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Handbuch Handwerkeranbindung - Mareon

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Mareon Handwerkeranbindung
Aufträge und Rechnungen
Dokumentation für Wohnungsunternehmen
Stand: November 2014
Die in diesen Unterlagen enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung
geändert werden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten,
Personen etc. ist rein zufällig. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der Aareon AG darf kein
Teil dieser Unterlagen für irgendwelche Zwecke vervielfältigt, verarbeitet oder verbreitet werden,
unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln – elektronisch,
mechanisch, durch Fotokopieren, Aufzeichnen usw. – dies geschieht.
Die aufgeführten tatsächlichen Produktbezeichnungen, Firmennamen und Logos sind zugunsten
der jeweiligen Hersteller bzw. Firmen als Marken oder eingetragene Marken geschützt.
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Inhaltsverzeichnis
1
Einführung .................................................................................................. 5
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
Aktuelle Änderungen .............................................................................................................6
Technische Voraussetzungen .................................................................................................6
Die Homepage www.mareon.com.........................................................................................6
Allgemeine Vorgehensweise und Mareon-Funktionen .........................................................6
Schnittstelle zu Handwerkerprogrammen .............................................................................7
Gesperrte Dateitypen.............................................................................................................7
2
Registrierung – Teilnahme an der Handwerkeranbindung .......................... 8
2.1
Benutzer-Registrierung ..........................................................................................................8
3
Büro............................................................................................................ 9
3.1
Übersicht ................................................................................................................................9
3.1.1
3.1.2
3.1.3
Aktivierungscode ................................................................................................................................9
Einstellungen.......................................................................................................................................9
Konfiguration ....................................................................................................................................11
3.2
Unternehmen .......................................................................................................................11
3.2.1
3.2.2
3.2.3
3.2.4
3.2.5
Mitarbeiterverwaltung......................................................................................................................11
Handwerker ......................................................................................................................................12
Wirtschaftseinheiten ........................................................................................................................13
Unternehmenseinstellungen – Auftragslogo ....................................................................................15
Unternehmenseinstellungen – Zusätzliche Firmeninformationen für Geschäftsbriefe ...................15
3.3
3.4
Supportmeldungen ..............................................................................................................16
Mailbox.................................................................................................................................16
3.4.1
Benachrichtigungen ..........................................................................................................................16
3.5
3.6
Aufträge und Rechnungen Übersichtsliste ..........................................................................16
Vertrag Mareon ....................................................................................................................18
4
Handwerkeranbindung ............................................................................. 19
4.1
Elektronischer Aktenordner .................................................................................................19
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.1.5
4.1.6
4.1.7
4.1.8
Auftragsarten ....................................................................................................................................20
Aufträge suchen/sortieren/filtern ....................................................................................................20
Auftragsstatus ...................................................................................................................................21
Auftragshistorie ................................................................................................................................22
Detailansicht des Auftrags ................................................................................................................23
Auftragsanhänge ...............................................................................................................................24
Nachrichten zum Auftrag ..................................................................................................................26
Archiv ................................................................................................................................................27
5
Rechnungen und Leistungsnachweise ....................................................... 28
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5.1
Übersichtsliste Rechnungen .................................................................................................29
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
Filter setzen.......................................................................................................................................29
Sortieren ...........................................................................................................................................30
Suchen...............................................................................................................................................30
Suche nach Auftragswert ..................................................................................................................31
5.2
Rechnungsanhänge ..............................................................................................................31
5.2.1
5.2.2
Anhänge als Fax schicken ..................................................................................................................31
Anhänge als Datei hochladen ...........................................................................................................32
6
7
8
Auftragseröffnung .................................................................................... 33
Liste drucken ............................................................................................ 34
Auftragsanhänge ...................................................................................... 35
8.1.1
Anhang Importieren ..........................................................................................................................35
9
10
11
12
Bestandsdatenmanagement ..................................................................... 37
Auswertungen .......................................................................................... 38
Exposé-Schnittstelle.................................................................................. 39
Digitale Signatur ....................................................................................... 40
12.1
12.2
12.3
12.4
Was ist die Digitale Signatur?...............................................................................................40
Digital signierte Rechnungen bei Mareon ...........................................................................40
Voraussetzungen und Einrichtung der Digitalen Signatur ...................................................40
Überprüfung der Signatur auf Echtheit und Unversehrtheit ...............................................41
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1
Einführung
Herzlich willkommen bei Mareon!
Wir freuen uns, dass Sie sich entschlossen haben, mit unserem Produkt Mareon Handwerkeranbindung zu arbeiten.
Mareon Handwerkeranbindung ist ein Internetportal, über das Wohnungsunternehmen und
angeschlossene Handwerksunternehmen miteinander vernetzt werden.
In Zukunft erhalten Handwerksbetriebe, die auch Mareon im Einsatz haben, Ihre Aufträge nur
noch über das Internet. Sie erteilen Ihre Aufträge weiterhin in Ihrem ERP-System und finden diese
im Elektronischen Aktenordner der Handwerkeranbindung.
Im Gegenzug erstellen die Handwerksbetriebe ihre Rechnungen auf Mareon und leiten diese über
das Internet an ihre Auftraggeber weiter.
Mareon automatisiert also die Abwicklung von Aufträgen und Rechnungen, um diese erheblich zu
beschleunigen. Lästiges Ausdrucken und Postwege entfallen.
Da Mareon ein Internetportal ist, bedarf es auf Ihrer Seite keiner Softwareinstallation. Die
Aufträge stehen sofort und natürlich nur für die ausgewählten Handwerksbetriebe einsehbar im
Internet zur Verfügung.
Diese Dokumentation soll Ihnen helfen, sich in unserem Produkt schnell zurechtzufinden. Da wir
unser Produkt stets weiterentwickeln, können Sie die aktuellste Version der Dokumentation
jederzeit in elektronischer Form auf unserer Homepage www.mareon.com einsehen,
herunterladen oder ausdrucken. Die Dokumentation wird jeweils der aktuellen Version des
Produkts angepasst.
Über das Inhaltsverzeichnis, den Index (in dem alle wichtigen Begriffe zu finden sind) und
Verweise im Text gelangen Sie in der Onlineversion per Mausklick schnell zum gewünschten
Kapitel.
Wir haben versucht, unser Produkt möglichst selbsterklärend zu gestalten. Wenn sich dennoch
eine Frage ergibt, können Sie auch über den Hilfe-Bereich auf unserer Homepage
www.mareon.com zusätzliche aktuelle Informationen erhalten.
Haben Sie Anregungen oder Wünsche zu unserem Produkt oder dieser Dokumentation, dann
senden Sie bitte eine E-Mail an mareon.support@aareon.com
Gerne beantwortet Ihnen unsere Kundenbetreuung auch Fragen unter der Telefonnummer
01803-227366600.
Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Arbeiten mit Mareon!
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1.1
Aktuelle Änderungen
Hier finden Sie eine Beschreibung der Dokumentationsänderungen.
1.2
Stand
Änderung
August 2014
Neu: Gesperrte Dateitypen
Technische Voraussetzungen
Die jeweils gültigen aktuellen technischen Voraussetzungen finden Sie auf der Mareon-Homepage
unter „Hilfe/Support“ > „Allgemein“.
Im Rahmen der Weiterentwicklung des Service-Portals Mareon kann es zu technisch bedingten
Anpassungen der allgemeinen Systemvoraussetzungen kommen. Aareon wird auf Änderungen
der Systemanforderungen auf der Mareon-Homepage (siehe oben) hinweisen.
1.3
Die Homepage www.mareon.com
Durch den Aufruf der Adresse www.mareon.com gelangen Sie zu unserer Startseite.Sind Sie
bereits registrierter Mareon-Benutzer, klicken Sie nach Eingabe Ihres Benutzernamens und
Passworts rechts oben auf der Bildschirmseite den Button „Anmelden“.
1.4
Allgemeine Vorgehensweise und Mareon-Funktionen
Das Wohnungsunternehmen entscheidet sich, an der Mareon Handwerkeranbindung
teilzunehmen, um in Zukunft alle Aufträge mithilfe des Internets an die Handwerksbetriebe
weiterzuleiten und im Gegenzug die Rechnungen auch online zu erhalten.
Für Sie bedeutet das, dass Sie Ihre Aufträge in Zukunft nur noch über das Mareon-Internetportal
verschicken. Der Handwerker meldet sich dann einfach auf Mareon an, ruft die Auftragsdaten ab
und kann den Auftrag bestätigen oder ablehnen. Diese Information wird automatisch an Sie
zurückgemeldet.
Hat der Handwerker seine Arbeiten erledigt, kann er sie Ihnen als „ausgeführt“ rückmelden, seine
Rechnung schreiben und diese aus Mareon heraus an Sie weiterleiten. Hier stehen dem Handwerker diverse Funktionen zur Verfügung, um das Erstellen der Rechnung so einfach wie möglich
zu gestalten. Die mit den verschiedenen Handwerksbetrieben abgeschlossenen Einheitspreisabkommen (kurz EPA) stehen den Handwerkern bei Erteilung eines Auftrags zu einem EPA
automatisch zur Verfügung.
Im Vorfeld sollten Sie zur Einführung von Mareon eine Schulungsveranstaltung durchführen, zu
der Sie Ihre Handwerkerbetriebe einladen.
Auf den folgenden Seiten der Dokumentation können Sie sich einen Überblick verschaffen über

