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DMP-Merker für teilnehmende Arztpraxen an AOK-Curaplan
Stand: 15.10.2014
Wichtige Kontaktdaten
Datenstelle
Postanschrift:
Arbeitsgemeinschaft DMP-Datenstelle Bayern
Postfach 21 01 40, 80671 München
E-Mail-Adressen:
für Anfragen: info@dmp-bayern.de
für Dokumentationen: doku@bogen.dmp-bayern.de
Hotline + Fax:
Tel. 089 32733-2600, Fax: 089 32733-2561
Mo-Do: 07.30-17.00 Uhr, Fr: 7.30-12.00 Uhr
Internet:
www.dmp-bayern.de/
AOK Bayern – die Gesundheitskasse
Praxis-Hotline DMP:
0800 033 6708 (kostenfreier Anruf),
Mo-Mi: 8.00-16.30 Uhr, Do: 8.00-17.30 Uhr, Fr: 8.00-15.00 Uhr
Patienten-Hotline DMP:
0800 033 6704 (kostenfreier Anruf),
Mo-Mi: 8.00-16.30 Uhr, Do: 8.00-17.30 Uhr, Fr: 8.00-15.00 Uhr
Internet:
www.aok-gesundheitspartner.de  AOK Bayern 
Disease-Management-Programme
DMP-Merker:
www.aok-gesundheitspartner.de  AOK Bayern 
Disease-Management-Programme  DMP Diabetes
Typ 1 und 2, KHK, Asthma/COPD  Informationsmaterial
DMP-Newsletter:
www.aok-gesundheitspartner.de  AOK Bayern 
Disease-Management-Programme  Newsletter
TIPP: Kurz, knapp und aktuell – so können sich Ärzte und Krankenhäuser in Bayern
über das Wesentliche und Neuerungen in den DMPs informieren. Daher empfehlen
wir Ihnen das kostenlose Abonnement unseres DMP-Newsletters. Sie können ihn
per Internet bestellen (siehe Link oben) oder Sie rufen uns einfach an!
Kassenärztliche Vereinigung Bayerns (KVB)
KVB-Experten-Hotline DMP:
089 57093-40010, Mo-Do: 7.30-17.30 Uhr, Fr: 7.30-14.00 Uhr
Internet:
www.kvb.de  Praxis  Alternative Versorgungsformen  DMP
1
Versorgungsinhalte
 Die medizinischen Inhalte der einzelnen DMP inkl. des Zusatzmoduls „Chronische Herzinsuffizienz“
im DMP KHK werden in den entsprechenden Anlagen zur Risikostruktur-Ausgleichsverordnung
(RSAV) bzw. in DMP-Richtlinien beschrieben. Hier finden Sie die jeweils aktuellen Versionen nach
Diagnosen geordnet: Link: www.aok-gesundheitspartner.de  AOK Bayern  DiseaseManagement-Programme  Grundlagen und Inhalte  Versorgungsinhalte.
 Diese Versorgungsinhalte sollen die Grundlage Ihrer ärztlichen Therapie sein und durch Sie umgesetzt werden. Ob das möglich ist, entscheiden Sie aufgrund Ihrer medizinischen Erfahrung und vor
dem Hintergrund des individuellen Krankheitsgeschehens Ihres Patienten.
 In diesen Versorgungsinhalten sind u. a. die Einschreibekriterien, die Therapien sowie die
Kooperation der Versorgungssektoren (insbesondere die Überweisungskriterien) beschrieben.
Überweisungen
 Es ist wichtig, dass Sie als Koordinationsarzt mitbehandelnde Ärzte eindeutig über die DMPTeilnahme Ihrer Patienten informieren. Dadurch ist sichergestellt, dass der Patient DMP-konform
behandelt wird und Sie die für die Dokumentation notwendigen Daten erhalten. Bitte vermerken
Sie hierfür auf dem Überweisungsschein den Hinweis „DMP“.
