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FAKTOR A | WISSENSVORSPRUNG ÖFTER MAL WAS NEUES 18

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FAKTOR A | WISSENSVORSPRUNG
ÖFTER MAL WAS NEUES
Die Art zu arbeiten hat sich in den vergangenen
Jahrzehnten fundamental geändert. Die Zahl
der Menschen an der Werkbank sinkt stetig,
immer mehr verbringen ihre Zeit in Büros. Die
Herausforderung dort ist, die Balance zwischen
Kommunikation und Ruhe zu finden. In den
vergangenen Jahrzehnten wechselten sich die
Einzelbüro- und die Großraum-Politik immer
wieder ab. Der jüngste Expertenrat gibt eine
klare Richtung vor: Raumwechsel stimulieren
den Büroarbeiter am nachhaltigsten.
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FAKTOR A | WISSENSVORSPRUNG
WIE WOLLE N WIR MORG E N AR BE ITE N?
„Machen Sie Ihr
Büro zum Dorf!“
Obwohl fast jeder zweite Deutsche im Büro arbeitet, schenken viele Chefs den
Arbeits­plätzen wenig Beachtung. Dabei können moderne Räume die Leistung steigern und nebenbei
auch noch Werbung für das Unternehmen machen. Experten erklären für Faktor A den Weg
zum idealen Büro – in zehn Schritten.
faktor-a.arbeitsagentur.de/wissen
STEFAN RIEF
MICHAEL KASTNER
CLAUDIA HAMM
BURKHARD REMMERS
SASCHA WISCHNIEWSKI
D
as Büro – 17 Millionen Menschen in Deutschland verbringen dort ihr halbes
Le­ben. Manche sehen ihre
Kollegen am Schreibtisch
öfter als die Familie. Deshalb ist es wichtig, seinen Mitarbeitern mehr zu bieten
als einen Platz im Großraumbüro – ohne
Lärmschutz, Raumteiler, Privatsphäre. Es
gibt sie, die neuen Raumkonzepte mit Ruhezonen, Besprechungsinseln, Gruppentischen und Einzelarbeitsplätzen. Und sie
lohnen sich: Der Platz wird besser genutzt,
die Kommunikation gefördert – und ganz
nebenbei lockt eine Firma mit modernen
Räumen auch noch neue Mitarbeiter an.
Am Ende steigt sogar die Leistungsfähigkeit. In zehn Schritten erklärt Faktor A den
Weg zum effektiveren Büro.
AM ANFANG
STEHT EINE
STRATEGIE
Einfach die Wände einreißen, das geht
nicht. „Ich muss mir als Erstes überlegen,
wie in meiner Firma gearbeitet wird und
was ich mit dem Umbau erreichen möchte“, sagt Stefan Rief vom Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation.
Das häufigste Problem: Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern läuft
schlecht, Abteilungen sind voneinander
abgeschottet. Helfen kann ein WorkplaceConsultant. „Bei Unternehmen ab einer
Mitarbeiterzahl von 100 Leuten ergibt es
Sinn, sich professionell beraten zu lassen“,
so Rief. Gemeinsam werde analysiert, wie
die einzelnen Abteilungen arbeiten, und
ein Zukunftskonzept für die neuen Büros
erstellt.
MACHEN SIE IHR
UNTERNEHMEN
ZUM DORF
Neben den Personalkosten ist Fläche der
zweitgrößte Kostenfaktor in einer Firma.
Nicht jeder Mitarbeiter kann einen festen Platz in einem Einzelbüro haben, der
im Schnitt nur zu 60 Prozent besetzt ist.
Stattdessen sollte man den Mitarbeitern
verschiedene Orte anbieten. Neben einigen Einzelbüros sind Teambüros, ein Open
Space und eine Lounge sinnvoll. Die Boston
Consulting Group setzt in München auf Büro-Dörfer: Sie haben „Häuptlinge“, die dafür sorgen, dass die je rund 30 Kollegen zu
Dorfgemeinschaften zusammenwachsen.
So kann ein soziales Gefüge und Vertrauen entstehen, auch wenn die Mitarbeiter
sehr viel unterwegs sind. Andere Betriebe
setzen auf „Hoteling“: Jeder Mitarbeiter bekommt täglich einen neuen Platz zugeteilt.
