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Gewusst wie – Mehr Zeit, Sicherheit und - MEMO-Tagung

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Gewusst wie – Mehr Zeit, Sicherheit und
Zufriedenheit durch dokumentiertes
Prozesswissen
Dr. Lars Algermissen
Geschäftsführer PICTURE GmbH
MEMO-Tagung 2014
Track 2 Wissensmanagement
© PICTURE GmbH | Gewusst wie – Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen
Seite 1
Methode, Software + Prozessmanagement aus einer Hand …
Prozessmanagement. Einfach. Machen
 Software- und Beratungshaus, gegründet 2007 aus der WWU
 Mission: Verwaltungsmodernisierung mit einfachen und effektiven
Werkzeugen
 Spezialisiert auf alle Ebenen der öffentlichen Verwaltung
 30 Mitarbeiter am Standort Münster
 1/3 Software – 2/3 Beratung
 Enge Verzahnung zu Forschung und Wissenschaft (ERCIS)
 Unterstützt und gefördert vom BMWi
© PICTURE GmbH | Gewusst wie – Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen
Seite 2
Spezialisiert auf die öffentliche Verwaltung:
Wir unterstützen mehr als 100 Kunden aller Segmente
Bund
Land
Hochschulen
Kirchen
Städte und Gemeinden
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Kammern und
Verbände
Kreise
Seite 3
Wir beraten unsere Kunden deutschlandweit:
themen- und lösungsorientiert in bisher mehr als 150 Projekten
✓
Identifikation von IT-Potenzialen
✓
Erstellung von Orga-Handbüchern
✓
Prozessorientierte DMS-Einführung
✓
Prozessoptimierung
✓
Prozessbenchmarking
✓
Softwareeinführung
✓
Qualitäts- und Wissensmanagement
✓
Einführung E-Government
✓
Haushaltskonsolidierung
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Seite 4
Der demografische Wandel bringt unsere Gesellschaft aus dem Gleichgewicht.
Quelle: Die Welt
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Seite 5
Mitarbeiterressourcen
Der demografische Wandel führt zu einem kontinuierlichen Ausscheiden
älterer Mitarbeiter.
verfügbare
Ressourcen
heute
2020
Zeit
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Seite 6
Mitarbeiterressourcen
Gleichzeitig bleibt der Umfang der zu erledigenden Aufgaben gleich oder
steigt sogar an
notwendige
Ressourcen
Ressourcenlücke
verfügbare
Ressourcen
heute
2020
Zeit
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Seite 7
Mitarbeiterressourcen
Das Problem verschärft sich dadurch, dass gerade die älteren Mitarbeiter
die entscheidenden Wissensträger in den Verwaltungen sind
notwendige
Ressourcen
Ressourcenlücke
verfügbare
Ressourcen
heute
2020
Zeit
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Seite 8
Mitarbeiterressourcen
Für die nachhaltige Nutzung von Wissen ist eine strukturierte
Prozessdokumentation notwendig
verfügbare
Ressourcen
heute
=
notwendige
Ressourcen
2020
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Zeit
Seite 9
Mitarbeiterressourcen
Nur wenn Prozesswissen heute bewahrt wird,
kann es in Zukunft genutzt werden.
notwendige
Ressourcen
kontinuierlicher Verlust
von Prozesswissen
verfügbare
Ressourcen
heute
2020
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Zeit
Seite 10
Prozessorientierung schärft den Blick für das Ganze
?
F
E
?
U
?
E
© PICTURE GmbH | Gewusst wie – Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen
?
R
?
!
Seite 11
?
Erfolgreiches Prozessmanagement erfordert ein Gesamtkonzept
© PICTURE GmbH | Gewusst wie – Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen
Seite 12
Dokumentieren Sie Ihr Wissen mit PICTURE.
Entwickeln Sie eine
Prozesslandkarte
Bauen Sie ein
Prozessregister
Wissensmanagement
mit PICUTRE
Dokumentieren Sie
Ihre Prozesse mit der
PICTURE-Methode
Veröffentlichen Sie
Ihre Prozesse mit der
Portalintegration
© PICTURE GmbH | Gewusst wie – Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen
Seite 13
Dokumentieren Sie Ihr Wissen mit PICTURE.