Teilnahme
Teilnahme des Arztes/der Ärztin
 Ausfüllen der Teilnahmeerklärung und Versand an die KVB.
 Teilnahmeerklärung erhältlich bei KVB oder AOK oder auch im Internet:
www.aok-gesundheitspartner.de  Bayern  Disease-Management-Programme 
jeweilige Diagnose anklicken  Informationsmaterial
 KVB prüft die Erfüllung der Teilnahmevoraussetzungen.
 Nach der formalen Prüfung erhält der Arzt/die Ärztin von der KVB die Bestätigung, dass er/sie
am Programm teilnehmen kann.
2
Teilnahme der Patienten
a) Teilnahme-/Einwilligungserklärung (TE/EWE):
 Beinhaltet Erläuterungen zu Datenschutz und Patienteninformation.
 Beinhaltet Sicherung der jeweiligen Diagnose(n).
 Bitte das Kopffeld einer TE/EWE maschinell ausfüllen und keine Aufkleber verwenden. Die
TE/EWE wird in der Datenstelle maschinell weiterverarbeitet. Handschriftliche Eintragungen
und Aufkleber im Kopffeld führen ggf. zur Rücksendung an die Praxis.
 Patientenunterschrift plus Datum nötig! Hinweise zur Unterschrift des Versicherten:
 Minderjährige dürfen ab 15 Jahren unterschreiben (sonst der gesetzliche Vertreter).
 Bei Unterschriften durch Dritte ist eine Vollmacht erforderlich (die Vollmacht wird in der
AOK Bayern hinterlegt).
 Ehegatten und Verwandte in gerader Linie (z. B. Eltern, volljährige Kinder) dürfen die
Unterschrift anstelle des Versicherten leisten (hier ist also keine Vollmacht erforderlich).
 Kann der Versicherte nicht unterschreiben, darf eine Unterschrift „in Vertretung“ mit gesonderter Zeugenunterschrift geleistet werden. Hier sind insgesamt also zwei (!) Unterschriften notwendig, z. B. durch den/die Arzt/Ärztin oder Angehörige („in Vertretung“)
sowie durch das Praxispersonal (als Zeuge).
 Bitte senden Sie nur das Exemplar für die Datenstelle per Post an die Datenstelle (10-TagesFrist bitte beachten!). Die zusätzlichen Durchschriften sind für Sie und den Patienten bestimmt.
Trennen Sie also das Datenstellen-Exemplar bitte immer von den anderen Durchschriften der
TE/EWE ab.
 Nachbestellung von TE/EWEs:
W. Kohlhammer GmbH, Verlag für Ärzte, 70549 Stuttgart
Tel.: 0711 7863-7281
Fax: 0711 7863-8340
E-Mail: arztformular@kohlhammer.de
b) Erstellung und Weiterleitung der Erstdokumentation
 Erst mit Vorliegen der vollständigen und plausiblen Erstdokumentation bei der Datenstelle ist der
Patient wirksam im DMP eingeschrieben.
Hinweis zu a) und b):
Bitte achten Sie auf das Unterschriftsdatum der TE/EWE und der Erstdokumentation.
Beide müssen in einem zeitlichen Zusammenhang stehen; d. h. zwischen dem Unterschriftsdatum auf der TE/EWE und dem Behandlungsdatum (service_tmr) auf der Erstdokumentation darf kein größerer Abstand als neun Monate liegen.
3
Dokumentation
a) Allgemeines
 Erstellung nur elektronisch möglich (kein Papier).
 Software muss von KBV zertifiziert sein  http://www.kbv.de/html/5614.php
(siehe Liste:
).
 Sicherung der Dokumentationsdaten für die eigene Archivierung (z. B. Speicherung der
E-Mails an die Datenstelle).
