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Anleitung Mobility-Tool für Erasmus+ - NA beim BIBB

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M O B I L I T Y- T O O L
Zur Durchführung und Berichterstellung von
Erasmus+ Mobilitätsprojekten (KA1)
Anleitung für Projektträger
Allgemeine Einleitung
Das Mobility-Tool ist eine Web-basierte Oberfläche für die Verwaltung und Berichterstellung von Erasmus+
Mobilitätsprojekten. Es wurde von der Europäischen Kommission entwickelt und ist europaweit verpflichtend
für alle Erasmus+ Mobilitätsprojekte.
Sie arbeiten mit dem Mobility-Tool, um für ein Mobilitätsprojekt

Daten zu Teilnehmerinnen und Teilnehmern* und deren Auslandsaufenthalten zu erfassen;

Teilnehmerberichte zu verwalten

den Zwischen oder Abschlussbericht für das Projekt zu erstellen (statistische Angaben,
Finanzangaben, inhaltlicher Bericht).
* im Folgenden in der Regel mit TN abgekürzt
Das sind die Arbeitsschritte:

Die Nationale Agentur spielt die Grunddaten eines bewilligten Mobilitätsprojekts in das Mobility-Tool
ein (z.B. Projektnummer, Titel, Kontaktperson und zeichnungsberechtigte Person beim Projektträger,
Partner wie im Antrag genannt, Höhe der Vertragssumme).

Die Kontaktperson erhält eine automatische E-Mail, wenn die Daten übertragen wurden. Über den
Link in dieser E-Mail rufen Sie das Mobility-Tool auf. Der Zugang erfolgt über ECAS (European
Commission Authentication Service). Nur bei der allerersten Anmeldung durchlaufen Sie einige
Schritte zur Registrierung und Passworterstellung, bei allen späteren Benachrichtigungen (neues
Projekt eingespielt, Update zu Vertragsdaten) loggen Sie sich direkt mit Ihren Zugangsdaten ein.

Projekt aufrufen, das bearbeitet werden soll (Doppelklick auf Projektnummer),

Daten zu TN und ihren Auslandsaufenthalten eingeben (individuelle E-Mail Adresse für jeden
Teilnehmer nötig),
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Stand 24.11.2014

Angaben zu Finanzen für TN und Projekt eingeben (Mobilitäten sowie Budget)

Teilnehmerberichte anfordern und Bericht zurück erhalten.
Das sollten Sie grundsätzlich wissen
Das „Projekt“ ist oberstes Ordnungskriterium im Mobility-Tool. Alle Arbeitsschritte beziehen sich auf das
zuvor ausgewählte Projekt (z.B. Partner zuordnen, weitere Kontaktpersonen zuordnen). Es gibt keine
übergeordneten Ansichten oder Auswertungen (z.B. alle Partner in allen Projekten, alle TN in allen
Projekten).
Die E-Mail-Adresse der Kontaktperson, die Sie der Nationalen Agentur offiziell mitgeteilt haben (z.B. im
Antrag) ist im Hintergrund als identifizierendes Element hinterlegt. Diese E-Mail-Adresse benötigen Sie zum
Einloggen in das Mobility-Tool. Einmal angemeldet, sehen Sie ausschließlich die Projekte, die an diese EMail Adresse gebunden sind. Sie können auch weiteren Personen Zugang zur Bearbeitung des Projekts
gewähren.
Beträge in €: Euro und Cent werden durch einen Punkt getrennt (nicht wie in Deutschland üblich durch ein
Komma).
Ändern sich Grunddaten Ihrer Einrichtung (Mail-Adresse der Kontaktperson, zeichnungsberechtigte
Person), benötigt die Nationale Agentur eine schriftliche Mitteilung darüber, denn eine Änderung muss in
verschiedenen Verzeichnissen aufgenommen werden. Sollte sich der Name der Einrichtung ändern, müssen
Sie diese Änderung über einen Änderungsantrag beantragen. Zusätzlich müssen Sie diese Änderungen
auch in URF (Unique Registration Facility) im Rahmen Ihres PICs ändern. Eine Adressänderung brauchen
Sie nur in URF zu ändern und schicken uns zur Information eine Mail.
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1. Mobility-Tool aufrufen und einloggen
Wenn Daten eines Projekts in das Mobility-Tool übertragen werden, erhält die Kontaktperson eine E-Mail,
die