Registrierung
►
Was muss ich machen?
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

1.5
►
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
►
Wie läuft die Freischaltung?
Aufträge
►
Wo finde ich meine Aufträge?
►
Was kann ich mit den Aufträgen alles machen?
►
Wo finde ich die Auftragsdokumente?
Rechnungen
►
Wo finde ich die Rechnungen?
►
Wo finde ich die Rechnungsdokumente?
►
Wie kann ich die Rechnungen archivieren?
Schnittstelle zu Handwerkerprogrammen
Damit die Handwerkerbetriebe ihre Rechnungen nicht doppelt auf Mareon und in ihrem Handwerkerprogramm erfassen müssen, bietet Mareon den Handwerkern in Zusammenarbeit mit den
Herstellern von Handwerkerprogrammen die Mareon-Schnittstelle (Webservices genannt) an.
Handwerkerprogramme, die diese Mareon-Schnittstelle bedienen, können ganz einfach auf
Mareon zugreifen und Auftrags- und Rechnungsdaten zwischen Mareon und dem
Handwerkerprogramm austauschen.
Eine Übersicht der Softwarefirmen, die bereits mit der Mareon-Schnittstelle arbeiten, finden Sie
auf der Mareon-Homepage im Menü „Kunden – Hersteller“.
Sollte der Hersteller eines Handwerkerprogramms noch keine Schnittstelle haben, empfehlen wir
dem Handwerker, sich mit ihm in Verbindung zu setzen und nach einer Umsetzung zu fragen.
1.6
Gesperrte Dateitypen
Mareon nimmt als zusätzlichen Anhang Dateien fast jeden Typs entgegen.
Zum Schutz der Benutzer werden jedoch bestimmte Dateien, wie zum Beispiel Dateien mit
Erweiterungen, die auf eine ausführbare Datei schließen lassen, gesperrt.
Folgende Dateinamenserweiterungen sind gesperrt:
APK, APP, BAT, BIN, CMD, COM, COMMAND, CPL, CSH, EXE, GADGET, INF1, INS, INX, IPA, ISU, JAR,
JOB, JSE, KSH, LNK, MSC, MSI, MSP, MST, OSX, OUT, PAF, PIF, PRG, PS1, REG, RGS, RUN, SCT, SH,
SHB, SHS, U3P, VB, VBE, VBS, VBSCRIPT, WORKFLOW, WS, WSF
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2
Registrierung – Teilnahme an der Handwerkeranbindung
2.1
Benutzer-Registrierung
Die Registrierung auf Mareon können Sie von unserer Homepage www.mareon.com aus starten.
Dazu klicken Sie oben auf der rechten Bildschirmseite auf den Link „Registrieren“.
Sie werden dann in vier Schritten durch die Registrierung geführt. Hier können Sie Angaben zu
Ihrer Adresse, Ihrem Zahlungswunsch etc. machen sowie Ihren persönlichen Benutzernamen und
Ihr Passwort festlegen. Achten Sie bei der Vergabe des Passworts darauf, dass es ein „starkes“
Passwort ist. Der Passwortprüfer auf der Seite hilft Ihnen bei der Wahl eines „starken“ Passworts.
Nach abgeschlossener Registrierung erhalten Sie eine Registrierungs-E-Mail an die E-MailAdresse, die Sie bei der Registrierung angegeben haben und werden anschließend in Ihr virtuelles
Büro geführt.
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3
Büro
3.1
Übersicht
3.1.1
Aktivierungscode
Was ist ein Aktivierungscode?
Der Aktivierungscode dient dazu, Ihnen bestimmte Funktionen auf Mareon freizuschalten. Nach
erfolgreicher Eingabe des Aktivierungscodes wird die Funktion freigeschaltet und der
Aktivierungscode wird ungültig. Jeder Aktivierungscode ist nur einmalig verwendbar.
Über das Menü „Büro“ -> „Übersicht“ gelangen Sie in das Fenster „Neuen Aktivierungscode
eingeben“.
Wie erhalte ich den Aktivierungscode, wann und von wem?
Der Aktivierungscode wird beim Einrichten des Wohnungsunternehmens erzeugt und vom
Mareon-Support je nach Absprache an den zuständigen Consulter bzw. an den Super-User des
Wohnungsunternehmens verschickt.
3.1.2
Einstellungen
Nach erfolgreicher Registrierung können Sie jederzeit Ihre Zugangsdaten und/oder Ihre
Persönliche Daten ändern.
Gehen Sie hierzu über den Reiter „Büro“ -> „Einstellungen“ -> „Zugangsdaten“ und/oder
„Persönliche Daten“.
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Auf diesen Seiten können Sie Ihre persönlichen Informationen wie zum Beispiel Ihren
Benutzernamen und Ihr Passwort ändern. Hier finden Sie zum Teil die Informationen, die Sie bei
Ihrer Registrierung angegeben haben, sowie weitere persönliche Einstellungen.
Bitte vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen abschließend abzuspeichern, indem Sie auf den Button
„Speichern“ klicken.
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3.1.3
Konfiguration
In den Einstellungen können Sie auswählen, ob Sie nach der Anmeldung direkt in die Übersichtsliste der „Aufträge & Rechnungen“ geführt werden oder zunächst in Ihr Büro. Die Auswahl wird
nach der nächsten Anmeldung gültig.
3.2
Unternehmen
3.2.1
Mitarbeiterverwaltung
Mareon bietet Ihnen die Möglichkeit, zusätzlich zu Ihrem Erstbenutzer (dem sogenannten SuperUser) weitere Benutzer anzulegen, um dadurch auch Ihren Mitarbeitern Zugriff auf Ihre Aufträge
zu gewähren.
Öffnen Sie „Unternehmen“ in der oberen Menüleiste und klicken Sie dort auf „Mitarbeiterverwaltung“.
In der Mitarbeiterverwaltung können Sie Mitarbeiter einladen, freischalten sperren und löschen.
Laden Sie Ihren Mitarbeiter mit einem Klick auf „Neuen Mitarbeiter einladen“ ein. In dem sich
öffnenden Fenster „Neuen Mitarbeiter einladen“ geben Sie den Namen des Mitarbeiters an sowie
die E-Mail-Adresse und/oder die Faxnummer, an die die Einladung verschickt werden soll. Es
können auch beide Informationskanäle ausgefüllt werden.
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Nachdem Sie den Mitarbeiter eingeladen haben, wird ein Einladungsschreiben erzeugt, in dem ein
Aktivierungscode enthalten ist.
Nachdem der Mitarbeiter sich selbst auf Mareon registriert und den Aktivierungscode eingegeben
hat, steht er zur Freischaltung ebenfalls unter „Unternehmen“ -> „Mitarbeiterverwaltung“ durch
Sie als Super-User zur Verfügung.
Nach Freischaltung kann der Mitarbeiter dann kostenpflichtige Dienste von Mareon im Rahmen
Ihrer Zahlungsvereinbarungen als Unternehmen nutzen.
Die in der Mitarbeiterverwaltung durch den Super-User des Wohnungsunternehmens gesperrten
Mitarbeiter erhalten bei ihrer Anmeldung im „Büro“ eine Sperrungsmeldung und haben keinen
Zugriff auf Daten.
3.2.2
Handwerker