 Sind Sie unsicher, wann eine Erstdokumentation (ED) und wann eine Folgedokumentation
(FD) zu erstellen ist? Auf der Internetseite der Datenstelle finden Sie hierzu ausführliche Informationen mit Beispielfällen (Link: www.dmp-bayern.de  Info-Service Arztpraxen  Arztwechsel-Matrix).
 Bitte händigen Sie dem Patienten immer sein Dokumentations-Exemplar aus!
Dadurch wird der Patient noch aktiver in die Behandlung eingebunden und seine Motivation
gestärkt. Zudem verfügt der Patient über wichtige Krankheitsdaten bei Ein-/Überweisung und
in Notfällen.
b) Ablauf bei Datenweiterleitung/Kontakt zur Datenstelle
 Elektronische Weiterleitung der Dokumentationsdaten an die Datenstelle:
Die Datenübermittlung ist ausschließlich online möglich. Eine Datenübermittlung per Datenträger
(Diskette, CD-ROM, USB-Stick) ist nicht zulässig!
Bitte senden Sie die Daten entweder per
 E-Mail (doku@bogen.dmp-bayern.de)
(Verschlüsselung der Dokumentationen mit der von der KBV zertifizierten Software)
oder
 gesicherter Datenleitung
(KV-Safenet oder KV-Ident).
Bei Fragen zur Datenübermittlung wenden Sie sich bitte an die Hotline der Datenstelle.
 Die Datenstelle schickt Ihnen eine Eingangsbestätigung. Dies ist ein erster Anhaltspunkt, dass
die Dokumentationen eingegangen sind, nicht (!) jedoch, dass die Dokumentationen auch vollständig und korrekt sind.
Sie erhalten von der Datenstelle zur Unterstützung Ihrer Praxisorganisation einen „Quartalsanfang-Reminder“ mit den Anlagen „Vergütungsübersicht“ sowie „DMP-Arztinformation“ (grds. jeweils in der Mitte des ersten Quartalsmonats) sowie einen „Quartalsende-Reminder“ mit einer
Anlage „DMP-Arztinformation“ (grds. Mitte/Ende des zweiten Quartalsmonats). Details siehe
Punkt „Informations- und Remindersystem“.
 Bei Eingang von fehlerhaften Dokumentationen nimmt die Datenstelle telefonisch Kontakt mit der
Praxis auf zwecks gemeinsamen Abgleichs der Dokumentation und Korrektur.
4
c) Daten und Fristen im Rahmen im DMP
 Auf der Webseite der Datenstelle finden Sie eine Übersicht über alle wichtigen Daten und Fristen
im DMP.
 Übermittlung der Daten möglichst in der ersten Hälfte des Quartals, jedoch bis spätestens
10 Tage nach Ende des Dokumentationsquartals.
 Mit der Angabe „Datum“ in der Dokumentation ist immer das Behandlungsdatum gemeint.
ACHTUNG: Bei Dokumentationen, die Sie nicht am Behandlungstag oder sogar erst innerhalb der
10 Tage nach Ende des Dokumentationsquartals erstellen und übermitteln, beachten Sie bitte,
dass die meisten Softwareprogramme automatisch jeweils das aktuelle Tagesdatum vorgeben. In
diesen Fällen unbedingt das Datum manuell auf den Behandlungstag korrigieren! Hintergrund: Die
Software verlangt ein „service-tmr“. Hier ist das Datum einzutragen, an dem die Dienstleistung erbracht wurde, d. h. der Tag, an dem der Patient behandelt wurde (Behandlungsdatum). Beim „origination-dttm“ geben Sie den Tag ein, an dem Sie die Dokumentation in Ihrem Praxis-PC eingeben, unabhängig davon, ob die Behandlung schon früher war. Dieses Datum ist meist auch unveränderbar das Tagesdatum, an dem Sie die Eingabe machen. Beispiel: Behandlungsdatum
15.03.2014, Eingabe/Übermittlung erst am 02.04.2014.  als Datum der Dokumentation (bei
„service_tmr“) ist der 15.03.2014 einzutragen, da Dokumentationsquartal I/2014.
