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Man mache die Dinge so einfach wie möglich - FACTS Verlag GmbH

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FACTS-TITEL
Man mache die Dinge so
einfach wie möglich
Wie war das mit Dokumentenmanagement und dem Mittelstand? Warum
will es immer noch nicht richtig klappen – trotz ausgereifter Technologie,
optimistischer Anbieter und aufgeklärter Anwender? Könnte es sein, dass
Letztere das Ganze doch noch als einen Tick zu komplex empfinden?
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Dokumentenmanagement
D
as Wissen um die große Bedeutung effektiven Dokumentenmanagements für
den Geschäftserfolg ist in
den deutschen Unternehmen angekommen“: Zu
dieser Erkenntnis kam der aktuelle „DMS/
ECM Trend Report 2014“, eine im November
vom Beratungs- und Marktforschungshaus
SoftSelect gemeinsam mit den Softwarehäusern Saperion AG, Bernhard Starke GmbH
und ITyX AG durchgeführte Umfrage. Immerhin: Knapp die Hälfte der deutschen
Mittelständler soll bereits professionelle
Software für Dokumenten- und EnterpriseContent-Management nutzen.
ZU OPTIMISTISCH
Was sich die Unternehmen von dem Einsatz von Dokumentenmanagement-Lösungen versprechen? Laut der Studie erwarten
sie vor allem einen effizienteren Zugriff auf
Daten und Informationen. Das zeitaufwendige Suchen von Dokumenten solle sich verringern und schließlich dabei helfen, die Personalkosten zu senken. Von ebenso großer
Bedeutung sei die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von
Daten und Informationen, die in den vergangenen Jahren stetig gestiegen sind. Ferner
gehe es für viele Betriebe darum, durch
ein Dokumentenmanagement-System (DMS)
sensible und geschäftskritische Informationen zu schützen. Der mobile Zugriff durch
eine DMS-Anwendung sei für knapp die
Hälfte der Unternehmen ebenfalls wichtig.
Insbesondere das klassische Dokumentenmanagement, revisionssichere Archivierung und intelligente Workflowsteuerung
seien auf den Einkaufszetteln vieler IT-Entscheider an erster Stelle zu lesen. Ein Großteil der insgesamt 210 telefonisch befragten
Unternehmen gab an, innerhalb der nächsten drei Jahre in ECM-Software investieren
zu wollen.
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Dokumentenmanagement
Somit lässt die Untersuchung auf ein
Andauern des DMS-Booms schließen. „Die
„Die oft sehr komplexen Dokumentenmanagement-Anwendungen
erweisen sich für mittlere und
kleinere Unternehmen meistens als
zu kompliziert. Mittelständische
Unternehmen können es sich
am wenigsten leisten, durch
aufwendige Trainingsmaßnahmen
DMS-Lawine rollt und hat den Mittelstand
voll erfasst“, lautet das Fazit der Studienverfasser. Sicherlich ein wenig zu optimistisch.
Dass ein gut funktionierendes Informationsmanagement Arbeitseffizienz und Qualität
spürbar steigert und somit einen realen
Wettbewerbsvorteil für Unternehmen darstellt, ist zweifelsohne vielen bekannt. Doch
sieht die Realität immer noch so aus, dass
Zeit zu verlieren.“
viele Betriebe die Einführung eines DMS auf
später verschieben. Insbesondere Mittel-
RALPH-NORMAN VON LOESCH, Geschäftsführer der BvL.com GmbH
ständler scheinen sich mit dem Thema nicht
richtig auseinandergesetzt zu haben. „Enterprise-Content-Management (ECM) als ganzheitliche Strategie zur Verwaltung und Organisation von Dokumenten – nicht zuletzt in
der Form von unstrukturierten Informationen wie Fließtexten und Grafiken – ist vor
allem bei größeren Unternehmen bereits
weit verbreitet“, fand eine Studie des Bundesverbands Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V „ECM
Finanzbuchhaltungsprogramm – betrach-
keinen messbaren Return on Investment
ten, zeigen sie sich bei Investitionen in die-
(ROI). Und nicht zuletzt haben sowohl das
MITTELSTAND ZURÜCKHALTEND
sem Bereich eher zurückhaltend. Untersu-
Management als auch die Mitarbeiter Angst
chungen in den vergangenen Jahren haben
vor den organisatorischen Veränderungen,
Es gibt vielfältige Gründe für diese Befan-
immer wieder gezeigt, dass KMUs häufig
die solche Projekte mit sich bringen. Da be-
genheit mittelständischer Betriebe. Es geht
noch zu hohe Investitionen für ein Informa-
fürchtet die Geschäftsführung, die Techno-
zunächst wie sehr oft um die Kosten. Da die
tionsmanagement-System vermuten.
