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CAFM-Implementierungen – bunt wie eine Bergwiese CAFM

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KEYfacts
Editorial
Liebe Leserin, lieber Leser
in unseren Gesprächen erleben wir immer wieder, dass Facility Manager vor
der Einführung eines
CAFM-Systems zurückschrecken. Nicht
etwa, weil sie den Nutzen der Software
nicht sehen würden. Ebenso wenig,
weil sie befürchten, das System würde
die notwendige Akzeptanz nicht finden.
Der Grund ist ein anderer. Die Verantwortlichen scheuen die Einführung
selbst. Sie wissen, dass ein CAFM-System nur dann sinnvoll eingesetzt werden kann, wenn alle notwendigen Daten vorhanden sind. Und gerade hier
sehen sie ein schwer kalkulierbares Risiko.
Genau diese erste Befüllung des Systems ist die Hürde, an der manche
CAFM-Einführung scheitert. Und in der
Tat ist sie ein Kraftakt, wenn die Unternehmen vor allem auf eigene Ressourcen zugreifen wollen und das Budget
zur Datenerfassung oder -übernahme
beschränkt ist.
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April 2007
News:
• Neue Version: KeyData 1.2; Infos unter www.key-data.de
• Neukunde in der Schweiz: Derendinger Immobilien AG
• KeyLogic wächst - Mitarbeiter gesucht; Infos unter www.key-logic.de
• KeyLogic auf der FM-Messe in Frankfurt, 24.-26.04.07, Stand D18
Hintergrund
CAFM-Implementierungen – bunt
wie eine Bergwiese
Würde man die Einführung von CAFM-Systemen mit einer Landschaft vergleichen, so gliche sie vielleicht einer Bergwiese in den Alpen: voller Blumen, in
allen erdenklichen Farben und Formen, manche im Frühling, andere im Sommer
blühend. Aus dieser Vielfalt darf man jedoch nicht den Schluss ziehen, dass
Implementierungsprojekte nicht planbar sind. Im Gegenteil. Gerade weil sie so
unterschiedlich sind, kommt es auf eine sorgfältige Planung und ein professionelles Projektmanagement an.
Viele Unternehmen scheuen den aus
ihrer Sicht unkalkulierbaren Aufwand und
das Risiko des Scheiterns einer CAFM-Einführung. »Wie kommen unsere Daten in
das System? Schaffen wir das überhaupt?
Übersteigen die Kosten für die Einführung
nicht den Nutzen des Systems?« Und: »Was
geschieht, wenn der ganze Aufwand vergebens war und wir die Facility Management
Anwendung gar nicht nutzen können?«
Wir wissen aus zahlreichen CAFM-Projekten, dass die Implementierung in der Tat ein
Kraftakt sein kann. Mit einer systematischen und strukturierten Planung wird sie
jedoch beherrschbar. Entscheidend dabei
ist es, dass Kunde und Implementierer sich
die Anforderungen und die Rahmenbedingungen genau anschauen und dann den
Weg individuell gestalten.
>> Fortsetzung Seite 2
Praxis
Mit diesem KeyFacts wollen wir Ihnen
Wege aufzeigen, mit denen die Implementierung eines CAFM-Systems kalkulierbar und beherrschbar wird. Sehr unterschiedliche Wege. So unterschiedlich
wie die Anforderungen unserer Kunden.
CAFM-Implementierungen.
Ein Vergleich
Wir wünschen Ihnen eine anregende
Lektüre.
Wir haben für die KeyFacts-Leser einige KeyLogic-Anwender herausgegriffen und
ihre CAFM-Implementierung zusammengefasst. Damit wollen wir unseren Lesern
einen Einblick in die Lösungsstrategien unterschiedlichster Unternehmen und Organisationen geben.
Ihr Rudolf Brendel
Wer darüber grübelt, wie er seine
CAFM-Einführung gestalten soll, tut gut
daran, sich einfach durch andere erfolgreich verlaufende Implementierungen inspirieren zu lassen. Wir haben für unsere Leser
dazu die Stadtwerke Mainz AG, die Hauptniederlassung Mercedes-Benz München
der DaimlerChrysler AG, die Niederösterrei-
chische Bildungsgesellschaft m.b.H. als Verwalter der Donau-Universität Krems, die
Norddeutsche Affinerie AG und den Flugplatzbetreiber Baden Airpark GmbH herausgegriffen.
