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ADKA Softwarelösungen Stand 20140512

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Auswahl der geeigneten
Software
Softwarelösungen für die UnitUnit-Dose Versorgung
Auswahl, Implementierung und
Weiterentwicklung
Dr. Isabel Kreft
Dr. Carina Jarzimski
Sylt
Barmbek (Hamburg)
Falkenstein
Ini Hannover
Bad Griesbach
27.05.2014
•
PAV (=Patientenorientierte Arzneimittel-Versorgung) ist die patientenindividuelle
und in den klinischen Prozess integrierte Arzneimittelversorgung in Verbindung mit
der Unit-Dose-Verpackung.
Die PAV besteht aus vier Konzeptbausteinen, welche in Summe das Gesamtkonzept
darstellen.
•
• CPOE= Computerized Physision Order Entry
• CDSS= Clinical Desicion Support System
Die PAV ist eine Ergänzung der konventionellen Versorgung, jedoch kein
vollständiger Ersatz.
Apotheker auf Station
PAV-Software
Unit-Dose-Logistik
Klinischer Prozess
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2
Begriffsbestimmung
Bausteine der PAV
•
39. ADKA Kongress Hamburg
39. ADKA Kongress Hamburg
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39. ADKA Kongress Hamburg
4
Prozess der PAV-Versorgung
Arzt
Prozess der PAV-Versorgung incl. CPOE
Anordnung
AM-Einnahme/
Anwendung
Patient
Station
Eingabe in
die EDV
Abgabe
an
Patient
Validierung der Anordnung
Beratung Arzt/Pflege/Patient
Apotheker
Kommissionierung
der
patientenbezogenen
Medikation
Apotheke
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Historie
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Projektgruppe
Ausgangssituation
Personenkreis
- Unit dose Automaten der Firma Baxter
- Leiter IT
- Medikationssoftware „ATCHost“ von Baxter
- Softwarebetreuer ATCHost
1. Projekt 2008
- 2 Apotheker
- Bildung Projektgruppe
- Einkauf
- Erstellung eines Pflichtenheft
- Arzt
- Marktabfrage
- Pflege
2. Projekt 2011
- Überarbeitung Pflichtenheft
- erneute Marktabfrage
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Pflichtenheft - Basis
Pflichtenheft - Kriterien
I. Allgemeine Anforderungen
generell sollte EINE Arzneimitteldokumentationslösung für ALLE Bereiche im
Krankenhaus angestrebt werden, also
• Elektive Aufnahme
• periphere Stationen
• Intensivstationen
• OP Bereiche/ Ambulanzen
Integration ins KIS (SAP)
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Allgemeine Anforderungen
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Allgemeine Anforderungen
b) FORENSIK
a) DATENBANK/ARZNEIMITTELLISTE
• Dokumentationssicherheit:
• optimalerweise Anknüpfung an die ABDATA Stammsätze diese beinhalten:
– Sicherstellung einer nachweisechten Dokumentation
• Datenangebot:
• ATC Code
– Revisionssicherheit
• Kurzinformation zu den Fertigarzneimitteln
– Aufrufbarkeit der Arzneimittel - "Historie" eines Patienten
• Risikoprüfungen:
c) LOGISTIK
• CAVE Modul (Erkrankungen, Allergie, Alter, Geschlecht)
• Interaktionscheck
• Schnittstelle zu den Steuerprogrammen der Unit-Dose Maschinen
• aus der vollständigen Datenbank müssen die im Haus geführten Artikel "aktiviert"
und die nicht geführten Artikel "deaktiviert" werden können
• Wechsel des Maschinenparks muss möglich sein
• Direkte Verknüpfung mit SAP-MM (erspart doppelte Materialwirtschaftspflege!)