logie nicht in den Griff zu bekommen und
im Mittelstand“ heraus.
meisten kleinen und mittleren Firmen ein
Auch halten sich im Mittelstand hartnä-
etwa die Kontrolle zu verlieren, und die Be-
Informationsmanagement-System nicht als
ckig Gerüchte, ECM-Projekte erwiesen sich
legschaft scheut den zusätzlichen Arbeits-
eine wirkliche Notwendigkeit – wie etwa ein
als komplex und langwierig und brächten
aufwand und das Aufgeben von gewohnten
Arbeitsweisen.
„In der Tat erweisen sich die oft sehr komplexen Anwendungen für mittlere und kleinere Unternehmen als zu kompliziert“, erklärt
Ralph-Norman von Loesch, Geschäftsführer
der BvL.com GmbH, des Anbieters des Archivservers BvLArchivio – nach dem Prinzip
„Plug-and-play“ wird das Archivsystem für
die revisionssichere, gesetzeskonforme digitale Archivierung vor Ort beim Anwender an
Netzwerk und Stromnetz angeschlossen und
ist sofort einsatzbereit. Somit wird für den
Nutzer eine hundertprozentige Datenhoheit
gewährleistet „Mittelständische Unterneh-
BEFÜRCHTUNGEN: In mittleren und kleinen Unternehmen
scheuen sowohl das Management als auch die
Mitarbeiter die organisatorischen Veränderungen, die
Dokumentenmanagement-Projekte mit sich bringen.
men können es sich am wenigsten leisten,
durch aufwendige Trainingsmaßnahmen
Zeit zu verlieren. Einen zu großen Arbeitsausfall verkraften sie nicht so gut wie Großunternehmen.“
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VERSÄUMNISSE: Viele Unternehmen sind nicht bereit, operativen Mitarbeitern zentrale Daten zur Verfügung zu stellen.
Hinzu kommt, dass viele Unternehmen es versäumen, die Belange ihrer Mitarbeiter zu berücksichtigen, obwohl sie um
die Wichtigkeit dieses Themas wissen. „Unternehmen kennen die enormen Möglichkeiten eines unternehmensweiten Informationsmanagements, nutzen das Potenzial
aber nur unzureichend aus“, fand eine von
IDG Business Research Services weltweit
durchgeführte Umfrage zur Effektivität des
Informationsmanagements in Unternehmen
heraus – die Untersuchung wurde von Infor-
Kunden aus und weniger als ein Drittel ist
ten die Studienverfasser. Dies lege den
mation Builders, einem der führenden An-
der Meinung, dass Unternehmen wichtige
Schluss nahe, dass viele Unternehmen ihre
bieter von Business-Intelligence(BI-), Da-
Informationen auch mit Partnern und Liefe-
Informationsmanagement-Entscheidungen
tenintegritäts- und Integrationslösungen
ranten teilen sollten.
einzig aus der Perspektive der Knowledge-
auf seiner „2013 Summit User Conference“
vorgestellt.
Das mangelnde Verständnis der Unterten für operative Mitarbeiter ist der Unter-
UNGENUTZTES POTENZIAL
Worker und Manager treffen.
nehmen für die Bereitstellung zentraler Dasuchung nach nicht das einzige Defizit des
MANGELHAFTE DATENQUALITÄT
betrieblichen Informationsmanagements.
„Unternehmensdaten haben einen Mul-
Der Grund, weshalb Unternehmen nicht
So fanden die IDG-Experten heraus, dass
tiplikationseffekt und ihr Wert steigt, wenn
in der Lage sind, den maximalen Nutzen aus
Anwender BI-Informationen bevorzugt über
sie von möglichst vielen Anwendern aktiv
ihren Informationen zu erzielen, obwohl die
einfache, interaktive, jobspezifische Self-
genutzt werden“, sagt Gerald Cohen, CEO
meisten von ihnen (75 Prozent der Befrag-
Service-Apps und-Reports beziehen wollen,
und Präsident von Information Builders.
ten) meinen, dass Informationen eine zent-
statt Dashboards oder komplexe Analyse-
„Unsere Umfrage zeigt ganz klar: Während
rale Rolle bei der Umsetzung strategischer
tools einzusetzen.
