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Die neue Spesenregelung – Was heisst das für die - T+R AG

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Berner Zeitung vom 19.02.2005
Die neue Spesenregelung – Was heisst das für die Mitarbeitenden?
Per 1. Januar 2006 wird der neue Lohnausweis eingeführt. Welche Änderungen bezüglich der
Spesenvergütungen ergeben sich für die Mitarbeitenden?
1. Der Begriff „Spesenvergütung“
Spesenvergütungen des Arbeitgebers sollen die Auslagen des Mitarbeiters für seine geschäftliche Tätigkeit decken und stellen beim Empfänger weder steuerbares Einkommen noch steuerabzugsfähige Auslagen dar („Nullsummenspiel“).
Beispiel: Der Arbeitgeber vergütet dem Mitarbeitenden für die mit seinem Privatfahrzeug für geschäftliche
Zwecke zurückgelegte Fahrten eine Kilometerentschädigung von CHF 0.70 je km.
Vergütungen an den Arbeitnehmer für Auslagen ausserhalb der eigentlichen Arbeitstätigkeit
(beispielsweise Wegentschädigung) stellen keine Spesenvergütungen dar. Derartige Entschädigungen gehören zum Bruttolohn.
Übersteigen die Spesenvergütungen die Auslagen des Mitarbeitenden massgeblich, liegt eine
verdeckte Lohnzahlung vor, die beim Empfänger grundsätzlich steuerbares Einkommen und
AHV-Lohn darstellt.
Mit der Einführung des neuen, einheitlich gestalteten Lohnausweises per 1. Januar 2006 erteilen
die Eidg. Steuerverwaltung (ESTV) und die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) klare Weisungen zur Handhabung von Spesenvergütungen und nehmen einheitliche Begriffsumschreibungen vor (www.steuerkonferenz.ch).
2. Spesenarten und Spesenereignisse
Bezüglich der korrekten Deklaration im Lohnausweis ist zwischen folgenden Spesenarten und
Spesenereignissen zu unterscheiden
Ereignis
Art
Effektive
Spesen
Einzelfallpauschale
Pauschale
Reise- und Übernachtungsspesen inkl. Autokosten
x
x
x
Verpflegungsspesen
x
x
x
Repräsentationsspesen
x
x
x
Übrige Spesen
x
x
-
Mit der Einführung des neuen Lohnausweises wird der Begriff „Einzelfallpauschale“ einheitlich
definiert. So kann dem Mitarbeitenden für eine Hauptmahlzeit eine Fallpauschale von maximal
CHF 30 gewährt werden (Bsp.: Pauschale für Mittag- und Abendessen je CHF 30, ergebend
CHF 60). Neu ist ebenfalls eine Tagespauschale von maximal CHF 20 vorgesehen, mit welcher
Kleinspesen abgedeckt werden können (Bsp.: 180 Reisetage zu CHF 20 = CHF 3'600). Dabei
ist bereits heute die Entrichtung einer Einzelfallpauschale – nach vorgängiger Rücksprache mit
der zuständigen kantonalen Steuerbehörde – möglich.
Pauschalspesen werden – unabhängig vom Einzelereignis – für einen bestimmten Zeitraum
gewährt (beispielsweise eine monatliche Repräsentationsspesenpauschale). Die Steuerverwaltung des Kantons Bern anerkannt so genannte Pauschalspesen nur im geringen Ausmass. Pauschale Spesenvergütungen über CHF 6'000 pro Jahr und Mitarbeitenden führen in der Regel zu
einer steuerrechtlichen Umqualifikation von Spesen in Lohn, sofern kein durch die kantonale
Steuerbehörde genehmigtes Spesenreglement besteht (vgl. Ziff. 4 hiernach). Derartige Korrekturen können jedoch auch schon bei tieferen Pauschalbeträgen erfolgen.
Die neue Spesenregelung – Was heisst das für die Mitarbeitenden?
Ab 01.01.2006 wird eine Negativliste geführt, auf welcher nicht zu deklarierende Leistungen an
die Mitarbeitenden enthalten sind (Bsp.: gratis abgegebene Halbtaxabonnemente der SBB, private Nutzung von Arbeitswerkzeugen wie Natel, PC, usw.).
3. Private Nutzung des Geschäftsfahrzeuges
Falls der Arbeitnehmer ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestelltes Geschäftsfahrzeug besitzt
und dieses auch für Privatfahrten ohne erhebliche Einschränkungen (z.B. fest eingebaute Vorrichtungen) benutzen kann, ist dem Arbeitnehmer ein Privatanteil von 1 % des Kaufpreises
(exkl. MWST) pro Monat, mindestens CHF 150, als Bruttolohn aufzurechnen.
Selbstverständlich steht es den Parteien offen, anstelle der pauschalen Ermittlung des Privatanteiles ein Bordbuch zu führen und die privat gefahrenen Kilometer effektiv abzurechnen.
Ein Arbeitswegabzug ist in diesen Fällen ausgeschlossen.