Hier können Sie alle Handwerker sehen, die Sie in Ihrem ERP-System angelegt haben. Bitte
beachten Sie, dass beim Anlegen eines Handwerkers in Ihrem ERP-System die korrekte
Faxnummer und die E-Mail-Adresse anzugeben sind. Diese Daten werden an den MareonSupport übertragen und dienen der Übermittlung des Aktivierungscodes an den Handwerker.

In der Liste der Handwerker haben Sie die Möglichkeit, über einen Filter nach Status bzw.
über die Suchfunktion gezielt nach Handwerkern zu suchen.

Haben Sie einen Handwerker in Ihrem ERP-System angelegt, so erhält er in der Liste der
Handwerker den Status „noch nicht eingeladen“ (grauer Punkt). Dies ist der Grundzustand
eines neuen Handwerkers. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, den Handwerker über den Button
„einladen“ einzuladen. Dadurch erhält er den Status „Einladung angefordert“ (gelber Punkt).
Der Mareon-Support schaltet den Handwerker frei, dieser erhält den Status „eingeladen“
(blauer Punkt). Der Aktivierungscode wird erzeugt und dem Handwerker übermittelt. Durch
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Eingabe des Aktivierungscodes erhält der Handwerker den Status „aktiv“ (grüner Punkt) und
hat Zugriff auf alle Aufträge und Rechnungen.

