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DIRKS-Light oder wie ein Vorgehensmodell in der Praxis aussieht

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Von Records Management
zum Records Management Tool
VSA Arbeitstagung Stadt- und Kommunalarchive
12. November 2010, Zug
© Copyright Stadt Winterthur
Inhalt
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Der Kern von Records Management
Die Anfänge von RM in Winterthur
Records Management Programm
Der Schritt zum RM-Tool
Umsetzung in den Verwaltungseinheiten
Fazit
12. November 2010
Von RM zum RM-Tool
1
Häufige Ausgangslage in Organisationen...
• „Wir sind nicht compliant!“  womit??  was sind die gesetzlichen
Anforderungen?  Studien  politische Akzeptanz!!
• „Wir haben keine elektronische Archivierung...“  haben wir denn
überhaupt elektronische Records?
• Ablagen und Archive sind voll!
• Elektronische Ablage wachsen, sind unübersichtlich
• Keine strategische Sicht auf die Gesamtheit der Probleme;
Probleme können nicht richtig artikuliert werden  Bekämpfung von
Symptomen
12. November 2010
Von RM zum RM-Tool
2
Der Kern von RM (1/3): Zerstückelung der Ablage eines
Geschäftsvorfalls
Office /
G-Drive
System
A
System
B
Dokumente erstellen / Dateneingabe
Geschäftsvorfall
Ende
Outlook
Papierablage
Start
Post Ein-/Ausgang (physisch / elektronisch)
12. November 2010
Von RM zum RM-Tool
3
Der Kern von RM (2/3): Dossierbildung unabhängig von
Quellsystemen
Post
Datenbank
DMS / GEVER
File Server Mail Server
Papier Records
Metadaten
v.a. ein gehende Post
aus Applikationen mit
Bezug zu physischen
Records
eRecords
& Metadaten
eRecords &
Metadaten
aus DMS-Appl. (z.B.
ARTS, iGeko)
aus Scanning, Email,
Office etc. ohne Bezug zu
(DMS-) Appl.
Datenbank
Daten(-Records)
aus Appl. ohne Bezug zu
(e)Records (DB‘s, Host)
Gruppe
Untergruppe
Rubrik / Dossier
Gebündeltes „Dossier“
12. November 2010
Von RM zum RM-Tool
4
Der Kern von RM (3/3): Records Life Cycle Management
• Zugriffe organisiert
• Veränderbarkeit kontrolliert
(log files)
• Standardisierter Vorgang
• Vorgegebene Metadaten
• Prospektive Bewertung auf Basis eines
Retention Schedules
• Geeignetes Format /
Verpackung
• Formatübergreifend (Hybrid)
• SystemübergreifendDatenformate!
• Nachvollziehbar (Protokoll)
• Termingerecht (Retention
Schedule
• Unwiderruflich
• Protokolliert und kontrolliert
• Verlustfrei
• Langfristigkeit (Such- und
Lesbarkeit)
• Unveränderbarkeit
(Authentizität)
12. November 2010
• Klare Verantwortlichkeiten & Zugriffe
• Basierend auf einem Retention Schedule
Von RM zum RM-Tool
5
RM Anfänge in Winterthur (1/3): Chronologie...
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2004: Start der Initiative WinGever: GEVER Tool für SR / GGR Geschäfte
Bemühungen rund um ein ELAR (Elektronisches Archiv)
Externe Studie 2007: Neuer Fokus: kein eArchiv ohne Ordnung  Records
Management
Schaffung einer RM Fachstelle per 1.2.2009
Ausarbeiten eines RM Programms (Konzept)
Verabschiedung durch Stadtrat am 25.11.2009
–
–
•
•
•
•
Auftrag zur Erstellung Richtlinie
Auftrag zur Ausschreibung eines ERMS
20.1.2010 Kick-off ERMS P1 (Evaluation ERMS)
März 2010: Intranetauftritt RM Fachstelle (RM Programm, Begriffe,
Aktivitäten etc.)
