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IT und Organisation – wie macht es die LHM

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IT und Organisation – wie macht es die LHM
6. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2014
Schloss Nymphenburg, München
22. Mai 2014
Dr.Daniela Rothenhöfer
LHM, Direktorium Hauptabteilung III
Stv. IT-Beauftragte
Leitung IT-Strategie und IT-Steuerung/IT-Controlling (STRAC)
05.2014
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Inhalt
●
●
●
●
05.2014
Einstieg
Leitgedanken und Kernelemente der strategischen
Neuausrichtung der IT der Stadt München
Wo steht die LHM derzeit? Erfolge und Herausforderungen und
deren Bedeutung für E-Government
Zusammenfassung und Ausblick
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Die Landeshauptstadt München im Überblick
●
> 30.000 Mitarbeiter in 12 Referaten und 5 Eigenbetrieben
●
Haushaltsvolumen: 6,2 Milliarden Euro
●
LHM beteiligt an > 100 Unternehmen
●
rund 40.000 PC-Arbeitsplätze (inkl. Schulen)
●
600 - 700 Fachanwendungen (ohne Schulen)
Interaktion mit der Stadtverwaltung
Seite 3/29
Warum eine strategische Neuausrichtung der IT?
In der IT der Stadt München waren wesentliche Veränderungen notwendig:
• Komplexität muss handhabbarer sein (Einheitliche Prozesse)
• Synergien schaffen durch homogene Infrastrukturen und Lösungen
• IT-Personal braucht die Qualifikation, um Innovationen zu gestalten und
externe Dienstleister zu steuern
• Veränderungsbereitschaft zu wecken und zu entwickeln ist eine Daueraufgabe
31.12.2015
●
Ende MIT-KonkreT
22.05.2014
01.01.2012
●
27.01.2010
05.2014
●
Aufnahme der Geschäftstätigkeit
in der neuen IT-Organisationsstruktur
Betroffen sind
alle 12 Referate
und die
Eigenbetriebe
Beschluss des Stadtrates zum Aufbau der neuen
Organisation der städtischen IT
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Inhalt
●
●
●
●
05.2014
Einstieg
Leitgedanken und Kernelemente der strategischen
Neuausrichtung der IT der Stadt München
Wo steht die LHM derzeit? Erfolge und Herausforderungen und
deren Bedeutung für E-Government
Zusammenfassung und Ausblick
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Neue IT-Organisation gemäß
Kernkompetenzfokussierung (KKF) 1/3
Im Modell der Kernkompetenzfokussierung (KKF) wurden IT-Fachlichkeit und ITTechnik in der Organisation bestmöglich aufgeteilt:
Ergebnis sind die drei Häuser der IT (dIKA's, it@M, STRAC)
WAS braucht der KUNDE?
dIKA's
MIT-KonkreT
Wie stelle ich es zur
Verfügung?
Wie bekomme ich das alles
Zusammen?
IT
der
LHM
it@M
05.2014
STRAC
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Neue IT-Organisation gemäß
Kernkompetenzfokussierung (KKF) 2/3
Die Aufgabenschwerpunkte in der IT-Organisation der LHM:
Haus
●
dIKAs
Haus
●
it@M
Eine dezentrale IT in jedem der Referate (dIKA), die nah an
den fachlichen Anforderungen ihrer Kunden agiert
(fachliches Anforderungsmanagement, Facharchitektur)
einen leistungsfähigen IT-Dienstleister IT@M in Form eines
städtischen Eigenbetriebs, der für Planung, Bereitstellung
und Betrieb von Informations- und
Telekommunikationstechnik die Verantwortung übernimmt
Haus
STRAC
05.2014
●
einen Bereich „IT-Strategie und IT-Steuerung / ITControlling“, der Rahmenbedingungen schafft und
durchsetzt und Innovationen fördert.
