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Hochschule als Prozessorganisation denken Wie geht das? Das

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Hochschule
als Prozessorganisation denken
Wie geht das?
Das Beispiel der Hochschule Fulda
Prof. Dr. Johann Janssen
Fuldaer Modell
Inhalt
● Ziele des Prozessmanagements
● Konzept zur Umsetzung des Prozessmanagements an
der HFD (Fuldaer Modell)
● Vorstellung des IT-gestützten prozessorientierten QMSystem an der HFD
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
27.04.2010
Fuldaer Modell
PDCA-Zyklen
Anforderungen der Stakeholder
Strategie
Verb.Maßnahme
Ac
t
Act
Do
Check
Plan
g
g
Plan
Act
Do
QM-System
g
g
Check
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
27.04.2010
Fuldaer Modell
Prozessorientierung
Beschaffung
Qualität
Prozessziele
etc.
Funktionsziele
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
Dekanat
Prüfungsausschuss
Studienausschuss
Lehrende
Prüfungsamt
Studierende
Haushaltsabteilung
Personalabteilung
Berufung
Kosten +
Personalaufwand
Durchlaufzeit
27.04.2010
Fuldaer Modell
4 Leistungsarten (I)
● Nutzleistung (geplant)
(z.B. Durchführen einer Lehrveranstaltung entsprechend
den Lernzielen, Erklären eines Laborversuchs, Beraten
von Studierenden, Verfassen einer Publikation, Durchführen einer Tagung, etc.)
● Stützleistung (geplant)
(z.B. Installieren einer benötigten Software, Durchführen
einer Beschaffung, Bereitstellen von wiss. Literatur,
Bereitstellen von Beamer und Notebook für Präsentationen, Gebäudemanagement, Raumplanung, etc.)
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
27.04.2010
Fuldaer Modell
4 Leistungsarten (II)
Blindleistung (nicht geplant)
(z.B. Wartezeiten, „Hinterhertelefonieren“, Suchen v. Unterlagen und
Formularen, aufwändige Evaluationen ohne konsequente Maßnahmenableitung und -umsetzung, Widerspruchsverfahren bei Berufungen und
Prüfungen wegen Formfehler im Verfahren, Doppelarbeiten, etc.)
Fehlleistung (nicht geplant)
(z.B. falsche Ablage, fehlender Klausurtext bei Prüfungsbeginn, Lehrbeauftragte/r hält sich aus Nichtwissen nicht an Lernziele, Lehrbeauftragte/r bekommt falsche Vergütung, Raum ist doppelt vergeben, viele
Studierende wussten nicht von der Verlegung einer LV, Scheitern oder
Verzögern einer Beschaffung wegen mangelhafter Kenntnis der
Verfahrensweise, etc.)
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
27.04.2010
Fuldaer Modell
Schnittstellen bedeuten immer eine Unterbrechung des ganzheitlichen Zusammenhangs
Eine Schnittstelle bedeutet
1. eine Liegestelle infolge von zeitlichen
Abstimmungsproblemen
2. eine Irrtumsquelle infolge von Informationsverlusten
3. eine Quelle der organisatorischen Unverantwortlichkeit
infolge der fehlen Verantwortung für die Funktion der
Schnittstelle
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
27.04.2010
Fuldaer Modell
Studien zeigen (branchenübergreifende Betrachtung)
● Die Nutzleistung im Unternehmen beträgt oft nicht mehr
als 25%
● Die Blind- und Fehlleistungen liegen oft bei 25 – 30%
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
27.04.2010
Fuldaer Modell
Was ist notwendig?
• Welches Ergebnis soll der Prozess erbringen?
• Was geht bisher schief?
• Wer muss was wann wo und wie machen, damit die
richtigen Ergebnisse erzielt werden?
• Welche Daten/Kennzahlen müssen für Entscheidungen
bereitgehalten werden?
• Welche bisher durchgeführten Aktivitäten und
Schnittstellen sind für die Zielerreichung nicht notwendig
Ziel: Mit einem Minimum an Ressourcen die optimale
Qualität erzielen!
