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Die Betriebsprüfung – Wie kann sich der Unternehmer wappnen?

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Recht und Steuer
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Die Betriebsprüfung – Wie kann
sich der Unternehmer wappnen?
Bei vielen Unternehmern läuten alle Alarmglocken, sobald sich der Betriebsprüfer
ankündigt. Selbst wenn sich der Steuerzahler bewusst nichts zu Schulden kommen
gelassen hat, plagt ihn doch immer das schlechte Gewissen. Denn bei dem undurchdringlichen Dschungel an Paragraphen, Richtlinien, Steuererlassen sowie Schreiben des Bundesministers für Finanzen zu allen möglichen Themen ist ein steuerrechtlicher Fehltritt schnell getan.
Die drohende Betriebsprüfung bereitet dem
Steuerschuldner Unbehagen, was in aller
Regel auch begründet ist: Die Betriebsprüfung endet nämlich oftmals mit einer deftigen Nachzahlung. Manchmal wird auch
noch die Steuerfahndung ins Haus gerufen,
nämlich immer dann, wenn der Steuerschuldner zu viel und zu dreist Steuern sparen wollte. Der Unternehmer sollte sich
auch völlig von dem Gedanken beziehungsweise der Hoffnung freimachen, der Prüfer
schätze es, wenn alles ordnungsgemäß versteuert ist und er keine Fehler oder Unregel-
Stefan Minnerop
Der Autor unserer Recht- und Steuerbeiträge ist der Düsseldorfer Rechtsanwalt Stefan Minnerop.
Kontakt:
Anwaltssozietät Minnerop & Minnerop
Stefan Minnerop
Kapellstraße 27 · 40479 Düsseldorf
Fon: 0211/490596 · Fax: 0211/4931535
Internet: www.raeminnerop.de
mäßigkeiten findet. Im Gegenteil: Der in
der früheren Fassung der Betriebsprüfungsordnung enthaltene Satz: „Zweck der
Außenprüfung ist nicht die Erzielung von
mehr Steuern“ ist bereits seit Jahren gestrichen. Zwar gilt laut Abgabenordnung sogar
der hehre Grundsatz, dass eine Prüfung
auch zu Gunsten des Geprüften stattzufinden habe. Tatsächlich aber dient bei chronisch leeren Staatskassen die Betriebsprüfung heutzutage im Wesentlichen dem Ziel,
mehr Steuern einzunehmen – manchmal
könnte man meinen, dies (und nicht die
Steuergerechtigkeit) sei der ausschließliche
Zweck.
Der Staat hat bereits vor Jahren erkannt,
dass Selbständige sowie Klein- und Mittelbetriebe noch lange nicht abgeschöpft sind.
Deshalb wurden in den letzten Jahren auch
8
Mittelstandkompakt
einige Tausend neue Betriebsprüfer eingestellt, die immer mehr Betriebe überprüfen.
Ein Unternehmer sollte eine durchgeführte
Betriebsprüfung auch nicht als „Freifahrschein“ für die nächsten Jahre verstehen:
Manchmal folgt eine zweite Betriebsprüfung nicht lange nach der ersten. Die Betriebsprüfer, die im gehobenen Dienst mehr
als 60.000 und im höheren Dienst nahezu
80.000 Euro jährlich verdienen können,
spielen ihre Bezüge im Übrigen recht schnell
wieder ein. Als Prüferleistung fordert der
Dienstherr ein jährliches Mehrergebnis pro
Prüfer von deutlich über 400.000 Euro, das
ein Betriebsprüfer auch ohne weiteres erzielt. Zu den für die marode Staatskasse guten Ergebnissen führt sodann nicht nur
die Bezahlung und hohe Motivation der
Betriebsprüfer. Die Betriebsprüfer sind
auch ausgesprochen gut ausgebildet, werden regelmäßig und verstärkt geschult.
Die Tricks der Unternehmer kennen sie allemal.
࡯ Betriebsprüfer sind
nicht zimperlich
Zudem ist den Betriebsprüfern mit der neuen Betriebsprüfungsordnung (BpO) aus
dem Jahre 2000 eine scharfe Waffe an die
Hand gegeben worden, mit der der Staat
sich zwischenzeitlich jährliche Mehreinnahmen im zweistelligen Milliardenbereich
verschafft hat:
࡯ Außenprüfungen werden nicht mehr im
Büro des Steuerberaters, sondern nur
noch im Betrieb oder im Finanzamt
durchgeführt, wodurch die Hilfe des
Steuerberaters, der dem Unternehmer
bei der Betriebsprüfung oftmals „den
Rücken gestärkt“ hat, wegfällt.
nisten während der Betriebsprüfung Urlaub haben.
