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Business English – wie verfasse ich eine formale - Pierre Studios

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Business English –
wie verfasse ich eine formale Email
Ein Leitfaden mit Tipps und Tricks zum professionellen
Schreiben von Emails auf English
by European Vox
Im 21. Jahrhundert werden Globalisierung und Digitalisierung in der Arbeitswelt zunehmend
wichtiger und ein sicherer Umgang mit Englisch und Computerprogrammen steht neben
anderen Qualifikationen bei Arbeitgebern ganz oben auf der Liste. Egal, in welchem Beruf Sie
arbeiten, wird es nicht unwahrscheinlich sein, dass Sie das eine oder andere Mal den Auftrag
erhalten, Emailkorrespondenz zu erledigen. Eine vernünftig klingende Email auf Deutsch zu
verfassen stellt dabei vermutlich kein Problem dar. Was aber, wenn diese Email für den
Vertragspartner in Amerika oder Großbritannien bestimmt ist?
Genau für diesen Fall hat European Vox diesen Leitfaden entworfen, der Ihnen in kleinen und
verständlichen Schritten erklärt, wie Sie schnell unkompliziert eine professionelle Email in
gutem Business English verfassen. Folgen Sie einfach Schritt für Schritt der Anleitung und
beeindrucken Sie Ihren Chef noch heute mit brilliantem Business English.
Schritt 1 – Allgemeines zur Email
Schritt 2 – Die Anrede
Schritt 3 – Die Einleitung
Schritt 4 – Der Hauptteil
Schritt 5 – Verabschiedung und Signatur
Schritt 1 – Allgemeines zur Email
Erst einmal unterscheidet sich die formelle, englische Email gar nicht so sehr von der
deutschen. Um dennoch ein Maximum an Professionalität zu gewährleisten, sollten einige
Dinge beachtet werden:
Werden Sie von Ihrem Chef gebeten, eine Email an einen englischen, bzw. amerikanischen
Vertragspartner oder eine englische bzw. amerikanische Firma zu verfassen, sollten Sie
zunächst sicher gehen, ob es sich um eine initiative Email oder um eine Folgeemail handelt. In
beiden Fällen ist es ratsam, sich in der Email knapp vorzustellen, um den Emailpartner
darüber zu informieren, mit wem er in Kontakt ist. Schreiben Sie eine initiative Email, ist es
zuweilen üblich, dass z.B. eine Firma angeschrieben werden soll, eine konkrete
Kontaktperson aber nicht existiert. In diesem Falle geben wir Ihnen in Schritt 2 unseres
Leitfadens einige hilfreiche Ausdrücke und Formeln an die Hand. Noch bevor Sie sich
Gedanken über die Anrede machen, sollten Sie allerdings der subject line besondere
Aufmerksamkeit schenken. In diesem Fenster unter der Empfängerzeile schreiben Sie den
Betreff Ihrer Email möglichst knapp und informativ. Es folgt die Anrede, auch eine kurze und
höfliche Frage zum Befinden des Emailpartners sind erlaubt und zuweilen sogar gewünscht.
Widmen Sie sich jedoch keinesfalls zu ausführlich diesem „Smalltalk“, da es sich schließlich
um eine geschäftliche Email handelt. Das heißt: das Wichtigste ist Schritt 3, die Weitergabe
von Informationen, womit Sie dann auch schon den Hauptteil geschafft hätten und es nur
noch bleibt, sich gekonnt und angemessen zu verabschieden. Dazu mehr in Schritt 4. Zum
Layout der Email sollten Sie Ihrer Intuition und Ihrem Gutdünken folgen. Während einige
dem Blocksatz verschrieben sind, da er klare Linien garantiert, finden andere einen
linksbündigen Schriftsatz weitaus dynamischer. Sicher ist jedoch, dass es sich bei der Wahl
der Textformatierung um Geschmackssache handelt.
Subject line – auch wenn es nur wenige Worte sein sollen, ist genau dies manchmal das
schwierige an der Sache. Um den Betreff im Englischen in verständlicher und unkomplizierter
Form wieder zu geben, hier ein paar Vorschläge :
-
Our telephone conversation of …..
-
Your order/request ….
-
Our meeting ….