>> Fortsetzung Seite 2
2 |
KEYfacts 1/07
CAFM-Implementierungen – bunt wie eine Bergwiese
CAFM-Einführungen leuchten in allen
Farben
So wie die Blumen der Bergwiese für den
Betrachter ganz unterschiedlich aussehen,
aber doch fast alle Stengel, Blätter und
Blüten haben, so gestalten sich Implementierungsprojekte äußerst individuell und
beruhen in ihrer Planung und Realisierung
doch auf den gleichen Prinzipien.
Gerade die letzte Frage ist für die CAFMImplementierung von großer Bedeutung.
Denn FM-Lösungen dürfen keine Insellösungen sein. Im Gegenteil, sie sollten bestehende Insellösungen ablösen und damit
eine mehrfache Datenerfassung und Datenhaltung verhindern. Auch für die IT-Systemadministratoren ist die Pflege einer einzelnen, übergreifenden Lösung einfacher.
Vorgehen detailliert planen
Unterschiedlich sind in fast allen Fällen die
Anforderungen der Anwender. Gleich sind
die Methoden, mit denen wir diesen Anforderungen begegnen. Zahlreiche Projekte benötigen ein individuelles Customizing, fast alle die Kopplung an bestehende
Systeme und in allen Projekten müssen die
Mitarbeiter geschult werden.
Die Unterschiede liegen vor allem in der
Organisation der CAFM-Implementierung.
Ist ein Prototyp sinnvoll oder wird KeyLogic
doch gleich komplett befüllt? Und: Wann
müssen die Schnittstellen spezifiziert und
realisiert werden?
Besonders wichtig ist es, dass alle Beteiligten gemeinsam das Vorgehen so frühzeitig wie möglich planen. Die Installation
und das Customizing der Software, die
Übernahme und die Erfassung der Daten
sowie die Schulungen sollten miteinander
verschränkt werden.
Ein möglicher Weg besteht darin, mit einem Pilotprojekt zu starten, einem Prototyp, der sich beispielsweise zunächst auf
ein einzelnes Gebäude beschränkt. Anhand eines solchen Prototyps können alle
Prozesse, Funktionalitäten und die erforderlichen Schnittstellen getestet werden.
Nach Abnahme des Pilotprojekts kann der
Anwender dann das System Gebäude für
Gebäude befüllen. Dieses Vorgehen erleichtert es dem Anwender zudem, Datenerfassung und Datenimport mit eigenen
Mitteln zu bewältigen, da die Befüllung der
Software nicht auf einen Schlag erfolgt. Erleichternd wirkt auch, dass das KeyLogicTeam den Anwendern zahlreiche ImportVorlagen und Kataloge zur Verfügung
stellt, die die Migration der vorhandenen
Daten erheblich beschleunigen.
Ein weiterer Vorteil von Pilotprojekten liegt
darin, dass bei einem Vorgehen nach Gebäuden von Anfang an alle Beteiligten
mitwirken und dadurch die Gefahr gebannt wird, dass die CAFM-Implementierung versandet (siehe dazu auch den
Beitrag »In der Wüste lauert der Tod«,
www.key-logic.de/keyfacts.htm). |
CAFM-Implementierungen. Ein Vergleich
Stadtwerke Mainz AG
Die Stadtwerke Mainz haben im Februar
2006 KeyLogic eingeführt. Für sie stand
bei der KeyLogic-Einführung die Transparenz der Kosten für den Betrieb, den Energieverbrauch und die Instandhaltung im
Vordergrund. So können die Mainzer heute ein Anlagen- und Profitcenter-Controlling durchführen, das das Management
der Stadtwerke bei seinen Entscheidungen unterstützt.
Bei den Stadtwerken Mainz lag die Herausforderung im Customizing. Ziel war ein optimiertes Anlagencontrolling mit einem
Plan-Ist-Vergleich aller Instandhaltungsund Instandsetzungsmaßnahmen, das nur
im Zusammenspiel mit SAP realisierbar
war. Entsprechend hat das KeyLogic-Team
eine Schnittstelle zu SAP PM/CS entwickelt, die die verschiedenen internen und
externen Auftragstypen berücksichtigt.