Entwickeln Sie eine
Prozesslandkarte
Bauen Sie ein
Prozessregister
Wissensmanagement
mit PICUTRE
Dokumentieren Sie
Ihre Prozesse mit der
PICTURE-Methode
Veröffentlichen Sie
Ihre Prozesse mit der
Portalintegration
© PICTURE GmbH | Gewusst wie – Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen
Seite 14
Mit der Sortierung der Prozessbereiche in Support, Kern, und Führungsprozesse
schaffen Sie Verständnis für die Zusammenhänge in Ihrer Organisation
Führungsprozesse
Kernprozesse
Supportprozesse
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Seite 15
Führungsprozesse
Eine Prozesslandkarte erlaubt der Politik, konkrete Leitlinien für
Prozessoptimierung zu geben
Verwaltungs führung
Controlling
strategisch
Struktur
Prozesse
Leitbild
Ziele
operativ
Anforderungen
Prozesstypen
Politische
Grundsatzfragen
Kernprozesse
strategische
Planung
Unternehmen
Supportprozesse
Strategien für Stadtentwicklung ,
Sicherheit , Umweltschutz
Infrastrukturplanung
(Hoch-)Schulen , Straßen ,
Kindergärten , Flächennutzung
Fördermaßnahmen
Familien , Jugend ,
Wirtschaft , Wohnungsbau
Staatliche
Transferleistungen
Sozialhilfe , BAföG , Rente
Genehmigungs -/
Antragsverfahren
operativer
Vollzug
prozessübergreifend
Strukturierungsgrad
& Beispiele
unstrukturierte
Einzelfälle
Bauordnung , Wohnraumkontrolle ,
Verkehrsüberwachung
Melde- und
Anzeigeprozesse
Einwohnerwesen , Statistik ,
Personenstand , Gewerbewesen
WirBeschaffung
stärken interkommunale
Kooperation
Registratur
EDV
Justiziariat
im Personalbereich
Personalwesen
Bürger
teilstrukturierte
Sachfälle
Behörden
Bauen , Unternehmensansiedlung ,
Sondererlaubnisse , Befreiungen
Kontrollmaßnahmen
Leistungen
Unternehmen
Wir schränken Kontrollen ein
Behörden
prozessbezogen
Berichtsw esen
Kennzahlen
Aufgabentyp
Bürger
Mittler
BEISPIEL
Automatisierung des Massengeschäfts, um
strukturierte
Freiraum für gute Beratung zu schaffen
Routinefälle
Kasse
Mittler
Archiv
Kredit- und Finanzwirtschaft
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Seite 16
Dokumentieren Sie Ihr Wissen mit PICTURE.
Entwickeln Sie eine
Prozesslandkarte
Bauen Sie ein
Prozessregister
Wissensmanagement
mit PICUTRE
Dokumentieren Sie
Ihre Prozesse mit der
PICTURE-Methode
Veröffentlichen Sie
Ihre Prozesse mit der
Portalintegration
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Seite 17
Im Kreis Siegen-Wittgenstein wurden in 18 Produkten insgesamt 834 Prozesse
identifiziert und in einem Prozessregister abgelegt
BEISPIEL
Produktbezeichnung
Prozesse
Straßenverkehr
128
Bauaufsichtliche Entscheidungen
38
Wohnungsförderung
24
Vermessung, Erhebung und Führung von Geobasisdaten
50
Wertermittlung von Grundstücken, Objekten und Rechten
15
Abfallentsorgung
66
Natur- und Landschaftspflege
42
Gebäude- und Liegenschaftsverwaltung
59
Sicherung des Lebensunterhalts und wirtschaftliche Hilfen
Hilfen bei Pflegebedürftigkeit
44
Hilfen zur Bewältigung besonderer Lebenslagen
Gesundheits- und Verbraucherschutz
63
Zentrale Dienste, Organisation, IT
84
Personalservice und -entwicklung
100
Zahlungsabwicklung, Vollstreckung und Liquiditätsplanung
32
Kreisstraßen
33
Schulplätze in Berufskollegs
56
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Seite 18
Mit dem Prozessregister verfügen Sie über eine Übersicht aller Prozesse
Ihrer Organisation.
Alle Prozesse sind an
zentraler Stelle
verfügbar
Das Register ist die
Basis für
umfangreiche
Bearbeitungs- und
Analysefunktionen
© PICTURE GmbH | Gewusst wie – Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen
Seite 19
Die Prozessplattform bietet neben Eigenschaftsfiltern
eine Reihe von Perspektiven auf die Prozesse
Organisation
Hardwaresicht
Produkt- und
Servicesicht
Formular- und
Datensicht
Schnittstellensicht
Softwaresicht
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Rechts- und
Normensicht
Risk- und
Compliancesicht
(anpassbar)
Seite 20
Das Prozessregister liefert eine fundierte Datengrundlage und schafft damit
eine versachlichte politische Diskussion über Schwerpunkte
BEISPIEL
Produktbezeichnung
Prozesse
Straßenverkehr
128
Bauaufsichtliche Entscheidungen
38
Wohnungsförderung
24
Vermessung, Erhebung und Führung von Geobasisdaten
50
Wertermittlung von Grundstücken, Objekten und Rechten
15
Abfallentsorgung
66
Natur- und Landschaftspflege
42
Gebäude- und Liegenschaftsverwaltung
59
185 freiwillige
Selbstverwaltungsaufgaben
68 Prozesse, denen entweder
keine Rechtsgrundlage oder
Satzung/Dienstanweisung
zugrunde liegen
227 Prozesse, die vollständig
übertragbar wären
Sicherung des Lebensunterhalts und wirtschaftliche Hilfen
Hilfen bei Pflegebedürftigkeit
237 Prozesse, die nicht
zwingend durch den Kreis
wahrgenommen werden müssen
Gesundheits- und Verbraucherschutz
63
Zentrale Dienste, Organisation, IT
84
Personalservice und -entwicklung
100
Zahlungsabwicklung, Vollstreckung und Liquiditätsplanung
32
Kreisstraßen
33
Schulplätze in Berufskollegs
56
834
163 Privatunternehmen
87 sonstige
4 Kirchen/
Verbände
44
Hilfen zur Bewältigung besonderer Lebenslagen
24 Prozesse mit allen
vorangegangenen Kriterien
39 Prozesse, die teilweise
übertragbar wären
8 Kommunale
Betriebe
45 Andere
Behörden
Vorgehen ist anwendbar auf jegliche Zielstellungen:
-Alternative Aufgabenwahrnehmung,
-Shared Services (Bündelung gleicher Aufgaben),
-Aufgaben mit bestimmten Fachverfahren,
-…
© PICTURE GmbH | Gewusst wie – Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen
Seite 21
Durch das Einstellen zuvor definierter Kriterien ist eine fundierte Filterung
von wissensmanagementrelevanten Prozessen möglich.