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
27.04.2010
Fuldaer Modell
Partizipativer und bedarfsorientierter Ansatz
zur Prozessmodellierung und -bewertung
Zusammensetzung des Prozessteams:
•
•
•
•
QMB als Coach
Prozessverantwortliche/r
Prozessbeteiligte
Leistungsempfänger (z.B. Studierende, Lehrende)
Aufgaben des Prozessteams
•
•
•
Identifizieren der Ziele und Verbesserungspotentiale des Prozesses
Modellieren des optimierten Prozesses
Regelmäßige Selbstbewertung des Prozesses (statt Audit)
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
27.04.2010
Fuldaer Modell
Vorgehensweise bei der Prozessmodellierung (1)
● Festlegen des Modellierungszweckes
(Organisationsdokumentation, prozessorientierte Reorganisation,
Zertifizierung, Wissenmanagement, u.a.)
● Festlegen des Kommunikationsweges (z.B. Handbuch oder
Intranet)
● Auswahl des Modellierungswerkzeugs (z.B. Visio, iGrafx
Flowcharter, ARIS)
● Durchführen von Akzeptanztests
● Identifizieren der Prozesse (Projekt-Kernteam / QMLenkungsteam)
● Modellieren der Ist-Situation (QMB u. Prozessverantwortliche/r)
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
27.04.2010
Fuldaer Modell
Vorgehensweise bei der Prozessmodellierung (2)
● Festlegen der Ergebnisse von Prozessen (Prozessteam)
● Identifizieren der auftretenden Probleme (Prozessteam)
● Erstellen des Soll-Prozessmodells (Prozessteam)
(auf der Grundlage des Ist-Modells und der identifizierten
Verbesserungspotenziale; Ziel: weniger Schnittstellen; schlanke, ggf.
weniger Prozesse; signifikante Senkung der Schwachstellen)
● Festlegen der Ergebniskriterien (Prozessteam)
● Aufrechterhalten der Aktualität und kontinuierliche
Verbesserung (regelmäßig: Prozessverantwortliche/r; zweijährig:
Selbstbewertung durch Prozessteam, Unterstützung durch
Verbesserungsmanagement)
● Freigabe
● Schaffen von Informationssystemen für die festgelegten
Ergebniskriterien
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
27.04.2010
Fuldaer Modell
Funktionen
•
QM-Lenkungsteam: Steuerungsgruppe für die QM-Implementierung
•
Projekt-Kernteam: Arbeitsgruppe, verantwortlich für die Umsetzung
•
•
•
des Implementierungsprozesses (Projektleiter, Kanzler, QMB, QMMitarbeiter)
Qualitätsmanagementbeauftragte: langfristig verantwortlich für die
Weiterentwicklung des QM-Systems und den Bericht an die oberste
Leitung
Prozessteam: zuständig für Entwicklung und Selbstbewertung von
Prozessen (Zusammensetzung: Prozessverantwortliche/r, einzelne
Prozessbeteiligte, Leistungsabnehmer)
Prozessverantwortliche/r: verantwortlich für das Abbild des
Prozesses im QMS, für die Aktualität der mitgeltenden Dokumente und
für den KVP (mit Unterstützung des Prozessteams)
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
27.04.2010
Fuldaer Modell
Regeln für die Prozessmodellierung (Beispiel HFD)
● Ein Prozessmodell besteht aus folgenden Bestandteilen:
●
●
●
●
●
Angabe des Prozessverantwortlichen
Link zum Prozessstammblatt
Prozessdarstellung
Angaben zur Dokumentenlenkung
Link zu den Ergebnissen (über Data Warehouse geplant)
● Die Prozessdarstellung sollte auf die Bedürfnisse und das
Vorverständnis der Anwender/innen abgestimmt sein
● Symbole mit gleicher Bedeutung müssen immer gleich aussehen.
