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Lust auf Lean oder Wie Sie den alltäglichen Bürowahnsinn in den

EinbettenHerunterladen
Anwendbarkeit von Lean Prinzipien im
Projektgeschehen
PM Forum
24.Januar 2014, Augsburg
Angela Reeg-Muller
Lean Six Sigma Black Belt
Agenda
•
•
•
•
Was „Lean“ ist
Lean Prinzipien
Lean in Projekten
Exkurs
– Durchlaufzeiten
– Pull-Prinzip und Kanban
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
So?
Oder so?
Arzt
Durchlaufzeiten
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Der freundliche Verkäufer am Markt
Kundenanforderungen
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Der Begriff „Lean“ stammt aus der
produzierenden Industrie
Lean Production
TPS
MIT
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Lean in a nutshell
Lean bedeutet „Werte ohne Verschwendung“ schaffen
Unser Unternehmen/
Organisation
Verbessern durch Weglassen von
Unnötigem
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Verschwendung eliminieren
Durchlaufzeit vorher
Durchlaufzeit nachher
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Eine andere Definition von „Lean“
Probleme
lösen und
Ziele
erreichen
Mehr tun,
weniger
anstrengen
Gesunder
Menschenverstand
Kontinuierliche
Verbesserung
Lean
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Und was Lean NICHT ist
Es ist keine Maßnahme zur Personalentlassung!
Es geht nicht um die Erhöhung des individuellen Drucks!
Don‘t work harder, work smarter!
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Prinzipien von Lean Production werden in die
nicht-produzierenden Bereiche übertragen
Lean Production
Lean Administration

Lean Office
Lean Service
Lean Project?
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Fraunhoferstudie 2010 entdeckt
Produktivpotenzial im Büro
27% der reinen Arbeitszeit beträgt der durchschnittliche Anteil an
Verschwendung.
Das größte Optimierungspotenzial liegt mit einem Anteil von 55% in der
Verbesserung von schlecht abgestimmten Prozessen.
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Potenzial in der Administration der
Unternehmen
Fraunhoferstudie Office 2010
Verschwendung
Wertschöpfung
27%
73%
Arbeitstage/ Jahr
abzüglich Urlaub
abzüglich Krankheit
bleiben
27 % von 210 =
Das sind fast 3 Monate Verschwendung
je Arbeitnehmer/In jedes Jahr!
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
250
30
10
210
57
Agenda
•
•
•
•
Was „Lean“ ist
Lean Prinzipien
Lean in Projekten
Exkurs
– Durchlaufzeiten
– Pull-Prinzip und Kanban
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Prinzipien des Lean Thinking
Perfektion
Pull
Flow
Wertstrom
Wert
2004
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Ansatzpunkte von Lean
KVP
Vertrieb
Auftragsbearbeitung
Auftrag
entgegennehmen
Werkstatt
Kundenservice
Rechnung
Zahlen, Daten, Fakten
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Auftrag prüfen
Auftrag
weiterleiten
Kunden
informieren
Auftrag ausführen
Rechnungsdaten
bereitstellen
Rechnung
versenden
Ende
Prozesse beschleunigen,
Verschwendung eliminieren
Durchlaufzeit vorher
Durchlaufzeit nachher
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Verschwendung im Büro, 7 + 1
Informationsüberfluss
Fehler/
Unklarheiten
Unnütze
Wege
Unnötiger
Informationstransport
VerschwenNicht
genutztes
dungsarten
Mitarbeiterpotenzial
Nutzlose Tätigkeiten
Exzellenta GmbH
Wartezeiten/
Liegezeiten
Nicht benötigte Bestände
Angela Reeg-Muller© 2014
Bestände, Informationsüberfluss
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Wartezeiten
Arten von Wartezeiten
-
Menschen warten auf Informationen,
Material oder Ausstattung
-
Informationen, Material oder Ausstattung
wartet auf Menschen
-
Menschen warten auf Menschen
@@@@@@@@
@@@@@@@@
@@@@@@@@
@@@@@@@@
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Agenda
•
•
•
•
Was „Lean“ ist
Lean Prinzipien
Lean in Projekten
Exkurs
– Durchlaufzeiten
– Pull-Prinzip und Kanban
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Zurück zum Kern von Lean
Lean
• Werte für Kunden schaffen
• Verschwendung konsequent beseitigen
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
In Projekten:
Ausrichtung auf den Kunden
Angeblich scheitern 40% der Projekte nicht an Ressourcenmangel, nicht an
ungenügenden PM-Methoden, sondern an unklaren, fehlenden oder sich
ändernden Anforderungen und Leistungsbeschreibungen!
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Zurück zum Kern von Lean
Lean
• Werte für Kunden schaffen
• Verschwendung konsequent beseitigen
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Verschwendung in Projekten
Was ist denn Verschwendung in Projekten?
