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Aufzeigen 1. wie Audits als Verbesserungschance bei Gilgen - SAQ

EinbettenHerunterladen
Praxisbericht
Internes Auditwesen bei
Gilgen Logistics AG
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
1
Meine Ziele für diese Präsentation
Aufzeigen
1. wie Audits als Verbesserungschance
bei Gilgen Logistics AG genutzt wird
2. der Umsetzung der Methode Prozessreifegrad
3. der erreichten Erfolge durch konsequente
Nutzung der Chance zur Verbesserung
4. des Zusammenhang zwischen Prozessreifegrad
und Kundenwahrnehmung
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
2
1
Gilgen Logistics AG – Immer in Bewegung
Wir sind..
• ein bedeutender, internationaler Hersteller von
Logistik-Gesamtsystemen
• in den Marktsegmenten: Library-, Postal-, Hospital- und Food &
Consumer Goods Intralogistics
Wir realisieren...
• schlüsselfertige Anlagen aus einer Hand
• mit Gilgen eigenen Hardund Softwarekomponenten
Wir unterstützen...
• unsere Kunden mit
einem schnellen und
kompetenten Kundendienst
3
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
Gilgen Logistics AG – Immer in Bewegung
Verbesserung als ständige
Aufgabe ist ein Teil unseres
Leitbild, denn
Stillstand ist Rückschritt
4
GILGEN LOGISTICS AG, 30.09.2012
2
Ziele der internen Audits
Überprüft:
Verbesserungs- und Weiterentwicklungsprozess
Erfüllung der Vorgaben des Managementsystems
ISO 9001 Norm
Unterstützung:
Konstruktive Diskussionen fördert den KVP
Durch Aussen- und prozessübergreifende Ansicht
Ermittlung:
Reifegrad des Prozesses
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
5
Vor dem Audit
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
6
3
Vor dem Audit - Auditplanung
Managementprozesse
– alle 2 Jahre
Kernprozesse
– Jährlich
Unterstützungsprozesse
– alle 2 Jahre
Sicherheitsrundgänge
- 2x pro Jahr und Standort
Zeitraum der Planung
4. Quartal des Vorjahres
7
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
Vor dem Audit - Auditplanung
Mit dem Termin an Auditteilnehmer
versenden
Prozess / Wer / Wann / Wo
Audit-Hauptthemen
- Schwerpunkte
- Ziele
- Potentiale aus letztem Audit
- Ermittlung Prozessreifegrad
- ……
Gültiger Prozessreifegrad aus dem
letzten Audit
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
8
4
Vor dem Audit - Gilgen Audit-Methodik
Audit-Methodik - 2 Standbeine
Aktuelles
Jahresziele
Managementsystem (Prozess)
IKS Risiko Katalog
ISO 9001
Maschinenrichtlinie
Kundenwahrnehmung
Vorjahres-Auditbericht (Potentiale)
Chancen zur Verbesserung
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
9
Vor dem Audit - Prozessreifegrad
Gründe
für eine einheitliche und systematische Bewertung:
Differenzierte und quantifizierte Beurteilung
Überprüfbare Zielsetzungen
Veränderungen / Trends werden erkannt
Der Reifegrad der Prozesse können gegen
übergestellt werden (Benchmark)
Benchmark verschiedener Prozesse erzeugt
Auftrieb für den KVP
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
10
5
Vor dem Audit - Prozessreifegrad
Ansatz:
Bei jedem internen Audit werden zusätzlich zum
Fragekatalog vier Punkte nach einer definierten
und standardisierten Reifengrad-Matrix benotet.