Durch eine SAP-Umstrukturierung bei den
SAP HR
2
SAP Netzplan
1
3
4
Lotus Notes
1 Alle auftragsbezogenen Kosten werden im Vorgang an SAP als Plankosten geliefert. Die gebuchten Ist-Kosten
werden an KeyLogic zurückgesendet. Ergebnis ist ein Plan-Ist-Vergleich aller auftragsbezogenen Kosten.
2 KeyLogic holt Vornamen, Namen, die Personalnummer sowie die Kostenstelle von SAP HR ab und
speichert diese in seiner Datenbank. Die Daten werden regelmäßig automatisch abgeglichen.
3 KeyLogic verknüpft den Mitarbeiter mit einem Raum.
4 Über die Personalnummer übergibt KeyLogic die Raumnummer an Lotus Notes und erhält im Gegenzug
die Telefon-, Fax- und Mobilfunknummer sowie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters.
Stadtwerken wurde das KeyLogic-Team
allerdings kurzfristig gebeten, die ausgearbeitete Auftragsschnittstelle nicht mehr
über PM/CS, sondern über den SAP-Netzplan zu realisieren. Mit einem nur gerin-
gen Mehraufwand hat der CAFM-Hersteller flexibel auf diese neue Anforderung
reagiert.
KEYfacts 1/07
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CAFM-Implementierungen. Ein Vergleich
Eine weitere, von den Stadtwerken Mainz
geforderte Anbindung war die Schnittstelle zu Lotus Notes. Um diese Schnittstelle
möglichst prozessdurchgängig zu realisieren, schlug das KeyLogic-Team den Stadtwerken vor, die Personendaten führend
aus SAP HR zu holen, diese in KeyLogic
abzugleichen und dann erst an Lotus Notes inklusive Mitarbeiterstandort weiterzureichen. Damit konnte eine redundante
Datenpflege unterbunden werden. Auch
die Personalabteilung profitiert nun von
dieser Schnittstelle.
Der Projektumsetzungsplan bestand aus
drei Stufen. Die erste Teilabnahme erfolgte
im Mai 2006 nach Fertigstellung des Pilotprojekts, einer kompletten Abbildung von
zwei Gebäuden. Die zweite Teilabnahme
erfolgte im September 2006 mit der Aufnahme aller übrigen Gebäude und Liegenschaften und dem Start des Produktivbetriebs. Die dritte und letzte Abnahme
erfolgte Mitte Dezember 2006 mit der Produktivsetzung beider SAP-Schnittstellen.
Bereits vor Beginn der Implementierung sicherten sich die Mainzer die Unterstützung von Professor Joachim Hohmann. Er
war für die Erstellung des Pflichtenheftes
verantwortlich und zudem Mitglied im
Lenkungsausschuss. Auf seine Empfehlung stieß auch der Doktorand Asbjörn
Gärtner zum Team der Stadtwerke hinzu
und unterstützte die Mainzer vor Ort bei
der Datenerfassung, die von den Stadtwerken parallel zum Tagesgeschäft selbst
durchgeführt wurde.
Derzeit wird als Erweiterung des Systems
eine Schnittstelle zu SAP CO getestet. Sie
gibt Nutzungsänderungen, die in der internen Mietverrechnung in KeyLogic verwaltet werden, automatisiert an SAP weiter.
Hauptniederlassung Mercedes-Benz
München der DaimlerChrysler AG
DaimlerChrysler wünschte für seine Hauptniederlassung Mercedes-Benz München
den vollen Modulumfang: Integrierte Interaktion Datenbank/Grafik, Einbindung
des technischen Gebäudedienstleisters
M+W Zander für das Stör- und Auftragsmanagement einschließlich Wartung und
Instandsetzungsmaßnahmen, Verwaltung
der Versorgungsbereiche, Reinigungsmanagement mit Einbindung eines externen
Reinigungsdienstleisters, Inventarverwaltung und -erfassung über Barcodescanning, Vertragsmanagement und Budgetkontrolle.
