach der Nettosumme werden Rechnungen oder
andere Werte abgezogen (In Prozent oder als Betrag).
Nettozuschläge
Nach der Nettosumme werden Zuschläge erfasst (In
Prozent oder als Betrag).
Das Absetzen von
Zahlungen anstelle
Rechnungen
In allen Teil-, Abschlags- und Schlussrechnungen
besteht die Möglichkeit, Rechnungen oder Zahlungen
abzusetzen. Das Absetzen von Zahlungen sollte immer
nach dem Ausweis der Mehrwertsteuer geschehen.
Wurde das ZP „OP- Verwaltung Debitoren“ erworben,
und wurden die Zahlungseingänge im CPUWIN erfasst,
so trägt das CPUWIN die Zahlungsbeträge automatisch
ein. Ist dies nicht der Fall, können Sie Zahlungen in der
Rechnungserfassung (beim Absetzen der Zahlung)
erfassen.
Das Erstellen einer
Zahlungsübersicht
Sehr beliebt ist die Zahlungsübersicht im Anschluss an
die Rechnung, da diese sehr übersichtlich zeigt, welche
Rechnungen wie bezahlt wurden.
Eine Zahlungsübersicht kann nur in einer Teil-,
Abschlags- oder Schlussrechnung erstellt werden, in
welcher Rechnungen abgesetzt wurden.
Das Erstellen einer
Rechnungsübersicht
Sehr beliebt ist die Rechnungsübersicht im Anschluss
an die Rechnung, wenn Zahlungen abgesetzt wurden,
da diese sehr übersichtlich zeigt, welche Rechnungsbeträge ursprünglich berechnet wurden, und welche
bezahlt wurden.
Die Rechnungsübersicht kann nur in einer Teil-,
Abschlags- oder Schlussrechnung erstellt werden, in
welcher Zahlungen abgesetzt wurden.
14
Abrechnungsvariante
oder -option
Automatische
Erstellung der
Schlussrechnung aus
dem Auftrag
Erläuterung
Automatisches
Absetzen der Teil- /
Abschlagsrechnungen
In jeder Teil-, Abschlags- oder Schlussrechnung kann
man auf Knopfdruck alle im Projekt vorhandenen Teil- /
Abschlagsrechnungen oder -zahlungen automatisch
absetzen.
Gemischte
Abrechnung Teil- und
Abschlagsrechnung
Im CPUWIN kann man Teil- und Abschlagsrechnungen
gemischt benutzen.
Beim automatischen Absetzen der Teil- und
Abschlagsrechnungen werden beide Rechnungstypen
beachtet.
Die Schlussrechnung wird automatisch aus dem
Auftrag kopiert, und danach werden alle im Projekt
vorhandenen Teilrechnungen oder Teilzahlungen /
Abschlagsrechnungen oder Abschlagszahlungen
automatisch abgesetzt.
Zwei 3. Teilrechnungen Grundsätzlich zählt die CPUWIN- Automatik die
in einem Projekt
Teilrechnungen vorwärts hoch, also nach „3“ kommt
„4“, was im Standard auch sehr hilfreich ist. Bei Bedarf
können Sie die „4“ manuell wieder auf „3“ setzen, um
eine zweite 3. Teilrechnung (z. B. 3. TR + 3. TR
Nachtrag getrennt) zu erzeugen. Das System zählt
dann bei der nächsten Teilrechnung mit „4“ weiter.
Rechnungslegung
nach § 13b USTG
Steuerfreie Rechnungen nach § 13b sind natürlich auch
möglich. Dabei kann man im Kundenstamm oder im
Rechnungskopf einstellen, welcher Steuersatz benutzt
werden soll. Die § 13b – Automatik im CPUWIN
ergänzt notwendige Texte in der Rechnung.
Eine Rechnung mit
verschiedenen
Steuersätzen
Im CPUWIN sind verschiedene Mehrwertsteuersätze in
einer Rechnung möglich, indem man die Rechnung
gruppiert. Pro Gruppe ist dann ein Steuersatz möglich.