Die Bewertung ist zwischen 1 – 10
Der Mittelwert der vier Bewertungspunkte ergibt
den Prozessreifegrad
Je höher der Mittelwert, desto höher der Reifegrad
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
11
Vor dem Audit - Prozessreifegrad
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
12
6
Vor dem Audit - Prozessreifegrad
MC =
Verpflichtung der Leitung
Politik, Ziele, Vorgaben, Reviews,
Berichte, Kommunikation
ISO 9001, Prozesse, Methodik
SA =
Systemansatz
Prozesseinhaltung, Schulungen
KVP
D=
Prozessumsetzung
Kennzahlen, Resultate,
Aufzeigen von Trends
Kundenwahrnehmung
R=
Resultate
13
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
Vor dem Audit – Prozessreifegrad
CL
Audit Planung - CL - Bericht
Bericht zu internen Audit Nr.
2012-02
Nr. Them a / Frage / Norm be zug
Ja
N/A
T e il N e in G a p
Dok. Nr.
CL-001
Seite
Druckdatum 23.08.2012
CzV Nr.
F101602
Erläute runge n
10
Proze ss e insatz (D) Ve rständnis de r M A
Wird der Prozess von den Mitarbeiter
verstanden und w issen sie w er die internen
Kunden sind?
X
Der Prozess w ird von den Mitarbeiter des
Bereiches Verkauf Systeme verstanden und
gelebt.
20
Sys te m ansatz (SA) / M C
Welches sind die Abteilungsziele und
geplanten Massnahmen zum erreichen des
Geschäftsziel Nr.3 "Kundenzuf riedenheit"
X
Zielsetzung 2012
Beste logistische Lösung anbieten, d.h. w ir
kommen immer in die zw eite Verhandlungsrunde man w ill Gilgen w egen der Lösung!
30
Sys te m ansatz (SA) / M C
Audit Planung - CL - Bericht
Welches sind die Abteilungsziele und
geplanten Massnahmen zum erreichen des
Geschäftsziel Nr.6 "Sortimentsgestaltung"
CL
Bericht zu internen Audit
2012-02
40
M CNr.
Kom m unik
ation
Dok. Nr.
CL-001
Zielsetzung 2012
Seite
Wir unterstützen im Team die Sortimentsgestaltung
Druckdatum 23.08.2012
CzV Nr.
CL
Dok. Nr.
40
50
60
70
80
90
100
110
120
130
140
80
SA Grob Triage / Offe r s cre ening
X
Gemäss Auditteilnehmer w erden die
Wie w ird sichergestellt, dass alle ProzessteilZiele 1den
vorgestellt.
DerOffe
Stand
der ening
20 Mitarbeiter
D Ris ik obe
w ertung im
r Scre
X
Die Erf ahrungen mit der integrierten RisikobeWelches sind die Entscheidungspunkte bei der
Entscheidungskriterien konsequent angew andt.
nehmer die Ziele und Ihren Auf trag zum
Zieler-reichung
w ird
inErfahrungen
der alle 14 Tagen
Wie sind
die
betref fend Transparw ertungen im Of ferscreening gemäss
Grobtriage. Wird die Entscheidungsmatrix
Beitrag der Zielerreichung kennen?
stattf indenen
VK Sitzung
thematisiert. in
Zusätzlich
ent und
Nachvollziehbarkeit
der RisikobeAuditteilnehmer sehr gut. Bei nicht beherrschbaren
(Grenzsumme) konsequent anw endet?
Thema
beiwden
PEG's.
ertungen.
Risiken w ird konsquent eine Anf rage abgesagt.
D M itarbe ite re inbe zug
X
Die
Mitarbeiter
sind
aktiv in den gesamten Prozess
90
D Qualität de r Offe r Scre ening
X
Die Auditteilnehmer sind zufrieden mit der Qualität
Sind die Mitarbeiter aktiv mit eingebunden bei
eingebunden.
In den
jew
eiligen
Review
s w
erden
130 SA Ris
k Re
view
ge m
. F-025
übe
rflüs s ig?
X
Hat mit der Integration einer vereinf achten
der Off er Screening. Der Wissenstand betreff end
Wie ist die Qualität der erarbeitenden Of fer
Prozesse und Verbesserungen?
