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4. Prozessunterstützung - Instandhaltung mit SAP R/3 Wie bereits in

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Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
4. Prozessunterstützung - Instandhaltung mit SAP R/3
Wie bereits in der Prozessbeschreibung deutlich wurde, stellen die Geschäftsprozesse der
Instandhaltung hohe Ansprüche, sowohl an die Integration von technischen, als auch von
kaufmännischen Funktionen. Um also Instandhaltung unter dem Gesichtspunkt der SAP-Unterstützung betrachten zu können, ist es erforderlich, eine Vielzahl modulübergreifender Aspekte
bei der Nutzung von SAP zu berücksichtigen. Diese erstrecken sich bspw. von der Nutzung von
Arbeitsplänen und Stücklisten, über die Planung und Abrechnung von Instandhaltungsaufträgen bis hin zur Anbindung externer Software wie CAD, GIS oder auch Systemen zur mobilen
Datenerfassung.
Die Hauptkomponente, mit deren Einsatz die Ziele und Strategien der Instandhaltung umgesetzt werden können, stellt SAP mit dem Modul PM (Plant Maintenance) zur Verfügung, welches mit seinem angebotenen Funktionsumfang eine Optimierung der Instandhaltungsprozesse ermöglichen soll. Grund dafür ist dabei vor allem die zentrale Stellung des PM-Moduls
im SAP-System, wodurch eine schnittstellenfreie Zusammenarbeit mit den Komponenten der
Logistik (MM), des Rechnungswesens (FI, FI-AA, CO) und der Personalwirtschaft (HR) ermöglicht wird. Diese unternehmensweite Integration – und die damit einhergehende Vernetzung
kaufmännischer, technischer und logistischer Prozesse – wird oftmals als die große Stärke von
SAP gegenüber klassischen CAFM-Systemen gesehen.
Im Folgenden wird nun anhand ausgewählter Teilprozessschritte untersucht, inwieweit die
integrativen Funktionen von SAP tatsächlich in der Lage sind, die Instandhaltung, als Kernprozess des Facility Management wirkungsvoll zu unterstützen. Dabei ist es jedoch nicht immer
möglich, sich exakt an den Teilprozessen bzw. Teilprozessschritten zu orientieren, da es sich
dabei um standardisierte, allgemein gültige Prozesse handelt. Da im SAP jedoch einzelne
Teilaufgaben (z.B. das Anlegen der Störungsmeldung, sowie die Zunahme weiterer Informationen, wie den Status der Meldung etc.) automatisch und oftmals zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen, werden ähnliche Teilprozessschritte zusammengefasst und unter SAP-Prozesssicht betrachtet.
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Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
Detailbetrachtung Meldung anlegen und bearbeiten
Zusammenfassung sämtlicher Teilprozessschritte, die sich auf das Erstellen bzw. die Bearbeitung von Störungsmeldungen beziehen, also insbesondere auf die Tätigkeiten von Teilprozess
„Instandhaltungsbedarf aufnehmen und qualifizieren“.
SAP bietet hier bereits beim Anlegen der Störungsmeldung Möglichkeiten, die relevanten
Informationen von Anfang an mitzuführen. So können bspw. beim Erstellen der Nachricht
technische Informationen bzgl. der durchzuführenden Tätigkeiten oder auch Informationen
über die Person, die die Meldung angelegt hat, weitergegeben werden. Wird die Störungsmeldung in einem späteren Schritt zu einem Auftrag, ist es im Falle einer Kopplung an das
HR-Modul möglich, den auszuführenden Tätigkeiten Qualifikationsprofile zu hinterlegen, um
somit mit der Durchführung der Aufgaben nur Mitarbeiter zu beauftragen, welche die vorgegebenen Anforderungen erfüllen.
In Hinblick auf die Benutzerfreundlichkeit liefert SAP spezielle Funktionen, die sowohl die
Dateneingabe selbst erleichtern, als auch die Eingabe von Falschinformationen verhindern
sollen. So können die technischen Objekte, auf welche sich die Störungsmeldung bezieht,
aus einer hierarchischen Struktur ausgewählt werden, die Beschreibung der durchzuführenden Aufgaben kann aus vordefinierten Katalogen als Kurztext übernommen werden. Ist im
Unternehmen zusätzlich das Modul RE (Immobilienmanagement) im Einsatz, ermöglicht die
Verbindung zum technischen Platz bereits beim Anlegen der Meldung den genauen Ortsbezug
zum entsprechenden Immobilienobjekt (z.B. Gebäude- und Raumnummer).
Neben der manuellen Anlage von Störungsmeldungen im System unterstützt SAP aber auch
weitere Medien für die Meldungserfassung, aus denen die Nachrichten mit den zugehörigen
Informationen dann automatisch ins System übernommen werden:
· Erfassung in einem CAD-/CAFM-System mit gleichzeitiger graphischer Lokalisierung
im Gebäude
· Erfassung im Internet/Intranet
· Erfassung mit Hilfe von Handheld Devices, WAP Mobile Phones
· Erfassung über GLT-Systeme bzw. GIS
Bei manchen CAFM-Systemen finden sich diese Funktionalitäten ebenso. Durchgängig ist dies
jedoch nicht der Fall.
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Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
Wartungsplan erstellen
Die SAP-Wartungspläne legen für die jeweiligen technischen Objekte die Termine und den
Umfang der durchzuführenden Wartungstätigkeiten fest. Dadurch soll sichergestellt werden,
dass die Objekte stets rechtzeitig gewartet werden und somit in funktionsfähigem Zustand
bleiben. Bei der Definition von Wartungsplänen, welche sowohl auf Ebene der technischen
Plätze, als auch auf Ebene der Equipments erfolgen kann, bietet SAP drei verschiedene Möglichkeiten an:
· Zeitabhängig, periodisch (z.B. alle 30 Tage)
· Leistungsabhängig (z.B. nach 1000 Betriebsstunden)
· Zustandsabhängig (Maßnahme wird ausgelöst, wenn ein bestimmter Zustandswert
erreicht wird)
Die Definition der durchzuführenden Tätigkeiten kann dabei unter Zuhilfenahme der sog.
Arbeitspläne erleichtert werden. Diese werden verwendet, um wiederkehrende Arbeitsabläufe
zu standardisieren, d.h. es werden Abfolgen einzelner Instandhaltungsaufgaben gebildet und
in Form eines Arbeitsplans im System hinterlegt. Neben Informationen über die durchzuführenden Tätigkeiten enthalten die Arbeitspläne aber auch zusätzliche Informationen für die
Zeit- und Kostenerfassung oder auch für die Materialbeschaffung. Dazu gehören zum Beispiel
Informationen darüber, welche Ersatzteile und Hilfsmittel für die Arbeitsschritte benötigt werden oder wie viel Zeit für die Durchführung der Arbeiten vorgesehen ist. Zur Erstellung eines
Wartungsplans müssen nun lediglich die jeweiligen Instandhaltungsaktivitäten bzw. Einzelvorgänge dem entsprechenden Arbeitsplan entnommen und um Durchführungstermine ergänzt
werden. Mit der Zuweisung von Durchführungsterminen werden dabei, auch gleichzeitig neben
dem Wartungsplan, die jeweiligen Instandhaltungsaufträge im SAP erzeugt.
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Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
Beschaffung von Materialien/Dienstleistungen
Abhängig davon, ob die Erbringung der Instandhaltungsleistung intern oder extern erfolgt,
ist in aller Regel von Seiten des Auftraggebers eine Material- oder Dienstleistungsbeschaffung erforderlich. Da diese Funktionalitäten im SAP durch das Modul MM (Materialwirtschaft)
abgedeckt werden, bedeutet dies, dass R/3-Instandhaltung ohne die R/3-Materialwirtschaft
praktisch nicht effizient einsetzbar ist.
SAP unterscheidet also prozessseitig betrachtet nicht zwischen der Beschaffung von
Materialien beziehungsweise Dienstleistungen. Für beide Aufgabenbereiche ist aber in den
Unternehmen im Normalfall eine eigenständige Abteilung – der Einkauf – zuständig, welcher
sämtliche Geschäftsvorfälle abwickelt, die aus den Bestellanforderungen der PM-Aufträge hervorgehen. Dazu gehört in erster Linie das Erstellen von Anfragen, Bestellungen und Angeboten, sowie unter Umständen auch die Rechnungsprüfung.
Im Falle der Dienstleistungsbeschaffung kann es jedoch interessant sein, die einzukaufenden
Dienstleistungen in Standardleistungsverzeichnisse zu strukturieren. Diese Leistungsverzeichnisse sind frei konfigurierbar und unterstützen den zuständigen Mitarbeiter bei der Auswahl
der einzelnen Leistungen, da je nach technischem Platz bzw. Equipment bereits verschiedene
Tätigkeiten hinterlegt sind. Die Mengen, die für die Leistungserbringung erforderlich sind, werden dabei automatisch vom System, anhand der Merkmale des betreffenden Objekts, ermittelt
und in die Bestellung übernommen. Der Einsatz von Leistungsverzeichnissen verringert somit
den Aufwand des Einkaufs bei der Erfassung von Leistungen erheblich, was eine Standardisierung und qualitative Verbesserung des Beschaffungsprozesses zur Folge hat.
Bei der Freigabe der Bestellung bietet SAP die Möglichkeit, ein spezielles Genehmigungsverfahren zu implementieren.
Im Falle der Dienstleistungsbeschaffung bietet SAP mit der sog. Handwerker-Kopplung die
Möglichkeit, den kompletten Beauftragungsprozess über das Internet abzuwickeln. Ergebnis
dieser Technologie ist ein vollkommen belegloses Verfahren für die Beauftragung des jeweiligen Handwerkers und somit eine Reduzierung des Verwaltungsaufwandes. Die Beauftragung
selbst erfolgt dabei über gesicherte Internetseiten, die einzelnen Verträge können als pdfDateien heruntergeladen werden. Die Möglichkeit dies über andere IT-Lösungen zu realisieren
wurde mit dem FM-Marktforum bereits dargestellt.
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Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
Leistungsdurchführung
Dieser Abschnitt behandelt sämtliche Tätigkeiten, die in Bezug zur Leistungserbringung stehen. Dazu gehören neben der Planung und Überwachung der durchzuführenden Aufgaben und
der eigentlichen Leistungserbringung auch Rückmeldung, Abnahme und Dokumentation der
erbrachten Leistungen.
Neben der Übersicht über die anstehenden Instandhaltungsmaßnahmen im StandardSAP-System selbst, ermöglicht der Einsatz von „Mobile Services“, als Teil von SAP-CRM
(CRM := Customer Relationship Management), den Servicetechnikern auch vor Ort – mit Hilfe
eines Laptops – den Zugriff auf sämtliche Serviceaufträge. Durch Abrufen des persönlichen
Kalenders, in dem die Aufträge entweder pro Tag oder auch pro Woche angezeigt werden
können, haben die zuständigen Mitarbeiter stets den kompletten Überblick über die ihnen
zugeteilten Aufträge und Meldungen. Das System bietet somit die Möglichkeit der mobilen
Verwaltung und Überwachung sämtlicher Equipment-Bestandteile, die Wartungs- oder Serviceleistungen benötigen.
Im Vorfeld der Leistungsdurchführung ermöglichen es die Mobile Services zudem, auf weitere Auftragsdetails zurück zu greifen, wie bspw. Informationen über die betroffenen Objekte
(z.B. Standortinformationen, zugehörige Stücklisten, technische Zeichnungen, Betriebsanleitungen etc.), die eigentliche Problembeschreibung, die durchzuführenden Arbeitsschritte oder
auch die Wartungs- und Reparaturhistorie des jeweiligen Objekts. Während der eigentlichen
Leistungserbringung ist es mit Hilfe von Handhelds möglich, Messungen vorzunehmen und die
Zählerstände über WAP-Geräte an die Zentrale weiterzuleiten.
