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Bc. Marcela Skalníková Handelskorrespondenz – Wie kann man

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Masaryk-Universität
Philosophische Fakultät
Institut für Germanistik, Nordistik und Nederlandistik
Unterricht der deutschen Sprache für Mittelschulen
Bc. Marcela Skalníková
Handelskorrespondenz – Wie kann man einen offiziellen Brief
schreiben. Vergleichende Analyse von Geschäftsbriefen
in deutsch – tschechischen Firmen.
Diplomarbeit
Betreuerin: doc. PhDr. Jiřina Malá, CSc.
Hiermit erkläre ich, dass ich die vorliegende Diplomarbeit selbstständig
ausgearbeitet habe und dass ich nur die angeführte Literatur verwendet habe.
............................................
Am 27. 6. 2014 in Brünn
2
Danksagung
An dieser Stelle möchte ich mich bei Frau doc. PhDr. Jiřina Malá, CSc. für ihre wertvollen
Ratschläge und ihre Zeit herzlich bedanken. Weiter danke ich Herrn Ing. Robert Chaloupka
und der Firma Niob, s.r.o. für Gewährung der Materialien.
3
INHALT
Einleitung ................................................................................................................................... 7
1
2
Schriftliche Kommunikation unter der stilistischen Sicht ................................................. 8
1.1
Abgrenzung der Fachsprache.................................................................................................. 9
1.2
Schwerpunkte der Fachsprachen im 20. Jahrhundert .......................................................... 12
1.3
Fachsprachengliederung ...................................................................................................... 13
1.3.1
Horizontale Gliederung ................................................................................................ 13
1.3.2
Die vertikale Gliederung .............................................................................................. 14
1.4
Fachtext ................................................................................................................................ 16
1.5
Fachsprache der Wirtschaft ................................................................................................. 18
1.5.1
Definition der Wirtschaftssprache ................................................................................ 19
1.5.2
Gliederung der deutschen Wirtschaftssprache ............................................................. 19
Geschäftsbrief als eines von Mitteln für die Kommunikation .......................................... 24
2.1
Der Begriff Kommunikation ................................................................................................ 24
2.2
Der Brief ............................................................................................................................... 26
2.3
Sprechen versus Schreiben .................................................................................................... 29
2.4
Kommunikation im Bereich des Betriebes ............................................................................. 31
2.5
Definition der Textsorte und Textsorte Brief ......................................................................... 34
2.5.1
Textsorte Brief ............................................................................................................... 36
2.6
Gebrauchstextsorten .............................................................................................................. 37
2.7
Charakteristische Textsorten für den Geschäftsbereich ........................................................ 39
3
Geschäftsbrief nach der syntaktischen und lexikalischen Sicht ...................................... 41
3.1
Formalseite des Geschäftsbriefes .......................................................................................... 41
3.2
Entwicklung und aktuelle Tendenzen des Briefstils ............................................................... 42
3.2.1
Vereinfachung der Formulierung .................................................................................. 46
3.2.2
Floskeln, Füll- und Papierwörter ................................................................................... 47
3.2.3
Fremdwörter .................................................................................................................. 48
4
3.2.4
Nominalstil ................................................................................................................... 49
3.2.5
Passiv ............................................................................................................................. 50
3. 3
4
Die Phraseologismen/ Kollokationen .................................................................................... 51
Die äußere Struktur des Geschäftsbriefes ......................................................................... 55
4.1
5
Bestandteile des Geschäftsbriefes ........................................................................................ 55
4.1.1
Der Briefkopf ................................................................................................................ 59
4.1.2
Das Anschriftenfeld ( Die Adresse des Empfängers) .................................................... 60
4.1.3
Die Datumsangabe ....................................................................................................... 62
4.1.4
Die Bezugszeichen ....................................................................................................... 63
4.1.5
Der Betreffzeile ............................................................................................................ 63
4.1.6
Die Anrede .................................................................................................................... 63
4.1.7
Der Textbereich ............................................................................................................ 65
4.1.8
Briefschluss .................................................................................................................. 65
4.1.9
Unterschrift ................................................................................................................... 65
4.1.10
Die Anlagen .................................................................................................................. 66
Die Briefsorten in der Geschäftskommunikation ............................................................. 68
5.2
Die Anfrage .......................................................................................................................... 68
5.3
Das Angebot .......................................................................................................................... 72
5.4
Die Bestellung ....................................................................................................................... 73
5.5
Die Versandanzeige ............................................................................................................. 75
5.6
Die Mahnung ......................................................................................................................... 76
5.7
Die Reklamation .................................................................................................................... 78
6
E-Mail als ein Kommunikationsmittel ............................................................................. 80
6.1
Struktur des E-Mails ............................................................................................................. 81
Zusammenfassung .................................................................................................................... 83
Resumé ..................................................................................................................................... 85
Literaturverzeichnis .................................................................................................................. 86
Monographie ..................................................................................................................................... 86
5
Internetquelle .................................................................................................................................... 87
6
Einleitung
Den Brief schreibt man für verschiedene Gelegenheiten. Es gibt ihn in verschiedenen
Arten. Er kann z.B. offiziell und inoffiziell, privat oder geschäftlich sein. In meiner
Diplomarbeit konzentriere ich mich speziell auf die Handelskorrespondenz, konkret auf den
Geschäftsbrief. Das Thema „ Handelskorrespondenz – Wie kann man einen offiziellen Brief
schreiben. Vergleichende Analyse von Geschäftsbriefen in deutsch – tschechischen Firmen“
habe ich mir für Aktualität in der heutigen Geschäftswelt ausgewählt. Ein gut geschriebener
Brief ist der Grundstein für glatte Kommunikation zwischen Geschäftspartnern. Die Tatsache,
wie dieser Brief geschrieben wird, kann vielleicht auch etwas von den konkreten Menschen
bezeugen. Ich versuche hier, sachliche Ratschläge mit vielen Beispielen zu diesem Thema zu
geben.
Diese Diplomarbeit konnte auch als Leitfaden dienen. Wie kann man einen Brief
schnell, effektiv und nach den Forderungen heutiger Zeit schreiben? In dem praktischen Teil
versuche ich auch festzustellen, welche Unterschiede es zwischen dem Schreiben bei
deutschen und tschechischen Firmen gibt. In heutiger chaotischer Zeit meine ich, dass die
Briefe kurz und klar an beiden Seiten schreiben werden. Es gibt Bücher, die nur Ratschläge
aus der Marketingsicht bieten –welche Tricks kann man im Brief nutzen, um erfolgreiches
Feedback beim Kunden zu erreichen und auch was beim Schreiben zu vermeiden ist – die
Tatsachen, die auf Kunden negativ wirken oder sie nicht interessieren.
Diese Arbeit widmet die Aufmerksamkeit auch der E-Mail. Wir werden in konkretem
Kapitel über E–Mail sprechen. E–Mail bildet für die heutige stressige Zeit eine
Selbstverständlichkeit für die Kommunikation in Firmen und sehr oft nutzt man diese
Variante für die geschäftlichen Aktivitäten. Es geht um eine spezifische Form und diesem
Thema widmen sich viele Publikationen.
Die Geschäftskorrespondenz gehört aus stilistischer Sicht zu einer speziellen Art.
Eines von den Zielen ist auch, die Korrespondenz von einem bestimmten Gesichtspunkt aus
zu untersuchen, und zwar: aus der pragmatischen, syntaktischen und lexikalischen. Über
Grundarten der Geschäftsbriefe werde ich im theoretischen Teil sprechen, wie sie die
Publikationen und Bücher präsentieren, und dann im praktischen Teil nutze ich Beispiele aus
der Praxis. Zum Schluss präsentiere ich Verschiedenheiten von Briefen in der Theorie und
Praxis.
7
1
Schriftliche Kommunikation unter der stilistischen Sicht
Die Stilistik ist eine selbständige linguistische Teildisziplin und der Stil eine
komplizierte Kategorie. Das Wort Stil kann im Alltag verschiedene Formen haben – sei es
unser Lebensstil, Modestil oder Sportstil. Das Wort Jugendstil nutzen wir z.B. in der
Architektur – es geht um die Charakteristik (den Stil) einer konkreten Epoche.1 Und auch der
Brief gehört zu einem entsprechenden Stil. Jetzt zum Stil der Fachsprache. Wann entstand
überhaupt dieser Stil?
Wir müssen tief in die Geschichte gehen. Die älteste auf Deutsch geschriebene
fachliche Schrift ist die von Notkers des Deutschen – von einem Mönch, der im Kloster tätig
war und Bücher mit geistlicher Thematik übersetzte. In jener Zeit spricht man über die
Entstehung einer neuen Wissenschaftssprache. Wir müssen aber noch einen Bahnbrecher
erwähnen – Karl den Großen im 8. Jahrhundert (den König des Fränkischen Reiches sowie
den römischen Kaiser) und seine Karolingische Renaissance. Dieser Mann war sehr gebildet
und das Reich ist unter seinem Herrschen aufgeblüht. Vielleicht vom 10. bis 14. Jahrhundert
war die Fachliteratur in lateinischer Sprache geschrieben. Vom 15. Jahrhundert erschienen
zahlreiche Schriften z. B. aus dem Bereich Medizin, Geometrie, Alchemie und Bauwesen.
Damals wurde auch der Buchdruck zum ersten Mal genutzt. Im 16. und 17. Jahrhundert
bemühten sich die Leute um schriftliche Kommunikationsformen. Es wurden auch Bücher
über Medizin und Wörterbücher herausgegeben. Neben Latein nutzt man auch Deutsch und
schreibt auf Deutsch. Im 18. und 19. Jahrhundert hatte den Einfluss auf die Gesellschaft die
sog.
Industrielle
Revolution
– logisch war
es
nötig,
eine
Fachsprache
und
Fachkommunikation zu nutzen.
Bevor ich mich der Fachsprachendefinition widmen werde, will ich für bessere
Orientierung die Kommunikationsbereiche der Stilistik nennen:
 KB Alltagsverkehr
 KB Fachkommunikation – Teilgebiete: Verwaltung, Wirtschaft und Justiz
 KB des offiziellen Verkehrs
 KB der Massenmedien
 KB der Belletristik
1
http://www.phil.muni.cz/stylistika/studie/stilistik.pdf: Zugriff am 10.12. 2013
8
Warum werden diese Kommunikationsbereiche erwähnt? In diesen fünf Gruppen
befinden sich alle Texte. Es gibt nicht nur schriftliche (E-Mail, SMS, Brief) sondern auch
mündliche Situationen (Dialog zwischen zwei Partnern, Telefongespräche). Das ist doch
nicht alles. Diese Arbeit beschäftigt sich mit der Handelskorrespondenz, also am
wichtigsten ist die Position des Geschäftsbriefes in diesem System. Uns interessiert der
Bereich Fachkommunikation. Er enthält noch Teilgebiete – Verwaltung, Wirtschaft und
Justiz. Und diese Teilgebiete haben auch ihre Textsorten. Im Fall der Verwaltung gibt es
z.B. offizielle Briefe. Die Geschäftsbriefe und ihre Arten befinden sich im Teilgebiet
Wirtschaft unter der Textsorte Handelskorrespondenz. Außer dieser Textsorten gehört
dazu noch eine als berufliche Tätigkeit genannte – hier gibt es zum Beispiel Lebenslauf,
Kündigung oder Arbeitszeugnis. Die Funktion dieser Teilgebiete ist die Vermittlung von
Informationen aus der Wissenschaft, Forschung, Technik und auch aus verschiedenen
Fachbereichen – Ökonomie, Bankwesen, usw.).
1.1
Abgrenzung der Fachsprache
Wie kann man die Fachsprache definieren? Sowohl für Stilistik, als auch für
Fachsprache gibt es viele Definitionen. Die bekannteste und kurze Definition von Hoffmann,
die ausführliche von Beier, oder die Definition aus dem Lexikon von Bußmann:
„ Fachsprache – das ist die Gesamtheit aller sprachlichen Mittel, die in einem fachlich
begrenzbaren Kommunikationsbereich verwendet werden, um die Verständigung zwischen
den in diesem Bereich tätigen Menschen zu gewährleisten“ (vgl.HOFFMANN, 1984, S.53).
Dieser Autor spricht sehr allgemein über die Fachsprache. Die Wendung Fachsprache
als Gesamtheit aller sprachlichen Mittel kann umfassend begriffen werden. Die Fachsprache
ist in diesem Fall nicht nur über Termini und Terminologien, die dazu gehören, sondern auch
über alle sprachlichen Mittel - linguistische und lexikalische Elemente, morphologische und
phonetische Mittel. Und wenn wir schon über alle sprachlichen Mittel sprechen, teilt sie
Hoffmann in drei Gruppen2:
 sprachliche Mittel, die in allen Subsprachen auftreten
2
HOFFMANN, L.: Kommunikationsmittel Fachsprache. Berlin: Akademie-Verlag, 1984, S. 53
9
 sprachliche Mittel, die in allen Fachsprachen auftreten
 sprachliche Mittel, die nur in einer Fachsprache auftreten
„Fachsprache – Mittel einer optimalen Verständigung über ein Fachgebiet unter Fachleuten.
Sie ist gekennzeichnet durch einen spezifischen Fachwortschatz und spezielle Normen für die
Auswahl, Verwendung und Frequenz gemeinsprachlicher lexikalischer und grammatischer
Mittel, sie existiert nicht als selbständige Erscheinungsform der Sprache, sondern wird in
Fachtexten aktualisiert, die außen der fachsprachlichen Schicht immer gemeinsprachliche
Elemente enthalten“ (vgl. SCHMIDT, 1969, S.17).
Schmidt löst diese Problematik tiefer. Spezielle Normen, lexikalische und
grammatische Mittel usw. Genauso Beier:
„Fachsprache wird von fachlich kompetenten Schreibern bzw. Sprechern gebraucht, um sich
mit anderen Fachleuten derselben, mit Vertretern anderer Disziplinen oder Laien mit
bestimmten Zielen über fachliche Sachverhalte zu verständigen. Sie umfasst die Gesamtheit
der dabei verwendeten sprachlichen Mittel und weist Charakteristika auf allen bisher von der
Linguistik aus methodischen Gründen unterschiedenen innersprachlichen Ebenen auf, von
denen die lexikalische, morphologische und syntaktische am besten erforscht ist“ (vgl.
BEIER, 1980, S.13).
Das Lexikon der Sprachwissenschaft von Bußmann definiert die Fachsprache so:
„Sprachliche Varietät mit der Funktion einer präzisen, effektiven Kommunikation über meist
berufsspezifische Sachbereiche und Tätigkeitsfelder“(vgl. BUßMANN, 2002, S.211).
An diesen Beispielen kann man sehen, dass es keine universale Fachsprachedefinition
gibt. Es ist seltsam, weil
sich viele Bücher und viele Linguisten mit diesem Thema
beschäftigen. Im Grunde haben alle diesen Definitionen etwas Gemeinsames und sie drücken
den Kern der Sache aus. Das Problem der uneinheitlichen Definition besteht vielleicht darin,
dass wir die Frage der Abgrenzung von der Fachsprache und Gemeinsprachen lösen müssen.
Diese zwei Arten decken sich sehr häufig übereinander. In unserem Alltag geraten wir auch
in den Sachverhalt, wenn wir die Fachsprache brauchen oder sie sogar nutzen (z.B. der
Lehrer an der Universität). Umso mehr, wenn er die Fächer mit vielen Fachtermini
10
unterrichtet. Sehr wichtig ist, dass Fachsprache nicht nur den Fachleuten zur Verfügung steht,
sondern auch den Laien. Die Zeit ist sehr fortschrittlich und wir müssen uns anpassen. Noch
ein paar Worte zur Abgrenzung von Fachsprache und Gemeinsprache. Worin sehen die
Linguisten das Problem? Nach Fluck (vgl.1996, S.161) ist das Problem bei gleicher
Definition von Allgemeinsprache – sie ist schwer fassbar. Nach Hoffmann (vgl.1984, S.158)
besteht das Problem darin, dass dieser Begriff Allgemeinsprache auch andere Bezeichnungen
enthaltet – wie Nationalsprache, Volkssprache, Standardsprache usw., und die Begriffe
Fachwortschatz oder Terminologie haben lange Zeit als Synonym für Fachsprache gegolten.