Automatische
Rechnungs- oder
Sammelrechnungsgenerierung aus
Lieferscheinen
Im CPUWIN können Sie aus einem Lieferschein
automatisch eine Einzelrechnung oder aus mehreren
Lieferscheinen automatisch eine Sammelrechnung
generieren.
Um Doppelabrechnungen zu vermeiden wird im
Lieferschein vermerkt, dass er abgerechnet ist.
Werden Sammelrechnungen generiert, so wird je
Lieferschein eine Gruppe mit Lieferscheinnummer und
Zwischensumme erstellt.
15
Abrechnungsvariante
oder -option
Automatische
Rechnungs- oder
Sammelrechnungsgenerierung aus
Aufträgen
Erläuterung
Skontierbare
Positionen
Grundsätzlich sind alle erfassten Positionen skontierbar
(d.h. auf diese darf das vereinbarte Skonto gezogen
werden). Bei Bedarf können einzelne Positionen auf
nicht skontierbar umgestellt werden. Der gesamtskontierbare Betrag kann in der Rechnung
ausgewiesen werden.
Im CPUWIN können Sie aus einem Auftrag
automatisch eine Einzelrechnung oder aus mehreren
Aufträgen automatisch eine Sammelrechnung
generieren. Dabei wird im Auftrag vermerkt, dass er
abgerechnet ist, um Doppelabrechnungen zu
vermeiden. Werden Sammelrechnungen generiert, so
wird je Auftrag eine Gruppe mit Auftragsnummer und
Zwischensumme erstellt.
Titelzusammenstellung Zusätzlich zu der Liste „Titelzusammenstellung“ besteht
in der Rechnung frei
die Möglichkeit direkt in der Rechnung eine
positionierbar
Titelzusammenstellung als automatisierten
Textbaustein aufzurufen. Diese kann an jeder
beliebigen Stelle der Rechnung platziert werden. Der
Vorteil liegt darin, dass die Titelzusammenstellung in
die Rechnung integriert ist, und somit auch beim
Seitenzähler mit berücksichtigt wird (z.B. Seite 1
Rechnungskopf, Seite 2 Titelzusammenstellung, ab
Seite 3 Rechnungsinhalt.
Ausgabe der
Kalkulation
Zum Nachweis können Sie die Kalkulation ausweisen.
20% vom Lohn
Für Privatkunden können Sie in der Rechnung
automatisch 20% vom Lohn- VK zzgl. MwSt. ausweisen
lassen.
Abgabe der ermittelten
Massen mittels DA11
Auch im CPUWIN (ohne ZP „MWM- Libero“) besteht
die Möglichkeit aus dem Aufmaß, dem Auftrag oder der
Rechnung eine DA11- Datei zu erzeugen. Erlaubt ist
nur die freie Formel 91.
Ein Kostenträger und
eine Kostenstelle je
Rechnung
Im CPUWIN- Grundpaket kann pro Rechnung ein
Kostenträger (Projekt) und eine Kostenstelle (Bereich)
zugeordnet werden. Sollen pro Rechnung mehrere
Kostenstellen zugeordnet werden, dann benötigen Sie
das ZP „Erweiterte Kostenstellenrechnung“.
16
3.4. Weitere Abrechnungsoptionen in CPUWIN Zusatzpaketen
Abrechnungsoption
Zusatzpaket
Automatisches
Erstellen einer
Regierechnung aus der
erbrachten Leistung
Erläuterung
Kann nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet
werden, so ist dieses Zusatzpaket erste Wahl. Aus den
in der Nachkalkulation erfassten Daten werden unter
Angabe von Zuschlagssätzen automatisch
Rechnungen generiert. In den abgerechneten NKPositionen wird der Abrechnungsstatus vermerkt. Somit
werden bei der nächsten Abrechnung nur noch nicht
abgerechnete Positionen beachtet.
Automatische
Erstellung der
Teilrechnung aus
Massenermittlung
(ZP „Erw. Aufmaß“)
In der Abrechnungsart nicht kumuliert, kann man
automatisch aus den Teilaufmaßen Teilrechnungen
erzeugen. Dies ist eine sehr einfache und effektive
Variante, welche Erfassungs- oder Bedienungsfehler
nahezu ausschließt.
