close

Anmelden

Neues Passwort anfordern?

Anmeldung mit OpenID

DocuWare 5 - was Sie erwartet - rapid enterprise solutions

EinbettenHerunterladen
magazin
Nr.10
April 2005
DocuWare 5 - was Sie erwartet
■
Einfach sicher durch Rollen und Profile Rechteverwaltung in DocuWare 5
■
Die neue Generation von DocuWare Zur Umstellung von DocuWare 4 auf DocuWare 5
■
Geben Sie uns Ihr Feedback
und gewinnen Sie einen
iPod shuffle!
editorial
DocuWare 5 – die nächste Generation
Positionierung der DocuWare-Produkte
3
Einfach sicher durch Rollen und Profile
Rechteverwaltung in DocuWare 5
5
DocuWare Seminartour 2005
DocuWare 5 im Mittelpunkt
10
Optimaler Service und Transparenz
12
Schneller Zugriff verbessert Kundenservice
administration
Anwender-Magazin Nummer 10
Zehn Ausgaben DocuWare Anwendermagazin – ein
kleines Jubiläum. Unser Ziel war und ist, Sie bei der
Nutzung Ihrer DocuWare-Lösung zu unterstützen
und neue Möglichkeiten aufzuzeigen, Ihre betrieblichen Prozesse mit DocuWare weiter zu optimieren
und damit die Effizienz Ihrer Organisation zu
verbessern. Ihr bisheriges Feedback bestätigt uns.
Bitte sagen Sie uns auch künftig offen und ehrlich
Ihre Meinung.
Das Anwender-Magazin hat sich damit zu einem
wichtigen Instrument im Dialog zwischen Ihnen als
Anwender und uns als Hersteller entwickelt. Wir
nutzen die Erkenntnisse aus diesem Dialog für
unsere künftige Produktentwicklung. Und da haben
wir Großes vor, wie Sie aus unserer ersten Vorschau
auf DocuWare 5 in dieser Ausgabe ersehen.
Bei allen wunderbaren neuen Möglichkeiten steht
für uns Ihr Hauptanliegen im Vordergrund: Ein
einfacher, problemloser Umstieg, einfachste Bedienung und auch künftig minimaler Aufwand mit der
Administration und Konfiguration Ihrer DocuWareLösung.
Die neue Generation von DocuWare
Zur Umstellung von DocuWare 4 auf 5
14
Terminalserver und Citrix
DocuWare 4 Server-basiert
16
anwendung
eLearning-Training Elektronische Signatur 21
Qualifizierte Signatur in DocuWare 5
Drag & Drop in DocuWare
Dateien mit der Maus ablegen
Ihr Jürgen Biffar
22
Schreibmaschine ade
24
Formulare digital ausfüllen mit DocuWare
Leserumfrage: iPod gewinnen
25
Verzeichnis bisher erschienener Artikel
26
Impressum
13
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
2
inhalt
management
management
DocuWare 5 – die nächste Generation
Positionierung der DocuWare-Produkte heute und in Zukunft
Mit DocuWare 5 bringt DocuWare ein Dokumentenmanagement-System
auf den Markt, das vollständigen Funktionsumfang, höchstmögliche Sicherheit,
beste Performance sowie alle Voraussetzungen für mobiles Arbeiten mit
archivierten Dokumenten bei einfachster Administration und Bedienung bietet.
DocuWare erschließt mittelgroßen Organisationen
mit seinen Software-Lösungen ein umfassendes
integriertes Dokumenten-Management. Drei
Kerneigenschaften zeichnen DocuWare-Produkte
hierfür besonders aus:
■ DocuWare-Produkte sind überaus einfach zu
installieren, zu administrieren und zu bedienen
■ DocuWare-Produkte verfügen über herausragende funktionale Qualität und Stabilität
■ DocuWare-Produkte sind in besonderer Weise
geeignet für den von DocuWare ausschließlich
gewählten Partnervertrieb, weltweit
Auch mit der in den nächsten Monaten erscheinenden Version 5 orientiert sich DocuWare konsequent an diesen drei Kerneigenschaften. Darüber
hinaus erschließt die neue Version den DocuWareAnwendern erstmals Funktionen und Technologien,
die bisher aufgrund der hohen Komplexität
ausschließlich großen Organisationen mit entsprechenden Budgets und IT-Kapazitäten vorbehalten waren. DocuWare 5 setzt hierzu vier Schwerpunkte:
1. High-Performance Server Technologie
Die bisherige Client-Server-Architektur wird durch
eine Multi-Tier-Architektur ersetzt. Die Administration vor allem bei größeren Benutzerzahlen wird
dadurch wesentlich vereinfacht. Gleichwohl steigen
die Anforderungen an die Server-Systeme. Die
neuen Server-Module sind deshalb auf bestmögli-
DocuWare lässt sich in Form von drei Ebenen
darstellen: Die Infrastruktur, bestehend aus den
archivierten Dokumenten, Informationen zu den
Dokumenten in Datenbanken sowie den Benutzern. Darauf aufbauend die DocuWare Server auf
der Server Seite. Auf der Client Seite finden Sie die
Funktionalitäten zum Arbeiten mit DocuWare.
che Ressourcennutzung und Performance optimiert. DocuWare bietet damit trotz deutlich aufwändigerer Technik den Anwendern weiterhin die
von DocuWare gewohnte herausragende Verarbeitungsgeschwindigkeit.
2. Sicherheit
Neben dem obligatorischen Schutz vor Verlust von
Dokumenten und Daten gewinnt nun auch der
Schutz vor unberechtigtem Zugriff in mittleren
Organisationen schnell an Bedeutung.
DocuWare setzt mit der neuen Softwaregeneration
auf eine offene, standardbasierte Systemarchitektur und bietet dadurch weiterhin maximalen
Verfügbarkeits- und Investitionsschutz. Die neue
Architektur kapselt sämtliche Dokument-Repositories und schützt so, optional ergänzt um Verschlüsselungstechniken, hundertprozentig vor unberechtigtem Zugriff auf Dokumente – auch durch
Administratoren.
Ergänzt wird diese Schutztechnik durch ein sehr
detailliertes Berechtigungskonzept bis auf Einzeldokument und Feldebene sowie ein- und ausschaltbare Logging-Möglichkeiten für alle Benutzer- und
Administratortätigkeiten.
Weiterhin bietet DocuWare nun alle Formen der
digitaler Signatur einschließlich HandschriftSignatur, Zeitstempel und der Qualifizierten Elektronischen Signatur gemäß EU-Richtlinie.
3. Skalierbarkeit
DocuWare-Anwender weiten den Einsatz ihrer
Dokumentenmangenent-Lösung zunehmend
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
3
management
innerhalb der Organisation aus, vermehrt auch
über Standort- und Landesgrenzen hinweg.
Mit DocuWare 5 wird die zentrale Administration
großer Benutzerzahlen und verteilter Standorte
deutlich vereinfacht. Dies geschieht zum einen
durch die Einführung von Rollen und Profilen,
durch automatische Client-Updates und durch die
Replizierbarkeit der einzelnen Server-Module
einschließlich entsprechender Cache- und FailOver-Mechanismen.
Zum anderen verfügt DocuWare 5 über neue
Funktionen zur Replikation von DokumentenRepositories (Archiven) über mehrere Standorte
hinweg. Dies schließt die partielle Replikation nach
feingliedrigen Kriterien sowie die Replikation
zwischen vorhandenen Archiven unterschiedlicher
Struktur ein.
Durch das dezidierte Berechtigungskonzept, das
neben Benutzern und Gruppen mit Rollen und
Profilen arbeitet, lässt sich mit DocuWare 5 auch
eine große Anzahl von Benutzern einfach verwalten. Unberechtigter Zugriff auf kritische Dokumente ist ausgeschlossen.
4. Mobilität
Ortsunabhängiges Arbeiten mit dem Laptop wird
mehr und mehr zum Standard. Insbesondere von
E-Mail-Systemen sind es Anwender bereits heute
gewohnt, sowohl Online im LAN oder über Internet
ihre Post zu bearbeiten, als auch Offline unterwegs
ohne Verbindung zum Netzwerk. Gleiches gilt
künftig für den Umgang mit sämtlichen Dokumenten, die in DocuWare verwaltet werden.
Ein komplettes DocuWare 5 System lässt sich sehr
einfach als Einzelplatz-System auf einem Laptop
installieren. Individuell konfigurierbare Synchronisationsfunktionen ermöglichen die Mitnahme von
frei definierbaren Dokumentbeständen im LaptopArchiv, deren Offline-Bearbeitung und Ergänzung
sowie den regelmäßigen Abgleich von Laptop- und
zentralem Organisationsarchiv über LAN oder
Internet. Durch den Offline-Betrieb lassen sich nun
auch mobile Anwender mit geringem Aufwand in
DocuWare-Workflow-Prozesse einbeziehen.
DocuWare bietet seinen Kunden dabei den gewohnten Investitionsschutz: Anwender können ihr
bestehendes System durch komfortable Programmfunktionen sehr einfach im laufenden Betrieb auf
die neue Version umstellen. Das Software-Upgrade
ist im Rahmen eines gültigen Wartungsvertrages
kostenfrei.
Jürgen Biffar
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
4
management
Einfach sicher durch Rollen und Profile
DocuWare 5 bietet ein detailliertes Berechtigungskonzept,
das die Rechtevergabe vereinfacht und das System sicherer macht
Die Sicherheit eines Dokumentenmanagement-Systems hängt nicht zuletzt davon ab,
dass unberechtigte Zugriffe auf archivierte Dokumente ausgeschlossen sind.
Gleichzeitig müssen jedem Mitarbeiter Zugriffsmöglichkeiten auf die für seine Tätigkeit
relevanten Dokumente eingeräumt werden. DocuWare 5 leistet beides – und bedient sich
dabei einer komplexen, aber übersichtlichen und einfachen Rechteverwaltung.
DocuWare 5 unterscheidet zwischen DocuWare
System und DocuWare Organisation. Jede Installation besteht aus einem System und einer oder
mehreren Organisationen. Auf der Ebene DocuWare
System werden beispielsweise Datenbank-Verbindungen und Speicherorte verwaltet, die wiederum
den Organisationen als Ressourcen zur Verfügung
gestellt werden. DocuWare-Archive werden einzig
auf Organisationsebene angelegt und verwaltet.