über die Übertragung der Projektdaten in das Mobility-Tool informiert,
die Mobility-Tool-Projektnummer, die nationale Projektnummer sowie den Projekttitel nennt,
eine Kurzinformation zum Mobility-Tool gibt,
einen Link zur Erstregistrierung bzw. zur Anmeldung angibt.
Der Link führt zu dieser Adresse https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility/index_maint.html
Sie speichern die Adresse am besten direkt bei Ihren Favoriten. Werden Sie zunächst gefragt, welcher
Institution Sie angehören, wählen Sie „Extern – Partner, Forscher, Bürger“ aus.
Anmeldeseite Mobility-Tool
Auf der Anmeldeseite sollte nun bei Domäne „Extern“ angegeben sein. Wenn nicht, rufen Sie über den
Hyperlink „ändern“ (Change it) eine Auswahl auf und ordnen die Domäne „Extern – Partner, Forscher,
Bürger“ zu. Vor der allerersten Benutzung ist ein Schritt zur Registrierung und Passwortvergabe notwendig.
Ansonsten geben Sie Ihre E-Mail und das Passwort ein und gehen auf „Anmeldung“.
Nach der Anmeldung sehen Sie die Einstiegsseite des Mobility-Tool (Home/Startseite) und finden dort die
Projekte angezeigt, die an Ihre E-Mail geknüpft sind.
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1.1 Erste Registrierung, wenn noch kein ECAS-Zugang zur Kontaktmailadresse existiert
Vor dem ersten Einloggen legen Sie Ihr Passwort fest. ECAS (European Commission Authentication
Service) ist die „Sicherheitsschleuse“, über die der Zutritt zu kommissionsinternen Systemen grundsätzlich
organisiert ist. Haben Sie aus anderen Zusammenhängen bereits ein ECAS-Passwort, können Sie dieses
benutzen.
1. Zur Erstregistrierung klicken Sie bei der Anmeldeseite auf den Menüpunkt „Noch nicht registriert“.
Als Domäne muss „extern“ gewählt sein. Es öffnet sich der folgende Bildschirm:
Registrierungsseite ECAS
2. Sie geben Ihren Namen sowie die E-Mail-Adresse ein, mit der Sie bei der NA als Kontaktperson registriert
sind. Diese ist für das Registrierungssystem das Erkennungsmerkmal. Akzeptieren Sie die
Datenschutzbestimmungen und wiederholen Sie einen Sicherheitscode (im Screen-Shot nicht vollständig
sichtbar).
3. Nach erfolgter Anmeldung erhalten Sie vom System umgehend eine E-Mail, die Ihren Benutzernamen
enthält sowie den Link zur Eingabe Ihres Passworts. Achtung: Sie haben 1,5 Stunden Zeit, diesen Link
zu bedienen und Ihr Passwort zu erstellen. Nehmen Sie sich deshalb für die Registrierung etwas Zeit und
registrieren Sie sich in einem Arbeitsschritt. Falls die Zeit überschritten ist, kann man das
Registrierungsverfahren ab Schritt 1 wiederholen.
4. Geben Sie Ihr Passwort ein und bestätigen Sie es. Ihr Passwort muss mind. 10 Zeichen umfassen und
sollte Groß-/Kleinbuchstaben und Sonderzeichen enthalten. Etwa alle 6 Monate werden Sie aufgefordert,
das Passwort zu erneuern. Tipp zur Passworterstellung: Am einfachsten ist es, sich einen eingängigen
Satz zu überlegen, das Passwort aus den Anfangsbuchstaben der einzelnen Wörter zu bilden und dabei
bestimmte Buchstaben durch Sonderzeichen zu ersetzen.
Noch ein Hinweis: Die Registrierung müssen Sie nur einmalig vornehmen, auch wenn– etwa bei
Übertragung eines zweiten Projektes ins Mobility-Tool - die automatische E-Mail wieder eine Information zur
Registrierung beinhaltet.
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2. Navigation und wichtige Befehle
Auf der Einstiegsseite des Mobility-Tool Startseite/Home finden Sie die
Mobilitätsprojekte aus dem den Programmen „Lebenslanges Lernen“ und
„Erasmus+“, die unter Ihrer Mailadresse registriert sind.
Im ersten Schritt wählen Sie also das Projekt aus, das Sie bearbeiten
wollen (Doppelklick auf die dann grau hinterlegte Projektnummer).
In der Einstiegsseite des Projekts finden Sie allgemeine
Projektinformationen, wie z. B. Antragsjahr, Projektlaufzeit,
