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STAATSARCHIV DES KANTONS ZÜRICH
Wie erstelle ich ein „Verzeichnis der Informationsbestände“ (VIB)
gemäss Informations- und Datenschutzgesetz? – Ein Merkblatt für
Gemeinden im Kanton Zürich
Allgemeines
Das Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG) verpflichtet in §14 die kantonale
Verwaltung und die Gemeinden, Verzeichnisse ihrer Informationsbestände (VIB) zu erstellen
und öffentlich zugänglich zu machen. Dieses Merkblatt erläutert, wie diese gesetzliche Verpflichtung erfüllt werden kann. Das VIB soll interessierten, aber nicht fachkundigen Bürgern
und Bürgerinnen eine Vorstellung davon vermitteln, welche Akten in einer Gemeindeverwaltung produziert werden und wie mit ihnen umgegangen wird.
Das Verzeichnis der Informationsbestände umfasst Angaben zu vier Bereichen:
1. Aufgaben der Gemeinde
2. Angaben zur Informationsverwaltung
3. Angaben zu den aktuellen Beständen (gemäss Registraturplan)
4. Angaben zum Gemeindearchiv
Die in den Gemeinden vorhandenen Registraturpläne und Archivverzeichnisse sind die wichtigsten Grundlagen für das VIB. Wenn sie aktuell sind, sollte der Aufwand, um auf dieser
Basis ein VIB zu erarbeiten, einen Arbeitstag betragen.
1. Angaben zu den Aufgaben der Gemeinde
Vielleicht existiert auf der Website einer Gemeinde bereits eine entsprechende Beschreibung, dann kann darauf verwiesen werden. Wenn nicht: Im Prinzip haben alle Gemeinden
eines bestimmten Typs dieselben Aufgaben. Im VIB kann ein kurzer Verweis auf die wichtigen Gesetze (v. a. Gemeindegesetz) gemacht werden. Im Registraturplan sind die Aufgaben
zudem im Detail aufgelistet; auch darauf kann verwiesen werden. Im weiteren sind vor allem
Besonderheiten, Spezialregelungen und gemeindespezifische Dienstleistungen zu erwähnen. Die folgenden Fragen können z. B. eine Rolle spielen:

Ist die politische Gemeinde mit der Schulgemeinde vereinigt?

Gibt es eine Zusammenarbeit mit anderen Gemeinden?

Werden Aufgaben wie Abfallentsorgung, Feuerwehr etc. in einem Zweckverband erfüllt?
Telefon: 044 / 635 69 11 Telefax: 044 / 635 69 05
Briefadresse: Winterthurerstrasse 170, CH-8057 Zürich
http://www.staatsarchiv.zh.ch
-2-

