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Grundsätzliches Was ist bei einer Migration zu - YADA GmbH

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 Übersicht
Grundsätzliches
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Grundsätzliches
Die meisten eRoom-Nutzer sehen wenige Vorteile darin, ihre Collaboration-Plattform zu
wechseln. Trotzdem kann es zwingende Gründe geben, die eine Migration erforderlich machen.
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Was ist bei einer Migration
zu berücksichtigen?
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Migration nach der
YADA-Methode
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Mit YADA: Schnelle,
kosteneffiziente und
sorgenfreie Migration
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Die wichtigsten Ziele einer Migration sind natürlich:
• die eigentlichen Daten vollständig zu übertragen
• den Kontext, in dem sie bearbeitet wurden, möglichst zu erhalten
• eine weiterführende Benutzbarkeit der Räume auf dem Zielsystem sicherzustellen
Da eRoom jedoch Funktionen enthält, die es in SharePoint nicht gibt, ist eine Eins-zu-einsÜbertragung der Räume nicht immer möglich. Das Verständnis der funktionalen Unterschiede
beider Plattformen, eine gute Analyse der eRooms, der darin verwendeten eRoom-Funktionen
und enthaltenen Daten ist die Voraussetzung zur Wahl der besten Strategie und Vorgehens­weise, um alle wichtigen Daten zu übernehmen und die Migration mit möglichst wenigen
Unterbrechungen des täglichen Betriebs durchzuführen. Dieser Punkt ist besonders bei
großen Daten­volumen nicht zu vernachlässigen.
Mit den Tools und Best Practices von YADA, die auf jahrelanger Erfahrung mit eRoom
basieren, ist eine sichere und sorgenfreie Migration gewährleistet.
Was ist bei einer Migration zu berücksichtigen?
Unterschiede zwischen eRoom und SharePoint
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Beide Plattformen bestehen aus digitalen Räumen zur gemeinsamen Arbeit oder zum Austausch
über Unternehmensthemen. Alle dazu notwenigen Dokumente, Kommentare usw. können in
diesen Räumen hinterlegt werden. Zugang haben nur registrierte und autorisierte Nutzer.
So weit sind beide Plattformen identisch und im Prinzip könnten also ganze Räume von eRoom
samt Inhalt nach SharePoint überführt werden, inklusive der enthaltenen Verzeichnisse und der
raumspezifischen Sicherheitseinstellungen und Zugangsberechtigungen. Dies trifft grundsätzlich
auf die in den eRooms enthaltene Dateien zu, aber auch auf Elemente wie Notizen und Kommentare, Links, Kalender, Projektpläne und Umfragen.
Schwieriger wird es mit eRoom-Datenbanken. Einfache zweidimensionale Listen lassen
sich ebenfalls übertragen, solange der Inhalt einer Zelle nur aus Text oder einer Datei besteht.
Bei den komplexeren eRoom-Datenbankfunktionen gibt es allerdings Schwierigkeiten.
Zum Beispiel ist jede eRoom-Datenbankzelle ein Container, in den man wiederum alle in
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© 2012 YADA GmbH & Co. KG. Alle Rechte vorbehalten. Firmen und Produktnamen werden nur zur Identifikationzwecken verwendet und können Marken ihrer
jeweiligen Inhaber sein. YADA übernimmt keine Gewähr für die Vollständigkeit zukünftiger Produkte oder Produktfunktionen oder die Verfügbarkeit dieser Produkte.
eRoom verfügbaren Elemente hineinlegen kann, sogar eine ganze Ordnerstruktur zum Beispiel.
Das lässt sich in SharePoint leider nicht abbilden.
Auch die Zusammenfassung mehrerer Datenbanken aus diversen eRooms (enterprise databases)
ist bei SharePoint nicht möglich. Die Idee der Container, wie oben beschrieben, gibt es aber nicht
nur bei eRoom-Datenbanken, sondern auch in anderen Funktionen, zum Beispiel dem Kalender.
Dateien können natürlich immer übernommen werden, aber kontextuelle Informationen, die in
solchen Konstrukten enthalten sind, müssen in SharePoint anders dargestellt werden und
können somit nicht automatisch, sondern nur manuell übertragen werden.
