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OPplus E-Doc
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Projekt
OPplus E-Doc
Vorbereitet von
GBEDV
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Dokumentation
GBEDV
OPplus E-Doc
Inhalt
Elektronischer Dokumentenversand ....................................................................................................... 3
Aufruf................................................................................................................................................... 3
Einrichtung .......................................................................................................................................... 3
Allgemeine Einrichtungen ............................................................................................................... 3
Dateianhänge .................................................................................................................................. 8
Debitor............................................................................................................................................. 9
Kreditor............................................................................................................................................ 9
Auftrag / Rechnung / Gutschrift (Verkauf und Service) ................................................................ 12
Mahnung ....................................................................................................................................... 13
Gebuchte Rechnung / Gutschrift (Verkauf und Service) / Registrierte Mahnung ........................ 14
Sonstige Dokumente ..................................................................................................................... 14
Sonstige Dokumente – Anpassungsbedarf .................................................................................... 15
Dokumentenversand Aufgaben .................................................................................................... 15
PDF – und Mailgenerierung ........................................................................................................... 17
2 von 18
manual_opp_edoc.docx
Dokumentation
GBEDV
OPplus E-Doc
Elektronischer Dokumentenversand
Das Modul OPplus E-Doc bietet Ihnen die Möglichkeit automatisch Dokumente via E-Mail oder Fax zu
versenden.
Sie haben immer die Belege Auftrag, Rechnung und Gutschrift im Bereich Verkauf und Service, sowie
Mahnungen im Auslieferungszustand integriert. Sie können jedoch jeden weiteren Bericht im System
mit wenig Anpassung über den elektronischen Dokumentenversand an Ihre Kunden und Lieferanten
versenden.
Sie können mit diesem Modul einfach und schnell Belege manuell und automatisch versenden und
zusätzlich ebenfalls Dateianhänge, wie bspw. AGB, mitversenden.
Aufruf
Unter „OPplus“ -> „E-Doc“ -> „Dokumentenversand“ -> „Dokumentenversand Aufgaben“ wird das
Cockpit zum Versand der erstellten Dokumente aufgerufen.
Einrichtung
Allgemeine Einrichtungen
Unter „OPplus“ -> „E-Doc“ -> „Dokumentenversand“ -> „Dokumentenversand Einrichtung“ erfolgen
die generellen Einrichtungen.
Die Einrichtungen ab dem Register Voreinstellung stellen Standardwerte dar. Wird für einen
Debitor/Kreditor die Einrichtung aktiviert, so werden die Vorgabewerte der Einrichtung automatisch
übernommen.
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Dokumentation
GBEDV
OPplus E-Doc
Mit der Funktion „Einrichtungsdaten erstellen“ wird eine Erstinitialisierung durchgeführt und der
Großteil der Felder mit Default-Werten vorbelegt.
Bitte beachten Sie dabei, dass die Texte nur angelegt, aber nicht automatisch mit Texten vorbelegt
werden. Hier müssen Sie für Text und Betreff manuell noch Texte erfassen.
Feld
Aktiv
PDF Drucker
Max. Exportversuche
Absenderadresse
Beschreibung
Damit wird der PDF- Mailversand zentral
aktiviert.
Hier kann zwischen folgenden Werten
ausgewählt werden
 Dynamics NAV RTC (nur wenn der Beleg
ein RTC Layout besitzt)
 AmyUni PDF Creator (dies ist ein
kostenpflichtiger PDF Drucker)
 eDocPrintPro (dies ist ein kostenloser
PDF Drucker)
Die beiden Druckertreiber stehen Ihnen auf der
OPplus Homepage im Kundenbereich zur
Verfügung.
Hier können Sie einen Wert eintragen, wie oft
der Versand durchgeführt werden soll, wenn der
Versand fehlschlägt.
Hier muss die E-Mail Adresse angegeben
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Dokumentation
GBEDV
OPplus E-Doc
Blindkopieadresse
Dokumentenverzeichnis
Als Kopie versenden
Rechnungstext
Rechnungsbetreff
Rechnungsdateiname
Gutschriftstext
Gutschriftsbetreff
Gutschriftsdateiname
Service Rechnungstext
Service Rechnungsbetreff
Service Rechnungsdateiname
Service Gutschriftstext
Service Gutschriftsbetreff
Service Gutschriftsdateiname
Mahnungstext
werden, von der die E-Mails versendet werden.