Auch die Benutzerverwaltung in DocuWare 5
findet auf Organisationsebene statt.
gen oder einen Job für die Archivierung von EMails einzurichten. Archivrechte hingegen umfassen ausschließlich Rechte, die auf ein Archiv
bezogen sind, wie das Ablegen und Suchen eines
Dokuments, die Änderung von Indexeinträgen oder
Funktionale Rechte und Archivrechte
Grundlegend für die Rechteverwaltung in DocuWare
ist zunächst die Unterscheidung in funktionale
Rechte und Archivrechte. Funktionale Rechte sind
Rechte auf bestimmte Programmfunktionalitäten.
Das Recht, bestimmte Menübefehle des Hauptprogramm oder des Viewers zu verwenden, gehört
ebenso dazu wie das Recht, einen Stempel anzule-
Die Handlungsmöglichkeiten eines Benutzers in DocuWare ergeben sich aus der
Summe der einzelnen Archivrechte und
funktionalen Rechte, über die er verfügt.
den Export von Dokumenten oder eines Archivs in
das Dateisystem. Der Handlungsspielraum eines
Benutzers, also die Möglichkeiten, die einem
Benutzer in DocuWare für die Arbeit mit Dokumenten zur Verfügung stehen, ergibt sich aus den
einzelnen Archivrechten und funktionalen Rechten,
über die er verfügt.
Die Aufgaben, die die Mitarbeiter mit DocuWare
erledigen, sind oft sehr komplex. Dazu benötigen
sie genau zugeschnittene Zugriffsrechte auf Dokumente und DocuWare-Funktionen. Die Handlungsspielräume, die ein DocuWare-Benutzer hat, müssen dementsprechend genau so groß sein, dass der
Mitarbeiter seine Aufgaben reibungslos erledigen
kann. Andererseits soll unberechtigten Benutzern
der Zugriff auf Dokumente und Archive absolut
unmöglich sein. DocuWare 5 ist durch seine fein
granulierte Rechtestruktur in der Lage, jedem
Benutzer die notwendigen Rechte für seine Tätigkeiten und Aufgabenstellungen zur Verfügung zu
stellen – nicht mehr und nicht weniger.
Nun wäre es äußert aufwändig, wollte ein Administrator aus den vielen einzelnen funktionalen
Rechten und Archivrechten jedem Benutzer einzeln
seine notwendigen Rechte zukommen lassen.
In einem großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern würde er schnell die Übersicht verlieren. Die
Benutzerverwaltung in DocuWare 5 arbeitet daher
nicht nur mit Benutzern und Gruppen, sondern
lässt zudem die Definition von Rollen und Profilen
zu. Mit Hilfe von Rollen und Profilen ist die Rechtevergabe in DocuWare einfach und übersichtlich.
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
5
management
Rechteverwaltung über Profile und Rollen
Profile und Rollen sind Bündelungen von Rechten.
Über Profile und Rollen ist es möglich, anstelle von
vielen Einzelrechten in „Containern“ zusammengefasste Rechte zu vergeben. Die Vergabe von Rechten über Profile und Rollen hat zwei entscheidende
Vorteile: Detaillierte, fein granulierte Zusammenstellungen von Rechten können auf Knopfdruck an
beliebig viele Benutzer vergeben werden, ohne dass
ein Administrator pro Benutzer die komplexe
Rechtestruktur per Hand anpassen muss. Zusammenstellungen von Rechten existieren auch ohne
Benutzer. Falls ein Mitarbeiter die Firma verlässt,
kann ein Nachfolger ohne Aufwand die gleichen
Rechte zugewiesen bekommen, unabhängig davon
wie spezifisch und detailliert die Rechtezuweisung
im Einzelnen ist.
Zunächst werden Einzelrechte zu Profilen zusammengefasst, wobei zwischen Archiv- und Funktionsprofilen unterschieden wird. Archivprofile
umfassen ausschließlich auf ein Archiv bezogene
Rechte wie Ablegen und Suchen. Pro Archiv können unterschiedliche Archivprofile eingerichtet
werden, je nachdem, welche Handlungsmöglichkeiten ein Archivprofil zur Verfügung stellen soll.
Beispielsweise braucht der Leiter der Finanzbuchhaltung mehr Zugriffsmöglichkeiten auf ein
Buchführungsarchiv als ein Sachbearbeiter. Funktionsprofile bündeln hingegen ausschließlich Rechte
auf Menüfunktionen oder administrative Rechte
wie das Einrichten öffentlicher Stempel.
Einzelne Profile wiederum werden Rollen zugewiesen. Rollen sind demnach Zusammenfassungen von
Profil
Rolle
Archivrechte und funktionale Rechte können zu
Archivprofilen und funktionalen Profilen zusammengefasst werden. Sie dienen der komfortablen
Zuweisung auch von komplexeren Zusammenstellungen von Rechten. Profile können Benutzern
und Rollen zugeteilt werden.
Rollen sind Zusammenfassungen, Container, von
mehreren Profilen. Eine Rolle kann sowohl Profile
mit funktionalen Rechten als auch Profile mit
Archivrechten umfassen. Rollen können Gruppen
und Benutzern zugewiesen werden. Wird einem
Benutzer oder einer Gruppe eine Rolle zugewiesen, verfügt der Benutzer/die Gruppe über sämtlich darin gebündelten Funktionalitäten und
Rechte.
Profilen und damit Bündelungen sowohl von
Archiv- als auch von Funktionsrechten. Rollen
umfassen alle Rechte, die für die Erfüllung einer
bestimmten Funktion in einer Firma benötigt
werden. Rollen fassen immer Berechtigungen, aber
keine Benutzer zusammen. Die Berechtigungen
werden einer Rolle immer durch Profile, nicht
jedoch durch Einzelrechte zugewiesen.
Rollen werden Benutzern oder Gruppen zugewiesen; Benutzer und Gruppen, denen eine Rolle
zugewiesen ist, verfügen über sämtliche Rechte, die
in der Rolle gebündelt sind. Da die Rolle mehrere
Archivprofile zusammenfassen kann, kann einem
Benutzer durch die Zuweisung einer Rolle Zugriff
Rollen sind Bündelungen von Profilen
auf mehrere Archive gewährt werden.
Die Einrichtung von Rollen und Profilen hängt
davon ab, welche Aufgaben und Tätigkeiten die
Mitarbeiter, die mit DocuWare arbeiten, mit Hilfe
des DocuWare-Systems bewältigen sollen. Sicher
wird ein Administrator immer über mehr Funktionale Rechte verfügen als ein gewöhnlicher Mitarbeiter; im Gegenzug benötigt der Mitarbeiter
weitgehendere Rechte auf Dokumente in einem
Archiv als der Adminstrator. In DocuWare bekommen der Adminstrator und der gewöhnliche
Mitarbeiter entsprechend unterschiedliche Rechte
und damit unterschiedliche Profile und Rollen
zugewiesen.
Ausgangspunkt für die Einrichtung von Rollen und
Profilen sollten immer die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter sein. Über die
Vergabe von Rollen und Profilen muss gewährleistet sein, das jeder einzelne Mitarbeiter all die
Rechte hat, die er braucht, um seine Aufgabe zu
erfüllen und ihm gleichzeitig der Zugriff auf
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
6
management
Benutzer
Für jeden Mitarbeiter, der mit DocuWare arbeiten soll, wird in der Regel mindestens ein Benutzer angelegt. Benutzer können Gruppen angehören. Benutzern können Rollen und Profile
zugeordnet werden.
Gruppe
Gruppen sind Zusammenfassungen von Benutzern. Benutzer, die über die gleichen Programmfunktionalitäten verfügen und die gleichen
Archivrechte besitzen sollen, lassen sich sinnvoll
zu Gruppen zusammenfassen. Entsprechende
Rechte erhält der einzelne Benutzer über die
Zugehörigkeit zu der Gruppe. Rollen können
Gruppen zugewiesen werden.
sensible Daten nur eingeschränkt oder gar nicht
möglich ist.
Gruppen versus Rollen
Gruppen sind Zusammenfassungen von mehreren
Benutzern. Die Zusammenfassung von Benutzern
zu Gruppen macht dann Sinn, wenn alle Benutzer
der Gruppe die gleichen Rechte im DocuWareSystem haben sollen und gleiche oder ähnliche
Tätigkeiten auszuüben haben. Demnach werden
Benutzern Gruppen zugewiesen, um sie auf einfache Art mit Rechten auszustatten. Sie können auch
über die Zuweisung von Rollen zu Benutzern
einfach und schnell definieren, dass alle Mitarbeiter mit gleicher oder ähnlicher Aufgabe die gleichen Rechte in DocuWare erhalten. Es ist Ihnen
überlassen, ob sie Ihre Mitarbeiter beziehungsweise
Benutzer über die Zuordnung zu Gruppen oder die
Zuweisung von Rollen mit Rechten ausstatten.
Möglich ist natürlich auch eine Kombination von
beidem. DocuWare bietet beide Varianten an, somit
können Sie sich das Vorgehen auswählen, das Ihnen
vertraut ist. Gruppen und Rollen sind verschiedene
Sichtweisen auf ein und dieselbe Thematik. Drehund Angelpunkt sind die Funktionen im DocuWareSystem. Einmal sind die Mitarbeiter und entsprechend die Benutzer und Gruppen der Ausgangspunkt. Das andere Mal sind die Arbeitsabläufe
beziehungsweise die Funktionen im DocuWareSystem der Ausgangspunkt.
1. Sichtweise Gruppe
Wenn Sie es gewohnt sind, in der Benutzerverwaltung mit Gruppen zu arbeiten, können Sie das auch
in DocuWare 5 tun. In diesem Fall bilden Sie
zunächst Gruppen entsprechend der Tätigkeiten
der Mitarbeiter im Unternehmen. Diese Gruppen
statten Sie über die Zuweisung von Rollen mit den
notwendigen Rechten aus. Neue Benutzer mit
bestimmten Tätigkeiten brauchen Sie immer nur
der entsprechenden Gruppe zuzuweisen, um sie mit
den nötigen Rechten auszustatten. Gruppen
verwenden Sie sinnvollerweise dann, wenn Sie
Benutzer aus einem Verzeichnisdienst importieren.
Durch das Synchronisieren der DocuWare-Gruppe
mit einer Gruppe aus einem Verzeichnisdienst
werden die Benutzer in DocuWare importiert und
dort der entsprechenden Gruppe zugeordnet. Über
die Zuweisung mindestens einer Rolle zur Gruppe
erhalten die Mitarbeiter ihre Rechte.
2. Sichtweise Rolle
Alternativ stellen Sie fest, welche Tätigkeiten und
Um ihre tägliche Arbeit zu erledigen, müssen
DocuWare-Benutzer mit Rechten auf DocuWareProgrammfunktionen sowie mit Rechten auf ein
Archiv ausgestattet werden. Die Einzelrechte
werden der Einfachheit halber zu Profilen und die
Profile zu Rollen gebündelt. Um die Benutzer mit
den notwendigen Rechten auszustatten, können
sie in Gruppen zusammengefasst werden, denen
wiederum die Rollen zugeordnet werden. Alternativ bekommen die Benutzer Rollen und bei Bedarf
zusätzlich Profile und funktionale Einzelrechte
zugewiesen.
