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Der Ausschreibungsprozess: Wie findet Ihr Unternehmen den

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Der Ausschreibungsprozess: Wie findet Ihr
Unternehmen den richtigen Partner
Erstellung, Bearbeitung und Auswertung von
Ausschreibungen bei strategischen und operativen
Fragestellungen
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Für die Herausforderungen des Unternehmens einen
zielgerichteten Weg bereiten
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Herausforderungen
• Identifizierung des besten Anbieters für die Belange des eigenen Unternehmens
• Wiederholbare Vorgehensweise bei der Erstellung von Ausschreibungen, deren
Bewertung, Findung der Anbieter und Erstellung des Business Case
Vorgehen im Rahmen des Unterstützungspakets
• Durchführung von ziel- und ergebnisorientierten Workshops
• Identifizierung und Abstimmung der notwendigen Lösungen
• Erstellung, Auswertung und Bewertung des Fragebogens mit Empfehlung
Dauer und Kosten der Unterstützung
• Dauer und Kosten sind abhängig vom Umfang der Ausschreibung
• Es werden Pakete in T-Shirt Größen (S, M, L, XL) angeboten
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Ansatzpunkt der des Unterstützungspakets ist die taktische
Ausrichtung Ihres Unternehmens bei Beachtung der strategischen
und operativen Ebene
• IT Strategie
• Merger & Acquisition
• Wachstum
• Sourcing
• Architektur
• Prozesse
• Optimierung Betrieb
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Strategische Ebene
Umsetzung
Anbieter
• Umsetzung
• Training
• Know How Transfer
• Betriebsprozesse
Taktische Ebene
Operative Ebene
Operatives Geschäft
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Projektaktivitäten
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Die Anforderungen an eine Ausschreibung sind vielschichtig und
müssen die Belange Ihres Unternehmens in Betracht ziehen
• Anforderungen sind
verständlich und
vergleichbar
• Entsprechen den
Prozessen
• Ist die Lösung
integrierbar
• Passen die Prozesse
Fachlichen
Anforderungen
Lösungsarchitekttur
Anforderungen
Anbieter
Interne
Vorgaben
Anbieter
und
Szenarien
• Bestehende
Präferenzen
• Business Case,
Nutzen / Kosten
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• Vergleichbarkeit der
Antworten
• Bewertung
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Die Unterstützung bei der Erstellung der Unterlagen basiert auf
einem strukturiertem Modell und entsprechender Erfahrungen
Scoping
• Festlegung des Ausschreibungsgegenstandes
• Definition der Prozesse sowie der Architektur
• Erstellung des Fragebogens und Auswahl der Anbieter
Analyse
• Der eingegangenen Antworten in Bezug auf die definierten Prozesse und
die Architektur
• Benchmarking der Antworten, Kosten, Dauer, Gaps
• Erstellung einer ersten Voranalyse
Ergebnis
• Bewertung der eingegangenen Antworten in Bezug auf die gestellte
Fragestellung, Risiko, Kosten und Dauer sowie Umfang
• Erarbeitung von Alternativen
• Abgabe einer Empfehlung
Ggf. Unterstützung im Rahmen eines Business Case
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• Welche
Funktionen
werden derzeit
wie abgedeckt
• Gibt es spezifische
Funktionen, die zu
beachten sind
• Werden
gleichartige
Funktionen
mehrmals
abgedeckt
IT-Architektur
• Welche
übergreifenden
Prozesse sind
vorhanden
• Welche
spezifischen
Prozesse sind zu
beachten
• Welche
Auswirkungen
ergeben sich aus
Änderungen
Funktionale Architektur
Prozesse
Das Scoping fokussiert sich auf die drei wesentlichen Bereiche,
Prozesse, funktionale und technische Architektur
• Welche Systemkomponenten
werden eingesetzt
• Wie sieht die
aktuelle ITLandschaft aus
• Welches IT-Know
How ist
vorhanden
• Welche
Anforderungen
bestehen an die IT
Der Anbieterfragebogen kann erstellt werden
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Im Scoping werden die Inhalte der Ausschreibung definiert
Thema
Vorgehen
Beteiligte
Inhalt der Ausschreibung
Abstimmung der
Ausschreibungsinhalte
(Thema, Software, …)
Fachliche/r Abteilungsleiter,
Leiter IT, Einkauf,
Organisation
Aufnahme der betroffenen
Prozesse
Grobe Prozessanalyse sowie
themenspezifische Fragen
(Workshops)