● Klarheit und Verständlichkeit gehen vor Vollständigkeit. Aufklärender
Text sollte besser hinterlegt werden.
● Jeder Prozess beginnt oben und endet unten.
● Zu viele und zu eng aneinander gesetzte Symbole sollten vermieden
werden, Komplexität evtl. durch Teilprozesse verringern.
● Flussliniengewirr sollte vermieden werden.
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
27.04.2010
Fuldaer Modell
Prozess A
Variante A
Prozessverantwortung: xxx
Beschaffung
Produktion
Marketing
Entwicklung
A
B
C
E
D
F
H
Nein
G
Ja
I
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
27.04.2010
Fuldaer Modell
Prozess A
Variante B
Prozessverantwortung: xxx
Produktion
Marketing
Beschaffung
Entwicklung
A
B
E
C
D
F
H
Nein
G
Ja
I
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
27.04.2010
Fuldaer Modell
Beachte:
Das Gelingen der Neugestaltung von Prozessen hängt
nicht in erster Linie von einem EDV-Programm ab, denn
„von der Stange“ gibt es keine Prozessgestaltung.
Organisationen sind individuelle Gebilde mit ihren
Stärken und Verbesserungspotenzialen, ihrer
vorgegebenen Personalstruktur und ihren Zielen.
Daher ist im ersten Schritt engagierte Teamarbeit
erforderlich. Für die professionelle Darstellung der
Prozessdarstellungen ist dann Standard-Software sehr
gut einsetzbar.
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
27.04.2010
Fuldaer Modell
Stand der Prozessmodellierung (HFD)
Gesamt
Gesamt
141
Freigegeben
84
Entwurf
27
Davon in Freigabeverfahren
8
Noch bis Juni geplant zu
modellieren
5
Soll-Juni
Gesamt in %
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
116
82
27.04.2010
Fuldaer Modell
Prozesslandschaft
Prozessgruppen
Prozesse und Teilprozesse
Prozessdetails und mitgeltende Unterlagen
(Basisinformationen, Checklisten, Formulare)
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
27.04.2010
Fuldaer Modell
Qualitätsmanagement der HFD
Notfälle
Neue Prozesse und
Dokumente
Führungsprozesse
Verantwortliche für Prozesse und Dokumente
Strategisches
Management
Finanzplanung / Controlling
Kommunikation und
Information
Organisation
Diversity Management /
Frauenförderung
Personaleinstellung
und -entwicklung
Funktionsbeschreibung
Qualitätsmanagement
Dokumentenlenkung
Formulare
Inhaltsverzeichnis
KVP
Suche Stichwortverzeichnis
Ressourcenmanagement
Intranet
Kernprozesse: Lehre,
Forschung, Wissenstransfer
Evaluationsprozesse
Einrichtung, Aufhebung v.
Studiengängen
Personal
Homepage HFD
Abkürzungen
Werk- und Dienstleistungen
Gesetze und
Verordnungen
Wissen
Glossar
Sachmittel
Organisation
Gebäude, Fahrzeuge,
Sicherheit und Räume
Terminplan /
Semesterzeiten
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
Entwicklung von
Fernstudienangeboten
Selbstbewertung
Studienorientierung
Evaluation von Studium
und Lehre
Studium und Lehre
Internationalisierung
Evaluation der Forschung
Evaluation des QM-Projektes
Forschung, Entwicklung u.
Wissenstransfer
Wissenschaftliche
Weiterbildung
27.04.2010
Fuldaer Modell
Strategisches Management
• Entwicklung von Strategien ausgehend von der
Vision und Mission und unter Einsatz der SWOT-Analyse
• Umsetzung von Strategien unter Einsatz der Quality
Scorecard (QSC)
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
27.04.2010
Fuldaer Modell
Was bedeutet strategische Ausrichtung?