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
7
management
Arbeitsbereiche vorhanden sind und welche Rechte
und Funktionen im DocuWare System notwendig
sind, um zur Erfüllung der Aufgaben alles Notwendige zur Verfügung zu stellen. Daraus können unterschiedliche Rollen erwachsen. Sie können dann
eine der Rollen den einzelnen Benutzern zuweisen,
ohne den Weg über die Gruppen gehen zu müssen.
Explizite und ererbte Rechte
Rechte, die der Benutzer über eine Rolle oder ein
Profil erhält, sind ererbte Rechte. Im Gegensatz zu
ererbten Rechten können alle Funktionalen Rechte
einem Benutzer auch explizit erteilt werden. Ein
explizites Recht wird dem Benutzer immer direkt
und nicht als ererbtes Recht über eine Rolle oder
ein Profil zugewiesen. Das explizite Recht behält
der Benutzer auch dann, wenn ihm eine Rolle oder
ein Profil, das dieses Recht ebenfalls enthält,
entzogen wird.
vom Profil „Fortgeschrittener Mitarbeiter“ nutzen auch dann, wenn ihm das Profil entzogen wird.
Rechte sind in DocuWare immer additiv. Das heißt,
ein Benutzer kann Rechte über Einzelrechte,
Profile, Rollen oder die Zugehörigkeit zu einer
Gruppe erhalten. Alle diese Rechte summieren sich
zu den gesamten Rechten dieses bestimmten
Nutzers. Rechte, die ein Benutzer über die Zugehörigkeit zu einer Gruppe oder über eine Rolle bzw.
ein Profil erhalten hat, können ihm über die
Zuweisung eines weiteren Elements, das weniger
Rechte enthält, nicht entzogen werden.
Das DocuWare Berechtigungskonzept
DocuWare ermöglicht Ihnen im Hinblick auf die
Benutzerverwaltung ein hohes Maß an Sicherheit.
Sie können Benutzerrechte dezidiert vergeben. So
ist es möglich, komplexe Rechtebündelungen zur
Erledigung bestimmter Aufgaben zu erstellen.
Unberechtigte Zugriffe werden dadurch sicher
vermieden.
Um alle für eine Aufgabe benötigten Rechte einem
Benutzer zu geben, genügt es, dem Benutzer die
Rolle zuzuweisen. Dadurch wird gewährleistet, dass
die Berechtigungen unabhängig von den Benutzern
existieren.
DieDefinition von Rollen
in DocuWare erlaubt es,
ohne Aufwand jedem
Mitarbeiter genau
die – und nur die - Handlungen zu ermöglichen, die
er zur Erledigung seiner
Aufgabe ausführen muss.
Beispiel: Ein Benutzer bekommt das Profil „Fortgeschrittener Mitarbeiter“ zugewiesen. In diesem
Profil sind sämtliche Funktionen im DocuWareHauptfenster verfügbar.
Alle diese funktionalen Rechte hat der Benutzer
über die Zuweisung des Profils ererbt. Konsequenz:
Wird dem Benutzer das Profil wieder entzogen,
verliert er sämtliche ererbten Rechte: Er kann die
Funktionen des Hauptfensters nicht mehr nutzen.
Die Funktionen des DocuWare-Hauptfenster
können dem Benutzer zusätzlich zu der Zuweisung
über ein Profil auch explizit zugewiesen werden.
Der Benutzer kann dann die Funktionen unabhängig
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
8
management
Verlässt zum Beispiel ein Mitarbeiter die Firma, so
bleibt die Rolle bzw. das Profil mit den benötigten
Rechten zur Aufgabenerledigung dennoch erhalten,
da die Rolle unabhängig vom Benutzer existiert.
Eine typische Aufgabe ist beispielsweise die Rechnungsprüfung in Ihrer Firma, die Sie effizient mit
DocuWare unterstützen können. Die notwenigen
Berechtigungen für die Prüfungsaufgaben können
Sie in einer Rolle zusammenfassen, die unabhängig
vom jeweils ausführenden Mitarbeiter besteht.
Dadurch wird gewährleistet, dass Berechtigungen
in Form von Rollen oder Profilen unabhängig vom
Mitarbeiterstab verfügbar sind. Ein neu eingestellter Mitarbeiter kann durch die Zuweisung der Rolle
und der darin gebündelten Rechte alle für die
Erledigung der Rechnungsprüfung benötigten
Berechtigungen sofort erhalten.
Reinhild Freitag
Ein neuer
Mitarbeiter
erhält durch
die Zuweisung
einer Rolle alle
notwendigen
Rechte für
seine Tätigkeit
per Knopfdruck
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
9
management
DocuWare Seminartour für Anwender,
Administratoren und Interessenten
Erfahren Sie alles über die neue Produktgeneration DocuWare 5
und vieles mehr – machen Sie sich die Arbeit leichter.
Wie Sie aus der letzten Ausgabe unseres Anwender-Magazins bereits wissen, findet auch in
diesem Jahr die erfolgreiche DocuWare Seminartour durch Deutschland, Österreich und die
Schweiz statt. Die Teilnehmer haben nach ihren eigenen Aussagen viele Anregungen mitgenommen – gewonnen nicht nur durch Vorträge, sondern auch von anderen Kunden.
Schwerpunkt der diesjährigen Seminartour wird
DocuWare 5 sein. Dabei wenden wir uns wie in
den vorangegangenen Jahren an die Administratoren und Anwender von DocuWare. Sie erhalten
umfangreiche Informationen und praktische Hilfen
für die tägliche Arbeit mit DocuWare und den
problemlosen Umstieg von DocuWare 4 auf 5. Um
allen Teilnehmern thematisch gerecht zu werden,
haben wir unser modulares Workshop-Konzept
weiter entwickelt, wie die folgende Übersicht
veranschaulicht.
Die folgenden Themen erwarten Sie:
Vormittag:
Die ersten drei Stunden unseres Seminartages
richten sich an alle Teilnehmer:
■ DocuWare News
Neuigkeiten rund um die DocuWare AG
■ Quo vadis DMS?
Aktuelle Infos über den DMS-Markt sowie über
ihr nutzen
Lernen Sie die neue Produktgeneration mit
ihren neuen Funktionen kennen
■ Nutzen Sie vorhandene Funktionen besser aus
■ Tauschen Sie sich mit anderen Anwendern aus
■ Weiten Sie den Einsatz von DocuWare auf
andere Bereiche aus
■
Elektronische Signatur
Alles Wissenswerte über die Elektronische Signatur
■ Die Eckpfeiler von DocuWare 5
Sicherheit, Skalierbarkeit, Mobilität
■
Nachmittag:
Die Teilnehmer können selbst entscheiden, welchem
der Workshops sie am Nachmittag beiwohnen
möchten. Die einzelnen Workshops richten sich
schwerpunktmäßig an unterschiedliche Zielgruppen:
Die DocuWare Seminartour im Jahre 2004 war ein
Erfolg
neue Technologien. Außerdem: Wo sieht sich
DocuWare auf dem Markt?
■ Tausend und eine Anwendung
Einsatzbeispiele in Buchhaltung, Vertrieb, Personal und Technik
Workshop für Administratoren
Bestimmen Sie selbst, was Sie am meisten interessiert. Folgende Themen können wir behandeln:
■ Wie stelle ich einen problemlosen Umstieg von
DW 4 auf DW 5 sicher?
■ Die neuesten Administratoren-Tools
■ Gruppen, Rollen und Profile, Rechteverwaltung
■ Client-Konfiguration
■ DocuWare Architektur
■ Volltextsuche
■ Monitoring, Protokollfunktionen
■ Backup- und Speichertechnologien
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
10
management
DocuWare und Citrix
■ Integrationstechnologie
■ Elektronische Stempel
■ E-Mail Archivierung
■ Offene Diskussionsrunde
■
Workshop für Anwender, Management und
Interessenten
Wie geht’s mit DocuWare und was bringen die
neuen Funktionen von DocuWare 5?
■ Dokumente – nichts als Dokumente
DocuWare macht das Leben leichter: Die besten
Methoden, Dokumente zu erfassen, zu speichern,
zu suchen und zu finden
■ E-Mail Flut
Konkrete Tipps zur optimalen Archivierung von
E-Mails
■ Das Gesetz
DocuWare hilft Ihnen, den gesetzlichen Anforderungen in puncto Aufbewahrungsfristen etc.
nachzukommen
■ Qualität über alles
Qualitätskontrolle
■ Erfolgsgeschichten
Anwendungsbeispiele von DocuWare und Erfahrungsaustausch
■ Offene Diskussionsrunde
ren Sie interessierte Kollegen. Wenn Sie Fragen zu
unserer Seminartour haben, schicken Sie eine EMail an: infoline@docuware.com
Wir freuen uns, Sie auch in diesem Jahr zu einem
unserer Workshops begrüßen zu dürfen.
Halten Sie Ihr Wissen aktuell. Melden Sie sich doch
sofort unter www.docuware.com/training an. Wir
freuen uns auf Sie und Ihre Fragen und Anregungen.
Stefanie Albrecht
Termine und Orte
13.06.
14.06.
15.06.
16.06.
27.06.
28.06.
29.06.
30.06.
Berlin
Hamburg
Essen
Frankfurt
Zürich
Germering
Fürth
Wien
Zeit: 9:30 Uhr – 16:30 Uhr
Teilnahmegebühr: 85,- Euro
zzgl. MwSt.; Seminarunterlagen,
Kaffeepausen und Mittagessen
sind inklusive
Anmeldung
In den nächsten Wochen werden wir Ihnen Ihre
persönliche Einladung mit den Anmeldeunterlagen
zusenden. Notieren Sie sich schon mal den für Sie
günstigsten Termin und Tagungsort und informieDocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
11
management
Optimaler Service und Transparenz
für den Kunden
Schneller Zugriff auf Daten und Informationen verbessern den Kundenservice
Sowohl bei dem Bekleidungs- und Lifestyle-Unternehmen FALKE als auch bei dem
Ingenieurbüro kulle & hofstetter tga consulting gelangen jährlich Unmengen an
Dokumenten und Unterlagen in den zentralen Dokumenten-Pool. Bei Anfragen seitens
der Kunden oder Mitarbeiter stehen diese Unterlagen auf Knopfdruck zur Verfügung.