Es gibt noch weitere Unterschiede, die eine gesonderte Behandlung erfordern:
Raumgrößen­beschränkungen, Sonderzeichen, bestimmte Dateiformate, Workflow-Datenbanken
und eRoom-Inboxen. Auch Diskussionen lassen sich nur beschränkt migrieren.
Die einzelnen eRooms müssen also dementsprechend analysiert werden, inwiefern eine
automatische Übertragung möglich ist und wo anders zu verfahren ist.
Migrieren, Archivieren oder Löschen?
Die Praxis zeigt, dass viele eRooms oft nur vorübergehend für einen bestimmten Zweck eröffnet, dann aber nicht mehr gebraucht werden. Oder sie enthalten Daten, die nicht länger benötigt
werden. Nach einigen Jahren kann dies in der Summe zu erheblichen unnötigen Datenvolumen
führen, die vor einer Migration gelöscht werden sollten.
Bei einem großen Unternehmen der Kommunikationsbranche konnte so beispielsweise die Zahl
der zu migrierenden Räume von 12.600 auf 2.000 reduziert werden, was nicht nur die eigentliche
Migration enorm beschleunigte, sondern auch einer Einsparung von 6 Terabyte an Speicherplatz
entsprach.
Dann gibt es Räume, die nicht mehr in einem kollaborativen Umfeld benötigt werden, aber
Daten enthalten, die aus Compliance- oder anderen Gründen aufbewahrt werden müssen.
Solche Räume müssen nicht nach SharePoint migriert werden, sondern sollten einfach
archiviert werden. YADA hat entsprechende Tools entwickelt, solche Räume im XML-Format
zu archivieren und zu Konsultationszwecken analog zur gewohnten eRoom-Darstellung wieder
sichtbar zu machen.
Nur wirklich verwendete operative eRooms müssen also tatsächlich nach SharePoint migriert
werden. Alles andere nicht. Dies spart nicht nur Speicherplatz und Lizenzkosten, sondern
reduziert den Migrationsaufwand enorm. Das endgültige Löschen eines eRooms sollte allerdings
nie ohne offizielle Freigabe der zuständigen Anwender vorgenommen werden. Auch dies will
gut verwaltet werden.
Beteiligung und Verantwortung der Anwender
Eine eRoom-Migration ist nicht möglich ohne die Beteiligung der Anwender, beziehungsweise
der Verantwortlichen für die jeweiligen eRooms. Nur sie können schlussendlich entscheiden,
welche Daten migriert, archiviert oder gelöscht werden sollen. Und bei eRooms, die nicht
automatisch migrierbar sind, kann eine manuelle Intervention nötig sein.
Dazu müssen die Anwender informiert und eingewiesen werden. Die Kommunikation muss
stimmen, der gesamte Ablauf aller Aktivitäten zentral koordiniert und gesteuert werden und
in protokollierter und nachprüfbarer Weise ablaufen.
Bei eRooms, die nicht automatisch migrierbar sind, kann eine manuelle Intervention nötig sein.
Die automatische Analyse der Räume unterstützt dies, indem in einer Excel-Auflistung pro Raum
alle Elemente aufgezeigt werden, die bei einer automatischen Migration Probleme bereiten könnten.
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Migration nach der YADA-Methode
Verfügbare Tools
YADA eRoom | MigrationManager
Mit dem Software-Paket MigrationManager wird der gesamte Migrationsprozess optimal
verwaltet und gesteuert – von der Analyse der Räume und Datenbestände über die Ein­bindung und Kommunikation mit den Anwendern, die Freigabe der zu tätigenden Aktionen,
die Archivierung von Inhalten bis hin zum Auslösen des eigentlichen Migrationsvorganges
und dem anschließenden Löschen der erfolgreich migrierten Räume. Enthalten sind zudem
folgende Tools:
UsageAnalyzer
Analyse und Klassifizierung aller Räume auf dem eRoom-Server nach
Art der tatsächlichen Nutzung, der benutzen Funktionen und Inhalte
ArchiveServices
Export und Archivierung von Räumen und kompletten Inhalten
in Form einer offline (read only) lesbaren Kopie des Raumes
MigrationAssistent
Tool zur manuellen Migration von komplexen Räumen
LinkPreserver
Stellt sicher, dass Links korrekt übernommen werden und im
Zielsystem auf die neue Speicheradresse verweisen
DocAve Migrator
Die Software-Plattform DocAve unseres Partners AvePoint bietet mit dem DocAve Migrator ein
effizientes und bewährtes Tool für SharePoint-Migrationen, vorausgesetzt, die Räume sind wie
weiter unten beschrieben vorbereitet und bereinigt. Kontrolliert vom YADA MigrationManager
findet dann für jeden freigegebenen Raum die automatische Überführung nach SharePoint statt,
und zwar mittels eines eigens von YADA entwickelten Connectors, mit dem die Migration eines
Raumes voll automatisch angestoßen wird.
