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FUNKTIONSÜBERSICHT
AUFTRAGSVERWALTUNG
CUSTOMER CARE
ADRESSVERWALTUNG
MANAGEMENT KUNDENKONTAKT
OBJEKTBESCHREIBUNG
EVIDENZHALTUNG
CHRONOLOGIE
ARCHIV
ARCHIV
PERSONALDISPOSITION
RESSOURCENZUTEILUNG
TERMINEVIDENZ
BUDGETIERUNG
AKKORDLOHN
STUNDENLOHN
LEISTUNGSSCHEINERSTELLUNG
DIENSTNEHMERVERRECHNUNG
LOHN-SCHNITTSTELLE
ERFASSUNG ZEITAUFZEICHNUNG
MONATSABRECHNUNG
PAYROLLBERECHNUNG
AKKORDLOHNVORBEREITUNG
LEISTUNGSSCHEINKONTROLLE
AUFTRAGSDISPOSITION
ARBEITSZEITDISPOSITION
FIXTERMINPLANUNG
DIENSTPLANERSTELLUNG
INTEGRIERTER WEBZUGRIFF
REPORTING
SOLL-IST VERGLEICHE
FAKTURA
VERRECHNUNG LEISTUNGSSCHEIN
ABRECHNUNGSVORBEREITUNG
PAUSCHALVERRECHNUNG
FREIE VERRECHNUNG
FIBU-SCHNITTSTELLE
NEBENBUCHHALTUNG
OFFICE MANAGEMENT
ARCHIVSYSTEM
NACHKALKULATION
SUCHAGENT
DATEN- UND ANALYSEEXPORT
MS-OFFICE EINBINDUNG
Algorithms EDV-Software GmbH, Ihr Kontakt zu uns:
aus Österreich: www.velio.at, office@velio.at, oder: +43 1 698 6170, oder 0810 0810 12 zum Ortstarif
aus Deutschland: www.velio-software.de, office@velio-software.de, oder 0800 20 70 705
AUFTRAGSVERWALTUNG
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STUNDENLOHN
LEISTUNGSSCHEINERSTELLUNG
Auftrag anlegen
Verrechnungsgrundlage Leistungsscheine
automatische
Verrechnung
Leistungsschein
Erstellung
Die velio Auftragsverwaltung nimmt speziell Bezug auf
die Anforderungen der Reinigungs- und ObjektserviceBranche und ist daher das zentrale Programmmodul der velio
Software.
Hier verwalten und verknüpfen Sie Kunden-, Arbeits- und
Objektdaten und steuern den Auftrag mit all seinen periodischen
und aperiodischen Leistungs- und Verrechnungspositionen.
Die Auftragsverwaltung kann Aufträge in der Bandbreite von
Unterhaltsreinigung, Glas- und Fensterreinigung, Baureinigung bishin zu Winterdienst, Grünflächen und technischen
Gebäudedienstleistungen
umfassend
steuern
und
verrechnen. Jeder Auftrag ist auch fest im Kostenstellensystem
von velio verankert; über diese Zuordnung wird der Auftrag zur
späteren,
kurzfristigen
Erfolgsrechnung
einem
Unternehmensteil oder operativem Bereich zugeordnet.
Aufträge und Abrechnungen können - entsprechend den Abläufen Ihres Unternehmens - sowohl auf Basis von Leistungsscheinen als auch auf Basis automatischer Disposition (für periodische Leistungen) erfolgen. Je nach dem gewählten Modell
können auch Ihre Mitarbeiter nach Stunden oder
erfolgsorientiert - mit Akkord-/Stücklohn - entlohnt werden.
Der Rahmen der Entlohnung kann pro Position wert- oder
stundenmäßig budgetiert und kontrolliert werden.
Dienstplanerstellung
Durchführung der
Arbeiten
Zusätzliche
Regieleistungen
möglich
Stundenaufzeichnungen
erfolgen
Leistung
wird vom Kunden
bestätigt
Einbuchen der
Stunden
Kombinationen dieser Modelle decken alle wesentlichen Geschäftsfälle der Branche ab. Alle zur Abwicklung des Auftrags relevanten Dokumente werden auch aus
diesem heraus - automatisch oder nach Bedarf - erstellt.
Im Auftragstamm verwalten Sie auch eine genaue Beschreibung des Objekts, aller möglicher Ansprechpartner und eingesetzter Ressourcen für eine spätere Nachkalkulation. Das
verbundene Archiv beinhaltet beliebige
Dokumente (Auftragsschreiben, Schriftverkehr oder relevante
emails).
Bestätigung des
Leistungsscheins
Faktura
Abb 1: die zwei Hauptwege der Auftragsverwaltung
Im Zusammenspiel mit der angebundenen Auftragsdisposition planen Sie flexibel den Einsatz Ihrer Mitarbeiter und schaffen bereits die Grundlage für die
Zeitabrechnungen.