࡯ Der ursprüngliche Standard-Prüfungs-
zeitraum von drei Jahren kann verlängert werden – sowohl nach hinten als
auch nach vorne, sogar bis in noch nicht
abgeschlossene Wirtschaftsjahre. Nach
§ 8 Abs. 3 BpO kann der Prüfer die Vorlage von Büchern, Geschäftspapieren und
anderen Unterlagen, die nicht unmittelbar den Prüfungszeitraum betreffen,
ohne Erweiterung des Prüfungszeitraumes verlangen, wenn er das zur Feststellung von Sachverhalten des Prüfungszeitraumes für erforderlich hält.
࡯ Kontrollmitteilungen sind auch dann
erlaubt, wenn die geprüfte Person nach
der Abgabenordnung ein Auskunftsverweigerungsrecht hat, was neben Ärzten
vor allem Steuerberater und Rechtsanwälte trifft. Sensible Mandantenbeziehungen können durchaus ausgewertet
und dann an andere Finanzämter
weitergeleitet werden.
Die Prüfer wissen im Übrigen ganz genau,
wo sie anzusetzen haben:
࡯ Misstrauisch werden die Prüfer bei allen
Anschaffungen, die ein Unternehmer
auch privat nutzen kann. Dieses Misstrauen ist oftmals nicht unangebracht:
Würden beispielsweise alle Teppiche,
Bilder, Mikrowellen, Bänke, Tische,
Stühle, die als Betriebsausgaben deklariert worden sind und damit das steuerliche Ergebnis des Betriebes belastet haben, auch tatsächlich im Betrieb stehen,
so müssten nicht wenige Unternehmer
einen Lagerraum zusätzlich anmieten.
Seien Sie hier vorsichtig und steuerehrlich: Privat genutzte Einrichtungsgegenstände gehören nicht in die Geschäftsbücher. Hier droht nicht nur eine
Nachzahlung: Sie machen sich vielmehr
auch strafbar.
࡯ Penibel kontrollieren Prüfer auch immer
das Gehalt des Geschäftsführers. Ist dieser gleichzeitig Gesellschafter des Unternehmens und ist das Gehalt zu hoch,
nehmen die Prüfer schnell eine verdeckte
Gewinnausschüttung an, was oftmals ja
auch tatsächlich der Fall ist. Die Folge
hiervon ist eine Steuernachzahlung.
࡯ Prüfer dürfen alle Mitarbeiter befragen,
die sie in einem Unternehmen antreffen
(auch den Azubi): Sorgen Sie also als
Chef dafür, dass alle unsicheren Kanto-
࡯ Sonstige außerordentliche Aufwendun-
gen und Teilwertabschreibungen sind
Gegenstand einer genaueren Prüfung.
Ohne eine stichhaltige Dokumentation
steht der Geprüfte hier auf verlorenem
Posten.
࡯ Schwarzgeld wird immer dann vermutet,
wenn der Unternehmer deutlich weniger
Gewinn erzielt hat, als dies in seiner
Branche und bei seiner Betriebsgröße
üblich ist. Hier gibt es eine amtliche
Richtsatzsammlung für 76 Branchen, in
denen als Richtschnur die angemessene
Höhe von Gewinnen verzeichnet ist.
mal einiges dafür, dass dies auch für den Inhalt gilt. Der berühmte „Schuhkarton“ mit
ungeordneten Einzelbelegen hebt in diesem
Zusammenhang nicht gerade die Laune des
Prüfers und trägt auch nicht zu einem guten
Ergebnis bei. Eine allzu schlampige Buchführung kann auch verworfen werden; die
folgende Steuerschätzung ist für den Steuerschuldner sicherlich nicht günstig. Denken
Sie immer daran, dass auch der Prüfer gerne
schnell vorankommen und sich nicht stundenlang durch Ihre Papierflut kämpfen
möchte.
࡯ Besonders gründlich wird stets auch die
Umsatzsteuer geprüft. Prüfer wittern
Steuerhinterziehung, wenn die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Angaben in der Umsatzsteuer-Jahreserklärung
stark voneinander abweichen, die Vorsteuern nachträglich korrigiert werden,
in einer Steuererklärung erhöhte Vorsteuern geltend gemacht werden oder
der Vorsteuerabzug von der branchenüblichen Höhe abweicht.
࡯ Ärger ist sodann bei der Kfz-Nutzung
programmiert. Wer sich als Unternehmer wegen der anteiligen Privatnutzung
des Geschäftswagens nichts hinzurechnen lassen will, führt ein Fahrtenbuch
und kommt schon mal auf die Idee, eine
private Fahrt als dienstlich einzutragen.
Die Betriebsprüfer spüren Fehler im
Fahrtenbuch rigoros auf. Die Finanzbeamten durchfilzen Buchungsunterlagen,
Tankquittungen und Werkstattrechnungen, Spesenabrechnungen, Besuchsnotizen und Kundenkorrespondenz auf
Übereinstimmung mit den Angaben des
Fahrtenbuches. Passt hier zum Beispiel
das Datum einer Bewirtungsquittung
nicht zu den Fahrtangaben im Fahrtenbuch, schließt der Prüfer auf mögliche
weitere unstimmige Angaben und legt
die Nachzahlung fest. Haben Sie den
Prüfer ansonsten wenig geärgert, würde
der Nachzahlung wahrscheinlich die
Pauschalregelung von einem Prozent des
Neukaufwertes und 0,03 Prozent pro Kilometer zwischen Wohnung und Büro
zugrunde gelegt. Gab es indes Streit,
kann der Vorwurf auch bis zur Steuerhinterziehung reichen.