Prozessverantwortliche
(Abteilungsleiter), fachliche
Mitarbeiter
Erstellung einer groben
Lösungsarchitektur
Definition funktionaler
Blöcke, die abgedeckt
werden müssen
Architekt, IT-Abteilungsleiter,
fachliche
Prozessverantwortliche
Anbieterauswahl
Analyse der Lösungsanbieter
Einkauf, Abteilungsleiter
(fachlich und IT)
Dauer 7 Tage
Die Inhalte des Fragebogens sind definiert
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Die Analyse hat zum Ziel, die Antworten vergleichbar und somit
bewertbar zu machen, Risiken zu identifizieren und die Kosten Ihrem
Unternehmen transparent zu machen
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• Ist der Anbieter mit
seinem Angebot im
Markt vergleichbar
(Skills, Rollen,
Dauer, Lösung)
• Sind die genannten
Aufwände plausibel
• Welche Risiken sind
nicht abgedeckt
• Lieferumfang und fähigkeit
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Bewertung
• Entsprechen die
Lösungsszenarien
den gestellten
Anforderungen
• Welche
Auswirkungen
ergeben sich auf
die Prozesse
• Haben die
Anbieter die
Anforderungen
verstanden
• Bestehen Lücken /
Überangebote
Benchmarking
Fachlich / technisch
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• Festlegung von
Bewertungsfaktoren
• Gewichtung der
Faktoren
• Bewertung von
Lücken und
Risiken
• Ermittlung der
Spannbreite im
Rahmen der
Kosten
• Festlegung des
Zielkorridors
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Im Rahmen Fachlich / Technischen Analyse erfolgt die
Beurteilung auf das Nutzenpotenzial der angebotenen Lösung
Thema
Vorgehen
Beteiligte
Beurteilung des
Lösungsspektrums
Mapping der
Lösungsszenarien auf die
Anforderungen
Fachliche
Prozessverantwortliche /
Fachabteilung
Notwendigkeit von
Veränderungen im
Unternehmen
Identifizierung der
Prozessanpassungen auf
grober Ebene
Organisation, Change
Management,
Abteilungsleiter IT und Fach
Lücken oder Erweiterungen
im angebotenem Umfang
Fachliche Einschätzung der
Angebotspakete auf Lücken /
Ausschlüsse und
Erweiterungen
Abteilungsleiter IT, Fach und
Einkauf sowie Orga
Dauer 2 Tage
Fachliche und technische Validierung erstellt
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Im Rahmen des Benchmarkings werden Marktvergleiche auf
Basis von Erfahrungen mit vergleichbaren Vorhaben erstellt
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Thema
Vorgehen
Beteiligte
Einordnung des Anbieters im
Markt
Analyse der Referenzen, der
angebotenen Skills sowie der
definierten Rollen sowie des
Marktdurchdringung
Einkauf, Projektmanager,
Finanzanalyst
Einordung der Kosten im
Markt
Vergleich der Tagessätze,
Umfang der angebotenen
Tage im Vergleich zum Scope
Einkauf, Projektmanager,
Abteilungsleiter IT und Fach
sowie Orga
Einordnung der Risiken und
deren Abdeckung durch den
Anbieter
Analyse der Ausschlüsse und
deren Bewertung für das
Realisierungsrisiko und
Ermittlung der finanziellen
Auswirkung
Controlling, Einkauf,
Projektmanager
Dauer 3 Tage
Anbieter sind mit dem Markt vergleichbar
03.04.2013
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Im Rahmen der Bewertung werden die Ergebnisse der Analyse
gewichtet und einem Bewertungssystem zugeführt. Die Kosten
werden als ein Bestandteil hierbei betrachtet (Voranalyse)
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Thema
Vorgehen
Beteiligte
Festlegung von Bewertungskriterien
Aufsetzen auf bereits
vorhandenen Bewertungen
und Durchführung Workshop
Einkauf, Abteilungsleiter IT,
Fach und Orga, Projektleiter
Festlegung von Gewichtungsfaktoren
Aufsetzen auf bereits
vorhandenen Bewertungen
und Durchführung Workshop
Einkauf, Abteilungsleiter IT,
Fach und Orga, Projektleiter
Festlegung des
Entscheidungskorridors
Durchführung eines
Workshops
Einkauf, Abteilungsleiter IT,
Fach und Orga, Projektleiter
Strategische Faktoren
Berücksichtigung von
strategischen Faktoren
(Workshop)
Einkauf, Abteilungsleiter IT,
Fach und Orga, Projektleiter
Dauer 3 Tage
Die Vorlage für die Entscheidung ist bereitgestellt
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Das Ergebnis wird so aufbereitet, dass es den Entscheidungsprozess
transparent macht und wichtige Faktoren hervorhebt, so dass es in
die Entscheidung eingebunden werden kann.
