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HR-Prozesse mit SharePoint optimieren - IOZ

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Wie optimiere ich unsere HR
Prozesse?
HR-Prozesse mit SharePoint optimieren
03. April 2014
Agenda
Einleitung
• Zum Referenten
• IOZ AG
Praxisbeispiel
• Problemsituation
• Musterlösung
Demo
Weg zur Lösung
• Organisatorisch
• Methodisch
• Technisch
Fragen
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Collaboration Days 2014
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Referent: Marco Lötscher
SharePoint Projektleiter & Consultant bei IOZ AG seit 2011
http://www.ioz.ch
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Collaboration Days 2014
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Sitz: Sursee
Anzahl Mitarbeitende: 41
http://www.ioz.ch
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Collaboration Days 2014
Was meinen wir eigentlich
mit HR Prozessen
optimieren?
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Collaboration Days 2014
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Praxisbeispiel
Morgen fängt unsere
neue Bereichsleiterin
an.
Ihr neuer Arbeitsplatz
steht hoffentlich bis
dann bereit?
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Collaboration Days 2014
Morgen!?
Könnt ihr das nicht
etwas früher mitteilen?
Ich hab doch das
Eintrittsformular schon
lange ausgefüllt
6
Praxisbeispiel
Da fehlt doch wieder die
Hälfte. Könnt ihr den eure
Arbeit nicht richtig
machen?
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Collaboration Days 2014
7
Praxisbeispiel
Leider haben es meine
Kollegen verschlafen
ihnen den Notebook
und die Schlüssel
vorzubereiten.
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Collaboration Days 2014
Ich hab von nichts
gewusst!?!
Ich hab doch die
Excelliste mit mit den
aktuellen Eintritten an
den Hausdienst
gemailt?
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Collaboration Days 2014
Was ist hier falsch gelaufen?
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Praxisbeispiel
Morgen fängt unsere
neue Bereichsleiterin
an.
Ihr neuer Arbeitsplatz
steht hoffentlich bis
dann bereit?
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Collaboration Days 2014
Morgen!?
Könnt ihr das nicht
etwas früher mitteilen?
Ich hab doch das
Eintrittsformular schon
lange ausgefüllt
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Praxisbeispiel
Da fehlt doch wieder die
Hälfte. Könnt ihr den eure
Arbeit nicht richtig
machen?
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Collaboration Days 2014
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Praxisbeispiel
Leider haben es meine
Kollegen verschlafen
ihnen den Notebook
und die Schlüssel
vorzubereiten.
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Collaboration Days 2014
Ich hab von nichts
gewusst!?!
Ich hab doch die
Excelliste mit mit den
aktuellen Eintritten an
den Hausdienst
gemailt?
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Was oft nicht optimal läuft und wie sich das
auswirken kann
Unpräzise, unvollständige Angaben
Viele Systemgrenzen
Redundanzen
Fehleranfällig
Fehlende Transparenz
Ineffizient
Reaktive Dienstleistung
Unnötige Schuldzuweisungen
Unzufriedene und gestresste Mitarbeiter
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Collaboration Days 2014
Wie könnte das besser
laufen?
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Collaboration Days 2014
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Musterlösung
1. Personalabteilung füllt ein zentrales elektronisches Formular mit
den Informationen zum Benutzereintritt aus
2. Der Vorgesetzte erhält eine elektronische Aufgabe die noch
fehlenden Informationen zu ergänzen.
3. Die IT und diverse andere Parteien führen ihre Aufgaben aus
(wo möglich natürlich automatisiert)
4. Der Vorgesetzte bestätigt die korrekte Umsetzung aller
Aufgaben.
5. Am ersten Arbeitstag steht für den neuen Mitarbeiter/in alles
schön bereit
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Demo
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Demo
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Demo
Aufgabenliste zu den «HR-Prozessen»
Pendente Personalmutationen
Aufgabenliste zu den «Beschaffungen
& Anträgen»
Aktuelle Mitarbeiterliste
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Demo
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Demo
Pendente Aufgaben
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«Meine» Mitarbeiter
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Demo
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Demo
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Collaboration Days 2014
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Demo
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Demo
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Demo
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Recap
Unpräzise, unvollständige Angaben
Checklisten und Auswahllisten für Formulare
können von betroffenen stellen selber gepflegt
werden
Alle Daten zentral (z.B. keine Excel in Mails)
gewohnte Umgebung mit Outlook, der Rest ist
geführt (Link zu Word & Aufgaben)
Viele Systemgrenzen
Redundanzen
Fehleranfällig
Fehlende Transparenz
Ineffizient
Workflow Status, Prozessvisualisierung
Reaktive Dienstleistung
Ablauf ist auf maximale Effizient optimiert
Unnötige Schuldzuweisungen
Unzufriedene und gestresste Mitarbeiter
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Collaboration Days 2014
Ganz einfach, oder?
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Herausforderungen
Projekt Scope definieren
○ Wo fangen wir an?
○ Wo hören wir auf?
○ Mit welchem Detailierungsgrad?