 Dokumentationszeitraum: wahlweise jedes Quartal oder jedes zweite Quartal.
ACHTUNG: Gefahr der Ausschreibung! Siehe bitte Punkt „Ausschreibung/Wiedereinschreibung“!
 Bei fehlerhaften Dokumentationen ist eine Korrektur innerhalb 52 Tagen nach Ende des
Dokumentationsquartals möglich. ACHTUNG: Nach diesem Zeitpunkt eingegangene Dokumentationen sind unwiederbringlich verfristet!
 Keine Nachreichung der Dokumentation möglich!
 Keine Vergütung der Dokumentation möglich!
 Hinweis zur KV-Abrechnung: Nur Dokumentationen, die bis zum 10. Tag nach Quartalsende
vollständig und plausibel in der Datenstelle vorliegen, fließen in die jeweilige Quartalsabrechnung
mit ein! Die KV-Abrechnung startet ca. am 11./12. Tag nach Ende des Quartals und dauert ca. 7
bis 8 Wochen. Den Abrechnungsbescheid erhält der Arzt ca. 3 Monate nach Abrechnungsbeginn.
Service der Datenstelle
Die Datenstelle unterstützt Sie in allen Fragen rund um Dokumentationen
und Fallverlauf. Bei einer beabsichtigten Wiedereinschreibung teilt sie
Ihnen den nächstmöglichen Wiedereinschreibezeitpunkt mit.
Servicetelefonnummer der Datenstelle: 089 32733-2600
Servicezeiten:
Montag bis Donnerstag von 07:30 bis 17:00 Uhr, Freitag bis 12:00 Uhr
5
Aufbewahrungsfrist für TE/EWEs und DMPDokumentationen in der Arztpraxis
 Die Aufbewahrungsfrist in der Arztpraxis beträgt 10 Jahre (§ 57 Abs. 3 BMV-Ä).
Arzt-/Kassenwechsel
a) Vorgehen bei ARZTwechsel
 Es genügt, wenn Sie als neu koordinierender Arzt den Dokumentationsverlauf mit einer FD
(also ohne eine erneute TE/EWE) fortsetzen und elektronisch an die Datenstelle senden.
 Ggf. fordern Sie die Vordokumentationen vom bisherigen Koordinationsarzt an (Rücksprache
mit Patient).
b) Vorgehen bei KASSENwechsel
 Erneutes Ausfüllen der TE/EWE für Patienten, Versand an DMP-Datenstelle – Angabe der neuen
Krankenkasse in den Kopfdaten.
 Erstellen einer erneuten ED und elektronische Übermittlung an die Datenstelle.
Siehe auch www.dmp-bayern.de  Info-Service Arztpraxen  Arztwechsel-Matrix.
Ausschreibung/Wiedereinschreibung
a) Ausschreibung des Patienten aus dem DMP
 ACHTUNG: Bei zwei aufeinanderfolgend fehlenden Folgedokumentationen muss ein
Patient aus dem DMP ausgeschrieben werden! Ob ein Patient jedes Quartal dokumentiert werden
muss oder nur jedes zweite Quartal, ist abhängig von Ihrem individuell gewählten Dokumentationsintervall (quartalsweise oder jedes zweite Quartal).
Um eine Ausschreibung zu verhindern, werden Ärzte regelmäßig auf noch ausstehende Dokumentationen hingewiesen (siehe Punkt „Informations- und Remindersystem“).
 ACHTUNG: Der Koordinationsarzt kann Schulungen empfehlen. Sofern er dies in die Dokumentation einträgt, muss die Krankenkasse den Patienten ausschreiben, wenn er innerhalb von 12 Monaten zwei durch den Arzt veranlasste und jeweils auch dokumentierte Schulungen ohne plausible Begründung nicht wahrgenommen hat und diese Nicht-Wahrnehmung jeweils im Feld „Nein“
dokumentiert wurde.
