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Man mache es so einfach wie möglich - FACTS Verlag GmbH

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Marktübersicht Dokumentenmanagementsysteme
Man mache es
so einfach wie möglich
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020_027_FAC_0309_MUE_DMS.indd 20
18.02.2009 21:16:16 Uhr
Informationsmanagementsysteme unterstützen
Unternehmen dabei,
Ordnung in den Datenüberfluss zu bringen und
sich durch strukturiertes
Wissen Wettbewerbsvorteile zu verschaffen.
Was gilt es aber zu berücksichtigen, damit beim Einsatz eines solchen Systems
die Anfangseuphorie nicht
prompt in Trauer um ein
gescheitertes Projekt umschlägt?
D
as Einscannen, Ablegen und Wiederfinden von Doku-
menten, das so genannte Dokumentenmanagement, ist inzwischen ein allgemein bekannter Begriff, wenn auch nicht in jedem
Betrieb im Einsatz. Mithilfe von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) lassen sich
Dokumente digitalisieren, speichern und
anhand von Schlagwörtern leicht und
schnell abrufen. Auf diese Weise steht das
gesamte Wissen einer Organisation allen
Mitarbeitern zur Verfügung. Einer reibungslosen und harmonischen Zusammenarbeit
firmenweit steht nichts mehr im Weg.
So die vielversprechende Theorie. In der
Praxis allerdings sieht es oft anders aus und
viele mit dem größten Enthusiasmus angefangene Projekte schreiten nach einiger
3/2009 FACTS
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Marktübersicht Dokumentenmanagementsysteme
Zeit nur noch schleppend voran, stocken
ment als auch die Mitarbeiter Angst vor den
nitionen, Marketing-Slogans und immer mehr
eine Weile, um schließlich endgültig im Sand
organisatorischen Veränderungen, die sol-
Akronyme für zunehmende Verwirrung. Zu-
zu verlaufen.
che Projekte mit sich bringen. Die Geschäfts-
dem haben sie recht spät angefangen, bran-
Ganz besonders der Mittelstand hat so
führung befürchtet, die Technologie nicht in
chenspezifische Lösungen auf den Markt zu
seine Probleme mit dem Einsatz von DMS.
den Griff zu bekommen und die Kontrolle zu
bringen.
Wie so oft geht es dabei zunächst um die
verlieren. Die Belegschaft scheut den zu-
Schade eigentlich, denn ein gut funktio-
Kosten. Da die meisten KMUs ein Informati-
sätzlichen Arbeitsaufwand und das Aufge-
nierendes Informationsmanagement, das
onsmanagementsystem nicht als eine wirk-
ben von gewohnten Arbeitsweisen. Und so
Arbeitseffizienz und -qualität spürbar stei-
liche Notwendigkeit – wie etwa ein Finanz-
mancher bangt vor dem Verlust einer durch
gert, stellt einen realen Wettbewerbsvorteil
buchhaltungsprogramm – betrachten, zei-
einen Vorsprung an Machtwissen hart erar-
dar. So beschleunigt die sofortige Verfüg-
gen sie sich bei Investitionen in diesem Be-
beiteten Position.
barkeit des benötigen Wissens die Arbeitsprozesse erheblich. Zum Beispiel verbessert
reich eher zurückhaltend. Oftmals gehen sie
von sehr hohen Investitionsvolumen aus.
Auch halten sich im Mittelstand hartnäckige
zunehmende verwirrung
sich die Qualität des Kundenservice, wenn
auf Knopfdruck alle Kundeninformationen
Gerüchte, DMS-Projekte erwiesen sich als
Diese Verunsicherung haben die Anbieter
wie Aufträge, Rechnungen oder Schriftver-
komplex und langwierig und brächten kei-
von DMS-Lösungen bisher versäumt einzu-
kehr zur Verfügung stehen und sich somit
nen messbaren Return on Investment (ROI).
dämmen. Im Gegenteil: Sie sorgen in den ver-
alle Kundenfragen zügig und ausführlich
Darüber hinaus haben sowohl das Manage-
gangenen Jahren durch stets neue DMS-Defi-
beantworten lassen, ohne Ressourcenverschwendung. Darüber hinaus liefert ein effektives Informationssystem dem Management
ausgesuchte
Informationen
Goldene regel: Eine Lösung für den Mittelstand sollte
einfach zu implementieren,
leicht erlernbar und bedienbar
sowie nachhaltig aus eigener
Kraft administrierbar sein, sind
sich alle Experten einig.