Exzellenta GmbH
Überproduktion/-Information
Bestände
Warten
Unnütze Tätigkeiten
Fehler
Verfehlte oder vergoldete Leistungen
Teilweise fertiggestellte Produkte
Häufiger Aufgabenwechsel
Ausufernde Administration
Projektbürokratie
Überflüssige Dokumentation
Kurzfristiges Feuerlöschen
Wartezeiten / Leerlauf
Management Overkill
Nicht bemerkte Fehler
Bemerkte Fehler mit Nacharbeiten
Mehrfachablagen
Keine Dokumentenstruktur
Mehrfachfreigaben
Doppelarbeit
…
Angela Reeg-Muller© 2014
Agenda
•
•
•
•
Was „Lean“ ist
Lean Prinzipien
Lean in Projekten
Exkurs
– Durchlaufzeiten
– Pull-Prinzip und Kanban
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Warum die Durchlaufzeit auch in
Projekten so wichtig ist*
Any project worth doing is worth doing fast!
Jahr
Zusammen
Investition
Gewinn
4.000 €
1
2
2.000 €
2.000 €
12.000 €
3
4
5
6
7
8
2.000 €
2.000 €
2.000 €
2.000 €
2.000 €
2.000 €
5
6
7
8
2.000 €
2.000 €
2.000 €
2.000 €
Jahr
Zusammen
Investition
4.000 €
Gewinn
8.000 €
1
2
3
4
1.000 €
1.000 €
1.000 €
1.000 €
* In starker Anlehnung an ein Beispiel aus dem Buch: Lean Project Management
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Warum Durchlaufzeit auch in Projekten
so wichtig ist, mehrere Projekte
Any project worth doing is worth doing fast!
Jahr
Zusammen
Investition
1
2
3
4
5
6
7
8
1.000 € 1.000 € 1.000 € 1.000 €
8.000 € 1.000 € 1.000 € 1.000 € 1.000 €
Gewinn
2.000 € 2.000 € 2.000 € 2.000 €
16.000 €
2.000 € 2.000 € 2.000 € 2.000 €
Jahr
Zusammen
Investition
1
2
3
4
6
7
8
2.000 € 2.000 €
4000
€? €
8.000
Gewinn
2.000 € 2.000 €
2.000 € 2.000 € 2.000 € 2.000 € 2.000 € 2.000 €
20.000€?
Exzellenta GmbH
5
2.000 € 2.000 € 2.000 € 2.000 €
Angela Reeg-Muller© 2014
Agenda
•
•
•
•
Was „Lean“ ist
Lean Prinzipien
Lean in Projekten
Exkurs
– Durchlaufzeiten
– Pull-Prinzip und Kanban
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Kanban = Kärtchen
Kanban ist
-
Exzellenta GmbH
visuelles
arbeitsbegrenzendes
Prioritäten setzendes
Pull (wertziehendes)
System
Angela Reeg-Muller© 2014
Kanban in a nutshell
Arbeitsbestände
In Arbeit
fertig.
Visuell
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Kanban in a nutshell
Arbeitsbestände
In Arbeit
fertig.
3
arbeitsbegrenzend
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Kanban in a nutshell
Arbeitsbestände
In Arbeit
fertig.
3
Pull
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Kanban in a nutshell
Arbeitsbestände
In Arbeit
fertig.
3
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Einsatz von Kanban
Vorteile
 Das Richtige tun >> Fokussierung
 Pull statt Push
 Steuerung von Teams>>Selbstorganisation
 Erhöhung der Akzeptanz >> Motivation
 Vermeidung von Überlastung
Stop starting – start finishing
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
One Day in Kanban-Land* 1
Achtung: Dieser Teil wurde gekürzt,
da er auf dem angegebenen Link
nachgelesen werden kann.
*Bilder übernommen von: http://blog.crisp.se/2009/06/26/henrikkniberg/1246053060000
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
One Day in Kanban-Land* 11
*Bilder übernommen von http://blog.crisp.se/2009/06/26/henrikkniberg/1246053060000
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Angela Reeg-Muller© 2014
Kostenloses Tool: www.kanbanize.com
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Angela Reeg-Muller© 2014
Kanban „live“
Das Video von Jimdo
Exzellenta GmbH
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Und was nehmen Sie mit?
KVP
Vertrieb
Auftragsbearbeitung
Auftrag
entgegennehmen
Werkstatt
Kundenservice
Rechnung
Zahlen, Daten, Fakten
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Angela Reeg-Muller© 2014
Auftrag prüfen
Auftrag
weiterleiten
Kunden
informieren
Auftrag ausführen
Rechnungsdaten
bereitstellen
Rechnung
versenden
Ende
Literatur zum Weiterlesen
• Lean Project Management, Lawrence P. Leach, 2005 (in Englisch)
• Sehen lernen, Mike Rother, John Shook, 2004
• Die kritische Kette, Eliyahu M. Goldratt, 2002
•
http://www.gpminfocenter.de/uploads/PMMethoden/Lean%20Project%20Management.pdf
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
Danke für die Aufmerksamkeit
Fragen? Anmerkungen?
Angela Reeg-Muller
Dipl.-Volkswirtin
Lean Six Sigma Black Belt
Beratung – Training – Business Coach - Moderation
www.reeg-muller.de
www.exzellenta.de
http://lust-auf-lean.blogspot.de
a.reeg-muller@exzellenta.de
Wolfseeweg 11, 83730 Fischbachau
Mobil: 0170 34 70 488
Exzellenta GmbH
Angela Reeg-Muller© 2014
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