Prozessregister
Hohe Risikoklasse
Anzahl Prozessexperten < 2
Und einer Fallzahl < 5 p.a.
…
Anzahl Prozesse:
541
223
15
70
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Seite 22
Dokumentieren Sie Ihr Wissen mit PICTURE.
Entwickeln Sie eine
Prozesslandkarte
Bauen Sie ein
Prozessregister
Wissensmanagement
mit PICUTRE
Dokumentieren Sie
Ihre Prozesse mit der
PICTURE-Methode
Veröffentlichen Sie
Ihre Prozesse mit der
Portalintegration
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Seite 23
Bei der PICTURE-Methode arbeiten Sie visuell mit 24 fertigen Bausteinen, die Sie
einfach kombinieren.
Prozessablauf
Input
Output
Führt aus & unterstützt
IT
Fü...
Or... .
BEC _Antra g au f
Schülerfa hrkosten ist
elektro nisc...
BEC_Antrag auf
Schüle rfahrkostenersta ttung is...
Bei elektronischen Anträgen sollte d ie
Vollständigkeitsprüfung automatisiert gesch ehen
BEC_ Prü fe
Antra g auf
Vollstän dig keit
BEC_Schü lerfahrkosten ers tattu ng...
BEC_An trag ist
vollständig
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Antrag ist
unvollständ ig
BEC_Schülerstamm da ten BEC_Antragstellers tam mdaten
BEC_ Prü fe, o b
Antragstellerstammdaten
erfasst sind
BEC_An tragsteller ist bereits
erfasst
BEC_Schü lerfahrkosten ers tattu ng...
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_ Antrag steller ist noch
nicht erfasst
BEC_Antragstellers tam mdaten
BEC_Erfasse /
Übernehme
Antragstellerdaten
BEC_Schü lerfahrkosten ers tattu ng...
BEC_Antragstellerstammd aten
BEC_ Prü fe, o b
Antrags telle r
bereits Antrag
gestellt hat
BEC _Antra g ist
bereits gestellt
worden
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
Doppelantragssteller werden aufgespürt
BEC_An trag ist
noch n ich t gestellt worden
BEC_Antragstellersta mmda ten
BEC_Schülerdaten
BEC_Gleiche
Antragstellerdaten mit
Schülerdaten ab
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_ Antrag stell
erdaten sind
nich t zu
validieren
BEC _Antra gstellerdaten sind
valid iert
BEC_Antragstellersta mmda ten BEC_Schulangebotsliste
BEC_Überprüfe
Klassen- und
Schulangaben
BEC_Klasse
liegt an
angegebener
Schule vor
BEC_Klasse
liegt an
angegebener
Sch ule nicht vor
BEC_Antragstellersta mmda ten
BEC_Antragstellers tam mdaten
BEC_Halte
Rücksprache mit
Antragsteller/Schule
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Fehlende
Daten sind
ermittelt
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Fehlende
Daten sind nicht
zu erm itte ln
BEC_Antragstellersta mmda ten BEC_Anspruchsliste n
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Prü fe, o b
Ans pruch für
angegebene
Klasse besteht
Kein Anspruch für Berufs schü ler
BEC_Anspruch
ist generell
gegeben
BEC_Anspruch
ist n icht
gegeben
BEC_Überprü fe
Anspruchs voraussetzungen
BEC_Gebe
An spruch nicht
s ta tt
BEC_Antragstellersta mmda ten
BEC_Prüfe , ob
Ablehnu ng zu
erstellen ist
BEC_Ab leh nungsbescheid ist
zu erstellen
BEC_Anspru chs
voraus setzungen sind
e rfüllt
BEC_Verwerfe
Antra g
BEC_Anspruchs
vorauss etzungen sind nicht
erfüllt
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Ab lehn ungsbescheid ist
nicht zu erstellen
BEC_Antragstellersta mmda ten
BEC_Ermittle
gewünschtes
Verkeh rsm ittel
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Benu tzes
Vekehrsmittel ist
ÖPNV
BEC_Benutzes
Verkehrsmittel
is t nicht ÖPNV
BEC_Antragstellerstam mdaten
BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich)
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Ermittle
Länge d es verkehrsüblichen
Schulwegs zur
BEC_ Prü fe, o b
Schule nächs tgelegene Schule
ist
BEC_Antragstellerstam mdaten
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Routenpl
aner/Top ograp
hieprogramm
