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Die Zukunft des Community Project Budgets (CPB) Wie gelingt uns

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Die Zukunft des
Community Project Budgets (CPB)
Wie gelingt uns ein neuer Aufbruch ?
Einführung am 24.11. in Karlsruhe auf der WikiCon 2013
Dr. Bernd Gross
1
• Die Geschichte des CPB –
Was war passiert ? Erfolge und Misserfolge
• Interviews und Analyse
• Verbesserungsvorschläge der AG Zukunft des CPB
• Die weiteren Schritte bis zur MV am 30.11.
und darüber hinaus
2
• Drei Antragsrunden 2011 - 2013
21 Projekte mit gemischten Erfolgen
• Dezember 2012 - Beginn einer sehr kritischen Diskussion nach
Verkündigung der Empfehlungen des Ausschusses für Projekte der
dritten Antragsrunde
• Mai 2013 - Beschluss der MV zur Aussetzung und zu einer Analyse
sowie Einsetzung einer AG zur Ausarbeitung von
Verbesserungsvorschlägen zur Reformierung des CPB
• September 2013 - 12 Interviews und Analyse durch Sophie Scholz
• September / Oktober 2013 – Arbeit einer gemischten AG mit 12
Mitgliedern – 2 arbeitsreiche Sitzungen sowie 1-2 weitere kleine
Redaktionstreffen - Volle Veröffentlichung der Protokolle
• 1. November - Einreichung eines Beschlussantrages für die MV am
30.11.
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Interviews und Analyse - beeindruckend
• Transparenz und Kommunikation
• Welche Art von Projekten sollen gefördert werden
(große/kleine … Fotos)
• Honorare / Personalkosten
• Entscheidungsstrukturen / -kriterien / Ausschuss
Grundtenor der Interviews:
Ja, es ist nicht so gelaufen wie erwünscht …
Aber Fortführung / neues Herangehen / Rev. Konzept / Hilfe
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5
Der AG-Antrag zur Mitgliederversammlung
1. Konzept der Community-Förderung
2. Ideenförderung und Antragsprozess
3. Entscheidungsprozess
4. Umsetzung, Begleitung und Evaluation
der Projekte
5. Evaluierung und Weiterentwicklung
des Förderprogramms
Stellungnahme des Präsidiums:
Das Präsidium bedankt sich bei der AG für die
Analyse und die vorgelegten
Änderungsvorschläge. Wir empfehlen der
Mitgliederversammlung, sich zunächst über
das Konzept zu beraten und die weiteren
Schritte festzulegen.
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Die Förderinstrumente von WMDE
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Der Antrag in Teilen
1. Konzept der Community-Förderung
a) Das Community-Projektbudget (CPB) wird mit den im Folgenden genannten
Änderungen weitergeführt. Ziel des Programms ist die Förderung von Ideen und
Projekten Freien Wissens. Diese Projekte sollen insbesondere die Arbeit der
Wikimedia-Communitys unterstützen. Der Vorstand wird beauftragt, die im
Folgenden dargestellten Maßnahmen in Rückkopplung mit den Communitys
umzusetzen.
b) Der bisherige Name des Programms („Community-Projektbudget“) wird
durch einen neuen Namen ersetzt, der verständlich ist und die Inhalte und Ziele
des Programms zum Ausdruck bringt. Der neue Namen soll „Förderprogramm
Freies Wissen“ lauten [alternativ: Wiki Loves Ideas, Ideenförderung für Freies
Wissen]
c) Der Vorstand wird beauftragt, in Absprache mit den Wikimedia-Communitys
eine klare und nachvollziehbare Strukturierung und Beschreibung der WMDEFörderlandschaft vorzunehmen. Dabei geht es vor allem um eine für die
Communitys transparente inhaltliche und formale Abgrenzung
zwischen den verschiedenen Förderinstrumenten bzw. um deren wechselseitige
Verschränkung. Die Adressaten der einzelnen Programme sind klar zu
beschreiben.