FALKE AG
Das international tätige Bekleidungsunternehmen
FALKE GRUPPE steht für Qualität, Innovation und
zeitlose Modernität. FALKE archiviert schon seit
September 2001 seine Dokumente in den Bereichen
Finanzbuchhaltung, Controlling, Vertrieb, Einkauf,
Retourenabteilung und EDV/Organisation mit
DocuWare. So können zum Beispiel in der Buchhaltung alle Belege, die zu einem Vorgang gehören,
gleichzeitig auf Knopfdruck aufgerufen werden;
beispielsweise Belastungsbelege für einen Kunden
mit den dazugehörigen Gutschriften. Die FALKEMitarbeiter sind dadurch den Kunden gegenüber
jederzeit auskunftsfähig. Sie können Fragen direkt
am Telefon beantworten, statt den Kunden auf
einen späteren Zeitpunkt vertrösten zu müssen.
Somit hilft DocuWare der Firmenphilosophie
kundenorientierter Dienstleistung in besonders
hohem Maße gerecht zu werden. Mit der Einführung von DocuWare war die FALKE AG mehr als
zufrieden: „Der Aufwand für den Grundaufbau war
minimal, in knapp einer Woche war alles über die
Bühne“, erinnert sich K.-H. Hennecke, Projektleiter
Rechnungswesen. „DocuWare entspricht genau
unseren Belangen, d. h. es weist genau die Funktionen auf, die wir brauchen. Es ist ausbaufähig,
leicht zu bedienen und preisgünstig.“
Den kompletten Referenzbericht finden Sie hier.
Ingenieurbüro kulle & hofstetter tga consulting
Optimal leben und arbeiten – dieses Motto hat sich
das Ingenieurbüro kulle & hofstetter tga consulting
auf die Fahnen geschrieben. Die Ingenieure und
Consultants bieten speziell Leistungen auf dem
Gebiet der technischen Gebäudeausrüstungen an.
Zu den Referenzen des Unternehmens gehören
LEGOLAND, Munich City Tower und die AllianzArena, um nur einige wenige zu nennen. Optimalen
Service kann das Ingenieurbüro nur bieten, wenn
auf alle Daten und Informationen eines Projekts
schnell zugegriffen werden kann. Alle Dokumente
und Planungsunterlagen wie CAD-Pläne, Fotos,
Mind-Maps, E-Mails, Zeichnungen etc. werden im
zentralen Dokumenten-Pool abgelegt und stehen
dort über Internet auch Mitarbeitern in Home
Offices und vor Ort auf den Baustellen zur Verfügung. Allein für das Projekt der Allianz-Arena sind
in den ersten 18 Monaten 10.000 Dokumente
angefallen. Durch den Einsatz von DocuWare ist
das Projekt für den Kunden jederzeit transparent.
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
12
management
impressum
Neue Informationen können schnell verteilt und
kostenintensive Reibungsverluste aufgrund unterschiedlicher Informationsstände vermieden werden.
Nach Projektabschluss erhalten tga-Kunden die
digitale Akte auf CD. Sowohl für tga als auch für
deren Kunden führte der Einsatz der DocuWare
DMS-Lösung zu einer effektiveren Projektdurchführung, besseren Planungstransparenz sowie Zeitund Platzersparnis.
Wollen Sie mehr über diesen Einsatz von DocuWare
wissen? Im Dokumenten-Pool finden Sie den
detaillierten Bericht.
Stefanie Albrecht
Anschrift der Redaktion
DocuWare Anwender-Magazin
Therese-Giehse-Platz 2
82110 Germering
www.docuware.com
Herausgeber
DocuWare AG, Germering
Telefon, Fax, E-Mail
089 / 89 44 33 0
089 /841 99 66
info@docuware.com
AutorInnen dieser Ausgabe
Stefanie Albrecht - stefanie .albrecht@docuware.com
Jürgen Biffar - juergen.biffar@docuware.com
Max Ertl - max.ertl@docuware.com
Reinhild Freitag - reinhild.freitag@docuware.com
Tobias Getz - tobias.getz@docuware.com
Tobias Karl - tobias.karl@docuware.com
Stefan Schmidt - stefan.schmidt@docuware.com
Werner Tiroke - werner.tiroke@docuware.com
Redaktionleitung und Organisation
Reinhild Freitag
Grafik
Ulrike Lang
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
13
administration
Die neue Generation von DocuWare
Informationen zum Wechsel von der Version 4 auf Version 5
DocuWare 5 ist die erste Version der neuen DocuWare-Generation. Mit DocuWare 5 werden
wir neue Maßstäbe auf dem DMS-Markt setzen, vor allem bei Performance, Sicherheit,
Skalierbarkeit und Mobilität. Wichtig ist uns der problemlose Umstieg für Sie, unsere Kunden.
Hier erhalten Sie die notwendigen Informationen, die Ihnen vor allem Planungssicherheit geben.
Systemvoraussetzungen
DocuWare 5 besteht immer aus Server- und ClientKomponenten. Serverseitig sind mindestens das
Betriebssystem Windows 2000 Professional und
512 MB RAM erforderlich. Der Client benötigt
mindestens Windows 2000 Professional und 128
MB RAM. Für Systeme, die auch im StandaloneBetrieb genutzt werden sollen, z. B. Mobile-User
oder Präsentationssysteme, gelten dieselben
Mindestvoraussetzungen wie für die Serversysteme.
Ältere Windows- Betriebssysteme (Windows 98,
ME, NT) werden nicht mehr unterstützt. Im Laufe
der Entwicklung haben sich mit diesen Systemen
immer neue Probleme ergeben, die teilweise nicht
oder nur mit sehr hohem Aufwand lösbar gewesen
wären. Zahlreiche Einschränkungen sowie kritische
Situationen im Betrieb wären unvermeidbar
gewesen. Die Gesamtqualität des Produkts hätte
dadurch stark gelitten. Wir haben einige unserer
größten Kunden und unsere umsatzstärksten
Partner im Vorfeld befragt, wie sie die derzeitige
Nutzung dieser Systeme einschätzen. Serverseitig
ist Windows NT noch häufig im Einsatz, jedoch
nicht auf Rechnern, die künftig als DocuWareServer in Frage kommen. Es gibt einzelne Anwender, die Clients mit Windows NT einsetzen; sie
werden jedoch bis auf wenige Ausnahmen im Laufe
diesen Jahres umgestellt, oder die Systeme werden
nicht mit DocuWare genutzt.
Support für DocuWare 4.6a
DocuWare wird allen Kunden, die nicht sofort auf
DocuWare 5 umstellen, noch 12 Monate ab Auslieferungsstart von DocuWare 5 technische Unterstützung bieten.
Koexistenz von DocuWare 5 und DocuWare 4
DocuWare 5 wird immer als komplett neues System
installiert. Es gibt keine Upgrade-Installation.
Sämtliche Pfade und Registrierungseinträge
werden neu angelegt. DocuWare 5 ignoriert ein
etwaig vorhandenes älteres DocuWare-System.
Dementsprechend können beide Versionen unabhängig voneinander installiert werden, das gilt
auch für Client-PCs. (Jedoch können DocuWare 4
und DocuWare 5 nicht gleichzeitig auf einem
Client-PC gestartet werden.) Damit können
Sie die neue Version auf bestehenden
Rechnern einrichten und testen, ohne den
Betrieb des bestehenden DocuWare 4Systems zu stören. Zur Übernahme von
Benutzern, Einstellungen und Rechten nach
DocuWare 5 werden Dienstprogramme
angeboten. Ist die Umstellung einmal
erfolgreich durchgeführt, kann das alte
DocuWare 4-System stillgelegt und deinstalliert werden.
Briefkörbe und Archive in DocuWare 5
Damit Sie einen ersten Eindruck bekommen: Die neue
DocuWare-Administration mit dem Verzeichnisbaum
links und der Tabelle der Einstellungen rechts
Mit DocuWare 5 werden neue Datenbankund Ablagestrukturen sowie neue DateiHeader eingeführt. Dadurch werden neue,
nahezu unbegrenzte Indexfeld-Typen
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
14
administration
möglich. Bestehende Archive lassen sich über ein
komfortables Dienstprogramm in das DocuWare 5Format konvertieren. Dabei wird immer die komplette Datenbank konvertiert; wahlweise werden
alle Dokumentdateien konvertiert oder nur diejenigen, mit denen aktiv gearbeitet wird. Sollen Dokumente bearbeitet werden, deren Dateien nicht
konvertiert wurden, führt der DocuWare-Server die
Konvertierung bei der Abspeicherung automatisch
im Hintergrund durch. DocuWare 5 unterstützt in
seiner ersten Version auch noch den Zugriff auf
Archive im DocuWare 4-Format; (außer Archive
mit RAIMA-Datenbank). Das heißt, die Benutzer
können auch ohne Konvertierung zunächst normal
weiterarbeiten. Die neuen Optionen stehen
für diese DocuWare 4-Archive jedoch nicht zur
Verfügung.
Lizenzdateien
Ab dem Auslieferungsstart von DocuWare 5 wird
die Lieferung von DocuWare 4 eingestellt. DocuWare 5 wird mit neuen Lizenzdateien ausgeliefert.
Diese lassen sich nicht mit DocuWare 4 verwenden.
Jeder Erwerber von DocuWare 5-Lizenzen kann sich
allerdings seine entsprechenden DocuWare 4Lizenzdateien über das DocuWare-Kunden- und
Partnerportal herunterladen, und zwar so lange, bis
DocuWare den Support für DocuWare 4 einstellt
(siehe oben). Auf diesem Wege lassen sich auch
Systeme noch erweitern, die nicht sofort nach
Verfügbarkeit von DocuWare 5 umgestellt werden.
Max Ertl
Das neue Look and
Feel von DocuWare 5
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
15
administration
DocuWare 4 auf Windows
Terminalserver und Citrix
Verwendung und Konfiguration von DocuWare 4 in einer Server-basierten Umgebung
In den 80er Jahren wurden die Großrechner durch die Client-Server-Architektur abgelöst,
um die Aufgaben zwischen Server und Client aufzuteilen. Seit ein paar Jahren setzt sich der
Trend in Richtung Server-basierter Umgebungen durch, da die Unternehmen angehalten sind,
die Kosten für Bereitstellung, Verteilung und Pflege von Anwendungen zu reduzieren. Auch
DocuWare wird diesem Trend gerecht und ist in Terminalserverumgebungen implementierbar.
Grundlagen und Funktionen
Unter dem Begriff server-based Computing verstehen wir die Ausführung, Bereitstellung und Verwaltung von Anwendungen auf einem oder mehreren
zentralen Terminalservern. Die Funktion unterscheidet sich dabei grundlegend von der ClientServerArchitektur. Wenn Benutzer hierbei an einem
PC arbeiten, werden Ihre Tastatur- und Mauseingaben direkt lokal ausgeführt und wiedergegeben.