3.2.3
Zusätzlich haben Sie auch die Möglichkeit, einen Handwerker zu sperren (roter Punkt). Der
Handwerker hat dann nur noch eine Lese-Ansicht und kann an seinen Aufträgen und Rechnungen keinerlei Veränderungen durchführen.
Wirtschaftseinheiten
Hier können Sie die Wirtschaftseinheiten des Unternehmens bearbeiten.
Im Menüpunkt „Einstellungen“, „Unternehmen“, Wirtschaftseinheiten“ können Sie
Wirtschaftseinheiten neu anlegen, impotieren, ändern und löschen.
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Wirtschaftseinheiten-Zuordnung
Im Menüpunkt „Einstellungen“, „Unternehmen“ „Mitarbeiterverwaltung“ können diese
Wirtschaftseinheiten einzelnen Mitarbeitern/Sachbearbeitern zugeordnet werden, die nur einen
beschränkten Zugriff auf den elektronischen Aktenordner haben. Diese Beschränkung wird auf
UNR/WI-Ebene festgelegt. Im Folgenden erhält der jeweilige Mitarbeiter/Sachbearbeiter nur
Zugriff auf die Auftrags-/Rechnungsliste für die entsprechend freigeschalteten WI eines
Unternehmens.
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3.2.4
Unternehmenseinstellungen – Auftragslogo
Unter dem Reiter „Einstellungen“, „Unternehmen“ und „Logo“ haben Sie die Möglichkeit, Ihr
Firmenlogo hochzuladen, das in die Ausdrucke und PDFs Ihrer Aufträge integriert wird. Als Logo
können Sie Bilder in den Formaten: .png, .jpg, .jpeg oder .gif verwenden, wobei eine Dateigröße
von 100 KB nicht überschritten werden darf. Logos, die größer als 300 x 50 Pixel (Breite x Höhe)
sind, werden automatisch verkleinert.
Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, dieses Logo für alle Sub-UNRn und/bzw. ein Logo je SubUNR zu verwenden.
3.2.5
Unternehmenseinstellungen – Zusätzliche Firmeninformationen für Geschäftsbriefe
In dem Feld „Zusätzliche Firmeninformationen für Geschäftsbriefe“ können Sie beispielsweise Angaben zur Geschäftsführung, zum Aufsichtsratsvorsitz oder Ihrer Bankverbindung tätigen.
Hinweis: Welche Angaben bei Geschäftsbriefen zwingend erforderlich sind, ist abhängig von Ihrer
Gesellschaftsform und wird daher von Mareon nicht mittels Pflichteingabe * geprüft.
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3.3
Supportmeldungen
Mareon-Supportmeldungen werden inkl. Counter (Anzahl der ungelesenen Meldungen) mit
Meldungstitel angezeigt. Klicken Sie auf den Titel, wird der Meldungstext angezeigt (siehe Abb.)
3.4
Mailbox
3.4.1
Benachrichtigungen
Diese Funktionalität ist für Wohnungsunternehmen nicht relevant, da sie keine E-Mails erhalten.
3.5
Aufträge und Rechnungen Übersichtsliste
Übersichtslisten fürAufträge und Rechnungen können Sie individuell gestalten.
Auf einen Blick liefert die Übersichtsliste die wichtigsten Infos zu Aufträgen und Rechnungen.
Doch was wichtig ist und was nicht, ist eine Frage der Sichtweise. Deshalb können Sie als
Handwerker oder Wohnungsunternehmen Auswahl und Reihenfolge der Informationen
individuell festlegen – und bedarfsgenau anpassen. Das geht ganz einfach.
Im Menüpunkt „Einstellungen“ finden Sieh unter „Aufträge & Rechnungen“ die „Übersichtskonfiguration“. Sie zeigt – getrennt nach Auftrag und Rechnung – alle verfügbaren Spalten. Jede
davon können Sie durch einfaches Doppelklicken auswählen und landen dann automatisch in der
gewünschten Ansicht: am Ende der Reihe. Durch „Klicken und Ziehen“ können Sie einzelne
Spalten auch an eine andere Stelle verschieben. Ausgeschlossen sind einzig die Spalten „Auftrag“
und „Rechnung“. Sie stehen immer am Anfang.
Stimmt die Reihenfolge, wird die Darstellung gespeichert und damit mandantenübergreifend
definiert. Ein neuer Nutzer erhält zunächst die Standardeinstellungen. Er kann sie aber jederzeit
verändern. Und ein Button im Konfigurator erlaubt es, die individuelle Reihenfolge mit einem Klick
wieder auf den Standard zurückzusetzen.
Diese Dynamisierung erleichtert Handwerks- und Wohnungsunternehmen das Arbeiten – zumal
die Liste über den Standardspalten weitere Optionen bietet. So können Sie auch innerhalb der
Spalten suchen, filtern und sortieren – für noch mehr Übersichtlichkeit nach Maß.
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3.6
Vertrag Mareon
Hier werden alle Unternehmensspezifische Angaben basierend auf dem Teilnahmevertrag
hinterlegt. Aktualisierungen werden automatisch an die Aareon Vertragsverwaltung übergeben.
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4
Handwerkeranbindung
4.1
Elektronischer Aktenordner
Ihre Aufträge, die Sie über Mareon erteilt haben, können Sie jederzeit unter www.mareon.com
nach Angabe Ihres Benutzernamens und Ihres Passworts einsehen.
Mit einem Klick durch Aufträge und Rechnungen blättern
Ein Pfeilpaar erlaubt es, von einem Dokument direkt zum nächsten zu springen – ohne lästigen
Umweg über die Übersichtsliste. Das hilft Ihnen auch, wenn Sie sich einen detaillierten Überblick
verschaffen wollen: Sie blättern einfach nach Belieben vor und zurück.
Die Reihenfolge, in der Rechnungen und Aufträge dabei angezeigt werden, bestimmen Sie selbst.
In der Übersichtsliste haben Sie diese zuvor durch Filtern oder Sortieren festgelegt.
Über Mareon können Sie verschiedene Arten von Aufträgen erteilen, die ein unterschiedliches
Verhalten bei der Auftrags- und/oder Rechnungsbearbeitung hervorrufen können.
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4.1.1
Auftragsarten

Standard-Aufträge

Telefonisch erteilte Aufträge: Telefonisch erteilte Aufträge werden in der Aufträge-undRechnungen-Übersichtsliste bereits mit dem Status „angenommen“ angezeigt. Sie erkennen
diese Aufträge an einem Telefonsymbol hinter der Auftragsnummer.

Aufträge mit Einheitspreisabkommen: Hier sind die Möglichkeiten für den Handwerker bei der
Rechnungslegung begrenzt. Die mit Ihnen vereinbarten Einheitspreise werden direkt mit dem
Auftrag an Ihren Auftragnehmer mitgeliefert.

Gewährleistungsaufträge: Hier ist die Möglichkeit für den Handwerker, eine Rechnung zu dem
Auftrag zu stellen, unterbunden.

Projektaufträge: Meist handelt es sich hierbei um Aufträge mit einem größeren Auftragsvolumen. Hier kann der Handwerker zu diesen Aufträgen mehrere Abschlags- und eine
Schlussrechnung stellen.

Versicherungsaufträge: Sie stellen den Auftrag an den Handwerker, doch können die
Leistungen auch direkt von der Versicherung bezahlt werden.
Haben Sie mehrere Aufträge an verschiedene Handwerker erteilt, können Sie bequem zwischen
den verschiedenen Handwerkern wechseln, indem Sie auf der Seite der Übersichtsliste in der
Auswahlliste „Handwerker“ den Namen des entsprechenden Auftragnehmers auswählen. In der
Übersichtsliste sehen Sie dann die Aufträge zum ausgewählten Handwerksunternehmen.
4.1.2
Aufträge suchen/sortieren/filtern
Um einen bestimmten Auftrag zu suchen, stehen Ihnen auf der linken Seite der Übersichtsliste
oberhalb der Liste der Aufträge diverse Suchfelder zur Verfügung.
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Suchen Sie nach einer bestimmten Auftragsnummer, geben Sie einfach die Auftragsnummer im
Feld „Auftrag“ an und drücken Ihre „Enter“-Taste. Der von Ihnen gesuchte Auftrag erscheint dann
als oberster Eintrag in der Auftragsliste.
Um Ihre Aufträge sortieren zu lassen, klicken Sie auf den gewünschten Spaltentitel, zum Beispiel
„Datum“. Die Liste wird aktualisiert und ist nun nach Datum sortiert. Bei einem erneuten Klick auf
den Spaltentitel wird die Sortierung umgekehrt, beispielsweise von absteigend auf aufsteigend.
Nach welchem Kriterium gerade sortiert wird, erkennen Sie an dem grauen Dreieck, das hinter
dem Spaltentitel angezeigt wird.
Sie können sich auch nur bestimmte Aufträge mit einem bestimmten Auftragsstatus anzeigen
lassen, indem Sie die Aufträge filtern. Hierfür wählen Sie aus dem Auswahlmenü oberhalb der
Spaltentitel einen Filtereintrag aus. Die Liste wird aktualisiert und es werden nur noch die
Aufträge angezeigt, die dem Filterkriterium entsprechen.
Wählen Sie zum Beispiel „nur neue Aufträge“ aus, so werden auch nur alle nicht bestätigten
Aufträge mit Status „erteilt“ oder „gesehen“ angezeigt. Alle Aufträge, die den Status „bestätigt“
schon durchlaufen haben, werden ausgeblendet.
4.1.3
Auftragsstatus
Aufträge können folgenden Status haben (Auszug):