6
b) Wiedereinschreibung des Patienten in das DMP
 Möchte der Patient nach der Ausschreibung wieder am DMP teilnehmen, ist erneut der vollständige Einschreibeprozess nötig:
 Ausfüllen/Unterschreiben der TE/EWE und postalischer Versand an Datenstelle.
 Zeitnahe Erstellung der ED und elektronische Weiterleitung an die Datenstelle.
Informations- und Remindersystem
(am Quartalsanfang und am Quartalsende)
Die Datenstelle versendet 8 x jährlich, 2 x je Quartal Reminder in zwei unterschiedlichen Versionen:
a) Mitte des ersten Quartalsmonats = Quartalsanfang-Reminder (QA-Reminder):
Der QA-Reminder beinhaltet eine Aufstellung:
1. der im laufenden Quartal noch zu dokumentierenden Patienten (FD),
2. der im laufenden Quartal noch zu dokumentierenden Patienten (FD), bei denen auf Grund bereits
fehlender Dokumentationen aus Vorquartalen eine Ausschreibung aus dem DMP droht,
3. der EDs, zu denen noch eine TE/EWE fehlt,
4. der TE/EWE, zu denen noch eine ED fehlt.
Zusätzlich wird dem QA-Reminder eine Anlage „Vergütungsübersicht“ beikuvertiert. Diese beinhaltet
für die Ärzte abrechnungsrelevante Daten, gegliedert nach:
5. in der Vergütung berücksichtigte EDs und FDs,
6. in der Vergütung nicht berücksichtigte EDs und FDs inklusive der Gründe.
Außerdem liegt dem QA-Reminder auch eine Anlage „DMP-Arztinformation“ bei. Sie enthält:
7. alle in der Datenstelle im Zeitraum zwischen QE- und QA-Reminder eingegangenen Dokumentationen.
b) Mitte / Ende des zweiten Quartalsmonats = Quartalsende-Reminder (QE-Reminder):
Der QE-Reminder beinhaltet die unter dem QA-Reminder aufgeführten Aufstellungen Nr. 1 bis Nr. 4.
Zusätzlich wird die Anlage "DMP-Arztinformation" beikuvertiert. Diese enthält alle in der Datenstelle
im Zeitraum zwischen QA- und QE-Reminder eingegangenen Dokumentationen.
Hinweis:
 Bitte berücksichtigen Sie, dass bei der Reminder-Erstellung nur die bis zu einem bestimmten
Stichtag in der Datenstelle eingegangenen Dokumentationsdaten berücksichtigt werden können.
 Somit wird auch an Dokumentationsfälle erinnert, für die evtl.
 ein Untersuchungstermin bereits vereinbart, aber noch nicht durchgeführt ist, oder
 die Dokumentation bereits erfolgte, die Daten aber noch nicht in der Datenstelle
eingegangen sind.
7
TIPP
 Dokumentationstermine möglichst in der ersten Quartalshälfte vereinbaren
und durchführen, um die Anzahl der erinnerten Dokumentationen einzugrenzen!
Damit wird auch dem Risiko der Verfristung und der damit verbundenen Gefahr der
Ausschreibung der DMP-Patienten vorgebeugt, sowie die zeitnahe Vergütung der
Dokumentationen sichergestellt!
8
Gründe für die Nicht-Berücksichtigung von Dokumentationen in der Abrechnung
Tipps zur Fehlerbehebung
Grund
Nr.