Die fachsprachlichen Einflüsse der Technik und Wissenschaft spiegeln sich im
Wortschatz wider. Die Fachsprache hat einen Einfluss auf die Standardsprache – z.B. durch
die populärwissenschaftlichen Texte. In der Literatur können wir auch solche Meinungen
finden, dass die Fachsprachen auf die Standardsprachen angewiesen seien. Nach einigen
Autoren können die Fachsprachen ohne die natürlichen Sprachen3 nicht bestehen. Speziell die
Fachsprache der Wirtschaft hat ein breiteres Spektrum an Sprachverwendungen als andere
Fachsprachen.4
3
Natürliche Sprachen sind von Menschen gesprochene, oder geschriebene Sprachen, deren Struktur und Regeln
sich durch ihre Verwendung über eine lange Zeit entwickeln haben und die sich durch den Gebrauch ändern
können.
4
ŠILHÁNOVÁ, R.:Lexikalischen und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief,.Zlín 2011, S.12
11
1.2
Schwerpunkte der Fachsprachen im 20. Jahrhundert
Nach Roelcke (vgl.1999, S.188) wurden in der Mitte des 20. Jahrhunderts Schwerpunkte
in der Forschung der Fachsprachenlinguistik entdeckt:
1. Die Bestimmung und Gliederung von Fachsprachen
 Die Abgrenzung zwischen Fach- und Gemeinsprache
 Die Unterscheidung von Fachsprachen der verschiedenen Fächer, oder in einem
einzelnen Bereich
2. Die lexikalische Fachsprachensemantik
 Definitionslehre
 Fachworteigenschaften
 Fachwortschätze
3. Die Fachsprachengrammatik
 Wortbildung
 Bau und Länge fachsprachlicher Sätze
4. Die Fachtextlinguistik
 Inhaltliche Gliederung von Fachtexten
 Textualitätsmerkmale
 Fachtextsorten
5. Die fachsprachliche Pragmatik und Kommunikationswissenschaft
12
1.3
Fachsprachengliederung
Es gibt viele Fachgebiete und auch viele Fachsprachen. Als Fachgebiete meinen wir
zum Beispiel Wirtschaft, und diese gliedert sich noch in Teilbereiche (Bankwesen,
Betriebswirtschaft usw.). Aus diesem Grund teilen sich auch die Fachsprachen. Hier wird die
Grundgliederung kurz erklärt.
1.3.1
Horizontale Gliederung
Es ist nicht möglich, eine konkrete Anzahl der Fachsprachen anzugeben. Fluck gibt
cca 300 Fachsprachen an. Ständig neue Wissenschaftsgebiete entstehen und umgekehrt –
viele sind veraltet und verschwinden aus der Fachsprachenliste. 5 Die horizontale Gliederung
beschreibt die Einteilung der Fachsprachen nach verschiedenen Bereichen – z.B. Ökonomie,
Chemie, Medizin. Und wie hier schon wurde gesagt, für Fachsprache gibt es viele
Definitionen – gleiches gilt auch für horizontale Gliederung. Jeder Autor hat seine Sicht auf
diese Problematik. Šilhánová (vgl.2011, S.15) führt an:
 wissenschaftliche Fachsprachen - die dem Erkenntnisgewinn und Bildung von
Theorien dienen
 technische Fachsprachen – z.B. Handwerkerfachsprache
 Sprache
der
Institutionen
–
z.B.
Sprachverwendung
im
Bereich
des
Dienstleistungssektors, der Verwaltung usw.
Wenn wir über die Fachkommunikation und besonders über den Geschäftsbrief
sprechen, ergibt sich die folgende Gliederung:
 Fachinterne Kommunikation – Kommunikation zwischen Fachleuten ( beide sind an
gleicher Stelle: Bankfachmann – Bankfachmann)
 Fachexterne Kommunikation – Kommunikation zwischen einem Fachmann und einem
Laien ( Arzt – Patient, Lehrer – Student)
 Interfachliche Kommunikation – Die Kommunikationspartner gehören jeder zu
anderem Beruf ( Koch – Kellnerin, Buchhalterin – Arbeiter)
5
FLUCK, H. R.: Fachssprachen, Einführung und Biographie. Tübingen: 1996, S. 16
13
Hoffmann (vgl.1984, S.58) definiert diese Gliederung als offene Reihe, in der die
untersuchten Subsprachen nebeneinander stehen und diese Subsprachen näher oder weiter zu
anderen Subsprachen stehen.
1.3.2
Die vertikale Gliederung
Die vertikale Gliederung betrifft die Abstraktionsebenen innerhalb eines einzelnen
Faches. Mit dieser Gliederung beschäftigen sich Ischreyt und Hoffmann. Ischreyt (vgl. 1965,
S.38) führt drei fachliche und sprachliche Abstraktionsebenen an:
1. Wissenschaftssprache (Theoriesprache)
 Sprache der Spezialisten und Forscher
 in der Schriftform realisiert
 höherer Abstraktionsgrad
Textsorten: Anleitungen, Gesetze, Berichte, offizielle Geschäftsbriefe
2. Fachliche Umgangssprache
 schriftliche und vor allem mündliche Kommunikation der Spezialisten
 der mittlere Abstraktionsgrad
Textsorten: interne Geschäftsbriefe, interne Berichte
3. Werkstattsprache
 schriftliche und mündliche Kommunikation in der Produktion, Verwaltung und
im Verkauf
 niedriger Abstraktionsgrad
Textsorten: aus dem Bereich der populärwissenschaftlichen Texte
Das bekannteste Modell kommt von Hoffmann. Er beschreibt die vertikale
Schichtung eher als „zunehmende Präzisierung (…), die die Sprache in der
fachlichen Kommunikation erfährt, je weiter diese im Zusammenhang mit ihrer
ständigen Vervollkommnung als Erkenntnis- und Kommunikationsinstrument vom
Konkreten zum Abstrakten, vom Besonderen zum Allgemein, von der Erscheinung
zum Wesen vordringt“ (vgl. HOFFMANN, 1984, S.64).
14
Bei diesem Modell (die vertikale Gliederung) berücksichtigt Hoffmann diese Kriterien6:
 die Abstraktionsstufe
 die äußere Sprachform
 das Milieu
 die Teilnehmer an der Kommunikation
Hoffmann benennt die einzelnen Schichten der Fachsprachen als7:
 Sprache der theoretischen Grundlagenwissenschaften
 Sprache der experimentellen Wissenschaften
 Sprache der angewandten Wissenschaften und der Technik
 Sprache der materiellen Produktion
 Sprache des Konsums
1. Wissenschaftler ↔ Wissenschaftler
2. Wissenschaftler (Techniker) ↔ Wissenschaftler (Techniker) ↔ wissenschaftlich –
technische Hilfskräfte
3. Wissenschaftler (Techniker) ↔ wissenschaftliche und technische Leiter der materiellen
Produktion
4. wissenschaftliche und technische Leiter der materiellen Produktion ↔ Meister ↔
Facharbeiter (Angestellte)
5. Vertreter der materiellen Produktion ↔ Vertreter des Handels ↔ Konsumenten ↔
Konsumenten
Bei diesen Schichten kommen wir von der allgemeinen Gliederung (Punkt 1) zu einer
genaueren Gliederung (Punkt 5).
6
HOFFMANN, L.: Kommunikationsmittel Fachsprachen. Berlin: Akademie-Verlag, 1984, S. 65-66
7
HOFFMANN, L.: Kommunikationsmittel Fachsprachen. Berlin: Akademie-Verlag, 1984, S. 70
15
1.4
Fachtext
Der Fachtext fassen die Experten als kommunikative Grundeinheit auf. Einerseits geht
es um ein Zusammenspiel von Texteigenschaften und andererseits von Faktoren, die die
kommunikative Situation beeinflussen.
Durch den Fachtext prägt sich die Fachsprache. Lothar Hoffmann definiert den
Fachtext als:
„Instrument und Resultat der im Zusammenhang mit einer speziellen
gesellschaftlichproduktiven Tätigkeit ausgeübten sprachlich - kommunikativen
Tätigkeit; er besteht aus einer endlichen, geordneten Menge logisch, semantisch
und syntaktisch kohärenter Sätze (Texteme) oder satzwertiger Einheiten, die als
komplexe sprachliche Zeichen komplexen Proposition im Bewusstsein des
Menschen und komplexen Sachverhalten in der objektiven Realität
entsprechen.“ (vgl. HOFFMANN, 1984, S.233)
Ein Fachtext ist auch durch Textkohäsion, Textkohärenz, Situationalität,
Intentionalität, Intertextualität, Akzeptabilität und Informativität geprägt. Beim
Erscheinen im Jahr 1988 hat er geschrieben, dass ein Fachtext die strukturell –
funktionale Einheit (Ganzheit) bildet. Und was besagt dieser Begriff strukturell –
funktional? Die strukturelle Einheit bezieht sich auf grammatische Kategorien,
lexikalische Klassen oder syntaktische Konstruktionen. Die funktionalen Einheiten
sind z. B. Stellung der Textverwender zum Fach, Kommunikationssituation
(Fachgebiet, Spezialgebiet). Fachtexte entstehen durch ein Zusammensetzen und
Zusammenspiel all dieser Merkmale und Faktoren, die immer fachspezifisch sind.
 Textkohäsion - wie die Sätze im Text durch grammatische Formen
verknüpft sind ( z.B. Pronominalisierung – Petr……er)
 Textkohärenz – semantische Relationen – Tiefstruktur lexikalischsemantischer Mittel (z.B. Synonymie: ein Mann – ein Kerl)
 Situationalität – Die Situation des Textproduzenten unterscheidet sich
auch in Abhängigkeit von der Situation des Textrezipienten. Äußere
Einflüsse können die Kommunikation beeinflussen.
16
 Intentionalität – Es handelt sich um Absicht des Textproduzenten
 Intertextualität
–
Beziehungen
zwischen
einzelnen
Texten,
Beziehungen zwischen Textsorten (z.B. Belletristik – Roman –
Bezüge auf Gedichte, Briefe)
 Akzeptabilität – Annehmbarkeit des Textes für Textrezipienten, er
muss fähig sein, den Text zu verstehen
 Informativität – Verständlichkeit, eine neue Nachricht im Text
17
1.5
Fachsprache der Wirtschaft
Diese Fachsprachenart kann man als die Gesamtheit der sprachlichen Mittel
definieren, die für Kommunikationsbereich Wirtschaft typisch ist. Die Wirtschaft
selbst ist ein sehr umfassender Begriff und ihr Inhalt ist meistens schwer vorstellbar.
Manche Definitionen können für die Laien kompliziert oder unverständlich sein.
Šilhánová 8 zitiert zwei Definitionen für diesen Begriff – die Hauptgedanken
sind eine planvolle materielle Sicherung für menschliches Leben der ganzen
Gemeinschaft und Wirtschaft als Gesamtheit von wichtigen Subjekten (Hersteller,
Käufer, Verkäufer), die mit ihren Tätigkeiten die Bedürfnisse nach Gütern und
Dienstleistungen zu befriedigen haben. Also alle Menschen beteiligen sich am ganzen
Prozess der Wirtschaft. Für diesen Prozess ist die schriftliche Kommunikation sehr
wichtig. Und ihr Hauptinstrument – der Geschäftsbrief – die Tatsache der
menschlichen Beteiligung ist ein Bestandteil der Geschäftskommunikation.
Šilhánová nutzt für die Übersicht folgendes Schema:
Abb.1 : Gliederung des Bereiches Wirtschaft in Šilhánová9
8
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011. S. 13
9
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011. S. 14
18
Aus dieser Abbildung ist offenbar, dass der Bereich Wirtschaft zwei Ebenen hat, eine
theoretische und eine praktische. Zur theoretischen gehören Forschung und Lehre
(Vermittlung der wissenschaftlichen Erkenntnisse) und die theoretische umfasst alle Formen
des Unternehmens, die weiter aufgegliedert sind.
1.5.1
Definition der Wirtschaftssprache
Wirtschaftssprache oder Fachsprache Wirtschaft wird als ein ungleichartiger Begriff
verstanden und als Sammelbegriff für die einzelnen wirtschaftlichen Fachsprachen. Mit
diesen Ausdrücken bezeichnen wir alle Tätigkeiten, die etwas mit der Wirtschaft zu tun
haben. Die Autoren, die sich mit dieser Problematik beschäftigen, sind einig in der Definition
dieses Problems, so dass dieser Begriff Fachsprache Wirtschaft als eine Summe der in der
Wirtschaft benutzten Fachsprachen gilt. Verschiedene Fachdefinitionen bemühen sich, diese
diversen Fachsprachen gleichzusetzen, mit einem Komplex, bzw. Konglomerat oder einem
Sammelbegriff. Und dieser Komplex bezieht sich auf verschiedene Gebiete der Wirtschaft –
z.B. auf die Wirtschaftswissenschaften, Wirtschaftspolitik, Handel und Industrie usw. Mit
dem Aufschwung einiger Gebiete entstehen neue spezifische Fachsprachen. 10
Šilhánová spricht in ihrer Publikation über verschiedene Definitionen von
verschiedenen Autoren. Daraus folgt, dass es keine einheitliche Fachsprache der Wirtschaft
gibt. Der Begriff Wirtschaftssprache ist sehr umfangreich.
Es ist notwendig, sich in diesem Bereich zu orientieren - nicht nur für die Experten,
die hier arbeiten, sondern für uns alle. Es ist ein Bestandteil unseres Lebens. Wir sehen es im
Fernsehen, fast jeden Tag lösen wir verschiedene Probleme, und dazu brauchen wir
mindestens eine Ahnung über diese Tatsachen.
1.5.2
Gliederung der deutschen Wirtschaftssprache
Es gibt viele Arten von Wirtschaftstexten, und auch gibt es viele Typen der
Wirtschaftssprache. Hier stehen einige Klassifizierungen zur Verfügung.
10
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011, S. 18
19
Borgulya (vgl.1988, S.420) teilt die Fachsprache der Wirtschaft in drei Schichten:
 wissenschaftliche Wirtschaftssprache
 halbwissenschaftliche oder populärwissenschaftliche Schicht – es geht um
Wirtschaftsdeutsch in der Presse, Wirtschaftsfachzeitschriften – sie sind für die
Öffentlichkeit mit wenig Kenntnis und Bewusstsein, die aber Interesse an
wirtschaftlichen Themen hat
 praktisch – fachliche Schicht – es geht um Wirtschaft in den Praxis ( Führung,
Realisierung, Kontrolle und Verwaltung im Wirtschaftsbereich)
Buhlmann (vgl.1989, S.89) widmet sich der Problematik der Kommunikationssituation:
 Kommunikation von Betrieb zu Betrieb
 Kommunikation im Betrieb
 Kommunikation in der Ausbildungssituation
 Allgemeine Information: Lexikon, Zeitschrift usw.
 Aktuelle Information: Zeitung, Zeitschrift, Magazin
Eine andere Gliederung geht davon aus, dass es nötig ist, die Strukturgedanken zu
erklären und die wirtschaftliche Forschung aus dem linguistischen Gesichtspunkt zu erheben.
Aus dieser Sicht gliedert sich die Wirtschaftssprache wie folgt11:
 Schriftverkehr der Unternehmung ( der Geschäftsbrief – Stil)
 theoretisch – wissenschaftlicher Stil
 praktisch – belehrender Stil
 Sprachgebrauch der Buchhaltung ( in Wirtschaftsdokumenten)
 Sprachgebrauch im wirtschaftlichen Teil der Zeitung
11
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011, S. 20
20
Und zum Schluss die Gliederung, die viele Autoren in ihren Publikationen erwähnen – z.
B. die Einteilung von Bolten (vgl.1991, S.76). Es geht um eine Klassifizierung nach
Textsorten und Kommunikationspartnern:
1. Theoriesprache
 Textsorten: Monographien, Forschungsberichte, Lehrbücher
 Kommunikationspartner:
Wissenschaftler,
Studenten,
Unternehmensführer,
Bereichsleiter, Wirtschaftspolitiker
2. Berufssprache
 Textsorten:
Geschäftsbriefe,
Bilanzen,
Verträge,
Protokolle,
branchen-
und
fachbezogene Zeitschriften und Zeitungsartikel, inter- und innerbetriebliche
Besprechungen u.a.