erteilt – der Auftrag wurde neu ausgestellt

gesehen – die Detailansicht des Auftrags wurde bereits aufgerufen

geparkt – der Auftrag wurde angenommen, wird aber zu einen späteren Zeitpunkt bearbeitet

bestätigt – der Auftrag wurde angenommen

Leistung erbracht – die beauftragten Arbeiten wurden ausgeführt

erledigt – für diesen Auftrag wurde eine Rechnung/ein Leistungsnachweis erstellt

abgelehnt – der Auftrag wurde vom Handwerker abgelehnt

storniert – der Auftrag wurde durch Sie storniert

Auftragsentwurf - Entwurf
Neue Aufträge haben den Auftragsstatus „erteilt“. Sollten Sie einen Auftrag schon telefonisch
erteilt haben, so erhält der Auftragnehmer den neuen Auftrag bereits mit dem Status „bestätigt“
mit einem Telefonsymbol dahinter.
Die Handwerker sollten alle Aufträge zeitnah bearbeiten, um Ihnen Rückmeldung zu geben, ob Sie
die Aufträge ausführen können.
Änderungen im Auftragsstatus werden immer auch an Sie weitergeleitet.
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4.1.4
Auftragshistorie
Zu jedem Auftrag, den Sie erteilen, können Sie eine Historie abrufen, anhand derer Sie
nachvollziehen können, in welchem Bearbeitungsstand sich der jeweilige Auftrag befindet.
Die Historie des Auftrags rufen Sie ab, indem Sie in der Übersichtsliste unterhalb der
Auftragsnummer auf den angezeigten aktuellen Status (hier: erledigt) klicken:
Sie werden dann zur ausführlichen Statushistorie weitergeleitet.
Alternativ steht Ihnen diese Funktion in der Auftragsdetailansicht über den Aktionsbutton
„Statushistorie“ zur Verfügung.
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4.1.5
Detailansicht des Auftrags
Um auf die Detailansicht des Auftrags zu kommen, klicken Sie, wenn Sie auf der Übersichtsliste
sind, einfach auf die Auftragsnummer.
Auftragswert
Als letzten Wert sehen Sie im Auftrag den Auftragswert. Klicken Sie auf den Button „Zur Auftragswerthistorie“ zur Ansicht der Änderungen beim Auftragswert.
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In der Auftragsliste wird mit dem Icon
geändert hat.
angezeigt, ob sich der Auftragswert eines Auftrags
Sobald Sie den Auftrag in der Detailansicht geöffnet haben, wird das Icon nicht mehr angezeigt.
4.1.6
Auftragsanhänge
Hinweis: Auftragsanhänge wenn Sie die Digitale Signatur im Einsatz haben!
Sie bzw. Ihre Auftragnehmer können bei Nutzung des Elektronischen Aktenordners an jeden
Auftrag beliebig viele Dokumente anhängen. Zusätzlich können Sie sich jeden Auftrag als Datei im
PDF-Format herunterladen.
Die Auftrags-PDF und die eventuell von Ihnen zum Auftrag gespeicherten Dokumente finden Sie
alle in der Auftragsdetailansicht. Diese öffnen Sie wie gewohnt mit einem Klick auf die Auftragsnummer.
Über den Reiter „Dokumente“ gelangen Sie zu dem Auftrags-PDF. Dieses wird bei Verwendung
des ELAs grundsätzlich erstellt und kann nicht gelöscht oder verändert werden.
Zu jedem Dokument steht Ihnen auch eine Historie zur Verfügung, um so zum Beispiel nachvollziehen zu können, wer das Dokument erstellt hat oder wann es heruntergeladen wurde. Dazu
klicken Sie bitte auf das Erstellungsdatum des Dokuments.
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Sollte sich später herausstellen, dass ein Dokument nicht mehr vorgangsrelevant ist, können Sie
dieses Dokument entsprechend mit Klick auf das Icon
durchstreichen, bleibt aber aus
Gründen der Nachvollziehbarkeit weiterhin zum Download verfügbar. Jedes hochgeladenen
Dokument generiert bei entsprechender Einstellung eine E-Mail mit dem Auftragsanhang an die
jeweils andere Vertragspartei.
Das Hochladen erfolgt über den Aktionsbutton „Durchsuchen“. Mit Klick auf „Durchsuchen“
öffnet sich ein Fenster „Datei zum Hochladen auswählen“.
Markieren Sie das gewünschte Dokument.
Zwei Icons markieren, ob bei Aufträgen Anhänge zu beachten sind:
Die Büroklammer zeigt, dass es einen Anhang gibt.
Hat die Klammer zusätzlich ein Sternchen, heißt das: Der Anhang ist neu.
Das Sternchen wird automatisch ausgeblendet, sobald Sie die Detailansicht aufgerufen haben.
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4.1.7
Nachrichten zum Auftrag
Auftraggeber und Auftragnehmer können zu einem Vorgang aus dem Auftrag oder der Rechnung
eine Nachricht hinterlegen.
Durch eine Nachrichtenspeicherung zum Vorgang ist der Reiter „Nachrichten“ in Auftrag und
Rechnung zu finden.
Im Reiter „Nachrichten“ sind alle zu Auftrag und Rechnung hinterlegten Nachrichten sichtbar.
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Hinterlegte Nachrichten werden in der Übersichtsliste mittels eines Icons
angezeigt.
Hier unterscheiden sich die Icons nach gesehene und vorhandene Nachricht. Selbstverständlich ist
auch ein Filtern nach Nachrichten möglich.
4.1.8
Archiv
Aufträge können nicht gelöscht werden.
Allerdings können Aufträge, die abgerechnet und bezahlt, abgelehnt sind oder die storniert
wurden, durch das Handwerksunternehmen in das Mareon-Archiv verschoben werden. Damit
werden sie auch aus Ihrer Übersichtsliste entfernt und in das Archiv verschoben.
Das Mareon-Archiv können Sie jederzeit einsehen, indem Sie in der oberen Menüleiste auf
„Archiv“ klicken.
Hier stehen Ihnen die gleichen Sortiermöglichkeiten wie in der Übersichtliste zur Verfügung.
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5
Rechnungen und Leistungsnachweise
Das folgende Kapitel befasst sich mit der Rechnungslegung für über Mareon übermittelte
Aufträge.
Der Gesetzgeber stellt an eine elektronisch weitergeleitete Rechnung sehr hohe Anforderungen,
u.a. ist eine Digitale Signatur zwingend notwendig. Diese bietet Mareon nur an, wenn Sie sie
zusätzlich bestellen. Sollte ein Handwerksbetrieb für mehrere Auftraggeber über Mareon tätig
sein, kann es also vorkommen, dass er für einen Auftraggeber Leistungsnachweise und für die
anderen Rechnungen erstellt.
Hat der Handwerksbetrieb die Digitale Signatur im Einsatz, erstellt er auf Mareon „Rechnungen“.
Setzt er keine Digitale Signatur ein, so werden durch Mareon „Leistungsnachweise“ erstellt. Beide
Arten der Rechnungslegung werden an Sie über Mareon weitergeleitet.
Für jede Rechnung erstellt Mareon automatisch nach Weiterleitung eine Rechnungsdatei im PDFFormat, die danach von Mareon auch automatisch mit einer elektronischen Signatur versehen
wird. Die Rechnungsdatei wird beim Finanzamt als Originalrechnung anerkannt.
Erstellt der Handwerksbetrieb über Mareon „Leistungsnachweise“, so muss er zusätzlich zu den
einzelnen Leistungsnachweisen, die über Mareon an Sie weitergeleitet werden, jeweils am Ende
des Monats eine „Monatsabrechnung“ erstellen, unterschreiben und Ihnen auf dem Postwege
zukommen lassen.
Die einzelnen Leistungsnachweise sind beim Finanzamt allerdings nicht
vorsteuerabzugsberechtigt.
Um die Vorsteuer beim Finanzamt auszuweisen, gibt es stattdessen die Monatsabrechnung. In der
Monatsabrechnung sind alle in einem Monat weitergeleiteten Leistungsnachweise enthalten. Sie
muss ausgedruckt und unterschrieben per Post an Sie geschickt werden. Ausschließlich diese
Monatsabrechnung in Verbindung mit den Leistungsnachweisen ist eine Rechnung, die vom
Finanzamt anerkannt wird.
Die meisten Funktionen für die Rechnungslegung (gleich ob Rechnung oder Leistungsnachweis)
sind identisch, daher werden sie im Folgenden gemeinsam beschrieben. Treffen verschiedene
Funktionen nur auf Rechnungen oder Leistungsnachweise zu, wird dies entsprechend gekennzeichnet. Betrifft ein gesamtes Kapitel nur Rechnungen oder nur Leistungsnachweise, so wird dies
gleich nach der Kapitelüberschrift kenntlich gemacht.
Der Einfachheit halber werden bei identischen Funktionen nur „Rechnungen“ erwähnt; das heißt
die im nachfolgenden Kapitel beschriebene Funktion der Rechnungserstellung trifft identisch auch
auf die Erstellung von Leistungsnachweisen zu.
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5.1
Übersichtsliste Rechnungen
5.1.1
Filter setzen
Sie können Ihre Rechnungen in der Übersichtsliste nach verschiedenen Kriterien filtern, entweder
nach „Status“ oder nach „Eigenschaften“. Die beiden Filter können getrennt oder kombiniert
werden.
Folgende Filter stehen Ihnen zur Verfügung:

Alle Status: Alle Rechnungen werden angezeigt.

Weitergeleitete Rechnungen: Es werden nur Rechnungen angezeigt, die den Status
„weitergeleitet“ haben.

Zur Prüfung vorgesehene Rechnungen: Es werden nur Rechnungen angezeigt, die den Status
„zur Prüfung vorgesehen“ haben.

Geprüfte Rechnungen: Es werden nur Rechnungen angezeigt, die den Status „geprüft“ haben.

Nicht bezahlte Rechnungen: Es werden nur Rechnungen angezeigt, die noch nicht bezahlt
wurden, das heißt die den Status „weitergeleitet“, „zur Prüfung vorgesehen“ oder „geprüft“
haben.

Bezahlte Rechnungen: Es werden nur Rechnungen angezeigt, die den Status „bezahlt“ haben.

Zahlung durch Versicherung: Es werden nur Rechnungen angezeigt, die den Status „Zahlung
durch Versicherung“ haben.

Durch Versicherung bezahlte Rechnungen: Es werden nur Rechnungen angezeigt, die den
Status „durch Versicherung bezahlt“ haben.

Stornierte Rechnungen: Es werden nur Rechnungen angezeigt, die den Status „storniert“
haben.

Alle Eigenschaften: Alle Eigenschaften werden angezeigt.

Alle Rechnungen: Alle Rechnungen werden angezeigt.
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5.1.2

Aufträge mit stornierten Rechnungen: Es werden alle Aufträge mit stornierten Rechnungen
angezeigt.

Aufträge ohne Rechnungen: Es werden alle Aufträge ohne Rechnungen angezeigt.

Rechnungen ohne Auftrag: Es werden alle Rechnungen ohne Auftrag angezeigt.

Rechnungen mit neuem Fax: Es werden alle Rechnungen mit neuem Fax angezeigt.

Rechnungen mit vorhandenem Fax: Es werden alle Rechnungen mit vorhandenem Fax
angezeigt.

Rechnungen mit vorhandenem PDF: Es werden alle Rechnungen mit vorhandenem PDF
angezeigt.

Neue Rechnungsanhänge: Es werden alle Rechnungen mit neuen Rechnungsanhängen
angezeigt.

Vorhandene Rechnungsanhänge: Es werden alle Rechnungen mit vorhandenen Rechnungsanhängen angezeigt.