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Der Antrag in Teilen
2. Ideenförderung und Antragsprozess
a) Es wird ein „Ideenportal“ eingerichtet, das Überlegungen zu möglichen Anträgen
bereits in einem sehr frühen Stadium (und nicht erst in der eigentlichen
Antragsphase) aufgreift und unterstützt. Dem Antragsteller werden weitere
Optionen der Förderung aufzeigt, die auch in Kombination genutzt werden können.
Das Portal soll insbesondere die Kooperation der Ideengeber, Antragsteller und
Communitys fördern. Ideengeber, die selbst keinen Antrag stellen wollen oder selbst
aus verschiedenen Gründen kein Projekt durchführen können, sind trotzdem sehr
willkommen.
Die Ideen sollen, z. B. durch die Suche nach geeigneten Personen, die die Ideen in
Projekte umsetzen wollen, aufgenommen werden. Das Ideenportal soll in der Folge
auch der (kooperativen oder individuellen) Antragsformulierung dienen und
übernimmt dann die Funktion einer Antragswerkstatt. Die an der kooperativen
Erstellung von Anträgen Beteiligten – dazu kann auch die Geschäftsstelle gehören –
können durch persönliche Treffen (face-to-face) unterstützt werden. Hierfür werden
Mittel vom Verein zur Verfügung gestellt.
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Der Antrag in Teilen
2. Ideenförderung und Antragsprozess
b) Der gesamte Prozess der Ideenförderung und der Antragstellung wird durch ein von
der Geschäftsstelle organisiertes „Servicepaket“ in Kooperation mit den Communitys
umfassend und durch ausreichende Personalkapazität unterstützt. Das Servicepaket
beinhaltet Leistungen der Geschäftsstelle, z. B. zur Recherche verwandter Projekte,
zur Suche nach Projektpartnern, zur realistischen Einschätzung von Ressourcen und
Zeitplänen, zur Schulung im Themenbereich Projektmanagement und generell zur
Überwindung verbliebener bürokratischer Hürden.
c) Um die inhaltliche Bandbreite und die Wirksamkeit des Programms zu erhöhen,
wird der Kreis möglicher Antragsteller erweitert. Antragsberechtigt sind insbesondere
die Mitglieder der Wikimedia-Communitys, aber darüber hinaus auch Personen und
Organisationen außerhalb der Communitys, die einen Beitrag zu deren Unterstützung
und zur Erstellung, Befreiung und Verbreitung Freien Wissens leisten wollen.
Funktionsträger und Mitarbeiter des Vereins, z. B. Mitglieder des
Bewilligungsgremiums (bisher „CPB-Ausschuss“, in Zukunft als „Beirat“ bezeichnet),
des Vorstands und des Präsidiums, sind nicht antragsberechtigt. Diese Einschränkung
gilt jeweils bis zum Ende der Wahlperiode, für die die Funktionsträger gewählt wurden
bzw. bis ein Jahr nach Ausscheiden eines Vorstands. (???)
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Der Antrag in Teilen
2. Ideenförderung und Antragsprozess
d) Die Ausschreibung des Programms soll über mehr Kanäle erfolgen als bisher. Es
sollen mit Unterstützung der Communitys Kampagnen entwickelt werden, um mehr
und andere potenzielle Ideengeber und Antragsteller zu finden als in der
Vergangenheit. Die Formen der Ansprache zur Einwerbung vieler guter Ideen und
Anträge muss vielfältiger werden.
e) Anträge können jederzeit gestellt werden (keine Antragsfristen). Falls in einem
Jahr die Summe der beantragten Projektmittel die im Haushalt für das Förderprogramm zur Verfügung stehenden Mittel übersteigt und im Folgejahr keine
höheren Mittel zur Verfügung gestellt werden, werden Antragsfristen eingeführt, um
allen Antragstellern gleiche Chancen im Wettbewerb um die besten Projekte
einzuräumen.