Nach abgeschlossener Leistungsdurchführung müssen die erbrachten Leistungen an das System zurück gemeldet werden. Diese Rückmeldung, die sich im Rahmen der Leistungserfassung auf die zugehörige Bestellung bzw. Einzelpositionen bezieht, ändert dabei automatisch
den Status des Auftrages, der über das Immobilienobjekt abgefragt werden kann. Die Mobile
Services von SAP unterstützen unterschiedliche Formen der Rückmeldung, wie bspw.:
· Zeitrückmeldung: Zeit für Anfahrt, Abfahrt und Reparatur
· Materialrückmeldung: geplanter und ungeplanter Materialverbrauch
· Technische Rückmeldung: detaillierte Tätigkeitsmeldung zu einzelnen Leistungspositionen,
Fehlerursachen und Maßnahmen
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Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
Eine mögliche Handwerker-Kopplung stellt für den Fall der Erfassung der durchgeführten
Tätigkeiten ein vollkommen belegloses Verfahren zur Verfügung. Dabei greifen die Handwerker online auf das hinterlegte Leistungsverzeichnis zu, erfassen die freien Positionen und speichern das Dokument als Leistungserfassungsblatt ab.
Die technische und kaufmännische Dokumentation der durchgeführten Tätigkeiten erfolgt im
SAP automatisch, da sämtliche Daten aus der Instandhaltung nach Abschluss der Maßnahmen in die Instandhaltungshistorie übernommen werden. Diese Daten können dann nach
den Anforderungen des Benutzers aufbereitet werden, wobei SAP standardmäßig folgende
Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung stellt:
· Geplante und tatsächlich entstandene Kosten
· Dauer der Durchführung einer bestimmten Instandhaltungsmaßnahme
· Häufigkeit der Störungen an einem bestimmten Objekt
· Kosten für Eigen- und Fremdleistung
· Verhältnis der geplanten zu ungeplanten Instandhaltungsmaßnahmen
· Verhältnis von Sofortaufträgen zu Aufträgen mit durchschnittlicher Dringlichkeit
· Leistung verrechnen
5. Vergleich: SAP und CAFM für Instandhaltungsprozesse
Grundsätzlich existieren im Bereich der Instandhaltung keine gravierenden Unterschiede
zwischen SAP- und CAFM-Systemen, da es in beiden Systemen möglich ist, die klassischen
Instandhaltungsaufgaben, wie Meldung anlegen, Auftrag erteilen, Instandhaltungsleistung
durchführen bzw. rückmelden, abzubilden und sich die Systeme in diesen Punkten auch nicht
spürbar unterscheiden. Aus diesem Grund macht es an dieser Stelle keinen Sinn, die einzelnen
Prozessschritte im Detail zu vergleichen. Interessanter sind dagegen Prozessschritte, in denen
eine Schnittstelle zu anderen Systemen erforderlich ist, falls die gewünschte Funktionalität
nicht durch das eigentliche System abgedeckt werden kann.
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Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
Hier liegt die eigentliche Stärke von SAP - der Bereich Instandhaltung im Vergleich zu klassischen CAFM-Systemen. Durch den Einsatz der, für die Instandhaltung relevanten, Module
PM/MM und auch FI/CO erhält der Benutzer eine Anwendung, welche sämtliche Instandhaltungs(teil)prozesse in einem System integriert.
Die direkte Kopplung der Materialwirtschaft (MM) an das PM-Modul ermöglicht beispielsweise
eine automatische Lagerüberwachung, d.h. im Falle einer Materialentnahme aus dem Lager,
bietet SAP die Möglichkeit automatisch eine Bestellanforderung zu generieren. Ähnlich verhält
es sich bei Material oder auch Dienstleistungen, die neu beschafft werden müssen.
Dieser gesamte Beschaffungsprozess und der damit verbundene Workflow sind bewährte
Standardabläufe in SAP. Die Programmierung einer Schnittstelle zwischen PM und MM ist dabei
nicht erforderlich.
Der zweite große Vorteil ist die direkte Verbindung zur Finanzbuchhaltung (FI), die es ermöglicht, die durch Instandhaltungsaufträge entstandenen Kosten direkt auf die im System hinterlegten Kostenstellen zu buchen.
Durch diese vollständige Integration und die damit einhergehende Nutzung einer einheitlichen
Datenbasis ermöglicht es SAP, Kosten (z.B. aus MM) den jeweiligen Aufträgen (PM) und den
zugehörigen Kostenstellen (FI) zuzuordnen, ohne dabei in ein anderes System zu wechseln,
eine Schnittstelle zu programmieren oder mit dem Problem redundanter Daten konfrontiert zu
werden.
Hier liegt der große Unterschied zu den CAFM-Systemen, deren Zweck es nicht ist, Prozesse
der Materialwirtschaft oder auch der Finanzbuchhaltung abzudecken. Zwar existieren Systeme,
die die Möglichkeit bieten, Kostenstellenstrukturen hinter den einzelnen Objekten zu hinterlegen, um damit vor allem die Anforderungen an das Berichtswesen, d.h. den Überblick über die
angefallenen Kosten abzudecken. Die tatsächliche Buchung und Verrechnung der angefallenen
Kosten erfolgt in den Unternehmen allerdings in der Regel in einer eigenständigen Software,
was es erforderlich macht, die relevanten Informationen in dieses externe System zu übertragen.
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Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
6. Praxisbeispiel IH-Prozess (umgesetzt durch die DV-Ratio AG)
Flexibilität des SAP-Systems
In der Praxis zeigen die mit SAP umgesetzten Lösungen der FM-Prozesse starke Unterschiede
hinsichtlich der verwendeten Kernfunktionen aus der Instandhaltung und Vernetzung mit weiteren Geschäftsprozessen. Dies mag bei erster Betrachtung eines Standardsystems verwundern, zeigt aber die Stärke des SAP ERP-Systems, sich den kundenspezifischen Anforderungen
durch Customizing - Einstellungen und Programmierung - anzupassen. Diese Flexibilität wird
erreicht durch:
· Anpassung an bestehende Datenbanken und Betriebssysteme
· SAP ist auf mehreren Systemen und Datenbanken lauffähig und
· lässt sich mit SAP NetWeaver anpassen
SAP NetWeaver stellt eine offene Integrations- und Anwendungsplattform zur Verfügung und
ermöglicht die Umsetzung der Enterprise Services Architecture. So können Geschäftsprozesse
über Technologiegrenzen hinweg vereinheitlicht, Anwendungen für Mitarbeiter nach Bedarf
integriert, sowie Informationen einfach und strukturiert zugänglich gemacht werden.
Abb.: Betrachtungsebene SAP-System
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Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
· Anpassung an die Soll-Geschäftsprozesse
· durch eine breite Auswahl von Standardfunktionalitäten (Transaktionen) für eine Vielzahl
von Geschäftsvorfällen
· durch tabellengesteuerte Einstellungen (Customizing)
· durch kundenspezifische Programmerweiterungen (ABAP/4) mit vorhandenen
Ansatzpunkten (user-exits)
· Anpassung an bestehende Systeme
· durch vorhandene Standardschnittstellen (z.B. MS Excel)
· Schnittstellentechniken (BAPI, RFC etc.)
· Anpassung an den User-Arbeitsplatz
· durch Bereitstellen einer zusätzlichen personenbezogenen Navigationsmöglichkeit
(user-menu)
· der Möglichkeit Daten personenbezogen voreinzustellen
· Anpassung an den benötigten Informationsschutz
· durch ein umfangreich einstellbares Rollen- und objektbezogenes Berechtigungskonzept
Einführung des Systems
Um das Potential eines so mächtigen wie gleichwohl flexiblen Systems zu heben und die
Risiken einer Einführung zu minimieren ist eine sorgfältige Analyse der Geschäftsprozesse,
entsprechendes Know-how der einzelnen Einstellungen/Programmierungen und ein breites
Verstehen der Gesamtzusammenhänge notwendig.
Praxisbeispiel Instandhaltung mit SAP
Als Praxisbeispiel wurde der sehr komplexe Instandhaltungsprozess eines Chemieunternehmens ausgewählt um die Leistungsfähigkeit des Systems zu demonstrieren.
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Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
Geschäftsziele des Unternehmens
Folgende Ziele waren für die Umsetzung zu beachten:
Personenschutz
muss vorrangig sichergestellt werden
Qualität
hochwertige Einrichtung
bester Lieferant
Kosten
minimaler Nutzungsausfall
Prozessbeherrschung
Kontrolle und kontinuierliche Verbesserung
Anforderungen und Sollprozess
Den gesamten Sollprozess und alle Anforderungen darzustellen, würde den Rahmen sprengen. Deswegen werden hier nur einige wichtige themenspezifische Teilaspekte weiter
betrachtet.
Wartungsplanung
Um die Kosten des Nutzungsausfalls so gering wie möglich zu halten, ist vorbeugende Wartung sinnvoll. Um wiederum die Wartungsintervalle möglichst lange zu halten, werden sie
nicht nur zeitabhängig, sondern womöglich nutzungsabhängig eingesteuert. Im Idealfall
bestimmen Messwerte den Wartungszeitpunkt (z.B. Abgastemperatur und Emissionswerte
einer Heizungsanlage).
Automatische Erfassung von Messwerten für die Wartungssteuerung.
Lieferantenbeurteilung
Einer der wichtigsten Punkte, der für die Lieferantenbeurteilung herangezogen wird, ist die
Dauer des Nutzungsausfalls.
Reaktions- und Instandsetzungszeit sind zu ermitteln und festzuhalten.
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Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
Abwicklung von Gewährleistungsfällen
In vielen Fällen werden Teile ausgetauscht oder Instandhaltungen durchgeführt für die ein
Gewährleistungsanspruch besteht. In unserem Bespiel wurde aus der Analyse des Ist-Prozesses errechnet, dass durch unterlassene Inanspruchnahme der Gewährleistung ein Potenzial in Millionenhöhe verloren ging.
Lückenlose Durchsetzung des Gewährleistungsanspruchs.
IH-Abwicklung
Vom Auftreten eines Schadenfalls bis zum Eintreffen des Technikers vergeht wertvolle Zeit,
weil die Objektidentifizierung und die Beschreibung des Fehlerorts in einem Chemiewerk oft
schwierig ist (Gebäudeadresse und Raumnummer reichen oft nicht aus).
Unterstützung bei Objekt- und Fehlerortsuche.
IH-Historie, Lessons learnd
Um aus den Erfahrungen der durchgeführten Instandhaltung zu lernen, sind die dafür notwendigen Daten zu ermitteln und geeignet auszuwerten.
kontinuierliche Prozessoptimierung durch laufende oder zyklische Auswertungen.
Lösungen mit SAP
Optimaler Wartungszeitpunkt
Der optimale Wartungszeitpunkt ist unmittelbar bevor eine wesentliche Nutzungseinschränkung auftritt. Letztlich beruht eine Planung auf Erfahrungswerten, muss aber auch das Risiko
einer statistischen Schwankungsbreite berücksichtigen.
Die Steuerung der Wartung nutzt neben dem Zeitablauf auch regelmäßig abgefragte Messergebnisse. Im SAP-System wurde dazu die Funktion der Zähler in den Equipments genutzt.
Bei Erreichen eines vorgegebenen Schwellenwerts wird eine IH-Meldung generiert. Bei einigen Zählern löst die 1. Ableitung (Änderungsgeschwindigkeit je Zeiteinheit) die Meldung aus.
Die Erfassung der Zählerstände erfolgt sehr unterschiedlich, von manuell bis zur direkten
IT-Kopplung. Dabei wird der Steuerrechner der Anlage über die RFC (Remote Function Call)
-Schnittstelle von SAP an das System angebunden.
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Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
Gewährleistungsabwicklung
Ein Gewährleistungsanspruch wird bei jeder IH-Maßnahme untersucht. Die Prüfung erfasst
dabei Kauf/Austausch von Teilen aber auch übergeordnete Maschinen und Anlagen und eine
früher durchgeführte Instandhaltung für diese. Wird ein Gewährleistungsanspruch gefunden, wird unabhängig von bestehenden Verträgen immer der Hersteller bzw. letzte Instandhalter beauftragt.
Bei Kauf/Austausch werden im SAP-System die Garantiedaten des Equipments gefüllt. Bei
der Meldungserstellung wird ein Garantieanspruch (SAP-Standard) signalisiert. Aus der
IH-Historie werden die Zeitpunkte der letzten IH- Maßnahme des gemeldeten und aller übergeordneten Equipments abgefragt. Bei einem Gewährleistungsanspruch wird automatisch
aus der Meldung ein IH-Auftrag an den Lieferanten, gegen den der Gewährleistungsanspruch besteht, ausgegeben. Diese Aufträge haben eine eigene Auftragsart „Gewährleistung“, die automatisch den Text des Anspruches einträgt (kundenspezifische Erweiterung
des SAP-Systems).