 Kommunikationspartner:
die
unter
Theoriesprache
genannten
Kommunikationspartner, Vertreter des operativen Managements, Fachjournalisten,
Fachübersetzer und Dolmetscher
3. Fachbezogene Umgangssprache
 Textsorten: Geschäftsbriefe, Werbespots, Prospekte, populärwissenschaftliche Texte
zum Wirtschaftsgeschehen, Verkaufsverhandlungen usw.
 Kommunikationspartner: siehe die oben im Punkt 1. und 2. genannten, Vertreter der
Ausführungsebene in Unternehmen, Konsumenten
Aus diesem konkreten Modell von Bolten ist ersichtlich, dass die Unterschiede nicht so
markant sind, und die Grenze ist relativ fließend. Er schlägt eine horizontale und eine
vertikale Gliederung der Fachsprache Wirtschaft nach den Unternehmensbereichen vor. Die
Autoren teilen die Wirtschaftssprache meistens nur nach den Fachbereichen, Bolten jedoch
nicht. Und wie sieht ein solches Modell aus? Als Muster dient ihm ein Diagramm des
Großunternehmens:
21
Abb. 2: Organisationsmodell eines Großunternehmens in Bolten12
Die
Forschungen
orientieren
sich
entweder
auf
die
Mikroebene
der
Wirtschaftssprache, oder auf die Makroebene, wobei man auch die Wirtschaftssprache in
Beziehung zu anderen Fachsprachen untersucht. Schließlich ist es aber nicht möglich,
irgendwelches Modell als Hauptmuster für die Definition dieser Problematik zu nutzen.
Problem ist die Tatsache, dass fast jeder Autor bestimmte Gesichtspunkte von anderen bei der
Untersuchung bevorzugt. Ein anderes Problem besteht in der Verschiedenartigkeit der
Wirtschaft – deutsche Wirtschaftssprache ist sehr mannigfaltig und sie hat starke
Verbindungen mit den verwandten Wissenschaften. Obwohl manche Probleme bei der
Forschung in diesem Bereich überdauern, widmet die Sprachwissenschaft diesem Problem
eine große Aufmerksamkeit.
Šilhánová (vgl.2011, S.21) meinte, dass die Klassifizierung nach Borgulya die beste
ist – wegen ihrer Prägnanz und Wichtigkeit der Wirtschaftsbereiche. Die Auffassung ist
12
BOLTEN, J.: Fremdsprache Wirstchaftsdeutsch: Bestandsaufnahme und Perspektiven. München,1991. S.77
22
subjektiv. Sie hat sicher Recht, aber mir gefällt mehr das Modell von Bolten. Meiner Meinung
nach ist die Gliederung einfach und übersichtlich. Die Beschreibung ist sowohl nach dem
Großnternehmensmodell,
als
auch
nach
der
Textsorten-
und
Kommunikationspartnerklassifizierung (siehe oben) detailliert. Aber ich meine, dass beide
Modelle sehr genau und durchdacht sind.
23
2
Geschäftsbrief als eines von Mitteln für die Kommunikation
2.1
Der Begriff Kommunikation
Bevor wir über den Brief sprechen, ist es wichtig, ein paar Worte über die Problematik
der Kommunikation zu sagen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie wir die Information
übergeben können. Und dieser Prozess nennen wir Kommunikation. Šilhánová (vgl.2011, S.
23-24) befasst sich mit diesem Thema in ihrer Publikation und sie führt dazu ein paar
Beispiele von verschiedenen Autoren an. Aus der linguistischen Sicht wird die
Kommunikation in einem weiteren und einem engeren Sinn aufgefasst:
 Im weiteren Sinn versteht man jede Handlung als Kommunikation und im engeren
Sinne geht es nur um den sprachlichen Zeichenaustausch.
 Im weiteren Sinn spricht man über die Vermittlung von Informationen durch Zeichen
bzw. Symbole zwischen Lebewesen (Menschen oder Tieren), oder zwischen
Menschen und Maschinen. Im engeren (auch sprachwissenschaftlichen) Sinn geht es
um die Kommunikation zwischen Menschen mit Hilfe verbaler und nonverbaler Mittel
– damit meinen wir Gestik, Mimik, Körpersprache usw.
In jedem Seminar oder Studienfach, das sich mit der Kommunikation befasst, wird immer
am Anfang das Kommunikationsmodell vorgestellt. Es geht um die Grundlage jeder
mündlichen Kommunikation – egal, ob formal oder informal. Die wichtigen Elemente sind:
Sender- Kanal – Empfänger. Der Sender will etwas mitteilen. Er schickt diese Information als
kodierte
in den Kommunikationskanal. Der Empfänger holt diese Information ab und
dekodiert sie. Sehr häufig kann es zum Missverständnis kommen: Beide Seiten - Sender und
Empfänger können sich falsch ausdrücken. Oder sind auch andere Missverständnisse zur
Verfügung: Sprachbarriere, junge versus alte Generation, usw. Das Ziel ist Feedback (
Rückkopplung) zwischen den Partnern.
24
Abb.3: Schema des Kommunikationsmodells 13
Auch ist es notwendig, die Kommunikation zu klassifizieren. Für diese Klassifizierung
sind kontextuelle und strukturelle Merkmale typisch. Die kontextuellen Kriterien orientieren
sich auf die Einsetzung des Textes in eine bestimmte Kommunikationssituation und hier wird
die Auswirkung auf die Textstruktur untersucht. Die beiden Gruppen spielen aber eine
wichtige
Rolle
bei
der
Abgrenzung
der
Textsorten.
Wir
unterscheiden
diese
Kommunikationsformen14:
 Direkte Gespräche (Face to Face Kommunikation) – dialogisch, akustisch und
optisch; in räumlicher und zeitlicher Hinsicht unmittelbar; gesprochen
 Telefongespräche –
dialogisch und akustisch; in zeitlicher Hinsicht unmittelbar;
räumlich getrennt; gesprochen
 Rundfunksendungen – monologisch; akustisch; in zeitlicher Hinsicht unmittelbar bei
Live – Sendungen, bei Tonaufzeichnung zeitlich getrennt; räumlich getrennt;
gesprochen
13
http://www.werbeagentur.de/blog/dialogmarketing/kommunikation-im-marketing-mix/ Zugriff am 10.1.2014
14
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011, S. 24
25
 Fernsehsendungen - monologisch; akustisch und optisch; in zeitlicher Hinsicht
unmittelbar oder getrennt ( live oder Aufnahme); räumlich getrennt; gesprochen
 Briefe - monologisch; in zeitlicher und räumlicher Hinsicht getrennt; geschrieben
 Zeitungsartikel/ Buch - monologisch; in zeitlicher und räumlicher Hinsicht getrennt;
geschrieben
Bei der Gliederung erschienen die Begriffe monologisch, dialogisch, zeitlich und
räumlich, geschrieben und gesprochen. Nicht alle diese Begriffe sind verständlich. Unter
den Wörtern gesprochen und geschrieben verstehen wir zwei Grundformen der Sprache –
gesprochene zwischen Gesprächspartnern (die Personen sprechen) und geschriebene, d.h.
die Buchstaben in Wort- oder Satzform auf dem Papier. Monolog ist eine Form des
Gesprächs, wenn nur eine Person spricht und aktiv ist. Dialog realisiert sich zwischen
zwei oder mehreren Personen. Zeitlich und räumlich realisiert sich die Kommunikation,
wenn beide Aspekte in demselben Augenblick funktionieren – das ist typisch für ein
Telefongespräch. Aber bei der Briefkommunikation sind diese Elemente asynchron, sie
können in einem Moment zusammen nicht verlaufen.
2.2
Der Brief
Die geschriebene Sprache entstand nach der Schrifterfindung. Wir nutzen sie zum
Studium, Lesen, zur Dokumentation und als Kommunikationsmittel unter Geschäftspartnern.
Es geht um irgendeine Verständigungsform unter Menschen, Geschäftspartnern, Behörden
usw. Der Briefwechsel ist eine von den Formen, wie Informationen zu gewinnen oder zu
überweisen. Die Information können wir durch Post, Fax (heute nur selten), Handy oder EMails überweisen. Die Weise, wie die Information zu übertragen ist, wählen wir nach den
konkreten Bedingungen. Die Übergabe muss meistens schnell und effektiv verlaufen. Die
beiden, die geschriebene und auch die mündliche Sprache, haben Vor- und Nachteile. Beim
Schreiben können wir uns die Details überlegen und wir haben mehr Zeit. Bei der
Konversation Face to Face geht es sehr häufig um Spontaneität – auf manche Situationen
können wir uns nicht in voraus vorbereiten. Ein typisches Merkmal bei der Konversation ist
26
die emotive Wirkung – damit haben wir die Möglichkeit besser zu überzeugen als bei der
schriftlichen Kommunikation.
Die erste Erwähnung von Briefen stammt aus dem Jahr 500 vor Christus Die persische
Königin Atossa hat den ersten handgeschriebenen Brief geschaffen. Nach anderen
Internetquellen ist der Brief so alt wie die Handschrift selbst. Die geschriebenen Briefe
wurden schon im alten Ägypten, in China und in Mesopotamien gefunden. Diese
Informationsübergabe hat man sowohl unter den Freunden als auch in der Diplomatie oder in
der Wissenschaft genutzt. In der Briefform gibt es auch einige Passagen in der Bibel.15 Später,
im Jahr 1840 unter der Königin Viktoria´s Herrschaft, erschien der Brief, wie wir ihn
heutzutage kennen – mit einer Briefmarke16.
Ich denke, dass der „Boom“ des Schreibens im 15. Jahrhundert begann. Mit dem
Buchdruck – Erfindung sind Handel, Ökonomie und auch Ausbildung aufgeblüht. Die Könige
ließen verschiedene Vorschriften abfassen. Schon damals entstand die übliche Form der
Fachsprache und der Korrespondenz. Für lange Entfernungen dienten nur Pferde und Boten,
die die Nachrichten übergegeben haben. Damals hatten Menschen keine andere Möglichkeit.
Im zwanzigsten Jahrhundert begann die Ära von Computertechnologien, die uns das Leben
sehr vereinfacht haben.. Die Werbung schreit uns auf jeder Ecke an und wirkt auf uns
wesentlich ein – vielleicht besser als in Zeitungen. Die heutige überhastete Zeit gönnt den
Briefen nicht. Die Leute sind wie eine Schafherde, wenn es um neue Trends geht. Alle wollen
„cool“ sein, sie wollen mit der Masse zusammenschmelzen. Und schließlich – das Internet ist
sehr bequem und schnell. Warum sollten wir also noch Briefe schreiben? Wir vergessen die
Schreibschrift zumindest nicht. Oder unsere Freunde aus den fernen Ländern haben vielleicht
keine technischen Errungenschaften – die alten Briefe können auch Nostalgie auslösen. Die
„älteren“ Kommunikationsweisen sind weiterhin wichtig und wir nutzen sie immer, auch in
dieser elektronischen Zeit.
Im Internet bin ich auf einen interessanten Artikel über die Briefe gestoßen. Man
spricht hier darüber, wie es überhaupt in heutiger Zeit mit den Briefen ist, und auch etwas aus
ihrer Geschichte. Der Autor des Textes ist sehr überrascht, wenn heutige Leute z.B. zur
15
http://cs.wikipedia.org/wiki/Dopis: Zugriff am 12.1. 2014
16
http://www.miss-pepper.cz/kouzlo-rucne-psanych-dopisu: Zugriff am 12.1.2014
27
Vereinbarung des Treffens nur SMS schicken oder Handy nutzen. Hier gibt es aber auch
Menschen, die noch immer klassische Briefe schreiben und diese Tätigkeit für sie einen
Zauber hat. Für heutige Jugendliche ist es kaum glaublich, so zu arbeiten - nur der Schreiber
und das Papier. Im Bezug auf diese Situation fällt mir eine Filmszene ein. Carrie Bradshaw,
Sex and the City, liebt den Duft der alten Bücher und sie besucht die Bibliothek. Warum
dieses Beispiel? Ihr Ehemann hat sie gefragt: „Heutzutage kommt noch jemand in die
Bibliothek?“ Das ist zutreffend
für die heutige Situation mit dem Briefeschreiben und
vielleicht auch mit dem Lesen. Alles ist online im Internet, also ich brauche kein „physisches“
Buch. Meiner Meinung nach liebt die ältere Generation aber ein klassisches Buch und einen
klassischen Brief. In Bezug auf heutige Situation ist der Geschäftsbrief noch immer im Kurs.
Er gilt als ein Grund für den Handel und als Beweismittel bei der Verwirklichung des
Geschäfts.
28
2.3
Sprechen versus Schreiben
Duden (vgl.2008, S.15) gibt in der Einleitung die Redewendung an: „Reden ist Silber,
Schweigen ist Gold“. Bedeutet es, dass wir die Zunge in Zaum halten sollen? Das sicher
nicht, aber ab und zu ist es notwendig. Schreiben soll schwierig sein. Als Beispiel nutzt
Duden die Menschen, die sehr gut und gern verschiedene Geschichten erzählen, aber lieber
zehnmal anrufen, anstatt eine einzige Weihnachtskarte zu schreiben. Worin liegt der
Unterschied? Es ist einfach – den Brief schreibt nur eine Person. Beim Sprechen sind
mindestens zwei Personen anwesend, wobei verschiedene Reaktionen entstehen – der eine
spricht, der andere hört. Der eine kann zustimmen, der andere kann widersprechen usw. Beim
Sprechen ist aber auf den ersten Blick klar, ob der Partner versteht und wie er die Information
aufnimmt. Welche Miene oder Reaktionen haben die Menschen beim Lesen des Briefes
stellen wir kaum fest. Dagegen ist ganz schwer, alle emotiven Elemente im Brief
auszudrücken. Das ist wirklich nicht einfach. Beide Kommunikationsarten haben ihre Vorund Nachteile. Das Schreiben ist einerseits weniger spontan und unpersönlich, wir können
grammatische Fehler machen. Andererseits haben wir aber viel Zeit zu überlegen, wir haben
Zeit, unsere Wörter zu wählen! Vielleicht ist es besser, einen grammatischen Fehler zu
schreiben, als etwas Unpassendes zu sagen. Šilhánová nutzt in ihrer Publikation eine
übersichtliche Tabelle der Merkmale, die für die gesprochene und die geschriebene Sprache
typisch sind:
29
Gesprochene Sprache
Geschriebene Sprache
einfachere, kürzere, variationsärmere Lexik,
schwierigere, differenziertere, längere,
mehr Floskeln, sprachliche Versatzstücke
variationsreichere Lexik
sprachliche lexikalische Spezifika
schriftsprachliche Spezifika
viele und typisch sprachsprachliche
wenige Partikeln
Partikeln
komplizierte, längere, variationsreichere
einfachere, kürzere, variationsärmere Syntax
Syntax
unklare Ganzsatzgrenzen, Holophrasen
klare Ganzsatzgrenzen
typisch sprechsprachliche grammatische
typisch schriftsprachliche grammatische
Kategorien und morphologische Formen –
Kategorien und morphologische Formen –
z.B. Perfekt, analytisches Konjunktiv II
z.B. Präteritum, synthetisches Konjunktiv II
typisch sprechsprachliche Konstruktionen
typisch schriftsprachliche Konstruktionen
markierte Wortstellung
„normalere“ Wortstellung
weniger komponierter Textbau, z.B.:
stärker komponierter Textbau, z.B.:
weniger Konsequenz im Gebrauch von
konsequenterer Kohäsionsmittelgebrauch
Kohäsionsmitteln und „weiche“, unscharfe
und „harte“, präzise Kohäsionsmittel
Kohäsionsmittel
typisch sprechsprachliche
typisch schriftsprachliche
Metakommunikation
Metakommunikation
weniger Information im Verhältnis zur
mehr Informationen im Verhältnis zur
Textlänge usw.
Textlänge usw.
Tab.1: Typische Merkmale der gesprochenen und geschriebenen Sprache17
17
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011, S. 28
30
Dieses Schema bezieht sich auf die Konzeption, die die Äußerungen prägt. Das ist ein
Modell, das die Sprachwissenschaftler Koch und Oesterreicher entwickelt haben. Für
konzeptionell mündliche Texte sind die Dialogizität und die geringe Planung typisch. Den
konzeptionell schriftlichen Texten entspricht die Endgültigkeit, Offizialität und Genauigkeit.
