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GaLaOffice 360° - KS21 Software & Beratung GmbH

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GaLaOffice 360°
Produktivste Software für den GaLaBau
Die Branchensoftware GaLaOffice 360° von KS21 ist das ideale Werkzeug
für Landschaftsgärtner, um interne Abläufe im Unternehmen zu optimieren und damit Zeit und Geld zu sparen.
IT-Info 43
Editorial
Innovative digitale
Dokumentenablage
Einfache Foto-ImportFunktion
Fortschrittliche
GaLaMobil-App
Liebe Landschaftsgärtner, in modernen Garten- und Landschaftsbaubetrieben wird das Geld nicht nur auf der Baustelle, sondern auch im Büro und allen
anderen eventuell vorhandenen Organisationseinheiten verdient. Es ist wichtig, dass sämtliche Unternehmensbereiche optimal miteinander verzahnt sind
und harmonisch zusammenarbeiten. Dazu gehört es auch, dass ein gemeinsamer Zugriff auf alle Daten gewährleistet ist.
Ein solches Datenmanagement lässt sich nur mit einer professionellen Branchensoftware sicherstellen. Unsere Lösung heißt GaLaOffice 360° und ist das
ideale Werkzeug auch für Ihren Betrieb. Denn bereits im Grundmodul unseres
Programms ist eine digitale Dokumentenablage vorhanden, die alle wichtigen
Basis-Funktionen beinhaltet. Meine Empfehlung ist jedoch, sich für unsere neu
entwickelte Profi-Dokumentenablage zu entscheiden, die das Arbeiten in Ihrem Betrieb nochmals übersichtlicher, besser integriert und effizienter macht.
Lesen Sie in dieser IT-Info, wie Sie mit GaLaOffice 360° den Workflow in Ihrem
Unternehmen optimieren, die Teamarbeit stärken und Reibungspunkte im
­Informationsfluss spürbar verringern.
Viel Spaß beim Lesen der IT-Info 43 wünscht Ihnen
Achim Königstein – Geschäftsführer KS21
Alfons Schäfer,
Vertriebsleiter bei KS21:
»Jeden Monat müssen in GaLaBau-Unternehmen unzählige
E-Mails, Papierbelege, Baustellenberichte, Fotos und sonstige
Dokumente verarbeitet und
abgelegt werden. Mit Hilfe der
digitalen Dokumentenablage
von GaLaOffice 360° verbessern
wir die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit von GaLaBauBetrieben, weil unsere Anwender
zielgerichteter und strukturierter
arbeiten.«
Partner der Ver­bände
Garten-, Land­schafts- und
Sportplatzbau NRW e. V.,
Baden-Württemberg e.V.,
Hessen-Thüringen e.V., ­Bayern
e.V., Sachsen e.V., SachsenAnhalt e.V., Schleswig-Holstein
e.V. und Hamburg e.V.
ks21.de
1
Die digitale Dokumentenablage von GaLa
E-Mails
Word-Briefe
Fotos
Pläne
Gesprächsnotizen
Tagtäglich strömen neue Informationen auf ein GaLaBau-Unternehmen ein. Angebotsanfragen, Ände­
r­ungswünsche, neue Planungsgrundlagen und so weiter. Über all dies den Überblick zu behalten, ist oft
kein leichtes Unterfangen. GaLaOffice 360° kann hier mit der digitalen Dokumentenablage unterstützen.
Egal ob E-Mails, Notizen, Skizzen, Rechnungen oder Angebote – mit der digitalen Dokumentenablage
wird die Ablage und Organisation des GaLaBau-Betriebes zum Kinderspiel.
Einfaches Ablegen
Die digitale Dokumentenablage von GaLaOffice 360° verwaltet
jede Form von Informationen so, wie es für GaLaBau-Unternehmen am sinnvollsten ist: Vorgangsbezogen in der Ablage der
Adresse, des Projektes oder des Leistungsverzeichnisses.
Wird in GaLaOffice 360° eine Adresse geöffnet und dann ein WordBrief oder eine E-Mail geschrieben, wird das Dokument nach dem
Versand auch bei dieser Adresse hinterlegt. Das Praktische daran
ist, dass diese zielgerichtete Ablage ganz automatisch funktioniert und keinen zusätzlichen Arbeitsaufwand erfordert.
2
Die Ablage anderer Dokumente wie Fotos, Pläne und Notizen erfolgt per Drag & Drop oder über den bekannten Windows-Explorer. Dabei kann individuell gesteuert werden, in welcher Adresse,
bei welchem Projekt oder in welchem Leistungsverzeichnis gespeichert werden soll.
Der Zugriff auf die gespeicherten Daten und Dokumente erfolgt
dann einfach per Maus-Klick. Das Resultat für den Garten- und
Landschaftsbaubetrieb ist eine höhere Produktivität sowie ein
höherer Kundenservice in allen Unternehmensbereichen.
a­Office 360°: Einfach. Besser. Organisierter.
