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Whitepaper
pm³ – Einführung einer
Projektmanagementmethode
Fünf Schritte zur passenden Methode
Ihr Ansprechpartner:
Claudia Ressel
Leiterin Vertrieb & Marketing
Tel.: +49 8122 89 20 39-0
E-Mail: c.ressel@parameta.de
parameta Projektberatung GmbH & Co. KG
Franz-Brombach-Straße 11–13
85435 Erding
www.parameta.de
© 2012 parameta Projektberatung GmbH & Co. KG
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Inhalt
1
Implementierung einer nachhaltigen Projektmanagementmethode .......................................... 3
2
In fünf Schritten zur passenden Projektmanagementmethode................................................... 5
2.1
Schritt 1: Analyse des Ist-Zustands ........................................................................................ 5
2.2 Schritt 2: Erstellung Soll-Konzept .......................................................................................... 6
2.3
Schritt 3: Umsetzung Soll-Konzept ........................................................................................ 7
2.4 Schritt 4: Roll-out................................................................................................................... 8
2.5
Schritt 5: Nachhaltigkeits-Check............................................................................................ 8
3
Fazit............................................................................................................................................8
4
Über uns .................................................................................................................................... 9
Abbildungen
Abbildung 1: Die parameta Projektmanagement Pyramide (pm³) ...................................................... 3
Abbildung 2: Die fünf Schritte zur passenden Projektmanagementmethode .....................................5
Abbildung 3: Fragenstruktur zu den Themengebieten der Interviews.................................................5
Abbildung 4: Vorgehen bei der Erhebung der Ist-Situation................................................................ 6
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Implementierung einer nachhaltigen Projektmanagementmethode
Eine funktionierende Projektmanagementmethode zeichnet sich aus durch das sinnvolle
Zusammenspiel mehrerer Prozesse über mehrere Ebenen. So sind in vertikaler Ebene das
Projektportfoliomanagement mit dem Multiprojektmanagement und das Multiprojektmanagement
mit dem Einzelprojektmanagement verknüpft. Auf horizontaler Ebene sorgen saubere Prozesse auf
den drei Ebenen für einen weitgehend reibungslosen Ablauf.
Abbildung 1: Die parameta Projektmanagement Pyramide (pm³)
Das Portfoliomanagement muss sicherstellen, dass den richtigen Projekten die knappen Ressourcen
zugewiesen werden. Dazu ist es zwingend nötig, dass die Ziele des Unternehmens die Auswahl der
Prozesse vorgeben.
Da sich neue Vorhaben in Konkurrenz zu bestehenden Projekten befinden, muss das Multiprojektmanagement auf der einen Seite sicherstellen, dass das Portfoliomanagement mit den richtigen
Informationen aus den einzelnen Projekten versorgt wird. Auf der anderen Seite ist das
Multiprojektmanagement für die Koordination der Projektlandschaft verantwortlich und ein
geeigneter Kandidat für die Weiterentwicklung der Projektmanagementmethode.
Das Einzelprojektmanagement arbeitet nicht nur die Projekte ab, sondern liefert auch die für das
Multiprojektmanagement notwendigen Informationen in Form von Statusberichten, Ressourcenund Änderungsanträgen.
Es ist leicht ersichtlich, dass eine Projektmanagementumgebung nur dann funktioniert, wenn alle
drei Bereiche an sich, aber auch an den Schnittstellen funktionieren. Denn funktionierendes
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Einzelprojektmanagement würde bei mangelndem Portfoliomanagement zwar gute
Projektergebnisse liefern, jedoch würden die Projekte das Unternehmen nicht unbedingt in die
gewünschte Richtung weiterbringen. Umgekehrt würde perfektes Portfoliomanagement bei
gleichzeitig schwachem Einzelprojektmanagement zwar stets die richtigen Projekte auswählen, die
mangelnde Umsetzung der Projekte würde das Unternehmen jedoch seine Ziele wieder nicht
erreichen lassen.