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Anforderungen
Auswahl
des
Anbieters
Entscheidung
Lösung
(Fit /
Gap)
Kosten
und
Risiko
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Das Ergebnis wird auf Ebene der Entscheidungsträger
präsentiert sowie weitere Schritte abgeleitet
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Thema
Vorgehen
Beteiligte
Finale Bewertung der
eingegangenen Lösungen
Workshop auf Basis der
Voranalyse und Diskussion
Bereichsleiter IT, Fach, Orga
und Einkauf
Evaluierung der Lücken,
Risiken und Kosten
Workshop zum
Abdeckungsgrad der Lösung
sowie Erarbeitung von
Alternativen
Bereichsleiter IT, Fach, Orga
und Einkauf
Erstellung finaler Vorschlag /
Short List mit Begründung
Workshop
Bereichsleiter IT, Fach, Orga
und Einkauf
Einladung der Anbieter
Einkauf
Dauer 3 Tage
Anbieter sind ausgewählt und eingeladen
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Die Ergebnisse können innerhalb von vier Wochen vorliegen, so
dass ein schnelles Handeln ermöglicht wird
Woche 1
Scoping
1
Woche 2
2
Analyse
Woche 5*
Workshops vor Ort
Woche 7*
3
4
5
6
7
8
Ergebis
n
Woche 6*
9
* In Abhängigkeit von der Beantwortungsfrist kann sich die Gesamtphase verlängern
Dauer in Kalenderwochen / Vor- und
Nachbereitung
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Die externen Kosten enthalten die folgenden Leistungen und
Bereitstellung von Unterlagen
Durchführung der
Workshops inklusive
Vor- und
Nachbereitung
Bereitstellung von
Fragebögen sowie
abstrahierten SollProzessen /
Architekturen
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Erstellung der
Ergebnispräsentation
sowie Abstimmung
der Ergebnisse
Kosten sind abhängig von der Größe der Ausschreibung
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Bereits durchgeführte, vergleichbare Projekte (Auszug)
Kunde
Inhalt
Zentralbank,
Frankfurt
Strategischer Bebauungsplan Ca. 4 Monate
Markus Zehner
Spezialbank,
Düsseldorf
Erneuerung der
Finanzarchitektur und
Abschlussprozesse
Ca. 2 Monate
Sabine Theißen
Großbank,
Frankfurt
Erstellung Group Finance
Architecture
Ca. 3 Monate
Patrick Pähler,
Torsten Taugs
Großbank,
Frankfurt
Einsatzuntersuchung Core
Banking und Enterprise
Systems
Ca. 6 Monate
Andreas Gebhardt
Spezialbank,
Frankfurt
Erneuerung
Finanzarchitektur
Ca. 2 Monate
Regina Stichel
Förderbank,
Frankfurt
Analyse Hauptbuch- und
neue Finanzarchitektur
Ca. 12 Monate Herr Nitschke, Herr
Fuchs, Herr Kilic
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Dauer
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Ansprechpartner
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Bei Fragen, Anregungen und Anmerkungen steht Ihnen Ihr
Ansprechpartner jederzeit zur Verfügung
Name:
E-Mail:
Mobil:
03.04.2013
Th e C h an g e
Man ag er
Patrik Halada
Patrik.Halada@hipo-consulting.de
+49 (179) 12 75 293
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