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1. a) Wie werden Ergebnisse kommuniziert und wie gelangen

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Bibliothek Sozialwissenschaften, Lerchenweg 36, 3000 Bern 9
WISO Fakultät
Bibliothek Sozialwissenschaften
Unitobler
Bern, 23. November 2007
Protokoll der Sitzung AG Erwerbung, 23.11.2007, 9-11 Uhr in der JBB
Anwesend:
J.-D. Brinksma, B. Dengg (für Traktandum MWSt) A. Künzi, M. Prudlo,
Ch. Wright (Protokoll)
Entschuldigt: K. Steiner
1. a) Wie werden Ergebnisse kommuniziert und wie gelangen Fragen an die AG?
b) Sollen weitere Personen für die Mitarbeit in der AG angefragt werden?
a) Wir rechnen im nächsten halben Jahr mit keinem Intranet für die UBMitarbeitenden.
Die Sitzungen der AG Erwerbung werden mit Beschlussprotokollen dokumentiert.
Diese werden auf der UB-Webseite (UB Interna ->E-Library/Erwerbung ->Fachstelle
Erwerbung -> AG) abgelegt. Fragen und Anregungen sollen direkt an die Mitglieder
der AG gestellt werden. Bei personellen Fragen (z.Bsp. Zusammenarbeit Sachbearbeiter Buchhaltung und AG Erwerbung) ist Christian Lüthi zuständig.
b) Es werden keine zusätzlichen Mitglieder gesucht. Je nach Thema werden Betroffene und/oder Verantwortliche zu Sitzungen eingeladen.
2. Buchbinder
Die AG empfiehlt eine Anfrage bei den Buchbinder, welche zur Zeit für die Universitätsbibliotheken Aufträge entgegennehmen. Bei dieser Anfrage wird das Bestellvolumen erfragt. Die AG wird dann den Ausstattungsstandard (Bindeart, Signatur etc.)
festlegen. In einem weiteren Schritt wird die AG die Konditionen vergleichen. Das weitere Vorgehen wird mit der UB-Leitung abgesprochen.
3. MWSt: Import von Waren und Dienstleistungen
Die AG ist sich einig, dass die Anleitung zur MWSt der Abteilung Finanzen der Universität Bern (3-seitiges Dokument) für die Verarbeitung der Medien in den einzelnen Bibliotheken nicht klar ist. Die korrekte Verbuchung der Waren wäre auf jeden Fall nur mit
zusätzlichem Personal zu bewältigen!
Lerchenweg 36
3000 Bern 9
+41 (0)31 631 48 23
+41 (0)31 631 48 34
bsw@bibl.unibe.ch
www.sozwi.ch
Wie ist die aktuelle Sachlage?
Der Schweizer Lieferant, welcher Medien aus dem Ausland für uns bestellt, ist selber für die MWSt-Abfuhr verantwortlich.
Beim Verzollen von Importwaren und Dienstleistungen gibt es keine Einheitlichkeit.
Importwaren und Dienstleistungen werden dem Besteller mit separater Rechnung
oder/und Zollrechnung zugeschickt (DHL, UPS, Swiss Book Distributors)
Die Abführung der MWSt wird je nach Lieferant und gemäss individueller Abmachung zwischen Besteller und Lieferant verschieden durchgeführt (Lehmanns, Swets).
Die Information, die MWSt betreffend, wird auf Lieferantenrechnungen falsch oder irreführend angegeben (Huber+Lang)
Mit den ‚grossen’ Lieferanten kann die UB für die Lieferung und Rechnungsstellung
ein Anforderungsprofil erstellen – was mit den kleinen und speziellen Lieferanten nicht
möglich ist!
Beschluss: Es sind weitere Abklärungen nötig:
- Jan-Dirk Brinksma wird nochmals mit Herrn Grob von der Abteilung Finanzen diskutieren.
- Agathe Künzi wird die sich um die Formulierungen auf den Rechungen von H+L
kümmern.
4. Bankspesen
Bei der Bezahlung mit einer Kreditkarte fallen keine Bankspesen an. Die ZB und die
Fachbereichsbibliotheken besitzen eigene Kreditkarten. Die kleinen Bibliotheken bezahlen die Auslandrechnungen per Rechnung – dabei fallen Bankspesen an.
Gemäss Auskunft von Herrn Grob (Abt. Finanzen) gibt es eine Regelung, nach der die
Bankspesen je zur Hälfe von der Schweizer Bank und der empfangenden Bank bezahlt werden. Die Bibliotheken erhalten aber immer wieder Rechnungen, auf denen
zusätzlich noch Bankspesen aufgeführt sind!
Beschluss: Solange es sich bei diesen Bankspesen um Einzelfälle handelt, bei denen
nicht klar ist, ob einfach ein Fehler vorliegt, ist kein Handlungsbedarf. Häufen sich
aber diese Fälle, soll der/die Verantwortliche sich mit dem Lieferanten in Verbindung
setzen und die AG informieren.
5. Approval Plans (Neuerscheinungsdienst) Dieses Traktandum wird in der nächsten
Sitzung besprochen.
Der nächste Sitzungstermin ist auf Anfang Januar 2008 geplant.
23. November 2007/cw
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