Mögliche Gründe
1
TE/EWE fehlt
2
Nächste Abrechnung
3a
3b
3c
Entfällt
Entfällt
Verfristet
3d
Keine Berechtigung
3e
Vorhandene ED ausgeschrieben
3f
Vorhandene ED ungültig
3g
Keine ED vorhanden
3h
3i
3j
4a
4b
5
Kassenwechsel – die vorliegende Dokumentation ist einer
neuen Krankenkasse zugeordnet
Zwei aufeinanderfolgende
Dokumentationsintervalle
ohne valide Dokumentation
Sonstiger Grund (auch Software, Krankenkasse)
Die Dokumentation liegt nicht
korrekt in der Datenstelle vor.
Die Dokumentation liegt nicht
korrekt in der Datenstelle vor.
ED im laufenden Fall
Informationen zur Fehlerbehebung
Für die eingereichte Dokumentation liegt noch keine gültige TE/EWE vor.  Bitte reichen Sie eine TE/EWE (im Original) zeitnah bei
der Datenstelle ein, deren Arztunterschriftsdatum zum Behandlungsdatum der ED passt. Falls sich das Einreichen der TE/EWE mit
der Erstellung dieses Reminders überschnitten hat, besteht für Sie kein Handlungsbedarf.
Diese Dokumentation wird Ihnen als Nachtrag zusammen mit der Abrechnung des Quartals X/20XX vergütet, da sie zum Zeitpunkt der
Abrechnungslieferung an die KVB noch nicht bei der Datenstelle eingegangen oder noch nicht plausibel und vollständig war.
Entfällt
Entfällt
Verfristet. Die Dokumentation wurde zu spät eingereicht.
Es liegt keine aktuelle Berechtigung für die angegebene LANR/BSNR (bei Krankenhäusern: KHIK) vor.  Bitte wenden Sie sich an
die KVB bezüglich einer Berechtigung (E-Mail: info-dmp@kvb.de, Telefonnummer 089 570 934 00-10). Krankenhäuser wenden sich
bitte an die BKG.
Die eingereichte FD ist ungültig, da der Patient von der Krankenkasse ausgeschrieben wurde. Die Gründe für die Ausschreibung sind
der Datenstelle nicht bekannt. Auskünfte zu Ausschreibungsgründen erteilt ausschließlich die zuständige Krankenkasse.
 Bitte schreiben Sie den Patienten erneut ein. Für ein gültiges Einschreiben sind eine TE/EWE und eine ED zu erstellen.
Die eingereichte FD ist ungültig, da die dazugehörige ED ungültig ist.  Bitte kontaktieren Sie die Datenstelle, wenn Sie weitere Details benötigen.
Die eingereichte FD ist ungültig, da eine ED für den Patienten fehlt.  Bitte reichen Sie die ED ein. HINWEIS: Achten Sie dabei auf
die im DMP geltenden Fristen!
Es liegt ein Wechsel der Krankenkasse vor.  Bitte schreiben Sie den Patienten erneut ein. Für ein gültiges Einschreiben sind eine
TE/EWE (im Original) und eine ED zu erstellen.
Die Dokumentation ist ungültig, da zwei Dokumentationsintervalle nicht mit einer gültigen Dokumentation belegt sind.
ben Sie den Patienten erneut ein. Für ein gültiges Einschreiben sind eine TE/EWE und eine ED zu erstellen.
 Bitte schrei-
Sonstiges.  Bitte kontaktieren Sie die Datenstelle unter Angabe der LANR/BSNR (bei Krankenhäusern: KHIK) und des Patientennamens.
Für diesen Patienten liegt für das gleiche Quartal bereits eine Dokumentation zu dieser Indikation vor. Die Dokumentation kann nicht
vergütet werden.
Für diesen Patienten liegt bereits eine ED zu dieser Indikation vor. Eine weitere Dokumentation im gleichen Quartal kann nicht vergütet werden.
Für diesen Patienten liegt bereits eine gültige ED vor, möglicherweise von einem anderen Arzt. Eine weitere ED kann nicht vergütet
werden.  Bitte prüfen Sie, ob eine FD noch zu erstellen ist und reichen Sie diese ggf. nach.
9
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