Hier kann eine E-Mail Adresse hinterlegt
werden.
Ist hier ein Wert hinterlegt, werden die
versendeten E-Mails als Blindkopie an diese
E-Mail Adresse versendet.
In diesem Verzeichnis werden die erstellten PDF
Dateien gespeichert.
Hier muss der Pfad als UNC Wert angegeben
werden (\\Servername\Freigabeordner\...).
Dieser Pfad muss vom NAS Service Dienst
erreichbar sein (Der NAS User muss auf dieses
Verzeichnis Schreibrechte besitzen).
Hier kann aktiviert werden, ob die Belege als
Kopie erstellt werden sollen.
Hier kann für die Rechnung ein Textbaustein, in
dem der Text für das E-Mail (Body) hinterlegt
wurde, definiert werden.
Hier kann für die Rechnung ein Textbaustein, in
dem der Betreff für das E-Mail (Subject)
hinterlegt wurde, definiert werden.
Hier kann der PDF-Dateiname für die Rechnung
definiert werden.
Hier kann für die Gutschrift ein Textbaustein, in
dem der Text für das E-Mail (Body) hinterlegt
wurde, definiert werden.
Hier kann für die Gutschrift ein Textbaustein, in
dem der Betreff für das E-Mail (Subject)
hinterlegt wurde, definiert werden.
Hier kann der PDF-Dateiname für die Gutschrift
definiert werden.
Hier kann für die Servicerechnung ein
Textbaustein, in dem der Text für das E-Mail
(Body) hinterlegt wurde, definiert werden.
Hier kann für die Servicerechnung ein
Textbaustein, in dem der Betreff für das E-Mail
(Subject) hinterlegt wurde, definiert werden.
Hier kann der PDF-Dateiname für die
Servicerechnung definiert werden.
Hier kann für die Servicegutschrift ein
Textbaustein, in dem der Text für das E-Mail
(Body) hinterlegt wurde, definiert werden.
Hier kann für die Servicegutschrift ein
Textbaustein, in dem der Betreff für das E-Mail
(Subject) hinterlegt wurde, definiert werden.
Hier kann der PDF-Dateiname für die
Servicegutschrift definiert werden.
Hier kann für die Mahnung ein Textbaustein, in
dem der Text für das E-Mail (Body) hinterlegt
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manual_opp_edoc.docx
Dokumentation
GBEDV
OPplus E-Doc
Mahnungsbetreff
Mahnung Dateiname
wurde, definiert werden.
Hier kann für die Mahnung ein Textbaustein, in
dem der Betreff für das E-Mail (Subject)
hinterlegt wurde, definiert werden.
Hier kann der PDF-Dateiname für die Mahnung
definiert werden.
Mit der Hilfe von Parametern können Sie die Textbausteine für den Mail-Text und Mailbetreff um
Informationen aus dem Beleg erweitern.
Folgende Paramater können hinterlegt werden:
%1 … Belegnr. (z.B.: Rechnung_%1 ergibt Rechnung_RE140044)
%2 … Belegdatum (z.B.: Gutschrift_%1_%2 ergibt Gutschrift_GS140156_230214)
Beim Dateinamen kann ebenfalls der Parameter %1 verwendet werden.
Zusätzliche Objekte (Berichte) können unter Sonstige Dokumente – mit direkter Verbindung
Debitor/Kreditor - hinterlegt werden. Welche Anpassungen hier zu treffen sind, finden Sie unter
Sonstige Dokumente – Anpassungsbedarf.
Feld
Herkunftstabelle
Herkunftstabellennamen
E-Mail Feld ID
E-Mail Feldnamen
Beschreibung
In diesem Feld wird jene Tabellen ID hinterlegt,
zu der dieser Eintrag gehören soll, d.h. wird ein
Eintrag zur Tabelle 18 „Debitor“ erstellt, so kann
dieser Bericht bei jedem Debitor hinterlegt bzw.
verwendet werden. Wird Tabelle 23 hinterlegt,
so gilt dies entsprechend für die Kreditoren.