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Schulweglänge ist n ich t
bekannt
BEC_Antragstellersta mmda ten
BEC_Schu le is t
nächstgelegene mögliche
Schule
BEC_Schule ist
nicht nächstgelegene
m ögliche Schule
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Schulangebotsliste
BEC_Route npl
aner/Topog ra p
hieprogramm
BEC_Entfernungstabelle (verke hrs üblich )
BEC_Vermesse
Länge des
verkehrsüblichen
Schulwegs
BEC_Antragstellersta mmda ten
BEC_Prüfe
Einstiegs- und
Ausstiegshaltestelle
BEC_Läng e ist
nicht
ausreichend
genau messbar
BEC_Länge ist
ausreichend
genau messbar
BEC_Erm ittle zu
benutzenden
Verkehrsträge r
BEC_Routen pl
aner/Topog rap
hieprogramm
BEC_Busfahrpläne
BEC_Antragstellersta mmda ten
BEC_Vermessungsantrag
BEC_Ste lle
Vermessungsantrag
BEC_Antragstellersta mmda ten
BEC_Vermessungsdaten sind
eingegangen
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Busfahrpläne
BEC_Entscheide
ob Schülerjahreskarte
ausgestell...
BEC_Antragstellersta mmda ten
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Entfernungstabelle (verke hrsüblich)
BEC_Vermessungsantrag
BEC_Schülerjahreskarte ist
nicht aus zustellen
BEC_Schülerjahreskarte ist
auszustellen
BEC_ Ergän ze
Weglängenliste
(verkehrsüblich)
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Entfernungstabelle (verke hrs üblich )
BEC_Antragstellersta mmda ten
Ist beispielsweise ein mehrwöchiges Praktikum vorgesehen
BEC_ Prü fe, o b
Jahreskarte
wirtschaftlicher
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Schulweg länge ist
bekannt
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Antragstellersta mmda ten
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Prüfe ob
ÖPNV für d iese
Strecke
verfü gbar
BEC_Schülerjahreskarte ist
nich t wirtschaftlicher
BEC_Schülerjahreskarte ist
wirtschaftlicher
BEC_Busfahrpläne
BEC_Antragstellerstam mdaten
BEC_Prüfe, ob
zu bestellende
Karte teurer a ls
Erstattun gsgr...
BEC_Ka rte ist
n icht zu teu er
BEC_ÖPNV ist
n ich t ve rfügba r
BEC_ ÖPNV-Preisliste
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_ÖPNV is t
ve rfügb ar
BEC_Prüfe
Zumu tba rkeit
der
ÖPNV-Nu tzung
BEC_Karte ist
zu teu er
BEC_ÖPNV is t
nicht zum utbar
BEC_ ÖPNV ist
zum utbar
BEC_Antragstellersta mmda ten
BEC_Prüfe, ob
An trag Mitfa hrer
einschließt
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Antragstellersta mmda ten
BEC_Prüfe , ob
Antra gs te ller für
zusätzlich e
Ko ste ...
BEC_Antragsteller kommt für
zusätzliche
Kosten auf
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Antragsteller kommt
nich t fü r
zu sä tzlich...
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Antragstellersta mmda ten
BEC_Prüfe , ob
Antra g Mitfah rer
einschließt
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Mitfa hrer
sind im Antra g
mit eingeschlossen
BEC_An trag ist
ohn e Mitfahrer
BEC_Ersta tte
Fahrkarten
nachträglich
BEC_Antragstellersta mmda ten
BEC_ Mitfah rer
s ind im Antrag
m it eingeschlossen
BEC _Antra g ist
ohne Mitfahrer
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Lege
Mitfa hrer
An träg e zu
Grunde
BEC_Antragstellersta mmda ten
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Lege
Mitfah re r
Anträg e zu
Grunde
BEC_Antragstellerstam mdaten
BEC_ ÖPNV-Preisliste
BEC_Antragstellerstam mdaten
BEC_ ÖPNV-Preisliste
BEC_Prüfe , ob
Schülerspezialverkeh r
wirtscha ftlicher
BEC_Schü lerspezialverke hr
ist wirtschaftlicher
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Vergleiche
entstehende
Kosten mit
ÖPNV-Kos ten
BEC_Schülerspezialverkehr
is t nicht wirtschaftliche r
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Antragstellersta mmda ten
BEC_ Prü fe, o b
außergewöhnliche Um stände
Taxieinsa t...