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Marktübersicht Dokumentenmanagementsysteme
DMS-Anbieter im Überblick
anbieter
d.velop
easY software
Produktbezeichnung
Enterprise Content Management System d.3
EASY ENTERPRISE.x 3.0
Kontakt
+49 2542 93070
0208 450160
Variable Rechercheoptionen
Ja
Volltext-, Indexsuche, gemischt (VT/Index), eigene
Suchprofile (editier-/speicherbar)
Ja / Ja
Ja / Ja
Verwaltung von Suchergebnissen
Ja
Anzeige der letzen Suchen, Suche speichern
Integration von Speichertechnologien und -systemen
Ja (u. a. EMC Centera, IBM, NetApp)
Ja (u. a. EMC Centera, IBM, NetApp)
Revisionssichere Dokumentarchivierung
Ja
Ja
Mail-Archivierung
Ja, mit eigener Software
Ja, mit eigenem Produkt
Klassifizierung nach Dokument-/Objekttypen
Ja, auch semantische Klassifizierung nach Inhalt
Ja
Import/Export von Objekttypen
Ja
Ja, XML oder CSV
Automatisierbare Dokumentindexierung
Ja
Ja · Ja
Versionsverwaltung · Dokumenthistorien
Ja · Ja
Ja · Ja
Rechteverwaltung · Lebenszyklusverwaltung
Ja · Ja
Ja
Mehrere DMS-Server integrierbar (verteilte Serverumgebungen)
Ja
Ja
E-Mail-Benachrichtigungsdienst für DMS-Aktionen
Ja
Ja, zentral oder benutzergesteuert
Benutzer- und Gruppenverwaltung (Übernahme aus Betriebssystemgruppen)
Ja
Ja, LDAP-Anbindung
Revisionssicherheit zertifiziert
Ja
Ja
Festplattenunterstützung
Ja, inkl. Content-Adressed-Storage-Systeme
Ja
Integration in Fachanwendungen
Ja
Ja, über 100 Integrationen realisiert
Applikationen im Kontextmenü (z.B. Signatur-, ZIP-Anwendungen)
Ja
Ja
Offene Schnittstellenarchitektur
Ja, SDK zur Entwicklung verfügbar
Ja
Verfügbare Sprachen · Weitere Sprachen integrierbar
DE, GB, PL, HR, NL, IT, DK, FR · Ja
DE, EN, FR u. jeweils über div. Partner weltweit · Ja (NLS)
Dokumentvorschau
Ja, mit integriertem Hochleistungsviewer
Ja, über integrierten Viewer
Zugriff auf Dokumente ohne separate Applikation
Ja
Ja
Notizzettel/Kommentare in der Vorschau
Ja
Ja
Suchfunktion mit Fundstellenkennzeichnung in der Vorschau
Ja
Ja
Unterstützte Dateiformate
Alle Formate der Originalanwendg. sowie PDF u. TIFF
Alle Formate
Begrifflichkeit an Branchen anpassbar
Ja
Ja
Modulare Erweiterbarkeit
Ja
Ja
Eigener, integrierter Workflow
Ja
Ja
Integration von Scan-/Faxlösungen, Posteingangsverwaltung
Ja
Ja
Integration digitaler Signaturen · Integration in SAP-Anwendungen
Ja · Ja
Ja · Ja
Remotezugriff online/offline · Datensynchronisation
Ja · Ja, online
Ja · Ja, online
Web-Integration
Ja, durch eigene Web-Applikation
Ja, über eigenes Web-Frontend (AJAX)
Download/Upload von Dokumentbeständen
Ja
Ja
Webbasierte Recherche im Dokumentbestand
Ja
Ja
Proxy-Funktionalität
Ja