Pilotprojekte zur Erstellung eines RS  viel Erkenntnisse für ERMS P1
Oktober 2010: Ausschreibungsunterlagen für ERMS erstellt
12. November 2010
Von RM zum RM-Tool
6
RM Anfänge in Winterthur (2/3): Vorgehensmodell der
Stadt Winterthur (SR Beschluss 25. November 2009)
Records Management Vorgehensmodell
Gesetzliche Grundlagen & Standards
Informatikstrategie
Records Mgmt Programm
(Verfahrensteil)
Technische RM-Infrastruktur
(RM & Archivierungslandschaft)
Datenbank
EDMS / GEVER
File Server Mail Server
Datenbank
Records Management Richtlinie
Definiert &
bedingt…
Funktionales RM-Netzwerk
ERMS
Retention Schedule
Definiert &
bedingt
12. November 2010
Von RM zum RM-Tool
ELAR
Scope Archive
7
RM Anfänge in Winterthur (3/3): RM Vorgehensmodell –
involvierte Grössen
was
?
wie?
Policies
Records
Management
mit
wem?
Tools
People
womit?
12. November 2010
Von RM zum RM-Tool
8
RM Programm (1/7): Vorgabenpyramide
Gesetz
Stadtratsbeschlüsse
RM
Richtlinie
Retention OrganisationsSchedules vorschriften RM
Merkblätter
12. November 2010
Von RM zum RM-Tool
9
RM Programm (2/7): Records Management Netzwerk
Stadt Winterthur (Soll...)
Applikationsverantwortlicher IDW
Applikationsverantwortlicher
Verwaltung
Mitarbeiter
ERMS-Verantwortlicher
IDW
ERMS & AblageVerantwortlicher
Data/Records Owner
IDW
Verwaltung
Records Manager
Stadtarchiv
StAW
12. November 2010
Von RM zum RM-Tool
10
RM Programm (3/7): Funktionales RM Netzwerk
Merkpunkte
• Zentral in einer grösseren Organisation, da ein RM-Team die
gestellten Anforderungen unmöglich alleine lösen können
Moderatorenrolle
• Schwierig aufzusetzen, da nicht den Reporting Lines folgend (RM =
Querschnittsfunktion) und ressourcenintensiv
• Klare Aufgaben für jedes Glied des Netzwerks
• Gemeinsame Plattform (Laufwerk, Intranet-Seiten etc.)
• Sieht für jede Organisation wieder anders aus, je nachdem, wie viel
Funktionen ein RM-Team übernimmt.
Ziel: Records Life Cycle auf der Basis eines
vereinbarten Records Management Programms in
Gang setzen und betreiben (permanente Aufgabe!)
12. November 2010
Von RM zum RM-Tool
11
RM Programm (4/7): Retention Schedule schematisch
Ordnungssystem
Lebenszyklusmanagement
Dossier
Fixe obligatorische Stufen
Sub-Dossier
Variable optionale Stufen
12. November 2010
Records
Von RM zum RM-Tool
Aktiv / inaktiv
Ordnungssystempositionen
Code
Ordnungssystemstrang
Rubrik
Standort
Variable optionale Stufen
Vertraulichkeit IDG / IDV
0 – max. 7 Untergruppen
Dauer Aufbewahrung
Untergruppe
Start Aufbewahrung
Fixe obligatorische Stufen
Format
Gruppe
Aussonderungsvorgang
Org. Einheit
12
RM Programm (5/7): Retention Schedule
Berechtigungen
Ordnungssystem
x
Rolle
x
Rolle 1
Rolle 2
Rolle 3
Rolle n
12. November 2010
Von RM zum RM-Tool
Mitarbeitende
Frauenfelder
Bosshard Walter
Bernhard Marc
Bruhin Romano
Bachmann
Amsler Daniel
Ciccone Sara
Farner Stephanie
Ciccone Sara
Hans Muster
Farner Stephanie
Irene Muster
Muster Muster
......
Irma Beispiel
.......
Name xy.......
.....................
.....................
..................
................
