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Checkliste Erasmus-Studium wann? was? wer? an wen? er- ledigt

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weiß = Schritte des IO/ des Erasmus-Beauftragten
orange = Schritte des Studierenden
Checkliste Erasmus-Studium
wann?
was?
w er?
an w en?
1
spätestens 9 Monate vor Antritt
Bewerbung mit allen erforderlichen Unterlagen
des Auslandssemesters
Studierende
Dr. Quetsch
2
Online-Bewerbung vollständig ausfüllen (https://unispätestens zwei Wochen nach
duesseldorf.moveonnet.eu/moveonline/outgoing/welcome.php) und per Mail an
der Bewerbung
kschwertner@phil.hhu.de versenden
Studierende
kschwertner@phil.
hhu.de
3 WS: ca. Apr./ SoSe: ca. Okt.
Nominierung im International Office
4 WS: ca. Apr./ SoSe: ca. Okt.
Nominierung an der Gastuniversität
Anmeldung bei der Universität im Ausland (bitte bei der Gastuniversität selbst
oder beim Erasmus-Beauftragten informieren, da von Universität zu Universität
abhängig von Gastuniversität;
5
unterscheidlich; in vielen Fällen wird eine Email mit den notwendigen
WS: ca. Apr./ SoSe: ca. Okt.
Informationen verschickt, manchmal müssen die Anmeldebedingungen aber
auch auf der Homepage der jeweiligen Gastuniversität gesucht werden)
ErasmusBeauftragter
ErasmusBeauftragter
International
Office
Gastuniversität
Studierende
Gastuniversität
6 WS: ca. Juli/ SoSe: ca. Okt.
Bewilligungsschreiben per Post und Email mit Formularen (Annahmeerklärung,
Learning Agreement, Confirmation of Arrival, Letter of Confirmation und
Berichtsformular) wird verschickt
International
Office
Studierende
nach Erhalt des
7 Bewilligungsschreibens und
der Formularemail
Annahmeerklärung im Original einreichen (s. Nr. 6)
Studierende
International
Office
nach Erhalt des
8 Bewilligungsschreibens und
der Formularemail
das Learning Agreement (s. Nr. 6) mit den gewünschten Kursen im Ausland
ausfüllen und
1. selbst
2. vom Erasmus-Beauftragten und
3. vom International Office
unterschreiben lassen
Studierende
Dr. Quetsch und
International
Office
Studierende
Gastuniversität
nach Erhalt der Unterschriften
Learning Agreement unterschrieben im Original ins Ausland schicken und dort
vom Erasmus-Beauftragten
9
vom Erasmus-Beauftragten des Fachs und dem International Office
(Quetsch) und vom
unterschreiben lassen
International Office
10 nach Unterschrift im Ausland
Learning Agreement per Post von der Gastuniversität zurückschicken lassen
und im International Office eine Kopie einreichen; das Original muss die/der
Studierende in seinen Unterlagen behalten
Studierende
International
Office
11 nach Ankunft im Ausland
Immatrikulationsbescheinigung im Original per Post einreichen
Studierende
International
Office
erledigt √
weiß = Schritte des IO/ des Erasmus-Beauftragten
orange = Schritte des Studierenden
Checkliste Erasmus-Studium
wann?
12 nach Eingang
was?
wenn folgende (in 7, 10 und 11 genannten) drei Unterlagen
1. Annahmeerklärung
2. Learning Agreement und
3. Immatrikulationsbescheinigung
vorliegen, wird die 1. Rate von 80% des Erasmus-Stipendiums ausgezahlt
ggf. Änderungen der Kurswahl auf dem Formular für Änderungen des Learning
Agreements (S. 3 des Learning Agreements) vornehmen, zunächst vom
Erasmus-Beauftragten und vom International Office der Gastuniversität
unterschreiben lassen
13
innerhalb eines Monats nach
Ankunft
14
nach Erhalt aller Unterschriften die von der Gastuniversität unterschriebenen Änderungen im Learning
auf dem Learning Agreement Agreement im Original per Post oder als Scan per Email schicken
w er?
an w en?
International
Office
Studierende
Studierende
Gastuniversität
Studierende
Dr. Quetsch
15 nach Unterschrift
Änderungen im Learning Agreement werden weitergeleitet
Dr. Quetsch
16 vor der Abfahrt
Letter of Confirmation ausfüllen und unterschreiben lassen
Studierende
17 bis 1 Monat nach Rückkehr
1. Letter of Confirmation (Bestätigung der Gastuniversität über die genaue
Dauer des Aufenthaltes) im Original
2. das ausgefüllte Berichtsformular über Ihren Auslandsaufenthalt im Original
3. einen frei formulierten Bericht von ca. 3 Seiten (Inhalt z. B. zu Vorbereitung,
Unterkunft, Studium, Leben, Freizeit, Anerkennung der Leistungen, Fazit etc.)
im Original und per Email einreichen
Studierende
der genaue Stipendienzeitraum wird anhand der Daten auf dem Letter of
Confirmation berechnet
International
Office
18
nach Eingang des Letter of
Confirmation
wenn alle in 18 genannten Unterlagen im Original bzw. in Kopie vorliegen, wird
die Schlussrate von 20% des Erasmus-Stipendiums ausgezahlt; ggf. wird die
19 nach Eingang aller Unterlagen
Stipendiensumme an den im Letter of Confirmation angegebenen Zeitraum
angepasst
20
einige Wochen nach Ende des
das Transcript of Records wird von der Gastuniversität geschickt
Auslandssemesters
nach Erhalt des Transcript of
21
records
Transcript of Records (Fächer- und Notenübersicht), ausgestellt von der
Gastuniversität, in Kopie einreichen; das Original verbleibt beim/bei der
Studierenden
International
Office
Gastuniversität
International
Office
International
Office
Studierende
Gastuniversität
Studierende oder
International
Office
Studierende
International
Office
erledigt √
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