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Echtzeitinformationssystem für Bestellung, Verwaltung und - DGSV

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Echtzeitinformationssystem
für Bestellung, Verwaltung und
Nachverfolgung von Sterilgut
Dr.-Ing. Mirco Vitr (RWTH Aachen / IT4process GmbH)
Frank Deinet
(Uniklinik RWTH Aachen)
© WZL / IT4process
Dr.-Ing. M. Vitr
Frank Deinet
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Die Uniklinik RWTH Aachen (UKA)
 Krankenhaus der universitären Maximalversorgung
 34 Kliniken und 25 Institute
 6.000 Mitarbeiter(innen)
 1.340 Betten (1.420 ab Ende 2014)
 47.000 stationäre und
153.000 ambulante Fälle pro Jahr
Foto: Google
 Zentral-OP: 30 OP Säle (+ Ambulant OPs)
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Zentrale Sterilgutversorgung am UKA
• 50 Mitarbeiter(innen)
• 4500 Einzelsiebe
• 300 bis 700 Siebe / Tag
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Womit wir uns beschäftigen: Optimierung von Planung und Steuerung
der Abläufe in Krankenhäusern (Fokus OP-Management)
Bettenmanagement
Notaufnahme
Fachkliniken
Planungs- und
Koordinationsproblem
 Viele Unsicherheiten
Standard Care
 „Faktor Mensch“
Patienten
 Große Dynamik
Intensive /
Intermediate Care
 Mangelnde Transparenz
Zentral-OP
 Kritische Engpass-
Resourcen
 Großer Abstimmungs-
/Kommunikationsaufwand
ZSVA
Anästhesie
OP-Pflegedienst
Blutbank
 Planung stark
erfahrungsabhängig
 Optimierung nur „lokal“
Apotheke
OP-Management
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Von der Prozessanalyse zur benutzerfreundlichen,
bereichsübergreifenden Workflow-orientierten IT-Unterstützung
3.
Umfassende, intelligente Unterstützung
bei Planung & Steuerung
(z.B. Simulation von Was-wäre-wenn Szenarien)
2.
Integration und Vernetzung (ausgewählte Bereiche)
-
1.
Ablaufbezogene Kommunikation
Durchgängige Workflows
Transparenz in den Abläufen
Nutzung der bereits vorhandenen
Informationen aus anderen IT-Systemen
- Verknüpfung und Anreicherung
- Aufgabengerechte Bereitstellung
Prozessanalyse
-
Bereichsübergreifende Betrachtung der
Ablaufprozesse (Informationsbedarf, Informationsfluss)
Sprechen mit allen Beteiligten (!)
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Inhalt
1
Planungs- und Koordinationsproblem Krankenhaus
2
Teilbereich "Auftragsabwicklung ZSVA" (Sterilgut-Bereitstellung)
Bettenmanagement
Notaufnahme
Fachkliniken
Standard Care
Patienten
Intensive /
Intermediate Care
Zentral-OP
„ZSVA-Planer“
ZSVA
Anästhesie
Apotheke
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OP-Pflegedienst
Blutbank
OP-Management
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Siebfluss am UKA „gestern“ (Auszug)
Ansatz: „Was rein kommt muss schnell wieder raus“
Tatsächlicher Bedarf / Priorisierung ?
Z-OP-Bereich
ZSVA
gepackt
sterilisiert
Ort / Status der einzelnen Siebe
(außerhalb der ZSVA )?
Warenausgang
geliefert
(AWT Station / Flur)
im Lager
im OP-Saal
im Zwischenlager
gereinigt &
desinfiziert
geöffnet
(in Benutzung)
Haltbarkeitsdatum
abgelaufen
Zuordnung
zu OP / Patient ?
vorbereitet
benutzt
(Wareneingang)
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warten auf Rücktransport
benutzt
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Siebfluss am UKA „heute“ (Auszug)
Ansatz: Bestellung gemäß Bedarf (Priorisierung)
Ort / Status der einzelnen Siebe
(außerhalb der ZSVA )?
Tatsächlicher Bedarf / Priorisierung ()
Z-OP-Bereich
ZSVA
gepackt
sterilisiert
geliefert
(AWT Station / Flur)
Warenausgang
Bestellung
im Lager
im OP-Saal
im Zwischenlager
gereinigt &
desinfiziert
geöffnet
(in Benutzung)
Haltbarkeitsdatum
abgelaufen
Zuordnung
zu OP / Patient ?