13
RM Programm (6/7): Retention Schedule
Berechtigungen - Beispiel
Frauenfelder
Bosshard Walter
Bernhard Marc
Bruhin Romano
Bachmann
Amsler Daniel
Ciccone Sara
Farner Stephanie
Ciccone Sara
Farner Stephanie
x
x x
x
x
x
x
x
x
x
x
x x
x
x
x
x
x
12. November 2010
Von RM zum RM-Tool
x
14
RM Programm (7/7): Retention Schedule Beispiele
12. November 2010
Von RM zum RM-Tool
15
Der Schritt zum RM-Tool (1/6): Ablage und
Archivierungslandschaft - „the big picture“!
File Server Mail Server
eRecords &
Metadten
eRecords &
Metadten
aus DMS-Appl. (z.B.
ARTS, iGeko)
ohne Bezug zu
Applikationen
Daten(-Records)
aus Appl. ohne Bezug
zu (e)Records (DB’s,
Host)
E-Gov.
Semi-Aktive
Records
Retention Schedule
&
ERMS
Physische Bewertung
Inaktive Records
Bildung eines
Submission
Information Packages
(SIP)
ELAR
12. November 2010
Datenbank
Daten(-Records)
eRecords
Automatische
Bewertung auf Basis
Retention Schedule
Metadaten
Web
Client
Scope Archive
Records-Fluss
Physische & eDossiers
Dateiname_JJJJMMTT.ppt
Von
RM zum RM-Tool
Kassation
Öffentlichkeit
Metadaten
aus Appl. Mit Bezug
zu physischen
Records (DB’s Host)
EDMS / GEVER
Stadtverwaltung
Datenbank
Stadtarchiv
Aktive Records
Web
Client
Zugriffe
Prozess
16
Der Schritt zum RM-Tool (2/6): Was darf es denn sein?
• Das künftige Elektronische Records Management System (ERMS) soll als
stadtweite Speicherebene Dokumente und Daten aus verschiedenen
Lieferumgebungen (Applikationen, Datenbanken, Scanning, GEVERSysteme, Office etc.) nach konfigurierbaren Regeln aufnehmen und
strukturiert (Aktenplan/Beschlagwortung) ablegen können.
• Ausgewählte Dokumente müssen nach OAIS-Standard aufbereitet und dem
elektronischen Langzeitarchiv übergeben werden können. Dank einfacher
Handhabung und der Unterscheidung von geschäfts-relevanten Records und
übrigen Dokumenten soll es den MS-Explorer ersetzen.
• Ganz zentral ist die Fähigkeit, Aktenpläne (Ordnungssystem) sowie
Lebenszyklen für Dossiers, Records und Dokumente hinterlegen zu können.
• Zudem soll das ERMS Authentizität, Integrität und Benutzbarkeit von
Dokumenten bis zur Aussonderung für die Langzeitarchivierung (ELAR) oder
Vernichtung sicherstellen (digitale Signaturen, Protokollierung von
Manipulationen, Formatreduktion etc.).
12. November 2010
Von RM zum RM-Tool
17
Der Schritt zum RM-Tool (3/6): ERMS - Reduktion der
Komplexität auf der Zeitachse ...