BEC_Veranlasse
Schülerspezialverkehr
BEC_Entstehende Kosten sind
nicht höher a ls
ÖPNV-Ko sten
BEC_Taxi b ei
voller Erstattun g
ist erforderlich
BEC_Ta xi be i
voller Erstattung
ist nicht
erforderlich
BEC_Erstatte
Beförderun g in
angem ieteten
Fahrzeugen
BEC_Erstatte
Beförd eru ng mit
eigenem
Fa hrzeug
BEC_Entstehende Kosten sind
höher als
ÖPNV-Kosten
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Antragstellersta mmda ten
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Ermittle
entstehende
Kosten
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Kostenaufstellun g
BEC_Antragstellersta mmda ten
BEC_Bearbeite
Antra g nicht
weiter
BEC_Bewillige
Antrag
(Schülerjahreskarte)
BEC_Bewillige
An trag
(Kostene rstattun g)
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Lehne
An trag ab
BEC_Schülerdatens atz
BEC_Pflege
Bewilligungsart
und -höhe
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Schülerda ten satzBEC_Kostenaufstellung
BEC_Schülerdatens atz
BEC_Schü lerdatensa tz ist
eingepflegt
BEC_Schü lerfahrkosten
ers tattu
ng...
BEC_Sch
ülerfahrkosten
ers tattung...
BEC_Sch
üle rfahrkosten erstattung...
BEC_Prüfe
Existenz weiterer
Anträge
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Alle neu en
Schülerdaten
sind eingepflegt
BEC_Bestellliste
BEC_Exportiere
Bestelllisten pro
Schule und
Verkehrsträ ger
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_E-Mail-P
rogramm
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Bestellliste
BEC_Versende
Bestellliste(n)
BEC_Schülerjahreskarten-Bestellung
BEC_Drucke
Ablehnungsbescheid(e)
BEC_Versende
Ablehnungsbescheid(e)
BEC_Ablehnungsbescheid
Versand sollte wenn möglich elektronisch erfo lge n
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Ablehnungsbescheid
BEC_Drucke
Bewilligungsbescheid(e)
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Bewilligungsbescheid
BEC_Versend e
Bewilligungsbescheid(e)
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Bewilligungsbescheid
BEC_Beste llliste(n) sind
versan dt
BEC_Ab leh nungsbescheide
sind versand t
BEC Erstattungsbeschei(e)
sind versan dt
BEC_Schülerjahreskarte(n)
ist(sind)
eingegangen
BEC_Bestellliste
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Gle ich e
Kontrollbogen ab
BEC_Kontrollis te
BEC_Bestellung
ist ko rrekt
BEC_Kontrolliste
BEC_Bestellung
ist n ich t korrekt
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Veranlasse
Nachbesserung
BEC_Kontro lliste
BEC_Erstelle
Auszahlun gsanordnung
BEC_Leite
Auszahlungs anordnung a n
Stadtka ss...
BEC_Aus zah lun
gsanordnung ist
weitergeleitet
BEC_Überweisungen sind noch
nicht einge gangen
BEC_Halte
zuzahlungspflichtig e Karten
zurück
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Schü lerfahrkoste nprogramm
BEC_Haushalt
skassensyste
m
BEC_Auszahlungsan ord nung
BEC_Prüfe
Überweisung
zuzahlung sp flichtig e...
BEC_Aus zah lungsanordnung
ist erstellt
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Überweisungen sind
eingegangen
BEC_Auszahlungsanordnung
BEC_Nachbesserung ist
veranlass t
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Überweisung ist
eingegangen
BEC_Versend e
Schülerjahreskarte(n ) an
Schulen
BEC_Sa chbearbeiter
BEC_Schülerjahreskarte(n)
sind versan dt
© PICTURE GmbH | Gewusst wie – Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen
Seite 24
24 Bausteine sorgen für Verständlichkeit, Konsistenz und Auswertbarkeit
von Prozessbeschreibungen in der Breite
© PICTURE GmbH | Gewusst wie – Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen
Seite 25
Die Darstellung von Prozessen als Bausteine erlaubt einen
schnellen Zugang zu den fachlichen Modernisierungsansätzen
BEISPIEL
© PICTURE GmbH | Gewusst wie – Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen
Dokument/
Information
entgegennehmen
Rechnung
kopieren
Formell
prüfen
Kontierungsfahne drucken
Prüfung auf
Zuständigkeit
Inhaltlich
prüfen/
Entschei
dung treffen
Kontierungsfahne erstellen
Benachrichtigung
vom DMS geht
ein
Sachliche/
rechnerische
Richtigkeit prüfen
Dokument/Infor
mation
bearbeiten
Dokument/Infor
mation
bearbeiten
Dokument/
Information
versenden
Vorgang zu
den Akten
Sachliche/
rechnerische
Richtigkeit prüfen
Eingangsrechnungen bearbeiten
Rechnungsprüfung im Fachamt
Kontierungsdaten eintragen
Daten in EDV
übernehmen
Dokument/
Information
entgegennehmen
Vorgang zu den
Akten
Inhaltlich
prüfen/
Entschei
dung treffen
Rechnung und
Kontierungsfahne
an GBH senden
Dokument/
Information
erstellen
Prüfung auf
Zuständigkeit
Drucken
Kontierungsfahne zeichnen
Kopieren
Rechnung geht
ein
Formell
prüfen
Eingangsrechnungen bearbeiten
Rechnungsprüfung im Fachamt
Geschäftsgang
auf erledigt
setzen
Seite 26
Durch die Prozessbeschreibung der PICTURE-Bausteine entsteht
Verständlichkeit, Konsistenz und Auswertbarkeit.