Identifizieren des IH-Objekts und Ortsbestimmung
Die Gebäude entsprechen in SAP den technischen Plätzen. Für die weitere Detaillierung
wurden ebenfalls hierarchisch technische Plätze für Stockwerk, Räume und Zonen angelegt.
Maschinen, Anlagen und weitere Einrichtungsgegenstände sind Equipments. Auch hier gibt
es darunter weitere Equipments. In der untersten Ebene enthalten Equipments Materialien,
dies sind meist die Ersatzteile.
Für alle Gebäude gibt es Raum- und Einrichtungspläne. In SAP sind diese Pläne Dokumente
und werden den technischen Plätzen zugeordnet (SAP-Dokumentenmanagement).
Für die meisten Equipments und Materialien sind technische Beschreibungen vorhanden.
Diese wurden eingescannt und zugeordnet. Die restlichen Teile wurden fotografiert und
ebenfalls eingescannt.
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Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
Damit kann der Schadensmelder – am Arbeitsplatz oder mit Hilfe eines Laptops – den Schadensort eindeutig bestimmen und durch Bildvergleich das fehlerhafte Objekt ermitteln. Bei
Meldungsaufruf wird der Schadensmelder durch Suchfunktion vom Technischen Platz bis
auf das fehlerhafte Objekt geführt. (Mindestens das Equipment der ersten Ebene ggf. bis
zum Teil) Damit ist in der Meldung das IH-Objekt eingetragen. Der beauftragte Lieferant
bekommt mit seinem IH-Auftrag die Pläne und ein Bild des IH-Objekts (Auftragsklarheit).
IH-Historie, Lessons learnd
Neben den üblichen Kennzahlen der Instandhaltung werden die wichtigsten Zeiteckwerte
der IH-Abwicklung erfasst. Als Informationsträger dienen immer Meldungen und Aufträge
zusammen. Deshalb wird durchgängig die SAP-Funktion „Auftrag zur Meldung“ genutzt.
Sämtliche Zeiterfassungen der Aufträge und Meldungen werden, so weit möglich automatisch, mitgeschrieben. Eine Auswertung kann außer den technischen und kaufmännischen
Bewertungen auch die wichtigen zeitlichen Aspekte liefern.
Projekt-Definition
Projekt-Definitionfür
fürGesamt-Projekt
Gesamt-Projektbzw.
bzw.pro
proPhase
Phase
I. Phase
AnwendungsKonzept
II. Phase
III. Phase
IV. Phase
TechnologieKonzept
MachbarkeitsStudie
Organisation,
Konzeption
QS
V. Phase
Detaillierung,
Realisierung,
QS
VI. Phase
Integration,
Test,
ProduktionsVorphase
QS
VII. Phase
Einführung
in die Praxis,
ProduktionsAnlauf
QS
VIII. Phase
Wartung
und
Weiterentwicklung
Prototyping / Customizing
Abb.: Projektphasen – Einführung SAP-PM
60
Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
Fazit
Die aufgeführten Anwendungsbeispiele sind nicht 1:1 auf andere FM-Kundensituationen
übertragbar. Sie belegen, dass für unterschiedlichste Anforderungen, die in Summe zu einem
hochkomplexen Geschäftsprozess führen, eine stimmige Gesamtlösung gefunden werden
kann. Nicht alle Funktionen konnten mit den SAP-Standardeinstellungen sondern nur durch
Customizing erreicht werden.
Die notwendigen kundenspezifischen Anpassungen halten sich im Rahmen. Entscheidend
für eine effiziente und wirtschaftliche Lösung ist, dass durch sorgfältige Prozessanalyse und
eine durchgängige Gesamt-Konzeption das Leistungsangebot und die Flexibilität des SAPSystems ausgereizt wird.
Ulrich Kuhr, Projektleiter DV-RATIO Süd GmbH München, www.dv-ratio.com
Unsere Kompetenz mit über 300 Experten
Projektmanagement
Software Engineering
Betrieb / Betreuung
Realisierung
Beratung
Maintenance & Operation
Analyse und Planung
Individual-SoftwareEntwicklung
Strategie & Lösungsfindung
Systemintegration
Konzeption & Organisation
Standard-SoftwareEinführung
Prozessanalyse
Support für den System& Anwendungsbetrieb
Qualitätssicherung und Test
Training / Coaching
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Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
7. Prozess „Flächenmanagement“
Begriffsverständnis Flächenmanagement
Neben der Instandhaltung ist das Flächenmanagement für das Facility Management von
zentraler Bedeutung. Aufgabe ist es, Arbeitsflächen so zur Verfügung zu stellen, dass sie zum
einen den Anforderungen der Nutzer entsprechen und die Bereitstellung dieser Flächen zum
anderen mit den minimalen Kosten umgesetzt werden kann. Vor dem Hintergrund, dass die
Umzugsrate, also die Wahrscheinlichkeit dafür, dass ein Arbeitsplatz im Jahr einmal umzieht,
in manchen Unternehmen bereits bei 50% liegt, wird die zunehmende Bedeutung maximaler
Flexibilität in Flächennutzung und –gestaltung offensichtlich. Diese Probleme sollen durch
effektives Flächenmanagement gelöst werden, das neben den klassischen Funktionen der
Raum- und Flächenverwaltung auch Aufgaben der Raum-, Belegungs-, Umzugsplanung und
Umzugsdurchführung beinhaltet.
Im Rahmen der nachfolgenden Prozessbetrachtung beschränken sich die Ausführungen auf
die Bereiche der operativen Flächenplanung sowie des Umzugsmanagements, d.h. Funktionen wie strategische Flächenplanung oder Flächenverrechnung werden an dieser Stelle nicht
betrachtet.
8. Prozess Umzugsmanagement
Teilprozess „Operative Flächenplanung“
Der Teilprozess „Operative Flächenplanung“ wird durch eingehende Kundenanfragen ausgelöst. Dabei kann es sich beispielsweise um einzelne Mitarbeiter oder auch um ganze Abteilungen handeln, für die Umzüge geplant sind oder für die neue Flächen erforderlich sind.
Das unterstützende System soll hierfür – ähnlich zum Störmeldungseingang in der Instandhaltung – Funktionen zur Verfügung stellen, die die Informationen möglichst automatisiert in
das System aufnehmen, z.B. mit Hilfe einer einfachen Internet-/Intranetanbindung.
62
Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
Nach Eingang der Daten im System wird
die Anfrage auf Durchführbarkeit geprüft.
strategisches
Flächenkonzept
vorhanden
Anfrage nach
Fläche
eingegangen
Veränderungen
aus laufenden
Projekten
aufgetreten
strategisches
Flächenkonzept
berücksichtigen
Anfrage
aufnehmen
Veränderungen
aus laufenden
Projekten
berücksichtigen
Dabei werden in der Regel unterschiedliche
Varianten durchgespielt, die die verschiedenen Möglichkeiten der Raumplanung und
-gestaltung simulieren. Diese sog. Variantenplanung erfolgt idealerweise mit Hilfe eines
und
Grafik-Systems (CAD, CAFM), das es erlaubt
unterschiedliche Szenarien der geplanten
Anfrage prüfen
Umzugsmaßnahmen zu visualisieren und zu
bewerten. Kann die angefragte Fläche bereitentweder
oder
gestellt werden, werden die graphischen
Informationen als alphanumerische Daten
automatisch in die Datenbank des Systems
Flächenbereitstellung
möglich
Flächenbereitstellung
nicht möglich
Variantenplanung
durchführen
Anfrager
informieren
übernommen. Ist die gewünschte Flächenbereitstellung nicht durchführbar, sollte der
anfragende Kunde über vom System generierte Rückmeldungen informiert werden.
Variante
auswählen
operatives
Flächenkonzept
erstellen
und
Fläche zuordnen
Vertragsmanagement
.Flächenverrechnung
[Abrechnungsvariante
ermitteln]
Flächenmanagement .
Umzugsmanagement .
Umzug vorbereiten
[Umbaubedarf
ermitteln]
Abb.: Teilprozess
„Operative
Flächenplanung“
63
Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
Teilprozess „Umzug vorbereiten“
Flächenmanagement .
operative
Flächenplanung
[Fläche zuordnen ]
Nach erfolgreicher operativer Flächen- und
Variantenplanung erfolgt in einem nächsten
Schritt die Vorbereitung der eigentlichen
Umbaubedarf
ermitteln
Umzugsaktivitäten, wobei zunächst überprüft wird, ob vor der Durchführung des
entweder
oder
Umzugs eventuelle Sanierungsarbeiten an
den betroffenen Objekten durchzuführen
sind, die allerdings an dieser Stelle nicht
Umbaubedarf
vorhanden
Umbaubedarf
nicht vorhanden
behandelt werden, da sich diese Aufgaben
prinzipiell mit den Instandhaltungsprozessen
Umbau
beauftragen
abbilden lassen.
Interessanter im Hinblick auf Systemunterstützung im Rahmen der Umzugsvorbe-
entweder
oder
reitung ist dagegen die Koordination und
Beauftragung bzw. die Benachrichtigung
Durchzuführende
Maßnahmen
ermitteln
aller Prozessbeteiligten (Umzugsteam, IT
etc.), welche in die Planung und Vorbereitung mit eingebunden werden und die über
oder
die anstehenden Aufgaben informiert werden müssen. Dies sollte nach Möglichkeit
über einen, im System integrierten, Workflow
Umzugsteam
notwendig
Änderungen der
IT-Infrastruktur
notwendig
Telefonänderung
notwendig
Umzugsteam
beauftragen
IT beauftragen
Telefonie
beauftragen
gelöst werden, worüber nach dem Festlegen
der einzelnen Tätigkeiten und Durchführungstermine die zuständigen Mitarbeiter
automatisch informiert werden.
oder
Flächenmanagement .
Umzugsmanagement .
Umzug durchführen
[allgemeine
Beauftragung
durchführen ]
64
Abb.: Teilprozess
„Umzug vorbereiten“
Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
Teilprozess „Umzug durchführen“
Flächenmanagement.Umzugsmanagement.
Umzug vorbereiten
Flächenmanagement.Umzugsmanagement
.Umzug vorbereiten
[IT beauftragen]
[Telefonie beauftragen]
Bei den operativen Aktivitäten der Umzugsdurchführung handelt es sich im WesentFlächenmanagement.Umzugsmanagement
.Umzug vorbereiten
lichen um Arbeitsschritte, die systemseitig
[Umzugsteam beauftragen]
nicht unterstützt werden, bzw. nicht unteroder
stützt werden können. Lediglich in der Überprüfung des Arbeitsfortschrittes durch geeig-
allgemeine
Beauftragung
durchführen
nete Rückmeldemechanismen, wie sie bereits
in der Leistungsdurchführung der Instandhal-
Umzug
durchführen
tung beschrieben worden sind, ergeben sich
Möglichkeiten einer IT-Unterstützung.
Umzugsarbeiten
überwachen und
kontrollieren
und
Telefonie
aktualisieren
Türschilder
aktualisieren
Anschlüsse
umstellen
und
oder
Umzugsarbeiten
prüfen
entweder
oder
Umzugsarbeiten
mangelhaft
durchgeführt
Umzugsarbeiten
korrekt
durchgeführt
Mängel beseitigen
Flächenmanagement.
Umzugsmanagement.
Umzug abschließen
[Umzugsarbeiten
abnehmen]
Abb.: Teilprozess „Umzug durchführen“
65
Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
9. Umzugsmanagement mit SAP R/3
Aufgrund der bereits angesprochenen Häufigkeit von Umzügen und deren großer Optimierungspotentiale stehen diese Vorgänge als klassisches Beispiel für Prozesse im infrastrukturellen Facility Management. Da SAP jedoch im Standard keine Funktionen für die graphische
Flächen- bzw. Variantenplanung zur Verfügung stellt, ist dieser Prozess das zentrale Argument für den Einsatz von CAFM-Systemen mit CAD-Funktionalitäten. Im Folgenden wird
somit lediglich die SAP-Unterstützung für Prozessschritte untersucht, die im Anschluss an
eine, in der Regel innerhalb eines CAD/CAFM-Systems durchgeführte, Variantenplanung
erfolgt. Der große Vorteil, den CAFM-Systeme mit CAD-Kopplung daher im Vergleich zu SAP
bieten, wird anschließend genauer erläutert.