Existiert eine Gemeindepolizei? Oder wird die entsprechende Aufgabe von der Kantonspolizei wahrgenommen?
2. Angaben zur Informationsverwaltung der Gemeinde
In diesem Bereich sind Angaben zur Art und Weise der Informationsverwaltung zu machen.
Es soll kurz beschrieben werden, wie die entstehenden Akten erstellt und aufbewahrt werden. Zu beantworten sind vor allem die folgenden Fragen
-
Wird ein Registraturplan eingesetzt?
-
Wird eine Geschäftskontrolle eingesetzt?
-
Welche wichtigen Fachapplikationen existieren? Eventuell ist es sinnvoll, eine Tabelle
der Applikationen zu erstellen.
-
Werden die Geschäfte elektronisch oder in Papierform gehalten / geführt?
-
Wie ist der Aktenlauf organisiert (Sachbearbeiterablagen, zentrale Registratur, Archiv)?
3. Angaben zu den aktuellen Informationsbeständen
Dieser Teil besteht im wesentlichen in einem Link auf den gültigen Registraturplan, der über
die vorhandenen Aktengruppen, die Dauer ihrer Aufbewahrung und die Art und Weise ihrer
Endarchivierung im Gemeindearchiv informiert. Nicht ersichtlich oder nicht genügend genau
sind aus dem Registraturplan die folgenden Informationen:
-
Mengenangaben zu den Geschäften (z. B. Anzahl Geschäfte pro Jahr)
-
Welche Akten enthalten Personendaten?
-
Prinzipien der Auswahl von Akten für die dauernde Archivierung im Gemeindearchiv
Die Informationsbestände, die Personendaten enthalten, müssen gekennzeichnet werden.
Des weiteren ist es sinnvoll, die übrigen Defizite mit einem einführenden Text zum Registraturplan, der auch einen tabellarischen Teil enthalten kann, auszugleichen. Generell und pro
Akten-Hauptgruppe gemäss Registraturplan sollen einige Angaben gemacht werden (z. B.
Anzahl Geschäfte für die grössten Aktengruppen). Ebenfalls erwünscht sind Hinweise auf die
zentralen Serien und Bestände, z. B. das Protokoll des Gemeinderates und wichtige Druckschriften (Jahresbericht, Jahresrechnung etc.).
4. Angaben zum Gemeindearchiv
Dieser Teil besteht im wesentlichen in einem Link auf das Archivverzeichnis. Ähnlich wie
beim Registraturplan ist aber auch hier etwas Kommentar nötig.
Im VIB ist festzuhalten, dass alle Gemeinden im Kanton Zürich von Gesetzes wegen eigene
Endarchive führen müssen. In diesen Archiven wird die dauernd überlieferungswürdige Teilmenge der produzierten Akten der Gemeindeverwaltung aufbewahrt. Grundlage dafür ist das
Archivgesetz, auf das ein Verweis angebracht werden soll. Weiter sind Erläuterungen und
Angaben zu den folgenden Themen nötig:
Merkblatt für Gemeinden: Verzeichnis der Informationsbestände VIB
Staatsarchiv des Kantons Zürich / 22.02.2010
-3-
-
Hauptrubriken des Archivverzeichnisses (vor allem: Unterschied Zwischenarchiv–
Endarchiv).
-
Auswahlprinzipien für die dauernde Aufbewahrung im Gemeindearchiv (z. B. welche
Akten werden aufbewahrt, wenn im Registraturplan Auswahl A/d vermerkt ist?).
-
Bewirtschaftung des Gemeindearchivs (zuständiger Archivordner, Periodizität der
Bearbeitung / Verzeichnung).
-
Benutzungsmöglichkeiten
-
Geschichte des Gemeindearchivs (kann auch durch Verweise auf Literatur erledigt
werden, z. B. Staatsarchiv des Kantons Zürich (Hg.): Archivführer der Zürcher Gemeinden und Kirchgemeinden sowie der städtischen Vororte vor 1798, Zürich 2006,
Download: http://www.staatsarchiv.zh.ch/internet/ji/sta/de/ueberuns/publ.html.
Publikation des Verzeichnisses der Informationsbestände
Das VIB wird am besten als Dokument im PDF-Format mit Links auf Registraturplan, Gemeindearchivverzeichnis etc. erstellt. Es wird auf der Website der Gemeinde publiziert, auf
einer HTML-Seite z. B. in der Rubrik "Über uns" oder an einem anderen passenden Ort (vgl.
z. B. das VIB des Staatsarchivs, Zürich, Staatsarchiv des Kantons Zürich). Auf dieser HTMLSeite kann auch eine Zuständigkeit für Einsichtsgesuche und Fragen zum VIB genannt werden.
Muster von Verzeichnissen der Informationsbestände
Sobald die ersten Gemeinden ihre VIB publiziert haben, wird im vorliegenden Merkblatt darauf verlinkt. Bis dahin wird auf einige VIB der kantonalen Verwaltung verwiesen, die aber nur
bedingt als Vorlage für die Gemeinden geeignet sind.
Direktion der Justiz und des Innern des Kantons Zürich, Staatsarchiv
Sicherheitsdirektion des Kantons Zürich, Generalsekretariat
Volkswirtschaftsdirektion des Kantons Zürich, Generalsekretariat
Direktion der Justiz und des Inneren, Generalsekretariat
Auskunft und Beratung
Bei Fragen steht Ihnen die Verantwortliche für Gemeindearchive des Staatsarchivs zur Verfügung: Staatsarchiv Zürich, Bernhard Rieder.
Nützlich ist auch die Website des Gemeindeamtes mit Informationen zum Öffentlichkeitsprinzip und einem einfachen VIB des Gemeindeamtes.
Merkblatt für Gemeinden: Verzeichnis der Informationsbestände VIB
Staatsarchiv des Kantons Zürich / 22.02.2010
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