Excel- Aufmaß
Das spezialisierte Excel- Aufmaß ermöglicht die
Erfassung der Mengen auf der Baustelle (PDA,
Notebook) und das automatisierte Einlesen der in Excel
erfassten Daten ins CPUWIN.
Zuvor wird das Excelaufmassblatt automatisch aus
dem CPUWIN heraus erstellt.
UVP- Liste
Automatische Ermittlung der unfertigen Leistungen.
Diese Auswertung kann durch Selektion verschiedener
Auswertungskriterien und Listenformen variiert werden.
Automatisches
Erstellen
wiederkehrender
Rechnungen
Zyklisch wiederkehrende Rechnungen können mit
diesem Zusatzpaket automatisch abgerechnet werden.
Als Zyklus sind zur Zeit möglich: Jahr, Halbjahr,
Quartal, Monat.
Automatische
Rechnungsgenerierung
aus Fertigmeldung für
Wartung + Service
Im ZP “Wartung- und Service“ können aus den
Anlageninformationen automatisch Wartungsaufträge
generiert werden. Alle fertiggemeldeten Wartungsaufträge können dann automatisch in Rechnung
gestellt werden, wobei Sie wählen können, ob Wartung
und / oder Reparaturkosten abgerechnet werden
sollen.
Der Rechnungstyp wird entsprechend auf
„Wartungsrechnung“ oder „Reparaturrechnung“
gesetzt.
Rechnungen mit
Bruttobeträgen
Im ZP „Barverkauf / Kasse“ ist das Fakturieren von
Bruttobeträgen auf Einzelpositionen möglich.
17
Abrechnungsoption
Zusatzpaket
Datenübergabe an
Finanzbuchhaltung
Erläuterung
Die Rechnungsausgangsdaten und die dazugehörigen
Debitoren können mit Erlöscode (Erlöskonto) bei
Bedarf mit abweichendem Debitorenkonto, Nettobetrag,
Bruttobetrag und Umsatzsteuer an verschiedene
Finanzbuchhaltungen übergeben werden.
Bei Bedarf ist auch die Übergabe von Kostenstellenund Kostenträgerbuchungen möglich.
Transfer Offene Posten Um die Übersicht im CPUWIN zu erhöhen besteht die
aus FiBu ins CPUWIN Möglichkeit die Offenen Posten aus der FiBu ins
CPUWIN zurück zu transferieren.
Die Übergabe kann für Debitoren und Kreditoren
getrennt aktiviert werden.
Ein Kostenträger und
mehrere Kostenstellen
je Rechnung
Das ZP „Erweiterte Kostenstellenrechnung“ ermöglicht
das Verwalten und Auswerten von mehreren
Kostenstellen (Bereichen) je Beleg (Rechnung, Auftrag,
Lieferschein).
3.5. Weitere Funktionen in CPU- fremden Zusatzpaketen
Massenermittlung nach REB 23.003:
Die Anbindung des MWM– Libero ermöglicht die Massenermittlung nach REB
23.003. Zusätzlich können die Massen in einer DA11- oder DA11e- Datei zur
Abgabe erzeugt werden.
Scannen von LV’s auf Papier und Import ins CPUWIN:
Mit dem Zusatz „MWM- Primo“ können Sie Ausschreibungen auf Papier ins
CPUWIN importieren, um sie dort zu bearbeiten.
Viel Spaß bei der Arbeit
Das CPU-Team wünscht Ihnen viel Spaß beim Arbeiten.
Hinweis:
Das CPUWIN wird ständig weiterentwickelt. Dabei tragen auch Ihre Wünsche und
Verbesserungsvorschläge dazu bei, dass die Software praxisnah gestaltet wird.
Für Anregungen und Hinweise ist das CPU-Team jederzeit dankbar.
Es ist möglich, dass Teile der Beschreibung und Bilder mit dem tatsächlichen
Zustand nicht mehr überein stimmen. Sollten Sie an einer Stelle nicht weiter
kommen, setzen Sie sich bitte mit Ihrem CPUWIN- Fachhändler in Verbindung.
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