Vertragsnummer, Titel und die Einrichtung des Vertragsnehmers.
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2.1 Informationen zur Navigationsleiste
Organisationen
enthält Daten zu Ihrer eigenen Einrichtung und zu Partnereinrichtungen im Ausland.
Die Daten wurden aus dem Projektantrag übertragen.
Sie können auch neue Partnereinrichtungen hinzufügen. Hierzu benötigen Sie nur
die PIC-Nummer der Einrichtung
Kontakte
Hier können Sie weiteren Personen (z. B. Kolleginnen und Kollegen) Zugang zum
Projekt gewähren.
Mobilitäten
Daten eingeben zur Auslandserfahrung eines Teilnehmers.
Bei der zugehörigen Mobilität den Zuschuss für Aufenthalt eintragen.
Teilnehmerbericht anfordern und Status zum Teilnehmerbericht verfolgen.
Zurzeit steht die Funktion der Teilnehmerberichte nur für Lernende zur
Verfügung. Anfang Dezember soll der Teilnehmerbericht für das
Bildungspersonal verfügbar sein.
Budget
Budgetübersicht der bereits „verplanten“ Mittel im Vergleich zum bewilligten Budget.
Berichte
Nachdem Ihre Angaben zu den einzelnen Mobilitäten und Finanzen vollständig
abgeschlossen sind, können Sie in dieser Rubrik Ihren Zwischen- bzw. Endbericht
erstellen. Diese Funktion steht Ihnen momentan noch nicht zur Verfügung.
Die Oberfläche des Mobility-Tools steht in deutscher Sprache zur Verfügung. Es kann jedoch noch
momentan in einigen Bereichen vorkommen, dass der englische Begriff verwendet wird. Bitte denken Sie
auch an die Spracheinstellung (oben rechts)!
Hier die häufigsten Begriffe und Befehle:
Save: Speichern
Back: zurück (zur vorherigen Ansicht)
Cancel: hier in der Regel abbrechen, Änderung nicht speichern
Submit: übermitteln. z.T. auch aktualisieren
Add: Hinzufügen, neuen Datensatz anlegen (in einer Kopfzeile auch als Symbol
Remove: Entfernen, löschen (in einer Kopfzeile auch als Symbol
Edit: Bearbeiten (auch als Symbol
)
)
)
Filter: Filter löschen
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3. Anlegen von neuen Organisationen (Partnereinrichtungen)
Im ersten Schritt legen Sie mögliche neue Partnereinrichtungen (aufnehmende Einrichtungen) an. Dieser
Schritt ist für das Anlegen von Mobilitäten notwendig. Sie können Mobilitäten nur in Verbindung einer
aufnehmenden Einrichtung anlegen.
Gehen Sie auf den Button Organisation. Hier können Sie sich alle vorhandenen Einrichtungen über
Organisationen auflisten anzeigen lassen oder Sie legen direkt über Neue Organisation einrichten eine neue
Einrichtung an. Automatisch werden die Partnereinrichtungen ins Mobility-Tool übernommen, die bereits im
Antrag aufgeführt waren.
Neben dem Button Neue Organisation einrichten können Sie auch über das Zeichen
gehen.
Zum Anlegen einer neuen Organisation öffnet sich folgende Seite:
Geben Sie in das Feld PIC bitte die PICNummer der neuen Partnereinrichtung
ein und drücken Sie PIC prüfen.
Die Daten der neuen Einrichtung werden
automatisch aus URF (Unique
Registration Facility) übernommen.
Sollte die Partnereinrichtung nicht über eine
PIC-Nummer verfügen so können Sie auch
eine Einrichtung ohne PIC aufnehmen. Klicken
Sie in diesem Fall den Punkt „Non-PICOrganisation“ an. Nun können Sie die Daten
Ihrer Partnerorganisation auch ohne PIC
anlegen. Vergessen Sie nicht, dass alle Felder
mit roten Sternchen ausgefüllt sein müssen
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Vergessen Sie nicht am Ende dieser Seite die neue angelegte Einrichtung auch zu speichern!!!
4. Anlegen von Kontakten
Im ersten Schritt legen Sie mögliche weitere Kontaktpersonen (z. B. Kollegen) an, die Zugang zu Ihrem
Projekt erhalten sollen. Bitte denken Sie immer daran, dass im Falle des Falles immer ein weiterer
Projektmitarbeiter Zugang zum Projekt haben sollte.
Gehen Sie auf den Button Kontakte. Hier können Sie sich alle vorhandenen Kontakte über Kontakte