Umzug planen
Wie bereits erwähnt stellt SAP für die graphische Umzugsplanung keine Funktionalitäten
zur Verfügung. Auch für die Abbildung des eigentlichen Umzugsprozesses existieren weder
Standardanwendungen noch -prozesse im System. Stattdessen definiert SAP die Umzugsplanung als planbare Instandhaltungsmaßnahme und verwendet größtenteils die bereits
bekannten Prozessabläufe aus der Instandhaltung.
Abb.: Integration von CAD/CAFM und SAP
Quelle: SAP AG, Walldorf
66
Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
Die Abb. zeigt den Zusammenhang zwischen den CAD-Funktionalitäten eines CAFM-Systems und
der kaufmännischen Welt des SAP-Systems. So erfolgen die Flächenplanung, die anschließende
Freigabe der bevorzugten Planversion, sowie das Anlegen der Meldung, die die erforderlichen Informationen für die Durchführung der Umzugsmaßnahmen enthält, innerhalb des CAD/CAFM-Systems. In der Meldung werden dabei die durchzuführenden Aufgaben, der Auftraggeber, sowie die
zu belastende Kostenstelle definiert, als auch der gewünschte Zeitpunkt des Umzugs festgelegt.
Umzug vorbereiten/durchführen/abschließen
Innerhalb des SAP-Systems wird diese Meldung schließlich in einen Auftrag umgewandelt, wobei es
möglich ist, Unteraufträge zu erstellen, die die Durchführung einzelner Umzugsmaßnahmen durch
diverse Gewerke spezifizieren. Neben dieser Gliederung einzelner Aufträge in Unteraufträge bietet
SAP aber auch die Möglichkeit, mehrere eingehende Meldungen zu sammeln und zu Auftragsgruppen zusammenzufassen.
Handelt es sich bei den Umzugsmaßnahmen um größere Projekte, leistet das Modul PS (Projektsteuerung) Unterstützung bei der Strukturierung der einzelnen Teilschritte des Umzugs in einen
Projektstrukturplan, welcher sowohl als Hierarchie, oder auch als Netzplan abgelegt werden kann.
SAP liefert mit PS somit Funktionalitäten eines Projektmanagementtools, welches es erlaubt,
konkrete Termine und Budgets zu planen, anhand derer es möglich ist, den Projektfortschritt zu
bewerten. Durch die Verbindung zum SAP-Workflow ist es zudem möglich, automatisch die vom
Umzug betroffenen Abteilungen bzw. Mitarbeiter über den Zeitpunkt der geplanten Umzüge zu
informieren.
Durch die Abbildung der Umzugsarbeiten als SAP-Aufträge können sämtliche Vorgänge und Daten
innerhalb eines Systems geplant, erfasst und weiterverfolgt werden. Dies umfasst neben Planung
und Kostenerfassung eigener Leistungen (bspw. Planung, IT, Bereitstellung von Möbeln aus eigenem Lager etc.) auch die Beschaffung neuer Möbel oder Fremdleistungen über den Einkauf. Diese
Beschaffungsprozesse sind jedoch, genau wie die Prozesse der Leistungsverfolgung, -rückmeldung
und -abnahme im Wesentlichen identisch zu den Prozessen in der Instandhaltung und werden
deshalb an dieser Stelle nicht näher erläutert. Nach Abschluss der Umzugsarbeiten wird die anfangs
freigegebene Planversion letztlich zur gültigen Variante, welche durch die Verknüpfung zum
CAD/CAFM-System sowohl graphisch, als auch in Form alphanumerischer Daten, angezeigt werden
kann.
67
Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
10. Vergleich: SAP und CAFM für den Prozess Umzugsmanagement
In der Beschreibung der SAP-Unterstützung im Rahmen des Umzugsmanagements wurde
davon ausgegangen, dass das zugrunde liegende SAP-System an ein CAD/CAFM-System
gekoppelt ist. Tatsächlich ist es dagegen so, dass SAP, wie bereits erwähnt, im Standard
keine Funktionalitäten für die graphische Bearbeitung und Darstellung von Flächeninformationen zur Verfügung stellt und auch in Zukunft nicht zur Verfügung stellen wird. Ein SAP
ohne Grafikkopplung ist jedoch nicht in der Lage, die Aufgaben und Anforderungen des
Flächenmanagements in ausreichendem Maße zu erfüllen. Dazu gehören neben der graphischen Planung von Umzügen beispielsweise auch die Darstellung von Brandschutzplänen
oder die Lokalisierung von Objekten im Rahmen einer Instandhaltungsmaßnahme.
Neben diesen funktionalen Defiziten eines SAP-Systems im Vergleich zu CAFM-Systemen
existieren aber auch noch andere Gründe, welche an dieser Stelle für den Einsatz eines Systems mit Grafikkopplung sprechen. So ist das altbekannte Argument, dass SAP im Bereich
Benutzer-/Bedienerfreundlichkeit nicht den Komfort „kleinerer“ Systeme bietet, im Falle des
Flächenmanagements durchaus berechtigt, da die Pflege von Gebäudedaten innerhalb graphisch orientierter Systeme wesentlich einfacher erfolgen kann, als in formularbasierten
Anwendungen wie SAP. Aber auch die Verknüpfung mit kaufmännischen Elementen, wie
dies in Beschaffungs- oder Vermietungsprozessen häufig der Fall ist, lässt sich mit Hilfe einer
graphischen Benutzeroberfläche wesentlich einfacher und intuitiver herstellen und erleichtert
die Einarbeitung und den Umgang mit dem System.
Diese Mängel im Bereich der Grafikdarstellung haben, gepaart mit der Vorherrschaft von
SAP in den betriebswirtschaftlichen Prozessen, zu einer Annäherung bzw. zu Kooperationen
zwischen SAP und verschiedenen CAFM-Herstellern geführt. So sind in letzter Zeit standardisierte Schnittstellen zu den gängigen CAD-/CAFM-Systemen (z.B. Aperture, AutoCAD,
Speedikon FM usw.) entstanden, welche eine Anbindung graphischer Funktionalitäten an
SAP erlauben (Quelle: SAP AG).
Obwohl diese Schnittstellen die Grafikkopplung an SAP also scheinbar erleichtern sollten muss
jedoch festgehalten werden, dass aufgrund der unterschiedlichen Prozesse und Anwendungen in den verschiedenen Unternehmen, die Definition einer „standardisierten“ Schnittstelle
praktisch nicht möglich ist, sondern diese von Einzelfall zu Einzelfall neu bestimmt werden
muss.
68
Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
Dies ist jedoch in der Regel mit zusätzlichen Entwicklungs- und Einführungskosten verbunden, weshalb sich viele Unternehmen im Bereich des Flächenmanagements bevorzugt für
CAFM-Systeme entscheiden, da hier die CAD-Anbindung bereits standardmäßig integriert
ist.
Was den Vergleich zwischen CAFM-System und SAP im Umzugsmanagement auf Detailprozessebene angeht, entspricht das Ergebnis im Wesentlichen den Erkenntnissen, die bereits
aus dem Instandhaltungsprozess gewonnen wurden. So gibt es, mit Ausnahme der graphischen Umzugsplanung – die im SAP ohne Zusatzsoftware grundsätzlich nicht abgebildet
werden kann – keine Anforderungen, die die beiden Systeme nicht abdecken oder in denen
sie sich grundlegend unterscheiden. Beispielsweise ist jedes dieser Systeme in der Lage,
Aufgaben zu definieren, zu terminieren, darauf rückzumelden und die Abnahme der erbrachten Leistungen schließlich zu dokumentieren, so dass eine Gegenüberstellung der einzelnen
Prozessschritte an dieser Stelle erneut als wenig sinnvoll erscheint.
Allerdings müssen auch hier, durch die Verknüpfung von SAP mit den Funktionen der Materialwirtschaft wie auch der Buchhaltung, die bereits angesprochenen Vorteile eines integrierten Systems hervorgehoben werden. So ist es nicht nur innerhalb der Instandhaltung,
sondern auch im Bereich des Umzugsmanagements, unter Umständen erforderlich, Beschaffungsprozesse abzubilden, sowie Aufwände auf Kostenstellen zu buchen.
Daneben liefert SAP mit dem Modul PS auch ein vollständiges Projektmanagementtool, das
es erlaubt, komplexe Vorhaben mit vielfältigen Abhängigkeiten einzelner Aufträge untereinander zu strukturieren und somit einfacher zu handhaben. Dadurch wird es möglich,
eine Vielzahl miteinander in Verbindung stehender Aufgaben gemeinsam durchzuführen
und anhand einer projektspezifischen Fortschrittsverwaltung zu verfolgen. Gerade bzgl. der
Punkte Budget- und Ressourcenplanung, bietet SAP somit zusätzliche Funktionen, die klassische CAFM-Systeme in der Regel nicht abbilden.
69
Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
11. Prozesse „Mietvertragswesen, Flächenverrechnung und
Nebenkostenabrechnung“
Begriffsverständnis
Nach der Darstellung technischer und infrastruktureller FM-Funktionen wird im Folgenden
mit dem Prozess Mietvertragswesen und Nebenkostenabrechnung eine wesentliche Aufgabe des kaufmännischen Facility Managements näher beschrieben. Dieser Prozess umfasst
in erster Linie die organisatorische Abwicklung der Vermietung von Flächen, sowie deren
Verrechnung, als auch die verursachungsgerechte Abrechnung von Nebenkosten. Weitere
Aufgaben des Vertragsmanagements, wie beispielsweise die Abwicklung von Verträgen mit
externen Servicefirmen über Hausmeisterdienste, Reinigung oder Wartungstätigkeiten, werden in dieser Arbeit nicht behandelt.
Der dargestellte Prozess steht dabei in enger Verbindung zu dem, im vorhergehenden
Abschnitt behandelten, Flächen- bzw. Umzugsmanagement. Da Umzüge in der Regel auch
zu Änderungen in der Flächennutzung zur Folge haben, müssen bestehende Mietverträge/
Nutzungsvereinbarungen geändert oder neue abgeschlossen werden.
Teilprozess „Mietvertragswesen“
Im Mietvertragswesen erfolgt im Wesentlichen die Verwaltung sämtlicher Mietverträge. Dazu
gehören neben der Anpassung laufender Kontrakte auch die Verlängerung, Kündigung oder
das Anlegen neuer Verträge. Ein System zur Unterstützung des Mietvertragswesens sollte
somit vor allen Dingen die einfache Pflege von Vertragskonditionen, Laufzeit- und Wiedervorlageregeln ermöglichen.
70
Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
Bei der Pflege der Vertragskonditionen sollten dabei verschiedene Konditionsarten, wie
einzuhaltende
Fristen vorhanden
bestehende
Mietverrträge
vorhanden
einzuhaltende
Fristen prüfen
bestehende
Mietverrträge
prüfen
bspw. Grundmiete, Vorauszahlungen bzw.
Pauschalen für Nebenkosten, Zuschläge
etc. angelegt werden können. Insbesondere
müssen für jede Kondition separat Gültigkeitsdauer, Häufigkeit der Zahlung, etwaige
oder
Steuern, sowie die jeweiligen Kostenstellen – auf welche die angefallen Zahlungen
gebucht werden – festgelegt werden können. Auf Basis dieser Vertragskonditionen
Flächenmanagement .
Umzugsmanagement .
Umzug abschließen
werden die fälligen Posten im Rahmen der
[Mietvertragswesen
informieren]
Mietvertrag
verwalten
Veränderungen
ermitteln
über ein – in der Regel monatlich ablaufendes – Programm auf die entsprechenden
Konten verrechnet.
