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Aufbewahrungspflichten Was darf 2013 in den Reißwolf? - Sandra

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Aufbewahrungspflichten
Sandra Hufnagel
Steuerberaterin
Was darf 2013 in den Reißwolf?
Nach Handels- und Steuerrecht müssen Kaufleute Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre
lang geordnet aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem letzte
Eintragungen gemacht, Abschlüsse festgestellt, Handelsbriefe empfangen oder abgesandt
wurden. Das gilt für Belege, die Bestandteile einer Buchführungs- oder Aufzeichnungspflicht
sind. Die Aufbewahrungsvorschriften gelten auch für alle, die nach Steuer- oder anderen
Gesetzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, soweit diese für die
Besteuerung von Bedeutung sind. Das betrifft etwa EÜR-Rechner für umsatzsteuerliche
Zwecke gem. § 22 UStG oder die in H 18.2 EStH aufgelisteten Aufzeichnungspflichten für
Freiberufler.
2013 können Geschäftsunterlagen vernichtet werden, die 2002 oder früher erstellt wurden.
Das gilt etwa für Anlagevermögenskarteien, Kassenberichte, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte und Inventare, Buchungsbelege sowie Änderungsnachweise und
Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung.
2006 oder früher erstellte Lohnkonten, Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige für die
Besteuerung bedeutsamen Belege wie Ein- und Ausfuhrlieferunterlagen, Stundenlohnzettel,
Preisauszeichnungen, Mahnvorgänge sowie Grund- und Handelsregisterauszüge können
ebenfalls nach dem Jahreswechsel vernichtet werden. Betriebsinterne Aufzeichnungen wie
Kalender oder Fahrberichte sind nicht aufbewahrungspflichtig. Lohnunterlagen für die
Sozialversicherung hingegen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Jahres
aufzubewahren.
Die Aufbewahrungspflicht läuft nicht ab, solange die Unterlagen für noch nicht verjährte
Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. Das gilt etwa für schwebende Außenprüfungen,
anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, zur Begründung von Anträgen
ans Finanzamt und bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.
Über das Steuerhinterziehungsbekämpfungsgesetz gibt es zwar neue Nachweispflichten zu
Geschäftsbeziehungen mit Ländern, die keine steuerlichen Auskünfte nach OECD-Standard
erteilen. Derzeit steht aber kein Staat auf der schwarzen Liste der Steueroasen, sodass die
Neuregelung erst einmal nicht zur Anwendung kommt.
Für Privatbelege besteht grundsätzlich keine Aufbewahrungsplicht. Sie werden lediglich für die
entsprechende Veranlagung im Rahmen der Mitwirkungspflicht benötigt. Nach Rückgabe durch
das Finanzamt müssen sie aufgrund der erfüllten Beweislast nicht mehr gesondert bereit
gehalten werden. Dies gilt auch bei Bescheiden nach § 164 AO. Bei einer Erklärungsabgabe
mittels ELSTER werden die Betroffenen durch einen Hinweis in der Anlage zur komprimierten
Steuererklärung darauf aufmerksam gemacht, dass die Belege bis zum Eintritt der
Bestandskraft bzw. bis zur Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung aufzubewahren sind.
Seit dem Veranlagungszeitraum 2010 (§ 5 Satz 1 SteuerHBekV) haben auch Steuerpflichtige,
bei denen die Summe der positiven Überschusseinkünfte mehr als 500.000 € beträgt, die
Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschusseinkünften zugrunde liegenden
Einnahmen und Werbungskosten sechs Jahre aufzubewahren, vgl. § 147a AO i.d.F. des
Steuerhinterziehungsbekämpfungsgesetzes.
Empfänger von Bau- und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück sind
verpflichtet, Rechnungen, Zahlungsbelege, Bauverträge oder Abnahmeprotokolle zwei Jahre
lang in lesbarer Form aufzubewahren. Der Zeitraum beginnt mit dem Schluss des Jahres, in
dem die Rechnung ausgestellt wurde, und nicht bereits mit Erbringung der Leistung.
Fundstellen zu den Aufbewahrungspflichten:
Digitale Unterlagen: BMF 16.7.01, IV D 2 - S 0316 – 136/01, BStBl I 01 , 415
Ausfuhrbelege: OFD Koblenz 7.5.07, S 7134 A - St 44, 2 UR 07, 708
Umsatzsteuerheft OFD Frankfurt 16.6.09, S 7389 A – 2 St 113
Pivatbelege: OFD München 9.2.04, S 0240 – 4 St 312, DB 04, 518 und NWB-Datenbank
Grundstücke: BMF 24.11.04, IV A 5 – S 7280 – 21/04, BStBl I 04, 1122
Online-Bankauszüge: OFD Münster 17.5.05, DStR 05, 1101
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