Andererseits steht die mediale Achse, die sich auf das Medium bezieht. Durch dieses Medium
werden die sprachlichen Äußerungen realisiert.18
2.4
Kommunikation im Bereich des Betriebes
Hinsichtlich der Tatsache, dass sich diese Diplomarbeit mit der Handelskorrespondenz
Analyse befassen sollte, ist es nötig, die Kommunikation in diesem Gebiet nahezubringen. Es
ist logisch, dass solche Kommunikation auf der anderen Ebene als die allgemeine Handlung
realisiert wird. Bei der klassischen Kommunikation zwischen zwei oder mehr Subjekten ist
das Hauptziel klar, eine Information mitzuteilen.
Im Betrieb hat die Kommunikation eine wichtige Rolle, sie gilt vorwiegend als das
Instrument für Zielerreichen. Es geht um Kommunikation und Feedback zwischen den
Abteilungen und diese Handlung sollte zum Erreichen der Ziele führen. Die Tatsachen, wie
einen Erfolg zu erzielen, sind lange vorgeplant. Man muss sich auch verständigen, dass die
Wirtschaftkommunikation nicht nur im Rahmen des Betriebes, sondern auch die nach außen
gerichtete Kommunikation ist – d.h. zwischen Betrieb und Kunden, Lieferanten,
Vertragspartnern usw. Daraus folgen mehrere Kommunikationsbereiche und Textsorten, die
diesen Bereich umfassen. Man teilt es folgend:
18
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011, S. 27
31
außerbetrieblich
innerbetrieblich
schriftlich
mündlich
schriftlich
mündlich
Mitteilungen
Informationsgespräche
Geschäftskorrespondenz
Telefonate
Produktionspläne
Besprechungen
Kundenpflege
Verkaufsgespräche
Notizen usw.
Anweisungen usw.
Prospekte usw.
Kundenpflege usw.
Tab.2: Wirtschaftskommunikation in einem Betrieb19
Wie wir hier sehen, scheint es als mündliche, schriftliche, innerbetriebliche und
außenbetriebliche Sprache. Für die Analyse in dieser Arbeit ist die außenbetriebliche Form
wichtig, die die geschriebene Kommunikation und den für sie typischen Geschäftsbrief
enthält. Es geht um die außenbetriebliche Kommunikation, also eine Handlung wird hier
zwischen Betrieben, Kunden und Öffentlichkeit realisiert.
Typische Merkmale der Geschäftskorrespondenz20:
 gleichwertiges Verhältnis zwischen Geschäftspartnern – Ziele beider Seiten sind
gleich
 keine emotionalen Äußerungen – der Brief muss sachlich und klar sein
 die Informiertheit als die Hauptfunktion des Textes
Es wurde schon gesagt, dass die Kommunikation im Betrieb eine Aufgabe erfüllt, die
Ziele zu erreichen. Es ist egal, ob in internen oder externen Angelegenheiten. Die
Informiertheit gilt heute als ein entscheidender Faktor für die Realisierung betrieblicher
Aktivitäten. Für den Erfolgseffekt sollte man alle zugänglichen Mittel nutzen – z.B. Telefon,
Internet, E-Mail, Werbung usw. Mit solchen Instrumenten kann dann ein Betrieb einen
Vorsprung vor der Konkurrenz gewinnen. Damit beschäftigt sich schon das Marketinggebiet.
19
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011, S. 29
20
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011, S. 30
32
Bei der Geschäftskorrespondenz untersuchen wir drei Grundaspekte21:
 Kommunikationsinhalt: wir fragen WAS – der Inhalt muss klar und bündig sein
 Kommunikationszeitpunkt: wir fragen WANN – wir sollten richtig timen, wann eine
Nachricht mitzuteilen ist
 Kommunikationsübermittlung: wir fragen WIE – wie kann man die Schnelligkeit,
Zuverlässigkeit und Nachweisbarkeit der Information sichern
Und die Korrespondenz hat auch ihre Anwendung in verschiedenen Situationen22:
 sie dient als Beweismittel – z.B. Kündigung, Mahnung usw.
 sie dient als Unterlagen, wenn man einen Irrtum vermeiden will – z.B. Bestellung
 sie dient als eine Information, die langfristig ist und immer zur Verfügung steht – z.B.
Angebot, Werbeschreiben, Einladung usw.
 sie dient als Unterlage des urkundlichen Charakters – z.B. Gesellschaftsvertrag
 sie dient als eine Information, die die Aufmerksamkeit fesseln sollte – z.B. wichtige
Mitteilungen, Glückwünsche usw.
21
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011, S. 30
22
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011, S. 31
33
2.5
Definition der Textsorte und Textsorte Brief
Jeder Text gehört zu einer konkreten Textsorte. Ein Bedürfnis, Textsorten zu schaffen,
ist offenkundig schon aus der Geschichte bekannt. Die Aufgabe der Textsorte ist bedeutend,
weil im Rahmen der Textsorten sowohl Textbildung als auch Textempfang realisiert werden
(erfolgt Textproduktion und Textrezeption). Dieser Begriff wird in Šilhánová so definiert:
„ Textsorten sind konventionell geltende Muster für komplexe sprachliche Handlungen und
lassen sich als jeweils typische Verbindungen von kontextuellen (situativen), kommunikativ –
funktionalen und strukturellen (grammatischen und thematischen) Merkmalen beschreiben.
Sie haben sich in der Sprachgemeinschaft historisch entwickelt und gehören zum
Alltagswissen der Sprachteilhaber; sie besitzen zwar die normierende Wirkung, erleichtern
aber zugleich den kommunikativen Umgang, indem sie den Kommunizierenden mehr oder
weniger feste Orientierungen für die Produktion und Rezeption von Texten geben“. (vgl.
ŠILHÁNOVÁ, 2011, S.31)
Diese Definition konzentriert sich auf drei Grundmerkmale der Textsorten, und zwar23:
 kontextuelle
 kommunikativ – funktionale
 strukturelle
Die erste und die dritte Teilung versteht man. Unter dem kommunikativ – funktionalen
Aspekt gibt es noch zwei Funktionen der Texten – sprachliche und kommunikative. Die
sprachliche Funktion untersucht den Text anhand der Kohärenz (die Zusammenhänge) an
zwei Ebenen – die grammatische und die thematische. Die kommunikative Funktion ist offen
beim Kommunikationsprozess. Die Kommunikationsfunktion untersucht sowohl die richtige
Folge der Sprachzeichen im Text, als auch der grammatischen und thematischen
Kohärenzebene. Der Begriff Textsorte kann man auch anders als in Fachpublikationen
verstehen. Es geht um sog. Textgruppen, die mit ihren Merkmalen typisch sind, und sie
ermöglichen, verschiedene Textarten zu klassifizieren.
Das Grundkriterium bei der Untersuchung von den Texten steht die Textfunktion immer
an erster Stelle. Es gibt viele Klassifikationsmethoden, jedoch für eine richtige Zuordnung des
23
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011, S. 31
34
Geschäftsbriefes ist es besser, ein Kriterium nach dem kommunikativ – funktionalen Aspekt
zu nutzen. Entscheidend ist auch die Textfunktion, und zwar das Kommunikationsvorhaben
und Verhältnis zwischen Kommunikationspartnern. Die Textfunktion hat ihre spezifischen
Kriterien bei der Analyse. Nach diesen Kriterien kann man zum beliebigen Text die richtige
Textsorte zuordnen. Als Beispiel dient die Geschäftskorrespondenzanalyse24:
 informative Funktion – Auskunft geben, informieren
nicht nur informativen, sondern auch bewertenden Charakter – d.h. der Absender kann den
Bericht positiv oder negativ bewerten, aber er darf seinen Inhalt nicht ändern
Die typischen Verben: informieren, melden, berichten, erklären usw.
Textsorten: nicht nur für Briefe, sondern auch für Nachrichten, Protokolle,
Telefonnachrichten und Pressemitteilungen
 appellative Funktion – der Absender fordert den Empfänger auf, die Stellung zu
beziehen
Die typischen Verben: auffordern, befehlen, bitten, empfehlen usw.
Textsorten: Aufträge, Empfehlungen, Weisungen, Einladungen usw.
 Obligationsfunktion – der Absender verpflichtet sich, für den Empfänger eine
entsprechende Tätigkeit oder Sache zu realisieren
Die typischen Verben: sich verpflichten, vollziehen, versprechen usw.
Textsorten: Verträge, allgemeine Geschäftsbedingungen usw.
 Kontaktfunktion – d.h. Kontakt/Beziehung unterhalten, meistens bei
gesellschaftlichen Anlässen, wenn auch Emotionen geäußert werden
Die typischen Verben: danken, beglückwünschen, herzliches Beileid aussprechen
usw.
Textsorten: Kondolenzschreiben, Danksagungen, Ansichtskarten usw.
24
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011, S. 3233
35
 Deklarationsfunktion – es geht um Übertragung (Verantwortung, Pflicht) an jemanden
Die typischen Verben: hiermit wird bescheinigt, hiermit ernenne ich usw.
Textsorten: Bevollmächtigung, Schuldsprüche usw.
Die Textsorten sind auch nach ihrem Gebrauch zu spezifizieren. (Näher im Kapitel 2.6.)
2.5.1 Textsorte Brief
Vom Brief haben wir schon im Kapitel 2.2. gesprochen, aber nur in Bezug auf
Kommunikation und Geschichte. Der Brief als eine der Textsorten hat zwei charakteristische
Merkmale – und zwar Förmlichkeit und Geschlossenheit. Es geht um schriftliche Form der
Mitteilung, die per Post oder (heutzutage mehr genutzt) E-Mail ermöglicht wird. Auch die
Briefe teilen wir nach verschiedenen Aspekten ein25:
 Private Briefe – d.h. Privatkorrespondenz zwischen Freunden
 Halbprivate Briefe – d.h. Briefe an Behörden
 Geschäftsbriefe – d.h. zwischen Firmen einander oder zwischen Firma und Amt
 Offizielle Briefe – d.h. in der Politik z.B.
Drei Grundfunktionen der Briefe sind:
 Vermittlung von Informationen
 Ausdruck
 Appell (Feedback)
Auch die Informationsfunktion kann man als die Hauptfunktion des Briefes halten.
25
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011, S. 34
36
2.6
Gebrauchstextsorten
Für den Begriff Gebrauchstextsorten existieren verschiedene Definitionen. Šilhánová
(vgl. 2011, S.37) gibt einige Beispiele an:
1.
Gebrauchstextsorten sind keine literarischen Texte
2.
Gebrauchstextsorten sind typisch nur für die Alltagssprache, wobei die Textsorten nur
in drei Typen geteilt werden:
 Texttypen der Alltagssprache
 Texttypen der Literatursprache
 Texttypen der Wissenschaftssprache
3.
Im dritten Fall nutzt man diesen Begriff im weiteren Sinne – zur Gebrauchstextsorte
werden noch die Fachtextsorten zugeteilt
4.
Der Begriff Gebrauchstextsorte ersetzt den Begriff Textsorte in der Definition im
Kapitel 2.5. folgend:
„ Gebrauchstextsorten sind konventionell geltende Muster für komplexe sprachliche
Handlungen und lassen sich als jeweils typische Verbindungen von kontextuellen (situativen),
kommunikativ – funktionalen und strukturellen thematischen und semantisch – syntaktischen
Merkmalen beschreiben. Als Texttypen der auch die Fachtextsorten integrierenden
Alltagssprache haben sich in der Sprachgemeinschaft historisch entwickelt und gehören zum
Alltagswissen der Sprachteilhaber; sie besitzen zwar die normierende Wirkung, erleichtern
jedoch sprachlich ihrem praktischen Zweck zufolge problemlösend den kommunikativen
Umgang, indem sie beispielsweise den Kommunizierenden mehr oder weniger feste
Orientierungen für die Produktion und Rezeption von Geschäftsbrief – Texten geben, wobei
letztere aus sprechakt-theoretisch interpretierbaren Äußerungseinheiten, jedoch nicht aus
aktuell vollzogenen Sprechakten oder Handlungen, sondern aus Handlungsträgern bzw. –
mitteln bestehen.“(vgl. ŠILHÁNOVÁ, 2011, S.37)
Diese Definition ist wirklich umfassend. Gebrauchstextsorten sind Instrumente für
konkrete Handlung. Sie bestehen aus Äußerungseinheiten. Diese Einheiten charakterisieren
bestimmte Handlung. Ihre Aufgabe ist zu informieren und eine bestimmte Handlung zu
37
realisieren. Sie werden in fünf Klassen geteilt und diese Klassifizierung entspricht den fünf
Sprechakttypen: assertiven, direktiven, kommissiven, expressiven und deklarativen.26
 assertive Textsorten – sie dienen zur Übermittlung der Informationen, der
Textempfänger sollte diese Information zur Kenntnis nehmen, diese als glaubwürdig
zu halten und zu verstehen
Dieser Art entspricht die informative Funktion (siehe oben im Kapitel 2.5.)
Wir teilen diese Textsorten (weiter nur als TS bezeichnet) in drei Gruppen:
1. transmittierende TS –die Hauptrolle spielt ein einfacher Text, den Inhalt bilden
nur ein paar Worte – diese sind nicht kompliziert – z.B. Kurzmitteilung, Hinweis,
Zahlungsanzeige, Bitte um Informationen usw.
2. darstellende TS – die sachlichen Inhalte sind miteinander verknüpft, den Inhalt
bilden die komplexeren Textsorten – z.B. Produktionspläne, Rundschreiben usw.
3. indizierende TS – sie vermitteln die Bekanntgabe von Informationen, z.B.
Voraussagen, Programme, Pläne, Entwurf usw.
 direktive Textsorten – hier wird der Textempfänger zur bestimmten Handlung angeregt
Diese Textsorten sind verbindlich – Bestellung, Rechnung und unverbindlich –
Werbematerial, Anweisungen usw. Dieser Art entspricht die appellative Funktion (siehe
oben).
 kommissive Textsorten – sie sind wichtig für den Wirtschaftssektor und häufig
überschneiden sich mit den Rechtstextsorten – typische Beispiele sind Angebote,
verschiedene Verträge, rechtliche Verbindlichkeiten usw.
Diese Art entspricht der Obligationsfunktion (siehe oben).
 expressive Textsorten – es geht um solche Textsorten, die die Reaktionen auf
angehende Umstände zeigen, zur Verfügung stehen z.B. Antworten auf Mahnungen
im Sinne der Zahlungs- oder Lieferverspätung usw.
26
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011, S. 37
38
Dieser Art entspricht die Kontaktfunktion (siehe oben).
 deklarative Textsorten – sie beziehen sich auf amtliche Fragen
2.7
Charakteristische Textsorten für den Geschäftsbereich
Šilhánová (vgl.2011, S.39) führt an, dass zur Klassifizierung dieser Textsorten nötig ist,
verschiedene Sprachhandlungen27 zu nutzen, wobei die direktiven Handlungen vorherrschen.
Diese direktiven Handlungen wurden nach Kommunikationssituationen geteilt:
 typ A (Ansprüche aus einem Kaufvertrag), verbindlich
 typ B (Ansprüche aus einem Vertretervertrag), die rechtlichen Regresse bei der NichtEinhaltung
 typ C (Handelsbräuche), unverbindlich – d.h. keine juristischen Regresse bei der
Nicht-Einhaltung
 typ D (Gefallen), unverbindlich
 typ E (Vorschläge), unverbindlich
 typ F (Kontaktpflege), unverbindlich
Die Klassifizierung ist auch nach anderen Aspekten möglich. Der Geschäftsbrief gehört
zu solchen Textsorten, die nach der Situation eine konkrete Textfunktion einnehmen. Nach
Gebrauch, Kommunikationssituation, Partnerbeziehungen und Stellung in der
Geschäftskorrespondenz hat er eine andere dominierende Textfunktion. Meiner Meinung nach
ist die Teilung nach dem Gesichtspunkt der Kommunikationspartner sehr gut bearbeitet und
sachlich, und zwar wie folgt28:
 brancheninterne Firma-zu-Firma-Geschäftsbriefkorrespondenz (inklusive
Beschwerdekorrespondenz): praktischer Fachstil und Fachtermini
27
Sprechen, Hören, Schreiben und Lesen als Handlung mit dem Ziel gegenseitiger Verständigung durch
Symbole und sprachliche Zeichen
28
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011, S. 41
39
 branchenexterne Firma-zu-Firma-Geschäftsbriefkorrespondenz (inklusive
Beschwerdekorrespondenz): praktischer Fachstil und Fachtermini sind eine
Notwendigkeit sowie in der offiziellen Handelskorrespondenz, als auch bei der
Kommunikation der branchenexternen Partner im Bedarfsfall
 institutionelle Geschäftskorrespondenz (inklusive Anbahnung der
Handelskommunikation): praktischer Fachstil, Fachtermini und Fachbegriffe der
Handelskorrespondenz
 genuine Kundenkommunikation (d.h. Geschäftsbriefkommunikation, inklusive
Beschwerdekorrespondenz) mit einem branchen – bzw. Handelsusus-vertrauten
Kunden/Käufer: praktischer Fachstil und Fachtermini
 genuine Kundenkommunikation wie im Punkt 4 (siehe oben) mit einem
nichtbranchen- bzw. Handelsusus-vertrauten Kunden/Verkäufer: praktischer Fachstil,
professionelle Ausdrücke, Fachtermini, Fachausdrücke der Handelskorrespondenz
Diese Klassifizierung zeigt verschiedene Varianten, wie die Geschäftspartner handeln.