Unternehmen einerseits dieses Konzept ver-
Ziele im Geschäftsalltag bilden, liegt laut
Ihrerseits ziehen Unternehmen dennoch
stehen, gelingt es ihnen andererseits nicht,
IDG-Studie darin, dass der Datenzugriff zu
weiterhin den Tool-zentrierten Ansatz vor.
es umzusetzen, denn wichtige Daten sind
stark auf die Anforderungen des Manage-
„Bei der Frage, welcher der beiden Ansätze
für operativ tätige Mitarbeiter und andere
ments und der Knowledge-Worker ausge-
den Benutzerkomfort verbessern und für ei-
Interessenten nicht zugänglich. Ferner hat
richtet ist. Weniger als 60 Prozent der Be-
ne weitere BI-Verbreitung im Unternehmen
die Umfrage gezeigt, dass Mängel bei der
fragten sind der Meinung, dass die
sorgen würde, entscheiden sich 55 Prozent
Datenqualität und Probleme bei der Daten-
Ausweitung des Datenzugriffs auf operative
für den Einsatz leistungsfähiger Analyse-
integration wesentliche Hindernisse bei der
Mitarbeiter notwendig sei, nur 50 Prozent
tools statt für die Nutzung von Information-
weiteren Verbreitung darstellen. Es ist uner-
sprechen sich für eine Einbeziehung von
Apps für wichtige Businessfragen“, berich-
lässlich, dass Unternehmen diese Hürden
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FACTS-TITEL
überwinden, die Informationslücken
„Durch den Einsatz ausgereifter Cloud-Lösungen für
ihre Dokumentenlogistik
verschaffen sich Unternehmen
mehr Flexibilität, höhere
Effektivität und nicht zuletzt
Kostenvorteile.“
schließen und sicherstellen, dass die Technologieentscheidungen auf die Anforderungen der Endanwender abgestimmt werden.
Nur wenn alle internen und externen Beteiligten Zugriff auf Daten haben, die sie für
Entscheidungen benötigen, können Unternehmen die maximale Wertschöpfung aus
ihrem Informationskapital erzielen.“
TORSTEN BECHLER, Produktmanager
IS Marketing bei der Sharp Business
Systems Deutschland GmbH
UND DIE CLOUD?
So gilt es, die inzwischen vorwiegend digitalen Dokumentenprozesse so einfach wie
möglich und für alle zugänglich zu gestalten. Für alle heißt natürlich auch, für diejenigen Mitarbeiter, die ihre Aufgaben von
unterwegs oder von zu Hause aus erledigen.
„Heute ist es in vielen Unternehmen üblich,
dass die geschäftliche Tätigkeit von räumlich verteilten Mitarbeiterteams im Rahmen
mentenumgebung zu gewährleisten, stellte
und kommt nur langsam in Fahrt. „Nur eine
mobiler Zusammenarbeit ausgeübt wird.
Sharp Europe Ende des vergangenen Jahres
geringe Anzahl der IT-Entscheider gab ent-
Damit diese neue Vorgehensweise auch ef-
eine Collaboration-Lösung aus der Cloud
sprechende Präferenzen für das Verlagern der
fektiv ist, bedarf es einer modernen Doku-
vor. „Durch den Einsatz ausgereifter Cloud-
dokumentenbasierten Prozesse in die Cloud
mentenlogistik, die stets sicherstellt, dass
Lösungen verschaffen sich Unternehmen
zu erkennen“, berichteten die Studienverfas-
alle Beteiligten reibungslos kommunizieren
mehr Flexibilität, höhere Effektivität und
ser. „Die Skepsis gegenüber Cloud-Compu-
und sich auf dem aktuellsten Stand befin-
nicht zuletzt Kostenvorteile.“
ting und dem Auslagern von Daten ist weiter
dende Informationen austauschen können“,
Dem „DMS/ECM Trend Report 2014“ nach
gewachsen und erhält durch die jüngsten
schildert Torsten Bechler, Produktmanager
profitiert der Markt trotz dieser Vorzüge von
Enthüllungen um die Spionagepraktiken von
IS Marketing bei der Sharp Business Systems
der anhaltend hohen Nachfrage nach DMS-
Geheimdiensten neue Nahrung.“ So verwun-
Deutschland GmbH. Um eine solche Doku-
Anwendungen zunächst in verhaltenem Maße
dere es nicht, dass als Hauptargument gegen
die Cloud-Nutzung von 85 Prozent der Befragten die mangelnde Datensicherheit im
Rechenzentrum angegeben wird. Für die
Cloud spreche am ehesten noch die Möglichkeit, weltweit und standortunabhängig auf
das DMS zugreifen zu können.