Ja
Eigene Benutzeroberfläche
Ja
WEB Client und Rich (Java) Client
Integration in Standardanwendungen (z. B. MS Office)
Ja
Integration in Office-Anwendungen
Betriebssystem-Integration
In MS-Explorer
In MS-Explorer
Zugriff auf Dokumente
Applikation und Fachanwendungen
Applikation und Office-Anwendungen
Kostenfreie Hotline
Ja, nur normale Gesprächsgebühren
Ja, Festnetzpreise
Schulungsaufwand
Gering
Für Administratoren
DMs-Leistungsmerkmale
support
bedienbarkeit
Mobilität
Flexibilität
investitionssicherheit
DMs-Leistungsmerkmale
Query-Sprache
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eLO
Optimal systems
windream
ELOprofessional
OS|ECM
ECM Windream
0711 806089-0
kontakt@optimal-systems.de; 030 8957080
www.windream.de
Schnell-, Index-, Objekt-, Volltext-, Haftnotizen-,
Volltext-, Indexsuche, kombinierte Recherchen,
Schnell-, Index-, Objekttyp-, Volltextsuche
Versionsgeschichte-, Zusatztextsuche-, u.v.a.
Boolesche operatoren, SQL
Ja / Ja
Ja / Ja
Ja / Ja
Ja, durch Trefferlisten
Ja, durch gespeicherte Anfragen
Ja, durch Ergebnislisten
Ja; u.a. NetApp, IBM, Centera
Ja (u.a. EMC Centera, IBM, NetApp, iTernity, HP.)
Ja (u.a. EMC Centera, IBM, NetApp)
Ja
Ja
Ja
Ja, im Standard integriert oder über Zusatzmodule
Ja
Ja, durch eigene Software
Ja, auch nach Inhalten
Ja, nach Schränken, Ordnern, Registern u. Dokumenten
Ja, zusätzlich auch Ordnertypen
Ja, über XML, COLD, ELO DocXtractor
Ja, XML
Ja, über XML
Ja · Ja
Ja · Ja
Ja · Ja
Ja · Ja
Ja · Ja
Ja · Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja, Übernahme z. B. aus Active Directory
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
ja
Ja
Ja, u.a. in Office, MOSS, Exchange, Dynamics,
ja
Ja, mehr als 70 Integrationen verfügbar
Ja
Ja
Ja
Ja, für ELO-Partner Möglichkeit zum Programmieren
Ja
Ja, SDK zur Entwicklung verfügbar
DE, GB, FR, NL, HU, CZ, PL · Ja (Austausch d. Sprachfiles)
DE, GB, FR · Ja, beliebig viele
DE, GB, FR, IT · Ja (beliebige über NLS)
Ja, m. eigenem integr. Viewer; andere Viewer einbindbar
Ja, Contentviewer für mehr als 200 Datenformate
Ja, m. integriert. Viewer für mehr als 200 Dateiformate
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
200 verschiedene Formate; zusätzliche auf Wunsch
Alle
Alle Formate der Originalanwendungen
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja · Ja
Ja · Ja
Ja · Ja
Ja, beides · Ja, Synchronisation und Replikation
Ja · Ja
Ja · Ja, online
Ja
Ja, eigene Web-Applikation
Ja, durch eigene Web-Applikation
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Eigene Benutzeroberfläche, Tabs, konfigurierbar
Nein, nicht erforderlich
Axapta, SAP, Sage, CAD, Notes u.a.