In diesem Feld wird der Tabellennamen zur
Herkunftstabelle angezeigt.
In diesem Feld kann eine Verbindung zu einem
Feld der Herkunftstabelle für den Wert der EMail Adresse (Empfänger Code) hinterlegt
werden.
In diesem Feld wird der Feldnamen zum E-Mail
Feld angezeigt.
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manual_opp_edoc.docx
Dokumentation
GBEDV
OPplus E-Doc
Fax Feld ID
Fax Feldnamen
Tabellen ID
Tabellennamen
Verknüpfung Feld ID
Verknüpfung Feldnamen
Belegnr. Feld ID
Belegnr. Feldnamen
Sprachcode Feld ID
Sprachcode Feldnamen
Dokumentenverzeichnis
Dateiname
Bericht ID
In diesem Feld kann eine Verbindung zu einem
Feld der Herkunftstabelle für den Wert der „Fax
Nummer“ (Empfänger Code) hinterlegt werden.
In diesem Feld wird der Feldnamen des „Fax
Nummer“ Feldes angezeigt.
In diesem Feld muss jene Tabellen ID hinterlegt
werden, welche der ausgewählte Bericht
verwendet (Als erstes DataItem).
In diesem Feld wird der Tabellenname zur
ausgewählten Tabellen ID angezeigt.
In diesem Feld muss eine Verbindung zur
Herkunftstabelle hergestellt werden, d.h. wird
der Eintrag mit der Tabelle Debitor verknüpft,
muss ein Verknüpfungsfeld zu dem Wert der
Debitorennummer gestellt werden.
Z.B.: wird der VK-Lieferschein eingepflegt, so
wird ggf. das Feld „Rech. an Deb.-Nr.“ aus dem
Lieferscheinkopf als Verknüpfungsfeld hinterlegt.
In diesem Feld wird der Feldnamen des
Verknüpfungsfeldes angezeigt.
Hier kann ein Feld hinterlegt werden, welches
als „Belegnr.“ in der
Dokumentenversandaufgabe herangezogen
werden soll.
In diesem Feld wird der Feldnamen des
„Belegnr.“ Feldes angezeigt.
Hier kann ein Feld hinterlegt werden, welches
den Sprachcode des Beleges angibt. Dies wird
auch beim Mailbetreff bzw. Mail-Text
herangezogen, wenn Textbausteine
sprachabhängig eingerichtet werden.
In diesem Feld wird der Feldnamen des
„Sprachcode“ Feldes angezeigt.
In diesem Verzeichnis werden die erstellten PDF
Dateien gespeichert. Hier muss der Pfad als UNC
Wert angegeben werden
(\\Servername\Freigabeordner\...). Dieser Pfad
muss vom NAS Service Dienst erreichbar sein
(Der NAS User muss auf dieses Verzeichnis
Schreibrechte besitzen).
Hier kann der PDF-Dateiname für das Sonstige
Dokument definiert werden. Der Parameter %1
für die BelegNr. kann hier ebenfalls verwendet
werden.
Hier muss ein Bericht angegeben werden, bei
welchem eine Dokumentenaufgabe erstellt
werden soll.
Wichtig: In jedem neu eingerichteten Beleg
muss eine Codierung hinterlegt werden, damit
die Dokumentversandaufgabe erstellt wird.
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Dokumentation
GBEDV
OPplus E-Doc
Berichtsname
Betreff
Body Text
In diesem Feld wird der Berichtsname angezeigt.
Hier kann für das eingerichtete Dokument ein
Textbaustein, in dem der Betreff für das E-Mail
(Subject) hinterlegt wurde, definiert werden.
Hier kann für das eingerichtete Dokument ein
Textbaustein, in dem der Text für das E-Mail
(Body) hinterlegt wurde, definiert werden.