7 / 29
Neue IT-Organisation gemäß
Kernkompetenzfokussierung (KKF) 3/3
Wesentliche Handlungsfelder
bei der strategischen Neuausrichtung der IT:
●
IT-Vorhabensplanung/Portfoliomanagement
●
Standardisierte und effiziente Prozesse in Konzeption und Realisierung
●
Architekturmanagement
●
IT-Sicherheitsmanagement
●
Standardisierte Prozesse im Betrieb (ITIL)
●
05.2014
IT-Technologiemanagement
●
IT-Controlling
●
IT-Finanztransparenz
●
IT-Personal
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Inhalt
●
●
●
●
05.2014
Einstieg
Leitgedanken und Kernelemente der strategischen
Neuausrichtung der IT der Stadt München
Wo steht die LHM derzeit? Erfolge und Herausforderungen und
deren Bedeutung für E-Government
Zusammenfassung und Ausblick
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IT-Vorhabensplanung/Portfoliomanagement 1/2
Ziel
●
Gewinnung einer periodenbezogenen Übersicht über alle IT-Vorhaben
der LHM
Wo steht die LHM
●
Der IT-Vorhabensplan als Liste aller geplanten IT-Vorhaben der LHM
wird bereits zum 4. Mal erstellt (einmal jährlich, derzeit für 2015)
Erfolge
●
●
●
05.2014
Fundierte Diskussionsgrundlage für die Fachbereiche als Grundlage
für Priorisierungsentscheidungen und Sicherung der IT-Ressourcen
Für die IT besteht eine erhöhte Planungssicherheit und Transparenz
Zeitreihen ermöglichen die mittel- bis langfristige Personalkapazitätsund -kompetenzplanung
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IT-Vorhabensplanung/Portfoliomanagement 2/2
Herausforderungen
●
Optimum zwischen Verlässlichkeit und Schnelligkeit finden
●
Auf Grund insb. gesetzlicher Änderungen und weiterer dringender
Handlungsbedarfe sind unterjährig regelmäßige Repriorisierungen
erforderlich; das Management dieser Repriorisierungen muss zeitnah
erfolgen und eine Aussage zur Bedeutung eines IT-Vorhabens für die
Stadt München insgesamt ermöglichen
Bedeutung für E-Government
●
●
05.2014
Der jährliche Planungsprozess erlaubt die Identifizierung gleichartiger
Vorhaben in verschiedenen Fachbereichen
Eine Priorisierung hinsichtlich der einzuführenden Basiskomponenten
im E-Government (z.B. Elektronisches Bezahlen, Workflow, …) kann
abgeleitet werden
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Standardisierte und effiziente Prozesse in
Konzeption und Realisierung 1/2
Ziel
●
Gestaltung von IT-Lösungen im Hinblick auf eine effiziente und effektive
IT-Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Fachbereichen
Wo steht die LHM
●
Anforderungsmanagementprozess ist etabliert, Zusammenspiel von
Fachbereich, dezentraler IT und IT-Dienstleister beim Testen ist
festgelegt
Erfolge
●
●
05.2014
Die gemeinsame Arbeit der neuen Rollen Fach- und IT-Architekt an
der IT-Lösung ist etabliert und wird von den Fachbereichen positiv
wahrgenommen
Vergabeverfahren werden beschleunigt
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Standardisierte und effiziente Prozesse in
Konzeption und Realisierung 2/2
Herausforderungen
●
Veränderungen an den Anforderungen bei laufenden IT-Vorhaben /
Projekten
●
Pragmatisches Umsetzen der Prozesse bei
●
kleinen IT-Vorhaben,
●
SAP
Bedeutung für E-Government
●
05.2014
Vorgehensmodell für die Zusammenarbeit bei der Konzeption von ITLösungen, die für mehrere Fachbereiche nutzbar sind (inkl.