ohne Programmierungsaufwand
alle gäng. Geschäftsanwendg. wie ERP, CRM, CAD, MS Office
Integration i. d. Symbolleiste in allen Office-Produkten
Ja, über Standardbefehle der Anwendungen
In MS-Explorer
K. A.
Anwendung vollständig in Windows integriert
Applikation und Originalanwendungen
Aus der jeweiligen Applikation
Explorer und Standardanwendungen
Betreuung über Businesspartner
Ja, im Rahmen der Wartungsverträge
Ja, nur normale Gesprächsgebühren
je nach Installation
Ja, ausgefeiltes Trainingsprogramm
Nein
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Marktübersicht Dokumentenmanagementsysteme
investitionssicherheit: Es ist
wichtig, auf einen Anbieter zu setzen,
von dem anzunehmen ist, dass er nicht
so schnell vom Markt verschwindet und
auch noch morgen mit Rat und Tat zur
Verfügung steht.
zur Entscheidungsfindung. Schwer-
zu nehmen? Ganz wichtig: Die Anschaffung
der gespeicherten Daten im Falle eines Sys-
punkte sind dabei betriebswirtschaftliche
muss sich rechnen. Daher lautet die erste
temwechsels sollte auch kein Problem dar-
Analysen und Controlling. Und nicht zu-
Regel, auf Investitionssicherheit zu achten
stellen. Und vor dem Hintergrund der stets
letzt macht es ein lückenloses Informati-
und auf einen Anbieter zu setzen, von dem
wachsenden rechtlichen Anforderungen
onsmanagement möglich, gesetzliche Be-
anzunehmen ist, dass er nicht so schnell
muss das DMS die Revisionssicherheit un-
stimmungen wie die GDPdU (Grundsätze
vom Markt verschwindet und auch noch
bedingt garantieren. Ein revisionssicheres
ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchfüh-
morgen mit Rat und Tat zur Verfügung steht.
System zeigt jederzeit auf, wer welche Da-
rungssysteme) einzuhalten.
Auch ist es ratsam, darauf zu achten, dass
tensätze geändert hat. Jede Änderung und
Doch wie sieht ein für den Mittelstand
die Software mit anderen Anwendungen
Eingabe wird gespeichert und in einer Ände-
geeignetes DMS aus? Welche Bedingungen
kompatibel ist und die Möglichkeit der Inte-
rungshistorie aufgelistet. Sowohl der ur-
muss es erfüllen? Wo lauern die Risiken und
gration in verschiedene Fachapplikationen
sprüngliche als auch der neue Zustand der
die Kostenfallen und welche Hürden gilt es
und offene Schnittstellen bietet. Der Export
Datei werden unter Angabe des Zeitpunkts
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selbsterklärend und die Benutzeroberfläche
intuitiv bedienbar sein.
Neben Schnelligkeit – die sich zudem
durch entsprechende Prozessoren, Festplat-
Damit die Implementierung überhaupt
ten und große Arbeitsspeicher erreichen lässt
Aussicht auf Erfolg hat, sollte vorher eine
– ist Ausfallsicherheit ein ebenso wesentlicher
Planung erfolgen. Wie bei jedem anderen
Aspekt. So muss die eingesetzte Technologie
IT-Projekt erweisen sich die Analyse der
eine hohe Laufzeit und Zuverlässigkeit ge-
täglichen Abläufe und das Festlegen von
währleisten. Bei einem Systemausfall leisten
messbaren Zielen als unverzichtbar. Eine
replizierende Festplattensysteme und Back-
erste Phase sollte sich der Untersuchung
up-Server gute Dienste. Die Datensicherung
der vorhandenen Ablage und des Workflows
sollte mindestens täglich erfolgen. Allerdings
widmen. Die Beschreibung einer einheitli-
nutzt das beste System nichts, wenn es die
chen Gliederung sowie die exakte Schilde-
Sicherheit der gespeicherten Informationen
rung der Systemanforderungen in einem
nicht garantiert. Denn in dem gesammelten
Pflichtenheft dienen als Basis für die späte-
Wissen einer Firma liegen auch ihre Wettbe-
re Auswahl der geeigneten Lösung.