Vorbereitung der Migration
Analyse der Räume und Daten
Zunächst einmal ist es wichtig, sich einen Überblick über die vorhandenen Räume zu ver­
schaffen. Der UsageAnalyzer erstellt eine Liste aller sich auf dem eRoom-Server befindlichen
Räume und ermittelt dabei bis zu 90 unterschiedliche Werte pro Raum. Dazu gehören z. B. der
Zeitpunkt des letzten Logins eines Mitglieds, der Zeitpunkt der letzten Änderung, die Anzahl
von Dokumenten einer bestimmten Größe, die Anzahl von Datenbanken und die Nutzung
diverser eRoom-Elemente. Diese Daten dienen zur Klassifizierung der Räume und liefern die
Grundlage für die nächsten Schritte.
Vorgehensweise, Compliance-Regeln, Sicherheitsaspekte
Wie weiter oben ausgeführt, gibt es Unterschiede zwischen eRoom und SharePoint.
Der UsageAnalyzer liefert Daten, nach denen nun Regeln aufgestellt werden können,
um die vorhandenen Räume automatisch zu klassifizieren:
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jeweiligen Inhaber sein. YADA übernimmt keine Gewähr für die Vollständigkeit zukünftiger Produkte oder Produktfunktionen oder die Verfügbarkeit dieser Produkte.
• Aktive Räume, die automatisiert migriert werden können, und solche, die manuell bereinigt und übertragen werden müssen (per Drag&Drop oder mit dem MigrationAssistent)
• Inaktive, nicht länger genutzte Räume, die archiviert werden müssen, und Räume,
die gelöscht werden können
Außerdem sind folgende Fragen zu beantworten: Wie ist mit den Koordinatoren und Zugangsrechten auf die Räume zu verfahren, mit Eigentums- und Zugriffsrechten von Dateien? Sollen
diese ebenfalls eins zu eins nach SharePoint übertragen werden oder im Falle einer Archivierung
vielleicht eingeschränkt werden? Wie sollen sensitive Management-eRooms behandelt werden?
Planung, Termine und Verantwortlichkeiten
Bei der Größe typischer eRoom-Installationen kann eine Migration nicht kurzerhand „über‘s
Wochenende“ erfolgen. Je nach Umfang kann sie Monate dauern.
Um Störungen der normalen Geschäftsabläufe zu vermeiden, wird ein Zeitrahmen festgelegt,
über den eRooms sukzessive und verteilt inspiziert, archiviert oder migriert werden.
Ein vernünftiger Zeitplan muss dem Aufwand Rechnung tragen, der nötig ist, um Vorbereitungsund Migrationsaktivitäten auszuführen und so zu steuern, dass weder Mitarbeiter noch Systeme
überlastet oder behindert werden. Auch hier liefert die zuvor ausgeführte Analyse die notwendigen Daten.
Zuständigkeiten sind zu klären für die SharePoint-Umgebung, Projektleitung, User Liaison
und Anwenderverantwortung für die zu migrierenden Räume. Die jeweils betroffenen
Anwender müssen dabei sukzessive vorgewarnt, informiert und unterstützt werden.
Dies erfolgt durch den Einsatz des MigrationManagers. Dabei kann es vorkommen, dass
betroffene Gruppen für einen kurzen Zeitraum mit zwei Systemen (eRoom und SharePoint)
arbeiten, bis alle ihre Daten migriert sind.
Einführung und Training der Anwender
Das Training sollte nicht vernachlässigt werden. Die Anwender müssen in der Nutzung
von SharePoint geschult werden, aber auch in die Planung und Vorgehensweise der Migration
einbezogen werden. Je nach dem Grad der Involvierung von YADA-Mitarbeitern würde auch
ein Training zur Nutzung der Migrations-Software anfallen.
