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DMS
LOG-IT GmbH
ERFASSEN
Digitalisieren von Papierdokumenten mit dem Scanner
Papierdokumente, wie z.B. eingehende Rechnungen und Korrespondenz, werden mit Hilfe eines (Einzugs)
Scanners in eine digitale Form umgewandelt. Dies funktioniert im Prinzip wie bei einem Faxgerät, nur
deutlich schneller. Die Größe der Dokumente spielt hierbei keine Rolle, denn Scanner können Dokumente
von DIN A0 bis Visitenkarten-Format verarbeiten.
Umwandeln von EDV-Dateien in DocuWare Dokumente
Generieren Sie unveränderbare, dokumentenechte Dokumente mit DocuWare TIFFMAKER aus jeder
beliebigen Windows-Applikation. Dabei wird ein Dokument als TIFF-Dokument "gedruckt" und steht sofort in
DocuWare zur Verfügung.
Übernahme von EDV-Dateien
PC-Dokumenten aller Art, z.B. aus beliebigen Windows-Applikationen, können direkt im Original
übernommen werden. Ebenso einfach werden HOST-, Unix- und DOS-Daten importiert. Hierzu gehören
ebenfalls E-Mails, Faxe, sowie durch Workflow-Prozesse erzeugte Dokumente.
INDEXIEREN
Vergabe von Suchbegriffen
Welche Art der Vergabe von Suchbegriffen in Frage kommt, ist abhängig vom täglichen
Dokumentaufkommen und der Art der Dokumente. Viele Dokumentarten, wie Ausgangsbelege und
ausgehende Korrespondenz, können in der Regel sofort beim Drucken erfaßt und automatisch indexiert
werden. Außerdem erleichtern die unten stehenden Funktionen von DocuWare das Indexieren. Manuelle
Eingabe und Auswahllisten
Die manuelle Eingabe der Suchbegriffe per Tastatur oder die manuelle Auswahl vorgegebener Suchbegriffe
mittels Auswahlliste sind immer möglich. Wesentlich interessanter ist es jedoch, mittels Texterkennung
(OCR) halb oder vollautomatisch zu indexieren.
Texterkennung (OCR)
Auf Standarddokumenten, z.B. auf Ihrer ausgehenden Korrespondenz, werden die Suchbegriffe
vollautomatisch auf jeder Dokumentseite erkannt und ins Archiv eingetragen. Bei nichtstandardisierten
Dokumenten kann der Ablageaufwand erheblich reduziert werden, indem Sie die gewünschten Begriffe Ihres
Dokumentes einfach mit der Maus anklicken und so als Suchbegriff übernehmen (Point-and-Shoot).
Barcodeerkennung
Alle gängigen Barcode-Typen werden vollautomatisch von Ihren Dokumenten abgelesen. Die Position des
Barcodes auf der Dokumentseite wird dabei automatisch ermittelt. Die Verwendung von Barcodes bietet den
großen Vorteil, daß auch beliebig gestaltete Dokumente (z.B. eingehende Dokumente) vollautomatisch
identifiziert werden können, indem Sie vor dem Erfassen mit einem Barcode beklebt werden oder bereits
einen aufgedruckten Barcode enthalten.
Automatische Übernahme
Suchbegriffe können Sie automatisch aus Ihrem FiBu- oder Fakturierungssystem übernehmen lassen.
ABLEGEN
Verfügbarkeit der Dokumente
Mit DocuWare stehen die neuen Dokumente sofort nach der Ablage an allen Arbeitsplätzen zur Verfügung!
Das heißt mit dem Klick auf einen Knopf können alle autorisierten Personen mit den gerade abgelegten
Dokumenten arbeiten. Langwierige Ablagezeiträume, wie z.B. über Nacht und die damit verbundene
Verzögerung der Dokumentbereitstellung sind damit unnötig.
Was ist Migration?
Auf Wunsch können ältere und damit seltener benötigte Dokumente automatisch auf preisgünstigere
Speichermedien, z.B. CDs oder optische Platten, ausgelagert werden. Diesen Vorgang nennt man Migration.
Stichwortverzeichnis
DMS
LOG-IT GmbH
SUCHEN
Welche Ablage-/Suchfelder gibt es?
Mit DocuWare können die Ablage- und Suchfelder völlig frei gewählt werden; das heißt sowohl die Art des
Feldes (Text, Datum, Numerisch, etc.) als auch der Name des Feldes (Belegart, Ablagedatum, Abgelegt von:,
etc.).