»Wir nutzen GaLaOffice 360° und insbesondere die digitale
Dokumentenablage sehr intensiv. Gesprächsnotizen, PDFPläne, Word-Briefe wie z. B. Abnahmeprotokolle, Bedenkenanmeldungen und komplette E-Mails mit umfangreichen Anhängen können wir systematisch ablegen und
vor allem auch schnell wiederfinden. Das erleichtert uns
spürbar die Arbeit im Büro, weil wir und unsere Mitarbeiter
zielgerichtet und schnell auf den gleichen Datenbestand
zugreifen können.«
Nina und Oliver Wolff, Geschäftsführer von Wolff Gartengestaltung
aus Magstadt südwestlich von Stuttgart
Finden und Ansehen
Zusammenarbeiten
Ein bekanntes Szenario: Mitarbeiter drucken E-Mails aus und legen sie in eigenen Ordnern oder Fächern ab – nach selbstgewählten Suchkriterien. Bei Krankheit, Urlaub oder Ausscheiden des
Mitarbeiters kann diese Vorgehensweise kritisch werden. Denn
Kollegen wissen in der Regel nicht, auf welchem Schreibtisch Dokumente auf die Freigabe warten, wo Zahlungen sich verzögern
oder Verträge abgelegt sind. Wichtige Unterlagen, die Mitarbeitern bei einem Kundengespräch oder im Bauablauf nicht zur Verfügung stehen, gefährden wertvolle Kundenbeziehungen oder
gar den Erfolg der Baumaßnahme des GaLaBau-Unternehmens.
Mit der digitalen Dokumentenablage von GaLaOffice 360 hat jeder Mitarbeiter entsprechend der Benutzerrechteeinstellung immer und sofort Zugriff auf die Informationen, die gerade benötigt
werden. Zudem lassen sich jederzeit wichtige Fragen klären wie
zum Beispiel: Wann wurde das Dokument abgelegt? Wer hat die
Gesprächsnotiz angelegt? Wann wurde die Notiz eingetragen?
Mitarbeiter können sich besser um ihr Kerngeschäft kümmern,
denn die lästige Suche nach Informationen entfällt.
Die Vorteile der digitalen Dokumentenablage:
einfach bedienbar
Zugriff über Benutzerrechte steuerbar
bekannte Nutzeroberfläche
Zugriff auf Dokumente von allen Arbeitsplätzen
blage der Dokumente und Dateien entsprechend
A
der individuell vorhandenen Ordner-Struktur
blage und Ordnung der Daten entsprechend
A
des aktuellen Vorgangs
Nutzen – konkret
Nutzen – Quantifizierung
Reduzierung der Suchzeiten
Beschleunigte Ablage und Recherche – Zeitersparnis bis zu 25-40 %
Erhöhung der Prozesseffizienz
Verkürzung der Suchzeiten – Zeitersparnis bis zu 50-70 %
erbesserung der Auskunftsfähigkeit und
V
Servicequalität
Reduzierung von Routinearbeiten – Zeitersparnis bis zu 30-40 %
IT-INFO Ausgabe 43
3
N50°
E6° 5756' 15"
' 37"
Kunde
N50°
E7° 1247' 59"
' 26"
Projekt
N50°
E7° 5' 44' 14"
53"
GaLaOffice 360° Foto-Import mit automatischer Zuordnungsfunktion
Interessent
Einfacher Foto-Import
Mit der digitalen Dokumentenablage können neu erstellte Fotos von verschiedenen
Baustellen, die mit dem Smartphone oder
der Digitalkamera aufgenommen wurden,
später im Büro mit der Foto-Importfunktion ganz einfach vom mobilen Gerät in die
Branchensoftware übertragen werden.
Das revolutionär Neue bei der Foto-Importfunktion ist, dass die Zuordnung der
Fotos zu den Adressdaten oder Projekten
mittels GPS-Koordinatenabgleich automatisch erfolgt. Alle neu erstellten Fotos werden beim Import unter Berücksichtigung
der hinterlegten GPS-Koordinaten automatisch der passenden Kunden-Adresse
oder dem gewünschten Projekt in der digitalen Dokumentenablage zugeordnet.
Damit kann Arbeitszeit eingespart werden,
weil Abläufe gestrafft und systematisiert
­werden.
Als serviceorientierte Dienstleister müssen
Mitarbeiter eines modernen Garten- und
Landschaftsbaubetriebes immer öfter auch
bei Außenterminen den Zugriff auf wichtige Unternehmensdokumente haben.
Die GaLaMobil-App ermöglicht auch mobil
per Smartphone und Tablet-PC den Zugriff
auf die relevanten Daten, die im Büro in
der Branchensoftware GaLaOffice 360° vorgangsbezogen abgelegt wurden.
Impressum
Herausgeber: KS21 Software & Beratung GmbH
Verantwortlich: Oliver Räpple (o.raepple@ks21.de)
Text und Beratung: Karsten Köber, projekkt.com
Gestaltung und Realisierung: 11com7, Bornheim
4
Kontaktdaten
KS21 Software & Beratung GmbH
Otto-von-Guericke Str. 8, 53757 Sankt Augustin,
Telefon: 02241 94388-0, Fax: 02241 94388-50,
Web: www.ks21.de, E-Mail: info@ks21.de
IT-INFO Ausgabe 43
Alle Angaben sind mit größtmöglicher Sorgfalt gemacht worden. Technische Änderungen, Irrtümer und
Druckfehler vorbehalten. »Vectorworks ist eine eingetragene Marke von Nemetschek North America«
Mit der GaLaMobil-App ist der
effiziente Datenzugriff auch von
unterwegs möglich
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