Die Ausgabe erfolgt direkt auf dem Bildschirm und
alle Daten werden lokal verarbeitet. Wenn Benutzer
über einen Terminalserver arbeiten, werden die
Tastatur- und Mauseingaben über ein Netzwerkprotokoll an einen Terminalserver übermittelt, der
auch die Daten verwaltet. Die Bildschirmausgabe
wird über das Netzwerk wieder an den Client
übermittelt. Dadurch ergibt sich die Konstellation,
dass die verwendeten Endgeräte nicht die Fähigkeit
zur eigenständigen Ausführung der Applikation
haben müssen, weshalb vielfach auch so genannte
Thin-Clients verwendet werden. Diese sind nur in
Funktionsprinzip eines Terminalservers
der Lage, die Benutzeranmeldung entgegenzunehmen und die Verbindung zum Terminalserver
aufzubauen.
Da ein einziger Terminalserver in den seltensten
Fällen die Applikationen eines gesamten Unternehmens alleine veröffentlichen und verwalten kann,
wurde das Prinzip der Serverfarmen eingeführt.
Hierbei handelt es sich um eine logische Gruppe
von Servern, auf denen die Benutzer je nach
Auslastung der jeweiligen Server verteilt werden.
Dieser Vorgang wird auch als Load Balancing oder
Lastenausgleich bezeichnet. Für den Administrator
ergeben sich durch die Farmen einige Vorteile im
Hinblick auf die Verwaltung der Server, da von
einer zentralen Managementkonsole Einstellungen
für die gesamte Farm getroffen werden können.
Prinzipiell gibt es zwei Lösungen zur Verwendung
von Terminalservern. Zum einen gibt es als Standard die Windows Terminal Services, die mit fast
jedem Windows Server-Betriebssystem zur Verfügung stehen. Dieser Dienst muss zusätzlich im
Anwendungsservermodus installiert werden.
Allerdings sind der Aufbau und die Verwaltung
einer Farm mit etwas Aufwand verbunden.
Die zweite Lösung ist der Einsatz von Citrix MetaFrame Presentation Server. Diese Terminalserverlösung basiert auf Windows Terminal Services,
erweitert aber die Funktionen erheblich. So ist mit
der Advanced sowie auch der Enterprise Edition der
Aufbau von Farmen, die Definition des Lastenausgleichs sowie die Anbindung über das Internet sehr
einfach möglich.
Installation von Software an Terminalservern
Bei der Installation von Software an Terminalservern sind einige Besonderheiten zu beachten.
Grundsätzlich unterscheiden Terminalserver zwischen zwei Betriebszuständen: Installationsmodus
und Ausführungsmodus. Für die multibenutzerfähige Installation von Software auf einem Terminalserver muss vor Beginn der Installation in den Installationsmodus geschaltet werden, um die EinstellunDocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
16
administration
gen des Programms, die hinzugefügten .ini-Dateien
sowie die geänderte Registry aufzeichnen zu
können und diese als Vorlage für alle Benutzer zu
verwenden.
Weiterhin ist es dringendst zu empfehlen, immer
direkt an der Konsole, also am Terminalserver selbst
zu installieren, da über die Session einige Punkte
wie Fehlermeldungen und ähnliches unterdrückt
werden. Unter Windows Server 2003 ergibt sich
allerdings die Möglichkeit, eine Konsolensession an
einen Client aufzubauen, wobei der Bildschirm der
Konsole an diesen umgeleitet wird. Hierzu ist dem
Befehl mstsc der Parameter /console hinzuzufügen.
Für die Installation von DocuWare ist daher immer
die Konsole zu verwenden.
Konfiguration von DocuWare
Es ist zu unterscheiden, ob DocuWare auf einem
einzelnen Terminalserver oder in einer Farm installiert werden soll, dementsprechend ist die Konfiguration anzupassen. Bei einem einzelnen Terminalserver sind die zentralen Pfade als simulierte
Netzwerkinstallation und die lokalen Pfade des
Clients auf dem selben Server zu verwenden. Eine
reine Einzelplatzinstallation sollte nicht verwendet
werden, da die Archive ansonsten in einem exklusiven Modus geöffnet werden und so keine weiteren
Benutzer darauf zugreifen können.
Beispiel:
C:\DocuWare\Local\
\\TerminalServer\DocuWare\Central\
\\TerminalServer\Docuware\Program\
Diese Verzeichnisse müssen für die einzelnen
Benutzer in die jeweilige User.ini hinzugefügt
werden.
[MAINWINDOW]
PendingBox=C:\DocuWare\Users\karl\PendingBox\
TrashCan=C:\DocuWare\Users\karl\TrashCan\
Installation an einzelnem Terminalserver
Um benutzerspezifische Einstellungen zu berücksichtigen, sollte ein zentrales Benutzerverzeichnis
direkt am Terminalserver eingerichtet werden, in
denen die Daten der Benutzer aus Briefkörben, der
Wiedervorlage sowie dem Papierkorb vorgehalten
werden.
TIFFMAKER muss über das Administrator-Tool in
den ASP-Modus geschaltet werden. In diesem
Modus besteht die Möglichkeit, Umgebungsvariablen zu verwenden, um die Benutzernamen auslesen
zu lassen.
Beispielsweise wird der folgende Pfad verwendet:
C:\DocuWare\Users\Baskets\%USERNAME%\Ablage\
Dadurch werden alle vom Benutzer karl gedruckten
Dokumente direkt in seinen Briefkorb gedruckt. Der
Pfad muss manuell über das DWORD KonvPath in
Beispiel:
C:\DocuWare\Users\
Unterhalb dieses Verzeichnisses sind die Briefkörbe
benutzerspezifisch eingerichtet.
Beispiel für zwei Briefkörbe, die Wiedervorlage
und den Papierkorb:
C:\DocuWare\Users\karl\Baskets\Ablage\
C:\DocuWare\Users\karl\Baskets\Scan\
C:\DocuWare\Users\karl\PendingBox\
C:\DocuWare\Users\karl\TrashCan\
Konfiguration an einzelnem Terminalserver
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
17
administration
die Registry eingetragen werden. Der Pfad der
Benutzervariablen muss manuell über das DWORD
KonvPath in die Registry unter
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\DOCUNET\DocuWare\
TIFFMAKER\400\port eingetragen werden. Der
Name des Ports ist dabei dem verwendeten TIFFMAKER entsprechend anzupassen.
Zu beachten ist, dass TIFFMAKER im ASP-Modus
die Dokumente nicht in ein Archiv ablegen beziehungsweise per DocuWare E-Mail versenden kann.
Fehlermeldungen werden nicht am Bildschirm
ausgegeben, sondern immer in das Ereignisprotokoll des Servers geschrieben.
Diese Installationsart ist nur zu empfehlen, wenn
ein einziger Terminalserver im Einsatz ist und auf
lange Sicht kein weiterer hinzukommen soll.
Ansonsten ist das folgende Vorgehen zu bevorzugen:
Bei Farmen ist die Verwendung eines speziellen
Servers zu empfehlen, auf den sämtliche zentralen
Pfade sowie die Einstellungen der Benutzer installiert werden. Dies kann ein bestehender Application- oder Fileserver sein oder ein speziell für DocuWare zur Verfügung stehender Server wie im
folgenden Beispiel.
Die Angabe der Pfade hierzu sollte per UNC erfolgen. Zusätzlich hat jeder Terminalserver eine lokale
Kopie, um die Netzlast zu minimieren. Wie im Bild
zu sehen, werden die Terminalserver dabei wie
normale DocuWare-Clients installiert. Das zentrale
Benutzerverzeichnis am DocuWare-Server beinhaltet die Daten der jeweiligen Benutzer aus Briefkorb, Wiedervorlage und Papierkorb.
Installation auf Terminalserver-Farm
Beispiel:
\\TerminalServer\DocuWare\Users\
Unterhalb dieses Verzeichnisses sind die Briefkörbe
benutzerspezifisch eingerichtet:
Beispiel für zwei Briefkörbe:
\\TerminalServer\DocuWare\Users\karl\Baskets\Ablage\
\\TerminalServer\DocuWare\Users\karl\Baskets\Scan\
Ebenso befinden sich dort die Ordner der Wiedervorlage und des Papierkorbs:
Beispiel:
\\TerminalServer\DocuWare\Users\karl\PendingBox\
\\TerminalServer\DocuWare\Users\karl\TrashCan\
Diese Verzeichnisse müssen für die einzelnen
Benutzer in die User.ini eingetragen werden.
Konfiguration an einer Serverfarm
[MAINWINDOW]
PendingBox=\\TerminalServer\DocuWare\Users\karl\PendingBox\
TrashCan=\\TerminalServer\DocuWare\Users\karl\TrashCan\
TIFFMAKER läuft im ASP-Modus direkt auf den
Terminalservern oder im Servermodus als freigegebener Drucker am DocuWare-Server. Im ASPModus besteht die Möglichkeit, TIFFMAKER den
Namen des jeweils angemeldeten Benutzers auslesen zu lassen.
Beispielsweise wird der folgende Pfad verwendet:
\\TerminalServer\DocuWare\Users\Baskets\
%USERNAME%\Ablage\
Nun werden alle vom Benutzer karl gedruckten
Dokumente direkt in seinen Briefkorb gedruckt. Der
Pfad der Benutzervariablen muss manuell über das
DWORD KonvPath in die Registry unter
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\DOCUNET\DocuWare\
TTIFFMAKER\400\port eingetragen werden. Der
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
18
administration
Name des Ports ist dabei dem verwendeten TIFFMAKER entsprechend anzupassen. Zu beachten ist,
dass in diesem Modus der Druck in ein Archiv sowie
das Senden per Mail nicht unterstützt werden. Die
Fehlermeldungen werden in das Ereignisprotokoll
des Servers geschrieben.
Funktionsprinzip von DOKScan
Scannen in Terminalserverumgebung
Die Funktion des Scannens ist beim Einsatz von
Terminalservern nicht vorgesehen und wird von
den Herstellern auch nicht erwähnt. Wir haben
jedoch drei Möglichkeiten erarbeitet, wie auch in
einer serverbasierten Umgebung ein Scanner
zusammen mit DocuWare verwendet werden kann.