auflisten anzeigen lassen oder Sie legen direkt über Neuen Kontakt einrichten einen neuen Kontakt an.
Automatisch werden vom Projektträger die Kontaktperson und die zeichnungsberechtigte Person, sowie die
Kontaktdaten der Partnerorganisationen aus dem Antrag ins Mobility-Tool übernommen.
Neben dem Button Neuen Kontakt einrichten können Sie auch über das Zeichen
neuer Kontakte öffnet sich die folgende Seite.
gehen.Zum Anlegen
Schritt 1: wählen Sie die Organisation der
Kontaktperson aus.
Schritt 2: wählen Sie aus, ob dieser Kontakt als
„bevorzugte Kontaktaufnahme“ vorgesehen ist.
Schritt 3: wenn die Anschrift der neuen
Kontaktperson identisch mit der Organisation ist,
dann bestätigen Sie dies und die Daten werden
automatisch übernommen.
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Schritt 4: verwenden Sie eine
aktuelle E-Mailadresse.
Schritt 5: geben Sie dem neuen
Kontakt aus Zugang zum Projekt.
Schritt 6: Speichern Sie Ihre
Angaben
5. Mobilitäten anlegen
Gehen Sie auf den Button Mobilitäten oder in Führen Sie die Mobilitäten auf. Falls Sie bereits Mobilitäten
angelegt haben, werden diese dort angezeigt.
Über das Zeichen
gelangen Sie in die Eingabemaske für eine neue Mobilität.
Bitte denken Sie daran, dass die Felder mit dem roten Sternchen* Pflichtfelder sind.
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5.1 Eingabe der Kosten pro Mobilität
Sprachliche Vorbereitung: falls Ihr Teilnehmende eine sprachliche Vorbereitung (150 € pro TN)
benötigt, so aktivieren Sie bitte das Feld Linguistic Preparation. Das Tool berechnet automatisch
150 €. Zwecks Zuordnung in die jeweilige Sprachengruppe, geben Sie bitte unbedingt die
Arbeitssprache an, für die der Teilnehmende die sprachliche Vorbereitung benötigt.
Reisekosten/Entfernungskategorie: wählen Sie das zutreffende Entfernungsband aus. Hier gilt
jeweils die einfache Entfernung. Später wird der dem Entfernungsband zugeordnete
Fahrtkostenzuschuss automatisch ausgefüllt und berechnet. Bitte verwenden Sie den
„Entfernungsrechner“ der EU-Kommission unter www.na-bibb.de/dokumenencenter.
Aufenthaltskosten: tragen Sie das Startdatum und das Enddatum ein. Das Feld „Berechnete Dauer
(Tage)“ wird später automatisch berechnet und ausgefüllt. Tragen Sie die Reisetage ein. Es ist
jeweils maximal ein Anreise- und ein Abreisetag möglich. Die Aufenthaltskosten gesamt werden
automatisch berechnet.
Besonderer Bedarf/Zuschuss für Teilnehmer/-innen mit Behinderung: tragen Sie bitte die
tatsächlichen Kosten ein und begründen diesen besonderen Bedarf im Feld „Bemerkungen“.
Sonderkosten/Außerordentliche Kosten: tragen Sie die tatsächlichen Kosten in das hier
vorgesehene Feld ein.
Sollten Sie eine zusätzliche Bezuschussung (außerhalb der EU-Förderung) haben, so tragen Sie
diese bitte ebenfalls ein.
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Wenn Sie auf Berechnen drücken, werden Ihre Fahrtkosten und Aufenthaltskosten automatisch berechnet,
sowie alle Kosten zu einer Gesamtsumme addiert. Nach der Berechnung sind alle Eingabefelder gesperrt
und werden hellgrau angezeigt. Zur Korrektur Ihrer Eingaben klicken Sie bitte das Feld „Bearbeiten“ an,
dann werden die Eingabefelder wieder entsperrt.
Vergessen Sie zum Schluss nicht, die Mobilität zu speichern.
Eine weitere Möglichkeit Mobilitäten zu erstellen ist die Funktion Export/Import einer CVS-Datei (CommaSeparated-Values). Wird eher bei einer hohen Anzahl von „gleichen“ Mobilitäten empfohlen. ACHTUNG:
diese Möglichkeit birgt auch viele Fehlerquellen, wie z.B. das Überschreiben anderer Mobilitäten
Mehr zu dieser Eingabemöglichkeit erhalten Sie demnächst in der überarbeiteten Anleitung.
Das über die Mobilität berechnete Budget wird automatisch in den Bereich Budget (hier wird das
Gesamtbudget des Projekts verwaltet) übertragen. Die Features zum Budget stehen momentan noch nicht