Änderungen aus dem
Umzugsmanagement
berücksichtigen
entweder
oder
Bei der Pflege der Laufzeit- und Wiedervorlageregeln muss das System Möglichkeiten
bieten, Termine in Bezug auf Verlängerung,
Veränderungen
aus laufenden
Projekten
berücksichtigen
Veränderungen
erforderlich
Veränderungen
nicht erforderlich
Kündigung, Inspektion oder Kontakte zu
verwalten und automatisch auf anstehende
Aufgaben hinweisen.
oder
1
Abb.: Teilprozess „Mietvertragswesen“ (1/2)
71
Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
Im Falle von Änderungen der Vertragsdaten sind in erster Linie Mietanpassungen zu nennen,
da diese – termingerecht im gesetzlich vorgegebenen Rahmen durchgeführt – einen zentralen
Punkt zur Optimierung des Geschäftserfolges darstellen. Das System muss hierbei in der Lage
sein sämtliche gebräuchliche Methoden der Mietanpassung, wie z.B. Mietspiegel, Staffelmiete,
Indexbindung etc. abzubilden.
1
Art der
Veränderung
prüfen
entweder
oder
Anpassung
erforderlich
neuer Vertrag
erforderlich
Verlängerung
erforderlich
Anpassung
durchführen
Mietflächen
prüfen
Mietvertrag
verlängern
Kündigung
erforderlich
Rückbauverpflichtung
berücksichtigen
entweder
oder
Vertragsinhalte
prüfen
Maßnahmen
notwendig
Vertrag anlegen
Maßnahmen nicht
notwendig
Rückbauverpflichtung
nachkommen
Mietvertrag
kündigen
entweder
oder
Beteiligte /
Betroffene
informieren
72
Abb.: Teilprozess „Mietvertragswesen“ (2/2)
Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
Teilprozess „Flächenverrechnung
und Nebenkostenabrechnung“
Es werden in Abhängigkeit des Raumstandards
Flächenmanagement
. operative
Flächenplanung
[operatives
Flächenkonzept
erstellen]
unterschiedliche Mietklassen definiert und den
einzelnen Räumen zugeordnet. Je nach Umlageverfahren werden unter Berücksichtigung von
Vorjahreswerten, Prognosewerten oder aktuel-
Abrechnungsvariante
ermitteln
len Werten, sowie den Ergebnissen der aktuellen
Flächenplanung, die Gesamtkosten und Flächenanteile ermittelt und die jeweiligen Einheitspreise (€/
entweder
oder
m²) pro Mietklasse berechnet. Können die direkt
verrechenbaren Kosten eruiert werden, werden
Abrechnung über
Budget
durchführen
diese von der Gesamtsumme abgezogen und direkt
Abrechnung über
Ist -Werte
durchführen
auf die verschiedenen Kostenstellen verrechnet.
aktuellen
Flächenbedarf /
Planung
berücksichtigen
Die systemseitige Unterstützung bei der flexiblen
Definition von Mietklassen ist, aufgrund der hohen
Umzugsrate und den häufigen Flächenveränderungen in den Unternehmen, häufig ein entschei-
Vorjahreswerte
vorhanden
Kostenprognose /
Budget erstellen
Vorjahreswerte
berücksichtigen
Prognosewerte
berücksichtigen
dender Punkt bei der Systemauswahl. So muss
es möglich sein, die unterschiedlichen Mietflächen
während der Flächenverrechnung, bzw. bereits bei
der Vertragserstellung, dynamisch an die aktuelle
Belegungssituation im Unternehmen anzupassen
und
und den jeweiligen Mietverträgen zuzuordnen. Dies
ist mitunter eine sehr komplexe Aufgabe, da vor
allem in großen Unternehmen Mietobjekte nicht
entweder
oder
exklusiv, sondern in der Regel gemeinschaftlich
genutzt werden, weshalb es möglich sein muss,
1
mehrere Gebäude oder Teile davon in verschiedene
Buchungskreise einzuteilen.
Abb.: Teilprozess „Flächenverrechnung Nebenkosten“ 1/2
73
Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
1
2
Gesamtkosten
ermitteln
entweder
oder
Mietklassen
einteilen
Kaltmiete
ermitteln
Kaltmiete pro
Mietklasse und
Flächen ermitteln
Kaltmiete auf
Kostenstellen
verrechnen
Nebenkosten
abrufen
2
direkt verrechenbare
Kosten nicht
ermittelbar
direkt
verrechenbare
Kosten ermittelbar
Betriebs - und
Nebenkosten
ermitteln
direkt
verrechenbare
Kosten ermitteln
Betriebs - und
Nebenkosten pro
Mietklasse und
Fläche ermitteln
Kosten auf
Kostenstellen
zuordnen
Betriebs - und
Nebenkosten auf
Kostenstellen
verrechnen
entweder
oder
Gesamtkosten
ergebniswirksam
buchen
Abb.: Teilprozess „Flächenverrechnung Nebenkosten“ 2/2
74
Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
Im nächsten Schritt wird die Kaltmiete pro Mietklasse und Fläche ermittelt und auf die jeweiligen, im System hinterlegten Kostenstellen verrechnet. Da die korrekte Abrechnung von
Nebenkosten immer wichtiger wird, muss das System den Anwender dabei unterstützen, auf
einfache Art und Weise Nebenkostenabrechnungen zu erstellen und zeitnah an die Mieter
weiterzugeben. Diese Weitergabe sollte sowohl über vereinbarte Pauschalen ohne detaillierte Abrechnungen als auch über periodische Vorauszahlungen (inklusive einer Nebenkostenabrechnung am Jahresende) möglich sein.
12. Mietvertragswesen, Flächenverrechnung und
Nebenkostenabrechnung mit SAP R/3
Die Abbildung der kaufmännischen Prozesse im Facility Management erfolgt innerhalb des
SAP-Systems mit Hilfe des Moduls SAP RE (Real Estate Management). Diese Lösung unterstützt dabei durch die Integration in das gesamte SAP-System einerseits sowohl technische
FM-Prozesse, als auch unterstützende Prozesse wie Controlling und Reporting. Im Vordergrund steht jedoch die Abbildung sämtlicher kaufmännischer Prozesse rund um ein Immobilienobjekt, wobei insbesondere die im Folgenden beschriebenen Aufgaben des Mietvertragswesens, der Flächenverrechnung sowie der Nebenkostenabrechnung im Mittelpunkt
der Anwendung stehen.
Pflege / Änderung von Vertragskonditionen
Mit dem Vertragsmanagement von SAP können sämtliche Verträge rund ums Immobilienmanagement, sprich An- oder Vermietungsverträge, sowie allgemeine debitorische oder kreditorische Verträge verwaltet werden. Dabei ist es möglich, einem einzelnen Vertrag verschiedene Mietobjekte aus unterschiedlichen Gebäuden oder Wirtschaftseinheiten zuzuordnen, d.h.
ein Vertrag kann Objekte unterschiedlicher Nutzung (z.B. Büroflächen, Produktionshallen etc.)
umfassen. Diese können dann im Rahmen der Definition von Vertragskonditionen wiederum zu
Objektgruppen zusammengefasst werden. Dadurch wird es möglich, Vertragsvereinbarungen,
wie Termine, Konditionen und Anpassungsregeln, nicht nur für genau ein oder alle Objekte
eines Vertrages zu treffen, sondern auch für eine Gruppe von Objekten.
75
Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
Des Weiteren bietet SAP umfassende Einstellungen für die Terminverfolgung. So können,
neben Vertragslaufzeiten mit Optionen und automatischen Verlängerungen, auch Kündigungs-, Mietanpassungs- und Wiedervorlageregeln abgebildet werden.
Im Rahmen der Flächenverrechnung und -verbuchung liefert SAP ebenfalls sehr flexible
Modelle. So existieren Berechnungsvorschriften, die eine Preisgebung nach allen vorhandenen Bemessungen ermöglichen, wie bspw. Preis pro Fläche oder Preis pro Stück. Zudem ist
es möglich, den einzelnen Konditionen abweichende Buchungsregeln mit unterschiedlichen
Debitoren/Kreditoren und Zahlungsregeln zuzuweisen. Daneben können bei interner Vermietung nicht nur Kostenstellen, sondern auch Aufträge oder Projekte mit Kosten belastet
werden.
Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch die Anpassungshistorie. So kann für jede Anpassung einer Kondition ein Änderungsgrund hinterlegt werden. Durch geeignetes Customizing
kann dabei – abhängig von der Art der Anpassung – ein Änderungsgrund als Vorschlagswert
vorgegeben werden. Dies ist besonders wichtig, um Vertragsänderungen später nachvollziehen zu können.
Nebenkostenabrechnung
Im Rahmen der Nebenkostenabrechnung bietet SAP die Möglichkeit, Zähler sowohl einzelnen Flächenpools oder Mietflächen (vgl. Abb.), als auch bestimmten Abrechnungseinheiten
(vgl. Abb.) zuzuordnen, wodurch es möglich wird, die ermittelten Kosten direkt auf die jeweiligen Verbraucher zu verrechnen.
Abb.: Zuordnung von Zählern zu
Flächenpools und Mietflächen
(Quelle: SAP AG)
76
Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
In der Abbildung sind für die Mietflächen 1 und 2, sowie für den Leerstand separate Zähler
installiert. Ähnlich verhält es sich mit den Stockwerken, auf denen ebenfalls, für jede einzelne Wohnung pro Stockwerk, ein separater Zähler vorhanden ist. In diesen Fällen ist es
also möglich, den anfallenden Stromverbrauch direkt auf die Verursacher zu verrechnen.
Daneben gibt es aber auch den Fall, dass die, durch die Zähler ermittelten, Verbrauchszahlen nicht direkt einzelnen Mietflächen oder Abrechnungseinheiten zugeordnet werden können, wie dies beispielsweise beim Hauptstrom- und Allgemeinstromzähler oder bei Zähler 4
und beim Hauptzähler (Restverbrauch) der Fall ist. Dabei ist es erforderlich die anfallenden
Kosten, nach bestimmten Kriterien bzw. Verteilungsschlüsseln, aufzugliedern. Gängige
Methoden sind hierbei die Aufteilung nach Personen / Köpfen oder nach Fläche, welche vom
SAP-System standardmäßig zur Verfügung gestellt wird. Obendrein ist es möglich eigene
Nebenkostenschlüssel zu definieren und bestimmten Abrechnungseinheiten zuzuordnen.
Abb. Zuordnung von Zählern
zu Abrechnungseinheiten
(Quelle: SAP AG)
SAP ist durch Abdeckung der beiden dargestellten Verfahren also in der Lage, sowohl die
verbrauchsabhängige Nebenkostenabrechnung, als auch die Nebenkostenabrechnung für
nicht direkt ermittelbare Kosten zu unterstützen.
77
Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
Im Rahmen der tatsächlichen Verbuchung der Kosten auf die entsprechenden Kostenstellen
bzw. der Abwicklung des Zahlungsverkehrs unterstützt SAP sämtliche gängigen, aus der
Praxis bekannten Verfahren. So kann die Weiterverrechnung beispielsweise durch die Vereinbarung von Pauschalen oder auch durch Abwicklung über periodische Vorauszahlungen
erfolgen, wobei die Zahlungsintervalle nicht notwendigerweise mit der Abrechnungsperiode
übereinstimmen müssen. Des Weiteren ist es möglich, Sondervereinbarungen zwischen Mieter und Vermieter zu treffen, nach denen alle entstehenden Kosten beispielsweise voll zu
Lasten des Mieters oder des Vermieters gehen. Ähnlich wie bei der Pflege der Vertragskonditionen können dabei auch im Falle der Nebenkostenabrechnung unterschiedliche Abrechnungsregeln für verschiedene Objekte hinterlegt werden.
Darüber hinaus verfügt SAP über eine umfassende Simulationsfunktion mit entsprechenden
Auswertungsmöglichkeiten, über die alternative Bemessungen für unterschiedliche Umlagen
durchgeführt werden können, ohne dass die Ergebnisse durch direktes Buchen in die Finanzbuchhaltung festgeschrieben werden. Denkbar wäre dabei zum Beispiel eine Simulation in
der die Kosten nach Quadratmeter umgelegt werden, während die tatsächliche Abrechnung
in der Finanzbuchhaltung über den Verbrauch abgewickelt wird.