LösungenSeit
und3Verbesserungen
betrefdetailiertes
fend KundenJahren w urden keine
Risk
Risikobeurteilung beim Off er Screening an
Mitbew erber im Projekt ist teilw eise am Anf ang
Screening?
lösung und
den Ablauf
desdurchgef
Verkaufsprozess
Review
(F-025)
ührt. Ist das
Bedeutung verloren. Die Vorgaben w erden aber
noch nicht vollständig bekannt.
diskutiert.
Dokument
dank
dem Off
Screening
noch zu Hilf szw ecke bei Verhandlungen
D M itarbe ite re inbe zug
X
Gemäss lw
ist man im
Verkauf
im er
Gegensatz
zum
100 M as s nahm e n aus Audit 2011-01
Es w urden innerhalb des Bereiches genaue
X
überflüssig?
verw
endet.
Im Jahr 2011 nur 2 Verbesserungsvorschläge
Kundendienst
prozessbedingte
140 SA
/ eine
D Kunde
n - AnfordeDistanz
runge nzu
X
Die Kundenforderungen
w erden gemäss lw
Es bestehen keine Vorgaben zur
Vorgaben betreff end Ablage der Dokumente im
aus dem GB V erkauf Systeme?
möglichenanalys
Verbesserungspotentiale
von Produkten.
ie ren
geprüf t und bew ertet. Bei komplexeren Projekten
Namesgebung der Dokumente im DMS DMS erarbeitet.
Was können die Gründe daf ür sein?
Wie w ird bei Analyse der Kundenf orderungen
zusätzlich mit Hilf e der Realisierung.
Auff inden dadurch schw ierig. Stand?
geprüf
ob die
Anf orderungen
realisiert
D Fe e dback s chle ife n
X
Gemäss hr
w ird t,eine
Reflektion
über denauch
Verkaufs110
D Ablage s ys te m atik im DM S
X
Sind noch Diff erenzen betref fend Namesgebung
w erden
können?
Welche Feedbackschleifen w erden
prozess nach
Abschluss
des jew eiligen VerkaufsWerden die Screenig, sow ie die Review
vorhanden. VC Nummer ist aber durchw egs
verw endet um die Prozessverbesserung zu
projekts durchgeführt. Dabei w erden die positiven
Dokumente systematisch und einheitlich im
vorhanden.
messen
und negativen
des Projekts
analysiert.
Erstellt: Punkte
05.11.2010
bm
CL-001 Audit.xls
Geändert:
DMS abgelegt? Beispiele aufzeigen lassen
SA Grob Triage / Offe r s cre e ning
X
Gemäss
Auditteilnehmer
w erden
die Letzte Überprüfung
Freigabe:
05.11.2010
bm
120 D Ris ik obe w ertung im Offe r Scre ening
X
Die Erf ahrungen mit der integrierten RisikobeWelches sind die Entscheidungspunkte bei der
Entscheidungskriterien konsequent angew andt.
w ertungen im Of ferscreening gemäss
Wie sind die Erfahrungen betref fend TransparGrobtriage. Wird die Entscheidungsmatrix
Auditteilnehmer sehr gut. Bei nicht beherrschbaren
ent und Nachvollziehbarkeit in der Risikobe(Grenzsumme) konsequent anw endet?
Risiken w ird konsquent eine Anf rage abgesagt.
w ertungen.
D Qualität de r Offe r Scre e ning
X
Die Auditteilnehmer sind zufrieden mit der Qualität
130 SA Ris k Re view ge m . F-025 übe rflüs s ig?
X
Hat mit der Integration einer vereinf achten
Wie ist die Qualität der erarbeitenden Off er
der Off er Screening. Der Wissenstand betreff end
Seit 3 Jahren w urden keine detailiertes Risk
Risikobeurteilung beim Off er Screening an
Screening?
Mitbew erber im Projekt ist teilw eise am Anf ang
Review (F-025) durchgef ührt. Ist das
Bedeutung verloren. Die Vorgaben w erden aber
noch nicht vollständig bekannt.