Die Antragshöhe (Budget) pro Projekt wird nicht begrenzt. [Alternativ: Die
Antragshöhe (Budget) pro Projekt wird auf 50.000 Euro begrenzt. In begründeten
Ausnahmefällen kann vom Beirat ein höheres Budget genehmigt werden.] Die
Projektdauer soll maximal zwei Jahre betragen, wobei in begründeten Fällen eine
Verlängerung möglich ist.
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Der Antrag in Teilen
2. Ideenförderung und Antragsprozess
f) Personalkosten können grundsätzlich beantragt werden, allerdings nicht zur
direkten Erstellung von Inhalten für die Projekte, z.B. für die Artikelarbeit oder für
die Erstellung von Photographien. Es können Personalkosten gefördert werden, die
für die Schaffung der notwendigen Voraussetzungen und Rahmenbedingungen bei
der Erstellung von Inhalten eingesetzt werden, z.B. Beschaffung von Literatur,
Programmieren eines Editors, Projektmanagement usw. (unterstützende
Dienstleistungen). Im Sinne einer wirtschaftlichen Verwendung der Fördermittel
dürfen keine überhöhten Stunden- bzw. Tagessätze gezahlt werden. Als Richtgröße
kann die Bruttovergütung von Mitarbeitern im öffentlichen Dienst gelten.
g) Das Antragsverfahren soll einfach, übersichtlich und verständlich
(benutzerfreundlich) gestaltet werden und keine unnötigen Hürden aufbauen. Die
Informationen zum Programm, zu den Förderrichtlinien und zum Antragsverfahren
müssen leicht auffindbar sein. Die Antragsteller werden bei der Formulierung ihres
Antrags unterstützt. Die formale Unterstützung (Überprüfung der Vollständigkeit des
Antrags, der Übereinstimmung mit den Budgetrichtlinien usw.) wird von der
Geschäftsstelle durchgeführt. Zur inhaltlichen Unterstützung (fachliche Qualität,
Projektmanagement, Fokussierung der Ziele usw.) werden die Antragsteller auf
Wunsch durch externe Berater unterstützt.
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Der Antrag in Teilen
2. Ideenförderung und Antragsprozess
h) Die Relevanz eines beantragten Projekts für die Communitys ist im Antrag
darzulegen und zur Diskussion zu stellen.
i) Für alle eingereichten Anträge wird von der Geschäftsstelle eine formale
Vorprüfung und Beratung bezüglich Vollständigkeit und Korrektheit durchgeführt.
Ziel dabei ist, möglichst viele Anträge in eine begutachtungsfähige Form zu bringen.
Die Anträge werden dann von der Geschäftsstelle anonymisiert und in dieser Form
veröffentlicht.
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Der Antrag in Teilen
3. Entscheidungsprozess
a) Zur Entscheidung über eingegangene Anträge wird ein Beirat gegründet. Der Beirat
besteht aus acht Mitgliedern. Fünf werden von den Communitys bestimmt und drei
von den Mitgliedern des Vereins Wikimedia Deutschland e. V. gewählt. Die Amtszeit
des Beirats beträgt zwei Jahre.
Jedes Jahr wird die Hälfte der Beiratsmitglieder neu gewählt. Der Beirat ist im Rahmen
der Fördergrundsätze in seinen Beratungen und Entscheidungen unabhängig und keinen
Weisungen unterworfen. Die Protokolle der Beiratssitzungen werden zeitnah
veröffentlicht; dabei werden die Namen von Antragstellern anonymisiert. Bei
Abstimmungen wird das zahlenmäßige Ergebnis, aber nicht das Abstimmungsverhalten
der Beiratsmitglieder veröffentlicht. Die Letztentscheidung über die Anträge liegt beim
Vorstand.
b) Zu den Aufgaben des Beirats gehören insbesondere:
- die Prüfung von und die Entscheidung über eingereichte Projektanträge in fachlicher
Hinsicht. Dazu gehört die Qualität der Anträge ebenso wie deren Übereinstimmung mit
den Vereinszielen und den inhaltlichen Förderrichtlinien.