78
Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
13. Vergleich: SAP und CAFM im Bereich Mietvertragswesen,
Flächenverrechnung und Nebenkostenabrechnung
Die Unterschiede zwischen SAP und klassischen CAFM-Systemen im Bereich der kaufmännischen Prozesse Mietvertragswesen, Flächenverrechnung und Nebenkostenabrechnung werden bei genauerer Betrachtung des SAP-Datenmodells klar. So liegt bei den CAFM-Systemen
der Fokus in erster Linie auf den technischen und infrastrukturellen Prozessen, kaufmännische
Prozesse werden hingegen in der Regel – wenn überhaupt – nur rudimentär abgebildet oder
müssen individuell programmiert werden. Insbesondere die Nachfolgerversion von RE, RE-FX
(Financials Extension), liefert ein komplettes architektonisches Modell, wodurch differenzierte,
sich überlappende Flächentypen zur Verfügung gestellt werden, welche nach Belieben gruppiert werden können. Dies macht es möglich, komplexe n:m-Beziehungen zwischen Flächen
zu implementieren und diese dann in Zonen, Geschosse oder Bauteile zu strukturieren. Mit
diesen Funktionalitäten übertrifft das – im Grunde relationale – Datenmodell von SAP damit
die meisten, heute am Markt verfügbaren CAFM-Systeme.
Neben diesen umfassenden Funktionalitäten bei der Definition von Mietobjekten und Flächenpools, sowie den bereits beschriebenen Möglichkeiten der Pflege von Vertragskonditionen, die
in dieser Form in klassischen CAFM-Systemen nicht zur Verfügung stehen, liegt der große Vorteil von SAP auch im kaufmännischen Bereich einmal mehr in der Integration der FM-Prozesse
innerhalb eines Systems.
So ist es möglich die verschiedenen RE-Objekte (Wirtschaftseinheit, Gebäude, Grundstück und
Mietobjekt) sowohl mit dem, bereits aus dem PM bekannten, technischen Platz, als auch mit
Anlagen (FI-AA), PSP-Elementen (PS) und CO-Aufträgen (CO) zu verknüpfen.
Die Verbindung zu technischen Plätzen ermöglicht es beispielsweise, Störmeldungen für die
Instandhaltung direkt im RE-Modul anzulegen bzw. bereits erfasste Störmeldungen und daraus resultierende Instandhaltungsaufträge anzuzeigen. Des Weiteren existiert ein sog. „Business Add-In“ (BAdI), welches eine automatische Generierung von technischen Plätzen zum
jeweiligen Immobilienobjekt ermöglicht.
79
Teil 4 – Beispielprozesse im Facility Management
Der große Vorteil dieser engen Verzahnung mit dem PM liegt somit zum einen darin, dass
die benötigten Funktionen der Instandhaltung bereits aus dem sog. „Real Estate Navigator“
heraus aufgerufen und angelegt werden können und zum anderen die Gefahr redundanter
Datenpflege vermieden wird, da die benötigten Immobiliendaten, wie beschrieben, vom PM
übernommen und für die Prozesse der Instandhaltung weiter verwendet werden.
Die Verknüpfung zur Projektsteuerung über PSP-Elemente ermöglicht weiterhin z.B. die
Verfolgung von Mieteinnahmen im Rahmen des Projektmanagements. Durch Kopplung von
RE-Objekten an CO-Aufträge können sämtliche CO-Funktionalitäten auch für Immobilienobjekte genutzt werden. So können anfallende Kosten über die gängigen Verfahren der
Umlage, der Abrechnung und der Leistungsverrechnung auf Kostenstellen oder Aufträge
gebucht werden. Dadurch ist es möglich, Wartungs- und Instandhaltungskosten direkt auf
Immobilienobjekte zu kontieren und somit den Erlösen aus der Objektvermietung gegenüber
zu stellen. Weiterhin berücksichtigt SAP alle steuerlichen Aspekte in der An- und Vermietung (z.B. Vorsteuer etc.). Dies liefert einen vollständigen Überblick über das Ergebnis einer
Immobilie bzw. den gesamten Immobilienbestand mit Berücksichtigung steuerlicher und
finanzrechtlicher Aspekte (u.a. Abschreibung, Vorsteuerabzug).
Dieser Zusammenhang, also die objektgenaue Kosten- und Erlösverrechnung, wird oftmals
als der große Vorteil von SAP gegenüber CAFM-Systemen hervorgehoben, in welchen in
der Regel lediglich Aufwendungen aus der Instandhaltung abgebildet werden können, ohne
die Einnahmenseite aus der Vermietung zu berücksichtigen. Der Facility Manager benötigt
jedoch im Hinblick auf eine effektive Kosten-/Nutzenanalyse gerade diese Informationen,
weshalb dieser Punkt ein entscheidendes Argument für den Einsatz von SAP sein kann. Der
Einsatz des Moduls SAP RE findet sich daher auch überwiegend bei Unternehmen, die Immobilienmanagement als Kerngeschäft betreiben.
80
Teil 5 – Entscheidungsunterstützung bei der Systemauswahl
Teil 5 – Entscheidungsunterstützung bei der Systemauswahl
Nachdem die Unterschiede zwischen ERP-Systemen (am Beispiel SAP) und CAFM-Systemen
im Hinblick auf einzelne Prozesse und Prozessschritte im Facility Management an einigen
Beispielprozessen dargestellt wurden, werden im Folgenden die gewonnenen Erkenntnisse
dieser Prozessbetrachtung noch einmal allgemein beleuchtet.
Es ist zu beachten, dass Entscheidungen der Systemauswahl nicht ausschließlich aufgrund
des Funktionsumfangs bzw. der Prozessunterstützung einzelner Systeme getroffen werden.
So spielen auch unternehmenspolitische Strategieentscheidungen über die Systemlandschaft
oder ganz allgemeine Benutzeranforderungen, wie Zugriffsgeschwindigkeit und Systemverfügbarkeit eine entscheidende Rolle bei der Wahl des einzusetzenden Systems.
Vor diesem Hintergrund ist es Ziel der cgmunich-Berater und Analysten, die Vor- und Nachteile von SAP bzw. CAFM-Systemen unter verschiedenen Gesichtspunkten herauszustellen
und Entscheidungshilfen für die Auswahl des richtigen Systems für das jeweilige Einsatzgebiet zu liefern.
1. Strategische Vorgaben der IT-Abteilung
Die Entscheidung für die Auswahl eines geeigneten IT-Systems richtet sich – nicht nur im
Bereich des Facility Management – nicht alleine nach den funktionalen Möglichkeiten der
betrachteten Systeme. Auch unternehmenspolitische Entscheidungen spielen eine wichtige
Rolle. So ist es innerhalb von Großkonzernen relativ häufig der Fall, dass eine zentrale ITAbteilung den Einsatz bestimmter EDV-Systeme vorschreibt oder zumindest nachdrücklich
empfiehlt, um „unkontrollierbaren Wildwuchs“ von Systemen und Insellösungen zu vermeiden und damit einerseits den Überblick zu behalten und andererseits bereits erworbenes
Know-how oder auch bereits bezahlte Lizenzgebühren übergreifend zu nutzen.
Letzteres ist von besonderer Bedeutung, wenn in den jeweiligen Unternehmen SAP bereits
für bestimmte Bereiche im Einsatz ist, was aufgrund der Marktführerschaft des Systems in
den kaufmännischen Prozessen, insbesondere in großen Konzernen häufig der Fall ist.
81
Teil 5 – Entscheidungsunterstützung bei der Systemauswahl
Selbst wenn innerhalb eines Unternehmens ausschließlich die Buchhaltung und Kostenverrechnung, also die Module FI und CO im Einsatz sind, muss damit bereits das komplette R/3
System erworben werden, das aber zusätzlich die, bspw. für die Instandhaltung relevanten,
Module PM, MM oder auch PS enthält. Dies bedeutet, dass eine Software, die diese Prozesse
grundsätzlich abbilden kann, nicht mehr käuflich erworben werden muss. Dieser Umstand,
kombiniert mit weiteren SAP-Erfolgsfaktoren, verleitet oftmals zu der – auch von unseren
Beratern häufig auf der Expo Real 2004 in München vernommenen – Aussage „SAP sei ein
Muss, wenn Teile des Systems bereits im Unternehmen vorhanden sind.“
Dieser Ansicht ist nicht vollständig zuzustimmen. Grundsätzlich ist es zwar richtig, dass es
gewisse Vorteile bei der Einführung von SAP für das Facility Management mit sich bringt,
wenn sich Teile von SAP bereits im Einsatz befinden. Es muss jedoch angemerkt werden,
dass sich das SAP-Know-how in den Unternehmen vielfach auf kaufmännische Prozesse
beschränkt und nicht ohne weiteres auf technische und infrastrukturelle Aufgaben des
Facility Management übertragen werden kann. In diesem Fall erhöht sich selbstverständlich
der Einführungs- und Administrationsaufwand und es muss abgewogen werden, ob es Sinn
macht, eine SAP-Lösung aufzubauen. Insbesondere wenn das Facility Management nicht
zum Kerngeschäft eines Unternehmens gehört, wird es ggf. sehr aufwändig, dafür extra eine
SAP-Lösung anzuschaffen.
Ähnliches gilt für mittelständische Unternehmen bei denen es – schon aufgrund der
Unternehmensgröße bzw. der Anzahl der zu verwaltenden Objekte − als nicht empfehlenswert erachtet wird, das (im Vergleich zu klassischen CAFM-Systemen teurere)
SAP-System für die Prozesse des Facility Management umzusetzen.
2. Investitionssicherheit
Ein wichtiger Punkt, weshalb sich Unternehmen trotzdem vielfach für den Einsatz von SAP
entscheiden ist die Investitionssicherheit.
So war es in den letzten Jahren, aufgrund des harten Preiskampfes in der Branche möglich,
dass CAFM-Anbieter vom Markt verschwunden sind und für deren Systeme kein Support und
keine Weiterentwicklung mehr verfügbar, oder gar die komplette Projektumsetzung nicht
mehr möglich war.
82
Teil 5 – Entscheidungsunterstützung bei der Systemauswahl
Letzteres ist beispielsweise einer großen Flughafengesellschaft widerfahren, die Anfang
2000 ein Projekt zur Einführung eines Instandhaltungsplanungssystems ins Leben gerufen
hat, wofür ein System eines der Marktführer vorgesehen war. Die Insolvenz des Anbieters
brachte jedoch das Projekt zum Scheitern, weshalb entschieden wurde, ein ganzheitliches
und prozessorientiertes Facility Management mit Hilfe von SAP umzusetzen. Dazu wurden,
neben den bereits vorhandenen SAP-Modulen (FI, FI-AA, SD, CO, HR, MM, SD) zusätzlich
die Module PM, CS, PS und RE für das Facility Management, sowie ein CAD-System für die
graphische Darstellung der Pläne und Gebäudestrukturen eingeführt.
Das Streben nach langfristiger Investitionssicherheit, stellt in vielen Unternehmen ein wichtiges Argument für den Einsatz von SAP als führendes System dar. Der Grund liegt darin,
dass es sich bei der Einführung eines ganzheitlichen, integrierten Facility Management – insbesondere in größeren Unternehmen – um aufwändige Projekte handelt, die möglichst nicht
durch äußere Störungen gefährdet werden sollen. Diese Gefahr ist dagegen bei der Wahl
von SAP als einzusetzendes System praktisch nicht vorhanden.
3. Einführungs- und Administrationsaufwand
In punkto Einführungs- und Administrationsaufwand ist immer wieder die Argumentation zu
hören, dass dieser im Falle von SAP erheblich höher sei, als bei der Einführung eines klassischen CAFM-Systems. Diese Aussage ist insbesondere aufgrund der – im Allgemeinen –
höheren Lizenzkosten für ein SAP-System im Vergleich zu den deutlich günstigeren CAFMSystemen zum Teil nicht unbegründet. Auch ist es in der Regel so, dass es sich bei der Installation eines CAFM-Produkts meist um eine Standardsoftware handelt, weshalb gemeinhin
geringere Anpassungen notwendig – aber dennoch möglich (!) – sind.
Das Argument, dass eine Einführung von SAP für das Facility Management alleine aufgrund
der hohen Lizenzkosten nicht zu empfehlen sei, kann jedoch nicht gänzlich unterstützt werden. Da in den meisten Unternehmen ohnehin bereits einzelne Module von SAP im Einsatz
sind und die Lizenzen für die benötigten Module somit bereits bezahlt sind.