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Spezielle Anforderungen
Spezielle Anforderungen
b) PHARMAKOÖKONOMIE
II.) Spezielle Anforderungen
Auswertbare Statistiken
a) PHARMAKOLOGIE
– nach verordneten AM
• Kopplung an Laborwerte des Patienten (GFR, Kalium, CRP, Natrium,…) mit
entsprechender "ALARM"-Funktion
– Laufzeiten spezieller AM
• Kopplung an Patientendaten (Alter, Geschlecht, Gewicht,…) mit entsprechender
"ALARM"-Funktion
– Kostenträgerrechnung - Verknüpfung mit DRG/ ICD 10
– AM Gruppen
– Sonderentgelte - AM
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Spezielle Anforderungen
Spezielle Anforderungen
c) ANWENDERFREUNDLICHKEIT
• Dokumentation der Hausmedikation bei Einweisung
• Programmgeschwindigkeit
• Dosierschemata und Therapieschemata müssen hinterlegt werden können
• "Selbsterklärende" Anwendung
• Verknüpfungsmodul zu Roter Liste/ Fachinfo
• Kopplung der Verlegung der Patienten in SAP ISH
• Verschiedene Valdierungsstati (Arzt; Pflege; Apotheker)
• Übersichtliche Patientenverwaltung
• Erstellung eines Medikationsbriefes aus dem Programm für
• leichte Suchfunktion der Medikamente nach Handelsnamen, Wirkstoffnamen,
Rote-Liste-Gruppe bzw. ATC-Code
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– den Patienten
– den Hausarzt
• Konfiguration von verschiedenen Arzneimittellisten (pro Abteilung, pro Haus)
• Mehrfachapplikationszeiten/ flexible Uhrzeiteingaben müssen möglich sein
• Schnelleingabemöglichkeit für Einmalgaben (Ad hoc Med / Bedarfsmedikation)
d) KOMMUNIKATION DER BERUFSGRUPPEN
• Ausdruck eines übersichtlichen Medikationsprofils (z. B. 7 Tage auf ein DIN A 4
Blatt)
• Rückkopplung von Informationen von z.B. APO an ARZT, ARZT an APO, ARZT an
ARZT, ARZT an PFLEGE, PFLEGE an ARZT (virtuelle Reiter)
• Sortierbarkeit der Arzneimittel nach unterschiedlichen Kriterien, z.B. nach
Applikationsart oder nach Indikationen
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Pflichtenheft – Endfassung
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Pflichtenheft – Endfassung
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Pflichtenheft – Endfassung
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Pflichtenheft – Endfassung
I.
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Pflichtenheft – Endfassung
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Ergebnisse 2. Projekt 2011
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Verordnungs-Software im Unit-Dose Kontext
Implementierung der
gewählten Software
Krankenhauspharmazie 35. Jahrgang Nr. 2 2014
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Implementierung
Implementierung
I. Schaffung der Strukturen
•
Projektauftrag
•
Ressourcen planen
•
Arbeitsgruppen (AG) und deren Mitglieder benennen
I. Schaffung der Strukturen
II. Ablauf
•
Kick-off
•
Aufgaben der Arbeitsgruppe definieren
•
Projektplan
•
Roll-out
•
Projektende (Evaluation)
III. Routine
•
Datenpflege
•
Notfallmaßnahmen/ Ausfallplan
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Projetauftrag und Ressourcen
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Schnittstellen für Arbeitsgruppen
Projektauftrag:
FDS
Active Directory
• Neuanschluss vs. Ablösung andere Unit-Dose-Software
Software
• Unterschiedliche Erwartungen und Wünsche
• Auswahl der richtigen Pilotstation
Materialstammdaten
KIS (Patientendaten)
• Faktoren: Organisation, Motivation
Labordaten
Axon/PickingScaner
Ressourcen planen:
Arztbrief
• Abteilungsweise vs. Umstellung gesamtes Haus en bloc
OPS-Kollektor
• Vorteil en bloc: kein Medienbruch Papier-PC z.B. bei Verlegung
Verbuchung/ Billing
• Nachteil: sehr personalintensiv, sehr gute Planung nötig
E-Care
…
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27.05.2014
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Mitglieder der Arbeitsgruppen
Arbeitsgruppen bilden
• Projektleiter Apotheke
Arbeitsgruppe
Meona
Change:
Steuerungsgruppe
StationsProzesse
Pflege
ProzessStandardisierung
Apotheke
UDLLogistik
IT/
Arztbrief- Abrechnung/ Gremien/
Hardware/
schreibung
ZE
Betriebsrat
Schnittstellen
• Projektleiter Softwarefirma
• Mitarbeiter der Unit-Dose Abteilung
• Stationsapotheker
Leitung/
Mitglieder
NN Leitender
NN Leitender
NN Apo
NN Apo
NN Apo
NN Apo
NN Apo
NN Pflege
NN Meona
NN Meona
NN Leitender
NN Leitender
NN Apo
NN Apo
NN Logistik
NN Apo
NN Pflege KH1
NN Pflege KH 2
NN Meona
NN Leitender NN Leitender
NN Leitender NN Apo.leitung
NN Apo
NN IT
NN Klin.Arb.
NN Apo
NN Arzt
NN IT
NN Klin.Arb.