zur Verfügung.
6. Teilnehmerbericht anfordern
Für jeden Teilnehmenden, den Sie angelegt haben, muss eine Rückmeldung der „Mobilitätserfahrung“ im
sogenannten Teilnehmerbericht erfolgen. Dieser Teilnehmerbericht erfolgt elektronisch über die onlinePlattform EU-Survey. Bitte stellen Sie sicher, dass der Teilnehmende über eine gültige Mailadresse und
einem internetfähigen Rechner verfügt.
Sie können als Projektträger jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand der Teilnehmerberichte verfolgen.
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Die Versendung des Teilnehmerberichtes erfolgt automatisch und ist abhängig vom Enddatum der jeweiligen
Mobilität. Einen Tag nach dem eingetragenen Enddatum der Mobilität, erhält die Teilnehmerin / der
Teilnehmer eine Mail mit Zugang zum vorgefertigten Bericht im EUSurvey.
Sollte Ihr Teilnehmer den Bericht nicht per Mail erhalten, so können Sie den Bericht nochmals an die
angegebene Adresse versenden.
Gehen Sie hierzu bitte in den Bearbeitungsmodus der bereits angelegten Mobilität.
Über den Button Re-Send können Sie den Teilnehmerbericht nochmals an die angegebene Mailadresse
versenden.
Beachten Sie bitte, dass diese Funktion nur zur Verfügung steht, wenn der Teilnehmende den Bericht noch
nicht ausgefüllt zurückgeschickt hat.
Der Teilnehmende erhält eine Mail mit dem Link zum Berichtsformular im EUSurvey.
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Bitte denken Sie daran, dass die Felder mit dem roten Sternchen* Pflichtfelder sind.
Wenn alle Pflichtfelder im Berichtsformular ausgefüllt sind, kann der Bericht an das Mobility-Tool
zurückgeschickt werden. Dies geschieht über den Button Submit am Ende des Berichts.
Wenn der Bericht vom Teilnehmer zurückgeschickt wird, dann wird ein Datum im Bereich „Erhalten am“
angezeigt. Zurzeit können nur Teilnehmerberichte für Lernende verschickt werden.
Teilnehmerberichte für das Bildungspersonal (STAFF) folgt demnächst.
Der Bericht kann als PDF-Version in der angelegten Mobilität eingesehen werden.
7. Budgetverwaltung
Das Buget ist in jeder Kostenart in die Kategorien „Approved Budget“ (bewilligt), „Current Budget“
(geplant/verbraucht) und in „% Current/Approved Budget“ (prozentual verbraucht zur Bewilligung) unterteilt.
Das Tool berechnet das Gesamtbudget automatisch auf Grundlage der Mobilitäten und der beiden händisch
eingegebenen Kostenarten „Organisatorische Unterstützung“ und „Exeptional Costs – Guarantee“.
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Eine Reduzierung in der Kostenart „Organisatorische Unterstützung“ kann zum Bespiel im Falle einer
Budgetübertragung zu Gunsten der Reise- und Aufenthaltskosten gesehen. Hierbei beachten Sie bitte die
vertraglichen Regelungen einer möglichen Kostenübertragung laut Arikel I.3.2 der Finanzhilfevereinbarung.
Automatisch berechnet und addiert das Tool die über die Mobilität angelegten Kosten für den „Linguistic
Support“ und für die „Aufenthaltskosten“ pro Zielgruppe.
Sollten Sie Mobilitäten für eine Zielgruppe angelegt haben, für die Sie laut Finanzhilfevereinbarung keine
Bewilligung erhalten haben, so werden diese Kosten im Budget rot gekennzeichnet und ebenfalls zum
geplanten/verbrauchten Budget addiert.
Bitte denke Sie immer daran, dass laut Finanzhilfevereinbarung (Arikel I.3.2) nur bestimmte
Kostenübertragungen erlaubt sind.
Der Funktionsbereich „Berichte“ steht zur Zeit noch nicht zur Verfügung. Wenn dieser Bereich verfügbar ist,
werden wir diese Anleitung um diesen Bereich erweitern.
Für weitere Fragen steht Ihnen das Team „administrative und finanzielle Projektbetreuung“ über unsere
Hotline 0228-107-1600 sowie über unser Helpdesk „helpna(at)bibb.de“ jederzeit zur Verfügung.
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