Benutzerakzeptanz
○ Bereitschaft zur Veränderung ist nicht bei allen gleich ausgeprägt
○ Nicht alle Beteiligten freuen sich über Prozesstransparenz
Technisch
○ Abwägen vom Einsatz von Boardmitteln und Standardkonzepten gegenüber von Eigenentwicklungen
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Herangehensweise
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Organisatorisch
Technisch
○ Ziele setzen
○ Technologie und Tool auswählen
○ Prozessanalyse
○ Applikationsarchitektur festlegen
○ Anforderungen definieren
○ Rollen- & Berechtigungsmodell implementieren
○ Benutzerakzeptanz Massnahmen
○ Deployment & Rollout
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Mögliche Bereiche von Zielsetzungen
Standardisierung
Transparenz
Prozesssicherheit
Reduktion von Medienbrüchen
Senkung der Kosten
Wartbarkeit (auf Änderungsdynamik reagieren können)
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Prozessanalyse
IST-Analyse
○ Alle Beteiligten festhalten
○ Kritischen Pfad ermitteln
○ Genug Zeit budgetieren
SOLL-Prozesse modellieren
○ Prototyping
○ Parallelisieren von Aufgaben wo immer möglich
○ Information an Beteiligte so früh wie möglich liefern
○ Auf Agilität Rücksicht nehmen
○ Sinnvollen Scope festlegen
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IST-Aufnahme
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SOLL-Prozess
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Anforderungen definieren
Eintritts-, Mutations- und Austrittsprozesse
Beschaffung und Anträge
○ Administrative Aufgaben vor dem Eintritt
○ Zutritt zu Gebäuden
○ Aufgaben am Eintrittstag
○ Berufskleider und Ausrüstungen
○ Probezeit
○ Fahrzeugbeschaffung
○ Einführungstermine koordinieren
○ Mobiliarbeschaffung
○ Informationen
○ Bereitstellung Telefonie
○ Erinnerungen
○ IT Hardwarebeschaffung
○ Eskalationen
○ Softwarebereitstellung & Zugriffsrechte &
○ Stellvertretungsregelungen
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Accounterstellung
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Benutzerakzeptanz Massnahmen
Alle Beteiligten Stellen müssen einbezogen werden
Frühzeitig Demo Sessions durchführen
Beteiligte zu Veränderungsentscheiden heranführen
Befragung durchführen
Personalabteilung als Schlüsselrolle
Application Owner festlegen
Einführungsbegleitung
Feedback sammeln
Verbesserungen in Aussichtstellen und umsetzen
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Mit welchen Tools setzen wir
dies um?
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Kernkomponenten einer SharePoint Workflow Lösung
Site Architektur
Workflow Instanzen
○ Listen Workflows
○ Wiederverwendbare Workflows
Workflow Aufgaben Listen
Workflow Historie Liste
Formulare
InfoPath
Eigenentwicklungen
Workflow Designer Tool
SharePoint Designer
Visual Studio
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Drittanbieter Produkte
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Applikationsarchitektur festlegen
Formulare
SharePoint Basis
-
-
Portal
Rollenbezogene Ansichten
Formularbibliotheken
Hilfslisten & Stammdaten
-
-
Schnittstellen &
Automatisierung
Statusabhängige
Ansichten
Rollenbezogene
Ansichten
Dynamische Anzeige
nach Abhängigkeiten
Validierungen
-
Web Service
Anbindung
LDAP
MS-SQL od. Oracle
Elektronisches
Personaldossier
Workflows
-
Aufteilung in SubWorkflows
Wiederverwendbare
Module
Aufgaben
-
Einfache SharePoint
Aufgabe
Genehmigungsaufgabe
Aufgabenformular Design
Benachrichtigungen
-
Texte
Übersetzungen
Berechtigungs- & Rollenmodell
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Applikationsarchitektur festlegen
Lösung nicht in die Collaboration- oder Publishing Sites einbauen
Eigenständiges Prozess- oder Applikationsportal bereitstellen
Lösung wie eine eigenständige Applikation managen
SharePoint Limitationen berücksichtigen http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262787.aspx
Dimensionierung und Skalierung der Workflows
Wartung & Pflege muss bereits in der Konzeption berücksichtigt werden
○ Prozess update
○ Prozess Abbruch
○ Ausnahmefälle
○ Administration
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Rollen- & Berechtigungsmodell
Beschränkungen grundsätzlich nur wo gut begründet
○ Komplexität reduzieren
○ Performance gewährleisten
○ Wenn doch nötig Berechtigungen nur bei laufenden Prozessen «trennen»
Wenn möglich Standardkonzepte anwenden
○ SharePoint Aufgaben verwenden
Alle Einschränkungsmöglichkeiten einbeziehen
○ SharePoint Berechtigungen
○ Workflow Aufgaben Berechtigungen
○ Formularansichten
○ Zielgruppenbeschränkungen (Target Audience)
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Deployment & Rollout
Systematisch Testen
Deploymentprozess definieren und anwenden
Dokumentieren
Testumgebung nutzen
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Collaboration Days 2014
Fragen?
©
Collaboration Days 2014
43
Besten Dank
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44
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