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Zentraler Informatikdienst (ZID/BOKU-IT)
BOKUbox
BOKUbox ist ein Spezialservice für alle Mitarbeiter/innen der BOKU.
Kurzfristiger Austausch von vielen und großen Dateien kann Ihre Mailbox schnell überlasten.
BOKUbox ist die perfekte Alternative zu E-Mail Attachments.
Zielgruppe der
Dokumentation:
Mitarbeiter/-innen
Anfragen:
hotline@boku.ac.at
Inhaltsverzeichnis
1
2
BOKUbox einrichten ................................................................................................................ 2
1.1
Schlüssel (Geheimnummer).............................................................................................. 3
1.2
Eigenschaften der Box ...................................................................................................... 3
1.3
Anmerkungen und Spezialfälle ......................................................................................... 5
Dateien in BOKUbox hochladen............................................................................................... 7
2.1
Anmerkungen und Spezialfälle ....................................................................................... 10
3
Zugang zu BOKUbox per E-Mail versenden .......................................................................... 11
4
Dateien in der BOKUbox ........................................................................................................ 12
4.1
Dateien aus einer Box entfernen oder löschen................................................................ 12
4.2
Eine entfernte Datei wieder aktivieren ............................................................................. 12
4.3
Eine Datei in mehreren Boxen ........................................................................................ 13
5
BOKUbox beenden und löschen ............................................................................................ 14
6
Alternativen zur BOKUbox ..................................................................................................... 15
Zentraler Informatikdienst (ZID/BOKU-IT)
1 BOKUbox einrichten
So schnell und unkompliziert können Sie sich eine neue BOKUbox einrichten.
Der Zugang erfolgt über:
http://bokubox.boku.ac.at/
Abbildung 1: Zugang BOKUbox
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Auf "Neue Box" klicken.
Login via BOKUweb als BOKU-Mitarbeiter/in.
Geheime Schlüssel für die Box wird von System vorgegeben.
Titel der BOKUbox eingeben.
Unter "Erweiterten Optionen" die Eigenschaften der Box festlegen.
Auf "Speichern" klicken.
Ihr Login im BOKUweb gilt auch für die BOKUbox. Um Missbrauch Ihrer BOKUbox zu verhindern,
vergessen Sie nicht sich auszuloggen und den Webbrowser zu schließen.
Abbildung 2: Neue BOKUbox erstellen
BOKUbox
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Zentraler Informatikdienst (ZID/BOKU-IT)
Sie können die Eigenschaften der Box auch später noch ändern, indem Sie die Box öffnen und auf
„Erweiterte Optionen anzeigen“ klicken:
Abbildung 3: Eigenschaften der BOKUbox bearbeiten
1.1
Schlüssel (Geheimnummer)
Der Zugriffsschlüssel besteht aus einer Geheimnummer. Diese Nummer wird vom System so
gewählt, dass fremde Personen ihn nicht erraten können.
Jeder der die Geheimnummer kennt, kann auf alle in der Box enthaltenen Dateien zugreifen. Sie
sollten den Zugriffsschlüssel deshalb nur jenen Personen mitteilen, mit denen Sie die Dateien
austauschen wollen.
In den meisten Fällen ist es ohnehin besser, wenn Sie nur die Zugriffsschlüssel der einzelnen
Dateien und nicht jenen zur gesamten Box mitteilen.
1.2
Eigenschaften der Box
Im Bereich "Erweiterten Optionen" können Sie die Eigenschaften Ihrer BOKUbox definieren.
Am häufigsten werden Sie jene Variante verwenden, bei der nur Sie selbst Dateien hochladen
dürfen und eine andere Person diese dann öffnen und herunterladen kann.
Sie können die Box aber auch so einrichten, dass andere Personen dazu berechtigt sind, Dateien
in die BOKUbox hochzuladen.