40
3
Geschäftsbrief nach der syntaktischen und lexikalischen
Sicht
Dieses Kapitel konzentriert sich auf die Formalseite des Briefes und aktuelle
Tendenzen zum Briefschreiben. Man muss sich mit der Satzstruktur und guter Wortwahl für
die Geschäftskorrespondenz beschäftigen. Es ist nötig, auch die Kunst des Überzeugens zu
beherrschen, für effektive Sicherung der Rückverbindung zwischen den Absendern und
Empfängern. Die Geschäftsbriefe haben nicht nur informative, sondern auch repräsentative
Funktion.
Einen
untrennbaren Bestandteil
bildet
auch
die Rechtschreibung.
Die
Korrespondenz allgemein richtet sich nach bestimmten Regeln und mit diesen beschäftigt sich
dieses Kapitel.
3.1
Formalseite des Geschäftsbriefes
Der wichtigste Teil ist selbstverständlich der Inhalt. Die Hauptfunktion ist die
Informationsübergabe. Man muss auch an die grammatische Seite denken. Die Fehler in der
Rechtschreibung
sind
unzulässig!
Dafür
gibt
es
nicht
nur
im
deutschen
Kommunikationssystem, sondern auch in anderen Sprachen spezifische Regeln für ihre
Kommunikation, die verbindlich sind, und die Fachleute müssen nach diesen vorgehen. Die
Technik geht sehr schnell vorwärts, es ist nötig diese Normen ab und zu zu aktualisieren.
In Deutschland gilt das sog. DIN (Deutsches Institut für Normung) 5008 speziell für
Geschäftsbriefe. Es beschäftigt sich mit Schreib- und Gestaltungsregeln für die geschriebene
Kommunikation. Hier werden auch Kleinigkeiten sehr sorgfältig beschrieben. Unter anderem
findet man hier Anweisungen, wie der Text zu gliedern ist, wie die Tabelle zu ebnen,
Zahlengliederungen usw. Es ist möglich, eine Staatsprüfung im Maschinenschreiben
abzulegen. Dazu braucht man diese Regeln zu kennen. Hier gibt es ein paar Beispiele, was
alles sollte man in Kauf nehmen29sollte:
 keine grammatischen Fehler
 Gebrauch der Wörter als Firma oder Firmen ist unzulässig
 die Adresse immer im Nominativ
29
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011, S. 44
41
 bei der Anrede nutzt man den Titel der Empfänger, wenn vorhanden
 grobe Ungeschicktheiten bei der Stilisierung
 die gleiche Sache zweimal wiederholen
 die Präpositionen am Ende der Zeile etc.
In Tschechien gibt es ČSN 01 6910. Nicht nur für Geschäftsbriefe, sondern auch für EMails gibt es Normen. (Mehr über E-Mails im Kapitel 6)
3.2
Entwicklung und aktuelle Tendenzen des Briefstils
Nicht grundlos gilt der Geschäftsbrief als eine Visitenkarte der Firma. Der erste Eindruck
ist häufig entscheidend. Genau dasselbe gilt auch für die schriftliche Kommunikation. Das
Erscheinungsbild des Briefes muss die Aufmerksamkeit fesseln. Diese Kommunikationsart ist
offiziell und höflich, also es wird erwartet, dass diese Gesichtspunkte berücksichtigt
werden30:
 Warum schreibe ich?
 Was will ich erreichen?
 Wer ist der Empfänger, was will er wissen und was ist für ihn wichtig?
Man sollte sich in die Situation des Empfängers versetzen. Was möchten wir an seiner
Stelle wissen? Man wählt für fast jeden Anlass einen anderen Schreibstil. Nicht nur die
einzelnen Wörter, sondern auch der Gesamteindruck ist wichtig. Es ist besser, die
Geschäftskorrespondenz als einen Dialog wahrzunehmen. Die Wortwendungen, die normal
im Gespräch nicht verwendet werden – z.B. Redewendungen, benutzt man auch nicht beim
Schreiben. Die modernen Geschäftsbriefe beenden wir nicht mit folgenden Varianten: „Ich
hoffe, Ihnen hiermit gedient zu haben.“
Oder auch: „ Ihrer Rückantwort mit Interesse
entgegensehend.“
Es ist auch nicht geeignet, die Floskeln beim Schreiben zu nutzen. Diese waren zusammen
mit Phrasen typisch im 19. Jahrhundert. Das war aber eine andere Zeit, jetzt sind aktuell die
einfachen Formen und auch der Schreibstil wird leichter. Falsch ist folgende Formulierung:
„Wir nehmen höflichst Bezug auf ihre Schreiben vom…“ Viel besser lautet diese Möglichkeit:
„Vielen Dank für Ihren Brief / Ihre Anregung etc.“
30
Duden: Moderne Geschäftsbriefe – leicht gemacht. Mannheim, 2008, S.17
42
Weitere Beispiele, in welcher Weise alte und komplizierte Sätze zu ersetzen31 sind:
 „Betrachten Sie diesen Brief als gegenstandslos, wenn Sie die Regulierung bereits
vorgenommen haben.“
X
„Bitte vergessen / übergehen Sie dieses Mahnschreiben, wenn Sie die Rechnung schon
bezahlt haben.“
 „In Erwartung einer baldigen Rückmeldung verbleiben wir…“
X
„Bitte rufen Sie uns sofort an / Wir erwarten Ihre Nachricht.“
Die Entwicklung des Stils veranschaulichen folgende Beispiele32:
Die Geschäftsbriefe der 20er und 30er Jahre:
 „Ihren Allerwertesten in meinen Händen haltend, beehre ich mich, Ihnen
mitzuteilen…“
 „Ihr Gestriges kreuzte sich mit meinem Heutigen.“
Die Geschäftsbriefe der 50er und 60er Jahre:
 „ Vielen Dank, dass Sie den Unterzeichner am o.g. Tag so freundlich empfangen
haben.“
 „ Bitte setzen Sie sich bezüglich der Wegbeschreibung im Vorfeld mit uns in
Verbindung.“
Die aktuellen Geschäftsbriefe:
 „Vielen Dank für Ihr Schreiben. Gerne informieren wir Sie…“
 „Wir bitten Sie, …“
31
http://www.walhalla.de/static/leseprobe/3378.pdf/ Zugriff am 13.3.2014
32
http://www.walhalla.de/static/leseprobe/3378.pdf/ Zugriff am 13.3.2014
43
Šilhánová (vgl.2011, S.47) widmet sich dieser Problematik im Kapitel 4.2. Daraus kann
man diese Folgerung ziehen: Die Erleichterung des Briefstils hat dank verschiedener
innovativen Instrumente (Schreibmaschine, Fax, Internet, E-Mail) zur Vervielfältigung der
Textsorte und Veralltäglichung des Schreibens geführt. Auch soziale und politische
Entwicklung hat zur Entstehung vieler Briefsorten beigetragen, sowohl in privaten als auch in
öffentlichen Handlungsbereichen. Der große Fortschritt hat in den 80er Jahren der Fax
gesichert und er hat die Kommunikation sehr vereinfacht. In den 90er Jahren hat ihn die EMail ersetzt. Zuerst hat man die E-Mail nur für persönliche Kommunikation genutzt, später
wird sie die häufig verwendete Weise für schnelle offizielle Informationsübergabe.
Was alles muss man noch berücksichtigen? Wenn wir auf einen Brief antworten, sollten
wir vorangehende Worte oder Gedanken unserer Geschäftspartner nicht wiederholen. Er weiß
sicher, was er geschrieben hat. Die Deutschen sind bei den Geschäftsverhandlungen präzis.
Alles ist detailliert durchgearbeitet. Auch die Kommunikation, wenn auch nur schriftlich,
scheint niveauvoll. Weiter haben die Deutschen einen großen Sinn für den Anstand. Sie
können ihre Arbeitskollegen oder Geschäftspartner lange Jahre kennen, trotzdem siezen sie
ihnen.
Von einem historischen Gesichtspunkt ist das Schreiben insgesamt ohne Änderungen.
Zum Beispiel diese Regeln stammen aus den dreißiger Jahren des zwanzigsten
Jahrhunderts33:
 man sollte nicht so schreiben, wie man spricht; man nutzt nur sachliche Worte und
kurze Sätze
 jeden deutschen Ausdruck kann man nicht wortgetreu übersetzen, man kann diesen
Ausdruck mit ein paar tschechischen Wörtern ersetzen; manchmal ist es genau
umgekehrt, z.B. ich werde verkaufen = prodám
 man sollte nicht solche Wörter schaffen, deren Bedeutung man nicht kennt
 man sollte jene Wörter meiden, für die Neuigkeit und Ungewöhnlichkeit typisch ist
 keine Komposita, falls einfache Ausdrücke möglich sind
 Die tschechischen Präfixen BEZ (ohne) PROTI (gegen) nutzen
 keine Fremdwörter, wenn es einen tschechischen Äquivalent gibt
33
http://nase-rec.ujc.cas.cz/archiv.php?art =1771/ Zugriff am 13.3.2014
44
Es ist evident, dass diese Regeln nur für Tschechisch und Deutsch gelten. Das
Tschechisch war in der Vergangenheit gegen verschiedene neue Ausdrücke voreingenommen.
Wenn es möglich war, hat es nur tschechische Äquivalente genutzt. Heute ist aber modern,
überwiegend die Anglizismen zu nutzen. Andererseits die Kürze und Klarheit beim Schreiben
waren schon in der Vergangenheit ersichtlich.
Die erfolgreiche Autorin und Trainerin Bärbel Wedmann-Tosuner schreibt aktuelle
Ratschläge für deutsche Korrespondenz, und zwar34:
 keine Ich- und Wir-form; „Vielen Dank für…“ anstatt „Wir danken Ihnen für“
 die Anrede sollte höflich sein – wenn wir den Empfänger nicht persönlich kennen,
nutzen wir gebräuchliche Anrede – Herr/Frau plus den Familienname
 schreiben Sie ohne Umschweife
 nutzen Sie passende Ausdrücke, kurze und klare Sätze
 das lange Satzgefüge kürzen und die kürzeren Sätze schaffen - es ist für Leser/
Empfänger fesselnd
 nutzen Sie keine Steigerungswörter (sehr, voll und ganz), Verhältniswörter (seitens,
zwecks), nichtsagende Eigenschaftswörter (ein entsprechendes Angebot) und
Streckzeitwörter (Sorge tragen)
Aktuelle Tendenzen in tschechischen Briefen sind ähnlich. Im Brief schreiben wir über
eine konkrete Sache. Wir dürfen nichts Wesentliches vergessen. Wir handeln/schreiben dem
Firmennamen – dazu nutzen wir 1. Person, Plural (wir). Kurze und klare Sätze sind
willkommen. Die Zeichensetzung und Grammatik spielen eine wichtige Rolle. Im
tschechischen Brief ist es ein grober Fehler, folgendes zu nutzen: „Naše firma nabízí Vaší
firmě..“ (Unsere Firma bietet Ihrer Firma..). Anstatt dieser Verbindung nutzen wir: „Nabízíme
Vám..“ (Wir bieten Ihnen..). Es ist gut, die Synonyme abzuwandeln. Damit erweitert der
Schreiber seinen Wortschatz und er braucht nicht, immer den gleichen Ausdruck für dieselbe
Sache zu nutzen.
Typische Fehler bei der Stilisierung in tschechischen Briefen:
 Gebrauch des Wortes aus anderem Funktionsstil
 die Ausdrücke sind ungenau
34
http://www.walhalla.de/static/leseprobe/3378.pdf/ Zugriff am 13.3. 2014
45
 Wiederholung der Wörter mit gleichem Wortstamm
 unlogische Verbindungen
 eine Reihe von Nomen in Genitiv
 Konditional oder Passiv
Die deutsche Sprache hat einen großen Vorteil – sie kann lange und komplizierte
Wendungen mit einem Wort ausdrücken. Diese Eigenschaft hat das Tschechische nur selten.
Im Deutschen ist es fast automatisch. Das Problem tritt in der Situation ein, wenn eine
wortgetreue Übersetzung nicht möglich ist. Das sind aber Schwierigkeiten der Fremdsprachen
allgemein.
3.2.1 Vereinfachung der Formulierung
Die Einzelteile des Briefes wurden verändert, z.B. die Grußformeln. Es ist sicher
besser die Formulierung „Mit freundlichen Grüßen“ statt „Mit vorzüglicher Hochachtung“ zu
nutzen. Das Schreiben sollte vor allem kurz und klar sein. Die Bevorzugung der kurzen und
verständlichen Sätze gilt auch bei der Wortwahl35:
anstatt
wird benutzt
zut Lieferung bringen
liefern
unter Berücksichtigen
wegen
in Rechnung stellen
berechnen
Wir möchten bei Ihnen bedanken…
Vielen Dank für…
Das Klischee und abgeschliffene Floskeln sind Tabu. Allerdings die eingeführten
Formulierungen nutzen wir oft, obwohl sie die Kurzwörter ersetzen können.
wird benutzt
anstatt
baldmöglichst
bald
aus diesem Grunde
deshalb
natürlich
weglassen
sämtliche
alle
35
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011, S. 49
46
3.2.2 Floskeln, Füll- und Papierwörter
Allgemein gilt es, dass man die Floskeln vermeiden sollte. Nicht immer ist es aber
möglich. Man findet auch in modernen Geschäftsbriefen altmodische Verbindungen, die
überdauern. Ein veraltetes Beispiel aus Duden (vgl. 2008, S.21) ist folgend:
Sehr geehrter Herr Förster,
auf Ihr Schreiben vom 11.02.2008 Bezug nehmend, teilen wir Ihnen mit, dass wir mit Ihren
Vorschlägen einverstanden sind.
In Erwartung der erforderlichen Unterlagen verbleiben wir mit freundlichen Grüßen.
Was ist hier falsch? Erstens führt Duden, dass sich die Formulierung Schreiben vom
11.02.2008 besser zur Betreffzeile passt. Vorreiter36 teilen wir Ihren mit ist nutzlos. Als
Floskeln kann man die Anrede bezeichnen. Diese nutzen wir aber immer, sie sind schon
bewährt und eingeführt. „In Erwartung“ und „verbleiben wir“ sind aber Floskeln, die wir
lieber vermeiden sollen. So lautet eine neue und bessere Variante:
Ihr Schreiben vom 11.02.2008
Sehr geehrter Herr Förster,
wir danken Ihnen für Ihren Brief. Mit Ihren Vorschlägen sind wir einverstanden.
Bitte schicken Sie uns die erforderlichen Unterlagen zu.
Mit freundlichen Grüßen
Nach der Bearbeitung scheint diese Nachricht zu kurz. Aber auch beim Sprechen nutzt
man keine verzwickten und unnötigen Ausdrücke. Die Wörter als na, denn, so, ja, doch
sollten wir auch vermeiden.
36
Als Vorreiter bezeichnet man solche Satzanfänge, die überflüssig sind und sie sagen nichts Wesentliches.
47
Die Füllwörter sind vom grammatischen Gesichtspunkt überwiegend Modal- oder
Abtönungspartikeln. Diese Wortarten betonen solche Satzteile, auf die den Nachdruck gelegt
wird. Zum Beispiel37:
Warum sagst du denn nicht?
Das kommt ja überhaupt nicht infrage!
Wie lange soll ich denn eigentlich warten?!