Prozessablauf
Input
Output
Führt aus & unterstützt
IT
Fü...
Or... .
BEC _Antrag auf
Schülerfahrkosten ist
elektronisc...
BEC_Antrag auf
Schülerfahrkostenerstattung is...
Bei elektronischen Anträgen sollte die
Vollständigkeitsprüfung automatisiert geschehen
BEC_Prüfe
Antrag auf
Vollständigkeit
BEC_Schülerfahrkostenerstattung...
BEC_Antrag ist
vollständig
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Antrag ist
unvollständig
BEC_Schülerstammdaten BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Prüfe, ob
Antragstellerstammdaten
erfasst sind
BEC _Antragsteller ist bereits
erfasst
BEC_Schülerfahrkostenerstattung...
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC _Antragsteller ist noch
nicht erfasst
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Erfasse/
Übernehme
Antragstellerdaten
BEC_Schülerfahrkostenerstattung...
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Prüfe, ob
Antragsteller
bereits Antrag
gestellt hat
BEC_Antrag ist
bereits gestellt
worden
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
Doppelantragssteller werden aufgespürt
BEC_Antrag ist
noch nicht gestellt worden
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Schülerdaten
BEC_Gleiche
Antragstellerdaten mit
Schülerdaten ab
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Antragstell
erdaten sind
n ich t zu
validieren
BEC_Antragstellerdaten sind
validiert
BEC_Antragstellerstammdaten BEC_Schulangebotsliste
BEC_Überprüfe
Klassen- und
Schulangaben
BEC_Klasse
liegt an
angegebener
Schule vor
BEC_Klasse
liegt an
angegebener
Schule nicht vor
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Halte
Rücksprache mit
Antragsteller/Schule
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Fehlende
Daten sind
ermittelt
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Fehlende
Daten sind nicht
zu ermitteln
BEC_Antragstellerstammdaten BEC_Anspruchslisten
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Prüfe, ob
Anspruch für
angegebene
Klasse besteht
Kein Anspruch für Berufsschüler
BEC_Anspruch
ist generell
gegeben
BEC_Anspruch
ist nicht
gegeben
BEC_Überprüfe
Anspruchsvoraussetzungen
BEC_Gebe
Anspruch nicht
statt
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Prüfe, ob
Ablehnung zu
erstellen ist
BEC_Ablehnungsbescheid ist
zu erstellen
BEC_Anspruchs
voraussetzungen sind
erfüllt
BEC_Verwerfe
An trag
BEC_Anspruchs
voraussetzungen sind nicht
erfüllt
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Ablehnungsbescheid ist
nicht zu erstellen
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Ermittle
gewünschtes
Verkehrsmittel
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Benutzes
Vekehrsmittel ist
ÖPNV
BEC_Benutzes
Verkehrsmittel
ist nicht ÖPNV
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich)
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Ermittle
Länge des verkehrsüblichen
Schulwegs zur
BEC_Prüfe, ob
Schule nächstgelegene Schule
ist
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Schule ist
nicht nächstgelegene
mögliche Schule
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Schulangebotsliste
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Routenpl
aner/Topograp
hieprogramm
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Schulweglänge ist nicht
bekannt
BEC_Schule ist
nächstgelegene mögliche
Schule
BEC_Routenpl
aner/Topograp
hieprogramm
BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich)
BEC_Vermesse
Länge des
verkehrsüblichen
Schulwegs
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Prüfe
Einstiegs- und
Ausstiegshaltestelle
BEC_Länge ist
nicht
ausreichend
genau messbar
BEC_Länge ist
ausreichend
genau messbar
BEC_Busfahrpläne
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Vermessungsantrag
BEC_Stelle
Vermessungsantrag
BEC_Ermittle zu
benutzenden
Verkehrsträger
BEC_Routenpl
aner/Topograp
hieprogramm
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Vermessungsdaten sind
eingegangen
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Busfahrpläne
BEC_Entscheide
ob Schülerjahreskarte
ausgestell...