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CUSTOMER CARE
CUSTOMER CARE
MANAGEMENT KUNDENKONTAKT
EVIDENZHALTUNG
ARCHIV
Mit dem velio Customer Care Center managen Sie die verschiedenartigen Kundenkontakte zu Ihren laufenden Geschäftsverbindungen. Wünsche, Reklamationen und Dokumente
werden im Customer Care Center verarbeitet, einem oder
mehreren Mitarbeitern zugeteilt und in eine Bearbeitungsevidenz übernommen. Dort verbleiben diese bis zur vollständigen
Erledigung in diesem Kreislauf. Über ein eigenes Nachrichtensystem - welches zusätzlich auch per email betrieben werden
kann - werden die Anwender über neue Ereignisse und Kundenkontakte informiert.
Zu jedem Kundenkontakteintrag im Customer Care Center
können auch Dokumente archiviert oder eingehende emails
aus Microsoft Outlook importiert werden.
Alle Einträge des Customer Care Centers sind voll in den
digitalen Akt des velio Systems eingebunden und scheinen auch
in allen Suchfunktionen mit auf. Über die Art der Kundenkontakte, der Erledigung der Ereignisse und die dafür angelaufene
Dauer liegt auch ein geeignetes Berichtswesen vor.
Kontakt annehmen
Dokument
archivieren
Bearbeiter
zuordnen
Weiterleitung Vorgesetzter
Folgeprozesse:
Belegänderungen,
Kommunikation.
Erledigungsvermerk
Archivierung
Reporting
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FAKTURIERUNG
FAKTURA
VERRECHNUNG LEISTUNGSSCHEIN
ABRECHNUNGSVORBEREITUNG
Die velio Fakturierung ist ein umfassendes Abrechnungssystem zur velio Auftragsverwaltung. Dieses Paket ermöglicht
die Abrechnung nach verschiedensten Auftrags- und Verrechnungsparametern. Zu diesen Einstellungen gehören automatische Verrechnung (beispielsweise von Unterhaltsleistungen),
periodisch eingeschränkte Leistungen wie Winterdienst und
Grünflächenpflege als auch die korrekte Abrechnung von
leistungsscheinbasierten Arbeiten. Die Fakturenerstellung kann
monatlich, pro Quartal oder auch jährlich - auf Basis einer
Vorausrechnung mit abschließender Schlussabrechnung erfolgen. Darüberhinaus ist auch eine Erstellung von freien
Rechnungen mit oder ohne Leistungsschein möglich.
PAUSCHALVERRECHNUNG
FREIE VERRECHNUNG
FIBU-SCHNITTSTELLE
NEBENBUCHHALTUNG
Innerhalb des Rechnungskreislaufs können Sammel- als
auch Einzelrechnungen erstellt werden. Für umfangreiche
Rechnungen können über Deckblattfunktionen Zusammenfassungen gedruckt oder auch Rechnungen im EDI Format
erstellt (exportiert) werden.
Erstellte Fakturen können periodisch über eine der bereits
vordefinierten Finanzbuchhaltungsschnittstellen an eine
externe Finanzbuchhaltungssoftware übergeben werden;
alternativ dazu kann in einer integrierten Nebenbuchhaltung
Zahlungsverbuchung und Mahnwesen betrieben werden.
Eine automatische Preisanpassungsfunktion sorgt für eine
eventuell
jährlich
erforderliche
Nivellierung
Ihrer
Verkaufspreise.
leistungsscheinorientierte Verrechnung (zB. Glasreinigung)
automatische Verrechnung zB. Unterhaltsreinigung
Daten aus
Auftrag
ArbeitszeitAufzeichnungen
Daten aus
Auftrag
Daten aus
Leistungsschein
Zusatzleistungen
aufbuchen
Konsolidierung
freie Leistung
erfassen
Konsolidierung
Zusatzleistungen
aufbuchen
Jahres-Schlussrechnung
Fakturierung
Übergabe
Fremdsystem
Nebenbuchhaltung
Daten aus
Leistungsschein
JahresVorausrechnung
Zusatzleistungen
aufbuchen
Daten aus
Auftrag
Abb 1: Übersicht des velio Fakturensystems
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AUFTRAGSDISPOSITION
AUFTRAGSDISPOSITION
Die velio Auftragsdisposition ist ein in die Auftragsverwaltung
und Zeitabrechnung integriertes System zur Planung und Steuerung von auftrags- und mitarbeiterbezogenen Terminen sowie
deren Überwachung.