Duden vergleicht die Wortwahl mit dem Kochen. Beim Kochen müssen wir die
richtige Menge der Würze treffen. Das gilt auch umgekehrt. Am meisten nutzen wir solche
Wörter in Situationen, wen wir die Aussage abtönen möchten oder wenn man die Höflichkeit
erwartet.
Eine weitere Wortart, die man besser vermeiden sollte, sind die Papierwörter. Es sind
solche Wörter, die wir zwar im Schreiben benutzen können, aber in der mündlichen Sprache
nicht gebrauchen. Nach Duden machen diese Ausdrücke einen bürokratischen Eindruck und
verdrängen den aktiven Wortschatz. Zu solchen Wörtern gehören: Bezug nehmend,
diesbezüglich, verbleiben, nebst, Außerachtlassung usw.
3.2.3 Fremdwörter
Wenn man die Bedeutung dieser Wörter kennt, dann kann man sie benutzen. Es
scheint aber nicht geeignet, sehr oft diese Ausdrücke zu nutzen. In deutscher Sprache sind
aktuell im Kurs die Anglizismen. Ihr übermäßiges Gebrauchen führt zu den Komplikationen
in manchen Bereichen und sie sind als „Danglizismen“ bezeichnet. Problem mit diesen
Ausdrücken haben überwiegend die älteren Leute und auch jene Leute, die Fremdwörter nicht
kennen und zur Arbeit nicht brauchen. Der Fachmann – z.B. IT-Spezialist - muss neue
Trends wachsam beobachten38.
Nach Duden (vgl.2008, S.23) sind die Fremdwörter nicht generell abzulehnen. Mit
diesen Wörtern kann man viele Sachen kurz und deutlich beschreiben/ausdrücken. Der
Ausdruck Fremdwort kann man auch erweitern zu fremdes Wort – d.h. fremde Wörter können
37
Duden: Moderne Geschäftsbriefe – leicht gemacht. Mannheim, 2008, S.22
38
http://www.crn.de/software/artikel-89645.html/ Zugriff am 13.3.2014
48
auch die deutschen sein – deutsche Wörter oder Abkürzungen. Folgende Wörter sind falsch
geäußert und dann versteht der Leser nicht:
Wir stellen Ihnen anheim, ggf. den Vertrag aufzulösen, und erklären unter Hintanstellung
erheblicher Bedenken im Vorhinein unser Einverständnis.
Falsch geschriebenes Wort Hintanstellung, irgendwelche kann man kaum
aussprechen. In diesem Beispielsatz sind keine Fremdwörter, aber fremde Wörter, die
unlesbar sind. Richtig wäre die folgende Variante:
Sie können den Vertrag auflösen. Obwohl wir erhebliche Bedenken haben, erklären wir Ihnen
jetzt schon unser Einverständnis.
Das Problem können auch die Abkürzungen darstellen. Die für die
Handelskorrespondenz speziellen Abkürzungen sollte man kennen. Für diese Situationen gilt
eine Regel: Bewusst für den Empfänger des Briefes schreiben!
3.2.4
Nominalstil
Nach Duden (vgl. 2008, S.28) gilt ein besonderer Schreibstil im Amtsdeutsch. Im
Buch stehen als Beispiel zwei Varianten (falsche und richtige) zur Verfügung.
Die falsche Formulierung:
Auch wenn die Dauer Ihrer Arbeitslosigkeit über diesen Termin hinaus gegeben sein sollte,
kann der Versicherungsvertrag durch Weiterzahlung der Prämien durch Sie selbst fortgesetzt
werden.
Die Wendung Arbeitslosigkeit gegeben sein sollte oder Weiterzahlung der Prämien
kann man nur schwer mit anderen Varianten ersetzen. Ein Text mit vielen Hauptwörtern
wirkt als bürokratisch, umständlich und auch stilistisch unschön. Für diesen Stil ist auch
charakteristisch, dass die Ausdrücke als Inanspruchnahme, Nichtbefolgung,
Zurverfügungstellung gebraucht werden. Eine bessere Formulierung ist die folgende:
Auch wenn Sie über diesen Termin hinaus arbeitslos sein sollten, können Sie den
Versicherungsvertrag fortsetzen, indem Sie die Prämien selbst weiterzahlen.
Zum Hauptwortstil gehören auch sog. Streckformen (Funktionsverbgefüge). In der
Geschäftskorrespondenz sind diese Ausdrücke relativ häufig und es handelt sich vor allem um
FVG mit präpositional angeschlossenen Nomina, z.B.: zur Verfügung stellen, in Frage
49
kommen, in Geschäftsverbindung treten usw. So oder so sind FVG untrennbare Bestandteile
von Fachsprachen, sie gelten als formelhafte Wendungen und wir finden in der
Korrespondenz zwei semantische Ebenen39:
 durative FVG – diese signalisieren eine Dauer; in Geschäftsverbindung stehen, in
Gebrauch sein
 inchoative FVG – man kann das Vorkommen einer neuen Situationen beobachten; zur
Verfügung stellen, in Frage kommen
Die Einfachheit und die Prägnanz der Wörter sind ständig an der ersten Stelle. Statt der
Funktionsverbgefüge werden die einfachen Zeitwörter genutzt40:
anstatt
wird benutzt
in Rechnung stellen
berechnen
im Vorschlag bringen
vorschlagen
mit Unterschrift versehen
unterschreiben
3.2.5 Passiv
Für die Handelskorrespondenz sind die Passivsätze typisch. Wo es möglich ist, sollte
man lieber die aktiven Sätze benutzen. Anstatt Es wird von den Teilnehmern erwartet, dass…
sieht Wir erwarten von den Teilnehmern, dass… besser aus. Aus der Praxis folgt, dass die
Passivkonstruktionen nur unter einigen Umständen genutzt werden, z.B. bei der Änderung im
Satz, wenn wir den Brief abwechslungsreicher machen wollen, oder falls der Handelnde nicht
wichtig ist. Für das amtliche Schreiben ist aber die Nutzung von Passivkonstruktionen eine
ganz übliche Sache41.
Beispiel:
Das Messegelände wird um 9 Uhr geöffnet.
39
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011, S. 54
40
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011, S. 54
41
Duden: Moderne Geschäftsbriefe – leicht gemacht. Mannheim, 2008, S.29
50
Für jede Briefsorte sind typischen die Passagen, festgelegte Verbindungen die
universal sind und man wiederholt sie immer – sog. Phraseologismen. Ihre Teilung und die
Beispiele werden auch besprechen.
3. 3
Die Phraseologismen/ Kollokationen
Der Brief versteckt viele Wörter, die man aus der lexikalischen Ebene untersuchen
kann. Die Wirtschaftstexte haben auch wie die anderen Textsorten seine spezifischen
Wendungen. In den Briefen entdeckt man viele formelhafte Wendungen – die Phraseme und
die Kollokationen. Diesen man beim Schreiben praktisch nicht vermeiden kann.
Am meisten sind in den Geschäftsbriefen die substantivischen und adverbialen
Kollokationen vertreten, genauso wie die verbalen Phraseologismen und
Funktionsverbgefüge. Die substantivischen Wendungen verbinden sich oft mit dem
Adjektivattribut (z.B. günstiger Preis, verbindliches Angebot).Die Geschäftsbriefe stellen die
Handlungen der Geschäftspartner dar, also die große Menge bildet auch die verbalen
Phraseologismen.
Die Kollokation ist die Kombination von Wörtern, die sich so oft wiederholt und ihr
Gebrauch allgemein üblich und genormt wird. Diese Wortverbindungen stehen miteinander
in Verbindung nicht nur grammatisch, sondern auch semantisch. Und die Reihenfolge der
Komponenten darf man nicht verändern oder die Wörter mit anderen ersetzen, z.B. die Flinte
ins Korn werfen – die Flinte kann man nicht mit dem Wort das Gewehr ersetzen; Geld und
Gut – nicht Gut und Geld usw.
Die Kollokationen bilden einen unteilbaren Bestandteil des Lexikons. Nicht alle
Lexeme kombinieren sich mit allen anderen (SCHREIBEN den Brief, das Buch X
SCHREIBEN den Tisch, das Fenster – es gibt keinen Sinn).
Die Kollokationen teilen wir:
1. Adjektiv-Nomen-Kollokationen
 Adjektivisches Attribut mit Substantiv – die substantivische Komponente sind als
Kernwort und die Grundlage für solche Phraseologismen sind die Benennung für
51
wichtige ökonomische Kategorien – Ware, Bestellung, Mahnung, Lieferbedingungen
usw42.
Die Beispiele: verbindliches/unverbindliches Angebot; verspätete/prompte Zahlung
 Partizip (adjektivischer) mit Substantiv
Die Beispiele: steigende Preise; sinkender/ steigender Bedarf
 Substantiv mit Substantiv – diese Wörter sind als wirtschaftsspezifische bezeichnen
Die Beispiele: Angebot und Nachfrage; Abkommen und Verträge; Kosten und
Versicherung
 Substantiv und präpositionales Attribut – zwei substantivische Komponenten mit einer
Präposition verbunden
Die Beispiele: Zahlung in Bar; Zahlung in voller Höhe
 Substantiv und substantivisches Attribut im Genitiv
Die Beispiele: Ende der Laufzeit
2. Adjektivische Kollokationen
Die Kriterien bei solchen adjektivischen Phraseologismen sind problematisch. Am
meisten stehen die Adjektive als Attribute mit einem Substantiv – es geht entweder um
substantivische oder adverbiale Phraseologismen. Mit dem Verb geht es um verbalen
Phraseologismus. Ihre Struktur erscheint in der attributiven Funktion, strukturell handelt es
sich um Adverb- Adjektiv - Kollokationen43:
ab Werk – Preis für die Waren ohne Transportkosten
frei Haus – Preis inklusiv Transportkosten
42
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011, S. 100
43
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011, S. 103
52
sofort zahlbar/ frei verfügbar usw.
3. Adverbiale Kollokationen
Sie drücken eine modale (in Bar, im Auftrag), lokale (ab Werk), temporale (auf Abruf)
Bedeutung aus. Sie stellen die Geschäftsbedingungen dar. Als Hauptelement gilt hier das
Substantiv. Die Teilung ist folgend:
 Präposition mit Substantiv – auf Kredit, in Vollmacht, auf Kosten
 Präposition mit attributiv erweitertes Substantiv – unter allen Umständen, im eigenen
Namen
 Präposition mit Adverb/Adjektiv – in bar, gegen bar
 Adverb mit attributiv erweitertes Substantiv – am meisten geht es um spezifische
Lieferklauseln: Franko Fracht, frei Haus, freie Grenze
 Adjektiv/Adverb und Adjektiv/Adverb – Doppelungen, z.B. nach und nach ( ganz
allmählich)
 Präposition, Substantiv, und, Substantiv – auf Treue und Glauben, auf Kosten und
Gefahr
 Präposition, Substantiv, Präposition, Substantiv – von Haus zu Haus, von Ort zu Ort
4. Verb-Nomen-Kollokationen
Es geht um Kollokation mit Verben, die sich zum Geschäftsbrief beziehen – bezahlen,
mahnen, reklamieren, bieten, gewährleisten usw. Auch die Funktionsverbgefüge sind
Bestandteil dieser Gruppe.
Zum Beispiel: Preisnachlass gewähren, ein Konto eröffnen, Termin vereinbaren,
Bestellung aufheben, Vertrag schließen usw.
53
Die Funktionsverbgefüge sind nur die vollwertigen Verbindungen (Erlaubnis geben).
Wenn sie mit einem Verb ersetzen sind, dann nennt man sie als die NichtFunktionsverbgefüge und sie trägen nur die grammatische Funktion(erlauben)44.
44
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011, S. 107
54
4
Die äußere Struktur des Geschäftsbriefes
4.1
Bestandteile des Geschäftsbriefes
Geschäftsbriefe sind offizielle Urkunden. Man kann voraussetzen, dass diese
Dokumente nach bestimmten Regeln geschrieben werden. Für den Geschäftsverkehr nutzt
man meistens die Vordrucke. Diese Vordrucke sind nach den Normen DIN 5008 (für das
Deutschen) und ČSN 01 6910 (für das Tschechische) geeignet. Diese Normen genügen aber
nicht. Sowohl im Tschechischen als auch im Deutschen gibt es mehr Varianten, wie man die
Angaben schreiben kann. Sie unterscheiden sich überhaupt nur in der Unterbringung. Die
Gestaltungsregeln für die Geschäftsvordrucke regelt die Norm ČSN 88 6101 (für
Tschechischen) und DIN 676 (für Deutschen). Die Vordrucke dienen zur besseren
Orientierung beim Empfang der Informationen.
Der klassische Brief enthält Adresse, Datum, Betreff, Grußformel und einen Text mit
einer Schlussform. Im Geschäftsbrief verwendet man spezielle Zeichen, die für schnelle und
problemlose Kommunikation wichtig sind. Man findet sie in der Bezugszeichenzeile (vertikal
dargestellt) oder im Informationsblock (horizontal dargestellt). Diese Zeichen sind bekannt
als die Bezugszeichen und sie haben in den deutschen Briefen zwei Formen:
 man schreibt sie rechts oben in die Bezugszeichenzeile
 man schreibt sie in den Informationsblock, der zwischen Anschrift und Betreff steht
(mehr im Kapitel 4.1.4.)
Die folgenden Abbildungen - Nr. 4 und 6 sind die möglichen Varianten, wie man einen
Geschäftsbrief schreiben kann45. Die Abbildung Nr.5 ist die häufigste Variante ohne den
Vordruck:
45
http://www.teialehrbuch.de/Kostenlose-Kurse/Word-2002/11942-Der-Geschaeftsbrief-nach-DIN-5008.html/
Zugriff am 22.5.2014
55
Abb.4: Der Geschäftsbrief mit Bezugszeichenzeile46
46
http://www.rainer-lamberts.de/downloads.html/Zugriff am 22.5.2014
56
Abb.5 : Der Geschäftsbrief ohne Vordruck47
47
http://www.ellviva.de/files/PDF_VK44_S14_Brief-Muster.pdf/ Zugriff am 22.5.2014
57
Abb.6 : Der tschechische Geschäftsbrief48
48
http://www.auto-veteran.cz/ucebnice/uprava-obchodniho-dopisu.htm/ Zugriff am 22.5.2014
58
Die tschechische Darstellung nach dem Vordruck wird sehr oft genutzt. Die
Geschäftsstruktur ist für beide Sprachen sehr ähnlich. Die Unterschiedlichkeiten sind nur im
Schreiben der Bezugszeichen – die deutsche Sprache nutzt die Bezugszeichenzeile (die
vertikale Darstellung) und auch den Informationsblock (die horizontale Darstellung). Das
Tschechische nutzt heutzutage nur die Bezugszeichenzeile (die vertikale Darstellung). Aus
diesen Abbildungen kann man auch sehen, dass der Brief verschiedene Teile hat und jedem
konkreten Teil gehört die konkrete Angabe zu.
4.1.1 Der Briefkopf
Mit dem Briefkopf beginnt jeder Brief. Zum Briefkopf zählt man den Namen oder ein
Logo des Absenders. Die Abbildungen (siehe oben) sind zwar die universalen Vorlagen aber
es gibt mehr Varianten. Auf dem Briefblatt findet man auch weitere Angaben:
Telefonnummer, Bankverbindung usw.
Abb.7 : Der Briefkopf im Deutschen49
Im Tschechischen gehört zum Briefkopf Name des Absenders und seine Logo, Name
des Empfängers und die Bezugszeichenzeile(wenn nötig sind) mit einem Datum. Die
Angaben wie Bankverbindung und Firmen-Ident.-Nr. gibt es im Briefkopf oder unten in der
Fußzeile (siehe oben Abb. 6).
49
http://www.briefkopf-vorlage.com/ Zugriff am 22.5.2014
59
Abb.8 : Der Briefkopf im Tschechischen
Die Bezeichnung des Unternehmens muss genau und vollständig sein. Die formale
Bearbeitung wird hier nicht festgestellt. Für ein Unternehmen mit Handelsregistereintrag sind
diese Angaben verpflichtet50:
 Firmenname
 Bezeichnung der Rechtsform (AG, GmbH, usw.)
 Ort seiner Handelsniederlassung
 Die Firmen – Identifikationsnummer
Falls der natürlichen Person ist die Adresse immer links oben.
