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ARUG in der praktischen Umsetzung. Wie man Fehlerquellen

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ARUG in der praktischen Umsetzung:
Wie man Fehlerquellen vermeidet
stocks & standards-Workshop 2010
am 15. September 2010
Deutsche Börse AG, Frankfurt am Main
Bernhard Orlik
Haubrok Corporate Events GmbH
Folie 1
Berichtspflicht des Vorstands an die
Hauptversammlung (1/2)
•
„Redaktionsversehen“ des Gesetzgebers bei der Änderung des § 175 AktG
– BilMoG (29. Mai 2009):
» § 175 Abs. 2 Satz 1 AktG: Ersetzen der Angabe „§ 289 Abs. 4“ durch
die Angabe „§ 289 Abs. 4 Nr. 1 bis 5 und Abs. 5 HGB“
» Nach BilMoG lautete § 175 Abs. 2 Satz 1 AktG:
„Der Jahresabschluß, ein vom Aufsichtsrat gebilligter Einzelabschluss
nach § 325 Abs. 2a des Handelsgesetzbuchs, der Lagebericht, der
Bericht des Aufsichtsrats, der Vorschlag des Vorstands für die
Verwendung des Bilanzgewinns und bei börsennotierten
Aktiengesellschaften ein erläuternder Bericht zu den Angaben nach
§ 289 Abs. 4 Nr. 1 bis 5 und Abs. 5 sowie § 315 Abs. 4 des
Handelsgesetzbuchs sind von der Einberufung an in dem
Geschäftsraum der Gesellschaft zur Einsicht der Aktionäre
auszulegen.“
Folie 2
Berichtspflicht des Vorstands an die
Hauptversammlung (2/2)
- ARUG (5. August 2009):
» § 175 Abs. 2 Satz 1 AktG: Streichung der Wörter „und bei
börsennotierten Aktiengesellschaften ein erläuternder Bericht zu den
Angaben nach § 289 Abs. 4, § 315 Abs. 4 HGB“
» Die zu streichenden Passagen waren jedoch bereits zuvor durch
das BilMoG abgeändert worden, so dass die Streichung ins Leere
lief oder doch nicht?
» Es kursieren zwei Fassungen des § 175 Abs. 2 Satz 1 AktG
- Best Practice: 24 ausgewählte DAX-Gesellschaften:
» Bericht zu § 289 Abs. 4 HGB: 24 Gesellschaften
» Bericht zu § 289 Abs. 5 HGB: 13 Gesellschaften
» Bericht zu § 315 Abs. 4 HGB: 24 Gesellschaften
» Bericht zu § 315 Abs. 2 Nr. 5 HGB: 3 Gesellschaften
Folie 3
Neue Fristberechnung –
Einberufungsfrist
•
§ 123 Abs. 1 und 2 AktG: Einberufungsfrist
(1) „Die Hauptversammlung ist mindestens dreißig Tage vor dem Tage der
Versammlung einzuberufen. Der Tag der Einberufung ist nicht mitzurechnen.“
(2) „Die Mindestfrist des Absatzes 1 [Anm.: 30 Tage Einberufungsfrist] verlängert
sich um die Tage der Anmeldefrist des Satzes 2 [Anm.: 6 Tage].“
•
Achtung bei folgender Satzungsformulierung:
„Die Einberufung der Hauptversammlung muss mindestens 30 Tage vor dem letzten
Anmeldetag erfolgen. (...) Dabei werden der Tag der Bekanntmachung und der
letzte Anmeldetag nicht mitgerechnet.“
– Problem: Fristberechnungen für den letztmöglichen Einberufungstag
= 37 freibleibende Tage anstatt 36
– Geht das Gesetz der Satzung vor?
– Empfehlung: In jedem Fall zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Satzung
anpassen!
„Die Einberufung der Hauptversammlung muss mindestens 30 Tage vor dem
Tag der Versammlung erfolgen.“
Folie 4
Neue Fristberechnung –
Anmeldefrist
•
Anmeldefrist ungleich 6 Tage
– Neufassung des § 123 Abs. 2 AktG (nach ARUG):
„...(Satz 2) Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der in der
Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse mindestens sechs Tage vor
der Versammlung zugehen. (...)
Die Mindestfrist des Absatzes 1 [Anm.: 30 Tage Einberufungsfrist]
verlängert sich um die Tage der Anmeldefrist des Satzes 2.“
» Problem: Was tun, wenn in der Satzung eine kürzere Anmeldefrist
als 6 Tage steht?
» Geht das Gesetz der Satzung vor?