Dokument dank dem Off er Screening
noch zu Hilf szw ecke bei Verhandlungen
M as s nahm e n aus Audit 2011-01
X
Es w urden innerhalb des Bereiches genaue
überflüssig?
verw
endet.
140 SA
/ D Kunde n - Anforde runge n
Die
Kundenforderungen
w erden gemäss lw
X
Es bestehen keine Vorgaben zur
Vorgaben betreff end Ablage der Dokumente im
analys ie ren
geprüf t und bew ertet. Bei komplexeren Projekten
Namesgebung der Dokumente im DMS DMS erarbeitet.
Wie w ird bei Analyse der Kundenf orderungen
zusätzlich mit Hilf e der Realisierung.
Auff inden dadurch schw ierig. Stand?
geprüf t, ob die Anf orderungen auch realisiert
Sind noch Dif f erenzen betref fend Namesgebung
D Ablage s ys te m atik im DM S
w erden können? X
Werden die Screenig, sow ie die Review
vorhanden. VC Nummer ist aber durchw egs
vorhanden.
Dokumente systematisch und einheitlich im
Erstellt:
05.11.2010 bm
Geändert:
CL-001 Audit.xls
DMS abgelegt? Beispiele auf zeigen lassen
Freigabe: 05.11.2010 bm
Letzte Überprüfung
D Ris ik obe w e rtung im Offe r Scre e ning
X
Die Erfahrungen mit der integrierten RisikobeWie sind die Erf ahrungen betref f end Transparw ertungen im Of ferscreening gemäss
ent und Nachvollziehbarkeit in der RisikobeAuditteilnehmer sehr gut. Bei nicht beherrschbaren
w ertungen.
Risiken w ird konsquent eine Anf rage abgesagt.
SA Ris k Revie w ge m . F-025 übe rflüs s ig?
Seit 3 Jahren w urden keine detailiertes Risk
Review (F-025) durchgeführt. Ist das
Dokument dank dem Of fer Screening
überflüssig?
SA / D Kunde n - Anforderungen
analys ie ren
Wie w ird bei Analyse der Kundenforderungen
geprüf t, ob die Anf orderungen auch realisiert
w erden können?
Erstellt:
05.11.2010 bm
Freigabe: 05.11.2010 bm
Geändert:
Letzte Überprüf ung
X
X
(MC)
Pr o z ess Einsat z / U mset z ung
(SA)
Kein Nachweis von systematischen
Ansat z
(D)
R esult at e
(R)
Der Prozess kann definiert sein, es
aber keine Zeichen der Umset zung
Kein Nachweis von Ergebnissen oder
zu früh, um Ergebnisse zu sehen
Prozesse sind allmächlich in einigen
Schlüsselbereiche angewendet
Die Ergebnisse sind anekdotischer
Natur (unbegründete Wört er)
2
Das M anagement ist bei der
Bestimmung der Kundenbedürfnisse
beteiligt
Prozesse sind im Einsatz und
f unkt ionieren in einigen
Schlüsselbereichen
Einige Dat en werden gesammelt,
einige Analyse werden durchgeführt
3
Prozesseigner sind definiert und die M ethodisches Vorgehen für
nötigen Ressourcen sind gesprochen Prozessevaluat ion, mit definierten
Vorgehen für Prozessänderungen
1
Keine Anerkennung der
Notwendigkeit
Syst emansat z
M anagement erkennt den Bedarf und Es wird versucht die Prozessandiskutiert die Anforderungen
forderungen zu definieren
0
CL-001
30
Sys te m ansatz (SA) / M C
X
Zielsetzung 2012
Audit Planung - CL - Bericht 70 D Fe e dback schleifeSeite
n
Gemäss hr w ird eine Reflektion über den VerkaufsX
Welches sind die Abteilungsziele und
Wir unterstützen im Team die Sortimentsgestaltung
Welche Feedbackschleifen
Druckdatum w23.08.2012
erden
prozess nach Abschluss des jew eiligen Verkaufsgeplanten Massnahmen zum erreichen des
mit der Zielausrichtung auf zukünftige
verw endet um die Prozessverbesserung zu
projekts durchgeführt. Dabei w erden die positiven
Geschäftsziel Nr.6 "Sortimentsgestaltung"
Marktchancen und einem hohen Kundennutzen.
messen
und negativen Punkte des Projekts analysiert.