Es zeigt sich also, dass Fehler in der Projektmanagementmethode, egal auf welcher Ebene, stets die
Gefahr bergen, dass das Unternehmen seine Ziele nicht erreicht.
Für die Implementierung einer erfolgreichen und nachhaltig funktionierenden Projektmanagementmethodik bedeutet dies, dass sich nur dann Erfolg einstellt, wenn alle drei Hauptbereiche des
Projektmanagements in ihrer Gesamtheit und integriert betrachtet werden.
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In fünf Schritten zur passenden Projektmanagementmethode
Das parameta Vorgehensmodell bei der Einführung einer Projektmanagementmethode basiert auf
fünf Schritten, die aufeinander aufbauen:
Analyse
Ist-Zustand
Erstellung
SollKonzept
Umsetzung
SollKonzept
Roll-Out
Nachhaltigkeits-Check
Abbildung 2: Die fünf Schritte zur passenden Projektmanagementmethode
2.1
Schritt 1: Analyse des Ist-Zustands
Zu Beginn wird der Status quo der bestehenden Projektmanagementmethode erhoben.
Idealerweise wird dazu eine pm³-Anamnese durchgeführt, die das Projektmanagement hinsichtlich
der Dimensionen Mensch, Methode, Technik beleuchtet.
Die Analyse des Ist-Zustands erlaubt einen Blick auf das Unternehmen im Allgemeinen und auf
Projektmanagement im Speziellen. Im Rahmen von strukturierten Interviews mit ausgewählten
Vertretern des Unternehmens wird das Projektmanagement unter die Lupe genommen.
Abbildung 3: Fragenstruktur zu den Themengebieten der Interviews
Daneben werden Prozesse aufgenommen, Dokumente analysiert und Schnittstellen geprüft.
Außerdem werden der Informationsfluss, Entscheidungswege, Dokumentation der Projekte,
eingesetzte Methoden sowie das Projektmanagement-Handbuch analysiert.
Die Auswertung der gewonnenen Erkenntnisse fließt in eine detaillierte Analyse. Sie zeigt die
Stärken, aber auch die Schwächen der vorhandenen Projektmanagementmethode. Die
gesammelten Ergebnisse münden in eine Reifegrad-Bestimmung des Projektmanagements. Den
Abschluss der Analyse bilden Handlungsempfehlungen zur Optimierung des Projektmanagements
sowie eine darauf aufbauende Roadmap für die Umsetzung.
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Abbildung 4: Vorgehen bei der Erhebung der Ist-Situation
2.2
Schritt 2: Erstellung Soll-Konzept
Nach Abstimmung der Analyse der Ist-Situation und Festlegung der weiteren Vorgehensweise wird
ein Soll-Konzept erstellt. Wichtig ist hierbei vor allem, dass die Lösungen des Soll-Konzepts zum
Unternehmen passen. Deshalb ist es unerlässlich, vor der Einführung einer Methodenentwicklung
eine sorgfältige Analyse des Ist-Zustands durchzuführen. In Abhängigkeit der Ergebnisse aus der IstAnalyse können sich unterschiedliche Schwerpunkte bei der Optimierung herauskristallisieren.
Typische Handlungsfelder für die Optimierung des Projektmanagements sind:

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
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



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

Rollen und Gremien
Projektkategorisierung und Phasenmodell(e)
Workflows
Bewertungskriterien für das Portfoliomanagement
Ressourcenmanagement
Handbuch
Know-how- und Erfahrungsaustausch
Vorlagen
Reporting
Projektmanagement-Kultur
Risikomanagement
Stakeholdermanagement
Multiprojektmanagement
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Das Soll-Konzept beinhaltet – aufbauend auf der Ist-Analyse und den Vorgaben durch den
Auftraggeber – einen Vorschlag für ein maßgeschneidertes, effizientes Projektmanagementsystem,
in dem das Portfolio-, das Multi- und das Einzelprojektmanagement optimiert und aufeinander
abgestimmt werden. In jedem Fall wird auch ein Prozesseigener für Projektmanagement eingeführt.