-
Confirmation of …
-
Request to ….
-
With reference to …
Die angegebenen Satzanfänge können Sie nun beliebig weiterführen. Wichtig ist dabei nur,
dass Sie niemals die ganze subject line ausfüllen. Bleiben Sie knapp in der Beschreibung Ihrer
Email!
Schritt 2 – Die Anrede
Ihre deutsche Email würden Sie wahrscheinlich mit einer bekannten Phrase wie „Sehr geehrte
Frau…“oder „Sehr geehrter Herr…“ beginnen. In Ihrer englischen Email jedoch geht es sehr
viel einfacher und kürzer:
-
Dear Mr/Mrs/Ms ….
ist die allgemeine Anrede in Briefen und Emails, wenn Sie den Namen Ihres Emailpartners
kennen. Allerdings kann es auch hier zu kleinen Komplikationen kommen. Andere Sprache,
andere Kultur, andere Namen. Sind Sie sich nicht sicher, ob Sie es mit einem Mr. oder einer
Mrs. zu tun haben, raten Sie lieber nicht, sondern wählen Sie die elegante Lösung und
schreiben Sie den Namen inklusive Vornamen und ohne Anrede aus:
-
Dear Aaden O`Laughlin
Dear Robin Simpson
Wissen Sie, dass Sie der Emailempfänger weiblich ist, gilt es, eine Sache zu beachten. Ist die
Empfängerin verheiratet oder auch verwitwet, ist es vollkommen in Ordnung, Mrs. zu
schreiben. Handelt es sich allerdings um eine unverheiratete Frau, wäre es unhöflich, Mrs. zu
schreiben und damit automatisch anzunehmen, sie sei verheiratet. Da das englische Miss
allerdings schon vor Jahren abgeschafft wurde, empfiehlt es sich hier, den Mittelweg zu gehen
und das neutrale Ms zu benutzen. Mit dieser Anrede machen Sie keinerlei Vermutungen
darüber, ob die adressierte Person verheiratet oder alleinstehend ist.
Vielleicht ist Ihnen nun aufgefallen, dass bei unserem ersten Beispiel auf dieser Seite Mr/Mrs
und Ms ohne Punkt geschrieben sind, während im folgenden Fließtext in der Tat Punkte
gesetzt sind. Hier gilt es aufzupassen, denn es gibt nicht nur Unterschiede zwischen deutschen
und englischen Emails, sondern auch zwischen Emails, die in bzw. nach Großbritannien
geschrieben werden und solchen, die für die USA bestimmt sind. Auch wenn die
gebräuchlichen Formalitäten einem stetigen Wandel unterliegen, werden Sie mit der
folgenden Faustregel immer auf der sicheren Seite sein:
1. Im British English ist es geläufig die Interpunktion nach Mr, Ms und Mrs
wegzulassen.
2. In American English dagegen sollten Sie darauf achten, die Punkte zu setzen : Mr.,
Mrs. und Ms.
Auch bei der Eröffnung Ihrer Email gibt es zwei Möglichkeiten betreffend der
Zeichensetzung sowie der Groß-und Kleinschreibung:
1. In der britischen Standardemail setzen Sie ein Komma nach der Anrede und setzen
den Text nach einem Absatz in Großschreibung fort :
Dear Mr Stark,
With reference to your application…..
2. In der amerikanischen Standardemail hat sich mittlerweile die open punctuation
durchgesetzt: Setzen Sie nach der Anrede kein Komma und fahren Sie in
Großschreibung fort :
Dear Mr. Stark
With reference to your application…..
Beide Versionen sind jeweils in Europa oder Amerika korrekt und werden verwendet. Diese
Kommaregeln spiegeln sich auch bei der Verabschiedung wider, dazu mehr in Schritt 5.
Sollten Sie an eine Firma ohne konkrete Kontaktperson schreiben, empfiehlt sich eine der
folgenden Varianten:
1. Dear Sir or Madam ...
2. To whom it may concern …
Schritt 3 haben wir „Die Einleitung“ genannt, auch wenn es sich hier nicht wirklich um eine
Einleitung handelt, sondern vielmehr um die Einführung in das Thema. Diese Einführung
baut auf dem in der subject line genannten Betreff auf und sollte daher etwas länger bzw.
ausführlicher ausfallen:
Dear Mr Stark
How are you doing? Following up your application from Friday, 9th of August 2012, I regret
to inform you that …..