CzV Nr.
F101602
X
An der ersten VK Sitzung des Jahres w erden die
80
SA Grob Triage / Offe r s cre ening
X
Gemäss Auditteilnehmer w erden die
Wie w ird sichergestellt, dass alle ProzessteilZiele den Mitarbeiter vorgestellt. Der Stand der
Welches sind die Entscheidungspunkte bei der
Entscheidungskriterien konsequent angew andt.
nehmerNdie
/ A Ziele
J a Tund
e il NIhren
e in GAuf
a p trag
zumrunge n
Zieler-reichung w ird in der alle 14 Tagen
Erläute
Grobtriage. Wird die Entscheidungsmatrix
Beitrag der Zielerreichung kennen?
stattfindenen VK Sitzung thematisiert. Zusätzlich
(Grenzsumme)
konsequent
endet?
Proze ss e ins atz (D) Ve rs tändnis de r M A
X
Der Prozess
w ird von den
Mitarbeiter anw
des
Thema
bei den sind
PEG's.
50
X
Die
Mitarbeiter
aktiv in den gesamten Prozess
D M itarbeite re inbe zug
Bereiches
verstanden
und
Wird der Prozess von den Mitarbeiter
90
DVerkauf
QualitätSysteme
de r Offe
r Scre ening
X
Die Auditteilnehmer sind zufrieden mit der Qualität
eingebunden. In den jew eiligen Review s w erden
Sind die Mitarbeiter aktiv mit eingebunden bei
verstanden und w issen sie w er die internen
gelebt.
Wie ist die Qualität der erarbeitenden Of fer
der Off er Screening. Der Wissenstand betreff end
Lösungen und Verbesserungen betref fend KundenProzesse und V erbesserungen?
Kunden sind?
Screening?
Mitbew erber im Projekt ist teilw eise am Anf ang
lösung und den Ablauf des Verkaufsprozess
noch nicht vollständig bekannt.
Sys tem ansatz (SA) / M C
X
Zielsetzung 2012
diskutiert.
60
D M itarbeite re inbe zug
X
Gemäss lw ist man im Verkauf im Gegensatz zum
Beste100
logistische
Lösung
d.h.
w ir
Welches sind die A bteilungsziele und
M as s nahm
e n anbieten,
aus Audit
2011-01
Es w urden innerhalb des Bereiches genaue
X
Im Jahr 2011 nur 2 Verbesserungsvorschläge
Kundendienst eine prozessbedingte Distanz zu
geplanten Massnahmen zum erreichen des
kommen immer
in die zw
eite V
erhandlungsrunde
Es bestehen
keine
Vorgaben
zur
Vorgaben betreff end Ablage der Dokumente im
aus dem GB Verkauf Systeme?
möglichen Verbesserungspotentiale von Produkten.
Geschäf tsziel Nr.3 "Kundenzuf riedenheit"
man w ill Gilgen
w egen der
Namesgebung
derLösung!
Dokumente im DMS DMS erarbeitet.
Was können die Gründe daf ür sein?
Auff
inden dadurch schw ierig. Stand?
X
Zielsetzung
2012
Sys tem ansatz (SA) / M C
70
D Fe e dback schleife n
X
Gemäss hr w ird eine Reflektion über den VerkaufsWelches sind die A bteilungsziele und
Wir unterstützen
im s
Team
Sortimentsgestaltung
110
D Ablage
ys tedie
m atik
im DM S
X
Sind noch Diff erenzen betref fend Namesgebung
Welche Feedbackschleifen w erden
prozess nach Abschluss des jew eiligen Verkaufsmit der Zielausrichtung
auf zukünf
tige
geplanten Massnahmen zum erreichen des
Werden die Screenig,
sow
ie die Review
vorhanden. VC Nummer ist aber durchw egs
verw endet um die Prozessverbesserung zu
projekts durchgeführt. Dabei w erden die positiven
Geschäf tsziel Nr.6 "Sortimentsgestaltung"
Marktchancen
und einem
hohen Kundennutzen.