ARBEITSZEITDISPOSITION
FIXTERMINPLANUNG
DIENSTPLANERSTELLUNG
INTEGRIERTER WEBZUGRIFF
Die Auftragsdisposition ist unmittelbar an die Auftragsverwaltung gekoppelt und bezieht von dort Art und
Periodizität der Leistungen. Bereits bei der Auftragsanlage kann eine Vorplanung erfolgen, die später jederzeit an
aktuelle Gegebenheiten angepasst oder verändert werden
kann. Die Planung zu einem einzelnen Auftrag fließt in die
Gesamtplanung des Unternehmens und der einzelnen Dienstnehmer ein; daraus können Gesamt- und Einzelplanungen
selektiv abgefragt oder in Form von Kalendern und Dienstplänen exportiert oder gedruckt werden. Verschiedene Terminarten gewähren weitgehende Flexibilität bei der alltäglichen
Arbeit mit dem Dispositionstool.
Übersichtsfunktionen erleichtern auch den Einblick in die Auslastung einzelner Dienstnehmer und verhindern damit teure ,
aber vermeidbare Mehrstunden. Die Kalender und Übersichtsfunktionen sind auch über einen Webclient für den Objektleiter
von unterwegs abrufbar. Hilfsfunktionen machen das Austauschen von Dienstnehmern oder serienweise verschieben von
Terminen leicht.
Die Daten der Auftragsdisposition sind gleichzeitig auch Vorgaben für die Arbeitszeiterfassung und werden bei dieser
automatisch vorgeschlagen; dies vereinfacht und verkürzt in
der Folge diesen Vorgang um die mühsame, monatliche Erfassung von beinahe gleichen Daten (insbesondere in der
Unterhaltsreinigung).
Daten aus Auftragspositionen
Fixtermine
Evidenztermine
Termindisposition
Webinterface
Kalenderfunktionen
Daten aus
Zeiterfassung
Dienstplan
Erstellung
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DIENSTNEHMERVERRECHNUNG
DIENSTNEHMERVERRECHNUNG
LOHN-SCHNITTSTELLE
ERFASSUNG ZEITAUFZEICHNUNG
MONATSABRECHNUNG
PAYROLLBERECHNUNG
AKKORDLOHNVORBEREITUNG
Die velio Dienstnehmerverrechnung ist speziell für die Gegebenheiten rund um die Lohnermittlung in der Service- und
Facility-Branche gestaltet worden. Dementsprechend liegen die
Schwerpunkte einerseits in der Stundenabrechnung und deren
Verbindung zu Disposition und Budget als auch andererseits in
der Akkordlohnberechnung aufgrund erfolgter Arbeitsleistungen. Darüberhinaus werden in beiden Verrechnungszweigen
auch Fehlzeiten, Arbeitszeitäquivalente und Spesen verarbeitet
und geführt.
Im besten Fall sind die in der Auftragsdispositon erfolgten
Planungen die Grundlage für die zeitbasierte Stundenabrechnung. Diese werden als Vorschlag zur Erfassung der IstDaten übernommen und müssen nur entsprechend der tatsächlichen Änderungen angepasst werden. Alternativ ist auch die
Übernahme der Daten aus velio phoneTime oder anderen
Zeiterfassungssystemen
möglich.
Alle
Zeitaufdaten werden sowohl im Stadium der Planung als auch
bei der späteren Erfassung der erfolgten Leistungen
immer dem Dienstnehmer auch einer Auftragsposition
zugordnet, womit jede Auftragsposition genau nachkalkuliert
werden kann.
Die Grundlage der akkordbezogenen Abrechnung sind die laut
bestätigten Leistungsscheinen durchgeführten Leistungen der
Dienstnehmer. Diese werden in einem Abrechnungspool pro
Dienstnehmer gesammelt und zum Stichtag abgerechnet. Auf
dieser Basis wird das Bruttogehalt des Dienstnehmers für die
gewünschte Periode ermittelt. Allfällige erfasste Spesen, Fahrtgelder und Diäten werden hier automatisch berechnet. Auf
Basis der normalen Arbeitszeit und Arbeitstagen wird dann
das Akkordgesamtgehalt in ein Grundgehalt und eine Prämienzahlung zerlegt.
Daten aus Auftragspositionen
Manuelle Erfassung über Client
Alle erstellten Lohnabrechnungen können unterschiedlich
verarbeitet oder in ein Lohnverrechnungsprogramm übergeben
werden.
Daten aus Dienstnehmerstamm
Erfassung über
Webinterface
Daten aus
Leistungsschein
Daten aus externer
Zeiterfassung
Akkordabrechnung
Vorbereitung
Abrechnung
automatische
Plausibilitätskontrolle
Endkontrolle und
Zubuchen von
Spesen
Übergabe an Lohnverrechnung
Bestätigen von
Lieferscheinen
Aufbuchen von
Zusatzleistungen
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