83
Teil 5 – Entscheidungsunterstützung bei der Systemauswahl
4. Einführungsaufwand
Bezüglich der Aufgaben bei der Systemeinführung existieren grundsätzlich keine Unterschiede
zwischen SAP und CAFM. So ist es bei beiden Systemen zunächst erforderlich, die jeweiligen
Prozesse exakt zu definieren und abzubilden, die jeweils benötige Hardware bereit zu stellen,
Installation und Systemanpassung durchzuführen, sowie eventuell bereits vorhandene Daten
aus den unterschiedlichen Altsystemen auszulesen. Im Anschluss daran erfolgt die Übernahme der Daten in das neue System, deren Verifizierung und eventuelle Nachpflege.
Dabei ist der Aufwand für die Datenübernahme in das neue System, das zunächst aufgebaut und an die unternehmensspezifischen Geschäftsprozesse angepasst werden muss, im
Falle von SAP in der Regel als höher anzusehen. Der Grund dafür liegt darin, dass es sich
bei SAP – im Gegensatz zu vielen CAFM-Systemen – nicht um ein Standardprodukt für FMAnwendungen handelt. So sind gerade bei der Anpassung des Systems an unternehmensspezifische Gegebenheiten, sowie bei der Integration und Kopplung an eventuell bereits
vorhandene Module im Rahmen des Customizings, große Aufwendungen notwendig. Dies
beinhaltet neben der Definition der benötigten Daten und Datenfelder, sowie der Erstellung
benutzerfreundlicher Eingabemasken und Transaktionen, auch die Umsetzung eines geeigneten Zugriffs- und Berechtigungskonzeptes, das gerade in großen SAP-Anwendungen eine
mitunter sehr komplexe Aufgabe darstellt.
Dieser Aspekt sollte bei der Entscheidung für den Einsatz von SAP somit in jedem Fall eine
Rolle spielen. Ist nämlich im Unternehmen nicht das erforderliche Know-how, sowie die
erforderliche „Manpower“ vorhanden, ist man bei der Umsetzung der Einführung auf externe
Hilfe angewiesen. Dies lässt die Einführungskosten naturgemäß ansteigen, sorgt aber auch
für größere Kosten-Transparenz, da Sachkosten meist „ehrlicher“ überwacht werden, als
interne Personalkosten. In diesem Fall ist also ein standardisiertes CAFM-System mit Sicherheit – rein aus Kostensicht betrachtet – die günstigere Alternative, da geringere Anpassungen
notwendig sind und es zudem schneller möglich ist, zu ersten Ergebnissen zu gelangen.
Als zweiter großer Block der Einführungskosten sind die Aufwendungen für die Erstellung
eines Schulungskonzepts, sowie die eigentliche Schulungsumsetzung zu berücksichtigen.
84
Teil 5 – Entscheidungsunterstützung bei der Systemauswahl
Hier existieren jedoch praktisch keine Unterschiede zwischen beiden Systemen, da es bei
jeder Neuinstallation nötig sein wird, die jeweiligen Benutzer an das System heranzuführen.
Auf das, in diesem Zusammenhang oftmals auftauchende, Argument der Benutzerunfreundlichkeit und Komplexität des SAP-Systems, das in der Regel einen höheren Schulungsaufwand erfordere, wird noch einmal explizit eingegangen.
5. Administrationsaufwand
Im Falle der Systemadministration geht es in erster Linie um die Pflege und Funktionserhaltung des operativen Systems. Auch in diesem Punkt ist häufig von höheren Aufwendungen
beim SAP-System die Rede, da es sich um ein vielfach komplexeres System handelt, dessen
Integration zu den verschiedenen Modulen stets überwacht werden müsse. Im Allgemeinen
ist es sicher richtig, dass die Pflege eines CAFM-Systems mit weniger Aufwand verbunden
ist als für ein SAP-System, da für diese in größeren Unternehmen gewöhnlich spezielle
Administratoren beschäftigt sind. So wurde bereits erwähnt, dass gerade die Verwaltung der
Berechtigungen und Zugriffsrechte innerhalb des SAP-Systems eine sehr komplexe Aufgabe
darstellt, bei deren Durchführung stets die Sicherheit und der Betrieb des Gesamtsystems
überwacht werden muss. Für CAFM-Systeme ist es dagegen im Normalfall nicht notwendig,
einzelne Mitarbeiter für administrative Aufgaben abzustellen – vorausgesetzt das System
läuft und es ergeben sich keine Änderungen.
Probleme treten jedoch auf, wenn Daten geändert oder angepasst werden müssen. Da es
sich beim übergreifenden Einsatz von SAP um eine integrierte Gesamtlösung handelt, sind
die Daten im System in der Regel auch nur ein einziges Mal vorhanden und müssen somit
nur an einer Stelle gepflegt werden. Dieser Vorteil, der praktisch nicht vorhandenen, oder
nur sehr geringen, Datenredundanz, ist beim Einsatz eines CAFM-Systems gewöhnlich nicht
gegeben, da die Vorgänge der Kostenbuchung und -verrechnung in der überwiegenden
Mehrheit der Unternehmen mit ERP-Systemen ablaufen und z.B. die Kostenstellen oder Personaldaten in beiden Datenbanken vorgehalten werden müssten.
85
Teil 5 – Entscheidungsunterstützung bei der Systemauswahl
Für die Praxis bedeutet dies, dass selbst wenn die Verrechnung der Aufwände auf Kostenstellen innerhalb des CAFM-Systems durchgeführt wird bzw. werden kann (z.B. als Reporting-Funktionalität für den Facility Manager), die tatsächliche Buchung und Verrechnung
trotzdem im ERP-System erfolgt. In diesem Fall ist dann in beiden Systemen die Hinterlegung einer Kostenstellenstruktur erforderlich, was die Frage aufwirft, in welchem System
die Informationen gepflegt werden und vor allem, wie diese ins Partnersystem übernommen
werden. Diese Nutzung von gleichen Funktionen in unterschiedlichen Systemen führt jedoch
dazu, dass Daten nicht nur doppelt gepflegt werden müssen, sondern sich zudem auch das
Volumen der gemeinsam zu nutzenden Datenbasis vergrößert. Zudem verschärft sich die
Schnittstellenproblematik, da die Korrektheit der Daten in beiden Systemen verifiziert und
synchronisiert werden muss.
6. Benutzerfreundlichkeit
Gerade was die Benutzerfreundlichkeit angeht, werben viele CAFM-Hersteller damit, dass
ihre Produkte in diesem Punkt deutlich optimiert seien und durch einfache Oberflächen und
Bedienbarkeit die Einarbeitung in das System erleichtern. In der Tat war es in früheren
Releases so, dass z.B. SAP in keinem seiner Module durch Anwenderfreundlichkeit wirklich überzeugen konnte und die Benutzeroberfläche im Vergleich zu CAFM-Systemen für die
meisten FM-Anwender nicht praktikabel war.
Die SAP AG hat die Benutzerfreundlichkeit der SAP-Produkte im Hinblick auf die Benutzerakzeptanz weiterentwickelt. Insbesondere vor dem Hintergrund, dass komfortable Benutzeroberflächen die Arbeit erleichtern und somit auch den Einarbeitungs- und Schulungsaufwand bei der Systemeinführung senken, wurde vor kurzem ein eigener Prozess, genannt
UI First, ins Leben gerufen, bei dem der Anwender bereits bei der Produktentwicklung in
das Designkonzept der Oberfläche miteinbezogen wird. Aber auch bereits mit der aktuellen
Version mySAP ERP erhebt SAP nach eigenen Angaben „den Anspruch, die umfangreichste,
flexibelste und am besten erweiterbare ERP-Lösung auf dem Markt zu sein“ (Quelle: SAP
AG), wozu auch eine einfach zu bedienende und schnell zu erlernende Benutzeroberfläche
gehört.
86
Teil 5 – Entscheidungsunterstützung bei der Systemauswahl
Somit wird das Argument der CAFM-Hersteller, SAP biete nicht den Bedienkomfort wie eigens
für den Bereich Facility Management entwickelte Systeme, in Zukunft immer weniger zählen,
da dieser Vorteil mit der Weiterentwicklung von SAP immer kleiner wird. Zu bedenken ist
auch, dass der vermeintliche Vorteil einer einfacheren Bedienung beim Kauf eines CAFMSystems in der Regel mit einem hohen Preis für die Entwicklung von Schnittstellen bezahlt
werden muss, falls SAP ohnehin führendes kaufmännisches System im Unternehmen ist.
7. Benutzerakzeptanz und Prozessorientierte Systemeinführung
Oft ist es jedoch nicht allein die Benutzeroberfläche, die dem Anwender den Zugang zu SAP
erschwert. Auch die SAP-Fachsprache mit Objekten wie Technischer Platz, Equipment oder
Architektonischer Raum, sowie die anfangs als sehr komplex erscheinende Mächtigkeit
des Systems, wecken eine Scheu bei den Benutzern. Vor diesem Hintergrund sollten alle
IT-Implementierer und Beratungshäuser eine prozessorientierte Herangehensweise bei der
Einführung des neuen Systems verfolgen.
In der Regel werden an komplexen Geschäftsprozessen, die z.B. SAP in der Lage ist abzubilden, unterschiedliche Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen beteiligt sein. Um ihre Aufgaben zu erledigen, müssen die Mitarbeiter dabei verschiedene Anwendungen (Transaktionen,
Programme, Berichte etc.) benutzen, wobei jedoch immer nur eine Teilmenge dieser Anwendungen für die Erledigung der jeweiligen Aufgaben benötigt wird.
Die Herausforderung bei der Systemeinführung besteht somit darin, herauszufinden, welche
Tätigkeiten die einzelnen Mitarbeiter genau zu erledigen haben und welche Anwendungen
bzw. Transaktionen sie dazu benötigen. In der Praxis bedeutet dies, dass ein Prozessmodell
erstellt wird, das jedem Prozessschritt den zuständigen Mitarbeiter, sowie die erforderliche
Transaktion, mit der die Aufgabe erledigt werden soll, zuordnet. Das Ergebnis dieser prozessorientierten Betrachtung ist, dass jeder Mitarbeiter im Normalfall nicht mehr als maximal
vier bis fünf unterschiedliche Eingabemasken zu erlernen und zu bedienen hat, wodurch zum
einen die Scheu vor dem komplexen SAP-System abgebaut wird und sich zum andern der
Schulungs- und Einführungsaufwand verringert.
Gleichzeitig liefert dieses Prozessmodell dem einzelnen Mitarbeiter aber auch einen Überblick
über den gesamten Prozessablauf, was ihm ermöglicht nachzuvollziehen, an welcher Stelle
er im Geschäftsprozess tätig wird. Dies unterstützt ihn dabei, seine Rolle im Unternehmen
87
Teil 5 – Entscheidungsunterstützung bei der Systemauswahl
zu identifizieren und zu verstehen, das ebenfalls einen wichtigen Aspekt für die Akzeptanz
eines neuen EDV-Systems darstellt.
Zusammenfassend kann also festgehalten werden, dass es durchaus möglich ist SAP benutzerfreundlich zu gestalten und an die Anforderungen und Bedürfnisse der Anwender anzupassen. Allerdings muss auch an dieser Stelle der höhere Einführungsaufwand im Vergleich
zu klassischen CAFM-Systemen, die in der Regel einfacher und schneller zu erlernen sind,
berücksichtigt werden.
8. Integration und Prozessunterstützung
Auf die Integration, als die große Stärke von SAP, wurde bereits ausführlich eingegangen.
Diese Ergebnisse sollen im Folgenden noch einmal verdichtet und aufbereitet werden, um
eine zusammenfassende Entscheidungsgrundlage für die Systemauswahl unter dem Aspekt
der Prozessunterstützung zu liefern.
9. Prozessorientierung und Systemkomplexität
Auf die Frage nach den Vorteilen von SAP gegenüber klassischen CAFM-Systemen auf der
Expo Real 2004 in München war immer wieder zu hören, dass SAP aufgrund der Integration
sämtlicher FM-relevanter Module (PM, MM, FI, CO, RE, BW usw.) ein System bietet, welches
frei von Schnittstellen funktioniert. Dabei sind die angebotenen Funktionalitäten so vielfältig,
dass der gesamte, bereits dargestellte FM-Lebenszyklus, von der Gebäudekonzeption bis zur
-verwertung, unterstützt werden kann.