NN Apo
NN Med.Con.
NN IT
NN Klin.Arb
NN Meona
NN Meona
NN Meona
• Stationsleitung Pflege
• Stationsarzt / Oberarzt
NN Apo
NN BR
• IT (KB-IT, Klin. Arbeitsplatz)
• Betriebsrat
• Medizin Controlling
Aufgaben
I. Gesamter I. Stellen der
klinischer
Medikation
II.DokumentProzess
ation
II.ApothekerIII.Workflow
prozess
III.Migration
IV.PrintDokument
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I. Prozesse I. Logistische
in den
Abläufe
II.Schnitteinzelnen
stelle
KH
zum
angleichen
klinischen
Prozess
I. Reibungsloser
Übergang
von ATC
auf Meona
I. Konzernvorgaben
II.Schnittstellen
III.Wie ist es
heute?
I. Welche
I. Information
Abläufe für II.BetriebsSAP nötig
vereinbarII.Manuelle
ung
Prozesse
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Implementierung
• …
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II. Kick-Off mit Projektübersicht
• Schulung der
Pilotstationen
II. Ablauf
Jun
2014
Jul
2014
• Vorphase
• Kick-Off
• Neue Prozesse
besprechen
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27.05.2014
• Review
Pilotstationen
• RolloutVorbereitung
• Schulung weiterer
Stationen
Aug
2014
Okt
2014
• Start der
Pilotstationen
(versetzt um eine
Woche)
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• RollOut Ende
• Review
Dez
2014
Q2
2015
Q3
2015
Q4
2015
• Pilotabschluss
• Rollout
• Beginn der
Migrationsphase
• 2 Station/Monat
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Aufgaben der Arbeitsgruppen (AG) definieren
Aufgaben der Arbeitsgruppen definieren
AG Steuerungsgruppe:
AG Prozessstandardisierung Apotheke (Einführung in mehreren Krankenhäuser):
• ohne spezifische Aufgaben
• Angleichen der Arbeitsabläufe der einzelnen Apothekenstandorte
• Information der AG-Mitglieder und der Betroffenen
• Wünsche sammeln, diskutieren, umsetzen
• Koordination der einzelnen AGs
• Einhaltung Zeitplan überwachen
AG UDL-Logistik:
• …
• Schnittstelle neues Programm Unit-Dose-Automat testen
AG Stationsprozesse Pflege:
• Prozesse übertragen und ggf. angleichen
• Anforderung /Bedürfnisse der Pflege an neues Programm erfragen
• Stammdaten übertragen/ pflegen
(Import der Hauslistenpräparate/ Kennzeichnung der Unit-Dose-Artikel)
• Ggf. Erarbeiten neuer Workflows für die Station
• Ressourcen für ggf. häufigere Inprozesskontrollen zu Beginn einplanen
• Schulungen koordinieren und durchführen
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Aufgaben der Arbeitsgruppen definieren
Aufgaben der Arbeitsgruppen definieren
AG IT-Hardware/Schnittstellen:
AG Abrechnung/ZE:
• Hardware bereitstellen (z.B. Server)
• Konzernvorgaben berücksichtigen
• MEONA auf Stationscomputern implementieren
• ZE/ NUB-Dokumentation soweit möglich automatisieren
• Schnittstelle zu SAP-MM/Laborsystem/Active Directory prüfen
• Med. Controlling einbeziehen
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• Active Directory (geschulte Mitarbeiter „freischalten“)
AG Gremien/ Betriebsrat:
• Update-Plan erstellen (Routine-Update/ schnelle Fehlerbehebung)
• Genehmigung des Gesamtprojekts und der Teilprojekte
AG Arztbriefschreibung:
• Freigabe von Ressourcen für Rollout
• Konzernvorgaben berücksichtigen
• Information des Betriebsrates
(Betriebsvereinbarung anpassen, Schulungen mitbestimmen)
• Ärztewunsch und Umsetzungsmöglichkeiten koordinieren
(klin. Arbeitsplatz + Software Firma)
WICHTIG: Kommunikation zwischen den einzelnen Arbeitsgruppen!