Vor dem Hintergrund der jüngsten Aktualität und der NSA-Abhöraffäre zwar verständlich, sollten diese Bedenken jedoch nur zum
Teil begründet sein. „Vorausgesetzt, der
Cloud-Dienstleister arbeitet mit erstklassigen Storage-Anbietern zusammen und sämtliche Daten sind nur in der Europäischen
Union abgelegt, ist eine sichere Datenspeicherung auf jeden Fall gewährleistet“, klärt
Bechler auf. Auch gilt es, die Daten durch Zugangskontrollen, Firewalls und modernste
HÜRDEN ÜBERWINDEN: Nur wenn alle internen und externen Beteiligten Zugang zu den Daten erhalten, die sie für ihre Entscheidungen
benötigen, lässt sich laut Experten die maximale Wertschöpfung aus
dem Informationskapital eines Unternehmens erzielen.
Verschlüsselungsverfahren zu schützen. „Im
Übrigen kann der Einsatz einer Cloud-Lösung vielen kleinen und mittleren Unternehmen eine deutlich höhere Sicherheit bringen
als die, über die sie derzeit verfügen. Denken
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Dokumentenmanagement
gewachsen. „Genau hier setzt das elektronische Dokumentenmanagement an. Es gilt,
Ordnung in die Informationsbestände zu
bringen und die Information nutzbringend
als Wissen und in Prozessen nutzen zu können“, mahnt Kampffmeyer. „Die Technologien hierfür gibt es seit mehr als 20 Jahren – beginnend mit der elektronischen Archivierung
über das klassische Dokumentenmanagement hin zum Enterprise-Content-Management (ECM). Die Techniken sind ausgereift,
aber die Nutzung erfordert in der Organisation Veränderungen und beim Anwender
Disziplin.“
KOMPLEXITÄT HERAUSNEHMEN
Vor allem tut also Flexibilität not, dies
sowohl seitens der Unternehmen als auch
ihrer Mitarbeiter. Doch auch Anbieter sind
gefragt. Sie täten gut daran, den Anwendern
die Scheu vor digitalen Dokumentenprozessen zu nehmen und die Komplexität der
BEDENKLICH: Vielerorts lässt der tagtägliche Umgang
der Anwender mit den Daten zu wünschen übrig.
Dokumentenmanagement-Anwendungen
zu verringern. Schließlich müssen Dokumententechnologien als integrierte Funktionalität ein Tool wie jedes andere werden,
wir nur an die vielen Betriebe, die kürzlich
verschiedensten Ablagen den Speicherort
etwa wie ein Drucker oder ein Mail-Pro-
nach den schweren Unwettern in verschiede-
der Information zu kennen.“
gramm. Nur dann ist ein reibungsloser Um-
nen Teilen Deutschlands die eigenen Server
nicht mehr hochfahren konnten.“
NACHLÄSSIGE ANWENDER
Durch neue Medien, mobile Kommuni-
gang mit der elektronischen Verwaltung von
kation, noch bestehenden Medienbruch mit
Dokumenten gewährleistet und die Mög-
Papier, Web 2.0 mit neuen Formaten und so-
lichkeit gegeben, alle Vorteile, die sich dar-
ziale Medien mit geschlossenen Kommuni-
aus ergeben, vollständig zu nutzen.
kationsbereichen seien die Probleme noch
Graziella Mimic

Doch nicht nur die Strategie der Geschäftsführungen in Sachen Gestaltung der
Dokumentenprozesse lässt vielerorts zu
wünschen übrig. Der tagtägliche Umgang
der Anwender mit den Daten tut es auch.
Viel zu oft sind wir in der Handhabung
ANBIETER GEFRAGT: Es gilt, Anwendern die
Scheu vor digitalen Dokumentenprozessen zu
nehmen und die Komplexität von Dokumentenmanagement-Anwendungen zu verringern.
elektronischer Informationsobjekte höchst
nachlässig, meint Dr. Ulrich Kampffmeyer,
Informationsmanagement-Experte und Geschäftsführer des Beratungsunternehmen
sProjekt Consult. „Wir schieben sie irgendwo ins Dateiverzeichnis, lassen sie im elektronischen Postkorb nach unten wegsacken.
Standardsoftware für die Kommunikation
wie auch für Enterprise-Resource-Planning
(ERP), Customer-Relationship-Management
(CRM), Product-Lifecycle-Management (PLM)
und Ähnliches fördern noch den Medienbruch – zusätzlich zum Papier gilt es, hier in
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