Netzwerkscanner und ACTIVE IMPORT 3:
In diesem Fall werden am Netzwerkscanner Benutzerprofile angelegt und der Scanner so konfiguriert, dass die eingescannten Dokumente direkt in
benutzerspezifische Ordner im Netzwerk abgelegt
werden. Diese Ordner werden von ACTIVE IMPORT 3
überwacht, Dabei besteht die Möglichkeit, die
Dokumente per Job direkt in ein Archiv abzulegen
oder in einen Briefkorb des Benutzers importieren
zu lassen.
Lokaler Scanner und ACTIVE IMPORT 3:
Ein lokal am Client angeschlossener Scanner wird
so konfiguriert, dass alle Dokumente in einen
lokalen Ordner gescannt werden. Mit den Terminaldiensten von Windows Server 2003 und dem Citrix
MetaFrame Presentation Server 3.0 ist es möglich,
auch auf Client-Ressourcen wie Festplatten zuzu-
Verwendung eines Netzwerkscanners mit DocuWare
greifen. Daher kann ACTIVE IMPORT 3 als veröffentlichte Applikation dieses lokale Verzeichnis
überwachen und die Dokumente von dort in einen
zentralen Briefkorb importieren oder direkt in das
Archiv ablegen lassen.
Verwendung eines lokalen Scanners mit DocuWare
Tool DOKScan:
Dieses Tool wurde von der Firma LWP GmbH
speziell für die Zusammenarbeit von Terminalservern und Scannern entwickelt. Unter der Adresse
www.lwp.de/lwptools kann eine 30-Tage Testversion heruntergeladen werden.
DOKScan enthält eine Server- und eine Clientkomponente, die installiert werden müssen. Die Serverkomponente emuliert auf dem Terminalserver den
TWAIN-Treiber. Sämtliche Aufrufe, die durch eine
Anwendung an den TWAIN-Treiber gesendet
werden, werden von diesem Tool entgegengenommen und über den ICA- und RDP-Kanal der Session
an den Client weitergeleitet. Dort wird die Aktion
von der Clientkomponente empfangen und an den
TWAIN-Treiber weitergeleitet, wo sie ausgeführt
wird. Der Client komprimiert das eingescannte Bild
und schickt es über den ICA-und RDP-Kanal zurück
an den Server, um sie dort in der Applikation
weiterzubearbeiten.
Im Zusammenhang mit DocuWare ist es empfehlenswert, dass am Client der entsprechende CFMTreiber installiert ist.
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
19
administration
Verwendung von Zusatzmodulen
Die Verwendung der DocuWare Module funktioniert problemlos, bedarf aber je nach verwendeter
Umgebung der einen oder anderen Anpassung.
DOCUMENT-SERVER
Bei der Registrierung eines Archivs über den
DOCUMENT-SERVER wird Client-seitig ein neues
Verzeichnis erstellt, in dem sogenannte ClientADF´s des Benutzer vorgehalten werden.
Beispiel:
C:\DW4\DocSrv.CAF\%USERNAME%\%DOCUMENTSERVER%\
Dabei handelt es sich um eine gepatchte Kopie der
Master ADF-Datei.
Um gerade in Server Farmen mit Load Balancing
den Benutzern die Verwendung so angenehm wie
möglich zu gestalten, kann dieses Verzeichnis nach
der einmaligen Erstellung in das lokale DocuWare
Verzeichnis jedes Terminalservers kopiert werden.
Mit Citrix MetaFrame Presentation Server ist die
Verteilung dieses Verzeichnisses als Paket über den
Installationsmanager möglich. Das lokale Verzeichnis für die temporären Dokumentkopien kann auf
den Standardeinstellungen belassen werden.
Natürlich steht es Ihnen offen, dieses Verzeichnis
für jeden einzelnen Terminalserver auf ein zentrales
Verzeichnis zu legen. Allerdings ist der positive
Effekt hierbei wahrscheinlich sehr gering.
CONTENT-FOLDER
Beim Einsatz von CONTENT-FOLDER geht es hauptsächlich um eine Strategie, wie die Benutzer
arbeiten sollen. Zum einen ist es möglich, dass der
Administrator nur bestimmte CFF-Dateien für die
Benutzer veröffentlicht. Hierzu kann er in der
Managementkonsole von Citrix den Pfad zum
CONTENT-FOLDER und danach den Pfad zur CFFDatei angeben.
Beispiel:
C:\Programme\DocuWare\DWCTFApp.exe
C:\DocuWare\Users\karl\meetings.cff
Weiterhin können wie bereits erwähnt die Benutzer
ab Windows Server 2003 und auch mit Citrix MetaFrame Presentation Server 3.0 auf die ClientRessourcen zugreifen. Es ist also möglich, die CFFDateien lokal auf dem Client zu speichern. Dabei
gibt es einen Citrix-Client mit dem Namen Citrix
Programm Neigborhood Agent, welcher die sogenannte Inhaltsumleitung beherrscht. Das bedeutet,
dass beim Aufruf einer lokalen Datei ein Programm
am Terminalserver aufgerufen werden kann und
diese Datei mit dieser Applikation dargestellt wird.
COLD/READ und AUTOINDEX
Dabei handelt es sich um 16-Bit Applikationen,
welche die Eigenschaften haben, mit INI-Dateien
zu arbeiten und dort Werte und Einstellungen zu
speichern. In Falle von COLD/READ und AUTOINDEX
handelt es sich um die Docuware.ini, die an jedem
Client im Rootverzeichnis (Bsp.: C:\WINDOWS)
Inhaltsumleitung für CONTENT-FOLDER
gespeichert wird. Bei der Verwendung an Terminalservern werden diese INI-Dateien benutzerspezifisch in C:\Dokumente und Einstellungen\%User%\
Windows\ gespeichert. Fall also Benutzer eine
Meldung erhalten, dass kein Pfad für COLD/READ
gefunden wurde, so ist diese INI-Datei einmal zu
überprüfen und sind die entsprechenden Eintragungen nachzuholen.
Fazit
Der Einsatz von DocuWare 4 in einer serverbasierten Umgebung ist problemlos möglich. Um
den Benutzern ein bestmögliches Gefühl der
Handhabung zu geben, sind einige wenige Konfigurationsschritte nötig, die alle oben erwähnt
wurden. Viele erfahrene Terminalserver-Administratoren kennen diesen Vorgang bereits von der
Implementierung anderer Applikationen.
Tobias Karl
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
20
anwendung
DocuWare eLearning-Training
zur Elektronischen Signatur
In DocuWare 5 können Sie Ihre Dokumente nicht nur signieren,
sondern mit einer rechtsverbindlichen Qualifizierten Elektronischen Signatur versehen.
Die elektronische Signatur ist zum sicheren und rechtsverbindlichen Austausch von elektronischen Daten und Dokumenten unerlässlich. Mit DocuWare 5 können Sie Dokumente elektronisch
signieren. Um Ihnen die Grundlagen und die Umsetzung in DocuWare zu zeigen, hat DocuWare
ein eLearning-Training erstellt. Das Training steht allen DocuWare Kunden zur Verfügung.
DocuWare eLearning Training zur Elektronischen Signatur
In der letzten Ausgabe des Anwender-Magazins
haben wir Ihnen bereits die Elektronische Signatur
und Ihre Anwendungsmöglichkeiten vorgestellt. In
diesem Artikel möchten wir Sie auf eine weitere
Möglichkeit hinweisen, sich über die elektronische
Signatur und die Verwendung der elektronischen
Signatur in DocuWare zu informieren. DocuWare
hat ein eLearning-Training erstellt, das kostenlos
allen registrierten Kunden zur Verfügung steht. So
haben Sie und alle Kunden von DocuWare die
Möglichkeit, sich über die Anwendung der elektronischen Signatur und die einfache Benutzung in
DocuWare zu informieren. Das eLearning-Training
ist in einzelne Kapitel aufgeteilt und erläutert
zunächst die Elektronische Signatur im Allgemeinen. Danach werden die Abläufe beim Anbringen
einer Elektronischen Signatur anhand der verschiedenen Signaturarten erklärt. Dabei werden die
einfache, Fortgeschrittene und Qualifizierte Signatur sowie Zeitstempel und die handschriftliche
Signatur auf einem Tablet PC erklärt. DocuWare
unterstützt alle diese Signaturarten – auch mit der
Funktion, mehrere Dokumente automatisiert zu
signieren. Dies wird als Massensignatur bezeichnet.
Wie die verschiedenen Signaturarten in DocuWare
verwendet werden, wird im dritten Kapitel des
eLearning-Trainings gezeigt. Hier sehen Sie, wie
einfach die Einrichtung eines Stempels mit Elektronischer Signatur ist. Da DocuWare bei der Verwendung der Elektronischen Signatur auf die bereits
bekannte Stempelfunktion aufsetzt, ist es für
Anwender sehr einfach, diese neue Technologie
einzusetzen. Das Papierdokument ist durch ein
elektronisches Dokument, der Stempel auf dem
Papierdokument durch einen elektronischen
Stempel ersetzt worden. Jetzt wird durch das
Anbringen des elektronischen Stempels gleichzeitig
eine Elektronische Signatur mit dem Dokument
verbunden. Der Benutzer muss sich nicht mit den
komplexen technischen Vorgängen, die im Hinter-
grund ablaufen, beschäftigen. Dies trägt entscheidend dazu bei, dass sich diese neue Technologie
weit verbreiten kann. Für den Anwender kommt die
Möglichkeit hinzu, eine auf dem Dokument angebrachte Signatur anzuzeigen und zu prüfen, ob die
Signatur gültig und das Dokument unverändert
sind. Das Anbringen einer Elektronischen Signatur
mit Hilfe eines Stempels und deren Prüfen werden
Ihnen ebenfalls im eLearning-Training gezeigt und: Sie können es ausprobieren.
Versuchen Sie es doch gleich einmal. Melden Sie
sich in unserem Kunden-Bereich unter
www.docuware.com/login an und wählen Sie im
Bereich Service den Eintrag eLearning. Bevor Sie
das eLearning-Training starten, installieren Sie den
Authorware Web-Player für Ihren Browser. Den
entsprechenden Link finden Sie auf der rechten
Spalte der Webseite. Das DocuWare Training Center
wünscht Ihnen viel Spaß beim Lernen.
Tobias Getz
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
21
anwendung
ANWENDER-TIPP
Drag & Drop in DocuWare
Abzulegende Dokumente mit der Maus aus dem Briefkorb auf das Archivsymbol
zu ziehen ist intuitiver und auch schneller als der Weg über das Ablegen!-Menü.
Als „Drag & Drop“ (Ziehen und Fallen lassen) bezeichnet man die Windows-Funktionalität,
Dateien mit der Maus zu markieren und mit gedrückter linker Maustaste in das Fenster einer
anderen Anwendung zu ziehen, um sie dort durch Loslassen der Maustaste fallen zu lassen.