4.1.2 Das Anschriftenfeld ( Die Adresse des Empfängers)
Es ist wichtig, die Angaben nicht anzustreichen. In diesem Feld findet man die
Empfängeradresse und die Zusätze. Die Empfängeradresse gibt es links im Deutschen, rechts
im Tschechischen. Unter Zusätze vorstellt man sich die Ausdrücke wie „Einschreiben“,
„Eilzustellung“, „Vertraulich“ usw. Diese Angaben stehen rechts neben der Anschrift und
sind gleichförmig für beide Sprachen. Zum Beispiel51:
50
http://www.fuer-gruender.de/wissen/unternehmen-gruenden/unternehmensstart/aussenauftritt/geschaeftsbrief/
Zugriff am 22.5.2014
51
Duden: Moderne Geschäftsbriefe – leicht gemacht. Mannheim, 2008, S.35
60
Zusätze und Vermerke:
Einschreiben / Doporučeně
Anrede/ Amtsbezeichnung:
Herrn
(Firmen)name:
Helmut Schildmann
Postfach oder Straße und Hausnummer Jenaer Straße 18a
Postleitzahl/ Bestimmungsort
68167 Mannheim
Bei den Firmenanschriften ist nicht nötig, das Wort „Firma“ zu nutzen, falls es aus
dem Namen hervorgeht52:
Adam Müller AG
Schlossstraße 2
56068 Koblenz
Die Einzelpersonen, die bekannt sind (Anschrift im Akkusativ):
Herrn
Frau
Johanes Baumgartner
Ilse Schmitt
Die Personen mit dem Titel:
Herrn Rechtsanwalt
Dr. Georg Sauer
Der Brief wird an eine Person im Betrieb adressiert, aber jede Person kann ihn öffnen:
Winter & Co. KG
Frau Johanna Mertens
Den Brief kann nur eine Person öffnen:
Frau Johanna Mertens
Winter & Co. KG
52
Duden: Moderne Geschäftsbriefe – leicht gemacht. Mannheim, 2008, S.38
61
Die tschechische Variante ist ähnlich, nur Unterschied besteht darin, dass der
Ortsname mit großen Buchstaben geschrieben wird:
HUKOT, spol. s r. o.
obchodní referát
nám. Krále Jiřího 7
701 00 OSTRAVA
4.1.3
Die Datumsangabe
Das Datum kann folgende Formen haben:
2008-04-19
19.04.2008
19. April 2008/ 19. dubna 2008
Die Variante Jahr-Monat-Tag ist international und die Zahlen nutzen unter sich die
Bindestriche53. Beim Schreiben des Datums in die Bezugszeichenzeile, empfehlt die ISO die
Reihenfolge Jahr – Monat – Tag. Im Brief ohne Bezugszeichen findet man es zwischen
Empfängeradresse und Betreffzeile auf der Absenderseite:
Abb.9: Das Datumschreiben ohne den Vordruck54
53
Duden: Moderne Geschäftsbriefe – leicht gemacht. Mannheim, 2008, S.39
54
http://www.briefkopf-vorlage.com/ Zugriff am 22.5.2014
62
4.1.4
Die Bezugszeichen
Diese Zeichen sind Bestandteil der Vordrucke. Nicht immer ist es eine Regel. Über
solchen Zeichen entscheidet der Absender, der Empfänger oder auch die Behörde selbst. Die
Leitwörter für diese Bezugszeichen sind55:
 Ihr Zeichen / Vaše značka
 Ihre Nachricht vom / Vaše značka z
 Unsere Zeichen/ Naše značka
 Unsere Nachricht vom/ Naše značka z
Diese Zeichen dienen zur Identifikation des Briefes. Der Schreiber führt diese
Informationen aufgrund der schnellen Auffindung von den nötigen Angaben an. Wenn ein
Adressenfeld und die Bezugszeichen nicht vorgedruckt werden, dann ordnet man diese
Angaben dem Briefkopf zu.
4.1.5
Der Betreffzeile
Das Wort Betreff nutzt man heutzutage nicht mehr56. Als Betreff wird die
stichwortartige Äußerung des Inhaltes bezeichnet. Es geht um eine Information, mit welcher
sich der ganze Textbereich beschäftigt. Diese Angabe ist fett gedruckt. Die Betreffzeile kann
auch die Geschäftsbriefarten angeben (Anfrage, Angebot, Reklamation, Mahnung), die für
Vollständigkeit noch ein Datum oder eine Nummer ergänzen:
Ihre Bestellung vom 11. Januar 2008
Reklamace ocelových tyčí
4.1.6 Die Anrede
Für die Trennung der Anrede und des Brieftextes wird das Komma genutzt. Das
Ausrufezeichen nutzt man heutzutage nicht mehr. Zwischen dem Betreff und der Anrede gibt
es zwei Leerzeilen. Man redet folgend an57:
55
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011, S. 56
56
Duden: Moderne Geschäftsbriefe – leicht gemacht. Mannheim, 2008, S.39
57
PŠČOLKOVÁ, M.: Obchodní korespondence v němčině – vzory. Brno,2003, S.110
63
 Die universale Anrede, wenn man die Geschäftspartner persönlich nicht kennt:
Sehr geehrte Damen und Herren
Vážení obchodní partneři
 Wenn man die Geschäftspartner kennt und es geht um Einzelpersonen:
Sehr geehrte Frau Müller
Lieber Herr Wolters
Vážená paní Nováková
Die Studenten haben häufig Probleme mit den akademischen Graden. Zum Beispiel
der Brief für den Dekan versteht man als die offizielle Kommunikation und er muss korrekt
geschrieben werden. Die konkrete Person reden wir mit dem höchsten Titel an58:
Sehr geehrter Herr Professor
Sehr geehrter Herr Professor Meier
Vážený pane profesore

Im Fall, dass der Professor eine Frau ist, dann nutzt man die Anrede Professor oder
auch Professorin:
Sehr geehrte Frau Professor
Sehr geehrte Frau Professorin Kaminski
Vážená paní profesorko
Im Tschechischen besteht den Unterschied darin, dass man den Namen in der
Anrede dekliniert:
Anschrift : Pan Sýkora/ Herrn Sýkora
Anrede:
58
Vážený pane SÝKORO / Sehr geehrter Herr SÝKORA
Duden: Moderne Geschäftsbriefe – leicht gemacht. Mannheim, 2008, S.49
64
4.1.7
Der Textbereich
Der Text beginnt nach der Anrede, die immer mit dem Beistrich abgetrennt wird,
mit dem Kleinbuchstabe, falls das erste Wort kein Substantiv ist. Das ist aber eine Regel nur
für Deutsch. Die merkwürdigen Unterschiedlichkeiten haben alle Sprachen und sie
unterscheiden sich vorwiegend in diesen Tatsachen. Dann allgemein gilt, dass:

den Text in die Absätze formuliert wird

die wichtigen Angaben werden an die selbständige Zeile gelegt, dabei es eine
Leerzeile über und unter gibt
4.1.8
Briefschluss
Die klassische Schlussformel lautet „mit freundlichen Grüßen“. Andere
Möglichkeiten:
Beste Grüße aus… (Stadt)
Herzlichst usw.
S pozdravem/ Srdečně zdraví
4.1.9
Unterschrift
Sie ist unter dem Stempel untergebracht. Ohne sie ist der Brief ungültig. Bei der
Unterschrift gibt es eine Besonderheit. Wenn man bei einer Firma angestellt ist, ist üblich
zuerst den Namen des Unternehmens zu wiederholen und dann fügt man Unterschrift der
verantwortlichen Person bei.
In manchen Fällen ist der Angestellte bevollmächtigt den Brief zu unterschreiben.
Er handelt im Namen des Vollmachtgebers und diese Vollmacht legt er zum Brief bei „i.A.“ –
„im Auftrag“ oder „i.V.“ – „in Vertretung“.
65
Abb.10: Die Unterschrift des bevollmächtigten Angestellten59
Im tschechischen Brief stoßt man auf den Namen, die Position und eigenhändige
Unterschrift. Oder auf zwei Namen mit der Position und Unterschriften nebeneinander.
Vollmachtgeber links, Vollmachtnehmer rechts:
Abb.11: Vollmachtgeber und Vollmachtnehmer Unterschrift
4.1.10 Die Anlagen
Die Ergänzungsangaben findet man ganz unten. Die Anlagen können z.B.
verschiedene Prospekte der Waren, Vorschlag des Angebots, Rechnungen oder
Schadensprotokoll sein.
59
http://office-lernen.com/briefschluss/ Zugriff am 22.5.2014
66
Nach der Briefanalyse kann man sehen, dass das Tschechische und das Deutsche
viel gemeinsam haben – was die äußere Struktur angeht. Die Verschiedenheiten kann man in
der Grammatik verzeichen, weil beide Sprachen ihre spezifischen Merkmale haben
(Deklination, große Schrift usw.) Es gibt eine große Menge von verschiedenen Varianten,
was und wie kann man etwas schreiben. Das kann auf den Menschen vielleicht verworren
wirken.
Folgender Überblick fasst die Abstände zwischen einzelnen Briefteilen nach der
Norm zusammen:
Abstand der Bezugszeichen zur
Betreffzeile
zwei Leerzeilen
Abstand der Betreffzeile zur
Anredezeile
zwei Leerzeilen
Abstand der Anredezeile zum
Brieftext
eine Leerzeilen
Abstand des Brieftextes zur Grußzeile eine Leerzeile
Abstand der Grußzeile zur
Unterschrift mit dem Stempel
sechs Leerzeilen
Abstand der Unterschrift zu den
Anlagen
zwei bis vier Leerzeilen
60
Tab.3 : Die Regeln für Abstände im Geschäftsbrief :
60
http://www.rainer-lamberts.de/downloads.html/ Zugriff am 22.5.2014
67
5
Die Briefsorten in der Geschäftskommunikation
Dieses Kapitel beschäftigt sich mit den Briefsorten, mit denen man am meistens in
Kontakt kommt. Es werden die Muster- und Realbriefe vergleichen.
5.2
Die Anfrage
Die Anfrage schickt man heutzutage, wenn man eine Ware oder eine Dienstleistung
kaufen will, aber man möchte aus dem Angebot von den mehreren Lieferanten auswählen.
Warum? Preis, Qualität und Auswahl sind die häufigsten Gründe. Es gibt zwei
Anfragearten61:
1. Allgemeine Anfrage – die potenziellen Kunden verlangen vom Lieferanten Prospekte
oder Kataloge wegen des Warenüberblickes und dann entscheiden sie, ob sie etwas
kaufen.
Erfordernisse solcher Anfrage:
 Anschrift
 Datum
 Betreffzeile: Anfrage wegen
 Anrede
 Bitte um Propagationsmaterial, bzw. Preisliste und Lieferbedingungen
 Hinweis auf längerfristige Zusammenarbeit - möglich
 Dank im Voraus
 Gruß
2. Beispiel einer bestimmten Anfrage
Für einen genau bezeichneten Anfragengegenstand, bitten wir um die Information von
Preis, Liefer- und Zahlungsbedingungen. Aus der Praxis einer folgenden Brief:
61
Duden: Moderne Geschäftsbriefe – leicht gemacht. Mannheim, 2008, S.82
68
Abb. 12 Ein praktisches Muster der Anfrage
62
62
http://www.learn-german-online.net/de/learning-german-resources/beispiel-briefe-auf-deutsch.htm/ Zugriff am
1.6.2014
69
Dieser Brief ist ohne Vordruck geschrieben. Die Bezugszeichen braucht man hier nicht,
weil wir erstmals schreiben. Keine nutzlosen Phrasen sind anwesend. Die Bedürfnisse sind
klar uns kurz formuliert. Es gibt hier eine Adjektiv-Nomen-Kollokation (Zusendung eines
Prospektes). Man kann auch erwähnen, woher er den Kontakt gewinnt. Andere Wendungen:
 Wir verdanken Ihre Anschrift der Firma XY/ Wir haben Ihre Anzeige in…gelesen
 Bitten nennen Sie uns die Verkaufs – und Lieferbedingungen für….
 Wenn die Ware unseren Anforderungen genügt, können Sie mit laufenden Anträgen
rechnen
Die mögliche Beantwortung der Anfrage:
70
Abb.13 Das Angebot63
In diesem Muster gibt es die Bezugszeichen, vertikal im Informationsblock. Auch viele
Kollokationen sind anwesend (ab Werk, einschließlich Verpackung, in Rechnung stellen,
63
http://www.learn-german-online.net/de/learning-german-resources/beispiel-briefe-auf-deutsch.htm/Zugriff am
1.6. 2014
71
Allgemeine Geschäftsverbindungen, Fragen bestehen). Es ist nutzlos, weitere Änderungen zu
machen. Die wichtigsten Angaben:
 Betreffzeile – Datum, bzw. Nummer des Angebots
Ihre Anfrage vom 30.6. 2004
 Dank für das Interesse
…herzlich Dank für Ihre Angabe…
 Die genaue Angaben von den Waren (Preis, Liefertermine, Transportkosten usw.)
€399/ Liefertermin von 4 Wochen/ Die Kaufpreisen gelten ab Werk
5.3
Das Angebot
Unter Angebot versteht man allgemein die Waren und Dienstleistungen, die auf dem
Markt zur Verfügung stehen. Aus der ökonomischen Sicht geht es um einen gerichteten
Vertragsantrag, den Kaufvertrag abzuschließen. Zum Abschließen des Kaufvertrags gescheht
zu dieser Zeit, wenn der Kunde ein Angebot annimmt. Der Schlüssel zu Erfolg ist ein klares,
treffendes und auf dem ersten Blick interessantes Angebot. Es gibt die Angebotsarten64:
 das unverlangte Angebot – der Verkäufer macht den Kunden auf seine
Waren/Dienstleistungsangebot aufmerksam, es gab vorher keine Anfrage
 das verlangte Angebot – der Verkäufer schickt es auf Wunsch der Kunden, mit allen
Informationen zu den angebotenen Waren
 das bindende Angebot – es wird angenommen und weiter bearbeitet
 das unverbindliches Angebot – Falls, wenn der Verkäufer keine Verbindungen
schaffen will; er führt die Information nur für mögliches Interesse
Erfordernis eines Angebotes:
 Charakteristik des Gutes, Menge, Preis, Lieferbedingungen65, Zahlungsbedingungen
64
PŠČOLKOVÁ, M.: Obchodní korespondence v němčině – vzory. Brno,2003, S.24
65
Diese Bedingungen richten sich nach sog. Incoterms (International Commercial Terms). Es geht um
Gesamtheit der internationalen Regeln, die die Lieferbedingungen in vielen Ländern regulieren.
72
Die Lieferbedingungen enthalten66:
 Lieferbereitschaft und Lieferfrist
 Lieferart (Transportweg und Transportmittel)
 Umtausch – und Rücktrittsmöglichkeiten
 Berechnung der Verpackungs-, Fracht-, und Versicherungskosten
Der Briefmuster siehe oben (Abb.14).
5.4
Die Bestellung
Die Bestellung ist ein Geschäftsschriftstück, mit dem wir die Angebotsbedingungen
annehmen. Die Bestellung gilt als einen Kaufvertragsvorschlag. Der Kaufvertrag ist
bilateraler Akt, die Bestellung ein einseitiger Akt. Für den Käufer ist immer obligatorisch,
für den Verkäufer ist verbindlich im Moment, wenn er die Bestellung bestätigt und realisiert
– mündlich und schriftlich.
Was alles muss die Bestellung enthalten67:
 In der Betreffzeile steht „Auftrag über“ und die Information, worauf sich die
Bestellung bezieht – z.B. Auftrag über 1 Badmöbelset Ihr Angebot vom 08.03.2008.
 Anrede
 Dank für Angebot oder Informationsmaterial
 Bestellsatz: „Wir bestellen.“
 Genaue Angaben von Warenbezeichnung (Name des Produktes, Artikelnummer,
Größe, Farbe, Qualität)
 Lieferungsarten
 Zahlungsweise
 Lieferungs- und Verkaufsverbindungen
 Verpackungsarten
 Gruß, Unterschrift
66
PŠČOLKOVÁ, M.: Obchodní korespondence v němčině – vzory. Brno,2003, S.30
67
Duden: Moderne Geschäftsbriefe – leicht gemacht. Mannheim, 2008, S.90
73
Heutzutage dienen für die Bestellungen verschiedene Formulare, die man im Internet
„online“ erfüllt und alles ist im Grunde erledigt. Man wartet dann nur auf die
Bestellungsbestätigung. Wenn wir aber keine Formulare nutzen, dann schreiben wir die
Bestellung nach den Regeln, die oben genannt werden. Die Antwort auf die Bestellung ist die
Bestätigung (mit genaueren Angaben zur Bezahlung) oder die Abweisung (im Grunde z.B.