» Empfehlung: In jedem Fall zum nächstmöglichen Zeitpunkt die
Satzung anpassen!
Folie 5
Neue Fristberechnung –
Mitteilungsversand bei Inhaberaktien
•
Versandzeitpunkt Mitteilungen nach § 125 AktG:
– Vor ARUG: 12 Tage nach Bekanntmachung der Einberufung im
Bundesanzeiger
– Jetzt: Mindestens 21 Tage vor der Versammlung
– Richtiges Timing des Versandzeitpunkts:
» Zugang Tagesordnungsergänzungsverlangen
• Börsennotierte Gesellschaften: 30 Tage vor der Versammlung
• Nicht börsennotierte Gesellschaften: 24 Tage vor der Versammlung
• Mitteilungsversand erst nach Ablauf der TO-Ergänzungsfrist und eingehender
Prüfung des (Post-)eingangs starten
– Börsennotierte Gesellschaften: Zwischen dem 28. und 26. Tag vor der
Hauptversammlung
– Nicht börsennotierte Gesellschaften: Am 27. oder 26. Tag vor der
Hauptversammlung
– Kürzere Vorlaufzeiten für die Kreditinstitute sorgten für keinerlei
Probleme
•
Möglichkeit des elektronischen Mitteilungsversands
Folie 6
Elektronischer Versand der 125er Mitteilungen (1/2)
•
Neufassung des § 125 Abs. 2 Satz 2 AktG (ARUG):
„Die Satzung kann die Übermittlung auf den Weg elektronischer Kommunikation
beschränken.“
•
Erforderlich: Satzungsanpassung
„Der Anspruch des Aktionärs nach § 128 Abs. 1 Satz 1 AktG auf Übermittlung der
Mitteilung nach § 125 Abs. 1 AktG ist auf den Weg elektronischer Kommunikation
beschränkt. Der Vorstand kann die Kreditinstitute zu einer Übermittlung in
Papierform oder auf anderem Weg ermächtigen. Dies ist mit der Einberufung der
Hauptversammlung bekannt zu machen.“
– Einige Gesellschaften beschlossen bereits auf der HV 2009 eine
entsprechende Satzungsänderung (max. Kosteneinsparpotential bis zu
70% im Vergleich zum herkömmlichen Papier-/Postversand)
•
Empfehlenswert: Hinweis in der redaktionellen Anzeige in den WertpapierMitteilungen auf eine von der Gesellschaft authorisierte, gesicherte PDF-Datei
und Zugänglichmachung dieser
„Für den elektronischen Versand der Mitteilungen kann unter der E-Mail-Adresse
muster@125er.de eine von der Gesellschaft autorisierte PDF-Datei angefordert
werden. Von einem Versand des im elektronischen Bundesanzeigers
veröffentlichten Textes bitten wir abzusehen.“
Folie 7
Elektronischer Versand der 125er Mitteilungen (2/2)
Aktueller Stand 2010:
•
Kreditinstitute verfügen z. T. (noch) nicht über die erforderliche IT-Struktur
zum Kunden
•
Viele Bankkunden mit Aktiendepot haben (immer noch) keinen Zugang zur
elektronischen Kommunikation
•
125er Versand an die im Aktienregister eingetragenen Aktionäre
(Namensaktien) als Ergänzung zum elektronischen Versand weiterhin auch
noch in physischer Form
•
125er Anforderungen und Versand seitens der Direktbanken insbesondere in
elektronischer Form, z.B. durch die ING-DiBa und Cortal Consors
Börsennotierte Gesellschaften
Anforderungen gesamt
Anforderungen physisch
Anforderungen elek tronisch
Anforderungen elek tronisch in %
Nicht börsennotierte Gesellschaften
Anforderungen gesamt
Anforderungen physisch
Anforderungen elek tronisch
Anforderungen elek tronisch in %
1
10.974
9.420
1.554
14,16
2
7.315
6.332
983
13,44
1
951
811
140
14,72
2
534
502
32
5,99
3
24.060
20.015
4.045
16,81
4
14.319
12.473
1.846
12,89
5
22.746
20.349
2.397
10,54
Tabelle: Physische und elektronische 125er Anforderungen seitens der Depotbanken
(Quelle: Eigene Datenerhebung der Haubrok Corporate Events GmbH, 2010)
Folie 8
Das Internet als neues, zentrales
Veröffentlichungsmedium für auslagepflichtige
Hauptversammlungsunterlagen (1/2)
•
Neuer § 124a Abs. 1 AktG:
„Bei börsennotierten Gesellschaften müssen alsbald nach der Einberufung der
Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft zugänglich sein: (...)“
•
Neuer § 175 Abs. 2 AktG:
„[Anm.: diverse Unterlagen] (...) sind von der Einberufung an in dem Geschäftsraum
der Gesellschaft zur Einsicht der Aktionäre auszulegen.