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich)
BEC_Vermessungsantrag
BEC_Schülerjahreskarte ist
nicht auszustellen
BEC_Schülerjahreskarte ist
auszustellen
BEC_Ergänze
Weglängenliste
(verkehrsüblich)
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich)
BEC_Antragstellerstammdaten
Ist beispielsweise ein mehrwöchiges Praktikum vorgesehen
BEC_Prüfe, ob
Jahreskarte
wirtschaftlicher
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Schulweglänge ist
bekannt
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Prüfe ob
ÖPNV für diese
Strecke
verfügbar
BEC_Schülerjahreskarte ist
n icht wirtschaftlicher
BEC_Schülerjahreskarte ist
wirtschaftlicher
BEC_Busfahrpläne
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Prüfe, ob
zu bestellende
Karte teurer als
Erstattungsgr...
BEC_Karte ist
nicht zu teuer
BEC _ÖPNV ist
nicht verfügbar
BEC_ÖPNV-Preisliste
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_ÖPNV ist
verfügbar
BEC_Prüfe
Zumutbarkeit
der
ÖPNV-Nutzung
BEC_Karte ist
zu teuer
BEC_ÖPNV ist
nicht zumutbar
BEC _ÖPNV ist
zumutbar
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Prüfe, ob
Antra g Mitfa hrer
einschließt
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Prüfe, ob
Antragsteller für
zusätzliche
Koste...
BEC_Antragsteller kommt für
zusätzliche
Kosten auf
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Antragsteller kommt
nicht fü r
zusä tzlich ...
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Prüfe, ob
Antrag Mitfah rer
einschließt
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Mitfahrer
sind im Antrag
mit eingeschlossen
BEC_Antrag ist
ohne Mitfahrer
BEC_Erstatte
Fahrkarten
nachträglich
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Mitfahrer
sind im Antrag
mit eingeschlossen
BEC_Antrag ist
ohne Mitfahrer
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Lege
Mitfa hrer
Anträg e zu
Grunde
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Lege
Mitfa hrer
Anträg e zu
Grunde
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_ÖPNV-Preisliste
BEC_Prüfe, ob
Schülerspezialverkehr
wirtschaftlicher
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Schülerspezialverkehr
ist w irtschaftlicher
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_ÖPNV-Preisliste
BEC_Vergleiche
entstehende
Kosten mit
ÖPNV-Kosten
BEC_Schülerspezialverkehr
ist nicht wirtschaftlicher
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Prüfe, ob
außergewöhnliche Umstände
Taxieinsat...
BEC_Veranlasse
Schülerspezialverkehr
BEC_Entstehende Kosten sind
nicht höher als
ÖPNV-Kosten
BEC_Taxi bei
voller Erstattung
ist erforderlich
BEC_Taxi bei
voller Erstattung
ist nicht
erforderlich
BEC_Erstatte
Beförderung in
angemieteten
Fahrzeugen
BEC_Erstatte
Beförderung mit
eigenem
Fahrzeug
BEC_Entstehende Kosten sind
höher als
ÖPNV-Kosten
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Ermittle
entstehende
Kosten
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Kostenaufstellung
BEC_Antragstellerstammdaten
BEC_Bearbeite
Antrag nicht
weiter
BEC_Bewillige
An trag
(Schülerjahreskarte)
BEC_Bewillige
An trag
(Kostenerstattung)
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Lehne
Antrag ab
BEC_Schülerdatensatz
BEC_Pflege
Bewilligungsart
und -höhe
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Schülerdatensatz BEC_Kostenaufstellung
BEC_Schülerdatensatz
BEC_Schülerdatensatz ist
eingepflegt
BEC_Schülerfahrkostenerstattung...
BEC_Schülerfahrkostenerstattung...
BEC_Schülerfahrkostenerstattung...
BEC_Prüfe
Existenz weiterer
Anträge
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Alle neuen
Schülerdaten
sind eingepflegt
BEC_Bestellliste
BEC_Exportiere
Bestelllisten pro
Schule und
Verkehrsträger
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Sachbearbeiter
BEC E-Mail-P
rogramm
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Bestellliste
BEC_Versende
Bestellliste(n)
BEC_Schülerjahreskarten-Bestellung
BEC_Drucke
Ablehnungsbescheid(e)
BEC_Versende
Ablehnungsbescheid(e)
BEC_Ablehnungsbescheid
Versand sollte wenn möglich elektronisch erfolgen
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Ablehnungsbescheid
BEC_Drucke
Bewilligungsbescheid(e)
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Bewilligungsbescheid
BEC_Versende
Bewilligungsbescheid(e)
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Bewilligungsbescheid
BEC_Bestellliste(n) sind
versandt
BEC_Ablehnungsbescheide
sind versandt
BEC Erstattungsbeschei(e)
sind versandt
BEC_Schülerjahreskarte(n)
ist(sind)
eingegangen
BEC_Bestellliste
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Gleiche
Kontrollbogen ab
BEC_Kontrolliste
BEC_Bestellung
ist korrekt
BEC_Kontrolliste
BEC_Bestellung
is t n icht korrekt
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Veranlasse
Nachbesserung
BEC_Kontrolliste
BEC_Erstelle
Auszahlungsanordnung
BEC_Leite
Auszahlungsanordnung an
Stadtkass...