4. Genehmigtes Spesenreglement
Die Arbeitgeberfirmen verfügen über die Möglichkeit, ihre Spesenreglemente durch die kantonale
Steuerverwaltung genehmigen zu lassen (sog. „genehmigtes Spesenreglement“). Dabei können
firmenspezifische Regelungen getroffen werden, die von den Standardregelungen abweichen.
Früher getroffene Spezialregelungen im Rahmen eines von den Steuerbehörden genehmigten
Spesenreglements gelten auch unter dem neuen Lohnausweis.
5. Deklaration der Spesenvergütungen im Lohnausweis
Unter der heute geltenden Regelung wird zwischen leitendem und Aussendienstpersonal einerseits und übrigen Mitarbeitenden anderseits unterschieden. Während bei den leitenden und
Aussendienst-Mitarbeitenden grundsätzlich sämtliche Spesenvergütungen zu deklarieren sind
(Ausnahme beim genehmigten Spesenreglement), sind beim übrigen Personal lediglich die pauschalen Spesenvergütungen auszuweisen, sofern dies im entsprechend vorgesehenen Feld im
Lohnausweis erwähnt wird. Die private Benutzung des Geschäftsautos ist entsprechend zu deklarieren.
Mit der Einführung des neuen Lohnausweises per 01.01.2006 entfällt die Deklaration von effektiven Spesenvergütungen (inkl. die Einzelfallpauschalen) für sämtliche Mitarbeitende, sofern
die steuerrechtlichen Maximalbeiträge eingehalten werden.
Grundsätzlich werden auf den Spesenvergütungen keine Sozialversicherungsabgaben erhoben. Werden hingegen Spesenvergütungen von der Steuerbehörde nicht als Auslagenersatz
sondern als Lohnbestandteil qualifiziert, führt dies in der Regel auch zu einer entsprechenden
Erhöhung des massgebenden Lohnes bei den Sozialversicherungen (AHV, BVG, usw.) und damit zu zusätzlichen Sozialabgaben.
6. Ein Überblick über die geltende und neue Regelung
Lange nicht alle der mit dem neuen Lohnausweis herausgegebenen Definitionen sind neu. Tatsächlich sind schon unter dem heute geltenden Lohnausweis individuell mit den Steuerbehörden
getroffene Regelungen möglich.
-2-
Die neue Spesenregelung – Was heisst das für die Mitarbeitenden?
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Stichwort
Regelung bis 31.12.2005
Regelung ab 01.01.2006
Verpflegungsspesen gegen
Beleg
Kein Maximalbetrag definiert
Maximal CHF 35.00 pro Hauptmahlzeit
Verpflegungsspesen mittels
Fallpauschale
Individuelle Regelung mit Steuerbehörden
Maximal CHF 30.00 pro Hauptmahlzeit
Kleinspesenpauschale
Nicht vorgesehen
CHF 20.00 pro Tag
Pauschalspesen
In der Regel maximal CHF 6'000 (kein
genehmigtes Spesenreglement)
Ausnahme: Genehmigtes
Spesenreglement
In der Regel maximal CHF 6’000
Privatanteil für die
Benutzung des
Geschäftsfahrzeugs
Führen eines Bordbuchs oder Pauschale
von 1 % vom Anschaffungswert exkl.
MWST pro Monat
Führen eines Bordbuchs oder
Pauschale von 1 % vom
Anschaffungswert exkl. MWST pro
Monat
Private Nutzung von
Arbeitswerkzeugen (Handy,
PC, usw.)
Nicht geregelt
Keine Deklaration im Lohnausweis
Ausnahme: Genehmigtes
Spesenreglement
7. Fazit
Die Einführung des neuen Lohnausweises per 01.01.2006 bewirkt keine wesentlichen
materiellen Änderungen bei den Spesenvergütungen. Ergänzende Ausführungen zum neuen
Lohnausweis können u.a. auch der Homepage www.tr-bern.ch entnommen werden.
Die Steuerbehörden nehmen dabei einheitliche Begriffsdefinitionen vor und setzen zusätzliche
klare Parameter. Zudem werden nicht zu deklarierende Vergütungen in einer „Negativliste“ umschrieben. All dies soll eine möglichst einheitliche und gerechte Regelung der Spesenvergütungen für sämtliche Mitarbeitende sicherstellen. Weiterhin können im Rahmen von genehmigten
Spesenreglementen firmenindividuelle Regelungen mit den Steuerbehörden getroffen werden.
Die neu vorgesehenen Einzelfallpauschalen können die Abwicklung der Spesenvergütungen
auch für die Mitarbeitenden wesentlich vereinfachen.
Werden Spesenvergütungen entrichtet, welche die tatsächlichen Auslagen des Mitarbeitenden
massgeblich übersteigen, kann dies zu zusätzlichen Steuerfolgen für den Mitarbeitenden führen.
Es empfiehlt sich daher, die Weisungen der Steuerbehörden unter der geltenden wie auch neuen
Regelung zu beachten.
Daniel Leuenberger
dipl. Wirtschaftsprüfer, Betriebsökonom HWV
Partner der T & R AG Steuerberatung, Gümligen
Direktwahl 031 950 09 50
E-Mail
daniel.leuenberger@tr-bern.ch
www.tr-bern.ch
Gümligen, 18.02.2005
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