BOKUbox
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Zentraler Informatikdienst (ZID/BOKU-IT)
Außerdem können Sie einschränken, ob nur BOKU-Angehörige (mit Login) oder beliebige
Personen (anonym) die Box nutzen können und wie lange die Dateien und die Box verfügbar
bleiben.
Sie können auch die unterschiedlichen Eigenschaften für Uploads und Downloads einstellen. Hier
haben Sie verschiedene Möglichkeiten:
Uploads durch andere Benutzer



nicht erlauben
nur mit Login erlauben
anonym erlauben
Downloads durch andere Benutzer



nicht erlauben
nur mit Login erlauben
anonym erlauben
Abbildung 4: Eigenschaften der BOKUbox bestimmen
Wir empfehlen Ihnen folgenden Eigenschaften zu aktivieren, um einen Missbrauch durch fremde
Personen vorzubeugen:
Bei Aktivität benachrichtigen

Sie erhalten eine E-Mail, wenn Personen eine Datei herunterladen oder hochladen.
Zugriffszeitraum eingrenzen


BOKUbox
Ab diesem Datum werden die Box und alle darin enthaltenen Dateien automatisch
gelöscht.
Dieser Zeitraum sollte möglichst kurz sein.
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Zentraler Informatikdienst (ZID/BOKU-IT)
Abbildung 5:Downloads und Zugriffszeitraum beschränken
Sie können auch die Anzahl der Downloads beschränken, der Standardwert ist jedoch
unbegrenzt.
Vergessen Sie nicht, nach der Auswahl der Eigenschaften auf „Speichern“ zu klicken!
1.3
Anmerkungen und Spezialfälle
Es ist nicht möglich, dass anonyme Personen sowohl Dateien hoch- als auch herunterladen
dürfen. Dadurch wäre die Möglichkeit zum Missbrauch der BOKUbox zu groß.
Sollten Sie dennoch diese Funktion benötigen, dann empfehlen wir Ihnen dafür zwei getrennte
BOKUboxen anzulegen.
Der Zugriffszeitraum sollte möglichst kurz sein, in der Regel ein paar Tage oder höchstens ein
paar Wochen. Das Maximum für diesen Zeitraum wird vom ZID je nach der Auslastung des
BOKUbox-Systems eingestellt und angepasst und kann, falls das notwendig werden sollte, auch
kurzfristig geändert (verkürzt) werden.
Sobald der Datenaustausch erledigt ist, sollten Sie sofort selbst die Box löschen und nicht bloß
darauf warten, bis der Zugriffszeitraum abläuft.
BOKUbox
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Zentraler Informatikdienst (ZID/BOKU-IT)
Abbildung 6: BOKUbox löschen
BOKUbox
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Zentraler Informatikdienst (ZID/BOKU-IT)
2 Dateien in BOKUbox hochladen
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Die Box öffnen oder bearbeiten.
Auf "Dateien auswählen" klicken.
Auf "Hochladen" klicken.
Eventuell weitere Dateien hochladen.
Im Fall von "Bearbeiten" auf "Speichern" klicken.
Auf "Link an mich senden per E-Mail" klicken.
Auf "Box schließen" klicken.
Abbildung 7: Dateien auswählen
Dateien in Ihrer BOKUbox können jederzeit von Ihnen bearbeitet werden:
Abbildung 8: Dateien bearbeiten
BOKUbox
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Sie können sich auch jederzeit die Informationen Ihrer BOKUbox per Link zusenden lassen:
Abbildung 9: Link zur BOKUbox zusenden lassen
BOKUbox
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Zentraler Informatikdienst (ZID/BOKU-IT)
Dann erhalten Sie eine E-Mail mit dem Link zu Ihrer kompletten BOKUbox, aber auch mit den
Links zu den einzelnen Dateien die in Ihrer BOKUbox enthalten sind.
Auch generelle Informationen (Anzahl der Downloads, Gültigkeit etc.) sind in dieser E-Mail
enthalten:
Abbildung 10: Infos über BOKUbox per Mail
Sie können diese Internet-Adressen aber auch nachträglich in Erfahrung bringen, indem Sie die
Box öffnen und die Internet-Adresse aus dem Adressfeld des Web-Browsers kopieren.