Die Dateien werden auf diese Art und Weise kopiert. Im Weiteren stellen wir Ihnen vor,
welche Möglichkeiten dieser Art Sie in DocuWare nutzen können.
10) Dateien auf einen bestimmten Datensatz einer
CONTENT-FOLDER-Gruppe ziehen. Es öffnet
sich die Ablagemaske, die bereits mit der
Verschlagwortung dieses Datensatzes vorausgefüllt ist.
11) Dateien auf den Mappen-Hintergrund (Bereich
außerhalb der Gruppen) einer CONTENTFOLDER-Mappe ziehen. Zuerst öffnet sich eine
Liste der verfügbaren Archive; nach Auswahl
des Archives öffnet sich die entsprechende
Ablagemaske.
Reichhaltige
Möglichkeiten
von Drag & Drop
in DocuWare
Drag & Drop ist innerhalb des DocuWare-Hauptfensters möglich; beispielsweise ziehen Sie Dokumente aus einem Briefkorb auf ein Archiv oder auf
das DocuWare-Modul CONTENT–FOLDER. Auch lassen sich Dateien aus dem oder in das Dateisystem
des Computers mit Drag & Drop importieren und
exportieren. Die folgende Abbildung zeigt die
Wege, die Dateien in DocuWare per Drag & Drop
nehmen können.
Im Einzelnen sind folgende Datenbewegungen
möglich (die Zahlen vor den einzelnen Punkten
beziehen sich auf die Nummer der Pfeile in der
Abbildung):
Bewegen von Dateien aus einem Dateiverzeichnis
in das DocuWare-System:
1) Dateien in einen Briefkorb ziehen, dabei
werden sie kopiert.
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
22
anwendung
dargestellt) und danach per Drag & Drop auf
dem Mappen-Hintergrund fallen gelassen,
wird bei diesem Vorgang automatisch eine
neue statische Gruppe erstellt, die eine Kopie
dieser Zeilen enthält.
12c) Alle Einträge einer Gruppe oder einzelne
markierte Verknüpfungen können auch in
andere Gruppen hineinkopiert werden, indem
man sie auf die „Ziel“-Gruppe fallen lässt.
Voraussetzungen sind, dass sich beide Gruppen auf dasselbe Archiv beziehen und statische Gruppen sind.
Werner Tiroke
Bewegen von Dateien aus dem DocuWare-System
in das Dateiverzeichnis:
2) Aus dem Briefkorb können Dokumente in ein
Dateiverzeichnis kopiert oder (bei zusätzlich
gedrückter Shift-Taste) verschoben werden.
Bewegen von Dokumenten innerhalb von Briefkörben:
3) Aus einem Briefkorb kann in einen anderen
Briefkorb verschoben oder (bei zusätzlich
gedrückter Shift-Taste) kopiert werden.
4) Innerhalb eines Briefkorbes können Dokumente
umsortiert oder (bei zusätzlich gedrückter ShiftTaste) kopiert werden.
Ablegen von Dokumenten aus einem Briefkorb in
ein Archiv:
5) Dokumente können auf ein Archivsymbol gezogen
werden, danach öffnet sich die Ablagemaske.
6) Dokumente können auf das Archivsymbol einer
hierarchischen Suche oder auch (7) in die
Struktur einer hierarchischen Suche gezogen
werden. Die Ablagemaske ist je nach dem, auf
welcher Ebene der Struktur das Dokument
fallengelassen wird, vorausgefüllt.
8) Ziehen Sie Dokumente auf einen bestimmten
Datensatz innerhalb einer CONTENT-FOLDERGruppe. Es öffnet sich die Ablagemaske, sie ist
bereits mit der Verschlagwortung dieses Datensatzes vorausgefüllt.
9) Ziehen Sie Dateien auf den Mappen-Hintergrund (Bereich außerhalb der Gruppen) einer
CONTENT-FOLDER-Mappe. Zuerst öffnet sich
eine Liste der verfügbaren Archive; nach Auswahl des Archives öffnet sich die entsprechende
Ablagemaske.
Drag & Drop innerhalb des Moduls
CONTENT-FOLDER:
Dies ist ein Sonderfall von Drag & Drop in DocuWare, da keine Dokumente bewegt werden, sondern (CONTENT-FOLDER - typisch) nur die Verweise
auf Dokumente.
12a) Klicken Sie zuerst auf eine beliebige Zeile in
einer bestimmten Gruppe und kopieren dann
per Drag & Drop die gesamte Gruppe durch
Fallenlassen auf den Mappen-Hintergrund.
Dies kann innerhalb dieser CONTENT-FOLDERMappe oder in eine andere CONTENT-FOLDERMappe geschehen und ist unabhängig davon,
ob die Gruppe statisch oder dynamisch ist.
12b) Werden innerhalb einer Gruppe Zeilen markiert (sie werden dadurch schwarz hinterlegt
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
23
anwendung
ANWENDER-TIPP
Schreibmaschine ade
Formulare digital ausfüllen mit DocuWare
Jeder kennt die Situation, dass er auf elektronischem Weg ein Formular erhält
und es ausgefüllt an den Sender zurückschicken will. Mit DocuWare füllen Sie
das Formular gleich am Rechner aus, versenden es und archivieren es automatisch.
Im Normalfall müssen in Formularen, die an den
Absender zurückgehen sollen, nur einige Textpassagen ergänzt, Markierungen gesetzt und der Firmenstempel angebracht werden. Der klassische
Weg geht über das Ausdrucken des Dokumentes,
Ausfüllen und Versehen mit Unterschrift und/oder
Firmenstempel, Einscannen des fertigen Formulars
und Ablegen inklusive Versenden per Fax oder als
E-Mail.
DocuWare bietet Ihnen hier eine einfache Lösung,
mit der Sie innerhalb kürzester Zeit Formulare
nicht nur ausfüllen und verschicken, sondern
zudem ablegen können.
Text, Rechtecke, Linien, Pfeile, Markierungen und
vieles mehr lassen sich einfach auf einem Overlay
anbringen und bei Bedarf mit dem Dokument
verschmelzen. Das ausgefüllte Formular kann
anschließend archiviert und weiterverarbeitet
werden. Der komplette Vorgang dauert nur wenige
Minuten und kann bequem vom Arbeitsplatz aus
erledigt werden.
Die benötigten Funktionen finden Sie auf der
In DocuWare voll
ausgefülltes Formular,
das per Fax an den
Hersteller gesendet
werden kann.
linken Seite des DocuWare-Viewers in der Werkzeugleiste. Sollte die Leiste nicht vorhanden sein,
blenden Sie sie über den Menübefehl Ansicht/
Zeichenwerkzeuge ein. Text, Linien, Rechtecke oder
Kreise lassen sich damit an jedem Ort im Dokument
anbringen und nach Belieben formatieren. Bereits
angebrachte Elemente lassen sich nachträglich mit
der Maus an jede beliebige Stelle im Dokument
platzieren.
Als Ergänzung zu den Zeichenwerkzeugen können
Firmenstempel
per DocuWare
auf einem
Formular
angebracht.
persönliche oder öffentliche Stempel angelegt
werden, die den Firmenstempel oder ein Kürzel
enthalten.
Das ausgefüllte Formular kann jetzt direkt auf
einen Faxdrucker ausgedruckt oder per E-Mail
versendet werden. Möchten Sie das Formular per
E-Mail versenden, so ist es wichtig, dass Sie die
Anmerkungen mit dem Dokument verschmelzen,
da Standard-TIFF-Viewer die DocuWare-Overlays
nicht anzeigen können. Beim Druck auf einen
Faxdrucker dagegen bleibt es Ihnen überlassen. Im
Druckdialog ist darauf zu achten, dass die Option
Anmerkungen drucken aktiviert ist, falls die Anmerkungen nicht mit dem Dokument nicht verschmolzen wurden.
Stefan Schmidt
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
24
leserumfrage
Mitmachen lohnt sich!
Wir möchten Sie, liebe Leserinnen und Leser, bitten,
uns einige Minuten Ihrer Zeit zu spenden und die
nebenstehenden Fragen zu beantworten. Ihre
Antworten helfen uns, unser Anwender-Magazin so
zu gestalten, dass es Ihren Wünschen und Bedürfnissen entspricht. Beantworten Sie die Fragen und
faxen Sie den Bogen an uns zurück. Oder füllen Sie
den Feedback-Bogen einfach online aus: Fragebogen online.
Unter den Einsendern verlosen wir wie immer eine
Anerkennung. Diesmal - zur
zehnten Ausgabe - haben
wir uns etwas ganz Besonderes ausgedacht: Drei iPod
shuffle von Apple für Ihr
Feedback. Mit viel Platz für
Ihre Lieblingssongs und für
weitere Dateien. Einfach per
Plug&Play an einen USBAnschluss des Computers
anschliessen und los geht’s.
Ihre DocuWare AG
Redaktion Anwender-Magazin
Diese Themen interessieren mich
für künftige Ausgaben:
DocuWare 5 – Positionierung
hoch
gering
Relevanz:
Verständlichkeit:
Anmerkung: _____________________________
Terminalserver und Citrix
hoch
gering
Relevanz:
Verständlichkeit:
Anmerkung: _____________________________
Einfach sicher durch Rollen und Profile
hoch
gering
Relevanz:
Verständlichkeit:
Anmerkung: _____________________________
eLearning-Training Elektronische Signatur
hoch
gering
Relevanz:
Verständlichkeit:
Anmerkung: _____________________________
DocuWare Seminartour 2005
hoch
gering
Relevanz:
Verständlichkeit:
Anmerkung: _____________________________
Drag & Drop in DocuWare
hoch
gering
Relevanz:
Verständlichkeit:
Anmerkung: _____________________________
Optimaler Service und Transparenz
hoch
gering
Relevanz:
Verständlichkeit:
Anmerkung: _____________________________
Schreibmaschine ade
hoch
gering
Relevanz:
Verständlichkeit:
Anmerkung: _____________________________
Zur Umstellung auf DocuWare 5
hoch
gering
Relevanz:
Verständlichkeit:
Anmerkung: _____________________________
Antwort bitte per Fax 089 / 841 9966 an die DocuWare AG, Redaktion Anwender-Magazin
Mein Name:
______________________________
Meine Firma:
______________________________
Bitte streichen Sie mich aus dem Verteiler des
Anwender-Magazins.