Einschätzung, ob besser eine Lösung oder besser mehrere Lösungen
realisiert werden)
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Architekturmanagement 1/2
Ziel
●
Aufbau eines Architekturmanagements zur Beantwortung von Fragen
zum Zusammenhang zwischen Geschäftsprozessen, Fachanwendungen
und IT-Infrastruktur (z.B. Auf welche Anwendungen verteilt sich ein
Geschäftsprozess, welche Daten fließen zwischen Anwendungen, welche
Infrastruktur ist dafür verbaut, …)
Wo steht die LHM
●
Die Geschäftsprozesse und IT-Landschaft der LHM sind grob erhoben
Erfolge
●
●
05.2014
Die Zusammenhänge zwischen Geschäftsprozessen, Anwendungen und
Technik sind in ausgewählten Pilotbereichen sichbar
Antworten auf wichtige Planungsfragen: es wird z.B. klar, welche
Bereiche sind bei der Ablösung einer Fachanwendungen einzubeziehen
14 / 29
Architekturmanagement 2/2
Herausforderungen
●
Identifikation aller zu dokumentierenden Objekte
●
●
Aktuell Halten der Dokumentation in Zeiten knapper Ressourcen und
einer Vielzahl von umzusetzenden IT-Vorhaben
Nutzen von Architekturmanagement den Entscheidern vermitteln,
damit Ressourcen dafür zur Verfügung stehen
Bedeutung für E-Government
●
05.2014
Schnittstellen- und Datenflußdokumentation zwischen Anwendungen
ermöglicht bei deren Ablösung eine bessere Durchgängigkeit der ITUnterstützung und kann so als Treiber für die Optimierung der
Prozesse innerhalb der Verwaltung wirken
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IT-Sicherheitsmanagement 1/2
Ziel (Vision)
●
IT-Sicherheit ist als notwendiges und zentrales Themengebiet in der
Organisation verankert und technisch und organisatorisch so
ausgestaltet, dass Lösungen und Fachverfahren auch unter
Berücksichtigung von Sicherheitsaspekten fundiert und effizient
realisiert werden können.
Wo steht die LHM
●
Die stadtweit gültigen Vorgaben zur IT-Sicherheit und zum
Risikomanagement sind erarbeitet und eingeführt.
Erfolge
●
05.2014
Die wesentlichen Ankerpunkte sind der Fokus auf den verarbeiteten
Informationen als den primären Schutzobjekten und ein durchgängig
risikoorientierter Ansatz.
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IT-Sicherheitsmanagement 2/2
Herausforderungen
●
Die “richtige” Awareness schaffen
●
Integration von Risikomanagement, geeigneten Rollen und Aktivitäten
in die Prozesse und Sicherstellung von deren Handhabbarkeit
Bedeutung für E-Government
●
05.2014
Daten- und Risikoorientierung sind bei allen E- und Open-GovernmentAktivitäten grundlegende Voraussetzungen
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Standardisierte Prozesse im Betrieb (ITIL) 1/2
Ziel
●
Prozesse zu Service Transition und Service Operation sind bei der
LHM etabliert
Wo steht die LHM
●
Die Prozesse für Incident, Problem, Request Fulfillment und Service
Management existieren
Erfolge
●
●
05.2014
Klare Strukturen und Single Point of Contact zum Fachbereich
Diskussion über die benötigte Leistungsqualität hat im
Zusammenhang mit SLAs begonnen
18 / 29
Standardisierte Prozesse im Betrieb (ITIL) 2/2
Herausforderungen
●
Etablierung der komplexeren Prozesse Change-, Release- und
Configuration Management inkl. einer CMDB
●
Abschaffen der vielen kleinen “Helfertools” und Etablierung eines
grundlegend neuen Vorgehens
Bedeutung für E-Government
●
05.2014
Sichtbarkeit der Beziehungen und Abhängigkeiten der IT-Komponenten
untereinander (Wartung, Pflege, Lebenszyklus, ...)