Das „A und O“ einer Betriebsprüfung sind
zunächst einmal eine ordnungsgemäße
Buchführung und ordentliche Aufzeichnungen. Hierzu gehören Grundaufzeichnungen
wie Kassabuch, Inventuren und eine korrekte zeitnahe Verbuchung der Geschäftsfälle.
Sind die Bücher in Ordnung, spricht schon
࡯ Eine Selbstanzeige ist bis
Prüfungsbeginn möglich
Hat der Betriebsprüfer die erste Akte in Ihrem Betrieb in die Hand genommen, beginnt die Prüfung offiziell. Ab diesem Zeitpunkt haben Sie als Unternehmer nicht
mehr die Möglichkeit, bei Unregelmäßigkeiten mit einer Selbstanzeige dem Vorwurf
einer Steuerhinterziehung zu entgehen.
Wenn Sie es für möglich halten, dass einige
Vorgänge in Ihrem Unternehmen in den
letzten Jahren steuerlich nicht korrekt bewertet worden sind, sollten Sie die strafbefreiende Selbstanzeige per Telefax spätestens dann losschicken, wenn der Prüfer bei
Ihnen auf dem Hof vorfährt. Sobald der offizielle Prüfungsbeginn notiert ist, entfällt
diese Möglichkeit.
Das Finanzamt verlangt ferner von den
Unternehmern eine umfassende Mitarbeit
bei der Prüfung des Betriebes, die die Grenze des Erträglichen teilweise überschreitet.
Der Unternehmer muss die Betriebsprüfung an sich dulden, im gewünschten Umfang mithelfen und jede Störung der Betriebsprüfung unterlassen. Er hat die
Pflicht, die vom Prüfer geforderten Unterlagen vorzulegen, muss dem Prüfer auf dessen Verlangen unklare Sachverhalte erläutern oder aber Personen benennen, von
denen der Prüfer die gewünschten Informationen bekommt. Der Prüfer hat das
Recht, von Gläubigern und Empfängern
von Ausgaben zu erfahren. Auch bei einem
schwer erklärbaren Vermögenszuwachs
muss der Unternehmer den Geldgeber benennen.
Eine der wichtigsten Teile der Betriebsprüfung ist sodann die „Schlussbesprechung“. Hier lassen sich strittige Fragen klären. Außerdem kann der Steuerschuldner
mit etwas Verhandlungsgeschick ein doch
noch günstiges Ergebnis erzielen. ‹‹‹
Rechtsprechung aktuell
Doppelte
Haushaltsführung
Das Bundesverfassungsgericht hat die
zeitliche Begrenzung der steuerlichen Abzugsfähigkeit von Mehraufwendungen für
eine doppelte Haushaltsführung gekippt.
Der Gesetzgeber hatte zum 1. Januar 1996
in § 9 EStG geregelt, dass der Abzug der
notwendigen Mehraufwendungen im Zusammenhang mit einer aus beruflichem
Anlass begründeten doppelten Haushaltsführung auf insgesamt zwei Jahre begrenzt ist.
Nach Auffassung des Bundesverfassungsgerichts genügt diese Abzugsbegrenzung
im Fall der beiderseits berufstätigen Ehegatten nicht den Maßstäben des Artikels 3
Absatz 1 GG in Verbindung mit Artikel 6
Absatz 1 GG. Nach Artikel 6 Absatz 1 GG
hat nämlich der Gesetzgeber Regelungen
zu vermeiden, die geeignet sind, in die
freie Entscheidung der Ehegatten über ihre Aufgabenverteilung in der Ehe einzugreifen. Danach müssen von Verfassungs
wegen Aufwendungen für eine doppelte
Haushaltsführung bei der Bemessung der
finanziellen Leistungsfähigkeit berücksichtigt werden, soweit es sich um zwangsläufigen Mehraufwand beiderseits berufstätiger Ehegatten handelt, der dadurch
entsteht, dass ein gemeinsamer Wohnsitz
beim Beschäftigungsort des einen Ehegatten besteht und zugleich die Unterhaltung
eines weiteren Wohnsitzes durch die Berufstätigkeit des anderen Ehegatten an einem anderen Ort veranlasst ist. Auf die
Gründe, aus welchen sich einer der Ehegatten für eine Berufstätigkeit an einem
vom gemeinsamen Wohnort abweichenden Beschäftigungsort entschlossen hat,
kommt es auch nach Ablauf von zwei Jahren doppelter Haushaltsführung nicht an.
Beschluss vom 14.12.2002 – Az. 2 BvR
400/98 und 2 BvR 1735/00
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Stefan Minnerop
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