Schritt 4 – Der Hauptteil
Der Hauptteil beinhaltet die eigentliche Information der Email. Das folgende Beispiel soll
Ihnen verdeutlichen, wie in etwa dieser Abschnitt der Email aussehen kann. Natürlich muss
gemäß des jeweiligen Sinn und Zwecks der Inhalt individuell angepasst bzw. modifiziert
werden und kann nicht 1 zu 1 übernommen werden:
… I regret to inform you that the workshop on Building Customer Confidence on October 24 th
2012 which you applied for has already reached its limit of participants. Our company
apologizes for the rejection of your request and asks for your understanding in terms of the
set limit of 35 people, which was chosen to guarantee a workshop as interactive as possible.
However, I am delighted to let you know that our company is planning to hold another
workshop later this year. We would be grateful if you might take the chance to send another
application for this upcoming workshop, as we appreciate your interest and trust in our
company.
Once again, we are giving our apologies and want to let you know that we will inform you as
soon as there are any cancellations for this upcoming workshop.
Schritt 5 – Verabschiedung und Signatur
Die Verabschiedung fällt ähnlich der im Deutschen aus. Floskeln, die dem deutschen „Sollten
Sie weitere Fragen haben…“ und „ Ich würde mich freuen, von Ihnen zu hören“ werden
üblicherweise auch in der englischen Email gebraucht und mit einem „Mit freundlichen
Grüßen“ abgerundet. Für Ihre English Business Mail etwa so:
If you have any further questions please do not hesitate to contact me.
I am looking forward to hearing from you.
Yours faithfully, …
Andere abschließende Worte wären :
Yours truly, ..
Sincerely, …
Kind regards, …
Best regards, …
Achtung! Auch hier müssen Sie darauf achten, die verschiedenen Stile einer Email nicht zu
vermischen. Schreiben Sie die Email mit open punctuation nach Amerika, sollten Sie
unbedingt auch bei der Abschlussformel von einem Komma absehen. Andersherum, sollten
Sie für Ihre britische Email ein Komma nach der Addresszeile gesetzt haben, setzen Sie
ebenfalls eins nach der Abschlussformel.
Signatur. Um Ihre Email möglichst professionell aussehen zu lassen, empfiehlt es sich – falls
Sie nicht bereits eine haben – eine Signatur zu erstellen und anzuhängen. Geben Sie folgende
Informationen: Ihren Namen, Berufsbezeichnung, Firmenadresse, Firmenemail sowie
Telefonnummer, Handynummer und gegebenenfalls Faxnummer.
Als letzten Schritt: Lesen Sie sich Ihre Email nochmals durch! Stellen Sie sicher, dass alle
gegebenen Informationen korrekt sind, dass sich keine Rechtsschreibfehler eingeschlichen
haben, und dass Sie nicht aus Versehen zwischen britischem und amerikanischem Standard
gewechselt haben!
Nun sind Sie alle wichtigen Schritte für eine formelle Email in Business English durchlaufen.
Zusammengefügt ergibt sich damit eine Email (hier nach amerikanischem Standard
geschrieben), die wie folgt aussieht:
Bitte beachten Sie: Bei diesem Leitfaden handelt es sich um eine generelle Anleitung für eine
Email, die in diesem Falle die Absage einer Anfrage behandelt. Wenn Sie an einer anderen
Art von Email mit Bezug zu einem speziellen Thema interessiert sind, wie z.B. einer
Bestätigungsemail, Dankesmail, Email mit Forderungen/Fragen, Beschwerdemail, etc., dann
stöbern Sie gerne weiter in unseren Kleinen Tipps und finden Sie Antworten auf Ihre Fragen.
Das Thema, das Sie suchen ist nicht mit dabei? Lassen Sie es uns wissen. Schreiben Sie eine
Email an info@europeanvox.com und wir werden einen Leitfaden mit praktischen Tipps und
Tricks für Sie erstellen.
Impressum
Herausgeber : European Vox, Inc.
Stand:
September 2012
Email:
info@europeanvox.com
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