● Strategie ist der Weg zum Erreichen der Vision und zum
Erfüllen der Mission
● Strategische Entscheidungen haben eine interne und
eine externe Ausrichtung:
→ Positionierung der Organisation in seiner Umwelt - hier
besonders auf dem Markt
→ Gestaltung der internen Bedingungen (u.a. Prozesse,
Ressourcen)
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
27.04.2010
Fuldaer Modell
Die drei Perspektiven der Quality Scorecard
Prozessperspektive
Struktur- und Entwicklungsperspektive
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
Welche Prozesse sind erfolgskritisch und wie müssen diese
Prozesse ablaufen, um die
erwünschten Ergebnisse zu
erzielen?
Strategieumsetzung
Kausalkette
Ergebnisperspektive
Anhand welcher Ergebnisse wird
deutlich, dass wir die Strategien
erfolgreich umgesetzt haben?
Welche Fähigkeiten u. Strukturen
und welche Ressourcen sind von
wesentlicher Bedeutung, um diese
kritischen Prozesse zu
beherrschen?
27.04.2010
Fuldaer Modell
Zusammenhang von strategischem
Management und Qualitätsmanagement
Qualitätsmanagement der HFD
Strategisches
Management
Personalentwicklung einstellung
Frauenförderung
Kommunikation und
Information
Finanzplanung
Dokumentenlenkung
Stra
tegie
s
he t
sc en
gi m D
te e F
ra ag r H
St an de
M
Führungsprozesse
Vision 2015
xxx Studierende
s
he
isc ent
g
e
em D
rat
St anag HF
M de r
Qualitative Ziel für
1. Lehre u. Lernen: xxx
2. Forschung: xxx
Normative Ebene
n
Lehre
Forschung
xxxxxx
Ergebnisperspektive
Ziel
...
....
Prozessperspektive
....
...
...
Struktur- und
Entwicklungsperspektive
...
...
...
KVP
Ressourcenmanagement
Kernprozesse
Evaluationsprozesse
Stra
te
M ap g y
Personal
Entwicklung von
Fernstudienangeboten
Selbstbewertung
Werk- und Dienstleistungen
Studienorientierung
Wissen
Sachmittel
Studium und Lehre
Evaluation von Studium
und Lehre
Q ua
lity
S co r
e
(QSC card
)
Evaluation der Forschung
Ergebnisperspektive
...
...
...
Prozessperspektive
....
...
...
Struktur- und
Entwicklungsperspektive
...
...
...
AI
ET
LT
OE
PG
SK
SW
W
Internationalisierung
Evaluation des QM-Projektes
Gebäude, Fahrzeuge,
Sicherheit und Räume
Forschung, Entwicklung u.
Wissenstransfer
Wissenschaftliche
Weiterbildung
Zielv
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baru reinn
d er F g en
Be
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
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Prozessperspektive
...
...
...
Struktur- und
Entwicklungsperspektive
...
...
....
W
i
r
k
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Operative
Ebene
Ma ß
Strategische
Ebene
Einrichtung, Aufhebung v.
Studiengängen
E
n
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w
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k
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l
n
27.04.2010
Fuldaer Modell
Prozessorientiertes QM an der Hochschule
individuelle und kreative Prozesse, nicht modellierbar!
Plan
Act
Lehren u. Lernen
Plan
Do
Act
Forschung
Check
Do
Check
prozessorientiertes Qualitätsmanagement (modellierte Prozesse)
HochschulRahmen
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
27.04.2010
Fuldaer Modell
Das EFQM Excellence Modell
Innovation und Lernen
Mitarbeiterorientierung
10 %
Führung
10 %
Politik und
Strategie
10 %
Partnersch. u.
Ressourcen
10 %
Befähiger 50 %
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
Mitarbeiterbez.
Ergebnisse
10 %
Prozesse
10 %
Kundenbez.
Ergebnisse
15 %
Wichtige
Ergebnisse
der
Organisation
15 %
Gesellsch.bez.