BEC_Auszahlun
gsanordnung ist
weitergeleitet
BEC_Überweisungen sind noch
nicht eingegangen
BEC_Halte
zuzahlungspflichtige Karten
zurü ck
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Schülerfahrkostenprogramm
BEC_Haushalt
skassensyste
m
BEC_Auszahlungsanordnung
BEC_Prüfe
Überweisung
zuzahlungsp flichtige...
BEC_Auszahlungsanordnung
ist erstellt
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Überweisungen sind
eingegangen
BEC_Auszahlungsanordnung
BEC_Nachbesserung ist
veranlasst
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Überweisung ist
eingegangen
BEC_Versende
Schülerjahreskarte(n) an
Schulen
BEC_Sachbearbeiter
BEC_Schülerjahreskarte(n)
sind versandt
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Dokumentieren Sie Ihr Wissen mit PICTURE.
Entwickeln Sie eine
Prozesslandkarte
Bauen Sie ein
Prozessregister
Wissensmanagement
mit PICUTRE
Dokumentieren Sie
Ihre Prozesse mit der
PICTURE-Methode
Veröffentlichen Sie
Ihre Prozesse mit der
Portalintegration
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Ihre Prozessdokumentation sollte nicht so enden… 
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Gutes Wissensmanagement zeichnet sich durch
eine uneingeschränkte Verfügbarkeit der Informationen aus.
…auf
dem
Handy
…am Arbeitsplatz
…zu
Hause
…am Arbeitsplatz
der Kollegen
…im Internet
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Mit der Portalintegration machen Sie das Prozesswissen für alle
Mitarbeiter zugänglich.
Live Portal
Integration
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In dem Sie Prozessinhalte live in Software-Systeme übertragen, die zu
Wissensmanagement-Zwecken bereits vielen Mitarbeitern bekannt sind.
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Die PICTURE-Prozessplattform ist die ausgezeichnete Lösung zur
Erhebung, Darstellung und Analyse von Geschäftsprozessen
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einfach starten, sicher arbeiten, erfolgreich wachsen.
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Zuverlässigkeit
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als 6 Jahren
Anpassbar und
zukunftssicher
fair und
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Lizenzmodell mit
monatlicher
Nutzungsgebühr
Modellierer
(12 oder 3 Monate Laufzeit)
Redakteur
10er Paket
(12 oder 3 Monate Laufzeit)
Betrachter
100er Paket
(12 oder 3 Monate Laufzeit)
Beschreibung
•grundsätzlich alle
Funktionsmöglichkeiten
•insbesondere geeignet für
"Power-User“
•regelmäßig und intensive
Nutzung der Prozessplattform
Professional
Edition
87 € bzw. 107 €
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Prozessregister-Informationen,
wie Prozess-Steckbriefe und
Strukturmodelle
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Prozessplattform
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•Zusatzmodul
•einfache, flexible und
bedarfsgenaue Einbettung von
auf Anfrage, kundenindividueller Zuschnitt
Inhalten in bestehende Intranet-,
Internet, Portal- und WikiSysteme
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Portal-Integration
Seite 37
Datenschutz und Software-Qualität sind bei uns keine Versprechen,
sondern schon lange gelebte Realität.
 Mitglied in der deutschen Gesellschaft für
Datenschutz und Datensicherheit
 Auftragsdatenverarbeitung nach BDSG
 Serverbetrieb ausschließlich bei deutschen
Hochleistungsrechenzentren mit ISO
27001- und Trusted Cloud-Zertifizierung
 Mehr als 6 Jahre Erfahrung und
erfolgreiches Hosting mit ausnahmslos
höchster Kundenzufriedenheit
 Software „Made in Germany“
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Betriebssitz in Münster
 Einsatz hochqualifizierter Fachkräfte
 Nutzung automatisierter Testverfahren
 Technisches und organisatorisches
Monitoring aller Aktivitäten im Bereich
unserer Softwareentwicklung
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Warum PICTURE ?
 Sie erhalten Methodik, Software + Themenkompetenz aus einer Hand
 Sie erhalten eine Methode, die einfach zu erlernen ist und schnell Ergebnisse
liefert, kompatibel zur BPMN
 Sie erhalten ein Werkzeug, das auf einfache Bedienbarkeit hin optimiert ist
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und Weiterentwicklung am Standort Deutschland
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Prozessmanagement
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Seite 39
Für Fragen und Diskussionen stehen mein Team und ich Ihnen gerne zur
Verfügung
Dr. Lars Algermissen
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
Geschäftsführender Gesellschafter
PICTURE GmbH
algermissen@picture-gmbh.de
0251/1312379-0
Besuchen Sie uns an unserem Stand im Foyer
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