(Satz 4) (...) Die Verpflichtungen (...) entfallen, wenn die dort bezeichneten
Dokumente für den selben Zeitraum über die Internetseite der Gesellschaft
zugänglich sind.“
•
Falls die Einstellung der Unterlagen von der Auslageverpflichtung im
Geschäftsraum befreien soll, muss die Zugänglichmachung der Unterlagen
spätestens mit der Veröffentlichung der Einberufung im elektronischen
Bundesanzeiger erfolgen (i.d.R. 15.00 Uhr am Tage der Veröffentlichung).
Ansonsten Zugänglichmachung der Unterlagen „alsbald“.
„Alsbald bedeutet, dass diese Informationen nach der Bekanntmachung im
elektronischen Bundesanzeiger auf der Unternehmenswebseite eingestellt werden
müssen, was aber erfahrungsgemäß schon wegen der betriebsinternen Abläufe und
der erforderlichen Technik eine gewisse Zeit benötigt.“ (Regierungsbegründung
zum ARUG)
Folie 9
Das Internet als neues, zentrales
Veröffentlichungsmedium für auslagepflichtige
Hauptversammlungsunterlagen (2/2)
•
Rechtsfolgen bei Ausfall des Internets:
– § 124 a AktG: Bei Verletzung kein Anfechtungsgrund (§ 243 Abs. 3 AktG),
aber (!)
» Ordnungswidrigkeit, wenn Angaben nicht, nicht richtig oder nicht
vollständig vorsätzlich oder leichtfertig zugänglich gemacht
wurden (n.b. keine Zeitkomponente!)
» Bei Ordnungswidrigkeit bis zu 25 T€ Geldbuße
– § 175 Abs. 2 AktG: Bei Verletzung Anfechtbarkeit der HV-Beschlüsse
(Relevanzbetrachtung)
– Abwägung: Ausfall des Internets vs. Fehler bei der physischen Auslage
von Unterlagen
Folie 10
Neue Form- und Übermittlungsvorschriften
für die Vollmacht (1/2)
•
Für börsennotierte Gesellschaften ist die Textform Pflicht (Satzung prüfen!)
•
Textform ist erforderlich für:
– Erteilung der Vollmacht
– Widerruf der Vollmacht
– Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft
•
Eintrittskartenvordrucke und Formulare für Vollmachts- und
Weisungserteilung anpassen:
falsch
richtig
Folie 11
Neue Form- und Übermittlungsvorschriften
für die Vollmacht (2/2)
•
Textform lt. § 126b BGB:
„Ist durch Gesetz Textform vorgeschrieben, so muss die Erklärung in einer
Urkunde oder auf andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen
geeignete Weise abgegeben, die Person des Erklärenden genannt und der
Abschluss der Erklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift oder
anders erkennbar gemacht werden.“
– Keine Unterschrift erforderlich bei
» Brief
» Telefax
» E-Mail
» SMS
Muster einer
SMS-Vollmacht
Folie 12
Ausprägungen des „Abschluss der Erklärung
gemäß § 126b BGB“ (1/4)
•
Unterschrift
Folie 13
Ausprägungen des „Abschluss der Erklärung
gemäß § 126b BGB“ (2/4)
•
Fingerabdruck
Folie 14
Ausprägungen des „Abschluss der Erklärung
gemäß § 126b BGB“ (3/4)
•
Smiley
Folie 15
Ausprägungen des „Abschluss der Erklärung
gemäß § 126b BGB“ (4/4)
•
Tintenklecks
Folie 16
Zurückweisung von Aktionärsvertretern aufgrund
mehrerer (Unter-)Vollmachten
•
Neufassung § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG:
„Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine
oder mehrere von diesen zurückweisen.“
•
In der Praxis bisher faktisch keine Relevanz, würde aber die offene Frage nach
der max. Zahl der Eintrittskarten entschärfen.