Dateianhänge
Unter „OPplus“ -> „E-Doc“ -> „Dokumentenversand“ -> „Dokumentenversand Dateianhang“ können
zu den unterschiedlichen Belegtypen Anhänge über eine Dateiauswahl definiert werden. Diese
Dateien werden als weitere Anhänge dem Mail hinzugefügt. Somit können z.B. AGB oder
Marketinginformationen mitversendet werden.
Feld
Belegart
Sonstige Lfd. Nr.
Beschreibung
Hier können die einzelnen Belegarten definiert
werden, zu denen Dateianhänge hinzugefügt
werden sollen.
Mögliche Werte:
 Geb. Rechnung
 Geb. Gutschrift
 Geb. Serv. Rechnung
 Geb. Serv. Gutschrift
 Mahnung
 Sonstiges
Wird für die Belegart „Sonstiges“ ein Eintrag
erstellt, so muss das Feld „Sonstige Lfd. Nr.“
angegeben werden.
Dieses Feld ist nur bei Belegart „Sonstiges“
änderbar. In diesem Feld wird jener Datensatz
ausgewählt, zu dem eine Datei angehängt
werden soll. Mittels des Lookup Buttons können
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manual_opp_edoc.docx
Dokumentation
GBEDV
OPplus E-Doc
Dateianhang
die zur Verfügung stehende Datensätze
ausgewählt werden.
Hier wird der Pfad (UNC) zur gewünschten Datei
hinterlegt.
Debitor
Am Debitor gibt es das Feld „Elektronischer Dokumentenversand“ im Register OPPLUS. Wird dieses
Kennzeichen gesetzt, so werden die zuvor erstellten Einrichtungen in die kundenspezifische „Debitor
Dokumentenversandeinrichtung“ übernommen.
Kreditor
Am Kreditor gibt es das Feld „Elektronischer Dokumentenversand“ im Register OPPLUS. Wird dieses
Kennzeichen gesetzt, so werden die zuvor erstellten Einrichtungen in die kundenspezifische „Kreditor
Dokumentenversandeinrichtung“ übernommen.
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Dokumentation
GBEDV
OPplus E-Doc
Unter „Navigate“ (dies gilt für den Debitoren- und Kreditorenstamm) kann die dazugehörige
Dokumentversand Einrichtung für den Debitor geöffnet werden.
In unserem Beispiel sind alle VK-Belege für diesen Debitor eingerichtet (VK-Rechnung, VK-Gutschrift,
Service Rechnung, Service Gutschrift und Mahnung). Als Sonstige Belege sind hier noch der VKLieferschein und das Zahlungsavis hinterlegt.
Folgende Details können hier verwaltet werden:
Feld
Belegart
Aktiv
Kommunikationskanal
Empfänger Code
Dokumententext
Dokumentenbetreff
Beschreibung
Optionsfeld mit den Werten
 Geb. Rechnung
 Geb. Gutschrift
 Geb. Serv. Rechnung
 Geb. Serv. Gutschrift
 Mahnung
 Sonstige
Damit wird der PDF- Mailversand je
Dokumentenart gesteuert. Ist dieses Feld
deaktiviert, so wird keine
Dokumentversandaufgabe erstellt bzw. das
Dokument versendet.
Hier kann zwischen Mail und Fax unterschieden
werden.
Hier wird die E-Mail Adresse bzw. Fax Nr. des
jeweiligen Empfängers definiert.
Hier kann der Textbaustein, in dem der Text für
das E-Mail (Body) hinterlegt wurde, definiert
werden.
Hier kann der Textbaustein, in dem der Betreff
für das E-Mail (Subject) hinterlegt wurde,
definiert werden.
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Dokumentation
GBEDV
OPplus E-Doc
Dokumentenverzeichnis
Dokumentendateiname
Als Kopie versenden
Tabellen ID
Bericht ID
Berichtsnamen
Dort werden die PDF-Dateien gespeichert.
Dieser (UNC) Pfad muss ebenfalls vom NAS
Service Dienst erreichbar sein.
Gibt den Dateinamen des PDF Beleges an.