Die SharePoint-Umgebung aufsetzen
Das SharePoint-Zielsystem sollte in puncto Zugriffsrechte und gemäß den zu erwartenden
Datenmengen mit ausreichenden Kapazitäten aufgesetzt und vorbereitet werden, um eine
problemlose Übertragung zu gewährleisten.
Durchführung der Migration
Archivierung
Nach der Analyse der Räume und Daten kann entschieden werden, wie die einzelnen Räume
zu behandeln sind. Diese Bearbeitung findet Schritt für Schritt unter Kontrolle des YADA
MigrationManagers und nur nach eindeutiger Freigabe der jeweils verantwortlichen Anwender
statt.
Der erste Schritt ist die Archivierung unbenutzter Räume, die aber aufbewahrungspflichtige
Daten enthalten. Dies geschieht mit den ArchiveServices. Sämtliche Inhalte (Ordner, Dateien,
Datenbanken, Projektpläne usw.) werden raumweise aus eRoom exportiert, im Archiv abgelegt
und kategorisiert. Die Speicherung erfolgt in einem offenen Format (XML) im Dateisystem und
kann somit auch mit einem Internetbrowser geöffnet werden. Die Anwender haben also jederzeit
offline Lesezugriff auf diese eRoom-Inhalte, unter Berücksichtigung der zuletzt gültigen
Zugriffsberechtigungen. Die Darstellung entspricht der Anzeige in eRoom, allerdings im
Read-only-Modus.
Falls nötig, können auch zu einem späteren Zeitpunkt noch einzelne Inhalte aus dem Archiv
manuell und geführt nach MS SharePoint und/oder Documentum migriert werden. Nach dem
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erfolgreichen Export und dem Speichern im Archiv können Räume dann endgültig vom eRoomServer gelöscht werden.
Neben dem Export aller betroffenen eRooms und ihrer Archivierung im XML-Format wird ein
dynamisches Verzeichnis (inklusive Versionsverwaltung) aller archivierten eRooms unterhalten,
die Ablage erfolgt nach vordefinierten Kategorien, die Mitgliederverwaltung ist weiterhin möglich und kann an beliebige Unternehmensverzeichnisse angepasst werden.
Automatische Migration aktiver eRooms nach SharePoint
Alle Alle Räume, die keine von SharePoint unterschiedlichen Funktionen aufweisen, können
nach Benachrichtigung und Autorisierung der verantwortlichen Anwender direkt an DocAve
übergeben werden.
DocAve gewährleistet eine optimierte Zuordnung von eRoom-Elementen zu den zugehörigen
Microsoft SharePoint-Artefakten – einschließlich Benutzern, Sicherheitseinstellungen und Berechtigungen –, sorgt für eine zuverlässige Synchronisierung, sodass die Büroanwender weiter
problemlos ohne Unterbrechung auf ihre Inhalte zugreifen können.
Der DocAve Pre-Migration Scanner erkennt und meldet ungültige Zeichen, Benutzerberechtigungen, Benutzernamen, Benutzerdomänen und alle sonstigen Elemente, die für eine erfolgreiche
Migration zu SharePoint eine Zuordnung erfordern.
Sollten bei der Migration eines Raumes Fehler aufgetreten sein, ist ein vollständiger Roll-back
möglich.
Manuelle Migration von komplexen Räumen oder als Alternative zur automatischen Migration
Der MigrationAssistent ist in das eRoom User Interface integriert. Mittels eines Funktions­buttons
selektiert der Anwender Ordner, Dateien oder Datenbanken und klickt dann auf „Migration
Assistant“, der die Metadaten abfragt, die in SharePoint vergeben werden sollen. Über eine
Liste aller vorhandenen Sharepoints Sites kann das Migrationsziel ausgewählt werden.
Wir gehen in diesem Whitepaper hauptsächlich davon aus, dass die eigentliche Überführung
der aktiven Räume nach SharePoint möglichst automatisiert mittels DocAve erfolgen soll. Es
gibt aber auch Kunden, die es vorziehen, dies immer durch die Anwender selbst vornehmen zu
lassen. Mit dem MigrationAssistent ist das durchaus möglich. Das heißt, die grundsätzliche Projektvorgehensweise, wie hier beschrieben, bleibt identisch mit Ausnahme der Überführung nach
SharePoint, bei der DocAve durch das Arbeiten mit dem MigrationAssistent ersetzt wird.