vorbereitet
benutzt
(Wareneingang)
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Frank Deinet
warten auf Rücktransport
benutzt
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OP-Sieb-Bestellung und -Bereitstellung an der UKA
- Sieb-Bestellungen
- ggf. nachträgliche
Änderungen
OP-Pflegedienst
Fachkliniken
- Bestellung der Siebe für
die anstehenden OPs
- Interne Planung der OPs
- evtl. Terminverschiebungen
OP-Planungsprozess
Zentralsterilisation
- Bearbeitung der
Sterilisationsaufträge
- Eingeschränkte interne
Kapazität
 Priorisierungsbedarf
Status-Rückmeldungen
OP-Management
Informationsbedarf bezüglich Status
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- Übergreifende Planung
der OPs
- Terminverschiebungen
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Herausforderungen bei der OP-Sieb-Bestellung und -Bereitstellung
 Mangelnde Transparenz / Planbarkeit
– Tatsächlicher Sieb-Bedarf (Abhängigkeit vom OP Programm)
– Zustand und Ort der Siebe (Auffindbarkeit, pünktliche Bereitstellung)
 Bestellung der Siebe oft zu kurzfristig
 Oft zu viel „im Voraus“ bzw. „auf Sicherheit“ bestellt
– Zusätzlicher Aufwand in der ZSVA
– Teilweise Ablauf des Haltbarkeitsdatums
 Z.T. falsche Siebe bestellt
 Tagesgeschäft in der ZSVA durch großes Arbeitsaufkommen
„reaktiv“ nicht „proaktiv“
– Kapazitäten in der ZSVA nicht optimal genutzt
– Oft Siebbestellungen mit falscher Priorisierung bearbeitet
 Unnötig große Bestände und Kosten bzw. Mangel an Sieben
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„Neuer“ Siebfluss am UKA (Auszug)
Ansatz: Durchgängige Softwareunterstützung (ZSVA-Planer)
Ort / Status jedes Siebs
(auch außerhalb der ZSVA ) 
Tatsächlicher Bedarf / Priorisierung 
Z-OP-Bereich
ZSVA
gepackt
sterilisiert
Warenausgang
geliefert
(AWT Station / Flur)
im Lager
im OP-Saal
im Zwischenlager
gereinigt &
desinfiziert
(Halb-)automatische Bestellung
Autom. Rückmeldung
Info ob
inkomplett
/ defekt
vorbereitet
benutzt
(Wareneingang)
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geöffnet
(in Benutzung)
Haltbarkeitsdatum
abgelaufen
warten auf Rücktransport
Zuordnung
zu OP / Patient 
benutzt
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ZSVA-Planer – Module und Schnittstellen
Bestellung /
Auftragsverfolgung
Bearbeitungsliste
Bestands-/
Lagerverwaltung
Datenhaltung
aktueller
Bearbeitungsstatus
der einzelnen Siebe
bestehende
ZSVA-Software
OP-Verbrauchserfassung
aktueller
OP-Plan
Schnittstellenmodul
(Anbindung an ZSVA-Software & KIS)
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bestehendes
KIS
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IT4process ZSVA-Planer
Verwaltung der Sieb-Bestellungen (OP-Pflegedienst)
 Übersicht der Sieb-
Bestellungen für Operationen
und OP-Säle
 Hinzufügen, Ändern und
Löschen von Bestellungen
 Berücksichtigung bereits
vorliegender Siebe
 Information zum aktuellen
Bearbeitungs-/Versandstatus
der Siebe (aus ZSVA )
 Automatische Bestellung
hinterlegter Standard-Siebsets
für im KIS eingeplante OPs
Farb-Legende:
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noch nicht bestellt
in Arbeit
empfangen
z. Zt. nicht möglich
versandfertig
liegt vor
Bearbeitung freigegeben
versendet
abgeschlossen
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IT4process ZSVA-Planer
Verwaltung der Sieb-Bestellungen (ZSVA Schicht-Leitung)
 Anzeige aller Bestellungen
 Freigabe-Funktion und
Prioritätensteuerung
(ZSVA Schicht-Leitung)
 Sortierung und Filterung
der Aufträge
 Integration mit der ZSVA-
Produktionsmanagementsoftware zur Übernahme
des Bearbeitungsstatus
 Entfernen
zurückgezogener und
abgeschlossener
Bestellungen
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IT4process ZSVA-Planer
Anzeige der Sieb-Bestellungen auf Leittafel (ZSVA Mitarbeiter)
 Übersicht über alle aktuellen Aufträge in der
Reihenfolge des OP-Beginns (bzw. wie von
der Schichtleitung vorgegeben)
 Jederzeit aktuelle Anzeige des aktuellen
Bearbeitungsstatus
Heute bereits 102 Bestellungen bearbeitet
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 Anzeige auf großer „Leittafel“
– Direkte Informationsverfügbarkeit
– Bessere Transparenz
– Termintreue
– Mitarbeiter-Motivation
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IT4process ZSVA-Planer
Sieb-Tracking und Verbrauchserfassung im OP
 Tracking von Ort und Zustand der Siebe
(ZSVA und Z-OP)
 Automatische Zuordnung von
verwendeten Sieben zu Patienten /
Operationen
– Chargendokumentation
– Verbrauchserfassung /
Kostenträgerrechnung
 Automatische Generierung von
Siebbestellungen nach Siebverbrauch im
OP
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Seite 16
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IT4process ZSVA-Planer
Video
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IT4process ZSVA-Planer
Zusammenfassung
 OP-bezogene Standardisierung der Siebe
(Wissen in der Software hinterlegt)
 Halb-/Vollautomatische Sieb-Bestellung durch die
Software mit automatischer Prioritätensteuerung
 Bestellung und Änderungen jederzeit sofort
übertragen (autom. Plausibilitätsprüfung)
 Jederzeit aktuelle Informationen zum
Bearbeitungsstatus (weniger telefonische
Rückfragen)
 Automatische Erinnerungen bzw. Warnhinweise bei
abzusehenden Problemen
 Automatische Dokumentation und Auswertung
(OP- / Siebbezogene Verbrauchs- / Zeitstatistiken)
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Echtzeitinformationssystem für
Bestellung, Verwaltung und Nachverfolgung von Sterilgut
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Fragen?
IT4process
GmbH
Uniklinik
RWTH Aachen
Dr.-Ing. M. Vitr
Frank Deinet
 m.vitr@it4process.de
 fdeinet@ukaachen.de
 02407 – 555 666 77
 0241 – 80 85246
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