Auch bei DaimlerChrysler hat das KeyLogicTeam zunächst mit einem Pilotprojekt begonnen: Anhand eines Lackierzentrums
konnte das KeyLogic-Team die Vollständigkeit der funktionalen Systemanforderungen und die Kompetenz in der Datenerhebung unter Beweis stellen und wurde
anschließend mit der Implementierung
betraut.
Die Implementierung von KeyLogic in der
Hauptniederlassung Mercedes-Benz München weist eine Besonderheit auf, die in
Zusammenhang mit dem Neubau der Niederlassung steht: Die Architekten und Planer wurden verpflichtet, ihre Datenlieferungen nach HOAI auf die Importvorgaben
von KeyLogic abzustimmen. Damit stellte
das Autohaus sicher, dass die Daten der externen Dienstleister einfach und kostengünstig in das System übernommen werden können.
DaimlerChrysler beauftragte und erhielt
ein komplett befülltes System. Der Vorteil
war, dass die Mitarbeiter sich ohne Zusatz-
belastungen weiter um ihr Tagesgeschäft
kümmern konnten. Die Erfassung von weiteren 16 Standorten erfolgt inzwischen
über die Internen Dienste von MercedesBenz München selbst. Dabei schufen die
Mercedes-Benz Mitarbeiter weitere Synergien, indem sie auch die Prüfmittelverwaltung in KeyLogic überwacht. Dazu werden
die Prüf- und Messgeräte ihrerseits überprüft und die Messreihen im CAFM erfasst.
KeyLogic erinnert darüber hinaus automatisch an den nächsten Prüfungstermin.
Facility Management Campus Krems
der NÖ Bildungsgesellschaft m.b.H.
für Fachhochschul- und Universitätswesen
Bei der NÖ Bildungsgesellschaft m.b.H.,
Geschäftsbereich Facility Management Campus Krems, war die Auswahl des CAFM-Systems direkt mit der Implementierung verknüpft. Hier haben es die Verantwortlichen
gemeinsam mit dem Beraterteam Hermann Hofstetter von FM und Beratung
und Harald Steinberger von der immovement Immobilien- und Facility Management-Consulting GmbH zur Voraussetzung für den Zuschlag gemacht, dass die
vorhandenen Daten auf einfachem Wege
in das System eingepflegt werden können.
Zusätzlich sollte die Lösung offen für gezieltes Customizing sein, um die Anwendung an die Prozesse und Anforderungen
des Unternehmens anzupassen.
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KEYfacts 1/07
CAFM-Implementierungen. Ein Vergleich
Der Geschäftsbereich FM startete klassisch.
Anlass war der Neubau mehrerer Campus-Gebäude. Workshops zur Datenintegration und zum Customizing dienten der
zielgerichteten Definition der erforderlichen Funktionalitäten, Prozesse und Auswertungen. Zu ihnen zählen das Flächenmanagement samt grafischer Visualisierung,
das technische Anlagenmanagement mit einer Schnittstelle zur GLT, das Auftragsmanagement sowie das Kostenmanagement mit
Budgetierung und Eingangsrechnungserfassung. Kostensrelevante Daten werden
dabei über eine Schnittstelle der Buchhaltung zur Verfügung gestellt, um die Lieferanten- und Betriebskosten abzurechnen.
Ergebnis der ersten Phase war die Umsetzung des Pflichtenhefts durch Customizing
und Konfiguration von KeyLogic.
Die zweite Phase begann bereits parallel
zur ersten. In ihr wurden und werden von
Anfang an die vorhandenen Daten aller Gebäude – mit Projektunterstützung durch das
KeyLogic-Team – vom FM-Team Campus
Krems in das System eingepflegt. In der
zweiten Phase wurden zudem die Daten
eines sanierten Altbaus, der parallel zur
ersten Implementierungsphase umgebaut
wurde, eingepflegt und das Raumbuch sowie das technische Anlagenmanagement
aktualisiert. Die Betriebskostenabrechnung
2006 fiel ebenfalls in dieser Phase an.
Während der gesamten zweiten Phase
stand dem FM-Team Campus Krems ein
KeyLogic-Mitarbeiter der österreichischen
Niederlassung für die Datenbearbeitung
und -integration vor Ort zur Verfügung.