•
Dazu wäre ggf. Satzungsänderung nötig:
„Die Gesellschaft wird zur Hauptversammlung den Aktionär und einen von ihm
bevollmächtigten Vertreter oder zwei bevollmächtigte Vertreter des Aktionärs
zulassen. Die Gesellschaft hat ausdrücklich die Möglichkeit, Aktionärsvertreter, die
über die im Satz 1 genannte Anzahl von Aktionärsvertreten hinausgehen, ohne
besondere Begründung zurückzuweisen.“
Folie 17
Die neue Form der Feststellung
über die Beschlussfassung (1/4)
•
Erweiterte Feststellung bei börsennotierten Gesellschaften
lt. § 130 Abs. 2 Satz 2 AktG:
– „Zahl der Aktien, für die gültige Stimmen abgegeben wurden“
– „Anteil des durch die gültigen Stimmen vertretenen Grundkapitals“
– „Die Zahl der für einen Beschluss abgegebenen Stimmen, Gegenstimmen und
gegebenenfalls die Zahl der Enthaltungen“
» Gültige Stimmen: Summe JA + NEIN Stimmen
» Anteil des durch die gültigen Stimmen vertretenen Grundkapitals
• in Relation zum „gesamten“ Grundkapital (-> § 26a WpHG)
• in Relation zu dem zum Zeitpunkt der Abstimmung im
Teilnehmerverzeichnis verzeichneten „präsenten“
Grundkapital
» Enthaltungen nur im Subtraktionsverfahren angeben, da es im
Subtraktionsverfahren auf die Enthaltungen als
Berechnungsfaktor ankommt
•
Nicht börsennotierte Gesellschaften sind von den neuen Regelungen nicht
erfasst!
Folie 18
Die neue Form der Feststellung
über die Beschlussfassung (2/4)
•
Muster Beschlussverkündungstext Additionsverfahren:
Folie 19
Die neue Form der Feststellung
über die Beschlussfassung (3/4)
•
Kurzfassung der Feststellung über die Beschlussfassung
– Neuer § 130 Abs. 2 Satz 3 AktG:
„Abweichend von Satz 2 [Anm.: Ausführliche Beschlussfassung] kann der
Versammlungsleiter die Feststellung über die Beschlussfassung für jeden
Beschluss darauf beschränken, dass die erforderliche Mehrheit erreicht wurde,
falls kein Aktionär eine umfassende Feststellung gemäß Satz 2 verlangt.“
– Aktionär muss (aktiv) ausführliche Feststellung verlangen!
– Problem: Aktionär verlangt ausführliche Feststellung erst nachdem
bereits erste Feststellungen im Wege der Kurzfassung erfolgten.
– Beispieltext für Kurzform:
„TOP 2 - Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns:
Hier wurde der Beschlussvorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat, so wie im
elektronischen Bundesanzeiger vom ... veröffentlicht mit der erforderlichen
Mehrheit der Stimmen angenommen.“
– Empfehlung: Ergänzung der verlesenen Kurzfassung durch die
Einblendung von Folien mit den ausführlichen Ergebnissen und/oder
Auslage der ausführlichen Beschlusstexte am Wortmeldetisch;
s.a.: § 130 Abs. 6 AktG: Ausführliche Abstimmungsergebnisse im
Internet (nur börsennotierte Gesellschaften)
Folie 20
Die neue Form der Feststellung
über die Beschlussfassung (4/4)
•
Muster PowerPoint-Folie zur Ergebnispräsentation (Subtraktionsverfahren)
Folie 21
Briefwahl (1/2)
•
Definition Briefwahl:
Ausübung des Stimmrechts OHNE Teilnahme (keine Aufnahme in das
Teilnehmerverzeichnis). Stimmabgabe ist schriftlich oder im Wege der
elektronischen Kommunikation möglich. (§ 118 Abs. 2 AktG)
•
Verankerung der Briefwahl in der Satzung notwendig
•
Bei Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters und/oder Online-Teilnahme
nimmt der Aktionär an der Hauptversammlung teil (steht im
Teilnehmerverzeichnis) und kann auch alle sonstigen
versammlungsgebundenen Aktionärsrechte wahrnehmen.
•
Sofern die Satzung keine Anmeldung des Aktionärs zur Ausübung des
Stimmrechts verlangt, kann der Aktionär ohne weitere Anmeldung die
Briefwahl tätigen (insb. keine Fristen für den Aktionär).
•
Umsetzung Briefwahl bei Namensaktien:
– Aktionär erhält Anmeldebogen mit Einberufungsunterlagen direkt
zugesandt.
– Aktionär tätigt Briefwahl; bei Angabe seiner Aktionärsnummer ist eine
eindeutige Identifikation möglich.
Folie 22
Briefwahl (2/2)
•
Umsetzung Briefwahl bei Inhaberaktien:
– Maßgeblich ist der Bestand an Stimmrechten zum „Record Date“
(21 Tage vor der Versammlung).
– Briefwahl kann erst nach dem 21. Tag erfolgen.
– Zur eindeutigen Identifikation des briefwählenden Aktionärs ist die
Anmeldung des Aktionärs unter Vorlage des Bestandsnachweises
erforderlich.