Rechnung mit Mieterverschulden: Es werden alle Rechnungen mit Mieterverschulden
angezeigt.
Sortieren
Indem Sie auf die Spaltenüberschriften über den Rechnungen klicken, werden die Rechnungen
nach dem jeweiligen Kriterium sortiert. Die aktuelle Sortierung wird durch einen Pfeil (absteigend
oder aufsteigend) und durch die graue Hintergrundfarbe markiert.
(Hier wurde nach Datum absteigend sortiert.)
5.1.3
Suchen
Sie haben auch die Möglichkeit, direkt nach einzelnen Rechnungen zu suchen, indem Sie in die
Felder unter den Spaltenüberschriften Ihren „Suchwert“ eintragen oder im Falle des Datums
einen Zeitraum aus der Auswahlbox wählen. Suche nach mehreren Angaben wie zum Beispiel
Name und Ort sind in Verbindung mit * möglich.
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5.1.4
Suche nach Auftragswert
Sie haben die Möglichkeit nach <, > = und genauen Auftragswerten zu suchen.
5.2
Rechnungsanhänge
Hinweis: Nur für Rechnungen!
Wenn Sie Ihrem Auftragnehmer, mit dem Sie auf Mareon zusammenarbeiten, die Elektronische
Signatur und den Aktenordner anbieten, hat er die Möglichkeit, seinen auf Mareon erstellten
Rechnungen beliebige Anhänge beizufügen. So kann er Ihnen zum Beispiel vom Mieter unterschriebene Stundenzettel oder sonstige rechnungsrelevante Unterlagen zur Verfügung stellen.
Anhänge zu einer Rechnung kann das Handwerksunternehmen auf zwei Wegen erzeugen:
5.2.1
1.
Wenn Ihrem Auftragnehmer die Dokumente nur auf Papier vorliegen, kann er diese ganz
einfach per Fax an Mareon schicken. Die Faxe werden dann automatisch an seine Rechnung
angehängt. Voraussetzung hierzu ist ein mit einem Barcode versehenes Deckblatt, wie im
nächsten Kapitel beschrieben.
2.
Hat der Handwerker rechnungsrelevante Informationen in digitaler Form vorliegen, kann er
diese direkt von seinem Computer an Mareon hochladen.
Anhänge als Fax schicken
Hinweis: Nur für Rechnungen!
Dokumente auf Papier kann der Handwerker als Fax an Mareon schicken. Mareon ordnet die
Dokumente nach Empfang automatisch der entsprechenden Rechnung zu. Allerdings wird
empfohlen, die Dokumente digital hochzuladen.
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Generell gilt: Insgesamt vier Icons markieren, ob bei Rechnungen Anhänge zu beachten sind:
Die Büroklammer zeigt, dass es einen Anhang gibt.
Hat die Klammer ein Sternchen, heißt das: Der Anhang ist neu.
Dieses Symbol besagt, dass es sich um einen Faxanhang handelt.
Hat dieses Symbol ein Sternchen, heißt das: Der Faxanhang ist neu.
Das Sternchen wird automatisch ausgeblendet, sobald Sie die Detailansicht aufgerufen haben.
5.2.2
Anhänge als Datei hochladen
Hinweis: Nur für Rechnungen!
Ebenso wie Faxe kann Ihr Handwerker auch normale Dateien, die er lokal auf seinem Computer
vorliegen hat, bei Mareon zu einer Rechnung speichern.
Alle Anhänge erhalten dabei automatisch den Dateinamen, den er lokal vergeben hat.
Im oberen Bereich der Rechnung steht Ihnen unter „Dokumente“ der Anhang zur Verfügung. Die
Dateigröße ist begrenzt auf max. 10 MB/Dokument.
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6
Auftragseröffnung
Siehe Beschreibung Dokumentation „Mareon Auftragseröffnung“
http://www.mareon.com/de/index.php/hilfe/auftragseroeffnung
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7
Liste drucken
Mit einem Klick auf „Drucken“ haben Sie die Möglichkeit, sich die aktuelle Übersichtsliste
auszudrucken.
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8
Auftragsanhänge
Über den Reiter „Einstellungen“ > „Aufträge und Rechnungen“ gelangen Sie in die
„Auftragsanhänge“.
Standardanhänge können verwendet werden, wenn in jedem Auftrag dasselbe Schriftstück als
Anlage enthalten sein soll. Dokumente, die hier hochgeladen werden, werden beim Eingang eines
Auftrags automatisch auf der Registerkarte „Dokumente“ zum Auftragstyp hinterlegt.
Das Recht zur Hinterlegung von Standarddokumenten unterliegt dem jeweiligen Super-User des
Wohnungsunternehmens.
Sind Dokumente nicht mehr gültig, können diese ebenfalls in den „Auftragsanhänge“ gelöscht und
durch aktuelle ausgetauscht werden. Klicken Sie hierzu auf das Mülleimersmybol neben dem
entsprechenden Dokument.
Hinweis: Änderungen sind nicht rückwirkend gültig, sondern wirken sich erst auf danach erstellte
Aufträge aus.
8.1.1
Anhang Importieren
Über die Aktion „Anhang Importieren“ gelangen Sie zu den auf Ihrem Computer gespeicherten
Dokumenten, die Sie einem Auftragstyp zuordnen und über die Aktion „speichern“ hinzufügen.
Standarddokumente können auch nachträglich bei einzelnen Aufträgen über den Reiter
„Dokumente“ noch als nicht relevant gekennzeichnet werden. Klicken Sie hierzu auf das Symbol
„Dokument als nicht relevant kennzeichnen“. Das Dokument wird dann durchgestrichen
dargestellt. Ein nachträgliches Löschen der Dokumente beim Auftrag ist prinzipiell nicht möglich.
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9
Bestandsdatenmanagement
Siehe Beschreibung Dokumentation „Mareon Bestandsdatenmanagement“
http://www.mareon.com/de/index.php/hilfe/bestandsdatenmanagement
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10
Auswertungen
Über das Statistiktool können Sie verschiedene Auswertungen auf Mandanten- und
Untermandantenebene durchführen. Hierzu wählen Sie bitte die entsprechende
Unternehmensnummer über die Combobox unterhalb des Auftraggebers aus. Die Zeiträume
lassen sich individuell auswählen.
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11
Exposé-Schnittstelle
Siehe Beschreibung Dokumentation „Mareon Exposé-Schnittstelle“
http://www.mareon.com/de/index.php/hilfe/expose-schnittstelle
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12
Digitale Signatur
12.1
Was ist die Digitale Signatur?
Mareon bietet den Wohnungsunternehmen die Funktion einer digitalen Signatur (Unterschrift).
Das heißt, dass alle Rechnungen, die über Mareon von Ihnen abgerechnet werden, laut
deutschem Signaturgesetz mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.
Eine qualifizierte elektronische Signatur kann laut Signaturgesetz von 2001 in Geschäftsprozessen
die eigenhändige Unterschrift ersetzen, um geschäftliche Dokumente zu unterschreiben, ihnen
Rechtskraft zu verleihen und nachzuweisen, dass sie nach Erstellung des Dokuments nicht mehr
verändert wurden. Eine eigenhändige Unterschrift ist dann nicht mehr notwendig. Dokumente,
die mit einer digitalen Signatur versehen sind, werden als Originaldokumente (im Fall von
Mareon: Originalrechnung) vom deutschen Finanzamt anerkannt.
Mareon hat sich die Rechtsgültigkeit des elektronischen Prozesses der digitalen Signierung von
Rechnungen im Juni 2006 und November 2010 von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG
bestätigen lassen. Dieses Zertifikat der KPMG können Sie auf der Homepage von Mareon abrufen
und einsehen.
12.2
Digital signierte Rechnungen bei Mareon