Die Internet-Adressen der einzelnen Dateien erhalten Sie, indem Sie die Box öffnen und bei jeder
Datei mit der rechten Maustaste das Kontext-Menü öffnen und darin die Option "Link-Adresse
kopieren" auswählen.
BOKUbox
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2.1
Anmerkungen und Spezialfälle
Wenn die BOKUbox so eingerichtet ist, dass andere Personen Dateien hochladen dürfen, dann
bekommen diese für das Hochladen ein einfacheres User-Interface mit weniger Funktionen
angezeigt:
Abbildung 11: Spezialfälle BOKUbox
BOKUbox
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3 Zugang zu BOKUbox per E-Mail versenden
Sie senden an gewünschte Personen eine E-Mail und geben darin die folgenden Informationen
über die Box oder über die darin enthaltenen Dateien darin bekannt:


geheime Internet-Adresse einer Datei oder mehreren Dateien
geheime Internet-Adresse der gesamten Box zum runter- oder hochladen von Dateien
Wenn Sie bei den Eigenschaften der Box die Benachrichtigung per E-Mail aktiviert haben, werden
Sie automatisch informiert, wann welche Person welche Datei herunter- oder hochgeladen hat.
Sobald der Datenaustausch abgeschlossen ist, empfehlen wir die gesamte Box zu löschen, um
einen unerwünschten Zugriff durch fremde Personen zu verhindern.
BOKUbox
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Zentraler Informatikdienst (ZID/BOKU-IT)
4 Dateien in der BOKUbox
Dateien in der BOKUbox können durch einen Klick auf den Link geöffnet werden, oder durch das
kopieren des Links in den Web-Browser.
4.1
Dateien aus einer Box entfernen oder löschen
Sobald der Datenaustausch abgeschlossen ist, sollten Sie nicht mehr benötigte Dateien aus der
Box entfernen. Einerseits um unerwünschten Zugriff durch fremde Personen zu verhindern und
andererseits um Speicherplatz am Server zu sparen:
1. Die Box öffnen.
2. Auf "Box erweitern / Optionen anzeigen" klicken.
3. Die Datei in der Liste "In der Box" anklicken und mit dem Rechts-Pfeil-Symbol in die Liste
"In anderen Boxen" verschieben.
4. Eventuell weitere Dateien ebenfalls verschieben.
5. Auf "Speichern" klicken, damit die in die Liste "In anderen Boxen" verschobenen Dateien
tatsächlich aus der Box entfernt und in der Folge gelöscht werden.
Abbildung 12: Dateien entfernen oder löschen
Klicken Sie jedoch nicht auf löschen, denn so löschen Sie die gesamte Box mit allen Inhalten.
4.2
Eine entfernte Datei wieder aktivieren
Entfernte Dateien in der BOKUbox bleiben, in der Regel noch bis zum Ende des Tages im
System, werden dann aber automatisch gelöscht.
Haben Sie irrtümlich eine Datei gelöscht, dann können Sie diese Datei in der Liste "In anderen
Boxen" anklicken und mit dem Links-Pfeil-Symbol in die Liste "In der Box" zurück kopieren.
BOKUbox
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Zentraler Informatikdienst (ZID/BOKU-IT)
Dies müssen Sie möglichst sofort erledigen, jedenfalls noch am selben Tag! Am Ende des Tages
bzw. in der darauf folgenden Nacht werden alle Dateien in der Liste "In anderen Boxen", die keiner
BOKUbox mehr zugeordnet sind, automatisch endgültig und unwiederbringlich gelöscht.
4.3
Eine Datei in mehreren Boxen
Falls Sie mehrere BOKUboxen haben, dann können Sie eine Datei auch mehreren BOKUboxen
zuordnen.