Aktive Records
Anzahl
Formate
Integrationsgrad in
Applikationen
Records
Volumen
Zeit
Semi-Aktive
Records
Inaktive Records
12. November 2010
Zugriffshäufigkeit
Strukturierungsvielfalt
E
R
M
S
ELAR
Von RM zum RM-Tool
18
Der Schritt zum RM-Tool (4/6): ERMS
Funktionsübersicht
12. November 2010
Von RM zum RM-Tool
19
Der Schritt zum RM-Tool (5/6): EntitätenBeziehungsmodell
Entitäten-Beziehungsmodell ERMS
*definiert [1:1]
Amt / Bereich /
Betrieb
ERMS
Retention Schedule
Ordnungssystem
*enthält [1:1]
enthält [1:1]
Ordnungssystemstrang
Org.-Einheit
enthält [1:1-99]
enthält [1:1-99]
Gruppe
enthält [1:0-99]
enthält [1:1-99]
Untergruppe
enthält [1:0-6]
enthält [1:1-n]
1)
*wird hinterlegt [1:1]
Lebenszyklus
Definitionen
Rubrik
enthält [1:1-n]
enthält [0:n]
triggert Lebenszyklus [1:1-n]
Dossier
enthält [1:0-n]
enthält [1:0-n]
triggert Lebenszyklus [1:1-n]
Sub-Dossier
enthält [1:0-n]
enthält [1:0-n]
Dokument
wird erklärt als [1:1]
Record
besitzt einen [1:0-1]
Dokument/Record
Typ
triggert Lebenszklus [1:1-n]
besitzt einen [1:0-1]
Legende
[x:y-1] = Mengenverhältnis der verbundenen Entitäten. Vor Doppelpunkt: Anzahl Ausgangsentitäten; nach Doppelpunkt: Anzahl
mögliche Zielentitäten
1)
= Ausschliessendes oder
= opitionale Beziehung
- Einer Untergruppe können 0-6 weitere Untergruppen in der Tiefe geschachtelt werden; eine
Gruppe / Untergruppe kann jeweils 99 weitere Sub-Funktionen auf gleicher Stufe „neben sich“
haben
30.08.2010
12. November 2010
Von RM zum RM-Tool
20
Der Schritt zum RM-Tool (6/6): Dokument & Record in
der aktiven und semiaktiven Phase im ERMS
Aktive Phase
Dokument / RecordAufnahme ins ERMS
Inaktive Phase
Semiaktive Phase
Record (nicht veränderbar)
Dokument
(veränderbar)
Als Record Record (nicht veränderbar)
erklären
Dokument (veränderbar)
SIP bilden
Als Record
erklären
vernichten
vernichten
Zeit
Arten der Aufbewahrung
Erstellen, speichern, ablegen
aufbewahren
archiviert
Speicherort
Repository I (hohe Verfügbarkeit)
Repository II (niedrige V.)
ELAR
Hilfsmittel RM;
Verzeichnung
Dokument / Recordaufnahme ins ERMS
12. November 2010
EDMS, GEVER
EDMS, GEVER
ERMS
Abschluss Dossier
(Trigger Event)
Von RM zum RM-Tool
Scope Archive
Aussonderungsvorgang
Übergabe ELAR; vernichten
21
Umsetzung in der Verwaltung (1/3):
Die psychologische Komponente…
Niveau
Records
Management
internalisiere
n
RM
Programm
trainieren
Verwirrung
Orientierungslosigkeit
Unordnung
Ärger;
Schuldzuweisung;
Suche nach
Gründen
Neues
RM
Programm
entwerfen
RM
Programm
testen
Depression
Ohnmacht
Ausdiskutieren
Verhandel
n
Zeit
Periode von Verlust
Zunehmender Stress
12. November 2010
Abnehmender Stress
Positives Wachstum
Von RM zum RM-Tool
22
Umsetzung in der Verwaltung (2/3): Standardverfahren
zur Einführung von RM
12. November 2010
Von RM zum RM-Tool
23
Umsetzung in der Verwaltung (3/3): Erfolgsfaktoren
Key 1: Nicht bei der Analyse von gesetzlichen Vorschriften hängen
bleiben, sondern an Lösungen arbeiten
Key 2: Überzeugendes und möglichst einfaches RM Programm
entwerfen ... wenn das überhaupt möglich ist
Key 3: Akzeptanz und „politischen“ Support einholen
Key 4: Rasch mit konkreten Pilotprojekten beginnen und selber
mitarbeiten! (Lerneffekt ... Gute Beispiele zeigen Wirkung....)
Key 5: Check – plan – do – react! and restart again!  steter Tropfen...
Key 6: Leadership und Verantwortung des Managements, Einbindung
der Verantwortlichen der Verwaltungsstellen und der IT als Partner
Key 7: Klare Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten des
Records Management Programms (Abgrenzung gegenüber
konkurrierender Initiativen innerhalb der Organisation!)
Key 8: Geeignete (technische) Hilfsmittel zur Verfügung stellen
12. November 2010
Von RM zum RM-Tool
24
Der grosse Irrtum...
12. November 2010
Von RM zum RM-Tool
25
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