Wichtig ist vor allem Vielfalt. „Schaffen Sie
unterschiedliche Zonen für Privatheit und
Rückzug, für Begegnung und Austausch,
also attraktive Orte, an die die Leute gerne
gehen“, sagt Stefan Rief. Außerdem rät er,
sich zu überlegen, welcher Ort im Unternehmen eine Art Marktplatz sein könnte,
an dem sich Menschen aus allen Abteilungen treffen können.
REDEN SIE
KLARTEXT
Je später die Mitarbeiter erfahren, dass ein
Umbau bevorsteht, desto geringer ist ihre
Bereitschaft, sich auf die Veränderungen
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FAKTOR A | WISSENSVORSPRUNG
Jan Devries,
Marktforscher
Sie haben neue Büros –
warum?
DEVRIES: Wir hatten in unseren alten Büros viel Glas, es gab Einzel-,
Zweier- und Dreierbüros. In den
neuen Räumen haben wir versucht,
das noch zu verbessern und Orte
zu schaffen, an denen die Teams
sich spontan austauschen können.
Wir haben etwa zwischen die
Arbeitsplätze größere Stehtische
gestellt, an denen Teambesprechungen stattfinden können.
Wie arbeiten Sie heute?
DEVRIES: Wir haben an drei
Stellen eine Art Großraumsituation:
Jeweils drei Mitarbeiter sitzen an
einer Insel zusammen, zwischen
der jeweils eine Stellwand als Abgrenzung steht. Hohe Wände gibt
es dort keine. Man sieht alles, hört
manchmal aber auch alles. Unsere
Erfahrung ist, dass man sich in der
Arbeit disziplinieren und Rücksicht
nehmen muss. Wir haben außerdem einen sehr schönen Innenhof,
den wir mitbenutzen können.
Dort können die Mitarbeiter in der
Sonne sitzen oder auch mal eine
Teambesprechung abhalten.
Wie haben die Mitarbeiter die
Veränderungen aufgenommen?
DEVRIES: Die meisten haben sich
schnell umgewöhnt. Nur beim
Thema Lärm haben manche noch
Probleme. Wenn jemand durch das
offene Büro läuft, lenkt das natürlich ab. In vielen Projekten müssen
wir sehr konzentriert arbeiten,
da sind äußere Störfaktoren hinderlich. Man bekommt aber viel mit,
ohne mit einem Kollegen darüber
sprechen zu müssen.
Jan Devries ist Geschäftsführender
Gesellschafter des Marktforschungsunternehmens IMUG mit 33 Mitarbeitern. Im Juni 2012 zog das Unternehmen in ein neues Gebäude um.
20
einzulassen. „Binden Sie Ihre Leute in den
Prozess mit ein, und geben Sie Ihnen das
Gefühl, mitbestimmen zu können“, sagt
Professor Michael Kastner vom Mannheim
Institute of Public Health der Universität
Heidelberg. „Sobald Sie wissen, was Sie
erreichen wollen, müssen sie reden“, sagt
Stefan Rief. Bei einem Umzug etwa sollte
der Zeitpunkt früh kommuniziert werden.
Expandiert die Firma? Soll durch den Umbau die Kommunikation gefördert werden?
Claudia Hamm, Head of Workplace Strategy
bei Jones Lang LaSalle, rät dazu, den Mitarbeitern in jedem Fall den Grund für die
geplanten Änderungen zu nennen. „Auch
wenn Sparen der Anlass für das neue Bürokonzept ist“, sagt sie. Hamm berät Firmen
zum Thema moderne Arbeitsplatzstrategien und Change Management. Sie empfiehlt, auch auf Veränderungen hinzuweisen, von denen die Mitarbeiter profitieren
– also etwa darauf, dass sie sich ihre Zeit in
Zukunft freier einteilen können.
MISCHEN SIE
IHREN BETRIEB
AUF
In den meisten Teams sind es immer die
Gleichen, die den Ton angeben. Doch wer
sagt eigentlich, dass es immer die gleiche Mannschaft sein muss, die sich um
eine bestimmte Fragestellung kümmert?
„Wenn Menschen aus unterschiedlichen
Abteilungen zusammensitzen, entstehen
neue Ideen, man kann sich besser absprechen und lernt voneinander“, sagt Stefan
Rief. In einem gemischten Team verschwindet das Gefühl, wie früher in einer
Firma am Fließband nur für ein winziges
Teilchen zuständig zu sein. „Die Teamarbeit erreicht man, wenn man Zonen, Flächen und Räume für Teamarbeit anbietet
– und Projektarbeit fördert“, sagt Rief.