Das deutsche Signaturgesetz verlangt von elektronisch übertragenen Rechnungen eine
qualifizierte Digitale Signatur, um erstens den Aussteller der Rechnung eindeutig identifizieren zu
können und zweitens die Unversehrtheit der Dokumente zu bestätigen. Elektronisch übermittelte
Rechnungen dürfen ebenso wie Papierrechnungen nach Rechnungsstellung nicht mehr verändert
werden. Genau dies leistet die Digitale Signatur von Mareon.
Um Ihnen die Handhabung der digitalen Signatur so einfach wie möglich zu machen, ist es nicht
notwendig, dass Sie selbst eine Digitale Signatur bei Zertifizierungsstellen oder der Bundesnetzagentur beantragen.
Mareon bietet Ihnen im Rahmen der allgemeinen Nutzung von Mareon die Signierung Ihrer Rechnungen als Dienstleistung an. Das bedeutet für Sie, dass die Rechnungen automatisch ohne
weiteres Zutun Ihrerseits von der Aareon Deutschland GmbH Mareon in Ihrem Namen signiert
werden. Die entsprechende Vollmacht dazu erteilen Sie uns zusammen mit der Teilnahmevereinbarung zur Nutzung von Mareon.
12.3
Voraussetzungen und Einrichtung der Digitalen Signatur
Um die elektronische Signatur von Rechnungen auf Mareon nutzen zu können, müssen zwei
Voraussetzungen erfüllt sein:
1.
Sie haben dieses Modul bei Mareon beauftragt und eingestellt.
2.
Sie haben uns zusammen mit der Mareon-Teilnahmevereinbarung die Vollmacht erteilt,
Rechnungen in Ihrem Namen signieren zu können.
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Beide Voraussetzungen müssen erfüllt sein. Die elektronische Signatur kann leider nicht für einzelne Handwerker aktiviert werden, sondern immer nur für alle Handwerker desselben Auftraggebers zusammen. Aus diesem Grund müssen Sie dies zentral bei uns beauftragt haben.
Sie müssen auf Ihrem Computer nur das kostenlose Programm Adobe® Reader® installieren, um
die Rechnungen im PDF-Format öffnen zu können. Falls Sie die aktuelle Version von Adobe®
Reader® bereits installiert haben, sind Sie bereits problemlos in der Lage, signierte MareonRechnungen nutzen zu können. Schauen Sie aber auch in diesem Fall bitte unbedingt in das
Kapitel „Überprüfung der Signatur auf Echtheit und Unversehrtheit“.
12.4
Überprüfung der Signatur auf Echtheit und Unversehrtheit
In der Standardinstallation von Adobe® Reader® kann dieser zwar problemlos die von Mareon
erzeugten Rechnungen öffnen, anzeigen und drucken, ist aber nicht auf die digitalen Signaturen
von Mareon nach deutschem Signaturgesetz vorbereitet. Dies liegt daran, dass die zentrale Ausgabestelle digitaler Signaturen in Deutschland – die Bundesnetzagentur – nicht als „vertrauenswürdiger Zertifikatsaussteller“ bekannt ist. Das kann sich in Zukunft bei weiterer Verbreitung
digitaler Signaturen und der Weiterentwicklung von Adobe® Reader® allerdings noch ändern.
Deshalb müssen Sie die Mareon-Signatur manuell als vertrauenswürdig einstufen, um die Echtheit
und Unversehrtheit der Mareon-Rechnungen dauerhaft dokumentieren zu können. Dies funktioniert nur, wenn Sie mindestens Adobe® Reader® 8.x einsetzen, ältere Versionen können mit der
digitalen Signatur leider noch nicht umgehen. Bitte führen Sie folgende Schritte durch, um die
Mareon-Signatur als „vertrauenswürdig“ einzustufen:
1.
Öffnen Sie eine beliebige von Ihnen erstellte und weitergeleitete Rechnung, die eine bereits
signierte PDF-Datei als Anhang besitzt. Eine erfolgreich signierte Rechnung erkennen Sie an
diesem Symbol:
2.
Öffnen Sie die entsprechende PDF-Datei in Adobe® Reader®. Nachdem Adobe® Reader® sich
geöffnet hat, sehen Sie die Rechnung und unterhalb der Rechnung eines der folgenden
Symbole:
Dieses Symbol oberhalb Ihrer Rechnung in Adobe® Reader® bedeutet, dass die
Signatur gültig ist und das Dokument nicht verändert wurde, aber die Signatur
unter dem Dokument Ihrem eigenen Computer noch nicht bekannt ist.
Dieses Symbol oberhalb Ihrer Rechnung in Adobe® Reader® bedeutet, dass die
Signatur gültig ist und dass Ihre Rechnung nicht verändert wurde. Gleichzeitig
ist Adobe® Reader® unsere Signatur bekannt und diese wurde erfolgreich
bestätigt. Dies sollte die normale Anzeige für alle Rechnungen sein.
Dieses Symbol oberhalb Ihrer Rechnung in Adobe® Reader® bedeutet, dass die
Signatur nicht gültig ist und Ihre Rechnung nachträglich verändert wurde. Bitte
setzen Sie sich in diesem Fall mit unserem Mareon-Support unter
Telefon: 01803 227366600 in Verbindung.
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3.
Sollten Sie in der Statusleiste das beschriebene erste Symbol mit gelbem Warndreieck sehen,
müssen Sie die Mareon-Signatur noch als vertrauenswürdig hinzufügen.
4.
Dazu klicken Sie auf das Symbol „Unterschriften“ in der linken Menüleiste
. Nun wird ein
Fenster mit Informationen zur digitalen Unterschrift angezeigt. Sie sehen dort, dass die
Gültigkeit der Unterschrift den Status „unbekannt“ aufweist. Dies liegt daran, dass das Zertifikat, mit dem die Signatur erstellt wurde, noch nicht auf Ihrem Rechner installiert ist.
5.
In den Unterschriftsinformationen klicken Sie auf „Zertifikatdetails“. Das Fenster „Zertifikatanzeige“ öffnet sich. Wechseln Sie durch Anklicken auf die Registerkarte „Vertrauenswürdigkeit“.
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6.
Um das Zertifikat als vertrauenswürdig einzustufen, klicken Sie auf der Registerkarte
„Vertrauenswürdigkeit“ der Zertifikatanzeige auf den Button „Den vertrauenswürdigen
Identitäten hinzufügen…“.
7.
Den folgenden Hinweis zur Acrobat-Sicherheit bestätigen Sie bitte mit einem Klick auf „OK“.
8.
Nun öffnet sich das Fenster „Kontakteinstellungen importieren“. Hier können Sie die
Berechtigungseinstellungen für das Mareon-Zertifikat ändern. Überprüfen Sie, dass das
Häkchen neben „Dieses Zertifikat als vertrauenswürdigen Stamm verwenden“ gesetzt ist.
Klicken Sie auf „OK“, um den Importvorgang abzuschließen. Das Zertifikat wurde den
vertrauenswürdigen Identitäten hinzugefügt.
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9.
Das Mareon-Zertifikat wurde nun als vertrauenswürdig eingestuft. Wenn Sie Adobe®
Reader® schließen und die Rechnung erneut damit öffnen, sollte Ihnen die Echtheit des
Zertifikats mit dem entsprechenden Symbol und Hinweis bestätigt werden.
Sie können sich die Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments auch auf Deutsch bestätigen
lassen, indem Sie einen anderen Dialog in Adobe® Reader® aufrufen. Dazu klicken Sie in der
linken vertikalen Reiterleiste in Adobe® Reader® auf „Unterschriften“. Im sich öffnenden
linken Fenster wird die Mareon-Unterschrift korrekt als „gültig“ angezeigt.
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Über das Menü „Einstellungen“ können Sie sich Mareon Handwerkeranbindung nach Ihren Wünschen einstellen. Diverse Optionen stehen zur Verfügung, um die Anzeige und das Verhalten nach
Ihren persönlichen Vorlieben zu konfigurieren.
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