Diese Aussage wird dabei auch von Seiten der CAFM-Hersteller nicht verneint. Diese weisen
jedoch darauf hin, dass SAP, aufgrund der hohen Komplexität des Systems und der angebotenen Funktionsvielfalt, oftmals zu flexibel sei und bei den Anwendern Verwirrung stifte, da
für die Bewältigung einer Aufgabe nicht nur eine Lösungsmöglichkeit, sondern eine Vielzahl
von Alternativen existiere.
Die Mächtigkeit des SAP-Systems muss nicht zwangsläufig als Nachteil angesehen werden,
da eine prozessorientierte Herangehensweise bei der Systemeinführung diesen vermeintlichen Nachteil zu kompensieren vermag. So ermöglicht die prozessorientierte Betrachtung
die Erstellung eines spezifischen Prozessmodells, in welchem den einzelnen Aufgaben und
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Teil 5 – Entscheidungsunterstützung bei der Systemauswahl
Tätigkeiten die dafür notwendigen SAP-Tranksaktionen zugeordnet werden können. Bildlich
gesprochen wird für den Anwender also eine Art „Blumenstrauß“ mit sämtlichen für ihn
relevanten Funktionen erstellt, d.h. es werden nur, die für die Erledigung der jeweiligen Aufgaben notwendigen, Teilfunktionen und Eingabemasken in den Systembetrieb übernommen.
Auf diese Art und Weise wird die Komplexität des SAP-Systems reduziert und die vollständige
Integration der Geschäftsprozesse kann, mit genau definierten Anwendungen, innerhalb
eines Systems umgesetzt werden.
10. Qualität der Geschäftsprozesse
Ein wichtiger Aspekt im Rahmen der Prozessunterstützung ist zudem auch das weit reichende Prozess-Know-how der SAP AG. So sind SAP-Prozesse, laut Aussage vieler SAP- und
CAFM-Implementierer, im Allgemeinen besser und flexibler als Prozesse, welche sich mit
CAFM-Systemen abbilden lassen. Der Grund dafür liegt darin, dass SAP bereits eine Vielzahl
von Projekten durchgeführt hat und somit über umfangreiche Erfahrungen verfügt, die in
die weitere Prozessentwicklung mit einfließen, d.h. neue Erkenntnisse werden in bereits
vorhandene Prozesse übernommen. Dieser Zusammenhang wird vor allem im Bereich der
kaufmännischen und logistischen Prozesse, wie Kostenverrechnung oder Materialwirtschaft,
deutlich, die sich in einer Vielzahl von Unternehmen bewährt haben. Ähnliches gilt aber
auch für technische Prozesse, wie beispielsweise Instandhaltung, die im Kerngeschäft häufig
ebenfalls mit SAP (PM) abgewickelt werden.
Dieses Prozess-Know-how ist dagegen für die vergleichsweise kleinen CAFM-Hersteller
nur schwer aufzubauen, da sie schlichtweg mit der Anzahl der umgesetzten Projekte nicht
mit SAP konkurrieren können. In diesem Falle sind Unternehmen, welche über komplexe
Geschäftsprozesse verfügen, grundsätzlich eher zum Einsatz von SAP zu raten, da dieses
System am ehesten eine flexible Prozessgestaltung ermöglicht, während beim Einsatz eines
CAFM-Systems vielfach die unternehmensspezifischen Prozesse an die standardisierten Prozessabläufe der Software angepasst werden müssen.
Dies ist jedoch durchaus empfehlenswert, wenn das Facility Management nicht zum Kerngeschäft des jeweiligen Unternehmens gehört oder auch mit Hilfe eines Standardproduktes
schnell Ergebnisse erzielt werden können.
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Teil 5 – Entscheidungsunterstützung bei der Systemauswahl
11. Integration und Systemeinsatz
Nachdem also dargestellt wurde, dass zum einen die Komplexität des SAP-Systems, durch
eine prozessorientierte Herangehensweise bei der Systemeinführung, verringert werden
kann und SAP zum andern über die besten Prozesse verfügt, soll abschließend noch einmal
kurz auf die integrativen Fähigkeiten des Systems, gerade was die in dieser Arbeit behandelten Prozesse (Instandhaltung, Flächenmanagement und Vertragsmanagement) angeht,
eingegangen werden.
So wurde von den cgmunich-Beratern festgestellt, dass SAP – mit Ausnahme der graphischen Flächenplanung, die innerhalb eines CAD-/CAFM-Systems erfolgt – in der Lage ist,
sämtliche Abläufe der drei dargestellten Prozesse abzubilden. Darüber hinaus schafft es das
System aber zusätzlich, wegen der Durchgängigkeit des Datenflusses, die Brücke zu schlagen zwischen der Erlösseite aus der Vermietung und der Kostenseite aus der Instandhaltung
bzw. des Flächenmanagements:
Diese Verbindung wird über die Objekte Technischer Platz (PM) und Architektonischer Raum
(RE) hergestellt, welche einander zugeordnet werden.
Dabei bildet der Technische Platz die technische Sicht eines Raumes ab, d.h. auf ihm werden die Ausstattungsmerkmale eines Raumes erfasst, für welche bspw. durchzuführende
Instandhaltungsmaßnahmen gemeldet werden. Die mit der Instandhaltungsmaßnahme
anfallenden Aufwände werden schließlich auf den Technischen Plätzen gebucht, womit die
Kosten aus dem Gebäudebetrieb abgebildet werden können. Diese Kosten können nun über
den Architektonischen Raum den Erlösen aus der Vermietung gegenüber gestellt werden,
deren Verrechnung komplett über das Modul RE abgewickelt werden kann.
Dieser Kopplung ist es zu verdanken, dass die Wertschöpfungskette im SAP frei von Schnittstellen ist. Dies ist ein Vorteil gegenüber CAFM-Systemen. Dabei wurde an dieser Stelle
nicht erneut auf die weiteren integrativen Fähigkeiten, wie Einbindung der Materialwirtschaft
(MM), des Personalwesens (HR) oder der Projektsteuerung (PS) hingewiesen, welche bereits
genauer erläutert wurden.
Viele Unternehmen fordern jedoch aus Gründen der Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit, gerade in den infrastrukturellen Prozessen, auch die graphische Darstellung von
Flächen, Gebäudeplänen, etc.
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Teil 5 – Entscheidungsunterstützung bei der Systemauswahl
An diesem Punkt setzen nun die klassischen CAFM-Systeme an, die ihren Ursprung zum
Großteil im CAD-Umfeld haben und durch graphische Darstellungsmöglichkeiten in der
Lage sind, diese Lücke zu schließen. Wird also der Einsatz von graphischen Funktionalitäten
gewünscht bzw. als notwendig angesehen, sollte bei der Anbindung eines CAFM-Systems an
SAP aber nicht die gesamte Datenstruktur des CAFM-Systems ins SAP übernommen werden,
sondern nur der Teil, der in den SAP-Prozessen auch tatsächlich genutzt wird. Nur so lässt
sich der hohe Administrationsaufwand vermeiden, der infolge doppelter Datenhaltung in
unterschiedlichen Systemen auftritt.
Für die Integration eines CAFM-Systems in R/3 stellt SAP dabei mit den BAPI´s (Business
Application Program Interface) und der RFC (Remote Function Call)-Schnittstelle zwei
wesentliche Anbindungsmöglichkeiten zur Verfügung. Darüber hinaus ermöglichen weitere Mechanismen (wie z.B. der DCOM Connector, der Business Connector oder der DotNet
Connector) zudem die Einbindung in verbreitete Technologiestandards, wobei jedoch keine
dieser Integrationsmöglichkeiten von der SAP AG selbst realisiert wird. Die Umsetzung dieser
Integration erfolgt dagegen entweder direkt durch die CAFM-Hersteller, welche spezifische
Schnittstellen an SAP anbieten, oder mit Hilfe sog. Middleware-Produkte, die die SAP-Datenbank als Speichermedium für die – gemeinsam mit den CAFM-Anwendungen benutzten –
Daten verwenden.
Es ist zu beachten, dass jede Schnittstellendefinition mit hohem Aufwand verbunden ist, insbesondere im Customizing der SAP-Funktionen, die die Kosten der Systemeinführung stark
ansteigen lassen können. Aus diesem Grund sollten Schnittstellen grundsätzlich nur für die
Prozesse umgesetzt werden, die SAP nicht umzusetzen vermag, um einerseits das – ausführlich beschriebene – Potential der SAP-Funktionen nicht ungenutzt zu lassen und andererseits
auch die korrekte Pflege der notwendigen SAP-Stammdaten sicher zu stellen.
91
Teil 6 – Weiterführende Informationen und Werkzeuge
Teil 6 – Weiterführende Informationen und Werkzeuge
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Teil 6 – Weiterführende Informationen und Werkzeuge
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Teil 6 – Weiterführende Informationen und Werkzeuge
Weiterführende Informationen erhalten Sie gerne von:
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IT-Projekte für Sekundärprozesse
Norbert Rupp, Geschäftsführer
rupp@cgmunich.de
Tel. 0049-89-4110968-2
Zum Thema:
CAFM-Software-Systeme
Matthias Mosig, Leiter CoC CAFM
mosig@cgmunich.de
Tel. 0049-89-4110968-3
Zum Thema:
Prozessmanagement im FM
Robert Oettl, Geschäftsführer
oettl@cgmunich.de
Tel. 0049-89-4110968-8
Zum Thema:
Einkaufsprozesse und FM-Marktforum
AIS Management GmbH, Angelika Schmidberger,
Rosenheimer Straße 139, 81671 München, Tel. 0049-89-628170-0,
a.schmidberger@ais-management.de, www.ais-management.de
Zum Thema:
SAP-Implementierung
DV-RATIO AG, Hans-Peter Knödlseder,
Arabellastraße 4, 81925 München, Tel. 0049-89-925193-39,
hpk@dv-ratio.com, www.dv-ratio.com
94
Teil 6 – Weiterführende Informationen und Werkzeuge
cgmunich-report 02
Januar 2005
© cgmunich GmbH, Mühlbaurstraße 4, 81677 München
info@cgmunich.de
www.cgmunich.de
Alle aufgeführten Betrachtungen geben die Erfahrungen und Einschätzungen der Berater der
cgmunich GmbH wieder. Für daraus gezogene Schlüsse und daraus abgeleitete Handlungen
übernehmen wir keine Haftung.
Wir bedanken uns recht herzlich bei Herrn Dr. Norbert Meckl und Herrn Dipl.-WirtschaftsInf. Andreas Gräfe vom Institut für Wirtschaftsinformatik am Lehrstuhl für Innovations- und
Technologiemanagement der Universität Regensburg für die enge Zusammenarbeit bei der
Erstellung dieses cgmunich-reports.
Wir bedanken uns bei unseren Partnern AIS Management GmbH, München und DV-Ratio AG,
München für die inhaltliche Unterstützung des cgmunich-reports 02.
Microsoft-Visio®, SAP®, Nautilus®, sowie alle anderen zitierten Produkt- oder Firmenbezeichnungen sind geschützte Markenzeichen der jeweiligen Hersteller- und/oder Vertriebsorganisationen.
Zitate oder benutzte Quellen sind als solche gekennzeichnet.
Dieser cgmunich-report 02 ist urheberechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der
Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Einwilligung des Herausgebers unzulässig und
strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Kopien und die Einspeisung in elektronische Medien.
www.wzwei.de
Schutzgebühr 99,00 € zzgl. MwSt..
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www.cgmunich.de
„Die cgmunich GmbH ist eines der führenden Beratungshäuser in den Bereichen
Prozessmanagement
und
IT-Systeme
für
Sekundärprozesse, wie Facility Management,
On-Site-Logistic, Utilities.
Unsere Klienten aus Industrie, Ver- und Entsorgung und Dienstleistung erhalten KnowHow und Unterstützung durch kompetente
Berater und Analysten.
Mit Fach-, Methoden- und sozialer Kompetenz steuern wir komplexe Organisations- und
IT-Projekte, führen Schulungen und KnowHow-Transfer durch.“
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