In Workshop-Runden werden die Ergebnisse wahlweise erarbeitet oder abgestimmt, so dass am
Ende dieses Schrittes ein mit den Verantwortlichen abgestimmtes Konzept für die Optimierung der
Projektmanagement-Methode vorliegt.
2.3
Schritt 3: Umsetzung Soll-Konzept
Nach Ausarbeitung des Soll-Konzepts geht es im nächsten Schritt an die Umsetzung. Ebenso wie bei
der Erstellung ist es auch bei der Umsetzung des Soll-Konzepts wichtig, die Eigenheiten des
Unternehmens ausreichend zu berücksichtigen. Daher wird zu Beginn ein Projektteam
zusammengestellt, das idealerweise aus Mitarbeitern des Unternehmens sowie aus Beratern von
parameta besteht. Die Zusammensetzung des Teams orientiert sich an den Schwerpunktthemen
des Konzepts. parameta spricht Empfehlungen aus, welche Abteilungen und Rollen im Projekt
vertreten sein sollen und unterstützt die Auswahl der Teammitglieder.
Ein ausgewähltes Kern-Team erarbeitet mit Unterstützung und Moderation von parameta einen
Projektplan zur Umsetzung des Soll-Konzepts und stimmt im Rahmen des Kick-offs die weitere
Vorgehensweise mit dem gesamten Team ab. Neben den vertretenen Rollen im Projekt werden die
Aufgaben den Verantwortlichen zugewiesen und das weitere Vorgehen koordiniert. Über das
fachlich geprägte Soll-Konzept hinaus sind auch Elemente des Change Managements ein
wesentlicher Bestandteil des Projektes. parameta stellt dafür auf Wunsch ausgewiesene Change
Management Experten zur Verfügung.
In Abstimmung mit dem Unternehmen erfolgt die Projektleitung durch einen Mitarbeiter des
Unternehmens oder durch parameta. Übernimmt ein Unternehmensmitarbeiter die Projektleitung,
kann ein Berater von parameta diesen bei Bedarf unterstützen. Bei großen Projekten kann auch die
Unterstützung durch ein Projektbüro sinnvoll sein, das ebenfalls vom Unternehmen oder durch
parameta besetzt sein kann.
Die eigentliche Umsetzung des Konzepts erfolgt in der Bearbeitung der Arbeitspakete, die sich
Mitarbeiter des Unternehmens und parameta teilen. Wie stark externe Berater diese operative
Arbeit unterstützen, wird zu Beginn des Projekts festgelegt und lässt sich im Verlauf des Projekts
bedarfsorientiert und flexibel anpassen.
Da sich das Projekt zur Methodeneinführung bestens als erstes Beispielprojekt eignet, ist es
vorteilhaft, dieses bereits nach der neu zu entwickelnden Methode zu führen bzw. nachzupflegen.
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2.4
Schritt 4: Roll-out
Sind alle Arbeitspakete abgearbeitet, die Ergebnisse abgenommen und somit das Soll-Konzept
umgesetzt, können die Ergebnisse in die Organisation integriert werden: In organisierten Workshops, Trainings und Coachings werden die betroffenen Mitarbeiter mit der neuen Methode vertraut
gemacht. Dazu bieten sich neben der Methodenschulung oft auch Grundlagenschulungen im
Projektmanagement an. Sie fördern das Verständnis für Projektmanagement im Allgemeinen und
für die Notwendigkeit einer einheitlichen Methode im Speziellen.
Die Schulung der Methode macht die Mitarbeiter mit den neuen Methoden vertraut und schafft
Verständnis für Änderungen bzw. Neuerungen. In Coachings erhalten insbesondere Projektleiter
Unterstützung bei den ersten Gehversuchen mit der neuen Methode.