HALTEN SIE IHRE
MITARBEITER
IN BEWEGUNG
Den ganzen Tag still am Schreibtisch zu
sitzen ist ungesund. Bei der Planung neuer
Büros sollte man versuchen, seine Mitar-
beiter zum Aufstehen zu bewegen. Ihnen
einen „Belastungswechsel ermöglichen“,
nennt das Sascha Wischniewski von der
Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin. „Aus mancher Sitzung eine
„Stehung“ zu machen, ist nicht nur effizienter, sondern auch gesünder“, sagt Burkhard Remmers vom Büromöbelhersteller
Wilkhahn. Er rät, Tische zu nutzen, die man
in der Höhe verstellen kann. Wie sehr Bewegung, geistige Beweglichkeit und Kreativität zusammenhängen, zeige ein Blick
in die Forschung: „Die größte Bereitschaft,
Dinge infrage zu stellen und gewohnte
Rollen- und Verhaltensmuster zu durchbrechen, entsteht beim Spazierengehen.“
FÖRDERN SIE
DEN FLURFUNK
Früher hatte das Wort einen negativen Beigeschmack. Mitarbeiter, die schnatternd
auf dem Gang stehen, vernachlässigen ihre
Arbeit, glaubte man. „Das ist aber überhaupt nicht wahr“, sagt Claudia Hamm von
Jones Lang LaSalle. Gerade die Gespräche
fernab der Konferenz können sehr effektiv
sein. Man kann spontaner kommunizieren. „Bestenfalls entstehen durch den informellen Austausch neue Ideen – oder ein
Kollege aus einer anderen Abteilung weiß
die Lösung für mein Problem“, sagt Hamm.
Aus der Innovationsforschung ist bekannt,
dass über 80 Prozent aller Ideen in den
persönlichen Interaktionen zwischen Menschen entstehen. Der Flurfunk spart also
sogar Zeit, weil dadurch weniger Konferenzen nötig seien. „Ein Arbeitgeber sollte
daher unbedingt versuchen, Zufallsbegegnungen zu fördern“, sagt Hamm. „Wichtig
ist, dass die Führungskräfte den Leuten
vorleben, wofür solche Flächen genutzt
werden können, und dass es durchaus o.k.
ist, wenn man da mal steht oder liegt.“
GREIFEN SIE
NACH
DEN WOLKEN
In fast jedem Betrieb gibt es Räume, in denen man lange kein Tageslicht sieht. Für
Fotos: Zuckerfabrik Fotodesign/Stuttgart; Sylvia Wisbar; Wilkhahn; Christian Wyrwa; Sinit Kunststoffwerke GmbH; privat
D R E I F R AG E N A N
FAKTOR A | WISSENSVORSPRUNG
FA K TO R A O N L I N E
Weiter im Netz
Lesen Sie online unter faktor-a.arbeitsagentur.de/themen/employer-branding
das komplette Interview mit Jan Devries.
Dort finden Sie auch weitere Beispiele, wie
Unternehmen mit modernen Büros die Zufriedenheit ihrer Mit­arbeiter am Arbeitsplatz
erhöhen.
-
RBEI
T
A .A
SA
G E NTUR
Ein Mitarbeiter, der mehrmals am Tag den
Arbeitsplatz wechselt, vom ruhigen Einzelbüro immer wieder in Gemeinschaftszonen
oder die Sofaecke zieht, braucht eine Telefonnummer, unter der er überall zu erreichen ist. „Es gibt mehrere Möglichkeiten,
das Problem zu lösen: Entweder über ganz
normale Tisch-Telefone, in die man jeweils
seine PIN eingibt und die Nummer wird zu
einem durchgeschaltet“, sagt Stefan Rief.
Andere Systeme funktionieren über die Betriebskarte eines jeden Mitarbeiters. Man-
Text: Katja Peters
Illustration: Niklas Briner
R
SORGEN SIE
FÜR EINE LANGE
LEITUNG
Nicht jeder gewöhnt sich von heute auf
morgen an das neue Büro. Klar ist, dass
jede Art von Veränderung zunächst unbequem und fremd erscheint. Es braucht
Zeit, bis die Menschen die neue Situation
nicht mehr als schwierig empfinden, sondern bereit sind, sich umzugewöhnen.