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Der Antrag in Teilen
3. Entscheidungsprozess
Er initiiert darüber hinaus:
- die Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur umfassenden Bekanntmachung
des Förderprogramms und zur Einwerbung vieler guter Ideen und Anträge. Er wird dabei
durch die Geschäftsstelle unterstützt.
- die Weiterentwicklung der Förderrichtlinien und der Kriterien zur Bewertung von
Anträgen. Die Förderrichtlinien bedürfen der Zustimmung des Präsidiums.
- die Evaluierung des Programms und die Entwicklung von Vorschlägen zu seiner
Weiterentwicklung unter Einbeziehung der Diskussion der Communitys in einem zu
schaffenden „Programmportal“. Die Ergebnisse der Evaluierung werden in den Bericht
der Geschäftsstelle an die Mitgliederversammlung als Teilbericht des Beirats
aufgenommen.
Der Beirat wird bei seiner Aufgabenerfüllung durch Mitarbeiterkapazität der
Geschäftsstelle mit ausreichendem Zeitbudget unterstützt.
c) Der Beirat gibt sich eine Geschäftsordnung, die insbesondere sicherstellt, dass die
Entscheidungsprozesse transparent sind und dass Anträge zügig bearbeitet werden.
Dazu können Aufgaben an Mitglieder des Beirats delegiert werden, z. B. bei der
Begutachtung der Anträge. Die Geschäftsordnung bedarf der Zustimmung des
Präsidiums.
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Der Antrag in Teilen
3. Entscheidungsprozess
d) Mindestens vierzehn Tage nach der Veröffentlichung eines Antrags durch die
Geschäftsstelle gibt es eine Feedbackmöglichkeit für die Communitys. Anschließend leitet
der Beirat das Genehmigungsverfahren ein. Das Verfahren enthält die Erstellung von
Gutachten sowie erforderlichenfalls das persönliche Gespräch mit den Antragstellern. Der
Beirat entscheidet über die Genehmigung oder Ablehnung eines Antrags mit der Mehrheit
seiner Mitglieder. Die Zeit von der Einleitung des Genehmigungsverfahrens bis zur
Entscheidung des Beirats soll sechs Wochen nicht überschreiten.
Liegen Gründe auf Seiten des Antragstellers vor, die die Einhaltung dieser Frist verhindern
(verzögerte Beantwortung inhaltlicher Nachfragen, Verhinderung der Teilnahme an der
persönlichen Projektpräsentation usw.), so verlängert sich diese Frist entsprechend. Die
Entscheidung des Beirats kann innerhalb von zwei Wochen durch Anrufung des Präsidiums
angefochten werden. Das Präsidium entscheidet in diesen besonderen Fällen abschließend.
Die Entscheidung über die Genehmigung eines Projekts wird begründet und der
Projektantrag wird einschließlich der Begründung des Beirats zeitnah veröffentlicht. Im Fall
der Ablehnung eines Antrags werden der Antrag und die Beiratsbegründung in
anonymisierter Form veröffentlicht, wenn der Antragsteller dies wünscht. Details des
Genehmigungsverfahrens insgesamt regelt die Geschäftsordnung des Beirats.
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Der Antrag in Teilen
3. Entscheidungsprozess
e) Es soll geprüft werden, ob die Einrichtung einer Ombudsperson geeignet ist,
auftretende Konflikte zwischen den Verfahrensbeteiligten durch Gesprächsmoderation auf
eine rationale Basis zu stellen und evtl. zu lösen. Ein solches Verfahren soll pilotmäßig
erprobt werden.
f) Der Beirat kann zu seiner Unterstützung, z.B. im Begutachtungsprozess oder bei der
Programmevaluierung, externe Experten hinzuziehen. Vorschläge hierzu können aus den
Communitys kommen.