Bitte senden Sie das Anwender-Magazin
künftig auch an folgende DocuWare-Anwender:
_______________________________________
Name
E-Mail
_______________________________________
Name
E-Mail
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
25
artikelverzeichnis
Verzeichnis bislang erschienener Artikel
Auf den folgenden Seiten sind Artikel aus den letzten Anwender-Magazinen zusammengestellt. Mit einem Klick auf den Titel
können Sie sich den jeweiligen Artikel im PDF-Format anzeigen lassen. Die Artikel finden Sie auch auf unserere Internet-Seite im
Download-Bereich www.docuware.com/Download . Für die Anzeige einiger der Artikel benötigen Sie ein DocuWare Kundenlogin.
Das Login ist kostenlos, Sie können es sich auf unserer Homepage einrichten www.docuware.com/Kundenlogin.
Kategorie
Thema
Titel und Untertitel
Ausgabe
Management
Archivstruktur
Archive optimal planen
1
Management
DocuWare Anwender-Workshops
Anwender-Workshops im Mai 2002
1
Management
Case Studies
DocuWare - vielseitig in der Praxis
2
Management
DocuWare Buch
Mehr Effizienz durch Integration
2
Management
DocuWare-Seminare
DocuWare-Seminare für Anwender und Administratoren -
2
Management
DocuWare eLearning
Schneller Einstieg in DocuWare und seine Zusatzmodule über Web Based Trainings
2
Management
Sicherer E-Mail Verkehr
Gefahren durch ungeregelten Firmen-E-Mail-Verkehr
2
Management
Workflow mit CONTENT-FOLDER
Schnellerer Workflow mit DocuWare CONTENT-FOLDER
2
Management
Wirtschaftlichkeit von DMS
So wird die Wirtschaftlichkeit des Dokumentenmanagements ehrlich ermittelt
2
Management
Abgabenordnung
Archivierungspflicht gemäß Abgabenordnung
3
Management
Case Studies
XXL-Formate oder -Mengen - kein Problem für DocuWare
3
Management
DocuWare 2002
DocuWare erfolgreich im Jahr 2002
3
Management
DocuWare-Seminare und Konferenz
DocuWare Anwender-Seminartour und Management-Konferenz
3
Management
CONTENT-FOLDER und Vertrieb
Vertriebscontrolling mit CONTENT-FOLDER
3
Management
Bessere Kommunikation mit DocuWare
Informationsverfügbarkeit über mehrere Standorte hinweg
5
Management
Ein Dokumenten-Pool für alle
Keine Hexerei: Die richtige Information für alle immer im Zugriff
5
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
26
artikelverzeichnis
Kategorie
Thema
Titel und Untertitel
Ausgabe
Management
Weiter auf Wachstumskurs
DocuWare AG etabliert sich zum Hidden Champion
5
Management
DocuWare 4.6
Viele Fortschritte und neue Funktionen
6
Management
DocuWare-Seminartour
Nutzen Sie DocuWare optimal? Holen Sie sich wertvolle Anregungen
6
Management
Ratgeber zur Steuerprüfung
VOI legt Leitfaden vor
7
Management
SAP
Direkt aus SAP in DocuWare archivieren
7
Management
Belege per Internet
Besserer Service bei sinkenden Kosten
7
Management
Im Dienst des Kunden – mit DocuWare
Service mit Dokumenten-Management
7
Management
Quo Vadis Dokumenten-Management?
Aktuelle Marktentwicklung
8
Management
Quo Vadis DocuWare?
Produktstrategie der DocuWare AG
8
Management
Neue Features in DocuWare 4.6a
Integration des Tablet PC
8
Management
DocuWare-Seminartour 2004
Viele Fragen, reger Austausch
8
Management
Schnelligkeit durch Aktualität
Zugriff auf Belege von unterwegs
8
Management
DocuWare – international erfolgreich
Kunden profitieren von unserer Strategie
9
Management
Elektronische Signatur
Am PC rechtsverbindlich unterschreiben
9
Management
Archivierung leicht gemacht mit DocuWare
Hofbräuhaus und Ikea
9
Management
DocuWare on Tour
Die Termine der Seminartour 2005
9
Management
DocuWare-Lizenzschlüssel
Ihr Lizenzschlüssel per Internet
9
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
27
artikelverzeichnis
Kategorie
Thema
Titel und Untertitel
Ausgabe
Administration Import von DIN-Normen
Elektronische DIN-Normen archivieren
1
Administration TECDOC
Die technische Referenz von DocuWare - TECDOC - Ein unverzichtbarer Begleiter
1
Administration Umstieg auf SQL
Archivdatenbank wechseln: Umstieg auf SQL-Server
1
Administration ACTIVE IMPORT
Scanner ansteuern mit ACTIVE IMPORT
2
Administration Administration von DocuWare
Kleine Helfer - Administrationsprogramme für DocuWare
2
Administration Tipp: Volltext und SQL
SQL-Server um die Volltext-Funktionalität erweitern
2
Administration Tipp: SQL-Archiv
So erweitern Sie ein SQL-Archiv nachträglich um ein Datenbankfeld
2
Administration Tipp: Archiv einrichten
Archivstruktur von einem bestehenden Archiv übernehmen
2
Administration Barcode
Das DocuWare Barcode-Kompendium
3
Administration CD/DVD Dokumente auf Scheiben
CDs und DVDs mit DocuWare brennen
3
Administration Tipp: Mit ACTIVE IMPORT stempeln
ACTIVE IMPORT "stempelt" Ihre Dokumente automatisch
3
Administration Tipp: ACTIVE IMPORT und Desktop-Ordner
Vereinfachte Ablage durch vorgegebene Verschlagwortung
3
Administration Ausgangsrechnungen archivieren
Rechnungen automatisch ablegen mit TIFFMAKER und RECOGNITION
4
Administration Tipp: Benutzer übernehmen
Automatisierte Übernahme von Benutzern aus dem Windows-Netzwerk
4
Administration Tipp: DocuWare "stand alone"
DocuWare Client "stand alone" starten
4
Administration Tipp: TIFFMAKER
TIFFMAKER auf dem Terminal Server einsetzen
4
Administration DocuWare auf Terminal Server
DocuWare-Betrieb auf Terminal Server im TECDOC dokumentiert
5
Administration Surfen im Archiv
Noch schneller per Web-Browser zum DocuWare-Dokumentenpool
5
Administration Admin-Tipp: INTERNET-SERVER verbessert
Neue Funktionen für noch effektiveres Arbeiten
5
Administration Tipp: Scannen mit VRS
Keine Chance für schlechte Belege
5
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
28
artikelverzeichnis
Kategorie
Thema
Titel und Untertitel
Ausgabe
Administration Individualiserter Belegzugriff via Internet
Kunden und Außendienstmitarbeiter greifen auf Belege zu
7
Administration Administration umfangreicher Installationen
Arbeitsplätze zentral verwalten
7
Administration Tipp: ACTIVE IMPORT-Konfiguration sichern
Sichern Sie die AI3 - Konfigurationen vor versehentlicher Änderung
7
Administration Tipp: Benutzer-Einstellungen sicher
Schreibgeschützte Username.ini: Effizienz für die Administration
7
Administration Tipp: Flexibel arbeiten mit Briefköpfen
Benutzerzugriff auf eigene Briefkörbe und Papierkorb und an jedem Client
7
Administration Tipp: Zugriff auf Fremd-Datenbanken
Zugriff auf Nicht-MSSQL über einen Benutzer
8
Administration Automatische Installation von Updates
Updates und Fixes per Mausklick
8
Administration Zusammenlegen von Archiven
Dokumenten-Pool einrichten
8
Administration Inside Tecdoc
Neues aus der Technischen Referenz
8
Administration Tipp: Feldinhalte zusammenfassen
So bereinigen Sie Auswahllisten
9
Administration Farbige Dokumente
Formate und Methoden in DocuWare
9
Administration Inside Tecdoc
Neues aus der Technischen Dokumentation
9
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
29
artikelverzeichnis
Kategorie
Thema
Titel und Untertitel
Ausgabe
Anwendung
ACTIVE IMPORT
E-Mail Flut beherrschen, Mails schnell und sicher ablegen mit ACTIVE IMPORT
1
Anwendung
Neue Funktionen in DocuWare 4.5
DocuWare 4.5 - der Alleskönner ist da - Neue Funktionen der wesentlich erweiterten Version
1
Anwendung
Office Add-In
Dokumente aus MS Office schnell und komfortabel im DocuWare Archiv ablegen
1
Anwendung
Kundenbesuche
Product Research, DocuWare Mitarbeiter besuchen 72 Kunden
2
Anwendung
Tipp: Ablage
Mehrere Dokumente ablegen, nur einmal vllständig indexieren!
2
Anwendung
Tipp: Ablage- und Suchmasken
Ablage- und Suchmasken schnell und einfach ausfüllen
2
Anwendung
Tipp: Suchmasken
Schneller finden mit Platzhaltern und Suchparametern
2
Anwendung
Tipp: Viewer
Mehrere Dokumente am Bildschirm miteinander vergleichen
2
Anwendung
Tipp: Datei-Import
Dokumente in DocuWare importieren
3
Anwendung
Tipp: Senden
DocuWare-Dokumente per E-Mail verschicken
3
Anwendung
Tipp: Wiedervorlage
Dokumente für Wiedervorlage umbenennen
3
Anwendung
Tipp: Arbeiten mit Briefkorbfenstern
DocuWare-Briefkorbfenster minimieren, maximieren und verschieben
4
Anwendung
Tipp: Archivverwaltung
Archive schneller registrieren
5
Anwendung
Tipp: Indexieren mit CONTENT-FOLDER
CONTENT-FOLDER als Ablagehilfe nutzen
5
Anwendung
Kontrolle bei automatischer Belegarchivierung
Mit ACTIVE IMPORT überprüfen, ob die automatische Archivierung fehlerfrei verlaufen ist
6
Anwendung
Rechnungsprüfung
Dokumenten-Workflow mit CONTENT-FOLDER beschleunigt Prozesse
6
Anwendung
Tipp: Automatisches Drehen im Briefkorb
Richten Sie Dokumente im Briefkorb automatisch richtig aus
7
Anwendung
Tipp: Texte abdecken mit Overlays
Anmerkungen verdecken mit DocuWare-Zeichenwerkzeugen
7
Anwendung
DocuWare in der Auftragsabwicklung
Schneller Fakturieren mit DocuWare
8
Anwendung
Tipp: Texte markieren mit dem Textmarker
Auf elektronischen Dokumenten markieren wie auf Papier
8
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
30
artikelverzeichnis
Kategorie
Thema
Titel und Untertitel
Anwendung
Tipp: Schneller Finden
Erfolgreiche Suche im Dokumenten-Pool
Ausgabe
9
DocuWare Magazin Nr. 10
April 2005
31
Document
Kategorie
Kunst und Fotos
Seitenansichten
8
Dateigröße
1 247 KB
Tags
1/--Seiten
melden