Mangelmenge auf Lager).
In der Praxis nutzt man sehr häufig folgende Formulare:
Abb. 14: Die Bestellung
74
5.5
Die Versandanzeige
Es geht um die Bestätigung vom Lieferanten, dass die Ware schon geschickt wurde.
Es geht um die kurze Angabe.
Abb.15 : Die tschechische Versandanzeige
75
5.6
Die Mahnung
Die Mahnung schreibt man im Augenblick, wenn die Probleme mit der Lieferung oder
Zahlung vorkommen:
 Mahnung bei Lieferung – „…der Liefertermin ist vor 14 Tagen abgelaufen und wir
haben noch keine Ware…“
 Mängel bei Zahlungsverzug – „…unsere Rechnung Nr. 180500 vom 16.5. 2000 noch
offensteht…“
Die Mahnungen haben drei Stufen. Die erste Mahnung ist relativ mäßig und sie sollte
diese Erfordernisse enthalten68:
 Betreffzeile – Bezeichnung der gelieferten Güter oder Dienstleistung
 Datum der Zahlungserinnerung, Datum der Rechnung, Fälligkeitstermin
 Freundliche, aber deutliche Forderung zur Zahlung
 Termin, bis zu dem das Geld aufs Konto gutschreiben
Die weiteren Mahnungen sollten diese Erfordernisse enthalten:
 Betreffzeile – 2. oder 3. Mahnung
 Datum der letzten Mahnung, Fälligkeitstermin
 die deutliche Aufforderung zur Zahlen
 Hinweis auf die Eintreibung auf gerichtlichem Weg
 Termin, bis zu dem das Geld aufs Konto gutschreiben
Die moralisierende Vorwürfe sind nicht passend, als auch die Sätze wie „wir sehen uns
gezwungen“. Die Mahnung kann folgend aussehen:
68
Duden: Moderne Geschäftsbriefe – leicht gemacht. Mannheim, 2008, S.123
76
Abb.16: Die Mahnung69
69
PŠČOLKOVÁ,M.: Obchodní korespondence v němčině – vzory,Brno,2003, S.86
77
5.7
Die Reklamation
Die Hauptursachen der Reklamationen sind:
 eine andere Warensorte als man bestellt
 andere Menge, Qualität oder Ausführung
 beschädigte Ware
Bei der Reklamation beruft man sich auf die Dokumente – Bestellungsnummer,
Lieferscheinnummer usw. Als die Unterlage dienen auch verschiedene Protokolle – Protokoll
der Mangel, die Fotos, die Probe usw.
Abb.17: Die Reklamation70
Die Reklamation sollte nicht so lange ohne Antwort bleiben. Die richtigen Worte
sollte man sorgfältig abwägen. Es ist Anstand, die Entschuldigung auszudrücken. Dann
versucht man die Lösung, die für beide Seiten entsprechend wäre, zu finden. Zum Beispiel
neue Warenserie schicken oder den Nachlass gewähren. In keinem Fall darf man die
Vorwürfe benutzen. Gegenfalls, wenn der Lieferant die Reklamation nicht annimmt, muss er
70
PŠČOLKOVÁ, M.: Obchodní korespondence v němčině – vzory. Brno,2003, S.78
78
die Gründe angeben. Die Geschäftspartner können sich ans Gericht wenden, wenn sie keinen
Ausweg finden. Vorwiegend, wenn es um Finanzseite geht.
Abb.18: mögliche Antwort auf die Reklamation71
Das waren fünf häufigsten Briefsorten in der Geschäftskommunikation, mit welchen
kommt man immer in Kontakt. Aus den oben erwähnten Mustern folgt, dass die Struktur fast
immer gleich ist, nur die Angaben verändern sich in der Abhängigkeit von der Situation. Oft
dominieren in allen Briefsorten die gleiche Angaben – Preis, Lieferbedingungen,
Transportbedingungen. Die Briefe sind nicht so lang. Die Briefstruktur ist frei, ohne
Vordrucke aber nach Regeln. Für die Bestellungen haben die meisten Betriebe spezifische
Vordrucke und man sollte die Formalseite des Briefes nicht mehr lösen.
Die tschechische Korrespondenz ist sowohl bei der Normierung, als auch beim Briefschreiben
sehr ähnlich. Die Differenz ist nur des Grammatikwesens.
71
PŠČOLKOVÁ, M.: Obchodní korespondence v němčině – vzory. Brno,2003, S.80
79
6
E-Mail als ein Kommunikationsmittel
Den Boom im Bereich der E-Kommunikation bemerkt man in 90er Jahren des vorigen
Jahrhunderts. Damals hat man diesen E-Brief ausschließlich für private Bedürfnisse genutzt.
Am Ende der neunziger Jahre gilt es schon als halboffizielle Textsorten72. Die Vorstellung,
dass man sich mit anderen Personen ohne einen direkten Kontakt unterhalten kann, war toll
und für eilige Leute sehr bequem. Es wird eine billige und schnelle Alternative anstatt des
klassischen Briefes. Heutzutage hält man Email für die verbreiteteste Weise der schriftlichen
Kommunikation. Zeit ist Geld, alle wollen alles schnell haben und die
Geschäftskommunikation ist keine Ausnahme. Außerdem des Emails, gehören zu den
modernen Kommunikationsmitteln auch SMS, Telefongespräch oder Chat.
Der E-mailgebrauch bringt den Benutzern viele Vor- und Nachteile. Die Vorteile
überwiegend. Ein großer Vorteil liegt in der Schnelligkeit bei der Zustellung und auch der
Preis. Es dauert ein paar Sekunden von Server des Absenders auf den Server des Empfängers
die Nachricht zu schicken. Aufgrund der Schnelligkeit dieser Kommunikationsform wird EMail mit Telefongesprächen verglichen. Dann ist möglich, die E-Mail-Nachricht jederzeit zu
schicken. Sie kommt in ein paar Sekunden an. Das E-Mail wird auch als die „geschriebene“
Mündlichkeit bezeichnet. Im Vergleich zu den SMS- Nachrichten, kann E-Mail verschiedene
Dateien speichern und dann schicken. Bei SMS ist diese Möglichkeit unmöglich. Im
Vergleich zum Telefongespräch besteht die Vorteile darin, dass man direkt mit der
bestimmten Person spricht. Daraus kann man feststellt, wie scheint sich diese Person, oftmals
nach der Stimme. Gegenüber sollte man eine vorbereitete Rede haben. Im E-Mail kann man
sich die Worte überlegen und dann die Nachricht schicken. Hier ist es leider unnötig.
Im Vergleich zum klassischen Brief fällt die lange Postanschrift weg und an ihre Stelle
tritt eine einfache E-Mail-Adresse. Kein Ausdrücken auf dem Papier, keine Briefumschläge
und Briefmarken.
Neben den Vorteilen gibt es immer auch einige Nachteilen. Ein E-Mail kann so
schnell geschrieben werden, dann den Schreiber die Fehler leicht übersieht. Dann muss der
Schreiber darauf aufpassen, dass er die Adresse korrekt schreibt. Anders droht, dass die
72
ŠILHÁNOVÁ, R.: Lexikalische und phraseologische Aspekte der Textsorte Geschäftsbrief. Zlín, 2011, S. 36
80
Nachricht nicht übermitteln wird. Die Gefahr lauert sehr häufig in der Form der Spammails.
Es geht um die ungeforderten Nachrichten oder Werbungen. Einige von ihnen können
verschiedene Computerviren in die PCs einführen. Aus diesem Grund sollten alle Benutzer
einen Virenschutz auf ihren Computer installieren.
Die E-Mails werden als nicht öffentliche und öffentliche Mitteilungen bezeichnet. Bei
der öffentlichen Kommunikation werden die E-Mails an die konkrete Person oder an eine
zentrale Adresse geschickt. Die nicht öffentlichen E-Mails stehen zur Verfügung für solche
Leute, die einen Zugang zu der entsprechenden Mailbox haben. Etwa zwei Milliarden
Menschen nutzen diese Kommunikationsform, täglich werden rund 140 Milliarden Mails
verschickt.
6.1
Struktur des E-Mails
Im Vergleich mit dem klassischen Brief enthält E-Mail keine vorgedruckte Angabe. Es
bedeutet aber nicht, dass die sie keine Regeln einhalten müssen. Die Programme für E-MailsVersendung sind international und haben diese Erfordernisse73:
 Von - Zeile: die Absenderadresse
 An - Zeile: Empfängeradresse
 CC – Zeile: für die E-Mail-Adresse der Personen, die eine Kopie erhalten
 BCC – Zeile: für die E-Mail-Adresse der Personen, die eine „blinde“ Kopie erhalten
 Betreffzeile: in Stichworten, ähnlich wie bei den Briefen, sehr wichtig zu ausfüllen
 Anrede: „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Sehr geehrte Herrn Schulz“; falls
der nicht offiziellen Korrespondenz nutzt man die Anrede „Hallo“
 Textfeld: für die Mittleilung; die Angaben teilen wir in Absätzen, Alle weiteren
Absätze trennt man durch eine leere Zeile
 Grußformel: „Mit freundlichen Grüßen“

Es gelten die Prinzipien als auch bei den klassischen Briefen:
 klare, bündige und kurze Sätze ohne Missverständnisse
73
http://wieken-service.com/schreiben-auf-deutsch-eine-deutsche-e-mail-schreiben/ Zugriff am 1.6.2014
81
 Höflichkeit beim Schreiben ist die Selbstverständlichkeit, keine Emotionen
 im jeden Fall sollte man die Zeile Betreff ausfüllen für bessere Orientation
 Die Grammatikfehler wirken nicht gut
 Die Anlagen per E-Post sollten die vernünftige Größe haben
 vertrauliche Angaben sollte man nur verschlüsselt übertragen, aufgrund des möglichen
Missbrauches von Informationen
 Es ist anständig, bis 24 Stunden zu beantworten
Abb.19: Muster des E-Mails74
74
PŠČOLKOVÁ, M.: Obchodní korespondence v němčině – vzory. Brno,2003, S.178
82
Zusammenfassung
Diese Diplomarbeit beschäftigt sich überwiegend mit der Korrespondenz, die einen
wichtigen Bestandteil der Geschäftshandlung bildet. Es geht um die Briefe, die beim
Geschäftsverkehr (Angebot, Nachfrage, Bestellung usw.) am häufigsten benutzt werden. Ziel
ist, die Analyse der modernen Geschäftskorrespondenz in Bezug auf pragmatische,
lexikalische und syntaktische Seite durchzuführen und zwischen deutschgeschriebenen und
tschechischgeschriebenen Geschäftsbriefe zu vergleichen.
Ein pragmatischer Gesichtspunkt untersucht, ob die Theorie auch in der Praxis
funktioniert. Jetzt sprechen wir über äußere Form des Briefes. Ich habe verschiedene
Beispiele aus der Praxis aufgesammelt. Jede Fachpublikation, die sich mit diesem Problem
beschäftigt, führt unterschiedliche Beispiele an. Die Grundregeln zum Schreiben bleiben aber
gleich und nach ihnen befolgen alle Fachbücher, die sich mit der Geschäftskorrespondenz
beschäftigen nur mit dem Unterschied, dass jedes Buch andere praktischen Beispiele der
Briefe nutzt. Daraus folgt, dass die Theorie und Praxis zwar verschiedene Briefmuster für
Darstellung nutzen, aber die Festregeln gelten für beide Seiten (DIN und ČSN Normen). Was
und wie sollte man etwas schreiben, wird es nicht immer eindeutig sein. Die deutsche Norm
DIN ist vielleicht nachsichtiger als die tschechische Norm ČSN. Es bedeutet, dass einige
Angaben ohne Vorschriften geschrieben werden können. Die Firmen können, und sehr oft
machen sie es, ihre Eigenvordrucke zu nutzen. Sie sind praktisch und schnell. Und das ist die
Losung für heutige Zeit – schnell und klar den Brief schreiben.
Ein syntaktischer Gesichtspunkt umfasst die Satzlehre. Die Struktur der Sätze, die wir
üblich in den Briefen nutzen, bleibt bei beiden Sprachen ähnlich. Auch die stilistischen Mittel
haben gleiche Konstruktion und die Teilung.
Die Verschiedenheiten beobachten wir vom Gesichtspunkt der Lexikologie und der
Grammatik. Wortbildung durch Zusammensetzung ist eine „Spezialität“ des Deutschen. Im
Tschechischen ist es nicht so einfach. Die Grammatik ist auch spezifisch. Bei der Anrede im
Brief nutzen wir für das Tschechisch den fünften Kasus, Deutsch nutzt den Nominativ und hat
nur vier Kasus. Die lexikalischen und grammatischen Gesichtspunkte sind allgemein
spezifisch für alle Weltsprachen.
83
Genau dasselbe gilt beim E-Mail-Gebrauch. Die Theorie zeigt, dass die EKommunikation sehr beliebt ist und sie wird vor den klassischen Briefen bevorzugt. Sie hat
viele Vorteile, ist schnell und verlässlich. Und das ist der Grund, dass sie sich allgemeiner
Beliebtheit erfreut.
84
Resumé
Tato diplomová práce se zaobírá obchodním dopisem všeobecně. Zkoumá ho ze
stylistického a lexikálního hlediska, ale také podává různé varianty, jak správně obchodní
dopis napsat a sleduje trendy, podle kterých se styl psaní těchto písemností odvíjí. Zároveň se
v této práci pokouší autorka specifikovat základní pravidla, platná pro dané typy obchodních
dopisů a nějakých způsobem je ucelit. Publikace nabízí velké množství variant, jak dopis
napsat. Proto je potřeba nějakým způsobem všechna pravidla usměrnit a podat jednotvárný
obraz a přehled, podle kterého se člověk orientuje. Kromě vnější úpravy, kterou se zabývají
příslušné normy, je rozebírána také lexikální stránka, kde to jsou například i frazeologismy, se
kterými se často v dopisech můžeme setkat. Při rozboru nejčastěji používaných druhů
obchodních dopisů, jsou prokládány příklady z praxe a srovnávány z hlediska českého a
německého jazyka. V neposlední řadě je věnována také pozornost také elektronické formě
komunikace – emailu. Vzhledem k jeho populárnosti a mnohým výhodám, je považován za
nejužívanější formu komunikace vůbec. A protože i oficiální písemnosti se prostřednictví emailu dají posílat, platí pro něj rovněž jistá pravidla, tak jako pro obchodní dopisy.
85
Literaturverzeichnis
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http://nase-rec.ujc.cas.cz/archiv
88
Abbildungsverzeichnis
Abb.1:
Gliederung des Bereiches Wirtschaft
Abb. 2:
Organisationsmodell eines Großunternehmens
Abb.3:
Schema des Kommunikationsmodells
Abb.4:
Der Geschäftsbrief mit Bezugszeichenzeile
Abb.5:
Der Geschäftsbrief ohne Vordruck
Abb.6:
Der tschechische Geschäftsbrief
Abb.7:
Der Briefkopf im Deutschen
Abb.8:
Der Briefkopf im Tschechischen
Abb.9:
Das Datumschreiben ohne den Vordruck
Abb.10:
Die Unterschrift des bevollmächtigten Angestellten
Abb.11:
Vollmachtgeber und Vollmachtnehmer Unterschrift
Abb. 12:
Ein praktisches Muster der Anfrage
Abb.13:
Das Angebot
Abb. 14:
Die Bestellung
Abb.15:
Die tschechische Versandanzeige
Abb.16:
Die Mahnung
Abb.17:
Die Reklamation
Abb.18:
Mögliche Antwort auf die Reklamation
Abb.19:
Muster des E-Mails
89
Tabellenverzeichnis
Tab.1:
Typische Merkmale der gesprochenen und geschriebenen Sprache
Tab.2:
Wirtschaftskommunikation in einem Betrieb
Tab.3:
Die Regeln für Abstände im Geschäftsbrief
90
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Seele and Geist
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