Die Affinerie nutzt die ersten sechs Monate, um die Funktionalitäten von KeyLogic
anhand eines Pilotprojekts zu testen. Besonders wichtig ist der Affinerie, alle relevanten Gebäudedaten möglichst schnell
und ausschließlich mit eigenen Kräften in
der KeyLogic-Datenbank zu erfassen. Kein
einfaches Unterfangen, denn die Kupferfabrik hat mit ihren Verwaltungsgebäuden, Produktions- und Lagerhallen, Elektrolyseanlagen und der Hafenanlage die
Dimension einer kleinen Stadt. Um die
Herkulesaufgabe zu bewältigen, gibt das
Hamburger Unternehmen seinen Mitarbeitern mit KeyData ein leistungsfähiges
Erfassungswerkzeug an die Hand. Mit ihm
erfassen die verschiedenen technischen
Abteilungen wie beispielsweise Gebäudemanagement, Werksfeuerwehr oder
Werkschutz Gebäude und Anlagen und
überspielen diese Daten über eine Synchronisationsschnittstelle nach KeyLogic.
Der Kupferhersteller suchte eine CAFMLösung vor allem für sein infrastrukturelles und technisches Gebäudemanagement. Neben den Funktionalitäten, die
genau die Erwartungen der Affinerie trafen, war auch die an Windows angelehnte Oberfläche ein Entscheidungskriterium.
Da die KeyLogic-Einführung durch die Facility Management-Abteilung initiiert worden war, wurde die SAP-Schnittstelle erst
später spezifiziert. Auch bei der Affinerie
duldet die IT-Abteilung weder Insellösungen noch eine redundante Datenhaltung.
Die Schnittstellen zu den Modulen PM/CS,
CO, MM und dem Records Management
werden derzeit ausgearbeitet.
der bestehenden Anwendung notwendig
gemacht, die einer kostenintensiven Individuallösung gleichgekommen wäre.
Der Baden Airpark entschloss sich daher,
das bestehende System durch ein Standardsystem abzulösen, das dem erforderlichen Funktionsumfang ohne zusätzliches
Customizing genügt. Die Wahl fiel auf
KeyLogic, nicht nur weil KeyLogic alle Anforderungen der Flughafengesellschaft abdeckt, sondern auch, weil alle vorhandenen
alphanumerischen und grafischen Daten
mit geringem Umfang verlustfrei übernommen werden konnten.
Anything goes
In der Implementierung ist alles möglich.
Wichtig ist allerdings, dass bestehende
und noch zu erfassende Daten unkompliziert und ohne Informationsverlust in das
CAFM-System integriert werden können.
Genauso wichtig ist jedoch auch ein Hersteller oder Dienstleister, der die Implementierung kompetent und flexibel gewährleisten kann. Darauf sollten die Käufer von
CAFM-Systemen genauso achten wie auf
Features & Functions. |
Impressum
Norddeutsche Affinerie AG
Baden Airpark GmbH
Die Norddeutsche Affinerie AG ist einer
der wenigen Großkunden, die ohne Berater in die Software-Auswahl gegangen
sind. Zugleich hat der größte Kupferhersteller Europas ein kombiniertes MietKaufmodell mit KeyLogic vereinbart: In den
ersten sechs Monaten wird die Software
gemietet. Dann entscheidet die Norddeutsche Affinerie, ob sie das System weiter
nutzen will. Ist dies der Fall, dann rechnet
KeyLogic den Mietpreis komplett an den
Kaufpreis an.
Die Baden Airpark GmbH, ein ehemaliges
kanadisches Militärgelände mit Flugplatz
und Gewerbeflächen, nimmt unter den
deutschen Flughäfen mit täglich bis 4.000
Passagieren und etwa 30 Flugbewegungen den 18. Platz ein. Für das Flächenmanagement war bereits ein CAFM im Einsatz. Nun sollten allerdings auch die
technischen Anlagen und die Gewerbeflächen in das System integriert werden. Dies
hätte eine kundenspezifische Erweiterung
Herausgeber:
BFM Building + Facility
Management GmbH
Frankfurter Straße 1–5
D-65760 Eschborn
www.key-logic.de
V.i.S.d.P.
Rudolf Brendel
Text und Gestaltung:
Friedhelm Weischede,
Anne Kristin Baumgärtel
www.weischede-consulting.de
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Seele and Geist
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