Dazu laden Sie die Datei zunächst normal in die erste Box hoch. In der zweiten Box und in
eventuellen weiteren Boxen, ordnen Sie die Datei dann jeweils mit dem Links-Pfeil von der Liste
"In anderen Boxen" in die Liste "In der Box" zu.
Abbildung 13: Datei in mehreren Boxen
Der Vorteil ist, dass die Datei dann nur 1 Mal am Server liegt (statt mehrfach den Speicherplatz zu
belegen), aber trotzdem in mehreren Boxen zugänglich ist.
BOKUbox
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Zentraler Informatikdienst (ZID/BOKU-IT)
5 BOKUbox beenden und löschen
Sobald der gesamte Dateien-Austausch beendet ist, sollen Sie die Box löschen:
1. Box öffnen.
2. Auf "Box erweitern / Optionen anzeigen" klicken
3. Auf "Löschen" klicken.
Damit wird die Box mit allen darin enthaltenen Dateien endgültig und unwiederbringlich gelöscht.
Abbildung 14: BOKUbox beenden und löschen
Außerdem wird die Box mit allen darin enthaltenen Dateien automatisch und unwiderruflich
gelöscht, sobald das in den Eigenschaften der Box eingestellte Ablaufdatum ("Zugriffszeit")
erreicht ist.
Damit soll ein eventueller Missbrauch von alten, nicht mehr benötigten oder "vergessenen" Boxen
und Dateien durch fremde Personen verhindert werden und der Speicherplatz für andere
Benutzer/innen des BOKUbox-Service frei gemacht werden.
BOKUbox
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Zentraler Informatikdienst (ZID/BOKU-IT)
6 Alternativen zur BOKUbox
Das BOKUbox-System steht nur für Mitarbeiter/innen der BOKU zur Verfügung, und es eignet
sich auch nur für eine kurzfristige Speicherung für den einmaligen Datenaustausch. Das System ist
nicht für eine längerfristige oder dauerhafte Speicherung angedacht.
Eine einfache Alternative, die sowohl für Mitarbeiter/-innen als auch für Studierende der BOKU zur
Verfügung steht, ist die Möglichkeit, Dateien im Bereich der „Persönlichen Homepage“ unter einem
geheimen (nicht öffentlich verlinkten) Dateinamen oder Foldernamen zu speichern und den URL
dieser Datei oder dieses Folders in der Mail anzugeben.
Diese Möglichkeit kann auch für einen längeren Zeitraum genutzt werden.
Andere Alternativen sind weltweite Plattformen und Cloud-Systeme wie Dropbox u.a. sowie das
österreichweite System „Aconet Filesender“.
Das BOKUbox-System eignet sich für Dateien, die bis zu 1,9 GB groß sind. Für den Austausch
von noch größeren Dateien muss eine Sonderlösung eingerichtet werden. Bitte wenden Sie sich in
solchen Fällen an die Hotline des ZID.
BOKUbox
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Zentraler Informatikdienst (ZID/BOKU-IT)
Historie
Letzte Änderung:
14. Oktober 2014
Die aktuelle Version dieser Dokumentation finden Sie auf den Serviceseiten
des ZID unter:
https://www.boku.ac.at/it-services/everybodys-needs/fileservice/
Dokument
BOKUbox
BOKUbox_DE_V.1.3.0_2014-10-14
Quelldokument
BOKU
---
Aktualisierungsdatum/ Autor
Version Änderungen
2014-02-03 (HP/ZID)
1.0.0.
Erste Version der Dokumentation erstellt
2014-02-12 (MO/ZID)
1.1.0
Auf Basis der Erstversion Inhalte gekürzt, umstrukturiert sowie Screenshots hinzugefügt
2014-03-10 (MO/ZID)
1.2.0
Tabellenbeschriftungen hinzugefügt.
2014-10-14 (MO/ZID)
1.3.0
Formatierungsänderungen, Rechtschreibung, Grammatik – keine neuen Infos.
BOKUbox
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