werbsvorteile. Es ist ein Schatz, den es zu
Auch die Testinstallation der ausge-
schützen gilt. Im Hinblick auf den mobilen
wählten Software ist eine präventive Si-
Zugriff auf im DMS-System enthaltene Daten
cherheitsmaßnahme. Es gibt zwei Mög-
kommt den technischen Sicherheitsaspekten
lichkeiten: Während die neue Software auf
eine enorme Bedeutung zu.
das Produktivsystem installiert wird, läuft
die tägliche Arbeit mit dem alten System
parallel. Oder das DMS wird auf separaten
versteckte kosten
Rechnern getestet. Auf keinen Fall sollte
Insgesamt hat der Implementierungsauf-
die Testphase wegfallen, auch nicht aus
wand abgenommen. Die Preise sind gesun-
Kostengründen. Denn falls das System
ken. Viele DMS-Anbieter locken mit volu-
nicht einwandfrei funktioniert, könnte der
menbasierten Tarifen. Somit sind die Syste-
Arbeitsausfall teuer zu stehen kommen.
me nicht nur für Unternehmen mit einem
Darüber hinaus empfiehlt es sich, erst
großen Dokumentenaufkommen lohnens-
dann in den Echtbetrieb zu gehen, wenn
wert, sondern auch für den Mittelstand.
alle Mitarbeiter im Unternehmen geschult
Doch birgt diese Lage auch Gefahren. Laut
worden sind.
Experten könnten Preiskampf und das Auftauchen weiterer Anbieter aus anderen Sek-
erweiterbarkeit
Neben der Vorbereitung der Mitarbeiter
auf das neue System erweist sich die Schaf-
toren bewirken, dass in den kommenden
Jahren manche DMS-Anbieter vom Markt
verschwinden. Also ist bei der Auswahl eines
DMS-Partners Vorsicht geboten.
fung der adäquaten technischen Infrastruk-
Eine weitere Problematik bilden die ver-
tur als ebenso entscheidend. Dabei emp-
steckten Kosten. Die Implementierung eines
fiehlt es sich, die Hard- und Softwaretech-
Komplettsystems beeinträchtigt die Ge-
nologien zunächst nicht zu aufwändig zu
schäftsprozesse in einem größeren Umfang
planen, dafür erweiterbar. Da ist der Spruch
als ein bloßes Archivsystem. Die Technolo-
und der Person, die eine Änderung durchge-
von Albert Einstein ein guter Ratschlag: „Man
gie verursacht nur einen geringen Teil der
führt hat, gesichert. Die Daten lassen sich
mache alles so einfach wie möglich …“ Das
Gesamtausgaben eines DMS-Projekts. Das
dabei jederzeit wiederherstellen.
System muss letztendlich mit den Bedürfnis-
meiste Geld schlucken die organisatorischen
Ebenfalls ausschlaggebend: Nach der
sen des Unternehmens wachsen können.
Veränderungen.
Implementierungsphase sollten alle Mitar-
Dies macht Sinn, wenn die Menge der ge-
An der Tatsache, dass gut verstandene
beiter standort- und abteilungsübergreifend
speicherten Informationen steigt. Oder
Dokumentenmanagement-Strategien für
mit dem System arbeiten können. Die Ak-
wenn die Anzahl der Benutzer deutlich zu-
Unternehmen von enormer wirtschaftlicher
zeptanz durch die Angestellten spielt hier
nimmt: Da sich mit zunehmender Anzahl
Bedeutung sind, ändert das aber nichts. Wer
eine wesentliche Rolle. Diese können sich
der Zugriffe über einen Server die Ausfüh-
künftig im zunehmend harten Wettbewerb
mit neuen Arbeitsweisen nur anfreunden,
rungsgeschwindigkeit erheblich reduziert,
nachhaltig bestehen will, darf vor dieser In-
wenn sie einen sofortigen Nutzen erkennen.
ist es sinnvoll, die Last auf mehrere Systeme
vestition nicht zurückschrecken.
Dazu muss das System zum größten Teil
zu verteilen.
Graziella Mimic/Frank Becker
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