„Den Umgang mit so einem Büro muss man
erst lernen“, sagt Claudia Hamm. „Das ist
wie bei einem Computerprogramm.“ Wie
schnell die Mitarbeiter die neuen Räume
annehmen, hänge sehr davon ab, wie stark
sie vorher am Veränderungsprozess beteiligt waren. Je stärker sie eingebunden wurden und mitreden durften, desto schneller
kamen sie mit der neuen Situation klar.
Hamm rät, nach drei bis sechs Monaten
eine Mitarbeiterbefragung zu machen, um
herauszufinden, wie es wirklich läuft, und
an welchen Stellen nachgerüstet werden
muss. Sechs Monate sollte man damit auf
jeden Fall warten. Hamm: „Wenn man privat umzieht, kann man schließlich auch
nicht gleich am nächsten Tag sagen, wie
einem das neue Haus gefällt.“
FA K T O
Yahoo hat jüngst seine Mitarbeiter vom
Homeoffice ins Büro zurückgerufen.
Manchmal kann das sinnvoll sein. Eine
Ideallösung aber gibt es nicht, es kommt
auf den Einzelfall an. „Geben Sie den
Beschäftigten auf keinen Fall das Gefühl, austauschbar zu sein“, sagt Sascha
Wischniewski von der Bundesanstalt für
Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin. „Von
der Evolution her ist der Mensch ein Höhlentier, das bestrebt ist, sich in seinem Umfeld häuslich einzurichten“, sagt Michael
Kastner vom Mannheim Institute. Wer
einen Großteil seines Lebens im Büro verbringt, der müsse auch mal ein Familienfoto aufstellen können und sich so einrichten
dürfen, dass er sich wohlfühlt. „Das kann
die Motivation fördern und die Identifikation mit dem Unternehmen“, sagt Kastner.
„Im Idealfall kommt man morgens ins
Büro und freut sich schon drauf.“
GEBEN SIE SICH
ZEIT
E
SCHAFFEN SIE
WOHLFÜHLORTE
che Unternehmen entscheiden sich auch
für tragbare Telefone, die jeder an seinen
jeweiligen Arbeitsplatz mitnimmt.
.D
sie kann ein „Virtual Sky“, also eine Art
künstlicher Himmel, sinnvoll sein. „Studien sagen, dass es sehr aktivierend sein
kann, unter den Wolken zu arbeiten“, sagt
Stefan Rief. An seinem eigenen Arbeitsplatz – dem Fraunhofer Institut – gibt es
einen solchen Virtual Sky längst. Und gearbeitet wird dank des angenehmen Wolkenzugs tatsächlich besser.
P R A XI S - C H E C K
„Transparenz
schaffen“
ORT: Sinit Kunststoffwerke, 170
Mitarbeiter an zwei Standorten.
Die Firma Sinit in Rödental ist im
Jahr 2005 in ein neues, größeres
Gebäude umgezogen. „Ziel war es
vor allem, in den neuen Räumen
größere Transparenz zu schaffen“,
sagt Thomas Wisser, Geschäftsführer bei Sinit.
Ein Jahr hat der Umbau des
Gebäudes gedauert. Die heutigen
Büros sind ausgestattet mit Glaswänden oder sind offen gestaltet.
Alle Mitarbeiter können einander
sehen und so gezielter miteinander
sprechen. Im offenen Bürobereich
sitzen sich immer zwei Mitarbeiter
gegenüber. Ein Tresen verhindert,
dass ständig andere Mitarbeiter
in den Arbeitsbereich eindringen.
Dort sammeln die Mitarbeiter sich
außerdem für kurze Besprechungen. „Die neuen Büros haben viele
Vorteile“, sagt Thomas Wisser.
„Alles ist einheitlich und großzügig eingerichtet, in den Räumen
herrscht eine angenehme Atmosphäre.“ Anderen Firmen, denen
ein Umbau noch bevorsteht, rät er:
Lieber einen größeren Raum
mit Arbeitsgruppen schaffen - so
bekommen alle mit, mit welchen
Themen die Kollegen beschäftigt
sind, und jeder kann sein Wissen
einbringen.
Große Meetings zeitlich begrenzen.
Lieber kurze Treffen in der
Teeküche oder an einem Stehpult
anberaumen – das ist effektiver als
eine Endloskonferenz.
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Seele and Geist
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