Dokumente
systematisch
und einheitlich im
vorhanden.
messen
und negativen Punkte des Projekts analysiert.
DMSVK
abgelegt?
aufzeigen
M C Kom m unik ation
X
An der ersten
SitzungBeispiele
des Jahres
w erdenlassen
die
Bericht zu internen Audit
2012-02
40
M CNr.
Kom m unik
ation
30
B ewer t ung
F101602
Nr. Them a / Frage / Norm bezug
10
V er p f l icht ung d er Leit ung
B
mit der Zielausrichtung auf zukünftige
Marktchancen und einem hohen Kundennutzen.
X
An der ersten VK Sitzung des Jahres w erden die
Ziele den Mitarbeiter vorgestellt. Der Stand der
Wie w ird sichergestellt, dass alle Prozessteil/ A Ziele
J a Tund
e il NIhren
e in GAuf
a p trag
nehmerNdie
zum
Zieler-reichung w ird in der alle 14 Tagen
Erläute
runge n
Nr. Them a / Frage / Norm be zug
Beitrag der Zielerreichung kennen?
stattfindenen VK Sitzung thematisiert. Zusätzlich
10
Proze ss e insatz (D) Ve rständnis de r M A
X
Der Prozess w ird von den Mitarbeiter desThema bei den PEG's.
50
D M itarbeite re inbe zug
X
Die Mitarbeiter sind aktiv in den gesamten Prozess
Wird der Prozess von den Mitarbeiter
Bereiches Verkauf Systeme verstanden und
Sind die Mitarbeiter aktiv mit eingebunden bei
eingebunden. In den jew eiligen Review s w erden
verstanden und w issen sie w er die internen
gelebt.
Prozesse und V erbesserungen?
Lösungen und Verbesserungen betref fend KundenKunden sind?
lösung und den Ablauf des Verkaufsprozess
20
X
Sys te m ansatz (SA) / M C
Zielsetzung 2012
diskutiert.lw ist man im Verkauf im Gegensatz zum
60
D M itarbeite re inbe zug
X
Gemäss
Welches sind die Abteilungsziele und
Beste logistische Lösung anbieten, d.h. w ir
Im Jahr 2011 nur 2 Verbesserungsvorschläge
Kundendienst eine prozessbedingte Distanz zu
geplanten Massnahmen zum erreichen des
kommen immer in die zw eite Verhandlungsrunde aus dem GB Verkauf Systeme?
möglichen Verbesserungspotentiale von Produkten.
Geschäftsziel Nr.3 "Kundenzuf riedenheit"
man w ill Gilgen w egen der Lösung!
Was können die Gründe daf ür sein?