19 / 29
IT-Technologiemanagement 1/2
Ziel
●
Standadisierung der Infrastruktur (Wiederverwendbarkeit,
Komponentenbasis)
Wo steht die LHM
●
Vereinheitlichung der Serverinfrastruktur
●
Technologiestandards für den Einkauf von Produkten sind festgelegt
Erfolge
05.2014
●
Reduzierung der Betriebskomplexität
●
Vergabeverfahren werden beschleunigt
20 / 29
IT-Technologiemanagement 2/2
Herausforderungen
●
Veränderung der Infrastruktur bei gleichzeitiger Sicherstellung der
bisherigen Betriebsstabilität
●
Heterogene Fachverfahrenslandschaft auf einer homogenen
Infrastruktur
Bedeutung für E-Government
●
05.2014
Komponentenbasierte Architektur vereinfacht den Einsatz von EGovernment.-Lösungen
21 / 29
IT-Controlling 1/2
Ziel
●
Steuerungsgrundlage für die IT-Entscheider durch regelmäßige
kenngrößenbasierte Berichte zuŕ Erreichung strategischer Ziele
Wo steht die LHM
●
Monatlicher Bericht zum Fortschritt der strategischen Neuausrichtung
der IT an Hand von wesentlichen Kenngrößen
Erfolge
05.2014
●
Transparenz bei Entscheidungen steigt
●
Kenngrößenbasierte Steuerungsmechanismen werden vertraut
22 / 29
IT-Controlling 2/2
Herausforderungen
●
Aufbau einer Controllingkultur als Chance zur Verbesserung, nicht zur
Dokumentation von Fehlern
●
Effizientes Vorhalten der benötigten Daten
●
Auswahl der “richtigen” Kenngrößen
Bedeutung für E-Government
●
●
05.2014
Festellen, ob notwendige Voraussetzungen für E-Government bereits
erreicht sind
Belastbarkeit der Organisation mit zusätzlichen Themen
23 / 29
IT-Finanztransparenz
Ziel
●
Klarheit über die IT-Kosten der Stadt München
Wo steht die LHM
●
Die Kosten der IT können insgesamt dargestellt werden
Erfolg
●
Fundierte Diskussionsgrundlage für die Fachbereiche als Grundlage
für Priorisierungsentscheidungen und Sicherung der IT-Ressourcen
Herausforderung
●
Erläuterungen der durch die Transparenzerhöhung entstandenen
Kostenverschiebungen und -veränderungen von der alten zur neuen
IT-Organisation
05.2014
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IT-Personal 1/2
Ziel
●
Gewinnung bzw. Ausbildung und Entwicklung sowie Bindung des für die
IT der LHM benötigten Personals mit den erforderlichen Kompetenzen
Wo steht die LHM
●
Rollenbasierte IT-Arbeitsplatzbeschreibungen sind eingeführt,
Kompetenzprofile sind erstellt, eine breite Qualifizierungsoffensive läuft,
sämtliche Möglichkeiten des Tarifrechts werden ausgeschöpft
Erfolge
●
05.2014
Wissen des internen Personals wird kontinuierlich ausgebaut, neues
Personal von außen konnte für die wichtigsten Positionen gewonnen
werden
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IT-Personal 2/2
Herausforderungen
●
Stellenbesetzungen sind nach wie vor trotz großen Engagements aller
Beteiligten schwierig
●
Umgang mit den Kulturunterschieden von internem und externem
Personal und Aufbau einer neuen gemeinsamen Kultur
Bedeutung für E-Government
●
05.2014
E- und Open-Government Aktivitäten können Anreiz für Bewerberinnen
und Bewerber sein
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Inhalt
●
●
●
●
05.2014
Einstieg
Leitgedanken und Kernelemente der strategischen
Neuausrichtung der IT der Stadt München
Wo steht die LHM derzeit? Erfolge und Herausforderungen und
deren Bedeutung für E-Government
Zusammenfassung und Ausblick
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Zusammenfassung und Ausblick
●
●
●
●
05.2014
Die strategische Neuausrichtung der IT hat beachtliche Erfolge
vorzuweisen.
Durch einige Handlungsfelder der Neuausrichtung der IT sind
wichtige Voraussetzungen für E- und Open-Government
geschaffen worden.
Große Herausforderungen sind teilweise nur schwer
beeinflussbar (insb. IT-Personalgewinnung und -bindung)
Der Schwerpunkt der anstehenden Aktivitäten liegt auf der
Stabilisierung und kontinuierlichen Verbesserung der
Neuerungen, insb. dem praxisgerechten Umgang mit den
neuen Strukturen und Prozesse (Lebbarkeit für alle in
möglichst vielen Alltagssituationen)
28 / 29
Vielen Dank
für Ihre Aufmerksamkeit
Ihre Fragen ???
Dr. Daniela Rothenhöfer
Landeshauptstadt München
Direktorium
Tel.: +49-89-233-82300
daniela.rothenhoefer@muenchen.de
05.2014
29 / 29
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