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Gewusst wie! Ad-hoc- Queries erstellen - Über DSAG

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Gewusst wie! Ad-hocQueries erstellen
Sie werden feststellen, sobald Sie ein Feld
zur Selektion ausgewählt haben, verändert
sich die Anzeige in Bereich 2. Dort wird dann
der zuvor ausgewählte Personalbereich weiter eingeschränkt (hier 1300 = Frankfurt)
und das Intervall des letztjährigen Jahresgehalts auf 20.000 bis 40.000 Euro eingestellt.
Anwender sind mithilfe der Ad-hoc-Query – auch Infoset-Query genannt – in der Lage, Auswertungen
nach ihren Vorgaben zu erstellen. Als Ergebnis wird ein Report generiert, mit dem Nutzer auf die ihnen
bekannte Art und Weise weiterarbeiten können.
Hubert Graef, Berufsforschungs- und Beratungsinstitut für interdisziplinäre Technikgestaltung (BIT) e.V.
Die Ausgabenvorschau zeigt Ihnen schon
eine Übersicht des Aufbaus der Ausgabeliste anhand der unter Feldgruppe/Felder
als „Ausgabe“ markierten Felder. Sie können die Anordnung der Spalten mittels
Drag&Drop nach Ihren Wünschen anpassen. Sie haben hier auch noch die Möglichkeit, das Aussehen Ihrer Ausgabe weiter zu
verändern. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die verschiedenen Spalten der Ausgabenvorschau. Sie können z.B.
die Währungseinstellungen, Rundungsoptionen oder die Farbgebung der einzelnen
Spalten definieren. Mit dem Aktualisierungskönnen Sie zudem die realen Dabutton
ten in die Vorschau laden.
Ausgangspunkt: Rufen Sie das Einstiegsbild der Query im HR über den Menüpfad Personal g Informationssystem g
Reporting-Werkzeuge g Ad-hoc-Query auf
oder geben Sie den Transaktionscode S_
PH0_48000513 in das Befehlsfeld ein. (Bei
häufigem Aufruf können Sie sich auch, wie
in Ausgabe 02-2006 beschrieben, einen Eintrag in Ihrem Favoriten-Menü erstellen).
Als Erstes müssen Sie wissen, aus welchem Infoset Sie die Daten auswerten
möchten und in welchem Arbeitsbereich Sie
arbeiten. In unserem Beispiel haben wir
den Globalen Bereich als Arbeitsbereich und
das Infoset HR Vergütungsmanagement:
Mitarbeiterdaten gewählt.
1. Auf dem Bild rechts oben sehen Sie
die Einstellmöglichkeiten für Ihr Query, es
lässt sich in drei Bereiche unterteilen:
Bereich 1 Feldgruppe/Felder:
Hier können Sie jedes Feld sowohl als Selektionsfeld und/oder als Ausgabefeld markieren. Wenn Sie ein Feld als Selektionsfeld
auswählen, können Sie später Ihre Ausgabenliste weiter einschränken (siehe Bereich 2).
blaupause_innen_0307_ok2.indd 82-83
Bereich 2 Auswertungszeitraum, Auswertungsmenge, Selektion, Treffermenge:
• Auswertungszeitraum: Hier können Sie
den Zeitraum der Abfrage einstellen.
• Auswertungsmenge: Bezeichnet die Grundmenge, über die die Auswertung erfolgt.
Im Regelfall wählt man zur weiteren Einschränkung die Organisationsstruktur als
Basis oder die Treffermenge der Selektion,
häufig erfolgt auch keine Einschränkung.
• Selektion: Hier können Sie die zuvor in
den Feldgruppen markierten Selektionsfelder mit (Abgrenzungs-)Werten füllen.
• Treffermenge: Zeigt Ihnen nach der Aktualisierung an, wie viele Personen mit den
von Ihnen festgelegten Selektionskriterien
in der Ausgabe erscheinen werden.
Bereich 3 Ausgabenvorschau:
Gibt Ihnen eine Vorschau auf die Ergebnisliste. Diese ist zunächst noch mit Platzhaltern versehen, Sie können aber die realen
Daten ganz einfach mit einem Klick auf den
in die AusgabenAktualisierungsbutton
vorschau laden.
2. Im vorliegenden Beispiel soll ein
Report generiert werden, der alle Mitarbeiter eines Personalbereichs mit einem letztjährigen Jahresgehalt zwischen 20.000 und
40.000 Euro ausgibt. Des Weiteren sollen in
der Ausgabe die Organisationseinheit und
Stellenbezeichnung, die Wochenarbeitszeit
und die Tarifzugehörigkeit dargestellt werden. Als Selektionsfelder sind der Personalbereich, die Tarifart/Gehaltsstruktur und
das letztjährige Jahresgehalt auszuwählen.
Dazu müssen aus dem Bereich 1 Feldgruppe/Felder die entsprechenden Einträge ausgewählt werden.
Die Ausgabe lässt sich wie ein Report weiterverarbeiten.
4. Sie haben nun die Möglichkeit, die
Query zu sichern. Kehren Sie dazu zur vorherigen Ansicht zurück, wählen im Menü
Query g Speichern unter und geben einen
Namen und einen Titel für Ihr Query ein. Sie
sichern nicht nur das Aussehen und Layout,
sondern auch die eingetragenen Werte in
Ihren Selektionsfeldern, ähnlich dem Speichern einer Variante bei Standardberichten.
Im folgenden Bild müssen Sie ggf. zunächst
wieder den richtigen Arbeitsbereich über
Umfeld g Arbeitsbereich einstellen und
die entsprechende Benutzergruppe durch
(oder die Tastenkombieinen Klick auf
nation Umsch. + F7) wählen. Markieren Sie
in der Liste die Query und starten Sie sie
mit einem Klick auf .
Um eine gespeicherte Query wieder aufzurufen, befolgen Sie die Schritte bis zu
Punkt 1 und rufen im Einstiegsbild (Abbil(oder
dung 1) über den Öffnen-Button
Taste F6) das entsprechende Query auf.
Sie können die gespeicherte Query auch
über Personal g Informationssystem g
Reporting-Werkzeuge g SAP-Query (Transaktionscode SQ01) aufrufen.
Viel Spaß beim Ausprobieren und dem Erstellen eigener Queries!
Diesen Tipp schickte ...
Hubert Graef
Er studiert Angewandte Informa-
3. Damit haben Sie auch schon Ihre Auswertung fertiggestellt und können die Liste
mittels des Ausgabe-Buttons (alternativ
durch Drücken der F8-Taste) ausgeben.
tik an der Ruhr-Universität Bochum und ist beim BIT e. V. mit
Assistenztätigkeiten im Rahmen
der Konzeptionierung, Vorbereitung und Durchführung von Schulungen, vorrangig für Betriebsund Personalräte, tätig.
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feedback@dsag.de.
21.09.2007 10:08:45 Uhr
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