Hier kann definiert werden, ob der Beleg als
Kopie oder Original versendet werden soll. Diese
Einrichtung ist nur für folgende Belegarten
verfügbar:
 Geb. Rechnung
 Geb. Gutschrift
 Geb. Serv. Rechnung
 Geb. Serv. Gutschrift
Hier ist die dahinterliegende Tabelle für den
Bericht angegeben. Dies wird von der
Einrichtung gezogen und kann nicht geändert
werden.
Hier ist der Bericht hinterlegt, bei dem eine
Dokumentenversandaufgabe z.B.: für diesen
Debitor, erstellt wird. Dieser Wert wird
wiederrum von der Einrichtung gezogen und
kann nicht geändert werden.
Hier wird der Berichtsname angezeigt.
In den Herkunft Dokumentenversand Einrichtung können manuell keine Einträge erstellt werden.
Wird ein weiterer Beleg (Bericht) eingerichtet, so muss dies über das Feld „Elektronischer
Dokumentversand“ aktualisiert werden.
Das bedeutet, dass der Haken einmal entfernt und anschließend neu gesetzt werden muss. Bei
diesem Vorgang werden alle Datensätze, z.B. zu diesem Debitor oder Kreditor, aktualisiert.
Bei Aktivierung des Feldes erscheint folgende Auswahlliste, sofern bereits Datensätze, z.B. für den
Debitor, existieren:
Mit „Bestehende Einträge aktualisieren“ werden die bereits existierenden Datensätze mit den
geänderten Standardeinrichtungen aktualisiert (z.B.: Betreffe, Mail-Texte, Dateinamen, ...).
Mit „Neue Einträge erstellen“ werden nur neu anzulegende Datensätze erstellt. Bestehende
Datensätze werden nicht aktualisiert oder verändert.
Mit „Beides“ werden beide Schritte vorgenommen: Erstellung + Aktualisierung.
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Dokumentation
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OPplus E-Doc
Auftrag / Rechnung / Gutschrift (Verkauf und Service)
Wird ein Verkaufsauftrag oder eine ungebuchte Verkaufs(Service)rechnung/-gutschrift erstellt, so
werden die Informationen Elektronischer Dokumentenversand, Empfänger E-Mail und Als Kopie
versenden in den Verkaufs-, Servicekopf übernommen. Diese Felder können je Beleg noch geändert
werden.
Wird der Beleg gebucht, werden die Vorbereitungen für den elektronischen Dokumentenversand
ausgelöst. Dies gilt für debitorische und kreditorische Belege.
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Dokumentation
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OPplus E-Doc
Mahnung
In den Mahnungen wurden die beiden neuen Felder „Elektronischer Dokumentenversand“ und
„Rech. an E-Mail“ hinzugefügt.
Wird der Beleg registriert, werden die Vorbereitungen für den elektronischen Dokumentenversand
ausgelöst.
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Dokumentation
GBEDV
OPplus E-Doc
Gebuchte Rechnung / Gutschrift (Verkauf und Service) / Registrierte Mahnung
In den gebuchten Belegen kann die Erstellung einer Versandaufgabe von einzelnen Dokumenten
manuell angestoßen werden („Aktionen“ -> „Dokumentenversandaufgabe erstellen“). Vorrausetzung
ist, das am Datensatz das Feld „Elektronischer Dokumentenversand“ aktiviert ist.
Sonstige Dokumente
Sonstige Dokumente werden über die normale Druckfunktion im Bericht aufgerufen. Beachten Sie
dazu, dass abhängig von der Einrichtung entweder gedruckt (kein Dokumentversand) oder eine
Dokumentversandaufgabe erstgellt wird. Sonstige Dokumente können Berichte/Belege an Kunden
oder Lieferanten sein. Sie können somit mit geringem Anpassungsbedarf Saldenlisten an
Kunden/Lieferanten, Anfragen und Bestellungen an Lieferanten etc. versenden.
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OPplus E-Doc
Sonstige Dokumente – Anpassungsbedarf
Folgender Quellcode ist pro gewünschtem Report nachzutragen:
(Hier am Beispiel Zahlungsavis von OPplus)
Dokumentenversand Aufgaben
In den Dokumentenversandaufgaben sammeln sich alle anstehenden, versandten und stornierten
Vorgänge.