Welche Beschränkungen gibt es?
Dank der offenen Struktur von DocuWare spielt es beim Suchen keine Rolle, wer die Dokumente abgelegt
hat, woher die Dokumente stammen, wie alt die Dokumente sind oder, wo die Dokumente gespeichert sind.
Darüberhinaus bietet DocuWare eine strenge Benutzerverwaltung, die garantiert, dass Benutzer nur die für
sie jeweils freigegebenen Dokumente lesen können.
WORKFLOW
Dokumente verschicken
Mit DocuWare haben Sie die einzigartige Möglichkeit, Dokumente sekundenschnell und vom Schreibtisch aus
im Netzwerk zu verschicken. Dabei können Sie auch nur eine Kopie versenden und diese z.B. mit einem
Kommentar oder einer gesprochenen Nachricht versehen. Oder mit der einzigartigen DocuWare
Ebenentechnik direkt auf dem Dokument Hinweise, Korrekturvoschläge oder ähnliches hinterlassen, ohne
das Originaldokument zu verändern. Die Dokumentenechtheit ist also gewährt. Rundschreiben an alle
Kollegen senden Sie auf Knopfdruck vom Schreibtisch aus.
Ad-hoc Workflow und Integration
Genauso einfach können Sie Dokumente über weite Strecken mit ISDN, Standverbindungen oder das
Internet verschicken oder von außen auf diesem Weg auf die Dokumente zugreifen. DocuWare verfügt über
ein leistungsfähiges E-Mail mit MAPI-Schnittstelle, womit Arbeitsabläufe vorgangsorientiert gesteuert werden
können - sogenanntes 'ad-hoc Workflow'. Anspruchsvolle Lösungen werden durch ein Kopplung von
Dokumenten-Management- und Workflow-System (z.B. Staffware) realisiert, was mit DocuWare problemlos
möglich ist.
Hilfen zur Kommunikation
Markieren Sie hervorzuhebende Textstellen am Bildschirm farbig - Ihr Bildschirm-"Textmarker" ist nie leer
und hinterlegt Ihre Texte auch nach Jahren noch mit brillanten Farben. Organisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe,
indem Sie für Ihre Dokumente ein Wiedervorlagedatum angeben. Bearbeiten Sie beliebige Dokumente an
Ihrem Arbeitsplatz und senden Sie sie zur Weiterbearbeitung an Kollegen.
AUSLAGERN UND WEITERLEITEN
Export und Migration
Über die angesprochenen Möglichkeiten Auslagern/Migration bieten sich noch andere, sehr rentable
Möglichkeiten, Information und Dokumentation besser und zugunsten Ihres Unternehmens zu nutzen: Sie
können diese CDs nutzen, um einen Archivbestand an Ihren Außendienst oder an Filialen weiterzuleiten. Da
die Abfragesoftware auf der CD enthalten ist, müssen Sie keine Software installieren. Sie legen die CD in das
Laufwerk und können direkt von der CD ein Dokument suchen, anzeigen und drucken. Ideal - gerade für den
Einsatz mit einem Laptop. Je nach Art der Anwendung finden auf einer einzigen CD zwischen 15.000 und
150.000 Dokumente Platz - das entspricht ungefähr 50 gefüllten Ordnern und somit mehr als fünf laufenden
Regalmetern.
Internet/Intranet Weltweiter Zugriff
Intra- und Internet ermöglichen den Zugriff auf Ihre Dokumente, ohne den Suchenden an ein bestimmtes
Betriebssystem oder gar eine Abfragesoftware zu binden. Internet-Browser sind inzwischen nahezu weltweit
flächendeckend verfügbar und öffentlich nutzbar. Mit Laptop und Handy bzw. Satelitentelephon können Sie
an jedem Fleck der Erde ganz sicher gehen. Somit ist das Suchen, Anzeigen und Drucken Ihrer Dokumente
von jedem beliebigen Arbeitsplatz aus möglich - unternehmensweit und weltweit ohne zusätzliche
Softwareinstallation. Über das öffentliche Internet können Sie mit DocuWare also auch über die
Unternehmensgrenzen hinaus Dokumente weltweit verfügbar machen. Entweder für Sie, Ihren Außendienst
und Ihre Filialen, oder - besonders aktuell - als Dienstleistung für Ihre Kunden.
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