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Projektplan (Bsp. MS-Project)
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Projektplan (Bsp. MS-Project)
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Checkliste Stationsanschluss I
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Checkliste Stationsanschluss II
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Schulungen
Fortlaufender Rolloutplan
• Key-User (Pflege, Apotheker, IT):
ganztägig
• Administratoren (Apotheker, ggf. IT):
ganztägig
• Pflegeschulung:
ca. 3h
• Ärzteschulung :
ca. 1h
• Pflegeschulung (Fortgeschrittene): ca. 1h
I
• Information für Unit-Dose-Logistik
• optimalen Planung von Ressourcen
(Berücksichtigung von Feiertagen, Ferien, Urlaub)
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Projektende (Evaluation)
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Projektende (Evaluation)
Evaluation:
• Zufriedenheit der Anwender erfragen
• Anwendungsfehler identifizieren
(ggf. Nachschulungen anbieten)
• Änderungswünsche aufnehmen
(siehe Weiterentwicklung)
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Projektende (Evaluation)
Implementierung
III. Routine
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Datenpflege
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Notfallmaßnahmen/ Ausfallplan
nicht zu unterschätzender Pflegeaufwand:
• Neue Arzneimittel
• Sicherstellen der Versorgung im Notfall
(Notfallnummer IT vom Krankenhaus und IT vom Softwarehersteller)
• Vorgehen bei Stock-Out
• Wichtig: vertragliche Regelungen müssen zusammenpassen!
• Arzneimittel außer Handel
• Ausfallplan für verschiedene Szenarien erstellen
(Netzwerk-, Software-, Stromausfall…)
Auswirkungen auf:
• Arzneimittel-Liste
• Liste „logistische Zuordnung“
• Schnellverordnungen
• Verordnungsvorlagen
• Verordnungsvorlagengruppen
Datenpflege im Dienstplan berücksichtigen
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Mantis Bug Tracker (Fehler)
Weiterentwicklung
• Fehlerbehebung umgehend (nach Schweregrad)
• Eintrag durch ausgewählte Apotheker oder IT-Mitarbeiter
(Vermeidung von Doppelungen)
der Software
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• Ständige Rückmeldung über Entwicklungsstand
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„Feature Wunsch Liste“
Weiterentwicklung der Reports
• offenen Liste mit Anwenderwünschen
• Hausübergreifende Suche
• Priorisierung durch Anwender, Projektleitung und Softwarefirma
• Für Controlling (ZE-Auswertung)
• Regelmäßiger Austausch mit Softwarefirma (Status erkennbar)
• Für Stammdatenpflege (Produktwechsel)
• Rückmeldung der Softwarefirma ob/ wie Umsetzung möglich ist
• Für Arzneimittel-Rückrufe
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• Ggf. weitere Spezifizierung durch Anwender
• z.T. ist die Umsetzung kundenspezifisch (Kosten!)
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Report (Patient mit Medikament)
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Report (Antibiotika-Laufzeit)
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Instrumente zur Kommunikation (Stationsapotheker
Ärzte)
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Pflege
• Derzeit Anpassung des AMTS-Buttons für Stationsapotheker
• Jederzeit erkennbar, welche Arzneimittel geliefert werden und welche aus
Stationsvorrat/Modulschrank zugestellt werden müssen
• Anzeige von Interaktionen, Maximaldosen, etc.
• Kommunikation der Apotheker untereinander:
„Markierung von Problemfällen“ :
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• Medikationseingabe
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Kurve
Medikationsprofil
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Resümee
Unit Dose Logistik
Projektende?
• erkennbar, welcher Patient wie lange abgepackt wurde
• ständige Weiterentwicklung und Pflege notwendig
• Größe des Packauftrages wird angezeigt
(optimale Auslastung der Abpackautomaten)
•Regelmäßiger Austausch über Probleme und Wünsche
• Automatische Voreinstellung für Abpackung
(keine händische Eingabe des Abpackzeitraum notwendig)
• Mit allen Fachbereichen z.B. in Workshops
• Telefonkonferenzen mit einzelner Gruppe (spezielle Themen)
• Frequenz zu Beginn hoch, dann abnehmend (z.B. Vierteljährlich)
•Derzeit in Arbeit:
• Picking über Kommissionierautomat (Axon)
•Austausch mit anderen Kunden und Herstellern (Kongress/Workshop)
• Deltalisten (Arbeitsliste, was muss die Pflege selbst stellen)
Ziel:
• Problemlösung ohne Programmierung
• Programmierung von gemeinsamen Wünschen
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Vielen Dank
für Ihre Aufmerksamkeit
Kontakt:
Dr. Isabel Kreft
i.kreft@asklepios.com
Sylt
Barmbek (Hamburg)
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Falkenstein
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Dr. Carina Jarzimski
ca.jarzimski@asklepios.com
Ini Hannover
Bad Griesbach
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Bildung
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