Die Daten werden durch die Funktion „Buchen“ (bzw. Registrieren) aus dem Bereich Verkauf und
Service (Auftrag / Rechnung / Gutschrift / Mahnung), oder aus den gebuchten Belegen via Funktion
„Dokumentversandaufgabe erstellen“ erzeugt. In den Versandaufgaben können noch „Empfänger
Code“ (Mail oder Faxnummer) geändert werden, sofern der Status noch nicht auf „Versendet“ steht.
Mit der Funktion „Versenden“ kann nun jede einzelne Zeile extra versandt werden. Alternativ kann
die Funktion „Alle Versenden“ genutzt werden, die alle Einträge automatisch versendet.
Außerdem steht ein automatischer Service mittels Navision Applikation Server zur Verfügung,
welcher zu frei wählbaren Intervallen den Versand durchführt.
Wird die automatische Versandvariante mittels NAS gewählt, so müssen in der Codeunit 5157972
„Document Dispatch Job“ Aufgabenwarteschlangenposten erstellt werden.
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Dokumentation
GBEDV
OPplus E-Doc
Feld
Kommunikationskanal
Belegart
Belegnr.
Tabellen ID
Bericht ID
Kopie
Dokumentenverzeichnis
Dateiname
Empfänger Code
Erstellt am
Erstellt von
Status
Versendet am
Versendet von
Fehlertext
Übrige Wiederholungsversuche
Beschreibung
In diesem Feld ist ersichtlich, ob eine Mail oder
ein Fax erstellt wird.
Optionsfeld mit folgenden Werten:
 Geb. Rechnung
 Geb. Gutschrift
 Geb. Serv. Rechnung
 Geb. Serv. Gutschrift
 Mahnung
 Sonstiges
Hier wird die Belegnummer angezeigt.
Ist nur bei der Belegart „Sonstiges“ gefüllt und
gibt die Tabelle an, mit welcher der Bericht
gestartet wird.
Ist nur bei der Belegart „Sonstiges“ gefüllt und
gibt den Bericht an, welcher gedruckt werden
muss.
Kann außer bei „Mahnungen“ und „Sonstiges“
aktiviert sein.
Ist dieses Feld aktiviert, so wird der Beleg als
Kopie exportiert.
In diesem Verzeichnis werden die PDF-Dateien
gespeichert.
In diesem Feld wird der erstellte Dateiname
angezeigt.
Dieses Feld enthält die E-Mail Adresse oder
Faxnummer des jeweiligen Empfängers.
Hier wird das Datum und die Uhrzeit der
Erstellung des Aufgabeneintrags angezeigt.
Hier wird die Benutzer ID der Erstellung des
Aufgabeneintrags angezeigt.
Hier sind folgende Optionen vorhaden:
 Neu
 Versendet
 Storniert
 Beendet mit Fehler
Hier wird das Datum und die Uhrzeit der
Versendung des Aufgabeneintrags angezeigt.
Hier wird die Benutzer ID des Versenders
angezeigt.
Tritt ein Fehler bei der Abarbeitung auf, so wird
hier der Fehlertext angezeigt.
Dieses Feld zeigt an, wie viele Versuche noch
offen sind, wenn ein Fehler aufgetreten ist.
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Dokumentation
GBEDV
OPplus E-Doc
Auf die Dokumentenversandaufgaben kann außerdem via „Navigate“ Funktion in NAV zugegriffen
werden. Somit ist eine rasche Analyse von elektronischen Versandaufgaben zu bestimmten Belegen
möglich.
PDF – und Mailgenerierung
Wird eine Dokumentenversandaufgabe abgearbeitet, so werden folgende Schritte durchgeführt:
Schritt
PDF Erstellung
SMTP Mail Versand
Beschreibung
Es wird das jeweilige Dokument als PDF erstellt
und im vorgesehenen Pfad abgelegt.
Es wird das erstellte Dokument inkl. Beilagen als
E-Mail via SMTP versendet.
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Dokumentation
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OPplus E-Doc
in Kooperation mit
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Loger Straße 22b
27711 Osterholz-Scharmbeck
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Neuseiersberger Strasse 157
A-8055 Graz
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Stand: 01.11.2014
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