Alternative
In die Entscheidung über die Anträge werden die Mitglieder der Communitys
einbezogen. Anträge, die die Mehrheit der abgegebenen Stimmen erhalten, werden –
vorbehaltlich der formalen Prüfung durch die Geschäftsstelle – zur Annahme empfohlen.
Zur Abstimmung wird ein onlinebasiertes Entscheidungsportal eingerichtet.
Stimmberechtigt sind die Mitglieder der Communitys. Dies sind Personen mit einem
Account der Wikipedia oder anderer Wikimedia-Projekte, die z.B. eine allgemeine
Stimmberechtigung in Wikimedia-Projekten besitzen. Dieses Entscheidungsportal
ergänzt und unterstützt die Arbeit eines ggfs. einzurichtenden Beirats.
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Der Antrag in Teilen
4. Umsetzung, Begleitung und Evaluation der Projekte
a) Die Umsetzung interessanter Projektideen soll umfassend unterstützt
werden. Dazu werden im auszubauenden Servicepaket vielfältige Angebote
gemacht. Ziel ist es, möglichst viele genehmigte Projekte praktisch umzusetzen
und erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Wichtige und
innovative Projektideen, für die keine Durchführenden gefunden werden,
können auch vom Verein (Geschäftsstelle), möglichst unter beratender
Beteiligung des Ideengebers, umgesetzt werden.
b) Damit kritische Phasen in der Projektdurchführung (Unterschätzung der
Arbeitspakete und der notwendigen Ressourcen, Überschätzung der eigenen
Arbeitskapazität für das Projekt, Überwindung begrenzender Faktoren aus dem
Projektumfeld usw.) nicht zum Scheitern eines Projekts führen, gehört zum
Servicepaket auch – soweit gewünscht – das Angebot einer professionellen
(externen) Projektberatung und –begleitung, z. B. zum Thema
Projektmanagement oder Mediation.
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Der Antrag in Teilen
4. Umsetzung, Begleitung und Evaluation der Projekte
c) Die Projekte sollen begleitend und nach ihrem Abschluss evaluiert werden,
um Fehlentwicklungen zu vermeiden und aus aufgetretenen Problemen zu
lernen. Die formale Evaluation, einschl. des Controllings der Mittelverwendung,
soll durch die Geschäftsstelle erfolgen. Darüber hinaus soll die inhaltliche
Evaluation vom Beirat und/oder den Communitys mit Unterstützung der
Geschäftsstelle durchgeführt werden. Dazu können externe Experten
hinzugezogen werden. Die Evaluation soll auch der Frage nachgehen, wie
wirksam das jeweilige Projekt und seine Ergebnisse für die Communitys sind
bzw. in Zukunft wahrscheinlich sein werden.
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Der Antrag in Teilen
5. Evaluierung und Weiterentwicklung
des Förderprogramms
a) Zum Förderprogramm wird ein „Programmportal“ eingerichtet, in das die
Communitys ihre Vorstellungen zur Weiterentwicklung des Programms (z. B. der
Förderrichtlinien, des Bewilligungsprozesses usw.) einbringen. Dort entwickelte
Änderungsvorschläge sollen der Mitgliederversammlung z. B. in Form eines Antrags,
der von einem Mitglied übernommen wird, vorgelegt werden.
b) Zum Förderprogramm wird jährlich ein Bericht in schriftlicher Form an die
Mitgliederversammlung erstellt. Die Geschäftsstelle organisiert die Erstellung des
Berichts. Sie liefert auch die formalen Daten (z.B. Budgetsituation;
Projektaufstellung, strukturiert nach beantragt, bewilligt, laufend, beendet,
abgebrochen, von Communitys genutzt). Die inhaltliche Bewertung des Programms
wird vom Beirat, ggf. mit Unterstützung externer Experten, zugeliefert. Der Bericht
enthält einen Teil, in dem die Communitys (z. B. vertreten durch ihre Mitglieder im
Beirat oder von Community-Mitgliedern selbst organisiert) ihre Auffassung zum
Stand des Programms darstellen.
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