– Problem: Sofern Bestandsnachweis nicht vom Kreditinstitut übermittelt
wird, ist dieser schwer zu verifizieren.
– Problem: Vermeidung von Briefwahl und gleichzeitiger persönlichen
Teilnahme des Aktionärs bzw. Vollmacht an Dritte/Stimmrechtsvertreter
(doppelte Vertretung)
– Mögliche Lösung: Briefwahl wird mit Bestandsnachweis vom
Kreditinstitut übermittelt.
Folie 23
Fallstricke bei Teilnahmebedingungen
für Freiverkehrswerte
•
Freiverkehrswerte (auch Entry Standard bzw. z.T. m:access) haben
grundsätzlich die Möglichkeit, auf die Veröffentlichung der
Teilnahmebedingungen in der Einberufung zu verzichten
(Umkehrschluss § 121 Abs. 3 Satz 3 AktG).
– Aber (!)
» § 123 Abs. 2 Satz 2 AktG: Anmeldung zur Hauptversammlung
„Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der in der Einberufung
hierfür mitgeteilten Adresse (...)“
» § 126 Abs. 1 Satz 1 AktG: Zugänglichmachung eines Gegenantrags
„(...) wenn der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Versammlung der
Gesellschaft einen Gegenantrag (...) an die in der Einberufung hierfür
mitgeteilte Adresse übersandt hat.“
» Zudem: Satzung auf mögliche Verpflichtungen zum Hinweis in der
Einberufung genau prüfen!
Folie 24
Abwicklung Anmeldeprozedere
über das Internet (1/4)
•
Gesetzliche Grundlagen:
•
Textformerfordernis beim Nachweis des Anteilsbesitzes § 123 Abs. 3 S. 2 AktG
„Bei börsennotierten Gesellschaften...ein in Textform erstellter besonderer
Nachweis des Anteilsbesitzes...“
•
Textformerfordernis sowie „Weg der elektronischen Kommunikation“ bei der
Vollmachtserteilung § 134 Abs. 3 S. 2 + 3 AktG
„Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der
Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform, wenn in
der Satzung oder in der Einberufung auf Grund einer Ermächtigung durch die
Satzung nichts Abweichendes und bei börsennotierten Gesellschaften nicht eine
Erleichterung bestimmt wird. Die börsennotierte Gesellschaft hat zumindest einen
Weg elektronischer Kommunikation für die Übermittlung des Nachweises
anzubieten.“
Folie 25
Abwicklung Anmeldeprozedere
über das Internet (2/4)
•
Erforderlich: Satzungsanpassung:
„Das Stimmrecht kann durch Bevollmächtigte ausgeübt werden. Die Erteilung der
Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der
Gesellschaft bedürfen der Textform. In der Einberufung kann auch eine
Formerleichterung bestimmt werden. Die Gesellschaft bietet mindestens einen Weg
elektronischer Kommunikation für die Übermittlung des Nachweises an. Nähere
Einzelheiten werden zusammen mit der Einberufung der Hauptversammlung
bekannt gemacht. § 135 AktG bleibt unberührt.“
•
Weg elektronischer Kommunikation
– E-Mail
– Webformular
Folie 26
Abwicklung Anmeldeprozedere
über das Internet (3/4)
Muster Webformular zur Eintrittskartenbestellung
sowie Vollmachts- und Weisungserteilung
Folie 27
Abwicklung Anmeldeprozedere
über das Internet (3/4)
•
Aktueller Stand 2010
Namensaktien: Eintrittskartenbestellung, Vollmachtserteilung an Dritte sowie
Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter per Webformular
Inhaberaktien: Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter
per E-Mail und vereinzelt per Webformular
•
Bei Namensaktienkunden ist eine Steigerung der Anmeldungen über das
Internet (E-Mail, Webformular) erkennbar:
Gesellschaft
Jahr
Anmeldungen gesamt
Anmeldungen per Internet
Anmeldungen per Internet in %
Börsennotiert 1
2009
2010
6634
5246
0
516
0
9,84
Börsennotiert 2
Nicht börsennotiert 1
2009
2010
2009
2010
158
201
59
85
24
42
11
20
15,19
20,89
18,64
23,53
Tabelle: Vergleich der Anmeldungen per Post/Fax und Internet (E-Mail, Webformular)
(Quelle: Eigene Datenerhebung der Haubrok Corporate Events GmbH, 2010)
Folie 28
Ihr Ansprechpartner
Bernhard Orlik
Geschäftsführer der
Haubrok Corporate Events GmbH
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