20
Prozessreifegrad - Bew ertungsm atrix
X
Hat mit der Integration einer vereinf achten
Risikobeurteilung beim Off er Screening an
Bedeutung verloren. Die V orgaben w erden aber
noch zu Hilfszw ecke bei Verhandlungen
verw
endet. orderungen w erden gemäss lw
Die Kundenf
4
Prozesse und Verbesserungen sind
def iniert, dokumentiert und init iiert
Prozessteilnehmer im Allgemeinen
Daten zur Kundenzuf riedenheit sind
verst ehen die Prozessanf orderungen mit einigen positiven Ergebnissen
und wie der Prozess f unktioniert
und Trends auf gespürt
Prozesse sind im Einsatz und
f unkt ioniert in vielen Schlüsselbereichen
Die Daten zeigen positive Trends das
der Prozess konform zu Vorschrif ten
ist
5
Prozess Review Aktivität en sind ein Kundenbedürf nisse und - anfoderfester Bestandteil der
ungen sind gut integriert in das
Unternehmenskult ur und sind ef fektiv M anagementsystem (Syst emansatz)
Die Benut zer wissen ganz genau, wie System-Ansatz zeigt , Trends zur
Prozess f unktioniert , sind in der
Verbesserung in den meist en
Lage, Feedback zu geben und ihre
Schlüsselbereiche
Arbeit zu verbessern
6
Es werden Resourcen für zu-sät zliche Der Prozess ist beherscht und die
Prozessverbesserungen aufgewendet Integrat ion mit anderen
Anwendungen beginnt auf zut ret en
Die meisten wicht igen Bereichen
arbeiten aktiv mit ProzessVerbesserungen
7
8
Die meisten Daten zeigen sehr
posit ive Trends
M anagement auf allen Ebenen ist fest Prozess sorgt für eff ekt ive Kundenent schlossen, die Kundenbedürf nisse Feedback-M echanismen mit
und -anforderungen zu unterst ützen Hinweisen auf die Reaktionsf ähigkeit
und die Verbesserung
M echanismen sind vorhanden, um
kontinuierlich das Kunden-Feedback
zu überprüf en und ent sprechende
Verbesserungen vorzunehmen
Die Kunden sind zufrieden, es werden
alle Anforderungen erfüllt
Strategien, Systemen und M et hoden Vollst ändig integrierte Systeme
sind vorhanden, für die Verbesserung Ansat z
der derzeitigen Qualität
Prozesse sind robust und st abil in
allen wichtigen Bereichen
Im Wesent lichen alle Daten zeigen
posit ive Tendenzen
9
Ressourcen in vollem Umfang werden Voll integriert e, innovative Prozesse Der Prozess ist durchdringend und
eingesetzt werden, um dokumentiert e die syst ematisch die Bedürfnisse der konsequent in den bet rof fenen
Ziele zu unterst ützen
Kunden ant izipieren (et was erkennen, Bereichen
bevor es einget . ist) und befriedigen
Die Kunden sind sehr zufrieden,
nachhaltige Ergebnisse erf üllen oder
übert reffen immer die Anforderungen
10
M anagement steht ganz im Zeichen
Es werden Vergleiche mit anderen
St arke Verbindungen/ Verknüpfung
der Erf üllung der
Welt -Klasse-Prozesse gemacht und
zu Kunden und Lief erantenprozesse
Kundenzuf riedenheit und der Prozess die Posit ion als Branchen-Benchmark und -systeme. Konsequent e Supplyist ein Branchen-Benchmark
auf rechtzuerhalten
Chain
Gilt als der Branchen-Benchmark mit
hervorragenden Verbesserung
Trends
geprüft und bew ertet. Bei komplexeren Projekten
zusätzlich mit Hilfe der Realisierung.
CL-001 A udit.xls
Das M anagement führt Prozess
Reviews durch und ent fernt
vorhandene Blockaden
Prozess ist def iniert und Verbesserung in der Berücksicht igung
der Kundenanforderung
M
C
6
5
4
3
A
V
G
S
A
2
1
0
Empfehlungen pro Bewertungspunkt
Um einen höheren Reifegrad zu erreichen,
sind folgende Massnahmen erforderlich: …
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
R
D
Ist Rating
Zielwert Gilgen Logistics AG
14
7
Vor dem Audit - Prozessreifegrad
15
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
Vor dem Audit - Prozessreifegrad
4.5
4
3.5
3
2.5
2
1.5
1
0.5
0
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
Reifegrad
Jahresziel
Mittelwert
16
8
Vor dem Audit - Prozessreifegrad
2011
2012
M
C
M
C
6
6
5
5
4
4
3
A
V
G
S
A
2
1
3
A
V
G
1
0
R
S
A
2
0
D
R
Ist Rating
Ist Rating
Zielwert Gilgen Logistics AG
Zielwert Gilgen Logis tics AG
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
D
17
Vor dem Audit - Prozessreifegrad
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
18
9
Vor dem Audit - Prozessreifegrad
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
19
Vor dem Audit - Prozessreifegrad
2010
Methoden Benchmark
Anpassung der Audit Q-Dokumente
Testbewertungen in den laufenden internen Audits
2011
Audit Rating bei allen Schlüsselprozesse
Prozessreifegrad in den Auditberichte ausweisen
Bei 24 Prozessen den Reifegrad erstmals ermittelt
GILGEN LOGISTICS AG, 30.09.2012
20
10
Vor dem Audit - Prozessreifegrad
2012
Erneute Ermittlung der Prozessreifegrads der
Schlüsselprozesse
Aufzeigen der gemachten Verbesserungen
gegenüber 2011
Messgrösse Prozessreifegrad in der Organisation
etablieren
Interner Benchmark der Prozessreife fördern
GILGEN LOGISTICS AG, 30.09.2012
21
Während dem Audit
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
22
11
Während dem Audit – Gesprächsaufbau
Generelles
< 2h pro Prozess
Vor Ort
Einstieg / Warm up
Kurzer Smalltalk
Erklärung Ziel des Audits
Frage nach Prozesszweck
Wer ist der Kunde?