Ergebnisse
10 %
Ergebnisse 50 %
27.04.2010
Fuldaer Modell
Konzept des Fuldaer Modells
Die zentralen Aspekte des Fuldaer Modells (TQM) sind
● strategische und operative Regelkreise,
● IT-Unterstützung,
● Prozessorientierung (partizipativer und bedarfsorientierter
Ansatz),
● KVP = Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
(PDCA Plan Do Check Act)
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
27.04.2010
Fuldaer Modell
Prozesslandkarte
Strukturbildendes Element des QM-Systems im FB:Oe und auch an der
gesamten Hochschule ist die Prozesslandkarte. Sie enthält in Anlehnung
an DIN EN ISO 9000:2000
● Führungsprozesse (Zielplanung, Berufungen, Administration, etc.
● Prozesse zum Management von Ressourcen (Haushalt und Beschaffung, Räume und Inventar, etc.)
● Kernprozesse (Entwicklung von Studiengängen, Forschung, Lehre,
Wissenstransfer, etc.)
● Evaluationsprozesse (Evaluation der Lehre, Absolventenbefragung,
etc.)
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
27.04.2010
Fuldaer Modell
Qualitätsmanagement der HFD
Notfälle
Neue Prozesse und
Dokumente
Führungsprozesse
Verantwortliche für Prozesse und Dokumente
Strategisches
Management
Finanzplanung / Controlling
Kommunikation und
Information
Organisation
Diversity Management /
Frauenförderung
Personaleinstellung
und -entwicklung
Funktionsbeschreibung
Qualitätsmanagement
Dokumentenlenkung
Formulare
Inhaltsverzeichnis
KVP
Suche Stichwortverzeichnis
Ressourcenmanagement
Intranet
Kernprozesse: Lehre,
Forschung, Wissenstransfer
Evaluationsprozesse
Einrichtung, Aufhebung v.
Studiengängen
Personal
Homepage HFD
Abkürzungen
Werk- und Dienstleistungen
Gesetze und
Verordnungen
Wissen
Glossar
Sachmittel
Organisation
Gebäude, Fahrzeuge,
Sicherheit und Räume
Terminplan /
Semesterzeiten
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
Entwicklung von
Fernstudienangeboten
Selbstbewertung
Studienorientierung
Evaluation von Studium
und Lehre
Studium und Lehre
Internationalisierung
Evaluation der Forschung
Evaluation des QM-Projektes
Forschung, Entwicklung u.
Wissenstransfer
Wissenschaftliche
Weiterbildung
27.04.2010
Fuldaer Modell
Stärken
•
•
•
•
•
•
•
Hohe Transparenz der Prozesse. Klare strategische und operative
Regelkreise
Das organisatorische Wissen der Organisation ist im QM-System
verankert und steht jedem zur Verfügung
Bedarfsorientierte Ausrichtung und Weiterentwicklung der Prozesse.
Mitarbeiter bringen sich stärker in die Entwicklung der Organisation
ein
Kontinuierlicher Prozess des institutionellen und individuellen Lernens
Leichtere Einarbeitung von Mitarbeitern
Schnelle Verfügbarkeit von Verfahrensweisen, Dokumenten und
Informationen (Zugriff in wenigen Sekunden). Anwendung ist ohne
Schulung möglich und die Prozessmodellierung mit Minimum an
Schulung (30 min)
Höhere Effektivität und Effizienz durch Senkung von Blind- und
Fehlleistungen mit positivem Effekt auf Mitarbeitermotivation
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
27.04.2010
Fuldaer Modell
Voraussetzungen für Erfolg des QM-Systems
● Mitarbeiter haben einen eindeutigen Nutzen:
● Transparenz hinsichtlich der Abläufe in der Organisation
● Schnelle Verfügbarkeit von Prozessdarstellungen u. Dokumenten
● Aktualität der Dokumente
● Weniger Arbeitsaufwand (Senkung v. Blind- und Fehlleistungen)
● Oberste Leitung fördert die QM-Einführung
● Partizipation der zuständigen Mitarbeiter
● Anwendung ist ohne Schulung möglich.
Prof. Dr. Johann Janssen, Hochschule Fulda
27.04.2010
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Bildung
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