Je nach Aufgabenstellung, die sich aus der Ist-Analyse und den Vorstellungen des Unternehmens
ergibt, kann es auch nötig sein, organisatorische Strukturen zu ändern. Sollte dies der Fall sein (z.B.
bei der Einrichtung eines permanenten Projektbüros), gilt es beim Roll-out die Mitarbeiter mit ihrer
neuen Funktion vertraut zu machen und die organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen.
2.5
Schritt 5: Nachhaltigkeits-Check
Einige Monate nach Einführung der neuen Projektmanagementmethode wird im Rahmen eines
Nachhaltigkeits-Checks geprüft, inwieweit die Methode bereits Anwendung findet, wo sie sehr gut
angenommen wird und an welchen Stellen noch nachgebessert werden kann. Projektbeteiligte
können in Kurz-Interviews Feedback und Verbesserungsvorschläge abgeben. Diese werden nach
eingehender Prüfung im Rahmen eines Klein-Projekts als neues Release der Methode ergänzend
ausgerollt. Deren erste Durchführung unterstützt parameta noch, übergibt dann jedoch die
weiteren, regelmäßig durchzuführenden Verbesserungsrunden in die Obhut des Prozesseigners.
3
Fazit
Um eine nachhaltig erfolgreiche Einführung einer Projektmanagementmethode sicherzustellen, ist
eine strukturierte Vorgehensweise unerlässlich.
Wichtiger Ausgangspunkt ist eine gründliche Analyse des Status quo. Darauf aufbauend wird ein
Soll-Konzept entwickelt, maßgeschneidert auf das jeweilige Unternehmen. Um die Unterstützung
des Prozesses durch die Mitarbeiter sicher zu stellen, sind deren Belange zu berücksichtigen. Dies
lässt sich erreichen, indem Maßnahmen des Change Managements die Methodeneinführung
begleiten. Ein sorgfältig geplanter und professionell durchgeführter Roll-out trägt das notwendige
Wissen in die Organisation und bereitet die Mitarbeiter auf die neue Methode vor. Im Rahmen eines
Nachhaltigkeitschecks geben die Projektbeteiligten Feedback zur neuen Methode und können
darüber Anpassungen an der Methode initiieren.
Methodisches Vorgehen, die Berücksichtigung der unternehmenseigenen Rahmenbedingungen und
die Einbindung der Beteiligten kombiniert mit der Erfahrung und dem Expertenwissen von
parameta sichern eine nachhaltige Methodeneinführung für Projektmanagement – und damit
erfolgreiche Projekte, welche die Unternehmensziele gezielt unterstützen.
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Über uns
Die parameta Projektberatung GmbH & Co. KG mit Sitz in Erding wurde 2003 von Dr. Michael
Streng gegründet.
Das dynamisch wachsende Unternehmen berät Unternehmen umfassend, branchenübergreifend
und herstellerunabhängig in den Bereichen Projekt- und Portfoliomanagement. Dabei bringen die
PM-Experten stets das Referenzmodell „parameta pm³“ zum Einsatz, das die Erfolgsfaktoren
„Mensch-Methode-Technologie“ ganzheitlich berücksichtigt. So garantiert parameta seinen
Kunden den nachhaltigen und messbaren Erfolg ihrer Projektmanagement-Vorhaben und damit die
langfristige und transparente Umsetzung der Unternehmensziele. Einen der bedeutendsten
parameta Beratungsaufträge zeichnete die Gesellschaft für Projektmanagement GPM e.V. aus: Der
„Project Excellence Award 2009“ ging an das Team des Münchner Flughafens für die erfolgreiche
Implementierung von Projektmanagement und erfolgten kulturellen Wandel bei der FMG
(Flughafen München GmbH).
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Franz-Brombach-Str. 11 – 13 • 85435 Erding
Tel.: +49 (0)8122 89 20 39 0 • Fax: +49 (0)8122 89 20 39 39
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