23
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
Während dem Audit – Gesprächsaufbau
Jahresziele
Herkunft (Geschäftsziele)
Kommunikation an Mitarbeiter
Stand der Umsetzung
Mitarbeitereinbezug
Bei Zielumsetzung
KVP
Feedbackschleifen
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
24
12
Während dem Audit – Gesprächsaufbau
Spezifische Prozessfragen
Entlang des Prozessflusses
Normative Fragen
Vorjahrespotentiale
Prozessüberprüfung
Kundenwahrnehmung
Kennzahlen
Trends
Massnahmen
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
25
Nach dem Audit
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
26
13
Nach dem Audit – Berichterstattung
Schritte nach einem Audit
1
2
3
4
• Auditbericht erstellen
• Ermittlung Reifegrad
• 2.Termin mit Prozesseigner
• Audit als Chance nutzen
27
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
Nach dem Audit – Berichterstattung
Ausgangslage
Gesamteindruck
Generelle Verbesserungspotentiale
Prozessreifegrad mit Empfehlungen
Kommentierter Fragekatalog
Vereinbarte Massnahmen
Gilgen Logistics AG, 30.09.2012
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Nach dem Audit – Berichterstattung
2. Termin mit Prozesseigner
Zeitdauer 10-15min
Erreichter Reifegrad des Prozess
aufzeigen
Umsetzung der Potentiale
vereinbaren
Vorteile:
Höhere Akzeptanz
Prozesseigner ins Boot geholt
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Nach dem Audit – Chance zur Verbesserung
Fehlermeldungen
Änderungswesen
Q-Modul im ERP
Navision
Verbesserungsvorschläge
Audit - Potentiale
Sicherheitsrundgänge
Negative Kundenwahrnehmung
Ein Prozess / Tool für alle Arten
von Verbesserungschancen
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Nach dem Audit – Interner Benchmark
Monatliche Q-Sitzung
mit Geschäftsleitung
QM Quartalsbericht
Management Review
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Audit 2013 – Weitere Entwicklung
Nächste Schritte
1. Zielsetzung des Prozessreifegrad im Jahr 2013
auf Ø 5 erhöhen
2. Resultate der internen und externen
Kundenwahrnehmung noch mehr integrieren
3. Intensität und Fragenkatalog der internen Audits
abhängig vom Prozessreifegrad
4. Anstreben eines externen Benchmark
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Interne Audits – Eine Erfolgsgeschichte?
Fazit
1. Starkes Commitment von der Unternehmensleitung und Prozesseigner unabdingbar für den
Erfolg
2. Verbesserung des Reifengrads in der Mehrheit
der Prozesse
3. Hoher Reifegrad in den Prozessen
= höhere externe Kundenzufriedenheit
4. Prozesskennzahlen zur Messung der Effektivität
und Effizienz ist ein schwieriges Pflaster
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Schluss / Fragen
Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit
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Bildung
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