Aufräumarbeiten
Nach erfolgreicher Migration der Räume nach SharePoint hilft der YADA LinkPresever, die
korrekte Zuordnung der neuen Linkadressen sicherzustellen.
Und unter Kontrolle des MigrationManagers können erfolgreich migrierte, archivierte oder
nicht mehr benötigte eRooms gelöscht werden.
Sicherheit und Nachprüfbarkeit
Zugriffsrechte
Die unter eRoom definierten Zugriffsrechte bleiben in jedem Fall erhalten. Sie werden während
der Migration automatisch via LDAP an SharePoint übergeben und können dort weitergepflegt
werden.
Dies trifft genauso auf die archivierten Räume zu, die nur von berechtigten Personen gelesen
werden dürfen. Auch können die Rechte im weiteren Verlauf von dafür autorisierten Personen
angepasst werden.
Audit-Trail der Migration
Sämtliche Aktivitäten der Migration werden protokolliert. Der UsageAnalyzer greift immer auf
die Echtdaten zu, somit werden alle Räume stets so dargestellt wie vom Anwender zuletzt bearbeitet. Bei der Archivierung wird von unserem ArchiveService eine Validierungsdatei erstellt,
und DocAve protokolliert ebenfalls die Vollständigkeit der migrierten Daten.
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Schnelle, kosteneffiziente und sorgenfreie Migration
Die von YADA entwickelten Methoden und Tools basieren auf umfangreichen Erfahrungen mit
entsprechenden Kundenprojekten und haben sich international bewährt. Es hat sich gezeigt,
dass diese Vorgehensweise viele Vorteile bringt:
• Der empfohlene Clean-up des eRoom-Bestandes kann enorm an Speicherbedarf sparen
und hilft somit, Infrastruktur und Betriebskosten zu senken.
• Der durch den Clean-up verminderte Datenbestand reduziert außerdem deutlich den
Migrationsaufwand und die Lizenzkosten der verwendeten Migrationssoftware.
• Die gesteuerte Migration unter Kontrolle des MigrationManagers spart nicht nur ebenfalls
viel Personalaufwand und Migrationszeit, sie stellt auch sicher, dass keine Daten durch
unsachgemäße Behandlung verloren gehen, dass Compliance-Richtlinien des Unternehmens
eingehalten werden und der Migrationsprozess in geordneter Form und ohne Störungen des
täglichen Betriebs abläuft.
• Unsere Best Practices sorgen durch gute Planung, akribische Vorbereitung und kontrollierte
Umsetzung für eine reibungslose und sorgenfreie Migration aller aktiven Räume und die
sichere Archivierung aller aus Compliance-Gründen weiter benötigten Unterlagen.
Und dies unter minimaler Belastung der beteiligten Anwender.
Unser Leistungsangebot:
Der Umfang unserer Unterstützung bei Migrationsprojekten kann je nach Wunsch vom
Kunden selbst bestimmt werden:
›› Das komplette Sorglos-Migrationsmanagement
In diesem Fall übernimmt YADA das Projekt vollständig, von der ersten Analyse, der
Planung bis zur Durchführung, inklusive Projektmanagement und Beratung bei der SharePointKonfiguration. Der Kunde stellt die nötigen Betriebsmittel und den Zugang zur Systemumgebung
zur Verfügung und sichert die Mitarbeit der für die eRooms verantwortlichen Anwender.
›› Wir liefern Software-Tools und Beratung
In diesem Fall entschließt sich der Kunde, das Projekt selbstständig durchzuführen.
Wir liefern die Software-Tools, einschließlich Einweisung, und stehen beratend an der
Seite des Kunden.
›› Nur Software-Tools und Training
Natürlich können auch die Tools alleine erworben werden, wobei auch hierbei ein Training
zur adäquaten Nutzung zu empfehlen ist.
YADA GmbH & Co. KG
Blücherstrasse 32
75177 Pforzheim | Germany
www.yada.eu
Kontakt:
Sales
t +49 (0) 7231.154 40-18
f +49 (0) 7231.154 40-27
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